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1.

COPIDROGAS

1.1. ORGANIZACIÓN COPIDROGAS

1.1.1. ¿Qué es COPIDROGAS?

LA COOPERATIVA NACIONAL DE DROGUISTAS DETALLISTAS “COPIDROGAS", es una empresa


asociativa de la economía solidaria, sin ánimo de lucro, que tiene como objetivo proteger y propender
por el desarrollo empresarial y la dignificación del droguista detallista, para lo cual efectúa la
distribución de bienes en las mejores condiciones de precio, calidad, surtido y abastecimiento que
demandan los consumidores en los establecimientos de sus asociados, a los cuáles les presta otros
servicios complementarios con valor agregado y de alta calidad.

En cumplimiento de su misión COPIDROGAS procura satisfacer las necesidades de carácter económico,


personal y familiar del asociado para mejorar su bienestar comercial, social y cultural, sobre la base de
la ayuda mutua y de los demás principios y valores cooperativos, con una participación activa en los
sectores solidario y de la salud, para que con su acción y la de sus afiliados se beneficie también la
comunidad en general.
1.1.2. ¿Cuál es el Organigrama de COPIDROGAS?
1.1.3. ¿Cuáles son los principales beneficios que COPIDROGAS brinda a sus proveedores?

COPIDROGAS es una organización profesional con 43 años de experiencia, sentido ético y compromiso,
es una empresa que aporta al desarrollo del mercado por medio del fortalecimiento de las droguerías
independientes en Colombia, así:

a) Distribución:
 Posee la más amplia red de droguerías asociadas y fieles del país, lo que representa un amplio
mercado potencial para nuestros proveedores.
 Realiza distribución a 550 municipios de 32 departamentos.
 Ofrece servicio de entrega de pedidos a las droguerías en un mínimo de tiempo.
 Cuenta con un amplio portafolio con cada proveedor y un modelo de reposición eficiente de
mercancías.
 El beneficio del modelo de COPIDROGAS está en ofrecer a los asociados los menores precios en
los productos comercializados, por lo cual traslada la totalidad de ofertas y descuentos que
ofrece la industria a los asociados, lo que le permite al comerciante mejores márgenes y
preferencia en vender los productos codificados en la Cooperativa.
 COPIDROGAS asume los costos y riesgos de la actividad de distribución, que serían más altos si
los proveedores los hicieran individualmente. Cubre todo el ciclo de comercialización que
comprende la compra, recibo técnico, aseguramiento de activos, almacenaje, promoción
comercial, venta, fraccionamiento, separación, empaque, despacho, trasporte, entrega, cobro,
manejo de devoluciones y pago oportuno a proveedores.
 Es la única compañía de gran tamaño en Colombia que realiza distribución especializada en
droguerías independientes, con venta exclusiva a los comerciantes asociados de mercancías
fabricadas para el canal comercial. La compañía se mantiene alejada de acciones de integración
hacia el comercio al detal, puesto que estas afectan la supervivencia del minorista y crea
distorsión en el mercado del fabricante.

b) Volumen:
 COPIDROGAS posee niveles de facturación en valores que superan mensualmente los 108.000
millones de pesos.
 Posee un sistema de gestión de transferencias vía internet, que permite a los proveedores el
apoyo directo la venta de sus productos en las droguerías.
 COPIDROGAS lleva varios años consecutivos manteniendo sus niveles de crecimiento en ventas
superiores al de nuestros competidores, a la industria de consumo y farmacéutica y en general
a la economía.
 COPIDROGAS promueve la implementación de planes y actividades comerciales efectivos para
el incremento de la rotación de los productos de nuestros proveedores y niveles de penetración
de las marcas en los establecimientos.

c) Estructura:
 Cuenta con más de 1.000 colaboradores, con contrato directo.
 Posee seis sedes que cubren todo el país, cada una con bodega.
 Realiza la distribución de los productos con compañías especializadas y de trayectoria.
 Cuenta con una estructura tecnológica de primera línea dedicada a la eficiente gestión de
procesos.
 Facilita a la industria el manejo centralizado de la mayoría de actividades, lo que genera
menores esfuerzos de implementación y ahorros importantes en la gestión del cliente por
parte del proveedor.

d) Solidez:
COPIDROGAS muestra una permanente consolidación financiera, lo que disminuye los riesgos de la
industria en las operaciones conjuntas, se muestra año tras año un mayor desarrollo patrimonial
superior al incremento de las actividades comerciales; los pasivos de la Cooperativa se
concentran en endeudamiento corriente con proveedores. La solidez financiera permite cumplir las
obligaciones de manera puntual, generando a los proveedores total confianza en las operaciones
conjuntas y facilitando su planeación financiera.

e) Transparencia:
COPIDROGAS sigue lineamientos claros de gestión que permiten el desarrollo sano del mercado y
un nivel de confianza superior en las operaciones comerciales con los proveedores, entre estos se
tienen:
 Compra directamente al fabricante, importador directo o distribuidor autorizado.
 Manejo con discreción de la información confidencial propia de la relación con cada proveedor.
 Orden de pedido que expresa en forma clara las condiciones pactadas entre las partes en cuanto
a precios, plazos y descuentos adicionales; la cancelación se realiza oportunamente y de acuerdo
a documentos formales.
 Toda condición adicional se soporta mediante documentos de aceptación del proveedor y las
liquidaciones detalladas.
 Para la codificación y apertura de sedes no se cobran cuotas o aportes.
 Se factura de acuerdo al precio de compra trasladando toda condición adicional al comerciante.
 Se manejan relaciones y trato igualitario con todos los proveedores.
 Se facilita que la decisión de escogencia entre marcas de la misma categoría quede en manos
del comerciante.
 No se realizan químicas de precios y no se vende por debajo del costo, lo cual contribuye a
proteger el equilibrio en el mercado.
 Existe libertad por parte del proveedor de participar en las actividades de la Cooperativa.
 No se realizan acuerdos de exclusividad en ninguna categoría.

1.1.4. ¿Con cuántos colaboradores cuenta COPIDROGAS?


Su planta cuenta con más de 1.000 empleados directos, de los cuales 111 son vendedores con un nivel
promedio de antigüedad superior a los 13 años. Se tienen más de 350 empleados indirectos en labores
de transporte, más de 800 personas en la labor de transferencias y más de 15.000 colaboradores
vinculados en las droguerías en toda Colombia.

1.1.5. ¿Cuál es la capacidad de las instalaciones físicas de COPIDROGAS?


La Cooperativa cuenta con seis bodegas de gran volumen ubicadas estratégicamente para realizar la
distribución a nivel nacional y seis oficinas administrativas ubicadas en las principales ciudades del país,
entre las que se alcanzan los 26.080 mts2 de superficie total.

SEDE MTS2
Barranquilla 2,400
Bucaramanga 2,243
Cali 3,107
Principal 11,436
Medellín 3,126
Pereira 3,768

1.1.6. ¿Cón que infraestructura tecnológica cuenta COPIDROGAS?


La Cooperativa cuenta con una estructura tecnológica de primera línea dedicada a la eficiente gestión
de los procesos de distribución a gran escala como son:

 ERP (EnterpriceResourcePlaning) - SAP


 Sistema semi-automático de picking en Cota – KNAPP
 Sistema de picking por voz - VOCOLLET
 Sistema de gestión de transferencias vía internet – SIP proveedores
 Sistema de gestión de transferencias en línea - FTP
 Sistema gestión de pedidos vía internet – SIP asociado
 Sistema gratuito de gestión comercial POS de droguerías – DOMINIUM
 Sistema de recibo con radiofrecuencia a nivel nacional - AGIL
 Contact center de comunicaciones integrales en Bogotá - ALCATEL
 Plantas telefónicas en las regionales - PANASONIC
 Plantas eléctricas de soporte en cada sede.
 Gestión de comunicaciones con proveedores y asociados vía correo electrónico.
 Comunicación en línea en tiempo real a nivel nacional – EMTELCO
 Envío electrónico de órdenes de compras vía CEN.
 Pagos por transferencia electrónica.
 Circuitos cerrados de monitoreo a nivel nacional.
 Sistema de gestión de planes de beneficios a pacientes - CAP

1.1.7. ¿Qué actividades están centralizadas en la sede principal y cuáles descentralizadas?


Gracias a su moderna estructura informática, COPIDROGAS facilita a la industria el manejo centralizado
de la mayoría de las actividades, lo que genera menores esfuerzos de implementación y ahorros
importantes en la gestión del cliente por parte del proveedor.

Centralizado

 Direccionamiento estratégico
 Negociaciones nacionales
 Planificación de compras
 Mercadeo estratégico nacional
 Pagos
 Ventas de la Sede Principal y la Sede Bucaramanga

Descentralizado

 Compras puntuales regionales


 Atención a proveedores
 Mercadeo táctico regional
 Logística
 Ventas

1.1.8. ¿Dónde me puedo comunicar con los Subgerentes Regionalesy los Directores de Distrito con
los que cuenta COPIDROGAS?

Información Subgerentes Regionales:


Nombres y
Subgerencia Dirección Teléfono Correo electrónico
Apellidos
Metroparque Avenida
3664400-
Barranquilla Néstor Figueroa Circunvalar Bodega MB-24 gerenciabar@copidrogas.com.co
3135090876
(Barranquilla -Atlántico)
Calle 60A No 15-25 Bodega 2
6547010-
Bucaramanga Hector Hernández Sector La Esmeralda (Girón - gerenciabuc@copidrogas.com.co
3176594846
Santander)
Zona Industrial Arroyohondo
Ruben Estrada 6918500-
Cali Bloque 8 Bodega 19 y 20, gerenciacali@copidrogas.com.co
Ochoa 3152873836
Autopista (Cali-Yumbo) Km 4
Carrera 46 No 14-190 B.
3198070-
Medellín Sergio Mario Méndez Colombia ( Medellín - gerenciamed@copidrogas.com.co
Antioquia) 3154717242

Guillermo González Calle 86 No 14-67 Barrio La 3275454-


Pereira gerenciaper@copidrogas.com.co
Dorance Villa (Pereira -Risaralda) 3154596673

Información Directores de Distrito:


Nombres y
Sede - Área Dirección Teléfono Correo electrónico
Apellidos
Autopista Bogotá - Medellín
Principal kilómetro cuatro punto siete 4375150 ex.1272 -
Jose Noriega distrito2@copidrogas.com.co
Zona sur (4.7) costado norte antes del 3174367861
puente de Siberia
Autopista Bogotá - Medellín
Principal kilómetro cuatro punto siete 4375150 ex.1220 -
Zona norte (4.7) costado norte antes del 3174367852
John Daza Palacios puente de Siberia distrito1@copidrogas.com.co
1.1.9. ¿Dónde me puedo comunicar con los Directores del área comercial con los que cuenta
COPIDROGAS?

Información Directores Área Comercial:


Nombres y
Sede -Área Dirección Teléfono Correo electrónico
Apellidos

Principal - Autopista Bogotá - Medellín


kilómetro cuatro punto siete 4375150 ext. 1131-
Gerencia Mauricio Quintero comercial@copidrogas.com.co
(4.7) costado norte antes del 315 320 50 52
Comercial
puente de Siberia
Autopista Bogotá - Medellín
Principal - kilómetro cuatro punto siete 4375150 ex.1134 –
German Ramirez ventas@copidrogas.com.co
Ventas (4.7) costado norte antes del 3163459420
puente de Siberia
Autopista Bogotá - Medellín
Principal - kilómetro cuatro punto siete 4375150 ext. 1136 -
Jessica Alfaro mercadeo@copidrogas.com.co
Mercadeo (4.7) costado norte antes del 317 641 65 69
puente de Siberia
Autopista Bogotá - Medellín
Principal - kilómetro cuatro punto siete 4375150 ext. 1140 -
Carlos Arturo Orozco compras-eticos@copidrogas.com.co
Compras Éticos (4.7) costado norte antes del 316 346 43 52
puente de Siberia

Principal - Autopista Bogotá - Medellín


kilómetro cuatro punto siete 4375150 ext. 1139 -
Compras Elizabeth Gamboa compras-populares@copidrogas.com.co
(4.7) costado norte antes del 315 265 04 36
Populares
puente de Siberia

Principal - Autopista Bogotá - Medellín


kilómetro cuatro punto siete 4375150 ext. 1143-
Soporte NazlyChacon nchacon-ventas@copidrogas.com.co
(4.7) costado norte antes del 316 345 93 60
Tecnológico
puente de Siberia
Autopista Bogotá - Medellín
Principal - kilómetro cuatro punto siete 4375150 ext. 1138-
Jorge Alberto Molina marcas@copidrogas.com.co
Marcas propias (4.7) costado norte antes del 317 428 32 82
puente de Siberia
Autopista Bogotá - Medellín
kilómetro cuatro punto siete 4375150 ext. 1289 -
Principal -N.T.I Arturo Caipa comercial_nti@nuwtrade.com.co
(4.7) costado norte antes del 316 265 04 36
puente de Siberia
Autopista Bogotá - Medellín
Principal - kilómetro cuatro punto siete 4385150 ext. 1360 -
Fredy Baquero mercadeo_nti@nuwtrade.com.co
Mercadeo N.T.I (4.7) costado norte antes del 3164537907
puente de Siberia

1.2. COPIDROGAS EN CIFRAS

1.2.1. ¿Qué niveles de Facturación y venta alcanzó COPIDROGAS durante el 2012?


COPIDROGAS en el año 2012 supero el billón trescientos tres mil millones de pesos en ventas a nivel
nacional ($1.303.000.0000), ratificándose como la primera cuenta nacional en la distribución de
productos farmacéuticos.

En el año 2012COPIDROGAS realizo la venta de más 179 millones de unidades, con un incremento del
9,1% frente al año anterior.

1.2.2. ¿Cuál es la participación de productos Farmacéuticos y populares en COPIDROGAS?


Farmacéuticos 63%
Populares 37%

1.2.3. ¿Cuál es la participación de productos genéricos en COPIDROGAS?


9,2% del total de venta y 14,6% de la venta de productos farmacéuticos.

1.2.4. ¿Qué niveles de faltantes maneja COPIDROGAS?


COPIDROGAS posee un ágil trámite de codificación, lo que permite tener un amplio portafolio con cada
proveedor y maneja un modelo de reposición de mercancías que garantiza niveles de faltantes con
impacto de menos del 2% de ventas en valores y de menos del 5% de los ítems codificados
1.3. ESTABLECIMIENTOS ASOCIADOS

1.3.1 ¿Cuáles son los requisitos básicos para afiliarse a COPIDROGAS?

 Ser legalmente capaz


 Ser droguista detallista o persona jurídica sin ánimo de lucro o sociedad familiar o de trabajo
asociado
 Tener debidamente inscrita la droguería ante la Cámara de Comercio, Secretaria de salud e
Industria y Comercio.
 Proporcionar toda la información de carácter personal y comunicar lo que la Cooperativa
requiera junto con la referencia bancaria y dos referencias comerciales.
 Diligenciar el formulario de afiliación con sus anexos.

1.3.2. ¿Cómo están clasificadas los clientes a los cuales les distribuye productos COPIDROGAS?

 Droguerías que utilizan la marca COPIDROGAS: droguerías afiliadas a la Cooperativa,


cuentan con el contrato firmado de licenciamiento de uso de marca, implementan el manual de
identidad visual, presentación y servicios de la Cooperativa.

 Droguerías que no utilizan la marca COPIDROGAS: droguerías afiliadas a la Cooperativa,


que no utilizan la marca COPIDROGAS, en este grupo se encuentran las cadenas que utilizan su
propia marca.

 Franquicias FARMACENTER: droguerías afiliadas a la Cooperativa, con el derecho de utilizar


la marca FARMACENTER por un periodo de tiempo a cambio del cumplimiento de los
compromisos que beneficien toda la cadena.

 Preasociados: droguerías que no cuentan con todas las condiciones para convertirse en
afiliadas a COPIDROGAS a las cuales se permite realizar pedidos en condiciones comerciales
diferentes a los asociados.

 Terceros: entidades promotoras de salud, instituciones prestadoras de servicios de salud y en


general las empresas dedicadas a desarrollar programas de salud, quienes por razones de interés
social o bienestar colectivo y que a juicio del Consejo de Administración requieran que se les
distribuya los productos farmacéuticos y demás artículos del giro de las actividades de la
Cooperativa.

1.3.3. ¿Con cuántas droguerías afiliadas cuenta COPIDROGAS?


COPIDROGAS posee la más amplia red de droguerías asociadas y fieles en el país, lo que representa
un amplio mercado potencial para los proveedores, se tiene una participación numérica del 25 % del
mercado de droguerías independientes en Colombia (según Nielsen).

SEDE ASOCIADOS DROGUERIAS


PEREIRA 314 428
BARRANQUILLA 478 602
MEDELLIN 382 475
CALI 487 660
PRINCIPAL 1.933 2.760
BUCARAMANGA 279 326

TOTAL 3.873 5.251


Información al 31 de diciembre de 2012
1.3.4. ¿Cuál es el cubrimiento de COPIDROGAS?
COPIDROGAS realiza distribución en 550 municipios de 32 Departamentos del territorio Colombiano a
través de seis bodegas ubicadas en las principales ciudades del país, así:

SEDE ASOCIADOS DROGUERIAS


PRINCIPAL 1.933 2.760
AMAZONAS 1 6
BOGOTÁ 1.197 1.635
BOYACA 118 162
CAQUETA 8 9
CASANARE 97 124
CUNDINAMARCA 175 293
GUAINIA 1 1
GUAVIARE 8 12
HUILA 55 85
META 172 232
PUTUMAYO 8 11
TOLIMA 92 186
VAUPES 1
VICHADA 1 3

SEDE ASOCIADOS DROGUERIAS


PEREIRA 314 428
CALDAS 95 132
CHOCO 27 33
QUINDIO 54 74
RISARALDA 78 117
VALLE 60 72

SEDE ASOCIADOS DROGUERIAS


BARRANQUILLA 478 602
ATLÁNTICO 185 243
BOLÍVAR 64 79
CESAR 35 42
CÓRDOBA 49 61
LA GUAJIRA 21 23
MAGDALENA 56 70
SAN ANDRÉS 7 9
SUCRE 61 75

SEDE ASOCIADOS DROGUERIAS


MEDELLIN 382 475
ANTIOQUIA 382 475

SEDE ASOCIADOS DROGUERIAS


CALI 487 660
CAUCA 57 69
NARIÑO 138 152
VALLE 292 439
SED ASOCIADOS DROGUERIAS
E
BUCARAMANGA 279 326
ARAUCA 28 35
CESAR 22 28
NORTE SANTANDER 74 87
SANTANDER 155 176
Información al 31 de diciembre de 2012

1.3.5. ¿Cuál es la participación en ventas de cada sede de COPIDROGAS?

% PARTICIPACIÓN EN
SEDE
VENTAS
PRINCIPAL 49,8%
PEREIRA 10%
BARRANQUILLA 10,4%
MEDELLIN 13,9%
CALI 10,1%
BUCARAMANGA 5,8%
Información al 31 diciembre de 2012

1.4. SERVICIOS Y PROGRAMAS PARA DROGUERÍAS AFILIADAS

1.4.1. ¿En qué consiste el programa protección a la marca?


Se viene adelantando un programa de protección a la marca para que los 2.176asociados que usan la
identidad visual de la Cooperativa en sus negocios y que alcanzan las 2.629droguerías a nivel nacional,
lo hagan sobre la base de tener firmado un contrato de licenciamiento de la marca COPIDROGAS,
obligándose con él a tener presentados adecuadamente sus establecimientos, con sometimiento a unas
normas de organización y atención a los consumidores, para lo cual deben dar cumplimiento a un
manual que la Cooperativa ha elaborado para tal efecto.

1.4.2. ¿En qué consiste el programa de sistematización de droguerías?


Ofrecemos soluciones informáticas que permiten al asociado administrar y gestionar de forma eficiente
sus droguerías, con información disponible en tiempo real que le ayuda a tomar las mejores decisiones
gerenciales y estratégicas, para el crecimiento de su empresa. En la actualidad son más de 930
droguerías que cuentan con el nuevo software Dominium Plus y 366 con el anterior software Pos
Dominium.

1.4.3. ¿Qué es SIP – Asociados?


Para integrar el manejo de los procesos de sistematización de la Cooperativa con las droguerías de los
asociados, se desarrolló un sistema integral de pedidos denominado “SIP”, que le permite al afiliado
conectarse con la Cooperativa vía internet para efectuar los pedidos, contando con una amplia
información sobre el inventario, las promociones, los planes y descuentos especiales que los
proveedores otorgan, así como consultar y bajar sus facturas pendientes de pago y el estado de cuenta
de sus obligaciones.
1.4.4. ¿Qué es COPICREDITO?

Los asociados de COPIDROGAS cuentan con una Cooperativa especializada en la prestación de los
servicios de ahorro y crédito denominada COPICREDITO, la cual tiene captados más de $60.000
millones de pesos y un patrimonio de más de $13.000 millones, factores que le permitieron otorgar
créditos con tasas inferiores al sistema tradicional a nuestros asociados por más de $70.000 millones
de pesos, préstamos que en su gran mayoría se utilizaron para el pago de facturas al incremento de la
operación comercial de los asociados, mejoras locativas, modernización de sus negocios y para la
compra de los locales comerciales para el funcionamiento de las droguerías.
1.4.5. ¿Qué es FUNDECOPI– SCALANDO?
SCALANDO es la escuela de capacitación laboral de FUNDECOPI, entidad que fue creada por la
Cooperativa Nacional de Droguistas Detallistas -COPIDROGAS con el objetivo social de formar para el
trabajo y el desarrollo humano. También está entre sus propósitos, brindar asesoría técnica, apoyo,
fomento y solidaridad a los droguistas detallistas, a sus familiares, auxiliares y dependientes.
FUNDECOPI ofrece a la industria diferentes opciones en materia educativa desarrolladas a través de la
fundación como son: patrocinio de programas de formación técnico laborales, formación en regencia
de farmacia y cursos cortos en las áreas de salud, mercadeo, administración e informática, entre otros,
para asociados, dependientes y familiares.

La escuela también se ha convertido en el ejecutor de la actividad de educación del Fondo de


Capacitación de COPIDROGAS para lo cual se han llevado a cabo numerosos eventos con una gran
asistencia de personas.

Todas las anteriores realizaciones generan un importante crecimiento en las operaciones, que permite
continuar liderando la actividad comercial mayorista en el sector, y lo que es más importante,
desarrollando empresarial, económica y culturalmente al droguista detallista colombiano. Esta labor de
gran importancia social, es posible continuar realizándola si se cuenta con el decidido apoyo de los
proveedores de bienes y servicios que son socios estratégicos y forman parte fundamental de la
Cooperativa.

1.4.6. ¿En qué consiste el programa Franquicias- FARMACENTER?


Es un programa exclusivo para los asociados que deseen estar dentro de los parámetros modernos de
negocios tanto nacionales como internacionales, dentro de una modalidad de comercialización de
productos y servicios que facilitan la expansión rápida de un negocio con la optimización de la inversión,
recurso humano y tiempo. La franquicia de droguerías FARMACENTER no cobra derechos de ingreso,
ni regalías por las operaciones que realizan las droguerías vinculadas, cuenta con 82 puntos
(Información al 31 de diciembre de 2012), que le permiten competir a los asociados con las cadenas
de droguerías que funcionan en el país.

1.4.7. ¿En qué consiste el servicio de seguros?


COPIDROGAS ofrece a sus afiliados desde el momento del ingreso una amplia gama de seguros, con
el fin de proteger los posibles perjuicios patrimoniales, lesiones personales, la salud y muerte que
sufran los asociados.
Adicional cuenta con convenios con entidades promotoras de salud, medicina prepagada, póliza de
salud y planes complementarios, para que el asociado y su grupo familiar pueda acceder a estos
seguros, los cuales son subsidiados hasta en un 30% por la Cooperativa dependiendo del promedio de
compras en los últimos seis meses.

1.4.8. ¿Qué es el servicio de recreación y deporte?


Este servicio tiene como objetivo contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los asociados y el
grupo familiar, mediante el desarrollo de programas en las dimensiones física, emocional y social.
Propicia espacios para la práctica del deporte y sano esparcimiento, fomentar la integración entre
asociados y sus familias y fomentar la buena práctica de diferentes deportes, para lo cual se programan
variedad de torneos en deportes individuales y conjunto, caminatas ecológicas, cabalgatas, vacaciones
y paseos recreativos, campamentos, celebraciones de días especiales (de la familia, del niño, etc.) y
programas turísticos nacionales e internacionales.
2. SERVICIO DE VENTAS Y DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTOS A LOS
ASOCIADOS

2.1. ¿Cómo realizan los pedidos los asociados a COPIDROGAS?


a) Call Center: la Cooperativa cuenta con un grupo de vendedores que está a disposición para la
toma de pedidos de los asociados de 7: 30 a.m. a 5:00 p.m. de lunes a viernes, y sábados de 8:00
a.m. a 12:30 p.m.
b) SIP (Sistema Integral de Pedidos): Mediante un aplicativo por internet se atienden las
solicitudes de pedidos y consulta de productos y precios las 24 horas al día los siete días a la semana,
para el acceso a este aplicativo es necesario contar con una clave suministrada por la Cooperativa.
c) Transferencias: es el mecanismo mediante el cual los proveedores realizan labor de asesoría en
merchandising, información sobre productos, patologías, posologías, presentaciones, localización de
faltantes, cambios de mercancía y ventas directamente en las droguerías, las cuales son ingresadas
por los proveedores únicamente a través del SIP (Sistema Integral de Pedidos).
d) Fax: los asociados pueden enviar sus pedidos por fax, este servicio está disponible las 24 horas al
día, los 7 días de la semana, para mayor seguridad es conveniente confirmar el recibido del documento,
llamar al departamento de ventas para verificar los productos del pedido, legibilidad y cantidad
solicitada.

2.2. ¿Con que flota de transporte cuenta COPIDROGAS para realizar la distribución de productos?
La distribución a nivel urbano (ciudad de ubicación de la sede) y provincias (fuera de las ciudades que
cuentan con sede) es realizada por medio de empresas trasportadoras externas especializadas, las
remesas se manejan en la modalidad de paqueteo con las diferentes empresas que atienden las zonas
donde no se tiene asignadas rutas.
Sede Principal: esta sede realiza la distribución de mercancías por medio de la empresa
trasportadora MCT, a nivel urbano cuenta con41 vehículos y para provincias con18 vehículos promedio
semanal, de acuerdo con la programación de los viajes y el volumen de ventas.
Sede Cali:esta sede realiza la distribución de mercancías por medio de la empresa trasportadora MCT,
a nivel urbano se cuenta con 6 vehículos y para provincias con 6promedio de acuerdo con la
programación de los viajes y el volumen de ventas.
Sede Barranquilla: esta sede realiza la distribución de mercancías por medio de la empresa
transportadora MCT a nivel urbano, y tiene establecidas cinco rutas principales: una hacia la ciudad de
Cartagena, otra hacia la ciudad de Santa Marta, otra a Valledupar, la cuarta que cubre la ruta Sincelejo
– Montería y la quinta hacia Corozal. Para realizar esta operación se cuenta con 10 vehículos y para la
entrega de mercancías hacia la isla de San Andrés, se utilizan los servicios de la línea aérea
AeroRepública y hacia la isla de Providencia, a través de una empresa naviera.
Sede Bucaramanga: esta sede realiza la distribución de mercancías por medio de la empresa
trasportadora LAND FAST, a nivel urbano con 3 vehículos y para provincias con 4 vehículos cubriendo
las rutas de Ocaña, Curumaní, Málaga, Cúcuta, Barranca, San gil.
Sede Pereira: esta sede realiza la distribución de mercancías por medio de la empresa trasportadora
LAND FAST,a nivel urbano con 7 vehículos para las rutas diarias (Pereira, Armenia, Manizales) y para
provincias con mínimo con 4 vehículos de acuerdo con la programación de los viajes y el volumen de
ventas.
Sede Medellín: esta sede realiza la distribución de mercancías por medio de la empresa trasportadora
a nivel urbano con 9 vehículos, a nivel urbano se atiende el Urabá Antioqueño con un viaje diario a
través de AEROCOLIBRI con capacidad para 3.5 toneladas, para algunas provincias se utiliza el servicio
de remesas desde la terminal de transporte.

2.2.1. ¿Con que velocidad y cuál es la frecuencia de entregas de pedidos de COPIDROGAS a sus
asociados?
Generalmente los pedidos que se toman en la mañana se entregan en las horas de la tarde y los
tomados en la tarde se entregan al otro día en la mañana. En cuanto a provincia (ciudad donde no se
cuenta con sede), generalmente lo pedidos se alistan en la tarde y, según los destinos, se inicia
distribución al otro día en la mañana.

Para el caso de remesas (paqueteo) depende de la empresa transportadora, dado que algunas tienen
viaje todos los días pero existen casos en los cuales, éstas empresas esperan hasta completar cierto
volumen de pedidos (según destino) para realizar el envío y distribución.

2.3. ¿Cuáles son los beneficios que COPIDROGAS brinda a sus asociados y proveedores en la
distribución de productos?
Por su carácter cooperativo, COPIDROGAS busca cubrir sus costos de operación en la distribución, ya
que el beneficio del modelo está en ofrecer a los asociados los menores precios en los productos que
comercializa. Además se traslada la totalidad de las ofertas y descuentos que ofrece la industria a los
afiliados, lo que le permite al comerciante mejores márgenes y preferencia en vender los productos
codificados.
La Cooperativa asume todos los costos y riesgos de la actividad de distribución, que serían más altos
si los proveedores lo hicieran individualmente. Cubre todo el ciclo de comercialización que comprende
la compra, recibo técnico, aseguramiento de activos, almacenaje, promoción comercial, venta,
fraccionamiento, separación, empaque, despacho, transporte, entrega, cobro, manejo de devoluciones
y pago oportuno a proveedores.

2.4. ¿Qué debo hacer si estoy interesado en realizar una capacitación de un tema a los asociados y
dependientes?
Debe comunicarse con Marisol Navarrete Páez, Directora Ejecutiva de FUNDECOPI – Fundación de
Copidrogas para la educación y la asesoría técnica al teléfono 2124033 o al e-
maildireccionejecutiva@scalando.net.
3. CODIFICACIÓN DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS

3.1. ¿Cómo es el proceso de codificación de proveedores?


El proveedor debe diligenciar el formato “solicitud de codificación de proveedores nuevos”, el cual le
será entregado por el director de compras y la solicitud será sometida a aprobación del comité
comercial.

3.1.1. ¿Cuál es la información entregable al departamento de compras para la codificación de nuevos


proveedores?
 Formato diligenciado “Solicitud de codificación de proveedores nuevos” (aplica solo para
proveedores nuevos)
 Registro de Cámara y Comercio no mayor a 30 días
 Licencia de funcionamiento
 Certificado de sanidad
 Certificado de buenas prácticas de manufactura-BPM- expedido por el INVIMA
 Certificado de capacidad de producción- CCP (para cosméticos, productos naturales, aseo
higiene y homeopáticos)- expedido por el INVIMA
 Registro de importación y nacionalización (para productos importados).
 Cuando se trate de un distribuidor, carta de autorización de distribución por parte del
fabricante.
 Formato diligenciado “Inscripción de proveedores para el pago de transferencias bancarias”
 Cartas de certificación de los bancos.
 Carta de autorización indicando quien es la persona autorizada para recoger los cheques de
pago en el departamento de tesorería, firmada por el representante legal y autenticada.

3.1.2. ¿Cuál es el formato para la codificación de proveedores?


Solicitud de codificación de proveedores nuevos
3.1.3 ¿Cuál es el formato para la inscripción de proveedores para el pago de transferencias
bancarias?
Inscripción de proveedores para el pago de transferencias bancarias

3.2. ¿Cómo es el procedimiento interno de codificación de productos de proveedores ya codificados?


Se realiza la entrega por parte del proveedor de los documentos requeridos al director de compras
correspondiente, quien realiza la revisión y diligencia los campos para uso exclusivo de COPIDROGAS
de los formatos dispuestos para este fin, el departamento de contabilidad realiza la validación de la
información correspondiente a impuestos (Tipo de retenedor, régimen, % de ICA y % de Retefuente)
y se trasmiten al área de soporte tecnológico la información en el momento en el que se cuente con
los requisitos y documentación necesaria para el ingreso al sistema.

3.2.1. ¿Cuál es la información entregable al departamento de compras para la codificación de nuevos


productos?
a) Información de identificación del producto:
 Formato F-GC-02 “Solicitud de codificación de productos nuevos” diligenciado (aplica solo para
productos nuevos).
 Carta de presentación del producto.
 Información del código de barras
 Medidas y peso.
 Registro sanitario.
 Descuento de codificación del producto.
b) Información y condiciones de mercadeo:
 Catálogos para vendedores (Ficha técnica)
 Estructura de precios y condiciones de canal
 Lista de precios y condiciones financieras
 Orden firmada de publicación en la revista de COPIDROGAS
 Personal de impulso en farmacia
 Resumen de campaña publicitaria
 Resumen de estrategia de ventas y mercadeo
 Sitios donde se encuentra codificado el producto
 Tiempos de entrega
 Pauta en revista de COPIDROGAS.

3.2.2. ¿Cuál es el formato para la codificación de productos?


Solicitud de codificación de productos nuevos
3.2.3. ¿Cuáles son los requisitos comerciales para la codificación de nuevos productos?
Los pedidos de productos nuevos serán pactados bajo la condición de pago según rotación, con
devolución y con un mínimo de sesenta (60) días para su pago (en consignación), el proveedor se
compromete a recibir la devolución de los productos codificados de comprobada la baja rotación y a
otorgar un 10% de descuento en la primera compra.

4. MANEJO DE PRODUCTOS Y ORDENES DE COMPRA

4.1. ¿Cómo son programados los proveedores para la generación de órdenes de compra?
Los proveedores están clasificados según la rotación de los productos, los de alta tienen solicitud de
pedido semanal, los de media y baja quincenal.
Cada proveedor tiene un día específico para pedido, favor consultar el detalle de esta programación
en el departamento de compras.

4.2. ¿Que trámites debe realizar un proveedor para enviar órdenes de compra por CEN?
Lo primero es el envío de un mensaje por parte del proveedor solicitando iniciar el proceso de envío
de pedidos por CEN, este correo lo deben enviar a compras-eticos@copidrogas.com.coocompras-
populares@copidrogas.com.cosegún corresponda, este correo debe ir con copia a nchacon-
ventas@COPIDROGAS.com.co, inv_compras@copidrogas.com.co y jcquintero@COPIDROGAS.com.co,
en este mismo mensaje nos deben indicar el buzón de localización del proveedor.

Como respuesta al correo se envía la información con los diferentes buzones de localización que maneja
COPIDROGAS y unas consideraciones especiales que se deben tener en cuenta para el envío de pedidos
por CEN, COPIDROGAS solicita a ASSENDA la creación de la relación comercial con el proveedor para
el envío de pedidos por CEN y por último se coordina con el proveedor a partir de qué fecha se inicia
el proceso.

4.3. ¿Por qué se pueden producir los bloqueos de productos en COPIDROGAS?


Por la dirección técnica de COPIDROGAS, por ubicación (asignación de espacio en las bodegas) y por
diferencias localizadas en las condiciones de venta de los productos.

4.3.1. ¿Qué debe hacer un proveedor cuando su producto es bloqueado por la dirección técnica de
COPIDROGAS?
Se debe comunicar con la dirección técnica para conocer el motivo por el cual se bloqueó el producto,
y en conjunto solucionarlo para ser desbloqueado o en su defecto realizar la devolución
correspondiente.

4.3.2. ¿Qué debe hacer un proveedor cuando su producto es bloqueado por ubicación?
El origen de esta situación se presenta principalmente por los productos nuevos, mientras se cumple
el proceso de asignación de ubicación una vez ingresa al CEDI.
El proveedor debe hacer conocer esta información al departamento de compras con el fin de realizar
las indagaciones necesarias del caso.

4.3.3. ¿Qué debe hacer un proveedor cuando su producto es bloqueado por condición de venta?
Se debe comunicar con el departamento de compras en primera instancia para conocer la situación y
las diferencias halladas, con el fin de mejorar o igualar las condiciones de COPIDROGAS frente al
mercado.
4.3.4. ¿Cuál es el formato de activación de productos?
“Formato Activación de Productos”
5. TRANFERENCIAS

5.1. ¿Cómo se realiza la digitación de transferencias?


El SIP (Sistema Integral de Pedidos) le permite digitar todas las trasferencias a nivel nacional tomadas
en cada droguería afiliada a COPIDROGAS las 24 horas del día, los 7 días de la semana, únicamente
ingresando a la página web www.copidrogas.com.co, aplicativo SIP, utilizando el usuario y contraseña
que se asignará a cada trasferencista elegido por los coordinadores o representantes de los
laboratorios.

5.2. ¿Se pueden solicitar varios usuarios para ingresar al SIP?


El proveedor puede solicitar sus usuarios y las respectivas claves previa presentación de una carta de
autorización firmada por el representante legal o gerente general del laboratorio, la Cooperativa les
asigna las claves de acceso al SIP, con las cuales además podrá mantener control de los pedidos. En
caso que el laboratorio realice cambios en su personal y estos no entreguen las claves de la cuenta, es
necesario informar a COPIDROGAS para realizar el respectivo bloqueo y generación de unas nuevas
claves para los nuevos funcionarios.

5.3. ¿Las trasferencias digitadas deben contar con algún tipo de soporte?
Las transferencias digitadas deben estar debidamente soportadas a través de un documento físico y
en el caso de ser telefónicos la grabación de la conversación, para corroborar su veracidad ante el
asociado y para garantizar que ante el asociado se cuente con los argumentos necesarios para
comprobar que efectivamente realizó el pedido en el caso fortuito de una reclamación o rechazo, debido
a que en COPIDROGAS se considera una obligación para el asociado recibir y aceptar este pedido por
considerarlo una venta en firme, siempre y cuando exista la forma de comprobar que lo hizo.

5.4. ¿En qué consiste latransferencia de archivos en línea “FTP”’?


Es una herramienta que brinda la opción de transferir los archivos generados por dispositivos portátiles
para la captura de datos tipo Palm, Symbol MC50, Pocket PC, aplicativos sobre teléfonos celulares u
otros similares directamente a un servidor de COPIDROGAS, garantizando un procesamiento más
dinámico de la información, esta herramienta sincronizada con otras aplicaciones desarrolladas por
COPIDROGAS darán como resultado mayor precisión en los procesos y un menor tiempo de respuesta
entre la toma de la transferencia y su facturación.
Si está interesado, para mayor información puede comunicarse con el departamento de soporte
tecnológico comercial en la línea 4375150 extensiones 1199 y 1206.

5.5. ¿Cómo son los cortes de los viajes para efectos de toma de transferencias?

5.5.1. Programación de toma de pedidos Sede Principal


5.5.2. Programación de toma de pedidos Sede Pereira

5.5.3. Programación de toma de pedidos Sede Medellín

5.5.4. Programación de toma de pedidos Sede Cali


5.5.5. Programación de toma de pedidos Sede Barranquilla

5.5.6. Programación de toma de pedidos Sede Bucaramanga

6. RECIBO DE MERCANCIA Y DEVOLUCIONES

6.1.1. ¿Cómo se tramitan las asignaciones de citas para el recibo de mercancía?

Cada bodega cuenta con un coordinador de recibo de mercancías, con el cual debe comunicarse
telefónicamente cada vez que vaya a existir una entrega, de acuerdo al orden y a la cantidad se le
asigna la fecha (por lo regular la cita es asignada de un día para otro en condiciones normales); también
hay un director, que tiene asignado un correo electrónico al cual pueden remitirse en caso de
presentarse inconformidades o la necesidad de manejo especifico de sus pedidos, los contactos son los
siguientes:

HORARIO DE HORARIO DE
ATENCIÍON PARA ATENCION PARA
BODEGA CORREO ELECTRÓNICO TELÉFONO ASIGNACIÓN DE ASIGNACION DE CITAS
SEDE CORREO ELECTRÓNICO DIRECTOR RECIBO DE MCIA RECIBO DE MCIA CITAS (Semanas) (Sábado)

BARRANQUILLA bodega_barranquilla@copidrogas.com.co bg_recibo@copidrogas.com.co 95-3664400 Ext. 3129 7:00 a.m. a 4:30 p.m. 7:30 a.m. a 12: 30 p.m.

BUCARAMANGA bodega_bucaramanga@copidrogas.com.co buc_recibo@copidrogas.com.co 97-6547010 Ext. 8120 8:00 a.m. a 5:30 p.m. 8:00 a.m. a 1:00 p.m.

CALI bodega-cali@copidrogas.com.co c_recibo@copidrogas.com.co 92-6918500 Ext. 6110 8:00 a.m. a 5:30 p.m. 8:00 a.m. a 1:00 p.m.

PRINCIPAL director-bodega@copidrogas.com.co cota_rmcia@copidrogas.com.co 91-4375150 Ext. 1259 7:30 a.m. a 5:00 p.m. 7:30 a.m. a 12: 30 p.m.

MEDELLIN bodega_medellin@copidrogas.com.co m_recibo@copidrogas.com.co 94-3198070 Ext. 4111 7:00 a.m. a 5:00 p.m. 7: 00 a.m. a 1:oo p.m.

PEPEIRA bodega_pereira@copidrogas.com.co pe_recibo@copidrogas.com.co 92-3275454 Ext. 2122 8:00 a.m. a 5:30 p.m. 8:00 a.m. a 1:00 p.m.

Las citas para la entrega de la mercancía, se deben solicitar con 24 horas de anterioridad e informar el
número exacto de cajas a entregar. Si el proveedor desea coordinar citas fijas de recibo, debe
coordinarlo con el director de cada bodega, en el caso de aquellos proveedores que tienen citas fijas
programadas todas las semanas, deben informar con 24 horas de anticipación el número de cajas que
contiene el pedido y la cantidad de personas necesarias para el descargue de la mercancía, así mismo
manifestar si no tiene entregas pendientes o no pueden cumplirla con suficiente anticipación con el fin
de reasignar el espacio a otro proveedor. Las citas fijas en día festivo se pierden, y se hará reposición
especial en la semana anterior.
Las citas no cumplidas por el proveedor podrán generar un cobro correspondiente al tiempo de receso
del personal de recibo. la asignación de citas para recibo de negocios especiales de volumen, quedará
supeditado a la capacidad de los muelles y almacenaje de las bodegas.

En los casos donde las entregas se realizan por medio de un operador logístico es importante que se
realice un seguimiento del servicio y la información recibida del operador al proveedor referente a citas
y entrega de pedidos, frente a lo realmente ejecutado en cada CEDI de COPIDROGAS, para que la
información este unificada entre proveedor, operador y CEDI.

6.1.2. ¿Cuáles son las condiciones de los vehículos y personal de entrega?


Los vehículos deben estar en los muelles de entrega en la fecha y hora que se fijó la cita, ya que de
no asistir puntualmente se re-asignará el recibo de acuerdo a la disponibilidad de la bodega para otro
momento o día, sólo se permitirá el ingreso a la hora asignada para evitar congestiones en las vías de
acceso, debe presentar la documentación correspondiente a la entrega como es la factura original con
2 copias legibles y tener claro el número de orden de compra de COPIDROGAS que genera estas
facturas.

Cada camión debe traer el personal de descargue suficiente para hacer ágil la labor; este personal debe
contar con la confianza del operador, tener conocimiento del tipo de carga que maneja y destreza
suficiente para agilizar el proceso. El personal involucrado en el proceso debe portar la cédula, carnet
de la EPS y de la ARP. Los encargados de entrega de los pedidos no pueden ingresar ningún tipo de
bolso o maletín a los muelles.

6.1.3. ¿Cuáles son las condiciones de entrega y facturación?


Los vehículos deben ser adecuados para el tipo de carga que se maneja y estar cargados de manera
razonable, de tal forma que la mercancía que se esté descargando primero corresponda a la factura
en proceso. Los vehículos que no tengan la carga debidamente organizada perderán su turno.

Los productos facturados deben ir en orden alfabético, para facilitar un cruce adecuado con los
documentos internos y minimizar los tiempos, al momento de entregar los pedidos, se recibirán
cantidades separadas y completas por referencia y por el total de la factura en la menor cantidad de
cajas posible, no se aceptarán separaciones de cajas por lotes o fechas de vencimiento.

Los productos que se entregan deberán presentar condiciones adecuadas para su almacenamiento,
picking y despacho a las droguerías, esto es: presentación en buen estado, información suficiente en
los empaques que responda a las descripciones de las órdenes de compra, códigos de barras,
sellamiento adecuado de las cajas y de las unidad individuales de venta, embalaje uniforme,
conservación de cadena de frío si se requiere, entre otros.

Los saldos de mercancías que no alcancen el embalaje de origen deben estar separados por referencia
y debidamente identificados, así mismo los obsequios (facturados con valor) y prepacks deben ir
marcados exteriormente con el nombre del proveedor y su contenido detallado.

6.2. ¿Por qué motivo se realiza la devolución de productos al proveedor?


 Vencimiento: devolución de asociados y bodegas por fechas de vencimiento.
 Averías
 Depuración: normalmente se realizan dos chequeos generales al año, los cuales arrojan
devoluciones por los siguientes conceptos:
a) Rotación nula: productos que poseen inventario en la actualidad, los cuales no reportan
ventas en las últimas 12 semanas y la entrada de mercancía se realizó hace 3 meses.
b) Rotación baja: para la Sede Principal, productos en los que se ha facturado menos de
$100,000 en las últimas 6 semanas y cuya rotación promedio mensual de las últimas 12 semanas
es menor de 24 unidades, codificado hace más de 90 días, con más de 45 días de disponibilidad
permanente.Para las Sedes Regionales, productos en los que se ha facturado menos de $30,000
en las últimas 6 semanas y cuya rotación promedio mensual de las últimas 12 semanas es menor
de 12 unidades, codificado hace más de 90 días, con más de 45 días de disponibilidad
permanente.
c) Excesos de inventario: productos con inventario mayor a 90 días/rotación, codificados hace
más de 90 días.
Petición de borrado: productos que por petición del proveedor han sido descontinuados, y que
poseen inventario para más de 30 días/rotación.
 Productos con pago según rotación : Productos codificados nuevos, los cuales tiene la
condición de pago según rotación y devolución del restante.

6.2.1. ¿Cómo se obtiene información de la generación de notas por devoluciones?


El proveedor debe dirigirse a compras en la Sede Principal donde le será entregado un reporte con las
devoluciones que tiene pendientes por recoger a nivel nacional, posteriormente debe acudir al área de
devoluciones de cada sede donde el funcionario del CEDI le proporcionara la información de las
devoluciones a su cargo, haciéndole la entrega con su respectiva nota de devolución.

6.2.2. ¿A qué precios se liquida las devoluciones?


Las devoluciones a proveedores se liquidan al precio de lista vigente quees suministrado por los
proveedores, en caso de presentarse alguna diferencia deben tramitar la solicitud de verificación con
el respectivo director de compras con los soportes necesarios (documentos de devolución) quienes
autorizan o rechazan la elaboración del ajuste.

6.2.3. ¿Existe algún cobro por almacenamiento de productos correspondientes a devoluciones?


Los productos correspondientes a devoluciones deben ser retirados por los proveedores cada mes,
pasados 30 días, COPIDROGAS cobra 3% por mes de almacenamiento.

6.2.4. ¿Cuál es el proceso con los productos de devoluciones falsificados, robados y adulterados?
En el caso donde el proveedor determine que alguno de los productos que le fueron devueltos por la
Cooperativa son falsificados, de contrabando, robados, adulterados, etc., debe informar a
COPIDROGAS mediante una carta,que será direccionada a la dirección técnica quien es el ente
responsable de realizar el trámite ante la junta de vigilancia y solicitar la realización de las notas tanto
debito como crédito a que haya lugar, de manera inmediata la Cooperativa realiza la trazabilidad del
producto recibido en la devolución de alguna de las droguerías afiliadas a nivel nacional.

6.2.5. ¿Cuál es el proceso de los reclamos por registros sanitarios vencidos?


Si el reclamo es recibido por la dirección técnica esta procede a verificar físicamente que el producto
que hay en existencia en el CEDI tenga el mismo número de registro sanitario del cual se realizó el
reclamo, luego se procede a verificar con la página del INVIMA la fecha de vencimiento del registro, si
este se encuentra vencido se comunica con el proveedor para solicitar el nuevo registro o copia de que
está en trámite la renovación del mismo, si se encuentra dentro del tiempo que da la ley para que sea
renovado. Si el proveedor no hace llegar la documentación correspondiente la dirección técnica solicita
el bloqueo del producto y la correspondiente devolución.

7. ESTADOS DE CUENTA, PAGOS Y CARTERA

7.1. ¿Cómo obtengo información de los estados de cuenta?


La auxiliar del departamento de contabilidad está atendiendo y enviando estados de cuenta a los
proveedores, si es necesario obtener una copia debe solicitarse por correo electrónico o por carta física.

7.2. ¿Cómo obtengo información de saldos en cartera?


Con cada pago se entrega un documento denominado “aviso de pago”, el cual contiene la información
detallada del pago y el adjunto de todos los soportes correspondientes.

7.3. ¿Cómo obtengo información de los descuentos en los pagos?


En el aviso de pago se relaciona el valor del descuento por cada factura.

7.4. ¿Cómo se tiene acceso a la información de elaboración de notas por traslados de mercancía y
revalorización de inventario?
Se entregan junto con el aviso de pago, sin embargo también pueden solicitarse al área de soporte
tecnológico entregando los documentos correspondientes.

7.5. ¿Cuáles son los días de pago de la Cooperativa?


Martes y viernes de 2:30 a 4:30 p.m., la entrega de soportes se realiza en la ventanilla de la portería.

7.6. ¿Cómo puedo solicitar el pago de facturas por transferencia electrónica?


Los proveedores que estén interesados en que los pagos se realicen a través de este medio deben
entregar al Departamento de Tesorería una Certificación Bancaria.

El Director del Departamento de Tesorería, mantendrá una base de datos de los proveedores a los
cuales se les paga a través de transferencia con la siguiente información: código de banco, número de
cuenta, nombre del titular, clase de cuenta y banco pagador.

7.7. ¿Qué debe hacer para negociar el pago anticipado de facturas?


Inicialmente los proveedores interesados en negociar anticipadamente el pago de facturas deberán
acercarse a la Directora de Tesorería para presentar una propuesta de negociación en la cual se indique
el porcentaje de descuento que otorgará por pronto pago, las facturas a las que aplica y la fecha de
pago.

Para realizar la negociación se tiene en cuenta la tasa mínima para pago anticipado, los plazos, el
monto de la factura, las tasas anteriormente pactadas y el flujo de caja de la Cooperativa, una vez se
llegue a un acuerdo con la Directora, esta propuesta deberá pasarse por escrito y debe venir firmada
por el funcionario autorizado por el laboratorio.

El pago se hará a más tardar a los dos días siguientes al recibo de la propuesta escrita y se genera una
nota débito para el descuento.

8. INFORMACIÓN PARA PROVEEDORES

8.1. ¿Con que información cuentan los proveedores en COPIDROGAS?


COPIDROGAS posee un sistema de información robusto que permite a los proveedores la toma de
decisiones de manera más precisa y profesional, así como la comunicación permanente de actividades
y novedades, entre las ayudas que se tienen estandarizadas para la industria están:

• Información diaria de inventarios y precios de venta vía internet.

• Información diaria de operación de transferencias vía internet.

• Información diaria de droguerías asociadas vía internet.

• Información semanal de rotaciones vía correo electrónico.

• Información mensual de ventas por departamento vía correo electrónico.

• Información mensual de distribución de productos vía correo electrónico.

• Información permanente de actividades a implementar y actualización del calendario


promocional vía correo electrónico.

• Entrega de información de ventas reales a Interdata (IMS).

• Investigación permanente de precios y condiciones a nivel nacional.

• Investigación específica para medición de los programas y proyectos.

8.2. ¿Cómo puedo conocer las ventas de mis productos por droguería?
Algunos planes comerciales tiene como beneficio el informe detallado de las ventas por producto
inscrito en valores por droguería, durante el periodo de la actividad.

8.3. ¿Cómo se tiene acceso al Informe de transferencias mes a mes por regional?
Se envía un reporte mensual de transferencias efectivas correspondientes a los dos meses anteriores
a los proveedores que se encuentran dentro del convenio año.

8.4. ¿Cómo un proveedor tiene acceso al SIP de proveedores?


El proveedor interesado en ingresar al SIP Proveedores debe firmar convenio comercial con
COPIDROGAS para lo cual debe dirigirse directamente a la dirección de ventas en la sede principal.
Una vez firmado el convenio debe dirigirse al área de Ventas para solicitar la capacitación del
aplicativo, asignación de claves, usuarios y firmar un documento de manejo del SIP Proveedores.

8.5. ¿Qué información se puede consultar por el SIP proveedores?


En este aplicativo el proveedor podrá acceder a la información de productos codificados en
COPIDROGAS por cada una de las regionales con sus respectivos inventarios y precios, igualmente
puede crear y eliminar usuarios (transferencistas), digitar las transferencias (pedidos) realizadas a los
asociados a COPIDROGAS y descargar información de las transferencias facturadas.

9. PROGRAMA DE PRODUCTIVIDAD

9.1. ¿Qué es el programa de productividad?


Con el ánimo de otorgarles una herramienta más de análisis y mejoramiento en los procesos
comerciales y logísticos, COPIDROGAS invita a sus proveedores a establecer en forma conjunta
estrategias que permitan agilizar y optimizar las operaciones, de forma tal que se logre una mejor y
oportuna respuesta a los asociados y consumidores finales. Para tal efecto se han establecido
indicadores, cuyo cumplimiento por parte de los proveedores facilitará que la gestión se desarrolle de
una forma ágil y efectiva.

COPIDROGAS tiene como objetivo prioritario el avance en todos los puntos relacionados en los
parámetros de evaluación.

9.2. ¿Cuáles son los parámetros de interés del programa de productividad?


Logística, gestión de clientes, apoyosy competitividad.

9.2.1. ¿Cuáles son los parámetros logísticos esperados?


 Entregas a tiempo: máximo tres días hábiles en todas las regionales
 Entregas completas en valores: máximo el 3% de faltantes en valores
 Entregas completas en unidades: máximo el 5% de faltantes en unidades
 Manejo devolución: devolución por vencimiento inferior al 1%, recolección de mercancías al mes
siguiente del vencimiento o según requerimiento por baja rotación, valoradas a precio de compra
actual o cambio mano a mano
 Frecuencia de pedido: semanal y quincenal
 Información oportuna sobre productos
 Exactitud en la documentación requerida para los trámites internos de la Cooperativa
 Manejo adecuado de días de inventario: no incurrir ni en excesos ni en faltantes

9.2.2. ¿Cuáles son los parámetros de gestión de clientes esperados?


 Calidad de representante: conocimiento del negocio, compromiso, empoderamiento, seriedad,
claridad y ética
 Información oportuna sobre las novedades de producto y/o mercado y de la empresa que
representan
 Gestión oportuna de los requerimientos de la Cooperativa
 Interés en el desarrollo de la cuenta

9.2.3. ¿Cuáles son los apoyos esperados?


 Participación en eventos: participación en ferias, convenciones, eventos en farmacias, etc.
 Participación en publicaciones: participación en pautas publicitarias en los medios de
COPIDROGAS.
 Actividades especiales: inversión mínima del 5% de las ventas
 Transferencias: equivalente como mínimo al 20% de las ventas
 Gerencia de demanda: a través de vista médica y/o campañas masivas al consumidor.

9.2.4. ¿Cuáles son los parámetros de gestión de competitividad esperados?


 Rentabilidad comercial: rentabilidad en distribución del 8% en COPIDROGAS y rentabilidad
minorista: más de 20% bruto manteniendo competitividad en el mercado
 Rentabilidad financiera:descuentos financieros mínimo el 5% y plazos: mínimo 45 días
 Diferenciación de canales: precios efectivos diferenciales mínimo del 8% por debajo con
respecto a las cadenas de droguerías y supermercado para garantizar la competitividad de las
droguerías afiliadas.
 Niveles de ofertación: descuentos bonificados mínimo del 10% en el 30% del catálogo, ofertas
a consumidores mínimo en igualdad de condiciones con el mercado.
 Negociación por cumplimiento: Facturación en las regionales superior al 60% da la facturación
total.
 Concepción nacional del negocio

10. PLANES COMERCIALES

10.1. ¿Con que herramientas de promoción cuenta los proveedores para sus productos en
COPIDROGAS?
COPIDROGAS cuenta con un amplio número de posibilidades en la implementación de actividades y
planes comerciales para el cumplimiento de varios objetivos como los son: Incremento de la rotación
del portafolio total, difusión de nuevos productos de nuestros proveedores, la fijación de objetivos por
asociado, estimular a las droguerías a que compren mayores cantidades de un producto, rentabilizar
los negocios de los droguistas, mayor penetración de las marcas en los negocios de los asociados y
actividad dirigidas a consumidor final, entre otros.

Adicional ofrece la oportunidad a sus proveedores de establecer en forma conjunta objetivos específicos
por punto de venta y planes a la medida de cada proveedor.

10.2. ¿Dónde puedo acceder a la información de los planes y actividades de COPIDROGAS?


En la página web de la Cooperativa está dispuesto un documento con la explicación y detalle de cada
plan y actividad denominado “PLAN DE ACTIVIDADES 2013”.

10.3. ¿Cómo se montan las ofertas en especie?

10.3.1. Prepacks
Son amares físicos que el proveedor dispone, se presentan al Departamento de Compras el cual estudia
la viabilidad, si es aprobado se codifican como un producto regular y se le asigna un código, el asociado
puede consultar el contenido en el SIP o con los vendedores, la disponibilidad del prepack depende
de la entrega por parte del proveedor en los diferentes CEDI.

10.3.2. kits Virtuales


Son conformados por productos que ya están codificados en la Cooperativa y poseen inventario, se
puede componer hasta de 8 productos regulares y uno o varios obsequios, su única condición que el
obsequio valga el 10% del contenido, la propuesta es realizada por el proveedor diligenciando el
formato“creación de kit virtuales y bonificación en especie” y es autorizada por el Director de
Compras y Ventas, una vez aprobado se incluye al siguiente día.

10.3.2.1. ¿Cuál es el formato para solicitud kits Virtuales?


Creación de kit virtuales y bonificación en especie
10.3.3. Obsequios
Consisten en otorgar un obsequio por la compra de un producto, estarán disponibles las siguientes
opciones para esta modalidad:

Cantidad Comprada Cantidad Obsequiada Total Recibido Descuento Equivalente


1 4 5 80%
1 3 4 75%
1 2 3 67%
2 3 5 60%
1 1 2 50%
3 2 5 40%
2 1 3 33%
3 1 4 25%
La propuesta es realizada por el proveedor diligenciando el formato “creación de kit virtuales y
bonificación en especie” y es autorizada por el director de compras y ventas, una vez aprobado se
incluye al siguiente día.

10.3.3.1. ¿Cuál es el formato para solicitud obsequios?


Creación de kit virtuales y bonificación en especie
10.3.4. ¿Qué productos se reciben a costo 0?
Los productos por los que la cooperativa no realiza ningún pago deben estar soportados por factura
costo 0, estos corresponden en su mayoría a obsequios.

10.4. ¿Cómo se realiza el pago de bonificaciones al grupo de ventas por cumplimiento en los planes
comerciales que permiten otorgar este incentivo?
Del total de la inversión efectuada en los planes que permitan esta opción, el proveedor podrá otorgar
un porcentaje máximo para la fuerza de ventas del 20% del total de la bonificación y deberá ser
cancelado directamente por el proveedor a las compañías de manejo de bonos que tiene convenio con
COPIDROGAS (Sodexo y Big Pass), para el posterior reparto a la fuerza de ventas. Este pago deberá
realizarse máximo 15 días después de entregada la liquidación al proveedor. El soporte de pago debe
ser enviado a la dirección de ventas en la Sede Principal.
10.5. ¿Cómo puedo incluir mis productos en el programa de alto costo?
Los productos incluidos en este programa son seleccionados por COPIDROGAS y el descuento del 3%
por nota crédito es otorgado por la Cooperativa, teniendo en cuenta variables como costo
(Principalmente mayor a $30,000), tipo de terapia, entre otros, con el fin de impulsar la rotación de
este portafolio; el proveedor no cuenta con la opción de incluir los productos de su interés.

10.6. ¿Las transferencias ingresadas durante la vigencia de la actividad o plan comercial son incluidas
en la liquidación de bonificaciones?
La base de liquidación de los planes corresponde a los valores realmente facturados en el periodo del
plan, independiente que esto se haya digitado a través del vendedor, por el SIP o por transferencia la
cual está sujeta a la digitación por parte de los proveedores, a un procesamiento interno adicional y al
cumplimiento de un mínimo de pedido para ser facturados o despachados. Los pedidos realizados están
inicialmente en el estado de “pedido”, su facturación está sujeta a diversos aspectos como la
disponibilidad de la mercancía, los cupos de crédito, las horas de corte, la carga de trabajo de la
bodega, etc.

10.7. ¿Existen las salas VIP para asociados en el las ferias comerciales?
Se adecuan espacios de acuerdo la disponibilidad de los lugares donde se realizan las ferias comerciales
con el fin que el asociado que desee pueda disponer de un espacio para atender los proveedores, el
asociado es quien selecciona que proveedores atenderá y en qué orden.
El fin de estos lugares es no generar incomodidad en los pasillos de los eventos, ya que por su tamaño
algunos asociados son perseguidos por los laboratorios generando concentraciones y filas de
transferencistas que no permiten la circulación normal.

10.8. ¿Puedo participar en la feria comercial con un portafolio de productos de mi compañía?


Para participar de estas actividades es necesario que el proveedor incluya todo su portafolio de
productos y otorgue sobre este un mínimo del 8% en descuento adicional.

10.9. ¿Qué son planes a la medida?


Son actividades que ofrecen al proveedor la oportunidad de establecer de forma conjunta objetivos
específicos por asociado y/o punto de venta y premiar a aquellos asociados que cumplan con las metas
establecidas a través de los diferentes mecanismos utilizados para el desarrollo del plan a la medida,
tales como rifas, concursos, descuentos, premios y otros que tienen como finalidad estimular aún más
el crecimiento de las droguerías afiliadas a COPIDROGAS.
En razón a que estos planes poseen una complejidad alta por el manejo de información y logística, así
como liquidación del mismo, se realiza cuando la inversión es amplia y va acompañada de difusión por
diferentes medios, material promocional y beneficios que sean atractivos para el asociado.
El departamento de ventas proporciona la información del costo de participación cuyo valor cubrirá la
operación logística y administrativa durante la vigencia del plan.
La inversión mínima estaría definida dependiendo del portafolio del proveedor interesado, la rotación
de sus productos, el valor de los mismos, la duración del plan, entre otros.

10.10. ¿Cómo se realiza el reintegro de los descuentos otorgados por las droguerías por planes de
beneficios y como son cobrados al proveedor?
Estos descuentos son es efectivos en la droguería que se hace la venta, reintegrado al punto mediante
nota que le realiza COPIDROGAS una vez se confirme el cumplimiento de los requisitos administrativos
que se tengan previstos y es cobrado al proveedor mensualmente inicialmente por nota con posibilidad
de reintegro posterior por mercancía.

10.11. ¿Cómo puedo ingresar al plan de beneficios a pacientes?


Los proveedores interesados pueden contactarse con la dirección de mercadeo en la sede principal al
tel. 43751510 ext.1136 o al mail mercadeo@copidrogas.com.co
11. CHEQUEOS DE PRECIOS

11.1. Objetivo de los comparativos de precios:cumplir la misión empresarial, como es la de proteger y


propender por el desarrollo empresarial y la dignificación del droguista detallista, para lo cual debe
efectuar la distribución de bienes en las mejores condiciones de precio, calidad y surtido.

11.2. Fuentes de Información: COPIDROGAS cuenta con diferentes mecanismos para conocer los
precios y condiciones de los competidores, como lo son: nuestros asociados, empleados de la
Cooperativa y de los establecimientos, páginas web, publicaciones de distribuidores y cadenas de
droguerías entre otros.

11.3. Método para comparación de precios:


-Se revisan los cambios recientes de precios que hayan experimentado los productos y que puedan
reflejar diferencias de precios temporales por efectos de saldos en el mercado de ofertas, productos
de precio viejo o liquidaciones de inventarios con fechas de vencimiento cortas, los cuales se consideran
normales hasta determinado nivel y tiempo.
-Se liquidan los precios de la opción alterna descontados a la tasa de mercado para colocarlos en
condición de contado y se comparan con el precio de venta de COPIDROGAS también de contado, con
el fin de colocar los precios en igualdad de condiciones y hacer análisis ciertos.
-Se analizan las condiciones excepcionales que otorga COPIDROGAS mediante descuentos adicionales,
bonificaciones, planes comerciales y actividades para los asociados, y se comparan con las condiciones
promocionales trasladadas a los precios por parte del competidor como días especiales con descuentos
concentrados, químicas de precios, descuentos por categorías, etc.

11.4. Proceso realizado con los productos encontrados con precios inferiores a los otorgados en
condición de contado por la Cooperativa:

11.4.1. Se envía o entrega al proveedor una comunicación informándole que productos están siendo
vendidos por (cadena o distribuidor), a precios inferiores a los ofrecidos por COPIDROGAS.
11.4.2. Se especifican los soportes anexos a la comunicación, los cuales son: Factura, chequeo y en
algunos casos muestra física.
11.4.3. Se solicitaal proveedor realizar la investigación correspondiente e informar por escrito antes
de 5 días:
-Si la cadena o distribuidor es cliente del proveedor, de ser así, porqué canal es atendido y a qué
obedece la diferencia existente entre los precios de venta de este comercializador frente al precio
mínimo que puede ofrecer COPIDROGAS a sus asociados.
-Si no es cliente, determinar si el producto fue vendido a un canal comercial regular y si es de venta
legal en Colombia, de ser así, a qué obedece la diferencia existente entre los precios de venta de este
comercializador frente al precio mínimo que puede ofrecer COPIDROGAS a sus asociados.
- De llegar a determinarse que el producto no corresponde a un canal legal en Colombia, informar las
conclusiones de la investigación y que acciones serán tomadas por parte del proveedor frente a esta
situación.
Si el producto fue entregado al proveedor y la respuesta por parte de la compañía no es suministrada
antes de 5 días, se genera una nota débito por el costo de la compra de la mercancía y COPIDROGAS
realizara las acciones que considere pertinentes para manejar estas diferencias.

12. CIRCULARES Y COMUNICADOS DIRIGIDAS A PROVEEDORES

12.1. Planes comerciales

Las siguientes son las circulares dispuestas para la inscripción a planes y actividades comerciales
vigentes durante el 2013 (la numeración corresponde a la dispuesta en el documento PLAN DE
ACTIVIDADES 2013):
1.2.1 Teleferias Corrientes.
1.2.2 Teleferias Especiales Nacionales.
1.2.3 Teleferias de Aniversario Regional.
1.2.4 Teleferia Fiesta Regional.
2.1 Plan Alianza
2.2 El Reto
2.3 La Polla Copidrogas.
2.4 Venda Más y Viaje al Mundial Brasil 2014
2.5 Gana Más
2.6 Compre Ya
2.7 El Producto del Día.
3.2 Rueda de Negocios Generales.
3.4 Eventos en Droguerías.
4.1 Temporada de Ofertas al Consumidor
4.4.1 Plan CAP.

CIRCULAR 4.4.1

PARA: TODOS LOS PROVEEDORES


DE: GERENCIA COMERCIAL
ASUNTO: PROGRAMA DE MANEJO DE DESCUENTOS POR ADHERENCIA

Con el ánimo de facilitar el manejo de los beneficios a los pacientes que poseen adherencia a sus tratamientos en productos de terapia
crónica, y que son compradores habituales en las droguerías afiliadas a COPIDROGAS, se ha creado un aplicativo por internet que lleva
el registro de las operaciones de compra que realizan los pacientes en las droguerías incluidas en el programa afiliadas a nivel nacional
en tiempo real y asigna un beneficio de descuento en valores que facilita el acceso al tratamiento prescrito por el cuerpo médico.

El objetivo del programa es que elproveedor asigne el descuento deseado en valores que le otorgara al paciente, el cual puede ser
aplicado en dos modalidades:

1- Aumentando el valor del descuento al comprador frecuente en la medida que mantiene la compra de los productos vinculados al plan,
esta modalidad es denominada descuento progresivo.
Ejemplo: En la primera compra $10,000, en la segunda compra $20,000 y de la tercera compra en adelante $30,000 (El último valor de
descuento se mantiene en las siguientes compras siempre y cuando el paciente mantenga una continuidad en la compra del
medicamento)

2- Otorgando un valor en la compra de la siguiente caja (de igual o diferente presentación) por cada número determinadode producto
comprado, esta modalidad es denominada descuento por escala.
Ejemplos: Por la compra de la caja de 28 tabletas 100% de descuento en la segunda caja; por la compra de la caja de 28 tabletas el
100% de descuento en una caja de 12 tabletas, por la compra de la caja de 28 tabletas 50% de descuento en la segunda caja; por la
compra de 2 cajas de 28 tabletas 100% de descuento en la tercera caja, etc..
Para el paciente el valor del descuento equivale al precio de venta en la droguería (el aplicativo permite que la droguería ingrese el valor
de venta al público), al proveedor se le cobraráal precio de venta a COPIDROGAS del producto con beneficio con las mismas condiciones
del producto regular.

En todos los casos los descuentos son dados como un valor fijo en pesos asignado por el proveedor, este descuento es efectivo en la
droguería que se hace la venta, reintegrado al punto mediante nota que le realiza COPIDROGAS una vez se confirme el cumplimiento
de los requisitos administrativos que se tengan previstos y cobrado al proveedor inicialmente por nota con posibilidad de reintegro
posterior por mercancía.

Al portal tendrán accesolos laboratorios vinculados, los médicos prescriptores, los pacientes y los puntos de venta que estén interesados
en otorgar estos beneficios.

Entre las ventajas para los proveedores al participar en este plan se tiene:

-Aumento de rotación de productos incluidos en los programas.


-Garantía de la entrega del beneficio al paciente.
-Información en línea hacia las droguerías de los productos con beneficios y planes del proveedor.
-Información para los proveedores de ventas en tiempo real e histórico con la siguiente información: fecha de compra realizada, código
de la droguería donde se realizó la compra, nombre del paciente que realizó la compra, producto que compró, descuento otorgado, nivel
de la escala del paciente.
-Envió al e-mail autorizado del proveedor de la información de cada compra que realice un paciente de los productos incluidos en el plan.
-Base de datos de los pacientescompradores con los siguientes datos: nombres, apellidos, número de identificación, dirección, teléfono,
género y otros opcionales como e-mal, fecha de nacimiento y celular.
-Validación del consentimiento por parte del paciente del registro en la base de datos del laboratorio y del aplicativo vía e -mail, con
posibilidad de solicitud de inactivación del registro por parte del paciente.
-Seguimiento a la gestión de los médicos y cruce con la gestión realizada por los visitadores médicos.
-Rápido reintegro de los descuentos a las droguerías participantes.
-Control de la cantidad máxima de cajas a la que puede acceder un paciente de acuerdo a su tratamiento en un lapso de tiempo
determinado por el proveedor.
-Control de la adherencia al tratamiento por parte del paciente, ya que si se encuentra en un nivel de descuento diferente al primero, y
no adquiera el producto que consume en el lapso de tiempo establecido por el proveedor, se regresa al primer nivel de descuento.
-Posibilidad de otorgar los beneficios a un grupo de pacientes específicos suministrados por el laboratorio.
-El aplicativo permite ingresar información masiva de pacientes y médicos que puede ser suministrada por el proveedor,permitiendo
agilidad en la atención al cliente en el punto de venta, esta información es confidencial y sólo podrá ser consultada por cada proveedor.

COPIDROGAS cuidará que el plan de beneficios que se maneje esté en condiciones similares a los demás participantes del mercado.Así
mismo el proveedor que ingrese al programa de descuentos por adherencia deberá garantizar la confidencialidad de la información
suministrada por los pacientes, el proveedor no se encuentra autorizado para retransmitirla ni explotarla comercialmente, por
consiguiente deberá informar a cada uno de sus empleados o contratistas que tengan acceso a información la naturaleza reservada de
la misma.

Los proveedores interesados pueden contactarse con la dirección de mercadeo en la sede principal al tel. 43751510 ext.1136 o al mail
mercadeo@copidrogas.com.co

Cordialmente,

MAURICIO QUINTERO GUARIN


Gerente Comercial
ANEXO - INSCRIPCION -PROGRAMA DE MANEJO DE DESCUENTOS POR ADHERENCIA

Proveedor NIT

Nombre Firma Autorizada

Modalidad: Descuento Progresivo Descuento por Escala

Liste los productos con beneficio y describa el beneficio a otorgar:

Producto Beneficio
12.2. Administrativas

Las siguientes son las circulares enviadas durante el 2010, 2011 y 2012 correspondientes a trámites
administrativos y lineamientos de la Cooperativa:

12.2.1. Devoluciones pendientes por recoger (comunicación se enviada regularmente cada 15 días
con el informe de devoluciones pendiente por recoger).

Señores
PROVEEDORES
Ciudad

En las diferentes sedes de COPIDROGAS a nivel nacional se encuentran devoluciones pendientes por
recoger, con el archivo anexo se está enviado un reporte donde especifica:
- Centro: Sede donde se encuentran las devoluciones por recoger:
8100- Cota
2100- Pereira
3100- Barranquilla
4100- Medellín
6100- Cali
9100- Bucaramanga
- Doc. Mat: Consecutivo interno para describir el material productos
- Motivo: Razón por la cual fue necesario devolver los productos:
01- Baja rotación (Productos con rotación mínima y para mantener un adecuado inventario es necesario
devolverlos)
02- Vencimiento (productos con fecha de expiración)
03- Control y vigilancia: (Son productos que el ente de control decomiso por diferentes razones y el
asociado entrega el acta de recolección para que se le reintegre el costo del mismo, razón por la que se
elabora la nota al proveedor)
04- Mal Estado (productos que por alguna razón han sufrido averías)
005-Emp. Defectuoso: (Productos deteriorados en su empaque)
006-Control de calidad: (Productos con problemas de uso, mal funcionamiento, efectos adversos, sabores
u olores no consistentes)
- Fecha Doc.: Fecha de elaboración del documento de devolución
- Días: Tiempo que lleva la devolución en las bodegas de la Cooperativa.
- Mes Dev: Mes en que expiran los productos en el caso de los vencimientos.
- Núm. Ped: Número del pedido
- Valor: Valor del producto
Esperamos que con este reporte se tomen las medidas para la recolección de estos productos en todas
nuestras sedes, de no ser así se realizará el envío a sus instalaciones y el cobro de los gastos
correspondientes por este flete y almacenaje desde el momento de elaboración de la nota a una tasa del
3% mensual.
De igual manera se informa que a partir de septiembre de 2010, la Cooperativa viene realizando un cobro
por almacenaje de devoluciones del 3% mensual, si estas llevan en nuestras instalaciones más de 30 días
sin ser recogidas. Estaremos igualmente enviando regularmente el reporte de las notas realizadas para que
se agilice la gestión de esta operación.
Cordialmente,

MAURICIO QUINTERO GUARIN


Gerente Comercial
12.2.2. Circular depuración de Inventario (circular que se envía una o dos veces al año).

CIRCULAR

PARA: TODOS LOS PROVEEDORES


DE: GERENCIA COMERCIAL
ASUNTO: DEPURACION DE INVENTARIO

Entre los beneficios de la Cooperativa, se encuentra el brindar a sus proveedores herramientas que le permitan un adecuado manejo de
su portafolio de productos, con el fin que cada uno logre localizar oportunidades de desarrollo, así mismo realizar las acciones
comerciales necesarias para que la rotación del inventario sea adecuada.

COPIDROGAS realiza permanentemente revisión de la calidad de su inventario, la cual en esta oportunidad se hizo con corte a 23 de
marzo, del análisis se encontraron en cada una de nuestras bodegas algunos productos con los siguientes estados:

1. Productos de rotación nula (RN): Productos que poseen inventario en la actualidad, los cuales no reportan ventas en las últimas 12
semanas y la entrada de mercancía se realizó hace más de 3 meses.

2. Productos de baja rotación (BR)

-Cota: Productos en los que se han facturado menos de $100.000 en las últimas 6 semanas y cuya rotación promedio mensual de las
últimas 12 semanas es menos de 24 unidades, codificados hace más de 90 días, con más de 45 días de disponibilidad permanente.

-Regionales: Productos en los que se han facturado menos de $30.000 en las últimas 6 semanas y cuya rotación promedio mensual de
las últimas 12 semanas es menos de 12 unidades, codificados hace más de 90 días, con más de 45 días de disponibilidad permanente.

3. Productos con excesos de inventario (EI): Productos con inventario superior a 90 días/rotación, codificados hace más de 90 días.

4. Productos en petición de borrado (PB): Productos que por petición del proveedor han sido descontinuados, y que poseen inventario
para más de 30 días/rotación.

COPIDROGAS hará entrega a partir del 26 de marzo del informe de los productos que se encuentran en cada uno de los estados
descritos; al representante de ventas en la sede principal la información de todo el país, y a los representantes regionales los
correspondientes a cada una de las regionales, adicionalmente hará envío a los correos electrónicos registrados.

Se espera que con esta información, cada proveedor realice las gestiones que consideren pertinentes para agilizar la evacuación
prioritaria de estas mercancías mediante la realización de ventas por el sistema de transferencias grabadas en el SIP- PROVEEDORES
con la opción de participar en teleferias, diseño de kits virtuales o paquetes físicos para venta con estos artículos, bonificaciones en
precio, utilizar los obsequios disponibles o adicionar nuevos para motivar la venta, diseñar actividades que motiven la compra de las
droguerías, etc. Cada regional será responsable de sus inventarios particulares y la evacuación de los mismos.

Se informa que COPIDROGAS procederá a la elaboración de las notas de devolución correspondientes a los saldos que queden de los
inventarios en los estados de rotación nula, baja rotación y petición de borrado con corte al 30 de abril de 2012. Así mismo se realizará
devolución de los excesos que al corte descrito posean más de 60 días/rotación en el inventario.

Se recuerda que una vez realizadas las notas, el proveedor cuenta con un plazo de 30 días para la recolección de las mercancías, de
no ser así se procederá a realizar el cobro correspondiente a almacenaje desde el momento de elaboración de la nota a una tasa del
3% mensual.

Estamos seguros que cada proveedor tomará de manera diligente las medidas para evitar estas devoluciones, aprovechando que
COPIDROGAS le da la oportunidad de hacerlo con suficiente antelación, con el fin de evitar trastornos en la actividad comercial corriente
y diferencias en los estados de cuenta por este concepto.

Cordialmente,

MAURICIO QUINTERO GUARÍN


Gerente Comercial
12.2.3. Circular documento soporte para recibo de mercancía (enviada en el año 2012).

CIRCULAR

PARA: TODOS LOS PROVEEDORES

DE: GERENCIA COMERCIAL

ASUNTO: DOCUMENTO SOPORTE PARA RECIBO DE MERCANCIA

Con el ánimo de hacer claridad respecto a los documentos entregados por COPIDROGAS a los
proveedores para confirmar la realización de sus operaciones de compra y las condiciones particulares de
negociación, nos permitimos confirmar que estas se encuentran definidas de manera exclusiva en el
documento denominado ”orden de compra”.

En este documento quedan plasmadas e impresas todas la condiciones acordadas con el comprador, como
son: precios, plazos, descuentos, promociones, entre otros, y deben ser verificadas y firmadas por el
proveedor en señal de aceptación tanto de las condiciones generales y observaciones del pedido como de los
precios individuales de cada producto contenido en esta, el cual hace las veces de precio máximo aceptado
por COPIDROGAS en el caso que las mercancías sean despachadas por el proveedor.

Favor tener en cuenta que COPIDROGAS no se hace responsable por condiciones descritas en documentos
diferentes a la “orden de compra”, o que no estén debidamente firmados por alguno de los directores de
compra como señal de aceptación de las condiciones del negocio entre las partes.

Cualquier inconformidad con la forma o con el detalle del pedido debe ser aclarado a la entrega del
documento, absteniéndose de firmar el conforme, solicitando su cambio y emisión de un nuevo documento,
de persistir alguna diferencia, favor abstenerse a realizar la entrega de los productos con inconformidad;
después de recibida la mercancía en los centros de distribución no será posible ningún ajuste.

Esperamos tengan en cuenta esta información para evitar confusiones y posteriores reclamaciones.

Atentamente,

MAURICIO QUINTERO GUARIN


Gerente Comercial COPIDROGAS
12.2.4. Circular muestras médicas y producto en presentación institucional en droguerías (enviada en
el año 2012).

CIRCULAR

PARA: TODOS LOS PROVEEDORES


DE: GERENCIA COMERCIAL
ASUNTO: MUESTRAS MÉDICAS Y PRODUCTO EN PRESENTACIÓN INSTITUCIONAL EN
DROGUERIAS

Con el fin de evitar riesgos sobre las droguerías por incurrir en faltas y eventuales sanciones legales
ante una visita de los entes de salud pública, por la tenencia en los negocios de muestras médicas y
productos farmacéuticos en presentación institucional, nos permitimos recordar que la
prohibición de estas prácticas están contempladas en el decreto 677 de 1995 el cual expresa lo
siguiente:

Artículo 71. De los envases hospitalarios. El uso de los denominados envases hospitalarios sólo se permitirá
en clínicas, hospitales y centros asistenciales en donde los medicamentos se entreguen fuera de su envase
corriente para el público. Los medicamentos que se entreguen a los pacientes al momento de abandonar
dichos establecimientos, deben estar plenamente identificados, incluyendo fecha de vencimiento y otras
precauciones, según sea el caso.

Artículo 76. De las etiquetas, rótulos y empaques de las muestras médicas. Las etiquetas, rótulos y
empaques de las denominadas muestras médicas o muestras gratis, deben indicar dicha condición de
manera clara y visible, para lo cual se marcarán con la leyenda muestra médica-prohibida su venta. El
tamaño de la leyenda, será igual al utilizado para el nombre del medicamento.

Parágrafo: Las muestras médicas sólo podrán utilizarse para la promoción de los medicamentos
dentro del cuerpo médico u odontológico y, por lo tanto, se encuentra prohibida su
comercialización.

Artículo 77. De las prohibiciones. De conformidad con lo dispuesto en los artículos 386 y 450 del Decreto
Ley 1298 de 1994, con excepción de los laboratorios farmacéuticos fabricantes legalmente autorizados y de
los titulares del correspondiente registro sanitario, se prohíbe la tenencia de empaques o envases vacíos,
etiquetas y elementos destinados a la elaboración de medicamentos en los establecimientos farmacéuticos
de que trata este Decreto, de conformidad con las disposiciones vigentes sobre la materia.

Parágrafo 1º. Se prohíbe la tenencia o la venta de productos farmacéuticos que presenten en envase
tipo hospitalario, que sean distribuidos por entidades públicas de seguridad social, de muestras
médicas y de productos farmacéuticos con la fecha de vigencia, expiración o caducidad vencida o
sin registro sanitario, en las droguerías, depósitos de drogas, farmacias droguerías y
establecimientos similares.

También existen lineamientos en este sentido en el Manual de Condiciones Esenciales y


Procedimientos del servicio farmacéutico, emitido por el Ministerio de Protección Social en
cumplimiento a lo establecido en la resolución 1403 de 2007, así:

Literal g. Prohibición de recepción o tenencia de muestra médicas: Se prohíbe la recepción o tenencia de


muestra médicas en los servicios farmacéuticos de la Institución Prestadora de Servicios de Salud y en los
establecimientos farmacéuticos.

Se solicita tener en cuenta que el incumplimiento de esta normatividad pone en riesgo los
establecimientos, por lo tanto es importante que se abstengan de suministrar a las droguerías
productos en condición de muestras médicas o facilitar la venta de productos en presentación
institucional, lo cual también evita distorsiones en el mercado por la eventual comercialización de
estos artículos.

Cordialmente,

Mauricio Quintero
Gerente Comercial
COPIDROGAS
12.2.5. Circular obsequios de mercancía (enviada en el año 2012).

CIRCULAR

PARA: TODOS LOS PROVEEDORES


DE: GERENCIA COMERCIAL
ASUNTO: OBSEQUIOS DE MERCANCÍA

Dentro de las diferentes actividades que se encuentran disponibles en el plan de actividades, se


contempla el manejo de obsequios de mercancía, con la cual se mejoran las condiciones de venta
sobre las mercancías ya compradas con el fin de aumentar el inventario activo en los puntos,
incrementar la facturación y dar mayor competitividad e interés de los droguistas en los productos
participantes.

En particular esta actividad implica elevados procesos administrativos y logísticos que sumado a
los costos de sostenimiento de inventarios en los puntos de venta y la eventual diferencia de
condiciones que obtienen unos asociados que no están en capacidad de alcanzar las escalas de
compra con respecto a otros, lleva a establecer unos parámetros de participación, que permitan un
acceso generalizado a los ofrecimientos y cuyo beneficio para las droguerías justifique las labores
internas de su manejo.

De esta manera, estarán disponibles las siguientes opciones:

Cantidad Cantidad Total Descuento


Comprada Obsequiada Recibido Equivalente
1 4 5 80%
1 3 4 75%
1 2 3 67%
2 3 5 60%
1 1 2 50%
3 2 5 40%
2 1 3 33%
3 1 4 25%

Para las acciones puntuales en precio que impliquen descuentos equivalentes diferentes, están
disponibles otras opciones, que utilizadas individualmente o de manera combinada, buscan
sostener la competitivad con los precios del mercado; entre ellas se tienen los descuentos en
compras (que se trasladan en su totalidad a los precios de venta), la participación en teleferias
(nacionales y regionales), descuentos por transferencias, “Compre ya”, producto del día,
descuentos de frontera, etc.

También existe una amplia variedad de actividades como “La Polla Copidrogas”, “venda más y viaje
al mundial 2.014”, “Gane más”, “Plan alianza”, “El reto”, planes a la medida, ferias comerciales,
ruedas de negocios, eventos en droguerías, temporada de ofertas al consumidor, rifas y sorteos,
montaje de ofertas, prepacks, kits, entre otros.

Con las anteriores actividades, estamos seguros se mantendrá la oportunidad de crecimiento y


desarrollo de sus marcas dentro del grupo de asociados de la Cooperativa.

Cordialmente,

MAURICIO QUINTERO G
Gerente Comercial COPIDROGAS
12.2.6. Circular pautas para la entrega de pedidos en las bodegas de COPIDROGAS (enviada en el
año 2011).

PARA: TODOS LOS PROVEEDORES


DE: GERENCIA COMERCIAL
ASUNTO: PAUTAS PARA LA ENTREGA DE PEDIDOS EN LAS BODEGAS DE COPIDROGAS

Con el ánimo de facilitar el proceso de entrega de sus mercancías en las bodegas de COPIDROGAS a nivel nacional, la siguiente
información es importante para el mejoramiento de su actividad logística.

Información de las órdenes de compra

-Todo cambio en las características de los productos se deben informar previamente en el departamento de compras, para que se
efectúen los ajustes correspondientes en la base de datos.
-Al momento de recibir las órdenes de compra, cuidar que las cantidades de la orden correspondan a los múltiplos de las unidades del
embalaje del proveedor (en las que aplica). Los excesos enviados que no se ajusten a las cajas selladas serán rechazados en las
bodegas.

Solicitud de citas

-Cada bodega cuenta con un coordinador de recibo de mercancías, con el cual debe comunicarse telefónicamente cada vez que vaya a
existir una entrega; también hay un director, que tiene asignado un correo electrónico al cual pueden remitirse en caso de presentarse
inconformidades o la necesidad de manejo especifico de sus pedidos, los contactos son los siguientes:
CORREO ELECTRONICO RECIBO DE TELEFONO RECIBO HORARIO DE ATENCION HORARIO DE ATENCION
BODEGA SEDE CORREO ELECTRONICO DIRECTOR PARA ASIGNACION DE PARA ASIGANCION DE
MCIA DE MCIA CITAS(Semana) CITAS(Sabado)
BARRANQUILLA bodega_barranquilla@copidrogas.com.co bq_recibo@copidrogas.com.co 95-3664400 Ext. 3129 7:00 a.m. a 4:30 p.m. 7:30 a.m. a 12:30 p.m.
BUCARAMANGA bodega_bucaramanga@copidrogas.com.co buc_recibo@copidrogas.com.co 97-6547010 Ext. 8120 8:00 a.m. a 5:30 p.m. 8:00 a.m. a 1:00 p.m.
CALI bodega-cali@copidrogas.com.co c_recibo@copidrogas.com.co 92-6918500 ext. 6110 8:00 a.m. a 5:30 p.m. 8:00 a.m. a 1:00 p.m.
COTA director-bodega@copidrogas.com.co cota_rmcia@copidrogas.com.co 91-4375150 ext. 1259 7:30 a.m. a 5:00 p.m. 7:30 a.m. a 12:30 p.m.
MEDELLIN bodega_medellin@copidrogas.com.co m_recibo@copidrogas.com.co 94-3198070 ext 4111 7:00 a.m. a 5:00 p.m. 7:00 a.m. a 1:00 p.m.
PEREIRA bodega_pereira@copidrogas.com.co pe_recibo@copidrogas.com.co 92-3275454 ext. 2122 8:00 a.m. a 5:30 p.m. 8:00 a.m. a 1:00 p.m.

-En el caso de aquellos proveedores que tienen citas fijas programadas todas las semanas, deben informar con 24 horas de anticipación
el número de cajas que contiene el pedido, así mismo manifestar si no tiene entregas pendientes o no pueden cumplirla con suficiente
anticipación con el fin de reasignar el espacio a otro proveedor. Las citas fijas en día festivo se pierden, y se hará reposición especial en
la semana anterior.
-Las citas para la entrega de la mercancía, se deben solicitar con 24 horas de anterioridad e informar el número exacto de cajas a
entregar. Si el proveedor desea coordinar citas fijas de recibo, debe coordinarlo con el director de cada bodega
-Las citas no cumplidas por el proveedor podrán generar un cobro correspondiente al tiempo de receso del personal de recibo.
-La asignación de citas para recibo de negocios especiales de volumen, quedará supeditado a la capacidad de los muelles y almacenaje
de las bodegas.

Condiciones de los vehículos y personal de entrega

-Los vehículos deben estar en los muelles de entrega en la fecha y hora que se fijo la cita, ya que de no asistir puntualmente se re-
asignará el recibo de acuerdo a la disponibilidad de la bodega para otro momento o día.
-Se permitirá el ingreso de los vehículos sólo en el momento de las citas para evitar congestiones en las vías de acceso.
-Se debe presentar la documentación correspondiente a la entrega como es la factura original con 2 copias legibles y tener claro el
número de orden de compra de COPIDROGAS que genera estas facturas.
-Cada camión debe traer el personal de descargue suficiente para hacer ágil la labor; este personal debe contar con la confianza del
operador, tener conocimiento del tipo de carga que maneja y destreza suficiente para agilizar el proceso. El personal involucrado en el
proceso debe portar la cédula, carnet de la EPS y de la ARP. Los encargados de entrega de los pedidos no pueden ingresar ningún tipo
de bolso o maletín a los muelles.

Condiciones de entrega y facturación

-Los vehículos deben ser adecuados para el tipo de carga que se maneja y estar cargados de manera razonable, de tal forma que la
mercancía que se esté descargando primero corresponda a la factura en proceso. Los vehículos que no tengan la carga debidamente
organizada perderán su turno.
-Los productos facturados deben ir en orden alfabético, para facilitar un cruce adecuado con los documentos internos y minimizar los
tiempos.
-Al momento de entregar los pedidos, se recibirán cantidades separadas y completas por referencia y por el total de la factura en la
menor cantidad de cajas posible, no se aceptarán separaciones de cajas por lotes o fechas de vencimiento.
-Los productos que se entregan deberán presentar condiciones adecuadas para su almacenamiento, picking y despacho a las
droguerías, esto es: presentación en buen estado, información suficiente en los empaques que responda a las descripciones de las
ordenes de compra, códigos de barras, sellamiento adecuado de las cajas y de las unidad individuales de venta, embalaje uniforme,
conservación de cadena de frío si se requiere, entre otros.
-Los saldos de mercancías que no alcancen el embalaje de origen deben estar separados por referencia y debidamente identificados,
así mismo los obsequios (facturados con valor) y prepacks deben ir marcados exteriormente con el nombre del proveedor y su contenido
detallado.

En caso que requiera aclaraciones, posea inconformidades con los el servicio de recibo o demoras en la asignación de las citas, favor
reportarlo por escrito de manera detallada a su comprador.

Cordialmente,

MAURICIO QUINTERO GUARIN


Gerente Comercial
12.2.7. Circular funcionalidad de transferencia de archivos “FTP”(enviada en el año 2011).

CIRCULAR
PARA : TODOS LOS PROVEEDORES
DE : GERENCIA COMERCIAL
ASUNTO : FUNCIONALIDAD DE TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS “FTP”
FECHA : Diciembre 15 del 2011.

Ante el frecuente crecimiento en el volumen de transferencias realizadas por los proveedores y la


mayor frecuencia con que se realizan, COPIDROGAS implementó una herramienta que será de mucha
utilidad para todos aquellos proveedores que realizan esta actividad con ayuda de dispositivos
portátiles para la captura de datos tipo Palm, Symbol MC50, Pocket PC, aplicativos sobre teléfonos
celulares u otros dispositivos similares.

Para la gerencia comercial es un placer informar que ya se encuentra disponible esta nueva
herramienta de transferencia de archivos en línea “FTP”, con esta funcionalidad se brinda la opción de
transferir los archivos generados por estos dispositivos directamente a un servidor de COPIDROGAS,
garantizando un procesamiento más dinámico de la información, esta herramienta sincronizada con
otras aplicaciones desarrolladas por COPIDROGAS darán como resultado mayor precisión en los
procesos y un menor tiempo de respuesta entre la toma de la transferencia y su facturación.

Lo invitamos a utilizar esta valiosa herramienta, si está interesado para mayor información puede
comunicarse con el departamento de soporte tecnológico comercial en la línea 4375150 extensiones
1199 y 1206.

Atentamente,

MAURICIO QUINTERO
Gerencia Comercial
12.2.8. Circular manejo transferencias telefónicas (enviada en el año 2011).

CIRCULAR
PARA: TODOS LOS PROVEEDORES
DE: GERENCIA COMERCIAL
ASUNTO: MANEJO TRANSFERENCIAS TELEFONICAS

Nos permitimos informarles que en las pasadas asambleas regionales de COPIDROGAS los
asociados declararon su inconformidad con respecto a las llamadas que vienen recibiendo desde las
instalaciones algunos de nuestros proveedores o desde call centers especializados para realizar
pedidos a través de transferencias telefónicas, en cuyos contactos se manifiesta que la llamada
proviene de COPIDROGAS.

Al respecto queremos manifestarlesque la cooperativa tiene establecido dentro de su plan estratégico


de desarrollo, el programa de protección a la marca COPIDROGAS, que incluye la protección legal de
los nombres, denominaciones, logo-símbolos, lemas y colores institucionales propios y que es utilizada
por la Cooperativa y por nuestros asociados en sus avisos de fachada y en otros elementos en sus
establecimientos, lo cual ha permitido dar identidad visual unificada a las droguerías y ésta solo podrá
ser usada por terceros con autorización previa.

Por lo anterior y con el fin de proteger nuestra marca y evitar confusión entre el público y los asociados,
les solicitamos nuevamente suspender en forma inmediata cualquier tipo de utilización no autorizada
de los elementos marcarios de COPIDROGAS, ya sea para impulsar sus productos, promocionar
actividades, vender en nombre nuestro, elaborar material promocional o publicitario (batas,
categorizadores, volantes, avisos publicitarios, elementos promociónales, etc.) que contengan la
imagen o denominación de la Cooperativa.

Cualquier caso en que ustedes consideren necesario dar uso a estos elementos marcarios, les
invitamos a realizar solicitud formal a nuestro departamento de mercadeo, donde se analizará la
propuesta, y de ser pertinente, se autorizará formalmente su uso.

Agradecemos de antemano tener en cuenta esta solicitud.

Cordialmente,

MAURICIO QUINTERO GUARIN


Gerente Comercial
12.2.9. Circular SIP - Sistema Integral de Pedidos(enviada en el año 2010).

CIRCULAR

El SIP (sistema integral de pedidos) le permite digitar todas las trasferencias a nivel nacional tomadas en cada
droguería afiliada a COPIDROGAS las 24 horas del día, los 7 días de la semana, únicamente ingresando a la página
web www.copidrogas.com.co, aplicativo SIP, utilizando el usuario y contraseña que se asignará a cada trasferencista
elegido por los coordinadores o representantes de los laboratorios.

El proveedor puede solicitar sus usuarios y las respectivas claves previa presentación de una carta de autorización
firmada por el representante legal o gerente general del laboratorio, la Cooperativa les asigna las claves de acceso
al SIP, con las cuales además podrá mantener control de los pedidos. En caso que el laboratorio realice cambios en
su personal y estos no entreguen las claves de la cuenta, es necesario informar a COPIDROGAS para realizar el
respectivo bloqueo y generación de unas nuevas claves para los nuevos funcionarios.

Adicionalmente, a la posibilidad de incluir las transferencias, los proveedores pueden visualizar los inventarios de
cada una de las sedes, el cual es actualizado tres veces al día permitiéndoles tener una mayor visión del negocio y
dar prioridad a los productos que tengan menor rotación y como también a las ofertas y descuentos que no hayan
rotado de manera apropiada.

Por otro lado tendrán acceso al listado actualizado de las droguerías afiliadas activas al momento de desarrollar la
labor para que las visitas que su personal realice sean efectivas.

Las transferencias digitadas deben estar debidamente soportadas a través de un documento físico y en el caso de
ser telefónicos la grabación de la conversación, para corroborar su veracidad ante el asociado se tengan los
argumentos necesarios para comprobar que efectivamente realizó el pedido en el caso fortuito de una reclamación
o rechazo. Debido a que en COPIDROGAS se considera una obligación para el asociado recibir y aceptar este pedido
por considerarlo una venta en firme, siempre y cuando exista la forma de comprobar que lo hizo.

El laboratorio es responsable de mantener actualizada la información correspondiente a su personal especialmente


el representante en la página web, ya que de ser necesario ubicarlo el administrador del SIP PROVEEDORES tenga
los datos para comunicarse directa y rápidamente con el funcionario si se presenta alguna reclamación o
inconsistencia en el pedio, y este a su vez deberá otorgar respuestas oportunas, dentro de las 48 horas siguientes
para atender la inquietud y darle solución. Tener en cuenta que al proveedor se le puede imponer una sanción
económica de acuerdo a los sobre costos logísticos causados.

Como recomendación especial para los coordinadores, es importante que suministren a su personal de transferencias
un listado de los viajes con los respectivos horarios de corte nacional y puntualizarles que los pedidos deben digitarse
máximo una hora antes del corte, con el fin de evitar el no despachos de los pedidos por demora en el cargue y de
presentarse alguna situación puntual es necesario informarla al SIP para tener presente el pedido y buscar la
alternativa de incluirlo en el viaje.

El departamento del SIP ofrece para todos sus proveedores charlas de capacitación sobre el manejo del programa
tanto para coordinadores como para transferencistas los días viernes en las instalaciones de COPIDROGAS (Bogotá)
a las 08:00 am, con cita previa y listado de las personas que asistirán, en caso de las demás regionales confirmar
día y hora para la respectiva programación.

Cordialmente,

MAURICIO QUINTERO GUARIN


Gerente Comercial.
ENVIADA EN EL 2009

CIRCULAR
PARA: TODOS LOS PROVEEDORES
DE: GERENCIA COMERCIAL
ASUNTO: SISTEMA DEVOLUCIONES

Cumpliendo con las exigencias legales relacionadas con la tenencia y manejo de mercancías
vencidas en nuestras bodegas, y puesto que muchos proveedores no cumplen con su obligación de
recoger sus productos vencidos en un tiempo prudente, la Cooperativa ha determinado las siguientes
políticas generales.
1. COPIDROGAS recibirá de sus asociados todas las devoluciones por vencimiento en el mismo mes que se
encuentra declarado en los empaques.

2. COPIDROGAS realizará las devoluciones por vencimiento a los proveedores al mes siguiente de lo declarado
en los empaques y efectuará su entrega hasta el último día hábil del mes.

3. La mercancía por vencimiento que no sea retirada en los plazos dichos de las bodegas de la Cooperativa,
se procederá a enviar al laboratorio por medio de una empresa transportadora, elaborándose la nota al
proveedor por el valor del costo de transporte.

4. En caso que el laboratorio devuelva nuevamente esta mercancía a Copidrogas, se procederá a


informar al Invima dicha situación, puesto que es obligación del fabricante realizar el recibo y
destrucción de estas mercancías.

Las anteriores políticas se basan en la siguiente reglamentación:


a) Parágrafos Primero y Segundo del Artículo 77º del Decreto 677 de 26 de abril de 1995 del Ministerio
de Salud.
b) Artículo 2º. del Decreto 677 de 26 de abril de 1995 del Ministerio de Salud. Definición de “Producto
Farmacéutico Alterado en su literal C”.
c) Resolución 003183 de 23 de agosto de 1995 del Ministerio de Salud
d) Numeral 8.4.10 de la Resolución 01087 de 05 de julio de 2001 del Ministerio de Salud.
e) Numeral 13.30 del Informe 32º de las Series de Informes Técnicos No. 823 de la OMS (Organización
Mundial de la Salud).
f) Artículo 102º del Decreto 677 de 26 de abril de 1995 del Ministerio de Salud.

Cordialmente,

MAURICIO QUINTERO GUARIN ANGELA C. MOLANO FERNANDEZ


Gerente Comercial Directora Técnica Q.F.U.N.
12.2.10. Sistema devoluciones (enviada en el año 2010).

CIRCULAR
PARA: TODOS LOS PROVEEDORES
DE: GERENCIA COMERCIAL
ASUNTO: SISTEMA DEVOLUCIONES

Cumpliendo con las exigencias legales relacionadas con la tenencia y manejo de mercancías
vencidas en nuestras bodegas, y puesto que muchos proveedores no cumplen con su obligación de
recoger sus productos vencidos en un tiempo prudente, la Cooperativa ha determinado las siguientes
políticas generales.
5. COPIDROGAS recibirá de sus asociados todas las devoluciones por vencimiento en el mismo mes que se
encuentra declarado en los empaques.

6. COPIDROGAS realizará las devoluciones por vencimiento a los proveedores al mes siguiente de lo declarado
en los empaques y efectuará su entrega hasta el último día hábil del mes.

7. La mercancía por vencimiento que no sea retirada en los plazos dichos de las bodegas de la Cooperativa,
se procederá a enviar al laboratorio por medio de una empresa transportadora, elaborándose la nota al
proveedor por el valor del costo de transporte.

8. En caso que el laboratorio devuelva nuevamente esta mercancía a Copidrogas, se procederá a


informar al Invima dicha situación, puesto que es obligación del fabricante realizar el recibo y
destrucción de estas mercancías.

Las anteriores políticas se basan en la siguiente reglamentación:


g) Parágrafos Primero y Segundo del Artículo 77º del Decreto 677 de 26 de abril de 1995 del Ministerio
de Salud.
h) Artículo 2º. del Decreto 677 de 26 de abril de 1995 del Ministerio de Salud. Definición de “Producto
Farmacéutico Alterado en su literal C”.
i) Resolución 003183 de 23 de agosto de 1995 del Ministerio de Salud
j) Numeral 8.4.10 de la Resolución 01087 de 05 de julio de 2001 del Ministerio de Salud.
k) Numeral 13.30 del Informe 32º de las Series de Informes Técnicos No. 823 de la OMS (Organización
Mundial de la Salud).
l) Artículo 102º del Decreto 677 de 26 de abril de 1995 del Ministerio de Salud.

Cordialmente,

MAURICIO QUINTERO GUARIN ANGELA C. MOLANO FERNANDEZ


Gerente Comercial Directora Técnica Q.F.U.N.

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