EL SISTEMA DE INFORMACION DE LAS ORGANIZACIONES

INTRODUCCION

Hoy en día son pocos los negocios que no hacen uso de los diferentes tipos de
sistemas de información para convertir datos en informes y análisis que les ayuden a
tomar decisiones.
Los sistemas de información manejan el flujo y mantienen la información que utiliza la
empresa en su día a día para sus diferentes operaciones y están formados por varios
componentes: personas, hardware, software, redes, procedimientos y datos.
El sistema de información en la empresa constituye el conjunto de recursos de la
compañía que sirven como soporte para el proceso de captación, transformación y
comunicación de la información. Un sistema de información debe resultar eficaz y
eficiente. Resultará eficaz cuando facilita la información precisa, y será eficiente si lo
hace con la menor cantidad posibles de recursos.

Los sistemas de gestión de la información empresarial deben adaptarse a las necesidades

exactas de cada compañía y a su estructura organizativa. Cuando se aborda la
implantación, nunca se parte de cero, ya que todas las organizaciones cuentan con algún
tipo de información, ya sea con distintos grados de calidad y con unos niveles de
accesibilidad que pueden ser mejores o peores.
SEGÚN LAUDON

Según el autor Laudon, profesor de Administración de Empresas, un sistema de

información es un organismo que recolecta, procesa, almacena y distribuye información.
Son indispensables para ayudar a los gerentes a mantener ordenada su compañía, a
analizar todo lo que por ella pasa y a crear nuevos productos que coloquen en un buen
lugar a la organización. Esta definición es una de las únicas que manifiesta la exigencia
de que un sistema de información tenga componentes, aunque no especifica cuáles deban
ser, posiblemente porque intenta englobar todas las posibles variantes de este concepto.
Cabe resaltar que el concepto de sistema de información suele ser utilizado como
sinónimo de sistema de información informático, aunque no son lo mismo. Este último
pertenece al campo de estudio de la tecnología de la información y puede formar parte de
un sistema de información como recurso material. De todas formas, se dice que los
sistemas de información tratan el desarrollo y la administración de la infraestructura
tecnológica de una organización.

1. DEFINICION DE SISTEMA
Es definido generalmente con un conjunto de partes o elementos que interactúan para
un objetivo común.
1.1. ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE INFORMACIÓN?
Es un conjunto de elementos que recaban procesas, almacenan, distribuyen la
información e interactúan entre sí con el fin de tomar decisiones en una organización
Normalmente son: equipo computacional, datos o información fuente, programas
informáticos

2. ELEMENTOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS

ORGANIZACIONES
Los sistemas se alimentan de entrada los cuales por si mismos solo indican hechos o
eventos que ocurren, pero que al ser procesados (procesos) a través de diferentes
técnicas pertenecientes a la estadística, la probabilidad inteligencia de negocios entre
otras (salida) la cual será la base para la toma de decisiones, pero a su vez dicha
información retroalimenta al sistema.
 ENTRADA - PROCESO – SALIDA
Y VUELVE DESDE EL PRINCIPIO RETRO ALIMENTACION
Actividades de un sistema de información

2.1. Entrada de datos:

o Proceso mediante el cual se captura y prepara datos para su posterior
procesamiento. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales se
realizan por el operador o el usuario, y las automáticas surgen de otros sistemas.

2.2 Almacenamiento de datos:

o Proceso mediante el cual el sistema almacena de manera organizada los datos e

información para su uso posterior.
o Para hacer fácil su recuperación, los datos almacenados se organizan en:

• Campo: agrupación de caracteres que identifican a un sujeto, lugar

u objeto, por ejemplo: nombre de un empleado.
 • Registro: conjunto de campos interrelacionados, por ejemplo, el
registro nómina de un trabajador podría componerse por el nombre,
ítem, departamento y sueldo.
• Archivo: conjunto de registros interrelacionados, por ejemplo, el
archivo planillo del mes enero del año 2001 podría estar compuesto
por registros de la nómina de todos los trabajadores durante el mes
de enero de 2001.
• Base de datos: conjunto integrado de registros interrelacionados.
Por ejemplo, la base de datos de empleados de una organización,
podría incluir archivos de las planillas de todos los meses, junto con
otros archivos relacionados a registros de evaluación de desempeño
de cada trabajador, asistencia a capacitaciones, etc.

2.3. Procesamiento de datos:

o Es la capacidad de efectuar operaciones con los datos guardados en las unidades
de memoria. Durante este procesamiento se evidencia lo siguiente:
o Aumenta, manipula y organiza la forma de los datos.
o Analiza y evalúa su contenido.
o Selecciona la información para ser usada en la toma de decisiones, y constituye
un componente clave en el sistema de información gerencial.

2.4. Salida de información:

Actividad que permite transmitir información útil y valiosa a los usuarios finales.
 Además, un sistema de información debe tener control del desempeño del
sistema, es decir debe generar retroalimentación sobre las actividades de
entrada, procesamiento, almacenamiento y salida de información. Esta
retroalimentación debe evaluarse para determinar si el sistema cumple con
los estándares de desempeño establecidos.

3. CARACTERÍSTICAS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

MODERNOS

Los sistemas de información modernos cumplen ciertas características que hacen que el

usuario pueda interactuar con ellos con mayor facilidad.

Entre las características más importantes tenemos:

1. Sistemas sencillos sirviendo a funciones y niveles múltiples dentro de la

empresa.

2. Acceso inmediato en línea a grandes cantidades de información.

3. Fuerte confiabilidad en la tecnología de telecomunicaciones.

4. Mayor cantidad de inteligencia y conocimientos implícita en los sistemas.

5. La capacidad para combinar datos y gráficas.

o Sistemas sencillos sirviendo a funciones y niveles múltiples dentro de la

empresa. - Los Sistemas de Información deben ser fáciles de entender, para que

los usuarios puedan interactuar con facilidad en el Sistema.

 o Acceso inmediato en línea a grandes cantidades de información. - La

información existente en el sistema deberá tener libre acceso al personal

seleccionado, de manera fácil y oportuna según los requerimientos del usuario.

o Fuerte confiabilidad en la tecnología de telecomunicaciones. - La tecnología

de información utilizada deberá ser confiable para poder cumplir con los controles

detallados en el manual de sistemas.

o Mayor cantidad de inteligencia y conocimientos implícita en los sistemas. - El

sistema de información implantado deberá ser fácil de comprender para usuario,

pudiendo interactuar con el mismo.

o La capacidad para combinar datos y gráficas. - El sistema deberá ser capaz de

combinar tanto datos como gráficos para poder ser más llamativo al usuario.

4. USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

o La principal función de un SI es proporcionar a los encargados de la toma de

decisiones, datos oportunos y exactos que les permitan tomar y aplicar las decisiones

necesarias que mejoren al máximo la relación que existe entre los recursos de la

empresa.

o Este sistema tiene el propósito general de ayudar a los gerentes en la planeación,

control y toma de decisiones.

o Asegurar que la información exacta y confiable esté disponible cuando se necesite y

que se le presente en forma fácilmente aprovechable.

o Incrementar la productividad operacional.

o Hacer que el proceso de información deje de ser información fragmentada, conjeturas

inspiradas en la intuición y solución de problemas aislados.

5. VENTAJAS DE LA UTILIZACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN:

o Control más efectivo de las actividades de la organización.

o Integración de las diferentes áreas que conforman la organización.

o Integración de nuevas tecnologías y herramientas de vanguardia.

o Ayuda a incrementar la efectividad en la operación de las empresas.

o Proporciona ventajas competitivas y valor agregado.

o Disponibilidad de mayor y mejor información para los usuarios en tiempo real.

o Elimina la barrera de la distancia trabajando con un mismo sistema en puntos

distantes.

o Disminuye errores, tiempo y recursos superfluos. Permite comparar resultados

alcanzados con los objetivos programados, con fines de evaluación y control.

o Mayor capacidad.

o Mayor seguridad.

o Mejor cumplimiento de la normatividad.

o Mejora en las relaciones con los clientes.

o Aumento en la participación del mercado.

o Reducción de costos.
6. DESVENTAJAS DE LA UTILIZACIÓN DE UN SISTEMA DE
INFORMACIÓN

o El tiempo que pueda tomar su implementación.

o La resistencia al cambio por parte de los usuarios. Problemas técnicos, si no se

hace un estudio adecuado, como fallas de hardware o de software o funciones
implementadas inadecuadamente para apoyar ciertas actividades de la
organización.

7. BENEFICIOS QUE SE PUEDEN OBTENER USANDO SISTEMAS DE

INFORMACIÓN
o Acceso rápido a la información y mejora en la atención a los usuarios
o Mayor motivación en los mandos medios para anticipar los requerimientos de las
directivas.
o Generación de informes e indicadores, que permiten corregir fallas difíciles de
detectar y controlar con un sistema manual.
o Posibilidad de planear y generar proyectos institucionales soportados en sistemas de
información que presentan elementos claros y sustentados.
o Evitar pérdida de tiempo recopilando información que ya está almacenada en bases
de datos que se pueden compartir.
o Impulso a la creación de grupos de trabajo e investigación debido a la facilidad para
encontrar y manipular la información.
o Soluciona el problema de falta de comunicación.
o Organización en el manejo de archivos e información clasificada por temas de
interés general y particular.
o Generación de nuevas dinámicas, utilizando medios informáticos como el correo
electrónico, multimedia, teleconferencia, acceso directo a las bases de datos y redes
nacionales e internacionales.
o Acceso a programas y convenios e intercambios institucionales.
o Aumento de la productividad gracias a la liberación de tiempos en búsqueda y
generación de información repetida

8. LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS EMPRESAS

Uno de los puntos fundamentales en cualquier organización empresarial es la

información. Los emprendedores y pymes, deben tener en cuenta que la información
posee un valor muy alto para el correcto funcionamiento de la empresa, ya que nos llevar
la gestión empresarial y tomar las decisiones correctas en cada momento. Por ello, los
sistemas de información en las empresas son imprescindibles para realizar el análisis de
la situación empresarial y desarrollar las diferentes estrategias que nos permitan mejorar
el rendimiento y conseguir los objetivos de la organización.

9. ¿POR QUÉ SON NECESARIOS LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN?

Muchas veces, tendemos a pensar que la información necesaria para conseguir un

mayor número de beneficios se centra en las ventas, compras, etc. Sin embargo, para
llevar una buena administración de la empresa, hay que conseguir la máxima información
disponible de todos los departamentos y ámbitos de la empresa. Solo así, podremos
mejorar en todos los aspectos de la empresa como el proceso productivo, los recursos
humanos, contabilidad, etc. Debemos obtener una visión holística de la empresa para
saber reunir toda la información de la que disponemos y tratarla correctamente.

Es imposible que las persones recolecten toda la información sobre la empresa a mano,
por lo que la tecnología se vuelve a hacer necesaria para gestionar los diferentes flujos de
información de la organización empresarial. Esta tecnología nos permite la mecanización
de los procesos y la recopilación automático de todos los datos de la empresa. De esta
forma, se puede llevar un control de la empresa instantáneo y hacer que cuadren todas las
cuentas de la empresa.

También debemos tener en cuenta que para que los sistemas de información sean útiles,
nos deben aportar la información que realmente es necesaria. Si queremos conseguir la
información relevante para la empresa, deberemos adaptar los sistemas de información a
las necesidades y características de la empresa. Además, la organización de la empresa
también influirá en las gestiones y los flujos de información. Dependiendo de la estructura
empresarial serán unos modelos de gestión de información diferente.

Conclusiones

 Un sistema de información es una combinación organizada de personas,

hardware, software, redes de comunicaciones y recursos de datos que reúne,
transforma y disemina información en una organización

 En tal sentido, Laudon y Laudon, considera a los sistemas de información de

gran utilidad
para apoyar la toma de decisiones, la coordinación y el control; también pueden
ayudar a los administradores y al personal a analizar problemas, visualizar
asuntos complejos y crear nuevos productos.

 Los sistemas de información mejoran la efectividad gerencial y profesional

formando parte de la estrategia de un negocio.

 La nueva tecnología tiene un impacto significativo sobre la línea de producción

de una empresa garantizándole ventajas competitivas sostenibles.

RECOMENDACIÓNES
 Toda empresa debe implementar un sistema lo más pronto posible,
para permitirle hacer o realizar una operación rápida.

 Al momento de obtener un sistema, debemos asegurarnos que sea el

correcto para nuestra organización.

 Debemos implementar en nuestra empresa un sistema que nos

diferencia del resto y que nos genere competitividad.

 Sustituir algunos formatos por otros que contengas información clara, precisa y
completa de manera que simplifique el registro de la información.

 Tener en cuenta una elaboración de manuales de procedimientos de selección,

acorde a las necesidades.

 Ejecutar programas de capacitación sobre la naturaleza del sistema a implementarse,

se puede decir que el sistema de información gerencial trabajaría mejor si todos los
usuarios contribuyen al desarrollo del mismo.

 Remplazar los equipos de oficinas obsoletos por equipos actualizados e idóneos

para la empresa.
Bibliografía

https://www.upf.edu/hipertextnet/numero-1/sistem_infor.html

https://www.redalyc.org/html/280/28010209/
http://www.academia.edu/download/35209817/Sistemas_Informacion.docx

VIDEOS
https://www.youtube.com/watch?v=lM1NguCHb8A

https://www.youtube.com/watch?v=FDY2cPTVNL4