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COPIDROGAS
COPIDROGAS es una organización profesional con 43 años de experiencia, sentido ético y compromiso,
es una empresa que aporta al desarrollo del mercado por medio del fortalecimiento de las droguerías
independientes en Colombia, así:
a) Distribución:
Posee la más amplia red de droguerías asociadas y fieles del país, lo que representa un amplio
mercado potencial para nuestros proveedores.
Realiza distribución a 550 municipios de 32 departamentos.
Ofrece servicio de entrega de pedidos a las droguerías en un mínimo de tiempo.
Cuenta con un amplio portafolio con cada proveedor y un modelo de reposición eficiente de
mercancías.
El beneficio del modelo de COPIDROGAS está en ofrecer a los asociados los menores precios en
los productos comercializados, por lo cual traslada la totalidad de ofertas y descuentos que
ofrece la industria a los asociados, lo que le permite al comerciante mejores márgenes y
preferencia en vender los productos codificados en la Cooperativa.
COPIDROGAS asume los costos y riesgos de la actividad de distribución, que serían más altos si
los proveedores los hicieran individualmente. Cubre todo el ciclo de comercialización que
comprende la compra, recibo técnico, aseguramiento de activos, almacenaje, promoción
comercial, venta, fraccionamiento, separación, empaque, despacho, trasporte, entrega, cobro,
manejo de devoluciones y pago oportuno a proveedores.
Es la única compañía de gran tamaño en Colombia que realiza distribución especializada en
droguerías independientes, con venta exclusiva a los comerciantes asociados de mercancías
fabricadas para el canal comercial. La compañía se mantiene alejada de acciones de integración
hacia el comercio al detal, puesto que estas afectan la supervivencia del minorista y crea
distorsión en el mercado del fabricante.
b) Volumen:
COPIDROGAS posee niveles de facturación en valores que superan mensualmente los 108.000
millones de pesos.
Posee un sistema de gestión de transferencias vía internet, que permite a los proveedores el
apoyo directo la venta de sus productos en las droguerías.
COPIDROGAS lleva varios años consecutivos manteniendo sus niveles de crecimiento en ventas
superiores al de nuestros competidores, a la industria de consumo y farmacéutica y en general
a la economía.
COPIDROGAS promueve la implementación de planes y actividades comerciales efectivos para
el incremento de la rotación de los productos de nuestros proveedores y niveles de penetración
de las marcas en los establecimientos.
c) Estructura:
Cuenta con más de 1.000 colaboradores, con contrato directo.
Posee seis sedes que cubren todo el país, cada una con bodega.
Realiza la distribución de los productos con compañías especializadas y de trayectoria.
Cuenta con una estructura tecnológica de primera línea dedicada a la eficiente gestión de
procesos.
Facilita a la industria el manejo centralizado de la mayoría de actividades, lo que genera
menores esfuerzos de implementación y ahorros importantes en la gestión del cliente por
parte del proveedor.
d) Solidez:
COPIDROGAS muestra una permanente consolidación financiera, lo que disminuye los riesgos de la
industria en las operaciones conjuntas, se muestra año tras año un mayor desarrollo patrimonial
superior al incremento de las actividades comerciales; los pasivos de la Cooperativa se
concentran en endeudamiento corriente con proveedores. La solidez financiera permite cumplir las
obligaciones de manera puntual, generando a los proveedores total confianza en las operaciones
conjuntas y facilitando su planeación financiera.
e) Transparencia:
COPIDROGAS sigue lineamientos claros de gestión que permiten el desarrollo sano del mercado y
un nivel de confianza superior en las operaciones comerciales con los proveedores, entre estos se
tienen:
Compra directamente al fabricante, importador directo o distribuidor autorizado.
Manejo con discreción de la información confidencial propia de la relación con cada proveedor.
Orden de pedido que expresa en forma clara las condiciones pactadas entre las partes en cuanto
a precios, plazos y descuentos adicionales; la cancelación se realiza oportunamente y de acuerdo
a documentos formales.
Toda condición adicional se soporta mediante documentos de aceptación del proveedor y las
liquidaciones detalladas.
Para la codificación y apertura de sedes no se cobran cuotas o aportes.
Se factura de acuerdo al precio de compra trasladando toda condición adicional al comerciante.
Se manejan relaciones y trato igualitario con todos los proveedores.
Se facilita que la decisión de escogencia entre marcas de la misma categoría quede en manos
del comerciante.
No se realizan químicas de precios y no se vende por debajo del costo, lo cual contribuye a
proteger el equilibrio en el mercado.
Existe libertad por parte del proveedor de participar en las actividades de la Cooperativa.
No se realizan acuerdos de exclusividad en ninguna categoría.
SEDE MTS2
Barranquilla 2,400
Bucaramanga 2,243
Cali 3,107
Principal 11,436
Medellín 3,126
Pereira 3,768
Centralizado
Direccionamiento estratégico
Negociaciones nacionales
Planificación de compras
Mercadeo estratégico nacional
Pagos
Ventas de la Sede Principal y la Sede Bucaramanga
Descentralizado
1.1.8. ¿Dónde me puedo comunicar con los Subgerentes Regionalesy los Directores de Distrito con
los que cuenta COPIDROGAS?
En el año 2012COPIDROGAS realizo la venta de más 179 millones de unidades, con un incremento del
9,1% frente al año anterior.
1.3.2. ¿Cómo están clasificadas los clientes a los cuales les distribuye productos COPIDROGAS?
Preasociados: droguerías que no cuentan con todas las condiciones para convertirse en
afiliadas a COPIDROGAS a las cuales se permite realizar pedidos en condiciones comerciales
diferentes a los asociados.
% PARTICIPACIÓN EN
SEDE
VENTAS
PRINCIPAL 49,8%
PEREIRA 10%
BARRANQUILLA 10,4%
MEDELLIN 13,9%
CALI 10,1%
BUCARAMANGA 5,8%
Información al 31 diciembre de 2012
Los asociados de COPIDROGAS cuentan con una Cooperativa especializada en la prestación de los
servicios de ahorro y crédito denominada COPICREDITO, la cual tiene captados más de $60.000
millones de pesos y un patrimonio de más de $13.000 millones, factores que le permitieron otorgar
créditos con tasas inferiores al sistema tradicional a nuestros asociados por más de $70.000 millones
de pesos, préstamos que en su gran mayoría se utilizaron para el pago de facturas al incremento de la
operación comercial de los asociados, mejoras locativas, modernización de sus negocios y para la
compra de los locales comerciales para el funcionamiento de las droguerías.
1.4.5. ¿Qué es FUNDECOPI– SCALANDO?
SCALANDO es la escuela de capacitación laboral de FUNDECOPI, entidad que fue creada por la
Cooperativa Nacional de Droguistas Detallistas -COPIDROGAS con el objetivo social de formar para el
trabajo y el desarrollo humano. También está entre sus propósitos, brindar asesoría técnica, apoyo,
fomento y solidaridad a los droguistas detallistas, a sus familiares, auxiliares y dependientes.
FUNDECOPI ofrece a la industria diferentes opciones en materia educativa desarrolladas a través de la
fundación como son: patrocinio de programas de formación técnico laborales, formación en regencia
de farmacia y cursos cortos en las áreas de salud, mercadeo, administración e informática, entre otros,
para asociados, dependientes y familiares.
Todas las anteriores realizaciones generan un importante crecimiento en las operaciones, que permite
continuar liderando la actividad comercial mayorista en el sector, y lo que es más importante,
desarrollando empresarial, económica y culturalmente al droguista detallista colombiano. Esta labor de
gran importancia social, es posible continuar realizándola si se cuenta con el decidido apoyo de los
proveedores de bienes y servicios que son socios estratégicos y forman parte fundamental de la
Cooperativa.
2.2. ¿Con que flota de transporte cuenta COPIDROGAS para realizar la distribución de productos?
La distribución a nivel urbano (ciudad de ubicación de la sede) y provincias (fuera de las ciudades que
cuentan con sede) es realizada por medio de empresas trasportadoras externas especializadas, las
remesas se manejan en la modalidad de paqueteo con las diferentes empresas que atienden las zonas
donde no se tiene asignadas rutas.
Sede Principal: esta sede realiza la distribución de mercancías por medio de la empresa
trasportadora MCT, a nivel urbano cuenta con41 vehículos y para provincias con18 vehículos promedio
semanal, de acuerdo con la programación de los viajes y el volumen de ventas.
Sede Cali:esta sede realiza la distribución de mercancías por medio de la empresa trasportadora MCT,
a nivel urbano se cuenta con 6 vehículos y para provincias con 6promedio de acuerdo con la
programación de los viajes y el volumen de ventas.
Sede Barranquilla: esta sede realiza la distribución de mercancías por medio de la empresa
transportadora MCT a nivel urbano, y tiene establecidas cinco rutas principales: una hacia la ciudad de
Cartagena, otra hacia la ciudad de Santa Marta, otra a Valledupar, la cuarta que cubre la ruta Sincelejo
– Montería y la quinta hacia Corozal. Para realizar esta operación se cuenta con 10 vehículos y para la
entrega de mercancías hacia la isla de San Andrés, se utilizan los servicios de la línea aérea
AeroRepública y hacia la isla de Providencia, a través de una empresa naviera.
Sede Bucaramanga: esta sede realiza la distribución de mercancías por medio de la empresa
trasportadora LAND FAST, a nivel urbano con 3 vehículos y para provincias con 4 vehículos cubriendo
las rutas de Ocaña, Curumaní, Málaga, Cúcuta, Barranca, San gil.
Sede Pereira: esta sede realiza la distribución de mercancías por medio de la empresa trasportadora
LAND FAST,a nivel urbano con 7 vehículos para las rutas diarias (Pereira, Armenia, Manizales) y para
provincias con mínimo con 4 vehículos de acuerdo con la programación de los viajes y el volumen de
ventas.
Sede Medellín: esta sede realiza la distribución de mercancías por medio de la empresa trasportadora
a nivel urbano con 9 vehículos, a nivel urbano se atiende el Urabá Antioqueño con un viaje diario a
través de AEROCOLIBRI con capacidad para 3.5 toneladas, para algunas provincias se utiliza el servicio
de remesas desde la terminal de transporte.
2.2.1. ¿Con que velocidad y cuál es la frecuencia de entregas de pedidos de COPIDROGAS a sus
asociados?
Generalmente los pedidos que se toman en la mañana se entregan en las horas de la tarde y los
tomados en la tarde se entregan al otro día en la mañana. En cuanto a provincia (ciudad donde no se
cuenta con sede), generalmente lo pedidos se alistan en la tarde y, según los destinos, se inicia
distribución al otro día en la mañana.
Para el caso de remesas (paqueteo) depende de la empresa transportadora, dado que algunas tienen
viaje todos los días pero existen casos en los cuales, éstas empresas esperan hasta completar cierto
volumen de pedidos (según destino) para realizar el envío y distribución.
2.3. ¿Cuáles son los beneficios que COPIDROGAS brinda a sus asociados y proveedores en la
distribución de productos?
Por su carácter cooperativo, COPIDROGAS busca cubrir sus costos de operación en la distribución, ya
que el beneficio del modelo está en ofrecer a los asociados los menores precios en los productos que
comercializa. Además se traslada la totalidad de las ofertas y descuentos que ofrece la industria a los
afiliados, lo que le permite al comerciante mejores márgenes y preferencia en vender los productos
codificados.
La Cooperativa asume todos los costos y riesgos de la actividad de distribución, que serían más altos
si los proveedores lo hicieran individualmente. Cubre todo el ciclo de comercialización que comprende
la compra, recibo técnico, aseguramiento de activos, almacenaje, promoción comercial, venta,
fraccionamiento, separación, empaque, despacho, transporte, entrega, cobro, manejo de devoluciones
y pago oportuno a proveedores.
2.4. ¿Qué debo hacer si estoy interesado en realizar una capacitación de un tema a los asociados y
dependientes?
Debe comunicarse con Marisol Navarrete Páez, Directora Ejecutiva de FUNDECOPI – Fundación de
Copidrogas para la educación y la asesoría técnica al teléfono 2124033 o al e-
maildireccionejecutiva@scalando.net.
3. CODIFICACIÓN DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS
4.1. ¿Cómo son programados los proveedores para la generación de órdenes de compra?
Los proveedores están clasificados según la rotación de los productos, los de alta tienen solicitud de
pedido semanal, los de media y baja quincenal.
Cada proveedor tiene un día específico para pedido, favor consultar el detalle de esta programación
en el departamento de compras.
4.2. ¿Que trámites debe realizar un proveedor para enviar órdenes de compra por CEN?
Lo primero es el envío de un mensaje por parte del proveedor solicitando iniciar el proceso de envío
de pedidos por CEN, este correo lo deben enviar a compras-eticos@copidrogas.com.coocompras-
populares@copidrogas.com.cosegún corresponda, este correo debe ir con copia a nchacon-
ventas@COPIDROGAS.com.co, inv_compras@copidrogas.com.co y jcquintero@COPIDROGAS.com.co,
en este mismo mensaje nos deben indicar el buzón de localización del proveedor.
Como respuesta al correo se envía la información con los diferentes buzones de localización que maneja
COPIDROGAS y unas consideraciones especiales que se deben tener en cuenta para el envío de pedidos
por CEN, COPIDROGAS solicita a ASSENDA la creación de la relación comercial con el proveedor para
el envío de pedidos por CEN y por último se coordina con el proveedor a partir de qué fecha se inicia
el proceso.
4.3.1. ¿Qué debe hacer un proveedor cuando su producto es bloqueado por la dirección técnica de
COPIDROGAS?
Se debe comunicar con la dirección técnica para conocer el motivo por el cual se bloqueó el producto,
y en conjunto solucionarlo para ser desbloqueado o en su defecto realizar la devolución
correspondiente.
4.3.2. ¿Qué debe hacer un proveedor cuando su producto es bloqueado por ubicación?
El origen de esta situación se presenta principalmente por los productos nuevos, mientras se cumple
el proceso de asignación de ubicación una vez ingresa al CEDI.
El proveedor debe hacer conocer esta información al departamento de compras con el fin de realizar
las indagaciones necesarias del caso.
4.3.3. ¿Qué debe hacer un proveedor cuando su producto es bloqueado por condición de venta?
Se debe comunicar con el departamento de compras en primera instancia para conocer la situación y
las diferencias halladas, con el fin de mejorar o igualar las condiciones de COPIDROGAS frente al
mercado.
4.3.4. ¿Cuál es el formato de activación de productos?
“Formato Activación de Productos”
5. TRANFERENCIAS
5.3. ¿Las trasferencias digitadas deben contar con algún tipo de soporte?
Las transferencias digitadas deben estar debidamente soportadas a través de un documento físico y
en el caso de ser telefónicos la grabación de la conversación, para corroborar su veracidad ante el
asociado y para garantizar que ante el asociado se cuente con los argumentos necesarios para
comprobar que efectivamente realizó el pedido en el caso fortuito de una reclamación o rechazo, debido
a que en COPIDROGAS se considera una obligación para el asociado recibir y aceptar este pedido por
considerarlo una venta en firme, siempre y cuando exista la forma de comprobar que lo hizo.
5.5. ¿Cómo son los cortes de los viajes para efectos de toma de transferencias?
Cada bodega cuenta con un coordinador de recibo de mercancías, con el cual debe comunicarse
telefónicamente cada vez que vaya a existir una entrega, de acuerdo al orden y a la cantidad se le
asigna la fecha (por lo regular la cita es asignada de un día para otro en condiciones normales); también
hay un director, que tiene asignado un correo electrónico al cual pueden remitirse en caso de
presentarse inconformidades o la necesidad de manejo especifico de sus pedidos, los contactos son los
siguientes:
HORARIO DE HORARIO DE
ATENCIÍON PARA ATENCION PARA
BODEGA CORREO ELECTRÓNICO TELÉFONO ASIGNACIÓN DE ASIGNACION DE CITAS
SEDE CORREO ELECTRÓNICO DIRECTOR RECIBO DE MCIA RECIBO DE MCIA CITAS (Semanas) (Sábado)
BARRANQUILLA bodega_barranquilla@copidrogas.com.co bg_recibo@copidrogas.com.co 95-3664400 Ext. 3129 7:00 a.m. a 4:30 p.m. 7:30 a.m. a 12: 30 p.m.
BUCARAMANGA bodega_bucaramanga@copidrogas.com.co buc_recibo@copidrogas.com.co 97-6547010 Ext. 8120 8:00 a.m. a 5:30 p.m. 8:00 a.m. a 1:00 p.m.
CALI bodega-cali@copidrogas.com.co c_recibo@copidrogas.com.co 92-6918500 Ext. 6110 8:00 a.m. a 5:30 p.m. 8:00 a.m. a 1:00 p.m.
PRINCIPAL director-bodega@copidrogas.com.co cota_rmcia@copidrogas.com.co 91-4375150 Ext. 1259 7:30 a.m. a 5:00 p.m. 7:30 a.m. a 12: 30 p.m.
MEDELLIN bodega_medellin@copidrogas.com.co m_recibo@copidrogas.com.co 94-3198070 Ext. 4111 7:00 a.m. a 5:00 p.m. 7: 00 a.m. a 1:oo p.m.
PEPEIRA bodega_pereira@copidrogas.com.co pe_recibo@copidrogas.com.co 92-3275454 Ext. 2122 8:00 a.m. a 5:30 p.m. 8:00 a.m. a 1:00 p.m.
Las citas para la entrega de la mercancía, se deben solicitar con 24 horas de anterioridad e informar el
número exacto de cajas a entregar. Si el proveedor desea coordinar citas fijas de recibo, debe
coordinarlo con el director de cada bodega, en el caso de aquellos proveedores que tienen citas fijas
programadas todas las semanas, deben informar con 24 horas de anticipación el número de cajas que
contiene el pedido y la cantidad de personas necesarias para el descargue de la mercancía, así mismo
manifestar si no tiene entregas pendientes o no pueden cumplirla con suficiente anticipación con el fin
de reasignar el espacio a otro proveedor. Las citas fijas en día festivo se pierden, y se hará reposición
especial en la semana anterior.
Las citas no cumplidas por el proveedor podrán generar un cobro correspondiente al tiempo de receso
del personal de recibo. la asignación de citas para recibo de negocios especiales de volumen, quedará
supeditado a la capacidad de los muelles y almacenaje de las bodegas.
En los casos donde las entregas se realizan por medio de un operador logístico es importante que se
realice un seguimiento del servicio y la información recibida del operador al proveedor referente a citas
y entrega de pedidos, frente a lo realmente ejecutado en cada CEDI de COPIDROGAS, para que la
información este unificada entre proveedor, operador y CEDI.
Cada camión debe traer el personal de descargue suficiente para hacer ágil la labor; este personal debe
contar con la confianza del operador, tener conocimiento del tipo de carga que maneja y destreza
suficiente para agilizar el proceso. El personal involucrado en el proceso debe portar la cédula, carnet
de la EPS y de la ARP. Los encargados de entrega de los pedidos no pueden ingresar ningún tipo de
bolso o maletín a los muelles.
Los productos facturados deben ir en orden alfabético, para facilitar un cruce adecuado con los
documentos internos y minimizar los tiempos, al momento de entregar los pedidos, se recibirán
cantidades separadas y completas por referencia y por el total de la factura en la menor cantidad de
cajas posible, no se aceptarán separaciones de cajas por lotes o fechas de vencimiento.
Los productos que se entregan deberán presentar condiciones adecuadas para su almacenamiento,
picking y despacho a las droguerías, esto es: presentación en buen estado, información suficiente en
los empaques que responda a las descripciones de las órdenes de compra, códigos de barras,
sellamiento adecuado de las cajas y de las unidad individuales de venta, embalaje uniforme,
conservación de cadena de frío si se requiere, entre otros.
Los saldos de mercancías que no alcancen el embalaje de origen deben estar separados por referencia
y debidamente identificados, así mismo los obsequios (facturados con valor) y prepacks deben ir
marcados exteriormente con el nombre del proveedor y su contenido detallado.
6.2.4. ¿Cuál es el proceso con los productos de devoluciones falsificados, robados y adulterados?
En el caso donde el proveedor determine que alguno de los productos que le fueron devueltos por la
Cooperativa son falsificados, de contrabando, robados, adulterados, etc., debe informar a
COPIDROGAS mediante una carta,que será direccionada a la dirección técnica quien es el ente
responsable de realizar el trámite ante la junta de vigilancia y solicitar la realización de las notas tanto
debito como crédito a que haya lugar, de manera inmediata la Cooperativa realiza la trazabilidad del
producto recibido en la devolución de alguna de las droguerías afiliadas a nivel nacional.
7.4. ¿Cómo se tiene acceso a la información de elaboración de notas por traslados de mercancía y
revalorización de inventario?
Se entregan junto con el aviso de pago, sin embargo también pueden solicitarse al área de soporte
tecnológico entregando los documentos correspondientes.
El Director del Departamento de Tesorería, mantendrá una base de datos de los proveedores a los
cuales se les paga a través de transferencia con la siguiente información: código de banco, número de
cuenta, nombre del titular, clase de cuenta y banco pagador.
Para realizar la negociación se tiene en cuenta la tasa mínima para pago anticipado, los plazos, el
monto de la factura, las tasas anteriormente pactadas y el flujo de caja de la Cooperativa, una vez se
llegue a un acuerdo con la Directora, esta propuesta deberá pasarse por escrito y debe venir firmada
por el funcionario autorizado por el laboratorio.
El pago se hará a más tardar a los dos días siguientes al recibo de la propuesta escrita y se genera una
nota débito para el descuento.
8.2. ¿Cómo puedo conocer las ventas de mis productos por droguería?
Algunos planes comerciales tiene como beneficio el informe detallado de las ventas por producto
inscrito en valores por droguería, durante el periodo de la actividad.
8.3. ¿Cómo se tiene acceso al Informe de transferencias mes a mes por regional?
Se envía un reporte mensual de transferencias efectivas correspondientes a los dos meses anteriores
a los proveedores que se encuentran dentro del convenio año.
9. PROGRAMA DE PRODUCTIVIDAD
COPIDROGAS tiene como objetivo prioritario el avance en todos los puntos relacionados en los
parámetros de evaluación.
10.1. ¿Con que herramientas de promoción cuenta los proveedores para sus productos en
COPIDROGAS?
COPIDROGAS cuenta con un amplio número de posibilidades en la implementación de actividades y
planes comerciales para el cumplimiento de varios objetivos como los son: Incremento de la rotación
del portafolio total, difusión de nuevos productos de nuestros proveedores, la fijación de objetivos por
asociado, estimular a las droguerías a que compren mayores cantidades de un producto, rentabilizar
los negocios de los droguistas, mayor penetración de las marcas en los negocios de los asociados y
actividad dirigidas a consumidor final, entre otros.
Adicional ofrece la oportunidad a sus proveedores de establecer en forma conjunta objetivos específicos
por punto de venta y planes a la medida de cada proveedor.
10.3.1. Prepacks
Son amares físicos que el proveedor dispone, se presentan al Departamento de Compras el cual estudia
la viabilidad, si es aprobado se codifican como un producto regular y se le asigna un código, el asociado
puede consultar el contenido en el SIP o con los vendedores, la disponibilidad del prepack depende
de la entrega por parte del proveedor en los diferentes CEDI.
10.4. ¿Cómo se realiza el pago de bonificaciones al grupo de ventas por cumplimiento en los planes
comerciales que permiten otorgar este incentivo?
Del total de la inversión efectuada en los planes que permitan esta opción, el proveedor podrá otorgar
un porcentaje máximo para la fuerza de ventas del 20% del total de la bonificación y deberá ser
cancelado directamente por el proveedor a las compañías de manejo de bonos que tiene convenio con
COPIDROGAS (Sodexo y Big Pass), para el posterior reparto a la fuerza de ventas. Este pago deberá
realizarse máximo 15 días después de entregada la liquidación al proveedor. El soporte de pago debe
ser enviado a la dirección de ventas en la Sede Principal.
10.5. ¿Cómo puedo incluir mis productos en el programa de alto costo?
Los productos incluidos en este programa son seleccionados por COPIDROGAS y el descuento del 3%
por nota crédito es otorgado por la Cooperativa, teniendo en cuenta variables como costo
(Principalmente mayor a $30,000), tipo de terapia, entre otros, con el fin de impulsar la rotación de
este portafolio; el proveedor no cuenta con la opción de incluir los productos de su interés.
10.6. ¿Las transferencias ingresadas durante la vigencia de la actividad o plan comercial son incluidas
en la liquidación de bonificaciones?
La base de liquidación de los planes corresponde a los valores realmente facturados en el periodo del
plan, independiente que esto se haya digitado a través del vendedor, por el SIP o por transferencia la
cual está sujeta a la digitación por parte de los proveedores, a un procesamiento interno adicional y al
cumplimiento de un mínimo de pedido para ser facturados o despachados. Los pedidos realizados están
inicialmente en el estado de “pedido”, su facturación está sujeta a diversos aspectos como la
disponibilidad de la mercancía, los cupos de crédito, las horas de corte, la carga de trabajo de la
bodega, etc.
10.7. ¿Existen las salas VIP para asociados en el las ferias comerciales?
Se adecuan espacios de acuerdo la disponibilidad de los lugares donde se realizan las ferias comerciales
con el fin que el asociado que desee pueda disponer de un espacio para atender los proveedores, el
asociado es quien selecciona que proveedores atenderá y en qué orden.
El fin de estos lugares es no generar incomodidad en los pasillos de los eventos, ya que por su tamaño
algunos asociados son perseguidos por los laboratorios generando concentraciones y filas de
transferencistas que no permiten la circulación normal.
10.10. ¿Cómo se realiza el reintegro de los descuentos otorgados por las droguerías por planes de
beneficios y como son cobrados al proveedor?
Estos descuentos son es efectivos en la droguería que se hace la venta, reintegrado al punto mediante
nota que le realiza COPIDROGAS una vez se confirme el cumplimiento de los requisitos administrativos
que se tengan previstos y es cobrado al proveedor mensualmente inicialmente por nota con posibilidad
de reintegro posterior por mercancía.
11.2. Fuentes de Información: COPIDROGAS cuenta con diferentes mecanismos para conocer los
precios y condiciones de los competidores, como lo son: nuestros asociados, empleados de la
Cooperativa y de los establecimientos, páginas web, publicaciones de distribuidores y cadenas de
droguerías entre otros.
11.4. Proceso realizado con los productos encontrados con precios inferiores a los otorgados en
condición de contado por la Cooperativa:
11.4.1. Se envía o entrega al proveedor una comunicación informándole que productos están siendo
vendidos por (cadena o distribuidor), a precios inferiores a los ofrecidos por COPIDROGAS.
11.4.2. Se especifican los soportes anexos a la comunicación, los cuales son: Factura, chequeo y en
algunos casos muestra física.
11.4.3. Se solicitaal proveedor realizar la investigación correspondiente e informar por escrito antes
de 5 días:
-Si la cadena o distribuidor es cliente del proveedor, de ser así, porqué canal es atendido y a qué
obedece la diferencia existente entre los precios de venta de este comercializador frente al precio
mínimo que puede ofrecer COPIDROGAS a sus asociados.
-Si no es cliente, determinar si el producto fue vendido a un canal comercial regular y si es de venta
legal en Colombia, de ser así, a qué obedece la diferencia existente entre los precios de venta de este
comercializador frente al precio mínimo que puede ofrecer COPIDROGAS a sus asociados.
- De llegar a determinarse que el producto no corresponde a un canal legal en Colombia, informar las
conclusiones de la investigación y que acciones serán tomadas por parte del proveedor frente a esta
situación.
Si el producto fue entregado al proveedor y la respuesta por parte de la compañía no es suministrada
antes de 5 días, se genera una nota débito por el costo de la compra de la mercancía y COPIDROGAS
realizara las acciones que considere pertinentes para manejar estas diferencias.
Las siguientes son las circulares dispuestas para la inscripción a planes y actividades comerciales
vigentes durante el 2013 (la numeración corresponde a la dispuesta en el documento PLAN DE
ACTIVIDADES 2013):
1.2.1 Teleferias Corrientes.
1.2.2 Teleferias Especiales Nacionales.
1.2.3 Teleferias de Aniversario Regional.
1.2.4 Teleferia Fiesta Regional.
2.1 Plan Alianza
2.2 El Reto
2.3 La Polla Copidrogas.
2.4 Venda Más y Viaje al Mundial Brasil 2014
2.5 Gana Más
2.6 Compre Ya
2.7 El Producto del Día.
3.2 Rueda de Negocios Generales.
3.4 Eventos en Droguerías.
4.1 Temporada de Ofertas al Consumidor
4.4.1 Plan CAP.
CIRCULAR 4.4.1
Con el ánimo de facilitar el manejo de los beneficios a los pacientes que poseen adherencia a sus tratamientos en productos de terapia
crónica, y que son compradores habituales en las droguerías afiliadas a COPIDROGAS, se ha creado un aplicativo por internet que lleva
el registro de las operaciones de compra que realizan los pacientes en las droguerías incluidas en el programa afiliadas a nivel nacional
en tiempo real y asigna un beneficio de descuento en valores que facilita el acceso al tratamiento prescrito por el cuerpo médico.
El objetivo del programa es que elproveedor asigne el descuento deseado en valores que le otorgara al paciente, el cual puede ser
aplicado en dos modalidades:
1- Aumentando el valor del descuento al comprador frecuente en la medida que mantiene la compra de los productos vinculados al plan,
esta modalidad es denominada descuento progresivo.
Ejemplo: En la primera compra $10,000, en la segunda compra $20,000 y de la tercera compra en adelante $30,000 (El último valor de
descuento se mantiene en las siguientes compras siempre y cuando el paciente mantenga una continuidad en la compra del
medicamento)
2- Otorgando un valor en la compra de la siguiente caja (de igual o diferente presentación) por cada número determinadode producto
comprado, esta modalidad es denominada descuento por escala.
Ejemplos: Por la compra de la caja de 28 tabletas 100% de descuento en la segunda caja; por la compra de la caja de 28 tabletas el
100% de descuento en una caja de 12 tabletas, por la compra de la caja de 28 tabletas 50% de descuento en la segunda caja; por la
compra de 2 cajas de 28 tabletas 100% de descuento en la tercera caja, etc..
Para el paciente el valor del descuento equivale al precio de venta en la droguería (el aplicativo permite que la droguería ingrese el valor
de venta al público), al proveedor se le cobraráal precio de venta a COPIDROGAS del producto con beneficio con las mismas condiciones
del producto regular.
En todos los casos los descuentos son dados como un valor fijo en pesos asignado por el proveedor, este descuento es efectivo en la
droguería que se hace la venta, reintegrado al punto mediante nota que le realiza COPIDROGAS una vez se confirme el cumplimiento
de los requisitos administrativos que se tengan previstos y cobrado al proveedor inicialmente por nota con posibilidad de reintegro
posterior por mercancía.
Al portal tendrán accesolos laboratorios vinculados, los médicos prescriptores, los pacientes y los puntos de venta que estén interesados
en otorgar estos beneficios.
Entre las ventajas para los proveedores al participar en este plan se tiene:
COPIDROGAS cuidará que el plan de beneficios que se maneje esté en condiciones similares a los demás participantes del mercado.Así
mismo el proveedor que ingrese al programa de descuentos por adherencia deberá garantizar la confidencialidad de la información
suministrada por los pacientes, el proveedor no se encuentra autorizado para retransmitirla ni explotarla comercialmente, por
consiguiente deberá informar a cada uno de sus empleados o contratistas que tengan acceso a información la naturaleza reservada de
la misma.
Los proveedores interesados pueden contactarse con la dirección de mercadeo en la sede principal al tel. 43751510 ext.1136 o al mail
mercadeo@copidrogas.com.co
Cordialmente,
Proveedor NIT
Producto Beneficio
12.2. Administrativas
Las siguientes son las circulares enviadas durante el 2010, 2011 y 2012 correspondientes a trámites
administrativos y lineamientos de la Cooperativa:
12.2.1. Devoluciones pendientes por recoger (comunicación se enviada regularmente cada 15 días
con el informe de devoluciones pendiente por recoger).
Señores
PROVEEDORES
Ciudad
En las diferentes sedes de COPIDROGAS a nivel nacional se encuentran devoluciones pendientes por
recoger, con el archivo anexo se está enviado un reporte donde especifica:
- Centro: Sede donde se encuentran las devoluciones por recoger:
8100- Cota
2100- Pereira
3100- Barranquilla
4100- Medellín
6100- Cali
9100- Bucaramanga
- Doc. Mat: Consecutivo interno para describir el material productos
- Motivo: Razón por la cual fue necesario devolver los productos:
01- Baja rotación (Productos con rotación mínima y para mantener un adecuado inventario es necesario
devolverlos)
02- Vencimiento (productos con fecha de expiración)
03- Control y vigilancia: (Son productos que el ente de control decomiso por diferentes razones y el
asociado entrega el acta de recolección para que se le reintegre el costo del mismo, razón por la que se
elabora la nota al proveedor)
04- Mal Estado (productos que por alguna razón han sufrido averías)
005-Emp. Defectuoso: (Productos deteriorados en su empaque)
006-Control de calidad: (Productos con problemas de uso, mal funcionamiento, efectos adversos, sabores
u olores no consistentes)
- Fecha Doc.: Fecha de elaboración del documento de devolución
- Días: Tiempo que lleva la devolución en las bodegas de la Cooperativa.
- Mes Dev: Mes en que expiran los productos en el caso de los vencimientos.
- Núm. Ped: Número del pedido
- Valor: Valor del producto
Esperamos que con este reporte se tomen las medidas para la recolección de estos productos en todas
nuestras sedes, de no ser así se realizará el envío a sus instalaciones y el cobro de los gastos
correspondientes por este flete y almacenaje desde el momento de elaboración de la nota a una tasa del
3% mensual.
De igual manera se informa que a partir de septiembre de 2010, la Cooperativa viene realizando un cobro
por almacenaje de devoluciones del 3% mensual, si estas llevan en nuestras instalaciones más de 30 días
sin ser recogidas. Estaremos igualmente enviando regularmente el reporte de las notas realizadas para que
se agilice la gestión de esta operación.
Cordialmente,
CIRCULAR
Entre los beneficios de la Cooperativa, se encuentra el brindar a sus proveedores herramientas que le permitan un adecuado manejo de
su portafolio de productos, con el fin que cada uno logre localizar oportunidades de desarrollo, así mismo realizar las acciones
comerciales necesarias para que la rotación del inventario sea adecuada.
COPIDROGAS realiza permanentemente revisión de la calidad de su inventario, la cual en esta oportunidad se hizo con corte a 23 de
marzo, del análisis se encontraron en cada una de nuestras bodegas algunos productos con los siguientes estados:
1. Productos de rotación nula (RN): Productos que poseen inventario en la actualidad, los cuales no reportan ventas en las últimas 12
semanas y la entrada de mercancía se realizó hace más de 3 meses.
-Cota: Productos en los que se han facturado menos de $100.000 en las últimas 6 semanas y cuya rotación promedio mensual de las
últimas 12 semanas es menos de 24 unidades, codificados hace más de 90 días, con más de 45 días de disponibilidad permanente.
-Regionales: Productos en los que se han facturado menos de $30.000 en las últimas 6 semanas y cuya rotación promedio mensual de
las últimas 12 semanas es menos de 12 unidades, codificados hace más de 90 días, con más de 45 días de disponibilidad permanente.
3. Productos con excesos de inventario (EI): Productos con inventario superior a 90 días/rotación, codificados hace más de 90 días.
4. Productos en petición de borrado (PB): Productos que por petición del proveedor han sido descontinuados, y que poseen inventario
para más de 30 días/rotación.
COPIDROGAS hará entrega a partir del 26 de marzo del informe de los productos que se encuentran en cada uno de los estados
descritos; al representante de ventas en la sede principal la información de todo el país, y a los representantes regionales los
correspondientes a cada una de las regionales, adicionalmente hará envío a los correos electrónicos registrados.
Se espera que con esta información, cada proveedor realice las gestiones que consideren pertinentes para agilizar la evacuación
prioritaria de estas mercancías mediante la realización de ventas por el sistema de transferencias grabadas en el SIP- PROVEEDORES
con la opción de participar en teleferias, diseño de kits virtuales o paquetes físicos para venta con estos artículos, bonificaciones en
precio, utilizar los obsequios disponibles o adicionar nuevos para motivar la venta, diseñar actividades que motiven la compra de las
droguerías, etc. Cada regional será responsable de sus inventarios particulares y la evacuación de los mismos.
Se informa que COPIDROGAS procederá a la elaboración de las notas de devolución correspondientes a los saldos que queden de los
inventarios en los estados de rotación nula, baja rotación y petición de borrado con corte al 30 de abril de 2012. Así mismo se realizará
devolución de los excesos que al corte descrito posean más de 60 días/rotación en el inventario.
Se recuerda que una vez realizadas las notas, el proveedor cuenta con un plazo de 30 días para la recolección de las mercancías, de
no ser así se procederá a realizar el cobro correspondiente a almacenaje desde el momento de elaboración de la nota a una tasa del
3% mensual.
Estamos seguros que cada proveedor tomará de manera diligente las medidas para evitar estas devoluciones, aprovechando que
COPIDROGAS le da la oportunidad de hacerlo con suficiente antelación, con el fin de evitar trastornos en la actividad comercial corriente
y diferencias en los estados de cuenta por este concepto.
Cordialmente,
CIRCULAR
Con el ánimo de hacer claridad respecto a los documentos entregados por COPIDROGAS a los
proveedores para confirmar la realización de sus operaciones de compra y las condiciones particulares de
negociación, nos permitimos confirmar que estas se encuentran definidas de manera exclusiva en el
documento denominado ”orden de compra”.
En este documento quedan plasmadas e impresas todas la condiciones acordadas con el comprador, como
son: precios, plazos, descuentos, promociones, entre otros, y deben ser verificadas y firmadas por el
proveedor en señal de aceptación tanto de las condiciones generales y observaciones del pedido como de los
precios individuales de cada producto contenido en esta, el cual hace las veces de precio máximo aceptado
por COPIDROGAS en el caso que las mercancías sean despachadas por el proveedor.
Favor tener en cuenta que COPIDROGAS no se hace responsable por condiciones descritas en documentos
diferentes a la “orden de compra”, o que no estén debidamente firmados por alguno de los directores de
compra como señal de aceptación de las condiciones del negocio entre las partes.
Cualquier inconformidad con la forma o con el detalle del pedido debe ser aclarado a la entrega del
documento, absteniéndose de firmar el conforme, solicitando su cambio y emisión de un nuevo documento,
de persistir alguna diferencia, favor abstenerse a realizar la entrega de los productos con inconformidad;
después de recibida la mercancía en los centros de distribución no será posible ningún ajuste.
Esperamos tengan en cuenta esta información para evitar confusiones y posteriores reclamaciones.
Atentamente,
CIRCULAR
Con el fin de evitar riesgos sobre las droguerías por incurrir en faltas y eventuales sanciones legales
ante una visita de los entes de salud pública, por la tenencia en los negocios de muestras médicas y
productos farmacéuticos en presentación institucional, nos permitimos recordar que la
prohibición de estas prácticas están contempladas en el decreto 677 de 1995 el cual expresa lo
siguiente:
Artículo 71. De los envases hospitalarios. El uso de los denominados envases hospitalarios sólo se permitirá
en clínicas, hospitales y centros asistenciales en donde los medicamentos se entreguen fuera de su envase
corriente para el público. Los medicamentos que se entreguen a los pacientes al momento de abandonar
dichos establecimientos, deben estar plenamente identificados, incluyendo fecha de vencimiento y otras
precauciones, según sea el caso.
Artículo 76. De las etiquetas, rótulos y empaques de las muestras médicas. Las etiquetas, rótulos y
empaques de las denominadas muestras médicas o muestras gratis, deben indicar dicha condición de
manera clara y visible, para lo cual se marcarán con la leyenda muestra médica-prohibida su venta. El
tamaño de la leyenda, será igual al utilizado para el nombre del medicamento.
Parágrafo: Las muestras médicas sólo podrán utilizarse para la promoción de los medicamentos
dentro del cuerpo médico u odontológico y, por lo tanto, se encuentra prohibida su
comercialización.
Artículo 77. De las prohibiciones. De conformidad con lo dispuesto en los artículos 386 y 450 del Decreto
Ley 1298 de 1994, con excepción de los laboratorios farmacéuticos fabricantes legalmente autorizados y de
los titulares del correspondiente registro sanitario, se prohíbe la tenencia de empaques o envases vacíos,
etiquetas y elementos destinados a la elaboración de medicamentos en los establecimientos farmacéuticos
de que trata este Decreto, de conformidad con las disposiciones vigentes sobre la materia.
Parágrafo 1º. Se prohíbe la tenencia o la venta de productos farmacéuticos que presenten en envase
tipo hospitalario, que sean distribuidos por entidades públicas de seguridad social, de muestras
médicas y de productos farmacéuticos con la fecha de vigencia, expiración o caducidad vencida o
sin registro sanitario, en las droguerías, depósitos de drogas, farmacias droguerías y
establecimientos similares.
Se solicita tener en cuenta que el incumplimiento de esta normatividad pone en riesgo los
establecimientos, por lo tanto es importante que se abstengan de suministrar a las droguerías
productos en condición de muestras médicas o facilitar la venta de productos en presentación
institucional, lo cual también evita distorsiones en el mercado por la eventual comercialización de
estos artículos.
Cordialmente,
Mauricio Quintero
Gerente Comercial
COPIDROGAS
12.2.5. Circular obsequios de mercancía (enviada en el año 2012).
CIRCULAR
En particular esta actividad implica elevados procesos administrativos y logísticos que sumado a
los costos de sostenimiento de inventarios en los puntos de venta y la eventual diferencia de
condiciones que obtienen unos asociados que no están en capacidad de alcanzar las escalas de
compra con respecto a otros, lleva a establecer unos parámetros de participación, que permitan un
acceso generalizado a los ofrecimientos y cuyo beneficio para las droguerías justifique las labores
internas de su manejo.
Para las acciones puntuales en precio que impliquen descuentos equivalentes diferentes, están
disponibles otras opciones, que utilizadas individualmente o de manera combinada, buscan
sostener la competitivad con los precios del mercado; entre ellas se tienen los descuentos en
compras (que se trasladan en su totalidad a los precios de venta), la participación en teleferias
(nacionales y regionales), descuentos por transferencias, “Compre ya”, producto del día,
descuentos de frontera, etc.
También existe una amplia variedad de actividades como “La Polla Copidrogas”, “venda más y viaje
al mundial 2.014”, “Gane más”, “Plan alianza”, “El reto”, planes a la medida, ferias comerciales,
ruedas de negocios, eventos en droguerías, temporada de ofertas al consumidor, rifas y sorteos,
montaje de ofertas, prepacks, kits, entre otros.
Cordialmente,
MAURICIO QUINTERO G
Gerente Comercial COPIDROGAS
12.2.6. Circular pautas para la entrega de pedidos en las bodegas de COPIDROGAS (enviada en el
año 2011).
Con el ánimo de facilitar el proceso de entrega de sus mercancías en las bodegas de COPIDROGAS a nivel nacional, la siguiente
información es importante para el mejoramiento de su actividad logística.
-Todo cambio en las características de los productos se deben informar previamente en el departamento de compras, para que se
efectúen los ajustes correspondientes en la base de datos.
-Al momento de recibir las órdenes de compra, cuidar que las cantidades de la orden correspondan a los múltiplos de las unidades del
embalaje del proveedor (en las que aplica). Los excesos enviados que no se ajusten a las cajas selladas serán rechazados en las
bodegas.
Solicitud de citas
-Cada bodega cuenta con un coordinador de recibo de mercancías, con el cual debe comunicarse telefónicamente cada vez que vaya a
existir una entrega; también hay un director, que tiene asignado un correo electrónico al cual pueden remitirse en caso de presentarse
inconformidades o la necesidad de manejo especifico de sus pedidos, los contactos son los siguientes:
CORREO ELECTRONICO RECIBO DE TELEFONO RECIBO HORARIO DE ATENCION HORARIO DE ATENCION
BODEGA SEDE CORREO ELECTRONICO DIRECTOR PARA ASIGNACION DE PARA ASIGANCION DE
MCIA DE MCIA CITAS(Semana) CITAS(Sabado)
BARRANQUILLA bodega_barranquilla@copidrogas.com.co bq_recibo@copidrogas.com.co 95-3664400 Ext. 3129 7:00 a.m. a 4:30 p.m. 7:30 a.m. a 12:30 p.m.
BUCARAMANGA bodega_bucaramanga@copidrogas.com.co buc_recibo@copidrogas.com.co 97-6547010 Ext. 8120 8:00 a.m. a 5:30 p.m. 8:00 a.m. a 1:00 p.m.
CALI bodega-cali@copidrogas.com.co c_recibo@copidrogas.com.co 92-6918500 ext. 6110 8:00 a.m. a 5:30 p.m. 8:00 a.m. a 1:00 p.m.
COTA director-bodega@copidrogas.com.co cota_rmcia@copidrogas.com.co 91-4375150 ext. 1259 7:30 a.m. a 5:00 p.m. 7:30 a.m. a 12:30 p.m.
MEDELLIN bodega_medellin@copidrogas.com.co m_recibo@copidrogas.com.co 94-3198070 ext 4111 7:00 a.m. a 5:00 p.m. 7:00 a.m. a 1:00 p.m.
PEREIRA bodega_pereira@copidrogas.com.co pe_recibo@copidrogas.com.co 92-3275454 ext. 2122 8:00 a.m. a 5:30 p.m. 8:00 a.m. a 1:00 p.m.
-En el caso de aquellos proveedores que tienen citas fijas programadas todas las semanas, deben informar con 24 horas de anticipación
el número de cajas que contiene el pedido, así mismo manifestar si no tiene entregas pendientes o no pueden cumplirla con suficiente
anticipación con el fin de reasignar el espacio a otro proveedor. Las citas fijas en día festivo se pierden, y se hará reposición especial en
la semana anterior.
-Las citas para la entrega de la mercancía, se deben solicitar con 24 horas de anterioridad e informar el número exacto de cajas a
entregar. Si el proveedor desea coordinar citas fijas de recibo, debe coordinarlo con el director de cada bodega
-Las citas no cumplidas por el proveedor podrán generar un cobro correspondiente al tiempo de receso del personal de recibo.
-La asignación de citas para recibo de negocios especiales de volumen, quedará supeditado a la capacidad de los muelles y almacenaje
de las bodegas.
-Los vehículos deben estar en los muelles de entrega en la fecha y hora que se fijo la cita, ya que de no asistir puntualmente se re-
asignará el recibo de acuerdo a la disponibilidad de la bodega para otro momento o día.
-Se permitirá el ingreso de los vehículos sólo en el momento de las citas para evitar congestiones en las vías de acceso.
-Se debe presentar la documentación correspondiente a la entrega como es la factura original con 2 copias legibles y tener claro el
número de orden de compra de COPIDROGAS que genera estas facturas.
-Cada camión debe traer el personal de descargue suficiente para hacer ágil la labor; este personal debe contar con la confianza del
operador, tener conocimiento del tipo de carga que maneja y destreza suficiente para agilizar el proceso. El personal involucrado en el
proceso debe portar la cédula, carnet de la EPS y de la ARP. Los encargados de entrega de los pedidos no pueden ingresar ningún tipo
de bolso o maletín a los muelles.
-Los vehículos deben ser adecuados para el tipo de carga que se maneja y estar cargados de manera razonable, de tal forma que la
mercancía que se esté descargando primero corresponda a la factura en proceso. Los vehículos que no tengan la carga debidamente
organizada perderán su turno.
-Los productos facturados deben ir en orden alfabético, para facilitar un cruce adecuado con los documentos internos y minimizar los
tiempos.
-Al momento de entregar los pedidos, se recibirán cantidades separadas y completas por referencia y por el total de la factura en la
menor cantidad de cajas posible, no se aceptarán separaciones de cajas por lotes o fechas de vencimiento.
-Los productos que se entregan deberán presentar condiciones adecuadas para su almacenamiento, picking y despacho a las
droguerías, esto es: presentación en buen estado, información suficiente en los empaques que responda a las descripciones de las
ordenes de compra, códigos de barras, sellamiento adecuado de las cajas y de las unidad individuales de venta, embalaje uniforme,
conservación de cadena de frío si se requiere, entre otros.
-Los saldos de mercancías que no alcancen el embalaje de origen deben estar separados por referencia y debidamente identificados,
así mismo los obsequios (facturados con valor) y prepacks deben ir marcados exteriormente con el nombre del proveedor y su contenido
detallado.
En caso que requiera aclaraciones, posea inconformidades con los el servicio de recibo o demoras en la asignación de las citas, favor
reportarlo por escrito de manera detallada a su comprador.
Cordialmente,
CIRCULAR
PARA : TODOS LOS PROVEEDORES
DE : GERENCIA COMERCIAL
ASUNTO : FUNCIONALIDAD DE TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS “FTP”
FECHA : Diciembre 15 del 2011.
Para la gerencia comercial es un placer informar que ya se encuentra disponible esta nueva
herramienta de transferencia de archivos en línea “FTP”, con esta funcionalidad se brinda la opción de
transferir los archivos generados por estos dispositivos directamente a un servidor de COPIDROGAS,
garantizando un procesamiento más dinámico de la información, esta herramienta sincronizada con
otras aplicaciones desarrolladas por COPIDROGAS darán como resultado mayor precisión en los
procesos y un menor tiempo de respuesta entre la toma de la transferencia y su facturación.
Lo invitamos a utilizar esta valiosa herramienta, si está interesado para mayor información puede
comunicarse con el departamento de soporte tecnológico comercial en la línea 4375150 extensiones
1199 y 1206.
Atentamente,
MAURICIO QUINTERO
Gerencia Comercial
12.2.8. Circular manejo transferencias telefónicas (enviada en el año 2011).
CIRCULAR
PARA: TODOS LOS PROVEEDORES
DE: GERENCIA COMERCIAL
ASUNTO: MANEJO TRANSFERENCIAS TELEFONICAS
Nos permitimos informarles que en las pasadas asambleas regionales de COPIDROGAS los
asociados declararon su inconformidad con respecto a las llamadas que vienen recibiendo desde las
instalaciones algunos de nuestros proveedores o desde call centers especializados para realizar
pedidos a través de transferencias telefónicas, en cuyos contactos se manifiesta que la llamada
proviene de COPIDROGAS.
Por lo anterior y con el fin de proteger nuestra marca y evitar confusión entre el público y los asociados,
les solicitamos nuevamente suspender en forma inmediata cualquier tipo de utilización no autorizada
de los elementos marcarios de COPIDROGAS, ya sea para impulsar sus productos, promocionar
actividades, vender en nombre nuestro, elaborar material promocional o publicitario (batas,
categorizadores, volantes, avisos publicitarios, elementos promociónales, etc.) que contengan la
imagen o denominación de la Cooperativa.
Cualquier caso en que ustedes consideren necesario dar uso a estos elementos marcarios, les
invitamos a realizar solicitud formal a nuestro departamento de mercadeo, donde se analizará la
propuesta, y de ser pertinente, se autorizará formalmente su uso.
Cordialmente,
CIRCULAR
El SIP (sistema integral de pedidos) le permite digitar todas las trasferencias a nivel nacional tomadas en cada
droguería afiliada a COPIDROGAS las 24 horas del día, los 7 días de la semana, únicamente ingresando a la página
web www.copidrogas.com.co, aplicativo SIP, utilizando el usuario y contraseña que se asignará a cada trasferencista
elegido por los coordinadores o representantes de los laboratorios.
El proveedor puede solicitar sus usuarios y las respectivas claves previa presentación de una carta de autorización
firmada por el representante legal o gerente general del laboratorio, la Cooperativa les asigna las claves de acceso
al SIP, con las cuales además podrá mantener control de los pedidos. En caso que el laboratorio realice cambios en
su personal y estos no entreguen las claves de la cuenta, es necesario informar a COPIDROGAS para realizar el
respectivo bloqueo y generación de unas nuevas claves para los nuevos funcionarios.
Adicionalmente, a la posibilidad de incluir las transferencias, los proveedores pueden visualizar los inventarios de
cada una de las sedes, el cual es actualizado tres veces al día permitiéndoles tener una mayor visión del negocio y
dar prioridad a los productos que tengan menor rotación y como también a las ofertas y descuentos que no hayan
rotado de manera apropiada.
Por otro lado tendrán acceso al listado actualizado de las droguerías afiliadas activas al momento de desarrollar la
labor para que las visitas que su personal realice sean efectivas.
Las transferencias digitadas deben estar debidamente soportadas a través de un documento físico y en el caso de
ser telefónicos la grabación de la conversación, para corroborar su veracidad ante el asociado se tengan los
argumentos necesarios para comprobar que efectivamente realizó el pedido en el caso fortuito de una reclamación
o rechazo. Debido a que en COPIDROGAS se considera una obligación para el asociado recibir y aceptar este pedido
por considerarlo una venta en firme, siempre y cuando exista la forma de comprobar que lo hizo.
Como recomendación especial para los coordinadores, es importante que suministren a su personal de transferencias
un listado de los viajes con los respectivos horarios de corte nacional y puntualizarles que los pedidos deben digitarse
máximo una hora antes del corte, con el fin de evitar el no despachos de los pedidos por demora en el cargue y de
presentarse alguna situación puntual es necesario informarla al SIP para tener presente el pedido y buscar la
alternativa de incluirlo en el viaje.
El departamento del SIP ofrece para todos sus proveedores charlas de capacitación sobre el manejo del programa
tanto para coordinadores como para transferencistas los días viernes en las instalaciones de COPIDROGAS (Bogotá)
a las 08:00 am, con cita previa y listado de las personas que asistirán, en caso de las demás regionales confirmar
día y hora para la respectiva programación.
Cordialmente,
CIRCULAR
PARA: TODOS LOS PROVEEDORES
DE: GERENCIA COMERCIAL
ASUNTO: SISTEMA DEVOLUCIONES
Cumpliendo con las exigencias legales relacionadas con la tenencia y manejo de mercancías
vencidas en nuestras bodegas, y puesto que muchos proveedores no cumplen con su obligación de
recoger sus productos vencidos en un tiempo prudente, la Cooperativa ha determinado las siguientes
políticas generales.
1. COPIDROGAS recibirá de sus asociados todas las devoluciones por vencimiento en el mismo mes que se
encuentra declarado en los empaques.
2. COPIDROGAS realizará las devoluciones por vencimiento a los proveedores al mes siguiente de lo declarado
en los empaques y efectuará su entrega hasta el último día hábil del mes.
3. La mercancía por vencimiento que no sea retirada en los plazos dichos de las bodegas de la Cooperativa,
se procederá a enviar al laboratorio por medio de una empresa transportadora, elaborándose la nota al
proveedor por el valor del costo de transporte.
Cordialmente,
CIRCULAR
PARA: TODOS LOS PROVEEDORES
DE: GERENCIA COMERCIAL
ASUNTO: SISTEMA DEVOLUCIONES
Cumpliendo con las exigencias legales relacionadas con la tenencia y manejo de mercancías
vencidas en nuestras bodegas, y puesto que muchos proveedores no cumplen con su obligación de
recoger sus productos vencidos en un tiempo prudente, la Cooperativa ha determinado las siguientes
políticas generales.
5. COPIDROGAS recibirá de sus asociados todas las devoluciones por vencimiento en el mismo mes que se
encuentra declarado en los empaques.
6. COPIDROGAS realizará las devoluciones por vencimiento a los proveedores al mes siguiente de lo declarado
en los empaques y efectuará su entrega hasta el último día hábil del mes.
7. La mercancía por vencimiento que no sea retirada en los plazos dichos de las bodegas de la Cooperativa,
se procederá a enviar al laboratorio por medio de una empresa transportadora, elaborándose la nota al
proveedor por el valor del costo de transporte.
Cordialmente,