Actividad evaluativa eje 3

Proceso administrativo Copla Group S.A.S

(Grupo 205)

Contexto y desarrollo organizacional

Mercedes Yojana Jiménez Camargo

Septiembre 2019

Fundación Universitaria del Área Andina

Profesor:

Luis Eduardo Granados

Bogotá, D.C. Colombia

 Tabla de contenido

Introducción........................................................................................................................5

Objetivos.................................................................................................................................6

Descripción de la empresa......................................................................................................7

Reseña histórica Copla Group S.A.S..................................................................................7

Misión.............................................................................................................................7

Visión..............................................................................................................................8

Política Corporativa........................................................................................................8

Actividad económica..........................................................................................................9

Línea de tiempo Copla Group S.A.S....................................................................................10

..............................................................................................................................................10

Jerarquía administrativa....................................................................................................11

..........................................................................................................................................12

Análisis del proceso administrativo..................................................................................16

Dirección..........................................................................................................................16

Planificación.....................................................................................................................17

Organización.....................................................................................................................17

Conclusiones.....................................................................................................................18

Referencias.......................................................................................................................19
 Tabla de ilustraciones

Ilustración 1: Proceso RRHH...............................................................................................11

Ilustración 2: Proceso Financiero.........................................................................................12

Ilustración 3: Proceso logístico.............................................................................................13

Ilustración 4: Proceso Comercial..........................................................................................14

 Introducción

El presente trabajo hace referencia a la aplicación de los conocimientos adquiridos durante

el curso del presente eje, en un ejercicio práctico, que permita identificar como la empresa

Copla Group lleva a cabo el proceso administrativo.

En la primera parte, se hizo una breve descripción de la empresa y todos sus proyectos

visiónales como el establecimiento de objetivos, análisis de la empresa a través de una línea

de tiempo,

Determinaremos su jerarquía administrativa, así como la forma en que la empresa

desarrolla sus procesos administrativos analizados desde el ciclo PHVA. Abordamos el tema

de la Organización en donde de igual forma se desarrolla la estructura organizacional de la

empresa, tomando en cuenta los departamentos y personal que integrarán dicho organismo,

además los elementos y personal necesarios para que la empresa pueda prestar unos servicios

de calidad en control de plagas, establecimiento de capacitaciones, sueldos, y requisitos

indispensables para la contratación de los mismos. De igual forma al finalizar se hará un

análisis en donde la etapa de la Dirección es aplicada a la empresa, se tocan temas como la

importancia de una buena planeación, control, dirección y organización, como mecanismos

para la prestación de servicios de calidad.

 Objetivos

I. Identificar y comprender la importancia de los procesos administrativos dentro de la

empresa objeto de estudio.

II. Explicar mediante esquemas los procesos administrativos y cada área que lo

compone.
III. Estudiar el crecimiento organizacional que la empresa ha venido desarrollando

durante la línea de tiempo y como ha ido evolucionando y mejorando su proceso

administrativo.
 Descripción de la empresa

Imagen 1: Logo Copla Group

Fuente: www.coplagroup.com

Reseña histórica Copla Group S.A.S

Control Técnico de Plagas Limitada “COPLA LTDA”, es una empresa de prestación

de Servicios de Fumigación, que fue fundada en 1.984 por el señor LUIS FERNANDO

RUEDA RUEDA y la señora NORA GÓMEZ DE RUEDA.(Recuperado de: Mgc-001 Manual

Del Sgi Copla Group Sas)

Misión

COPLA GROUP S.A.S. provee soluciones en manejo y control integrado de plagas,

desinfección y aseo, al sector industrial, empresarial y portuario, brindando servicios de

primera calidad; mejorando las condiciones sanitarias en las instalaciones de nuestros

clientes, apoyados en una adecuada infraestructura y un equipo humano calificado que nos

distingue y nos enorgullece. (Recuperado de: Mgc-001 Manual Del Sgi Copla Group Sas)
Visión

COPLA GROUP S.A.S. está comprometida para el año 2020 en ser una organización

que llegue a representar la mejor opción en el manejo y control integral de plagas en

Colombia, brindando la mayor calidad y efectividad en el servicio a un precio competitivo,

sustentado en el profesionalismo, motivación y comportamiento ético, que nos permita

crecer y buscar una mejor calidad de vida para nuestros empleados, cuidando el medio

ambiente. (Recuperado de: Mgc-001 Manual Del Sgi Copla Group Sas)

Política Corporativa

Es compromiso de COPLA GROUP S.A.S. brindar soluciones en prevención y manejo integrado de

plagas, desinfección y aseo de óptima calidad, contribuir a la conservación del medio ambiente y

fomentar en nuestros trabajadores y contratistas un comportamiento seguro para la prevención de

accidentes, enfermedades laborales y daño a la propiedad aumentando permanentemente sus

competencias.

Para la gestión integrada de todos nuestros procesos Identificamos los peligros,

evaluamos y valoramos los riesgos, estableciendo los respectivos controles; Cumplimos la

legislación nacional vigente aplicable en materia de riesgos laborales y medio ambiente,

además de otros requisitos exigidos por nuestros clientes; garantizamos la transparencia y

legalidad de nuestras operaciones, aplicando controles que eviten el desarrollo de

actividades ilícitas; para todo esto contamos con el respaldo, liderazgo y apoyo económico

de la gerencia. (Recuperado de: Mgc-001 Manual Del Sgi Copla Group Sas)
 Actividad económica

Copla Group S.A.S, pertenece al sector terciario, tiene participación bajo la modalidad de

prestación de servicios en control de plagas.

CIIU. 8129 Otras actividades de limpieza de edificios e instalaciones industriales1.

Las actividades de desinfección y exterminación de plagas y roedores, en edificios,

fabricas, plantas industriales, trenes, buques, entre otros.

1
CIIU Rev. 4 A.C. Revisión 4 adaptada para Colombia Clasificación industrial internacional uniforme de todas las
actividades económicas. Recuperado de: https://www.dane.gov.co/files/nomenclaturas/CIIU_Rev4ac.pdf
Línea de tiempo Copla Group S.A.S

Copla Group en fundada por el señor Fernando Rueda y Nora Gómez

en 1984.

La empresa se constituyó como una sociedad limitada con un aporte

inicial de $7.000.000, (1987)

La empresa se ubica inicialmente en el centro de la ciudad, calle 33

No. 45 C 35 (1988)

La empresa fue creciendo y consolidándose en la Región Caribe, 1984-1993

abriendo en el año 1993 una nueva sucursal en Cartagena.

En el año de 1.998 la empresa reubico su instalación modernizándola

y dándole una mejor adecuación, ubicándonos en el sector industrial
de la ciudad, calle 70 No. 70 – 10.

En el año 2.003 “COPLA LTDA” fue cedida al Señor DIEGO RUEDA

GÓMEZ y a su hermana DIANA RUEDA GOMEZ, quienes hicieron
1993-2003
cambio de la razón social y del tipo de sociedad, tomando el nombre 2013-2019
de “COPLA GROUP SAS” 1993-2003

Para finales del año 2009 la compañía fue creciendo tanto en

personal como en clientes y se decidió buscar instalaciones más
grandes y a finales del año 2008 se trasladó a las instalaciones donde
estamos ubicados actualmente en la carrera 21B No 52 – 33

La empresa siguió expandiendo su capacidad operativa, abriendo en

Bogotá una nueva sede a comienzo del 2013. 2003-2013

En 2015 empieza una nueva reestructuración en su infraestructura

física, ampliando sus instalaciones a dos pisos y reorganizando nuevas
áreas para la mejora delos procesos.

Copla se gana licitaciones importantes como el prestar servicios a

todas las tiendas aras a nivel nacional y un contrato jugoso con
Drummond lo que obliga la compañía abrir otras sedes en la loma
cesar, Bucaramanga y Cali. (2016)

Implementación de nuevas tecnologías en sus servicios como SAP

para su gestión documental, Portal web e implementación de Drones 2013-2015
en la prestación de sus servicios (2018-2019)
Jerarquía administrativa

Gerente General

Comercial

Director Nacional
Director SGI Director SSTA Director Finaciero
de Operaciones

Coordinacion Analista de Coordinacion Asistente de

Asistente SGI Talento Humano Supervisor SSTA
nacional operaciones administrativo Compras

Coordinador de Auxiliar de
Asistente de
Operaciones y Supervisor Programacion Facturacion Cartera y
nomina
Supervisor Sedes Tesorería

Asistente
Seguimiento Almacen contable
Proceso del área de RR. HH

Ilustración 1: Proceso RRHH. Fuente: Diseño propio

Proceso Financiero

Ilustración 2: Proceso Financiero. Fuente: Diseño propio

Proceso logístico

Ilustración 3: Proceso logístico. Fuente: Diseño propio

Proceso Comercial

Ilustración 4: Proceso Comercial. Fuente: Diseño Propio

 Análisis del proceso administrativo

Dirección.

la Gran parte del esfuerzo en materia de formación de Copla Group se dirige también hacia

el personal de cada área y de cada sede, mediante la organización constante de

capacitaciones y talleres de entrenamiento de tipo empresarial, cultural e intelectual.

La Integración, Motivación son pilares para su crecimiento y la empresa contrata personal

capacitado y le da la oportunidad a personal bachilleres para ingresen como técnicos en

control de plagas, promueve programas de escalafonamientos e incentiva al personal a

través de racionamientos de tipo, económico y esparcimiento.

Los directivos encargados de verificar a través de sus indicadores en este caso (director

operativo, financiero, sgi y ssta), el cumplimiento de sus respectivos objetivos; de esta

manera se muestra el seguimiento que se hace a cada trabajador. Así mismo se encargan de

brindar información.

No solo eso sino también evalúan para ver cuál es el avance de cada área y como es su

desempeño en dicho cargo.

Control.

En Copla Group el control de calidad en sus servicios es fundamental, el proceso inicia

desde la elección de sus proveedores, buscando aquellos cumplan con un proceso de

selección, políticas y requisitos estándares de calidad de la compañía. Los químicos e

insumos deben cumplir con lo requerido por entes de salud, para que estos cumplan con la

calidad requerida, siguen unos rigurosos procesos de selección para que, a la hora de

prestar los servicios, estos cumplan con la calidad requerida por el cliente.

Es aquí donde las áreas de compras, financiera y logística juegan un papel importante en la

selección de los proveedores que cumplan con los estándares de calidad y con el

cumplimiento de entrega y logística necesaria.

Planificación

El objetivo primordial de la planificación del servicio de control de plagas es definir,

negociar y monitorizar la calidad de los servicios prestados. Si los servicios no se adecuan

a las necesidades del cliente, la calidad de los mismos es deficiente o sus costes son

desproporcionados, tendremos clientes insatisfechos y la organización para la prestación de

los mismos el área de programación será responsable de las consecuencias que se deriven

de ello. Es por ello que este proceso entrar en juego la participación de las áreas

comerciales, programación y seguimiento, para que la prestación de los servicios sea de

alta calidad, no solo en la parte operacional sino también documenta y servicio postventa.

Organización

El área operativa se encarga de la asignación de los turnos y rutas de los técnicos con la

función principal de la organizar, disponer y coordinar todos los recursos disponibles como

son humanos, materiales y financieros para la prestación de los servicios. Logrando así de

esta manera una logística eficiente que cumpla con las exigencias y estándares de calidad

interna y los clientes.

Conclusiones

A. Copla Group ha basado su desarrollo y crecimiento en cuatro pilares fundamentales

que a permitido que se posicione como una de las mejores opciones en control de

plagas en el caribe colombianos, dando alcance a los objetivos planteando en su visión,

caracterizándose con la calidad, el servicio, la atención al cliente, y el valor de sus

innovaciones tecnológicas en los controles de plagas, que permiten ofrecer una

experiencia única a sus clientes.

B. Copla Group no solo intenta revolucionar el mercado de control de plagas con la

aplicación de nuevas tecnologías si no también estandariza los procesos en cada una de

de sus sedes que le permite estar siempre la a la vanguardia y enfocado hacia un

mismo objetivo empresarial.

C. Cada proceso de Copla Group tiene objetivos y metas planteadas que son medidas a

través de los indicadores, los cuales son evaluados en las revisiones gerenciales para

lograr plantear estrategias que contribuyan a la mejora y sostenibilidad de cada uno de

sus procesos.

D. Por medio de este trabajo se comprendió la importancia de la implementación de los

procesos administrativos, la planificación, organización, dirección y control de cada

uno de los procesos y micro procesos que componen a una empresa

Referencias

CIIU Rev. 4 A.C. Revisión 4 adaptada para Colombia Clasificación industrial internacional

uniforme de todas las actividades económicas. Recuperado el (24 de septiembre de 2019)

de: https://www.dane.gov.co/files/nomenclaturas/CIIU_Rev4ac.pdf

Monografías plus. El Proceso Administrativo Según Fayol Adm. Industrial. Recuperado el

(27 de septiembre de 2019) de: https://www.monografias.com/docs/El-Proceso-

Administrativo-Segun-Fayol-Adm-Industrial-FK282YTPJ8UNY
Gestiopolis. Fases del proceso administrativo. Recuperado el (27 de septiembre de 2019)

De: https://www.gestiopolis.com/fases-del-proceso-administrativo/

Cadena, R. (s.f.). Teoría organizacional y habilidades gerenciales; Eje 3 Analicemos la

situacion. Universidad del Area Andina

Copla group S.A.S. (2019). Mgc-001 Manual Del Sgi Copla Group Sas. Barranquilla,

Colombia: