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1.- REGISTRARSE

1.1.- Para iniciar al sistema se debe registrar un usuario, como se observa en

el siguiente ejemplo:

NOTA: “De no registrar los campos correspondientes en la siguiente ventana

mostrará una indicación los campos que están vacíos, y son obligatorios”.

Aquí está un ejemplo de lo mencionado anteriormente:

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1.2.- Igualmente el paso siguiente es “Registrar Grupos” relacionado al
usuario, considerando todos los campos que exige esta ventana:

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NOTA: “De no registrar los campos correspondientes en la siguiente ventana
mostrará una indicación: los campos que están vacíos, y son obligatorios”.
Como se puede visualizar en la siguiente ventana:

1.3.- Continuando con el registro se deben establecer “las conexiones

correspondientes”, es por ello que se deben incluir los datos necesarios para
seguir el proceso.

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NOTA: Si los datos son exactos, y validos mostrará la siguiente ventana:
observe el ejemplo. Señalando que la conexión a la Base de Datos ha sido
exitosa.

“Y de igual manera mostrando el registro en la parte inferior de la ventana”.

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NOTA: Se debe seleccionar el tipo de conexión: tomando en cuenta que
puede ser: Administrativo, Hoteles, Contabilidad o Nómina.

1.4.- Para terminar el registro se muestra la información que ha sido

almacenada como los datos exigidos por el sistema, para verificar que estos
sean correctos y seguidamente “confirmar la culminación del registro en el
sistema”.

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NOTA: De No hacer clic en el botón de aceptar, si no en cancelar, no se
podría registrar y por consiguiente debería llenar los datos nuevamente, si
desea realizar el registro. “Haciendo click en el botón de registrarse”

2.- INICIO DE SESIÓN

Este es el paso esencial para ingresar al sistema, resaltando que se debe

indicar el nombre del Usuario y su Contraseña, para luego hacer click en el
botón de Iniciar Sesión.

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 Como se puede visualizar en el ejemplo a continuación:

2.1.- Luego de haber incluido los datos necesarios, debe Hacer click en el
botón “Iniciar Sesión” para entrar al Sistema Manager.

2.2.- Seguidamente podrá observar la ventana principal del Sistema ya

iniciada la sesión del usuario. En este caso se tomó como ejemplo:

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NOTA: En la parte superior derecha de la ventana, observe que los datos
están relacionados al usuario de ejemplo donde:

• Nombre de la Empresa: PERSEPHONE GARDEN, C.A

• Nombre de la Sucursal: Todas Las Agencias
• Nombre de usuario: Maria Jose Atencio Parra

De igual forma usted podrá observar sus datos correspondientes en el orden

mencionado.

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3.- Fechas de búsqueda

3.1.- Debe seleccionar el período deseado según la clasificación, puede ser:

Diario, Mes Actual, Mes anterior, Último trimestre, Último semestre, Año
Actual y Año Anterior

3.2.- Buscar la fecha por rango, registrando una fecha inicial y final para la
búsqueda de información.

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4.- El sistema está compuesto por 8 módulos, apreciándose en la siguiente
ventana:

4.1.- En el módulo se Gerencia se encuentra el formato del resumen general,

el cual se muestra Haciendo click en Gerencia y luego Resumen General.

Visualice el ejemplo que se presenta donde el reporte incluye: los registros a

clientes, proveedores, bancos y caja chica.

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 NOTA: “Se debe seleccionar una fecha para la búsqueda correspondiente.

4.2.- Continuando de manera descendente, sigue el módulo de Compras, en

el cual se puede observar el Código, el Nombre y el Monto de forma
descriptiva.

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NOTA: “Es importante seleccionar una fecha anterior al día del reporte o
que tenga un periodo razonable de tiempo para la búsqueda, como se
observa en el siguiente modelo, se tomó el año anterior al 2015”.

4.3.- El módulo de Cuentas por cobrar, contiene las opciones de Tipo,

Documento, Código De Cliente, Cliente, Vence, Días y Saldo.

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NOTA: “Es importante seleccionar una fecha anterior al día del reporte de
Cuentas por cobrar, es decir un periodo razonable de tiempo para la
búsqueda, como se observa en el siguiente modelo, se tomó el año anterior
al 2015”.

4.4.- El módulo de Cuentas por pagar, contiene las opciones de Tipo,

Documento, Código De Cliente, Cliente, Vence, Días y Saldo.

Visualice el ejemplo a continuación:

NOTA: “Es importante seleccionar una fecha anterior al día del reporte o
que tenga un periodo razonable de tiempo para la búsqueda, como se
observa en el siguiente modelo, se tomó el año anterior al 2015”.

4.5.- Para el módulo de Ventas, se ha clasificado por funciones, dependiendo

de la operación que desea realizar.

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 • Cobros Por Vendedor:

Esta operación contiene los datos del código, la descripción del vendedor,
el total de cobros y de las notas de créditos y el total general.

• Ventas Por Artículos

Esta opción considera el código, la descripción del artículo o nombre, la

cantidad vendida, el costo, el devuelto y el neto vendido.

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 • Ventas Por Clientes:

De igual manera se muestra el código, el nombre del cliente, y el monto

neto, fíjese en la próxima imagen:

NOTA: “Es importante seleccionar una fecha anterior al día del reporte o
que tenga un periodo razonable de tiempo para la búsqueda, como se
observa en el siguiente modelo, se tomó el año anterior al 2015”.

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 • Ventas Por Grupo

Esta función incluye el número del grupo, el nombre, la cantidad vendida,

el costo, devuelto y el neto vendido.

• Ventas Por Vendedor

Incluye los registros referentes al código, el nombre del vendedor, la

cantidad vendida, el costo devuelto y vendido.

Aquí tiene un modelo ejemplo de una empresa realizado el reporte

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• Estadísticas de Ventas

Código, el nombre y Apellido, la dirección de correo y las opciones,

que permiten descargar el formato del archivo con los registros de las
estadísticas previamente seleccionadas.

NOTA: “En la parte superior de la ventana, se muestra el mes y el año

en que se realizó el reporte de las estadísticas en Ventas, incluyendo la
hora exacta”.

• Lista de Precios

Debe considerar las siguientes condiciones para llevar a cabo el

reporte, tomando en cuenta que debe elegir o seleccionar las
opciones que requiera antes de procesar:

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NOTA: “Seleccione los precios a imprimir, para este reporte solo
pueden ser seleccionados 3 precios”.

-Mostrar sólo los costos mayores a los precios seleccionados

-Expresado en Dólares
-Mostrar existencia actual.
-Imprimir el costo del artículo.
-Incluir artículos suspendidos.
-Incluir el impuesto de los artículos
-Desglosar costo de importación.
-Mostrar precios de agrupado.
-Lista de precio no agrupada.

-Luego de seleccionar las opciones requeridas para el reporte, y ya

terminada la validación de evitar algún error, “Haga click en el Botón
de Procesar”.

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 • MOVIMIENTOS DE ARTÍCULOS

Permite visualizar las transacciones de los productos o artículos, el

vendedor relacionado, el grupo, sub. Grupo y el cliente. También el
depósito, la zona, marca, estación

1.- Seleccione el tipo de movimiento

Seleccione la condición del articulo, el cual puede presentar las opciones

de: vendidos, presupuestados, entregados, devueltos, en espera y pedidos.

Ejemplo:

En esta imagen se puede observar la búsqueda del tipo movimiento de

artículos, se debe considerar lo siguiente

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2.-Debe escribir algún dato de referencia (artículo, vendedor, grupo, sub-
grupo o cliente) para procesar la búsqueda, en este la búsqueda de los
registros solo será por el nombre del vendedor.

NOTA: Es Importante que Introduzca una Fecha Inicial dentro el espacio

(Desde), tomando en cuenta que debe ser un tiempo anterior a la fecha
actual y otra Fecha Final (Hasta).

2.1.-Debe introducir o seleccionar por búsqueda, los datos pertinentes al

reporte que desea realizar”. Si deja los campos en blanco para la búsqueda se
mostraran todos los registros para la fecha asignada.

Observe el ejemplo que se presenta, en la imagen resalta la fecha en

color rojo como dato importante para procesar el reporte.

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3.- Luego de haber introducido los datos y ya verificado que sean correctos,
haga click en el Botón de “Procesar”, para realizar el reporte.

3.1.- Observe los registros como resultado del reporte en la parte inferior de
la ventana.

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NOTA: “Realice los pasos anteriores, luego se seleccionar el tipo de
movimiento”.

4.6.- De acuerdo con el módulo de Administración se encuentran 2 funciones

las cuales son:

• Resumen de Caja Chica

Muestra una descripción general referente a los registros del código de la

caja, el saldo inicial, los ingresos, egresos y finalmente incluye el saldo final
en un reporte. Mostrando también el período inicial y final para la búsqueda.

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NOTA: “En la parte posterior de la ventana, se encuentra el resumen de las
operaciones de caja chica, como se puede visualizar en la imagen
presentada”.

Este reporte muestra los registros referentes al código, concepto, nota,

fecha, referencia, ingreso, egreso y saldo de las Operaciones de Caja Chica.

Así mismo, debajo muestra el reporte donde se incluyen las operaciones

de la Caja Chica Administración, la cual abarca los registros de código,
concepto, nota, fecha, referencia, ingreso, egreso y saldo.

• Desglose:

Esta función se divide en 2 reportes dentro de la misma ventana, como se

describe a continuación:

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-Desglose de Facturación

Esta función incluye el tipo de facturación, el monto neto, el impuesto, los

recargos, el total y la cantidad.

Se presenta el siguiente modelo como ejemplo de una empresa, donde se

observa este reporte ya procesado:

-Desglose de Cobros e Ingresos

Así mismo, esta opción contiene los campos sobre el tipo ingreso,
efectivo, cheque, tarjeta crédito, tarjeta débito y otros.

Fíjese en la imagen, donde se muestra un ejemplo del reporte de este

tipo en una empresa.

De manera generalizada se observa así los reportes en la ventana de

Desglose, dentro del módulo de Administración:

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4.7.- Bancos

• Egresos en Bancos

Cabe destacar que esta opción incluye los registros de los siguientes
campos: tipo, número, referencia, la fecha, el beneficiario, el concepto, el
monto y la transferencia.

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• Ingresos

Esta opción contiene los registros de los siguientes campos: tipo,

número, referencia, la fecha, el beneficiario, el concepto, el monto y la
transferencia.

• Resumen Bancario
Obtiene un reporte relacionado con los registros de la entidad
bancaria, el número de cuenta, los créditos, los débitos y los saldos.
Puede apreciar esto, en el siguiente ejemplo:

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 4.8.- Procesos

• Documentos

Se incluye el reporte de la Lista de Productos, que contiene el código,

nombre, la cantidad, el descuento unitario, el precio unitario y el total.

También muestra las descripciones y totales que describen los registros

referentes a líneas, total cantidad, el total bruto, el descuento, neto y el
impuesto.

1_ Indique el código o nombre del cliente a buscar.

2_ Indique el código o nombre del vendedor para realizar la búsqueda.

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 3_ Seleccione el almacén relacionado para el articulo a reportar en el
presupuesto

4_ Agregue un artículo para realizar el presupuesto en el botón de agregar

como se muestra en la imagen.

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 A continuación se le mostrara la siguiente ventana:

5_ Haga click en el botón de agregar, indique el código o nombre del

artículo a procesar.

Observe el ejemplo de la inserción de datos de un artículo realizado a

continuación:

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 6_ Haga click en el botón de procesar para obtener el reporte del
presupuesto.

7_ Se mostrara la totalización en la parte superior derecha de la ventana

de esta forma:

8_ Luego continúe haciendo click en el botón de Totalizar para visualizar el

reporte

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 9_ Observe el reporte de ejemplo que genera el botón mencionado.

NOTA: “Puede obtener este documento anexando un correo, en el cual se

enviará el reporte realizado”.

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 10_ Haga click en el botón de procesar, como se observa a continuación.

11_ Luego de hacer click en el botón de procesar se visualizara la siguiente

ventana:

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34