Article #109 The Great Value of Cost Worksheets in Analyzing, Monitoring, Evaluating and 

Reporting a Single Version of Your Capital Projects’ Portfolio Cost Performance 
For organizations who are involved in the delivery of capital projects, regardless whether they were the project 
owner, contractor, consultant, project management consultant, banks and institutions providing project finance 
among others, they all require have a single spreadsheet that provides a single version of the truth about the 
project’s cost status. They are called spreadsheets because most organizations continue to use MS Excel to produce 
those reports. Those spreadsheets are also known as cost worksheets since they are reporting on the project or 
projects cost status. 

Nevertheless, using MS Excel in producing a cost worksheet, not only is a time‐consuming process but also lacks the 
needed transparency in identifying the source of the reported information as it depends on manual input of this 
critical information. In addition, those MS‐Excel created cost worksheets usually have the cost data at summary level 
and not at the transaction granular level as this will require much more effort and time to add and verify the 
reported information. Actually, in most cases there will be sperate MS Excel files to capture the transaction details of 
each cost process, for example change orders, progress invoices, budget adjustments among others. Further, each 
project cost worksheet will be saved as a separate MS Excel file that needs to consolidated with other projects cost 
worksheets to generate the consolidated cost worksheet for all projects. 

Using Project Management Information System (PMIS) like PMWeb, there is almost zero effort in producing those 
cost worksheets as the complete project or projects cost data are readily available to be reported on in the desired 
cost worksheet format. For an organization to have the best and most comprehensive cost worksheets, they need 
first to have a cost breakdown structure that can be standardized across their projects portfolio as well as they need 
to define the financial periods that a project’s financial performance will be periodically assessed at. Of course, those 
are recommended best practices but not a must to have to produce the cost worksheets. 

The Cost Breakdown Structure (CBS) 

It is highly recommended that the cost breakdown structure (CBS) is designed in a format that can be used to 
progressively elaborate a project’s scope of work and eventually the associated cost. Therefore, it is important that 
the CBS is structured around a progressive breakdown structure like for example the UniFormat™ numbering system 
that enables elaborating the project cost as it evolves during the project life cycle design development stages. The 
cost breakdown structure will be created using PMWeb cost accounts module.  

 
   

 
The Project Financial Periods  

Usually every organization have their financial closeout periods predefined and aligned with the corporate financial 
reporting system. For each period, there will be a start and end date, and there will be 12 financial periods per 
annum. Those periods will be mapped into PMWeb. 

 
Capturing all Project Related Cost Transactions 

PMWeb cost management module comes ready with the forms needed to manage capital projects cost related 
processes. Those include cost estimates, budget, budget adjustments, commitments, potential change orders, 
change orders, progress invoices, miscellaneous invoices, actual issued payments, forecast to complete, income 
contracts, income change orders, income invoices and actual received payments. Each one of those forms, has 
detailed section to capture the particulars of each transaction. The detailed section will always have a field for cost 
breakdown structure (CBS) level that a cost line item belongs to as well as the financial period that this transaction 
should be posted to. This will ensure complete cost transparency to the required level of control. 

 
For each one of those forms, PMWeb allows attaching all supportive documents which are usually uploaded into 
their designated folder in PMWeb document management repository. In addition, all relevant PMWeb records such 
as meeting minutes, RFIs, site work instruction among others and imported MS Outlook emails can be linked to 
those records. 

 
A workflow can be assigned to each one of those cost forms where the review and approval steps can be defined. 
PMWeb workflow allows assigning approval authority levels to ensure that each transaction is reviewed and 
approved by the authorized team member thus ensuring complete accountability. 

 
All those cost management processes can have their own output form that can be designed in any desired form and 
format. Those output forms are needed to formally communicate and share those cost‐related transactions. The 
output form can be printed to be wet‐signed and stamped or saved as a PDF so it can be digitally signed and shared. 

 
  
In addition, transaction logs for each process can be created and presented in the desired form and format. Those 
registers or logs can be printed or saved as PDF file or MS Excel file format. The information in those logs can be 
sorted, grouped and filtered in the needed format as well as there is no limit on the types of logs that can be created 
for each cost process type. For example, the progress invoices register shown below is an example of those reports. 

 
  
Consolidating, Aggregating and Storing Cost Data 

Every transaction line in PMWeb that contains a cost code is automatically posted to the cost ledger when the 
transaction is saved. The cost ledger line contains a copy of the data from a subset of fields in the original 
transaction line as well as additional metadata such as the time and date of posting and a hyperlink to the 
transaction. As transaction lines are edited the matching data in the cost ledger line is updated as well. If a 
transaction line is deleted its matching data in the cost ledger is deleted too. Lines can also be added directly in the 
cost ledger page as well as by using one of the PMWeb integration tools. The cost ledger serves as a fast. powerful, 
and easy to use data source for queries and reports. 

 
Designing the Cost Worksheet 

Unlike other PMIS applications where usually only a single cost worksheet can be created for a project, in PMWeb, 
the authorized user can create as many cost worksheet layouts as needed to show the project cost and financial 
information in any desired layout format. The PMWeb define worksheet command allows adding the needed 
PMWeb cost fields as columns as well as add alias columns with formulas to calculate their values from other 
PMWeb cost processes. For each field, the user designing the layout can detail if the field is showing a currency 
value or a percentage, width of the field, field header, field tooltip and notes. 

 
The Cost Worksheet 

PMWeb cost worksheet module will enable the user to visualize the latest financial transactions for each cost related 
process. The user can apply period filter to limit the displayed cost data for the selected period or span of periods. 
When clicking on any of the cells displayed in the cost worksheet, the detail of the transaction source record will 
appear. The cost worksheet could be grouped by one or more of the desired cost breakdown structure (CBS) levels 
for which the subtotal for each group will be calculated automatically. Of course, different cost worksheet layouts 
that were created earlier can be selected and viewed. If the multi‐currency option was enabled, the user can also 
select the currency to be used in displaying the cost worksheet. PMWeb also allows exporting the Cost Worksheet to 
MS Excel by selecting the “Export to Excel” command. 

 
  
In addition, PMWeb allows editing the cost worksheet without using the relevant cost management process should 
this be needed for a quick cost worksheet if the details do not exist. Of course, this require having the authority to 
do this. 

 
Similar to other PMWeb modules, the cost worksheet can be printed in any desired form and format. The report can 
group cost data by the desired cost breakdown structure level which can expanded or collapsed based on the 
desired level of cost reporting. In addition, it can be for a single project or a portfolio of projects. For all fields shown 
in blue, that is hyperlinked, the report allows the user the click on the field to view additional details. The report 
shown below is an example of the 150 plus forms and reports that come ready out‐of‐the‐box with PMWeb. 

 
  
Using business intelligence and data visualization tools like MS Power BI, Tableau, Qlik among others, the 
organization can further analyze the cost worksheet information to identify variances and trends as well as provide 
senior management with an executive view of the project’s cost performance status. 

 
   

 
About the Author 
Bassam Samman, PMP, PSP, EVP, GPM is a Senior Project Management Consultant 
with more than 35‐year service record providing project management and controls 
services to over 100 projects with a total value in excess of US $5 Billion. Those 
projects included Commercial, Residential, Education and Healthcare Buildings and 
Infrastructure, Entertainment and Shopping Malls, Oil and Gas Plants and Refineries, 
Telecommunication and Information Technology projects. He is thoroughly 
experienced in complete project management including project management 
control systems, computerized project control software, claims analysis/prevention, 
risk analysis/management (contingency planning), design, supervision, training and 
business development.   

Bassam is a frequent speaker in topics relating to Project Management, Strategic 
Project Management and Project Management Personal Skills. Over the past 35 years he has lectured at more than 
350 events and courses at different locations in the Middle East, North Africa, Europe and South America. He has 
written more than 250 articles on project management and project management information systems that were 
featured in international and regional magazines and newspapers. He is a co‐founder of the Project Management 
Institute‐ Arabian Gulf Chapter (PMI‐AGC) and has served on its board of directors for more than 6 years. He is a 
certified Project Management Professional (PMP) from the Project Management Institute (PMI), a certified Planning 
and Scheduling Professional (PSP) and Earned Value Professional (EVP) from the American Association of Cost 
Engineers (AACE) and Green Project Management (GPM). 

Bassam holds a Masters in Engineering Administration (Construction Management) with Faculty Commendation, 
George Washington University, Washington, D.C., USA, Bachelor in Civil Engineering – Kuwait University, Kuwait and 
has attended many executive management programs at Harvard Business School, Boston, USA and London Business 
School, London, UK.