SSO-PGO-007

PROCEDIMIENTO PARA LAS ACCIONES CORRECTIVAS

DOCUMENTO DIGITAL CONTROLADO

Código: SSO-PGO-007 Versión: 30 Nº de Páginas: 9 Ejemplar Nº: -

REVISADO POR: APROBADO POR: DESTINATARIO:
USC
Juan Pablo Villarroel A. Ignacio León Valenzuela
UNIDAD SISTEMAS Auditor Interno Jefe Unidad Sistemas de
DE CALIDAD Calidad
FECHA: - FECHA: - FECHA: -

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PROCEDIMIENTO PARA LAS ACCIONES CORRECTIVAS

1 ALCANCE Y CAMPO DE APLICACION

1.1 Este procedimiento especifica las acciones a seguir para la correcta aplicación de las acciones correctivas
del Sistema de Gestión del IDIEM.
1.2 Las acciones correctivas constituyen un mecanismo de corrección del Sistema de Gestión y se aplican
cuando se detectan no conformidades.
1.3 La elección de una determinada acción correctiva depende de la naturaleza e implicancia de la no
conformidad, y de la probabilidad de solución definitiva de ésta. Las acciones correctivas deben
solucionar el problema inmediato y evitar su recurrencia, para lo cual deben eliminar la causa raíz de
éste.

2 REFERENCIAS

SSO-MANUAL 1 : Manual de la calidad para la certificación de productos.

SSO-MANUAL 2 : Manual de la calidad de los laboratorios de ensayo y calibración.

SSO-MANUAL 3 : Manual de la calidad para las inspecciones.

SSO-PGO-006 : Procedimiento para las auditorías internas.

NCh-ISO 17065 : Requisitos para organismos que certifican productos, procesos y servicios.

Evaluación para conformidad - Requisitos para el funcionamiento de diferentes

NCh-ISO 17020
tipos de organismos que realizan la inspección
Requisitos generales para la competencia de los laboratorios de ensayo y
NCh-ISO 17025
calibración
NOTA 1: Para las referencias sin fecha, se aplica la última versión del documento en cuestión.

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3 RESPONSABILIDADES
3.1 Los auditores de la Unidad Sistemas de Calidad, los Profesionales de Prevención de Riesgos, el Jefe de la
Unidad Sistemas de Calidad y la dirección y jefaturas de cada uno de los organismos, son los responsables
del cumplimiento de este procedimiento.

4 DEFINICIONES
4.1 No aplica

5 SIGLAS
5.1 SSO: Siglas de transición de la Unidad Sistemas de Calidad USC.

6 PROCEDIMIENTO
6.1 El proceso de acciones correctivas se inicia con una no conformidad, la cual puede ser detectada en
auditorías internas y/o evaluaciones externas, revisiones por la Dirección, durante la aplicación del
procedimiento de control de trabajo de ensayo y/o calibración no conforme, por medio de la
retroalimentación con clientes, a partir de observaciones del personal, como consecuencia de reclamos,
investigaciones de incidentes, pruebas periódicas de los procedimientos de emergencia, evaluaciones
periódicas de cumplimiento, seguimiento del desempeño, actividades de mantenimiento, evaluaciones
de exposición, etc.
Los cambios necesarios que se originen a partir de una acción correctiva, se deberán hacer de acuerdo
a la documentación del Sistema de Gestión.
Cada organismo ante una no conformidad debe:
a) emprender acciones para controlarlas y corregirlas;
b) hacer frente a las consecuencias;
c) evaluar la necesidad de acciones para eliminar las causas de la no conformidad, con el fin
de que no vuelva a ocurrir, ni que ocurra en otra parte, mediante:

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  la revisión y análisis de la no conformidad;
 la determinación de las causas de la no conformidad;
 la determinación de si existen no conformidades similares, o que potencialmente
pueden ocurrir;
d) implementar cualquier acción necesaria;
e) revisar la eficacia de cualquier acción correctiva tomada;
f) si fuera necesario, actualizar los riesgos y las oportunidades determinados durante la
planificación;
g) si fuera necesario realizar cambios al sistema de gestión.

6.2 Designación del responsable de la acción correctiva

Cuando la acción correctiva esté relacionada con desviaciones atingentes a las políticas y
procedimientos generales del Sistema de Gestión, será el Jefe de la Unidad Sistemas de Calidad quien
en función de la temática de fondo de la acción correctiva designará al responsable de ésta, quien
mediante el formulario SSO-FOR-006, deberá ejecutar las etapas indicadas en 6.3.1.
En el caso de una acción correctiva relacionada con las operaciones técnicas o propias del Sistema de
Gestión del organismo respectivo, la dirección y jefaturas serán los que designen al responsable de la
implementación de la acción correctiva, los que deberán estar debidamente autorizados para ello.
Nota 2: El responsable puede ser una persona o un equipo de personas.

6.3 Análisis de Causas

Para la identificación de las principales causas de un problema se ha definido utilizar el método de
análisis sistemático de preguntas conocido como “los cinco ¿por qué?”.
Para utilizar este método se debe identificar una causa probable y comenzar a preguntar ¿Por qué
ocurrió la desviación?, ¿Por qué no se controló?, ¿Por qué…? y así sucesivamente hasta completar a lo
menos cinco preguntas y respuestas.
Nota 3: En ocasiones se podrá ir más allá de las cinco veces preguntando “Por Qué” para poder obtener las causas principales y en otras en
las que no será posible llegar a cinco veces debido a que la causa raíz ya fue encontrada.

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 La causa encontrada y el análisis realizado se debe completar el formulario SSO-FOR-006 y luego
proceder a la elaboración de la propuesta de corrección y acción correctiva.

6.4 Propuesta y ejecución de la acción correctiva

El responsable de la acción correctiva debe seleccionar e implementar la acción correctiva adecuada,
además de definir el plazo para su implementación. La acción correctiva escogida debe ser aquella que
tenga la mayor posibilidad de reducir la probabilidad de recurrencia de la no conformidad. La acción
correctiva deberá ser adecuada a la magnitud de los problemas potenciales y cuando corresponda,
proporcional a los riesgos de accidentes y enfermedades del trabajo encontrados.
Revisar cuando la acción correctiva identifica peligros nuevos o modificados, o la necesidad de
controles nuevos o modificados, el responsable de la acción correctiva deberá requerir que la acción
propuesta sea tomada por medio de una evaluación de riesgos previa a la implementación.
Esto deberá quedar establecido en el formulario SSO-FOR-006.

Revisión preliminar de propuestas de acciones correctivas

6.4.4.1 Provenientes de no conformidades detectadas en auditorías y/o evaluaciones:
6.4.4.1.1 En el caso que las no conformidades provengan de una auditoría y/o una evaluación, las propuestas
de acciones correctivas para estas serán analizadas, por la Unidad de Sistemas de Calidad, con el fin
de lograr un consenso entre las partes involucradas, esto se realizara en una reunión la cual se
efectuará como máximo 15 días hábiles posterior al término de la auditoría y/o evaluación.
6.4.4.2 Provenientes de revisiones internas o clientes:
6.4.4.2.1 En el caso que las no conformidades provengan de revisiones internas o de clientes, las propuestas
de acciones correctivas serán analizadas en forma interna por el organismo respectivo, entre el
responsable de implementar las acciones correctivas y el encargado de revisar, con el fin de lograr
un consenso entre las partes involucradas.

6.5 Seguimiento de acciones correctivas

A fin de verificar la eficacia de una acción correctiva implementada, ésta será sometida a seguimiento.
La fecha en que se realice éste estará sujeta a la naturaleza de la no conformidad.

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 Para realizar el seguimiento relacionado la verificación de la implementación se utilizará el formulario
SSO-FOR-006 Formulario para acciones correctivas y el responsable de estos seguimientos será de
acuerdo a lo indicado en el punto 6.5.3 del presente documento.

Responsables del seguimiento

6.5.3.1 El seguimiento lo realizará un funcionario distinto al responsable de implementar la acción correctiva,
el que será designado por el Jefe de la Unidad Sistemas de Calidad cuando la acción correctiva esté
relacionada con desviaciones con respecto a las políticas y procedimientos generales del Sistema de
Gestión de IDIEM, o por la dirección o jefaturas del organismo en el caso de una acción correctiva
relacionada con las operaciones técnicas o propias de su Sistema de Gestión.

Envío de antecedentes para el seguimiento

6.5.4.1 Una vez cumplido el plazo de implementación de la acción correctiva o el plazo de presentación de
antecedentes (si corresponde), el funcionario designado del organismo, deberá reunir todos los
antecedentes necesarios que permitan efectuar el seguimiento de la acción correctiva.
6.5.4.2 La entrega de los antecedentes se hace directamente al responsable del seguimiento.
6.5.4.3 Si una vez cumplido el plazo de implementación de la acción correctiva o el plazo de presentación de
antecedentes (si corresponde) no se han entregado los antecedentes), al responsable del
seguimiento, éste se encargará de generar la ficha (SSO-FOR-006) indicando la no presentación de
antecedentes y proporcionando un nuevo plazo para la entrega de antecedentes para un posterior
seguimiento, en el campo “Próximo plazo de presentación de antecedentes“ del formulario.

Revisión de antecedentes
6.5.5.1 El responsable del seguimiento deberá realizar el seguimiento correspondiente, emitiendo un
veredicto respecto a la eficacia de la acción correctiva implementada, el cual queda registrado en el
formulario SSO-FOR-006 y oficializado mediante su firma.
6.5.5.2 El responsable del seguimiento de la no conformidad se debe asegurar de que las acciones propuestas
para levantar una no conformidad se hayan realizado y se cuente con la evidencia objetiva de ello.

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6.5.5.3 Para realizar la revisión el responsable del seguimiento deberá verificar que el organismo cumple con:
a) Controla y corrige la no conformidad;
b) hace frente a las consecuencias;
c) evalúa la necesidad para eliminar la causa de la no conformidad;
d) evitar la recurrencia;
e) se implementaron las acciones necesarias;
f) se entregan los antecedentes necesarios que evidencia que se implementaron la acciones
que eliminan las no conformidad.

Resultados del seguimiento

6.5.6.1 Cuando en el seguimiento de una acción correctiva se determine que no se levanta la no conformidad,
se informará por qué no se levanta en el campo “observaciones” del formulario SSO-FOR-006 y se
indicará el próximo plazo de presentación de antecedentes para un nuevo seguimiento, el cual queda
registrado en el campo “próximo plazo de presentación de antecedentes”, del formulario antes
mencionado. El responsable del seguimiento deberá ser, en lo posible, el mismo cargo que lo realizó
la vez anterior.
NOTA 4: El Próximo plazo de presentación de antecedentes está referido a la fecha en que se deben entregar los antecedentes al
responsable del seguimiento.

6.5.6.2 Cualquiera sea el resultado del seguimiento, éste se formaliza a través de la firma de la persona
responsable del mismo en el formulario SSO-FOR-006, el cuál será devuelto al funcionario designado
por el organismo respectivo para su archivo. Este último tomará las acciones pertinentes en caso de
que no se levante la no conformidad, se deberá analizar el motivo del no levantamiento de la no
conformidad y recolectar los antecedentes que sean necesario, luego de esto se deberá proceder de
acuerdo a lo establecido en 6.5.4.
6.5.6.3 Una vez efectuado el levantamiento de todas las no conformidades, informara a la Unidad de
Sistemas de Calidad el levantamiento de las NC a través del formulario SSO-FOR-099, para el caso de
seguimientos de no conformidades provenientes de auditorías internas y auditorias del INN, la
Unidad de sistemas de calidad podrá realizar una reunión de cierre 30 días después de finalizado la
auditoria, en esta se deberá informar el avance de las no conformidades y se deberá evidenciar en el

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 formulario SSO-FOR-099 el estado de cada una de ellas, si a la fecha todavía existen no conformidades
que se encuentren en proceso el funcionario designado por el organismo, deberá enviar vía correo
electrónico cuando levante la no conformidad el formulario SSO-FOR-099 en conjunto con los
antecedentes evaluados a la Unidad Sistemas de Calidad para que ellos evalúen la acción correctiva
y así dar por cerrado el proceso.

Seguimiento de la eficacia de las acciones correctivas

6.5.7.1 Una vez finalizado el proceso y levantada la no conformidad, se realizara un seguimiento a la eficacia
de las acciones correctivas, la cual se ejecutara en la auditoria interna siguiente, se dejara constancia
de este seguimiento en el informe de auditoría interna que se emita para esta actividad, en el campo
de observaciones, detallando la eficacia de cada una de ella, de no ser eficaces, se deberá señalar a
que no conformidad del nuevo informe de auditoría interna corresponde.

Auditorías adicionales
6.5.8.1 Cuando las no conformidades o desviaciones detectadas pongan en duda el cumplimiento de las
propias políticas, procedimientos o de las normas NCh-ISO 17025, NCh-ISO 17020, NCh-ISO17065 o
NCh18001, se deberá informar al Jefe de la Unidad Sistemas de Calidad, de forma tal que se realice
una auditoría interna tan pronto como sea posible a las actividades involucradas.

Comité de Evaluación.
6.5.9.1 Para el caso de las no conformidades que pasan a revisión al Comité de Evaluación, y que a su vez son
ratificadas por éste, el organismo auditado, deberá realizar el tratamiento de la no conformidad de
acuerdo a lo establecido en el presente procedimiento. En la cláusula 6.6.1 del documento SSO-PGO-
006 “Procedimiento para las auditorías internas”, se indica la operativa de dicho organismo.

7 REGISTROS
7.1 SSO-FOR-006: Formulario de acciones correctivas.
7.2 SSO-FOR-045: Formulario para el Seguimiento de la eficacia de las acciones correctivas.

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7.3 SSO-FOR-070: Formulario para el control de acciones correctivas.
7.4 SSO-FOR-099: Cuadro Resumen Acciones Correctivas.

8 ANEXOS
8.1 No aplica.

9 CONTROL DE CAMBIOS
9.1 Cambios respecto a la versión anterior:
Se modifica el revisor del documento.
Se modifica el numeral 3.1 responsabilidades.
A lo largo del documento se incorpora la palabra organismos, la cual reemplaza a laboratorios,
organismos de inspección y certificación.
Se mejora la redacción de los numerales 6.2.2; 6.5.3.1; 6.5.4.1; 6.5.5.3.

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