SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

COMPLEMENTARIA VIRTUAL

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

Características y clasificación de los documentos

Carolina Buitrago Muñoz

Santa Marta, Colombia

Mayo, 2012
 INTRODUCCION

El rol que cumple el tratamiento documental dentro del ámbito administrativo y

organizacional en una entidad influye directamente en el buen desarrollo de las
funciones que allí se desempeñan; es así como el archivo es un área de soporte
administrativo muy importante para la gestión institucional.

Sin embargo el manejo documental ha presentado una problemática histórica de

planeamiento conceptual y metodológico desde sus inicios, lo cual ha
desencadenado graves consecuencias al momento de recuperar la información.

“El acceso documental se enfrenta a un acuciante problema: la identificación,

valoración y selección de imponentes masas documentales”1, lo anterior dio paso
al nacimiento de la Gestión Documental comenzando con el reconocimiento de la
archivística como una técnica tras la segunda guerra mundial, desde entonces
diferentes propuestas y modelos internacionales como el norteamericano
conllevaron a desarrollar estándares y políticas con miras a normalizar el concepto
archivístico.

En Colombia el Archivo General de la Nación es el ente rector de la política

archivística, promotor de las adecuadas prácticas en cuanto administración de
documentos y mediante el programa de Sistema Nacional de Archivos, busca
plantear lineamientos de normalización de los procesos archivísticos que
sensibilicen y eduquen a la sociedad de la información en la toma de decisiones
dentro de sus procesos documentales como el de analizar, diseñar y desarrollar
sistemas, métodos, instrumentos y técnicas de tratamiento, almacenamiento,
recuperación y difusión de la información, soportando de esta forma la
preservación del conocimiento particularmente como patrimonio documental de la
nación.
 MAPA MENTAL

ORGANIZACIÓN:
Proceso de gestiones
encaminadas a la
clasificación y
descripción de
documentos

CLASIFICACION DE
DOCUMENTO
Distribución intelectual
y jerárquica de
documentos,
agrupándolos en
conjuntos

GESTION
DOCUMENTAL

PRINCIPIOS
ARCHIVISTICOS
Ordenación interna que
conserva la organización
en un orden secuencial
y cronológico.

DESCRIPCION
DOCUMENTAL Proceso
de investigación y estudio
de documentos de archivo
para su identificación,
delimitación y
recuperación.
 CONCLUSION

De acuerdo a lo anterior podemos concluir que la La gestión documental se ha

convertido en una necesidad y en un problema para las organizaciones, La
Gestión Documental supone un verdadero reto para muchas organizaciones.
Incluye conceptos como son "auditorias de la información", "gestión electrónica de
documentos", etc.

Por consiguiente, la Organización Documental es el principal centro de eficiencia y

mejora continua en los procesos y funciones de las organizaciones que
habitualmente realizan trámites con documentos, ya que permite replantear
acciones y estrategias en el uso de los sistemas de información, con el fin de
obtener resultados óptimos en los problemas organizacionales.

Se puede entender por organización como el proceso donde se desarrolla un

conjunto de gestiones orientadas hacia la clasificación y descripción de
documentos en una empresa o institución, sea pública o privada; siendo éste el
eje fundamental de los métodos archivísticos.

Según lo establecido en la Ley 594 de 2000 o Ley General de Archivos y el

acuerdo No. 042 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación del 31 de
Octubre de 2002, se definen los diferentes conceptos utilizados en el lenguaje
archivístico, los cuales son esenciales para establecer las actividades y reglas
prácticas en el proceso de organización de archivos en diferentes estancias de la
administración pública interesada.

en la Organización Documental se llevan a cabo dos procesos importantes como

lo es la Clasificación, la cual consiste en agrupar los documentos bajo conceptos
que reflejan las funciones generales y las actividades concretas de las
organizaciones, dentro de una estructura jerárquica y lógica. Y el otro es el
proceso de ordenación que es el que establece un orden a los documentos.

Las acciones que se realizan dentro de la clasificación documental son las

siguientes:

1. Reconocimiento de elementos administrativos y procesos (según el manual

de funciones y procedimientos y el organigrama institucional).
2. Implementación de Tablas de Retención.
3. Conformación de asuntos, subasuntos, series o subseries de cada área.
 4. Reconocimiento de tipos documentales de las series
5. Separación de los documentos de apoyo.
6. Foliación.
7. Actualización de los inventarios documentales con cada transferencia.
8. Determinar el sistema de ordenamiento.

La clasificación de documentos de archivo consiste en la identificación de los

archivos por series documentales; en donde se refleja la empresa productora de
los documentos y a la dependencia o división de donde son originarios, en
cumplimiento de un procedimiento administrativo.

descripción documental Es el proceso de investigación y estudio de los

documentos de archivo para realizar su identificación, delimitación y recuperación,
para algún trámite posterior.

Dicho proceso se hace con la ayuda de la normatividad que rige la Descripción

Documental que es ISAD-G (Norma Internacional general de Descripción
Archivística), la cual constituye la elaboración a nivel general de descripciones
archivísticas; que debe aplicarse en conjunto con la norma nacional. Para
Colombia se homologa por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y
Certificación (ICONTEC), mediante la NTC 4095.
 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

PEIS, Eduardo; RUIZ RODRÍGUEZ, Antonio A. EL archivo como sistema de

www.ugr.es/~epeis/docencia/archivistica/ruiz
Trabajo de Grado de Paola y Diego Angarita C.

Guía de aprendizaje 1 sena

Congreso Nacional de la República de Colombia. (2000). Ley General de Archivos.

Bonal Zazo, J. L. (2011). Clasificación y Ordenación. Universidad de Extremadura.
Facultad de Biblioteconomía y Documentación.