GUIA PRÁTICO DE GESTÃO IMOBILIÁRIA:

VEJA COMO ORGANIZAR SEU NEGÓCIO

EM 5 PASSOS
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Índice
1. Introdução .................................................................... 3
2. Primeiro passo: defina um planejamento
estratégico para o negócio ........................................ 4
2.1 Conheça sua empresa ............................... 5
2.2 Trace metas .................................................. 5
2.3 Monitore resultados ............................... 5
3. Segundo passo: conheça bem seus clientes
e os organize por segmento ........................................ 6
3.1 Conheça o perfil dos clientes ............ 7
3.2 Ofereça serviços especializados ............ 7
4. Terceiro passo: catalogue todos os
imóveis do seu portfólio ........................................ 8
4.1 Metragem e localização ..................... 9
4.2 Forma de uso ................................................. 9
4.3 Venda ou locação ....................................... 9
5. Quarto passo: organize seu dia em etapas .. 10
5.1 Use blocos de tempo ..................... 11
5.2 Faça pausas programadas ........... 11
5.3 Use a tecnologia como aliada .. 11
6. Quinto passo: tenha um software de
gestão inteligente ................................................. 12
6.1 Repasse de aluguéis ..................... 13
6.2 Geração de boletos ..................... 13
6.3 Aviso de atrasos .............................. 13
Conclusão .................................................................... 14
Sobre a inGaia ........................................................... 15
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Introdução
Não importa há quanto tempo você está no
mercado, quão grande é sua carteira de clientes ou
a quantas anda a excelência da sua reputação: se
não se mantiver constantemente atualizado, com
certeza enfrentará problemas para obter lucros. E
não estamos falando apenas da adoção de novas
tecnologias para a venda ou a promoção dos seus
imóveis, mas também sobre a modernização do
seu sistema de gestão interna! Já imaginou se um
de seus diferenciais competitivos for a maneira
com que lida com suas finanças e sua equipe,
diminuindo prazos, otimizando processos e
cortando gastos desnecessários?

Para que você saia da imaginação e aterrisse

na realidade é que resolvemos mostrar, de uma
maneira simples e prática, os 5 passos essenciais
para uma gestão imobiliária de excelência,
abordando desde a organização financeira até
a gestão de portfólio e clientes. Pronto para
começar a transformar sua imobiliária em
uma empresa mais eficiente? Então continue
acompanhando os próximos tópicos!

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Primeiro passo:
Defina um planejamento
estratégico para o negócio
O dia a dia em uma imobiliária não é nada simples: são vários
clientes para atender, corretores para coordenar, questões
fiscais para resolver, novos imóveis para prospectar e assim
por diante. E é justamente essa correria diária que acaba
forçando os gestores a lidar com o negócio de maneira
automática. Assim, o planejamento dos próximos passos da
organização sempre fica em segundo plano. O maior problema
é que a falta de planejamento deixa a imobiliária à mercê do
mercado, sem planos concretos de curto, médio e longo prazos.
Por sorte, traçar o caminho que você deseja alcançar é mais
fácil do que você imagina. Para tanto, sugerimos 3 etapas:

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CONHEÇA SUA EMPRESA
A primeira providência a ser tomada antes de efetivamente chegar lá é saber exatamente onde está. Para isso, é
importante que os gestores consigam fazer reuniões frequentes para elaborar um balanço da imobiliária: quanto
ela fatura, quantos imóveis gerencia, quantos corretores são ligados a ela, qual é o número de funcionários e
como andam o volume de vendas e a variação de negócios fechados. É um check-up completo, que transcende o
conhecimento da rotina e pode realmente mostrar tanto os pontos fortes como os fracos da organização.

TRACE METAS
Agora que você já sabe onde se encontra, chegou a hora de definir aonde quer chegar. Para isso, use seu histórico
de vendas, por exemplo, para definir metas ao mesmo tempo realistas e desafiadoras para sua equipe de corretores.
Mas não pense que traçar objetivos a serem alcançados é útil apenas para os vendedores, viu? Você também pode
criar metas para a redução de desperdício de água e energia, por exemplo, bem como para o aumento de captação
de imóveis ou o retorno de suas ações de propaganda e marketing. Basicamente todas as áreas podem receber
objetivos a serem cumpridos de forma integrada, fazendo com que a empresa cresça de forma equilibrada.

MONITORE RESULTADOS
Até aqui você já sabe onde está e traçou seu destino, certo? Agora é hora de saber se o caminho que você escolheu
para chegar lá é mesmo o mais adequado. Por isso, é essencial monitorar o andamento do negócio com métricas
confiáveis, que possam ser constantemente aferidas. Assim você consegue visualizar se as vendas realmente estão
aumentando na proporção esperada, mês a mês, e se isso tem relação com o impacto de determinada ação. Dessa
forma, consegue visualizar os processos realmente efetivos, bem como diagnosticar um problema de percurso que
deve ser corrigido com o menor tempo de resposta possível.

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Segundo passo:
Conheça bem seus clientes e os
organize por segmento
Agora que já falamos um pouco sobre a organização interna
do seu negócio, vamos voltar nossa atenção a quem sua
imobiliária mais quer por perto: os clientes. Mais do que ser
capaz de atraí-los, é importante conseguir fidelizá-los por meio
de um atendimento de qualidade. É claro que esse processo
está muito ligado às próprias habilidades dos vendedores, mas
você sabia que uma boa gestão interna também pode ajudar a
melhorar seu atendimento? Descubra como a seguir!

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CONHEÇA O PERFIL
DOS CLIENTES
Existem diferentes perfis de clientes
procurando por imóveis: aqueles
que querem conquistar a primeira
casa própria, os que buscam um
investimento, estudantes atrás de um
aluguel barato perto da faculdade e
assim por diante. Da mesma forma,
quem pretende disponibilizar seu
imóvel para a administração de uma
imobiliária também tem interesses
diversos: desde o pai de família
que aluga seu segundo imóvel para
garantir uma renda extra até quem
simplesmente está se mudando
temporariamente para outra cidade e
pretende alugar sua casa pelo mesmo
período. A imobiliária precisa saber,
portanto, com que tipo de cliente
lida, separando-os de acordo com
segmentos específicos. Só assim
conseguirá executar com excelência a
próxima etapa.
OFEREÇA SERVIÇOS
ESPECIALIZADOS
Quando você conhece os perfis
de cliente com os quais trabalha,
é capaz de propor soluções mais
assertivas para cada um deles.
Assim, consegue saber que um
jovem é mais aberto a receber
contatos por e-mail do que uma
pessoa de mais idade, que ainda
preza pelo contato por telefone,
por exemplo. Tais informações
devem ser repassadas a seus
corretores, a fim de que sejam
capazes de fazer um atendimento
assertivo, rápido e específico para
o segmento que atendem. Também
pode ser uma boa oportunidade
para concentrar perfis de clientes
no atendimento específico de
determinados profissionais, tudo
de acordo com as características
do próprio corretor.
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Terceiro passo:
Catalogue todos os imóveis
do seu portfólio
Você já conhece bem sua empresa, tem metas definidas,
métricas confiáveis e ainda consegue visualizar com clareza
o público que atende. Pode agora avaliar o tamanho e a
qualidade do seu portfólio! Ali devem estar contidas todas as
informações sobre os produtos que são oferecidos ao público.
O detalhe é que, para essa ferramenta ser efetiva, deve ir muito
além de uma lista com cada um dos seus imóveis. Assim como
os clientes, o portfólio da imobiliária deve ser segmentado de
acordo com pontos-chave. Veja por onde começar:

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METRAGEM E LOCALIZAÇÃO
As 2 informações mais básicas para
quem trabalha com imóveis devem
ser sua primeira referência na hora
de organizar seu portfólio. Reúna
imóveis de metragens parecidas
em um mesmo bloco, assim como
aqueles localizados na mesma região
da cidade. Em relação a esse segundo
ponto, também vale uma regra que
transcende a geografia: se, na cidade
em que você atende, existem bairros
de alto luxo em regiões diferente, por
exemplo, eles devem sim ser colocados
próximos no seu portfólio.
FORMA DE USO
Imobiliárias de todos os portes lidam
com diferentes tipos de produtos,
desde apartamento e casas até pontos
comerciais ou mesmo terrenos. E
cada forma de uso demanda um
processo diferente tanto na captação
de clientes quanto no tratamento
de questões legais e fiduciárias. Por
isso, é importante ter um portfólio
específico para imóveis comercias e
outro para residenciais, por exemplo.

VENDA OU LOCAÇÃO
Vender e alugar imóveis podem até ser ações aparentadas em sua origem, mas na prática
são 2 processos muito distintos. Por isso, é essencial que você também organize seus
produtos de acordo com a forma como estão disponíveis. Só isso já facilita bastante o
trabalho do corretor, bem como o retorno aos clientes e a oferta do produto certo para
determinado perfil.

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Quarto passo:
Organize seu dia em etapas
Até o momento abordamos aspectos gerais da gestão de
uma imobiliária, ações globais de grande extensão e impacto.
No entanto, não podemos deixar de falar também sobre a
importância da criação de uma rotina saudável de trabalho,
fazendo com que cada tarefa diária tenha um impacto positivo
a longo prazo. Pensando nisso é que decidimos listar algumas
dicas para que seu dia renda cada vez mais. Confira!

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USE BLOCOS DE TEMPO USE A TECNOLOGIA
Dividir para conquistar não é só uma tática de guerra. Serve COMO ALIADA
também para otimizar sua produtividade diária. Nesse ponto, Organizar os momentos de trabalho
vale apostar em dividir o dia em grandes blocos de tempo que, e de folga, bem como quais tarefas
por sua vez, serão divididos em bloquinhos menores. Que tal devem ser executadas a cada etapa
começar partindo o dia em 2 grandes blocos? Reserve a manhã exige uma boa dose de organização
para assuntos internos e a tarde para fazer contato com clientes. e disciplina. Por sorte, existem
No primeiro bloco, você pode estabelecer prazos de 40 minutos aplicativos e programas que podem
para executar determinadas tarefas, como responder e-mails, ajudar bastante nessa tarefa. Alguns
fazer reuniões e programar ações de marketing, por exemplo. O possibilitam, por exemplo, definir uma
importante é dedicar cada bloco à solução de um determinado lista de atividades diárias, atribuindo
problema para não perder o foco. a elas um tempo de duração, a fim
de fazer a checagem em tempo real
se as etapas estão sendo cumpridas.
FAÇA PAUSAS PROGRAMADAS Também nesse sentido, outras
Ninguém consegue trabalhar ininterruptamente por 6, 8 ou ferramentas interessantes são os
10 horas diárias sem ver sua produtividade declinar de forma softwares de gestão inteligente, que
progressiva. Para minimizar o problema, é importante que você atuam basicamente monitorando as
faça pequenas pausas ao longo da jornada, tanto para aliviar o áreas do negócio ao mesmo tempo
estresse quanto para dar uma breve recarregada nas energias. em que automatizam determinados
Programe essas pausas e as mantenha breves! Vale a pena fazer processos e facilitam a tomada de
um intervalo de 5 minutos a cada 40 de trabalho, por exemplo, decisão em relação aos demais. E
dedicando sua atenção a algo não relativo à atividade. Assim, é justamente sobre esse tipo de
seu corpo entende que você está descansando ao mesmo programa que falaremos a seguir.
tempo em que não para por tempo suficiente para que perca
completamente o foco e tenha dificuldades para retornar ao
trabalho com o mesmo pique.

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Quinto passo:
Tenha um software de
gestão inteligente
Como já demos a dica no item anterior, os
softwares de gestão monitoram dados,
automatizam processos e reúnem informações
importantes em um único painel de controle a fim
de auxiliar a tomada de decisão dos gestores. E o
mais interessante é que existem programas desse
tipo pensados especificamente para o mercado
imobiliário. É o caso do inGaia Locação, que
oferece soluções pra lá de relevantes, como:

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REPASSE DE ALUGUÉIS
Uma das obrigações das imobiliárias
envolve o repasse do pagamento dos
aluguéis para os proprietários dos
imóveis. É um processo que exige
algumas transações burocráticas,
como o próprio depósito bancário,
além do cálculo de abatimentos, como a
taxa de administração ou o pagamento
do IPTU. Com a ferramenta, todo esse
processo é feito de forma automática,
com a parte que cabe ao proprietário
indo diretamente para ele. Da mesma
forma, a taxa de locação já é destinada
à imobiliária sem complicações, contas
ou filas de banco. Não parece ótimo?
GERAÇÃO DE BOLETOS
O software também é capaz de gerar
boletos de pagamento de forma
automática, seguindo tudo o que
foi previamente estabelecido em
contrato. O documento pode inclusive
ser enviado diretamente para o
cliente, via e-mail. Além disso, o cliente
pode solicitar uma segunda via do seu
boleto pelo próprio programa. Por
fim, o próprio inGaia Locação ajusta
anualmente as tarifas de acordo com
os índices usados no contrato, tudo de
forma automática.

AVISO DE ATRASOS
O software ainda pode ser programado para alertar a imobiliária se determinado boleto
não foi pago na data estipulada, facilitando a cobrança e evitando que a inadimplência
se arraste por muito tempo. Além disso, ele também consegue calcular juros e multas
diariamente, enviando a fatura atualizada para o locatário sempre que necessário.

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Conclusão
Principalmente em momentos de crise, gerir uma
imobiliária definitivamente não é uma tarefa fácil.
Mas, como você viu por aqui, o desafio pode sim
ser superado, desde que você tenha disciplina,
organização estratégica e um bom auxílio da
tecnologia. Por isso, continue pesquisando sobre
as melhores práticas do mercado para utilizar em
seu dia a dia e aproveite as melhores ferramentas
para dar o destaque que sua imobiliária merece
perante a concorrência.

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Sobre a inGaia
inGaia é o único marketplace do mercado
imobiliário. Especialista em tecnologia para o
mercado imobiliário, oferece uma plataforma de
negócios completa para imobiliárias e corretores
de imóveis. Desenvolve soluções inteligentes para
os profissionais do mercado trabalharem de forma
mais eficiente e os conecta a uma dinâmica rede
de informações, serviços e parceiros.

Conheça o inGaia Locação, sistema de gestão de

locação, acessando locacao.ingaia.com.br e todas
as soluções em www.ingaia.com.br/quem-somos.

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www.ingaia.com.br

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