Manejo de proyecto:

Parte 1. Humana (equipo interno y externo):

1. En la etapa crítica de un proyecto cuando un cliente no está contento con el

desempeño del equipo y han habido retrasos.

 ¿Cómo los ha manejado?

No me he topado con un cliente insatisfecho con el desempeño del
equipo, pero si me he topado con retrasos en el proyecto. Generalmente
los retrasos se han dado cuando los objetivos no han sido claros o dentro
de los términos de referencia no se ha tomado en cuenta todos los
detalles, cuando se han analizado ambos y determinado las causas del
retraso. Cuando el retraso se detecta en la etapa temprana de monitoreo
y control, se ha comunicado al cliente para poder replantear los objetivos
o los TDRs, cuando se ha detectado cuando el proyecto está en una
etapa avanzada se ha invertido más tiempo para que el alcance del
proyecto no se vea afectado en gran medida.

 ¿Qué acciones ha tomado de forma interna con el equipo y de forma

externa que ha hecho con el cliente?
Se ha comunicado interna y externamente la situación, así mismo, el
monitoreo se ha vuelto más constante ya sea teniendo reuniones más
recurrentes o involucrándome más en el proyecto.

 ¿Qué habilidades interpersonales considera importantes en este tipo de

casos?
Colaboración, comunicación y negociación han sido factores que
considero me han ayudado a concluir proyectos complejos. El
conocimiento es muy importante en la ejecución de un proyecto, sin
embargo, las habilidades antes mencionadas son de vital importancia en
la fase de ejecución.

2. ¿Ha fracasado en algún proyecto? Por ej. ¿Algún proyecto en el que el cliente
haya estado descontento y haya cortado la relación con la empresa?

 Si existe alguna experiencia de este tipo, indique ¿cuál fue el reto más
grande en esa situación?
No he estado involucrado en un proyecto que haya fracasado y que haya
impactado significativo a la empresa. La experiencia más cercana a una
situación como esta fue la de un cliente molesto por la mala planificación
de un proyecto global.

 ¿Cómo la manejó y que aprendió de ella?

 Los proyectos globales constaban de sub proyectos locales en cada uno
de los países involucrados, se elaboró el plan de proyecto local el cual
estaba a mi cargo y se aprobó e incorporó exitosamente. La situación se
dio al momento de presentar los avances, dado que el alcance del
proyecto abarcaba distintos objetivos en distintos países, había objetivos
que no se podían cumplir en algunos países y esto no fue tomado en
cuenta en el alcance del proyecto a nivel global. Aprendí o confirmé la
importancia de la comunicación entre todos los involucrados del proyecto,
en este caso la comunicación fluyó eficientemente en un sentido pero
ésta debe fluir en todos los sentidos o involucrados.

3. ¿Puede mencionar alguna experiencia en la cual haya aprendido de sus

errores?
No analizar detalladamente los requerimientos y objetivos de un proyecto puede
repercutir en grandes atrasos y esfuerzos innecesarios. Aprendí que si el cliente
no puede estar involucrado en la evolución del proyecto, es necesario que los
requerimientos y objetivos estén extremadamente claros antes de determinar el
alcance del proyecto.

4. Según su experiencia existió algún proyecto en el cual no se haya sentido

cómodo trabajando ¿Cuál? y ¿por qué?
No he experimentado incomodidad en un proyecto, pero si he experimentado
incomodidad en algunas fases en algunos proyectos. Depender de equipos de
trabajo en distintos lugares o países puede llegar a ser complicado; la
incomodidad se deriva en la necesidad de escalar situaciones a niveles
superiores para que una tarea pueda ser completada y avanzar.

5. ¿Ha tenido personal con el que ha tenido dificultades para que terminen el
trabajo asignado? explique cómo ha manejado la situación
Definitivamente he tenido este tipo de dificultades. Lo he manejado de distintas
formas, lo importante es entender la situación. Una vez se entienda la situación
se puede manejar de mejor forma la situación, por ejemplo una persona que
tenga problemas familiares se le demuestra apoyo sentimental y laboral para
que pueda resolver su situación lo antes posible; por otro lado una persona que
pierde mucho el tiempo debe recibir retroalimentación para que no se
desenfoque de sus tareas.

6. ¿De qué forma maneja las situaciones en las que hay conflictos entre los
miembros del equipo?
Dialogando y negociando, hay que entender el motivo por el cual existen
conflictos y negociar las soluciones. Yo suelo hablar con las personas y hacerles
ver que los conflictos deben dejarse fuera del ambiente laboral, intento actuar
como mediador, ya que estos generalmente se resuelven dialogando.

7. ¿De qué forma maneja las situaciones en las que hay poca comunicación entre
los miembros de su equipo?
 Pido a mi equipo de trabajo que al finalizar la jornada o semana laboral
(dependiendo el tipo de proyecto), se envíe un correo electrónico indicando el
avance de las tareas y si existieron inconvenientes. Ya que las sanciones
laborales pueden desmotivar al personal, yo recomiendo evaluar mensualmente
el desempeño, ya que una métrica muy fácil de medir es evaluar cuantos correos
se dejaron de recibir en un mes; el resultado de las evaluaciones puede afectar
algún bono de desempeño, algún beneficio o un posible ascenso.

8. ¿Cómo manejaría a un cliente exigente y que algunas veces se comporta de

forma demandante e intransigente?
Los clientes deben ser informados del avance de sus proyectos y escuchar sus
exigencias. Plasmar los objetivos del proyecto en base a los requerimientos del
cliente y conseguir una aprobación por parte de él es importante para establecer
mutuamente el alcance del proyecto.

9. ¿Qué características cree que debería de tener un buen Project Manager?

Conocimiento, experiencia, buenas relaciones interpersonales, excelente
comunicación, bien organizado, liderazgo y capacidad para negociar.

10. ¿Cuántas personas ha tenido a su cargo?

13 Personas.

Parte 3. Manejo técnico de proyectos

1. ¿Cómo maneja el proceso de requerimiento de un proyecto?

Analizando detenidamente los requerimientos y objetivos del proyecto, si existe
alguna duda la comunico directa o indirectamente al cliente para que los
requerimientos sean consistentes. De ser posible, ser parte de la negociación
para determinar cuáles son las expectativas del cliente y poderlas transmitir a los
involucrados.

2. ¿Cuántos proyectos ha manejado en simultáneo?

4 proyectos simultáneos

3. ¿De qué forma entrega reporte a la Gerencia?

Depende mucho de la Gerencia y las herramientas utilizadas. La herramienta
Jira es capaz de generar reportes gerenciales los cuales se pueden incluirse en
presentaciones semanales o bisemanales.

4. ¿Cómo controla el status de los proyectos a su cargo?

Utilizo la planificación táctica de trabajo, con esta planificación se puede
determinar el grado de avance o retraso de un proyecto. Esto me ha ayudado a
detectar problemas y poder tomar decisiones a tiempo.

5. ¿De qué forma maneja la administración de un proyecto?

 Con total apego a las faces o ciclos de vida de un proyecto. También utilizo las
herramientas recomendadas para gestionar proyectos, entre las cuales puedo
mencionar: MS Project, GIT y Jira.

6. ¿Cómo trazar las Metas y Objetivos a cumplir?

Analizando muy bien los requerimientos del proyecto. Entender bien los
requerimientos ayuda a que se puedan trazar metas, tareas u objetivos
alcanzables. Generalmente recurro a la lluvia de ideas, para que los
involucrados estén más comprometidos en el proyecto.

7. ¿De qué forma realiza la Planificación y creación de itinerario?

Suelo realizar una lista de objetivos y requisitos, en base a esta lista divido los
objetivos y sus requisitos en tareas donde cada se asigna a cada colaborador
dependiendo sus capacidades.

8. Desarrolle que hace y cómo maneja los siguientes estándares:

 Monitoreo y revisiones
El control y monitoreo nos ayuda a medir el proyecto y poder
reaccionar a tiempo ante posibles eventualidades. Se recomienda
hacer reuniones cada dos semanas para revisar los avances del
proyecto. En lo personal trato de seguir esta recomendación y hago
excepciones cuando el proyecto no está logrando los resultados
planeados.

 Evaluación de personal.
 La evaluación de personal nos ayuda a medir el rendimiento del
personal. Se suelen trazar metas específicas las cuales suelen ser
evaluadas mensualmente determinando si fueron éstas fueron
alcanzadas. Suelo hacer una análisis de cuáles son las cualidades y
debilidades de mi equipo de trabajo, en base a este análisis trazo las
metas a evaluar basándome en las debilidades para poder mejorarlas.

 Informes y presentaciones.
Estos nos ayudan a comunicar el avance de un proyecto y poder
establecer si se están cumpliendo los objetivos que se planificaron.
En mi gestión de proyectos de infraestructura de hardware, contaba
con Jira como herramienta de gestión de proyectos podía generar
reportes los cuales utilizaba en las presentaciones. En mi gestión de
proyectos de software los informes se realizaban manualmente
basados en el grado de avance de las tareas y objetivos
programados.

 Estimación y Planificación detallada del Proyecto.

Nos ayuda estimar la cantidad de recursos y a priorizar las
actividades de un proyecto. Para la estimación, suelo hacer una lista
que me ayude a determinar el alcance del proyecto y su viabilidad, en
ella incluyo: actividades, actividades críticas, actividades
dependientes, recursos necesarios, costos, tiempos, posibles
contratiempos y clima laboral. En la planificación hago mi planificación
en base a los elementos utilizados para la estimación, acá utilizo un
cronograma de Gantt el cual lo he realizado con MS Project.

 Control de Calidad.
El control de calidad determina las responsabilidades y objetivos del
proyecto. El control de calidad se lleva a cabo en todas las fases del
proyecto, pero tiene mayor implicación en las fase de monitoreo y
control. Suelo involucrarme en los proyectos preguntando al equipo
cómo van, si necesitan ayuda, si puedo aportar algo lo hago.

 Detención de proyectos
Pueden existir diversas situaciones por las cuales un proyecto se
detiene. Se puede revisar la panificación táctica de trabajo, para
identificar cual o cuales son las actividades que están deteniendo el
proyecto y tomar decisiones inmediatamente.

 Análisis y administración del riesgo.

Dentro de la estimación suelo determinar los posibles contratiempos,
esto ayuda analizar las contingencias y poder ejecutarlas sin que
alterar la planificación del proyecto.
 Soporte al equipo
El soporte al equipo de trabajo va más allá de brindarle las
herramientas necesarias para ejecutar un proyecto o la capacitación
constante. Se necesita la colaboración en equipo de las distintas
áreas dentro de la empresa, crear un clima laboral adecuado va
desde la limpieza de las instalaciones hasta las sesiones con los
colaboradores para externar apoyo tanto en situaciones personales
como laborales.