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Centro de Estudios Informáticos

Ipala-Chiquimula

Es un programa que permite la creación de bases de datos desde una pequeña o grande empresa, funcional en
la oficina. Todas las bases de datos creadas en Access, se almacenan predeterminadamente con la extensión
“.accdb”.

Access almacena todos los datos en una o varias tablas, el número de tablas depende del diseño y de la
complejidad de la base de datos, si bien los datos pueden verse en un formulario, informe o en los resultados
devueltos por una consulta, Access almacena los datos únicamente en las tablas y los demás objetos de la base
de datos se crean encima de las tablas.

BASE DE DATOS

Es el conjunto de información relacionada y almacenada sistemáticamente para su uso posterior; en el cual

puede compartir la información entre los diferentes usuarios conectados al sistema, las bases de datos permiten
reducir la abundancia de los datos.

Entre los objetos que forman una base de datos tenemos:

Tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos.

¿QUÉ SON TABLAS?

Es un principal objeto de una base de datos que forma un conjunto de filas y columnas en donde se almacena
toda su información. Una tabla contiene datos sobre un tema en completo. Las tablas están formadas por las
siguientes funciones:

1. Columnas: es un campo, y un campo es un elemento único de información y está configurado para

aceptar un tipo específico de datos.
2. Filas: es un registro, y un registro es una forma lógica y coherente de combinar información sobre
alguna cosa. Una fila se compone de varios campos.

¿QUÉ SON CONSULTAS?

Es una forma de buscar, entrar, eliminar y exhibir determinada información acumulada en una base de datos.

Tipos de consultas

1. Consultas de selección
2. Consultas de Acción
a. Consulta de acción
b. Consulta de eliminación
c. Consulta de datos anexados
d. Consulta de actualización

Consulta de selección: es un tipo de objeto de base de datos que muestra información en una vista hoja de
datos, una consulta puede obtener sus datos de una tabla o de varias consultas existentes o de una combinación
de ambas acciones.

Consultas de Acciones: Son consultas que realizan cambios a los registros y se dividen en 4:

Porque Jehová da la sabiduría, y de su boca viene el conocimiento y la inteligencia.

Proverbios 2:6
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¿QUÉ SON FORMULARIOS?

Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de
una tabla o consulta sirve para controlar el acceso a los datos como que campos o filas de datos se van a

mostrar, además se pueden agregar botones u otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las
acciones más frecuentes.

Controles

Los controles son objetos que muestran datos, realizan acciones y permiten ver y trabajar con información que
mejora la interfaz de usuario como etiquetas e imágenes. Los controles se dividen en:
- Controles dependientes: Son los controles cuyo origen son de una tabla o consulta, entre estos textos,
fechas y números.
- Controles independientes: Son los controles que no tienen origen de datos (como un campo o una
expresión), líneas, rectángulos, el título de un formulario.
- Control calculado: Es un control cuyo origen de datos es una expresión en vez de un campo para
especificar el valor que se va a usar como origen de los datos del control.

Descripción de los controles de uso frecuente:

 Cuadro de texto. Es el control estándar que se usa para ver y editar datos en el formulario e informe
también se puede utilizar para hacer cálculos.
 Etiqueta: Es el nombre que se le da a cada uno de los controles de los objetos de una base de datos.
 Botón de comando: Se usa en un formulario para iniciar una acción o un conjunto de acciones. Por
ejemplo se puede crear un botón de comando que abra otro formulario. Existen dos diseños de botones
de comando en de imagen y el de texto.
 Cuadro combinado: Un cuadro combinado se define únicamente en las llaves foráneas, solo en
entidades débiles, es decir un cuadro combinado permite jalar datos de una entidad fuerte.

¿QUÉ SON INFORMES?

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta, generalmente para imprimirlos. La
diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe sólo se pueden visualizar o
imprimir (no se puede modificar) y en los informes se puede agrupar más fácilmente la información y sacar
totales por grupos.
El área de diseño consta normalmente de cinco secciones:

MACROS

Es un lenguaje de programación simplificado que se escribe generando una lista de acciones para automatizar
tareas y mejorar la funcionalidad de un formulario, informe u controles. Hay dos tipos de macros:

- Macros Independientes: Es un objeto de macro que aparece en el panel de navegación el cual puede
agrupar distintas macros y aparecer como un objeto de macro único, y demás puede asignarle un nombre
específico.
- Macro Incrustada: Son las que son creadas directamente, en los eventos de las propiedades de un
formulario e informe y permanecen en el objeto o control que fueron creados si se mueve o se copia.

Porque Jehová da la sabiduría, y de su boca viene el conocimiento y la inteligencia.

Proverbios 2:6