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Cargar y sustituir documentos utilizando la

herramienta de procesamiento en masa
Audiencia: Usuario de Aconex

Acerca de: Nuestra aplicación principal

Sustituya cientos de documentos en masa utilizando plantillas de

metadatos.
Si está trabajando con una gran cantidad de
documentos, la forma más fácil de cargarlos
y sustituirlos en el Registro de documentos
es usando un archivo de metadatos.
Así funciona el proceso:

1. Cree y descargue el archivo de metadatos

2. Ingrese los detalles de los documentos que
va actualizar en el archivo
3. Cargue sus documentos en el área de
Archivos temporales de su Registro de
documentos
4. Compruebe que su plantilla funciona
correctamente
5. Ejecute el procesamiento en masa para
mover los archivos actualizados al Registro
de documentos (con todos los datos
actualizados).

Paso 1. Cree y descargue el archivo de metadatos

1. Haga clic en Documentos.
2. Seleccione Procesamiento en masa bajo el subtítulo Acciones.
3. Haga clic en el botón Nuevo procesamiento en masa.

/
 4. Escriba en el campo del Título para darle un nombre a su trabajo. De esta manera, podrá encontrarlo
fácilmente si vuelve para completar el trabajo más tarde. También hará que los informes de documentos
pertinentes sean más relevantes.
5. Haga clic en el botón de Plantillas de metadatos.

6. Haga clic en Guardar Archivo.

Esto guardará el archivo en su ordenador o red local, dependiendo de la configuración de su ordenador.
Por defecto el archivo se llamará PlantillaDeMetadatos.xls

Paso 2. Ingrese los detalles de los documentos que va actualizar

en el archivo de metadatos
Ahora, llene los detalles actualizados de sus documentos.
Para facilitar este proceso, puede cortar y pegar esta información desde otras aplicaciones como su sistema
de CAD.
Recuerde que la información que incluya en su archivo de metadatos sobrescribirá toda la información que
se encuentre almacenada para ese documento en el Registro.

1. Abra el archivo de la plantilla de metadatos.

2. Complete todos los campos obligatorios. Estos son los que se encuentran en negrita en el archivo.

3. En el campo Archivo, ingrese el nombre completo del archivo que contiene el documento, incluyendo el
tipo. Por ejemplo, 581-AWD-278C.pdf

4. Complete el resto de los campos que necesite.

5. Vuelva a revisar que ha ingresado los números de documento correctos en su plantilla de metadatos.
Siempre que el número o letra de revisión del documento en su archivo de metadatos sea mayor que el
de la revisión que se encuentra en Aconex, el sistema podrá sustituir el documento cuando se ejecute el
procesamiento en masa.

6. Guarde su archivo de matadatos con el formato CSV. Para guardar un archivo de Excel como CSV,
haga clic en Archivo – Guardar como y use el selector de formatos para escoger CSV.

/
Paso 3. Cargue sus documentos en el área de Archivos
temporales
Tiene dos opciones para cargar las revisiones de sus documentos, puede:

Usar la herramienta Carga de múltiples archivos (https://help.aconex.com/es/aconex/our-main-

application/using-aconex/working-documents/working-large-number-documents/upload-multiple-
documents-move-them-document-register) [1] (Siga estas instrucciones, pero solo hasta el paso 9).

Usar el proceso de carga de un solo archivo comprimido. (https://help.aconex.com/es/aconex/our-main-

application/using-aconex/working-documents/working-large-number-documents/upload-multiple-
documents-aconex-same-time-using-zip-file-upload) [2].

Al finalizar cualquiera de los dos procesos verá un mensaje de confirmación diciendo que los archivos se
encuentran en el área de Archivos temporales. (https://help.aconex.com/es/aconex/our-main-
application/using-aconex/working-documents/temporary-files) [3].

Paso 4. Compruebe que su plantilla funciona correctamente

Enseguida compruebe que su plantilla de metadatos funciona correctamente.
Cuando termine de cargar y ejecutar en modo de prueba su plantilla de metadatos el sistema habrá:

comprobado la información ingresada en la columna Archivo de su plantilla

buscado el archivo correspondiente que usted ha cargado en Archivos temporales
comprobado el Número de documento de ese archivo
buscado si este número existe en el Registro de documentos.

1. Haga clic en el botón Nuevo procesamiento en masa.

2. En el campo Título, ingrese el nombre que le quiera dar a su proceso en masa. De esta forma, podrá
regresar y completar el proceso si tiene que dejarlo a medias.
3. Haga clic en el botón Archivo de metadatos.

4. Haga clic en el botón Ordenador/Red local

5. Haga clic en Buscar
6. Seleccione el archivo correspondiente a su plantilla de metadatos.
7. Haga clic en Adjuntar
8. Puede cambiar las reglas de procesamiento en masa si lo necesita, solo tiene que hacer clic en el
botón Reglas.
Sin embargo, en la mayoría de los casos no necesitará cambiar las reglas predeterminadas. Sin
/
 embargo, si sólo está reemplazando documentos, es posible que desee seleccionar la regla Sustituir
sólo documentos.

Regla Descripción

Modo de
procesamiento

Automático Si el número ya existe en el registro, sustituirlo, si no, cargarlo.

(predeterminado)

Sustituir documentos Si no existe un número de documento correspondiente, se registrará un error.

únicamente

Cargar nuevos Si ya existe un número de documento correspondiente, se registrará un error.

documentos
únicamente

Si se produce un error

Omitir y continuar con No se procesa el documento que causó el error y se continúa el procesamiento
la ejecución en masa.
(predeterminado)

Cancelar la ejecución No se procesa el documento que causó el error y se detiene el procesamiento

al llegar a esta fila en masa.

Borrado automático de Elimina los detalles de este trabajo – el título, archivo de metadatos, historial de
los detalles de la errores y cambios en las reglas. No afecta los documentos o el historial de
ejecución evento en el sistema.

Notificación de correo Envía una notificación por correo electrónico cuando se termine el
electrónico procesamiento.

9. Haga clic en el botón Probar

10. Haga clic en el botón Actualizar
Verá aparecer un archivo en la sección Historial del archivo.
11. Abra este archivo
12. Revise la columna Resultados en el Historial del archivo
13. Si todos los resultados son positivos, continúe con el siguiente paso
Si hay errores que corregir:
1. Edite su archivo de metadatos
2. En Aconex, haga clic en el botón Copiar para crear un nuevo trabajo con los mismos detalles.
3. Repita el proceso desde el Paso 4 con el archivo metadatos actualizado

Paso 5. Ejecute el procesamiento en masa

Ahora que ya tiene todo listo y comprobado, puede ejecutar el trabajo de procesamiento en masa.

1. Haga clic en el botón Ejecutar para iniciar el trabajo.

/
 2. Haga clic en el botón Actualizar
3. Abra el informe Historial del archivo
4. Revise que todo esté bien en la columna Resultados

Todos sus archivos se han cargado y sustituido.

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URL de origen (modified on 01/03/2018 - 08:25): https://help.aconex.com/es/aconex/our-main-

application/using-aconex/working-documents/working-large-number-documents/upload-supersede-documents-
using-bulk-processing-tool
Enlaces
[1] https://help.aconex.com/es/aconex/our-main-application/using-aconex/working-documents/working-large-
number-documents/upload-multiple-documents-move-them-document-register
[2] https://help.aconex.com/es/aconex/our-main-application/using-aconex/working-documents/working-large-
number-documents/upload-multiple-documents-aconex-same-time-using-zip-file-upload
[3] https://help.aconex.com/es/aconex/our-main-application/using-aconex/working-documents/temporary-files