Tecnología en Gestión de Mercados

Programación Evento Comercial y Diseño de la Campaña de Difusión

Ciro Edilberto Leal

Diana Marcela Varón Penagos

Tecnólogo en Gestión de Mercados – Sena

2018
La empresa ESIKA (Venta por catálogo), ha decidido hacerse participe de una
feria empresarial en donde va hacer el lanzamiento oficial de la nueva línea de
productos; lugar en donde se podrá disfrutar de actividades comerciales, obtener
probadores y demás.
ESIKA es una empresa que lleva en el mercado unos años y esta realizando el
lanzamiento de la nueva línea de maquillaje Radiance, por lo cual desea participar
en la feria ya que es una feria que tiene gran acogida en el público, al cual asiste
un gran número de personas de diferentes perfiles, a los cuales podemos realizar
sondeos de opinión de nuestro producto, intercambiar opiniones; para que sea una
actividad donde podamos cumplir con los objetivos propuestos hemos dispuesto la
siguiente planeación y programación para llevar a cabo dicho evento.

Objetivo General

Promover la participación activa de nuestra empresa dentro del sector empresarial.

Objetivos Específicos

 Reforzar la imagen y marca de nuestro producto.

 Lograr la compra y venta de los productos y servicios.
 Lograr un gran número de contactos.
 Hacer alianzas estratégicas con clientes y proveedores
 Captar nuevos clientes y consumidores.
 Transmitir información mucho más activa e intensa acerca del producto.

Nombre del Evento

 XX FERIA NACIONAL DE BELLEZA

Imagen

Slogan

Tú y tu belleza lo pueden TODO!!

Lugar Donde se Realizara el Evento: Centro Internacional de Negocios y

Exposiciones de Bogotá – Corferias – generador de oportunidades y progreso.

Dirección: Carrera 37 No 24 – 67 Bogotá, Colombia.

Planeación:

Este evento haremos uso de los recursos con que cuenta la compañía, formaremos
un equipo de trabajo de 4 miembros, a los cuales le serán asignadas tareas
específicas:
Tipo de evento que vamos a realizar
Comercial y promocional.

CRONOGRAMA DEL EVENTO

Tiempo
MES DE AGOSTO
Actividades OB
SEM SEM SEM SEM
1 2 3 4
Elaboración de un plan de actuación, tiempos de
ejecución, designación de responsables y montaje.
Elaboración de campañas de promoción y
comunicación.
Selección de productos a comercializar en la feria.
Definir el número de invitados, delegados, ponentes y
acompañantes.
Selección de tipos de montajes y tamaños
Impresión de papelería, invitaciones, folletos,
pendones
Diseño gráfico de publicidad y difusión
Presupuesto
 REQUERIMIENTOS
 Especificar a los coordinadores del evento, el tipo y tamaño del stand,
la ubicación que necesitamos, en medidas y capacidades.
 Imagen corporativa (marca, imágenes, mensaje, logotipos, banners,
tema u objetivos)
 Los productos a exhibir
 elementos decorativos y mobiliarios.
 hacer promociones preventa tales como. (invitaciones personales,
correo directo, anuncios en revistas, periódicos y radios.
 promoción durante el evento: volantes, folletos, obsequios, muestras
gratis, etc.
 venta directa con ofertas
 música y/o videos

imágenes del Stand

 Presupuesto

Concepto Estimados Total

Alquiler de stand $250.000 $750.000
Equipos $300.000 $300.000
Adecuaciones $200.000 $200.000
Publicidad
Impresiones $200.000 $200.000
Fotocopiado $ 50.000 $ 50.000
Piezas publicitarias, revistas y periódicos $300.000 $300.000
Cuñas radiales $500.000 $500.000
Otros $100.000 $100.000
Servicios de transporte $200.000 $200.000
Degustaciones $500.000 $500.000
Decoraciones $100.000 $100.000
Iluminación $ 40.000 $ 40.000
TOTAL $3.240.000

Insumos Materiales y Equipos

Protocolo del Evento

Protocolos antes del evento

- Establecer el lugar y el horario en la que se llevara a cabo el evento
- Conocer el público que va asistir ya que se habrá enviados su invitación
o notificación con un mes de antelación.
- Diseñar un programa de presentación del evento para así llevar un
orden.
- Conocer el lugar donde se presentará el producto, como que servicios
hay, el personal de seguridad que hay, sitios de información general etc.

Protocolo Durante el Evento

 Revisar que todo esté en orden conforme la agenda del evento.
 Distribuir el trabajo entre los encargados del evento.
 Tener una adecuada presentación personal.
  Tener una buena disponibilidad y atención con los invitados.
 Expresarse de manera clara y concreta.
 Ubicarse en la entrada del stand para recibir cordialmente a las personas
invitadas.
 Tener listo los productos a ofrecer y las degustaciones.

Protocolo al Finalizar el Evento

 Realizar un acta publica con las conclusiones del evento, ya que estos se
van hacer llegar a todos participantes.
 Enviar notas de agradecimiento por la participación del evento.
 Hacer encuestas para saber si se alcanzaron los objetivos propuestos.

Diseñar la Campaña de Difusión

 Se promocionará a través de las redes sociales como Facebook, Twitter,

Instagram.
 Invitaciones vía email, a los clientes ya establecidos.
 Voz a voz.
 Kit de Belleza

Difundir el Evento Comercial

Pendones
Kit Maquillaje

Cuña Radial y Perifoneo

Porque pensamos en lo mejor para ti, ESIKA tiene el gran gusto de invitarlos a la
XX FERIA NACIONAL DE BELLEZA donde podrás encontrar sus mejores
productos y demostraciones.
¡Visítanos!
Estamos ubicados en el stand #4 del pabellón 8 Centro Internacional de Negocios
y Exposiciones de Bogotá – Corferias – generador de oportunidades y progreso.
Fecha: el 8 – 9 10 de diciembre
Dirección: Carrera 37 No 24 – 67 Bogotá, Colombia.
Teléfonos: 315 779 9636 – 5948960 (Lizcano, 2017)
Referencias
Lizcano, Y. S. (28 de Noviembre de 2017). Scribd. Recuperado el 2018 de
Septiembre de 23, de https://es.scribd.com/document/365742463/1-
Programacion-de-Un-Evento-Comercial-y-Diseno-de-Su-Campana-de-
Difusion-1