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Vista de Pájaro

El documento descriptivo Vista de Pájaro BPM verdaderamente orientada a los


ofrece al lector una visión amplia de la usuarios de negocio.
composición y características funcionales de
Es importante reseñar que AuraPortal no es
AuraPortal, así como de su enfoque y
solo una solución para la automatización de
orientación en el mercado.
los procesos de cualquier organización, sino
El aspecto diferenciador de AuraPortal, y que aporta un gran valor añadido
que se desarrolla en el documento, es la no completando el BPM con otros módulos
necesidad de programación a la hora de tales como Intranet, Gestión Documental,
Modelizar y Ejecutar los procesos, y por tanto Gestión de Contenidos, Comercio Online y
AuraPortal se convierte en una solución las Reglas de Negocio.

Esta publicación pertenece al Servicio de Documentación de AuraPortal (SDAP) y todos los


derechos están reservados. La reproducción total o parcial de este documento, así como la
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ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................................ 4

1.1. Qué es AuraPortal ..................................................................................................................... 6

1.2. La Opinión de los Expertos......................................................................................................... 8

1.3. La Opinión de los Clientes ........................................................................................................ 10

2. PRODUCTOS ....................................................................................................................................................13

2.1. Procesos (BPM) ...................................................................................................................... 13

2.1.1. Modelización ................................................................................................................................................................................... 13

2.1.2. Simulación ........................................................................................................................................................................................ 14

2.1.3. Ejecución ........................................................................................................................................................................................... 16

2.1.4. Monitorización ................................................................................................................................................................................ 17

2.1.5. Optimización ..................................................................................................................................................................................... 18

2.1.6. Funciones y Roles en la Organización ...................................................................................................................................... 19

2.2. Intranet / Extranet .................................................................................................................. 21

2.3. Gestión Documental ................................................................................................................ 24

2.4. Reglas de Negocio .................................................................................................................. 27

2.5. Gestión de Contenidos ............................................................................................................. 29

2.6. Comercio Online ..................................................................................................................... 30

2.7. Multiidioma ............................................................................................................................ 31

2.8. Extensión de WIP.................................................................................................................... 32

2.9. Copia Íntegra de Pruebas ........................................................................................................ 32

2.10. Tres Entornos Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Producción) ................................................ 33

3. FUNCIONALIDADES ESENCIALES ..................................................................................................................34

3.1. Editor de Formularios Dinámicos .............................................................................................. 34

3.2. Tareas de Sistema .................................................................................................................. 36

3.3. Integración............................................................................................................................. 38

3.4. Estructura de Datos - MDM (Master Data Management) ............................................................. 40

3.5. Analítica ................................................................................................................................. 42

3.6. Dynamic Case Management ..................................................................................................... 45

3.7. Grupos de Campo y Tratamientos Distribuidos ........................................................................... 46

3.8. Movilidad ............................................................................................................................... 47

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3.9. Sobre AuraPortal Cloud............................................................................................................ 48

3.10. Colaboración y Redes Sociales ................................................................................................ 50

4. CARACTERÍSTICAS DIFERENCIADORAS .......................................................................................................52

4.1. Orientado a los Usuarios de Negocio ......................................................................................... 52

4.2. Sin Programación .................................................................................................................... 52

4.3. Tareas de Sistema .................................................................................................................. 52

4.4. Reglas de Negocio y Reglas de Proceso..................................................................................... 52

4.5. Editor de Formularios Dinámicos .............................................................................................. 53

4.6. Familias Propias (Fichas Personalizables) ................................................................................... 53

4.7. WIP (Integración de Procesos en la Web Corporativa) ................................................................ 55

4.8. Gestión de Contenidos y Comercio Online ................................................................................. 55

4.9. 100% Tecnología Web ............................................................................................................ 55

4.10. Dynamic Case Management ................................................................................................... 56

5. ARQUITECTURA TECNOLÓGICA....................................................................................................................57

5.1. Acceso a AuraPortal ................................................................................................................ 57

6. ÁREAS DE APLICACIÓN ..................................................................................................................................58

6.1. Sectores ................................................................................................................................. 58

6.2. Áreas de Negocio .................................................................................................................... 59

6.3. Aplicaciones Específicas ........................................................................................................... 59

7. BENEFICIOS ......................................................................................................................................................62

7.1. Beneficios .............................................................................................................................. 62

7.2. Estudio de Clientes.................................................................................................................. 63

7.3. Casos de Éxito ........................................................................................................................ 64

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1. INTRODUCCIÓN
AURA, con un capital social de $30 millones USD, fue creada en 2001 por el Dr. Juan José Trilles con un objetivo: desarrollar
una aplicación de software empresarial 100% basada en Internet del tipo (*) Business Process Management (BPM) llamada
AuraPortal, con el máximo nivel tecnológico y la inclusión de los últimos estándares como la notación BPMN.

Se aportó un concepto radicalmente nuevo de gestión de procesos en el que el diseño y la programación se fundiesen en
una única etapa realizada por personal de negocio sin programación. El resultado es una de las soluciones BPMS más
potentes del mercado.

AURA es una entidad Presidida por D. Juan José Trilles y gestionada por un Comité CEO.

El Dr. Juan José Trilles es doctor en Ingeniería y máster en Business Administration. Tras fundar Dimoni Software en 1981,
que llegó a ser una compañía de software muy respetada, en 2001, después de vender Dimoni, fundó AURA actuando hoy
principalmente como máximo responsable del diseño de la aplicación (‘Chief Software Architect’). El Dr. Trilles ha publicado
diversos libros, ensayos y artículos relacionados con la gestión por procesos y ha sido invitado a pronunciar numerosas
conferencias sobre el uso de tecnología empresarial innovadora, por ejemplo, “Domain Cellular Accounting” en el congreso
de Bielorrusia en 1998.

(*) Nota BPM (Business Process Management)

Los procesos son un conjunto de actividades o eventos que se realizan o suceden (alternativa o simultáneamente) con un determinado fin.
Es una realidad innegable que toda empresa u organización está gestionada internamente mediante procesos.

De hecho, la suma de todos los Procesos conformaría la actividad total de la empresa. O dicho de otro modo, toda la actividad que
desarrolla cualquier empresa u organización es la suma de sus procesos. Algunos podrán ser sencillos y sin necesidad de ser definidos o
escritos, y otros complejos y muy estructurados.

Por otro lado uno de los objetivos de toda organización (empresas privadas, empresas públicas, asociaciones, etc.) es mejorar y ser más
eficiente en su gestión para lograr mejores resultados. Siguiendo el razonamiento anterior, si toda la actividad de una empresa es igual a la
suma de sus procesos, y una Gestión por Procesos (BPM) es capaz de controlarlos adecuadamente, inevitablemente una correcta
implantación del BPMS mejorará TODA la organización, sacará a la luz los puntos débiles y fortalecerá las actividades más importantes. De
hecho será:

 MÁS EFICIENTE
 MÁS FLEXIBLE
 MÁS COMPETITIVA

Es en este instante cuando la herramienta para la Gestión por Procesos o BPM (Business Process Management) cobra mayor relevancia ya
que es el software empresarial para diseñar y ejecutar la automatización de los procesos y en definitiva, ayudar a las organizaciones a lograr
mejores resultados.

AURA es uno de los fabricantes de software de Gestión por Procesos (BPM) más importantes del mundo, que cuenta entre
sus Clientes con compañías como ENAP, GENERAL MOTORS, TOYOTA, YAMAHA, PEMEX, CARREFOUR, INDRA, FRITO
LAY y otros, además de entidades gubernamentales. Tiene presencia en 40 países, más de 500 Consultores Certificados y
más de 100 Partners, AURA ofrece cobertura internacional y un servicio impecable a sus Clientes, ya sea de forma directa o
indirecta.

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Las oficinas operativas de AURA están ubicadas en:

SEDE PRINCIPAL EN ESPAÑA DELEGACIÓN EJECUTIVA EN EE.UU.

Contacto: Contacto:
Oficinas ubicadas en Valencia. Oficinas ubicadas en 1111 Brickell Ave, Suite 1100, 11th Floor,
info-es@auraportal.com Miami, FL 33131.
info-us@auraportal.com

TODAS LAS OFICINAS INTERNACIONALES

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1.1. Qué es AuraPortal


AuraPortal es una plataforma para diseñar y ejecutar, con gran facilidad y sin necesidad de añadir programación, TODOS los
procesos -por muy complejos que sean- en empresas y organizaciones de cualquier tamaño, desde corporaciones con
millones de procesos y/o millones de usuarios hasta pequeñas empresas. Con AuraPortal se controla automáticamente
cualquier organización de principio a fin si se desea, o bien partes de la misma.

El corazón de AuraPortal es un Core BPM, que contiene los módulos residentes ‘Procesos’, ‘Intranet/Extranet’ y ‘Gestión
Documental’. Además se ofrecen cuatro Módulos opcionales llamados 'Reglas de negocio', 'WIP (Wide Interaction
Platform)', 'Gestión de contenidos' y 'Comercio Online' que pueden adquirirse por separado para ampliar el alcance de la
aplicación. La estructura de productos de AuraPortal queda representada en la siguiente imagen.

Estos módulos, tanto los


residentes como los opcionales, interactúan entre sí de manera que la presencia de algunos es necesaria para que otros
puedan operar.

Además del Core BPM y los Módulos Opcionales, AuraPortal provee Complementos, también opcionales, orientados a
solucionar necesidades específicas relacionadas con los procesos.

El Core BPM ha de estar siempre presente. El módulo de Reglas de Negocio es independiente y su presencia no es
necesaria para las operaciones con otros módulos. Sin embargo, el módulo WIP (Wide Interaction Platform) ha de estar
presente para poder utilizar el módulo de Gestión de Contenidos y a su vez, éste es necesario para poder operar con el
módulo de Comercio Online.

CORE BPM

El Core BPM, es el corazón de la empresa de AuraPortal. Contiene tres módulos residentes:

 El primero, llamado Procesos, controla el BPM (Business Process Management) o Gestión por Procesos.

 El segundo, llamado Intranet/Extranet, gestiona las comunicaciones entre empleados y también con clientes,
proveedores y otros agentes externos mediante un sistema de ‘workflow’ de gran potencia.

 El tercero, llamado Gestión Documental, gestiona de manera integrada y global todos los documentos (textos,
imágenes, vídeos, etc.) de la organización. Este manejo documental puede ser llevado a cabo concurrentemente
mediante dos sistemas: el Microsoft SharePoint, incorporado de origen y el AuraPortal File System, de diseño

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propio, altamente recomendado en general pero sobre todo si se desea mayor rendimiento en grandes volúmenes
(millones) de documentos.

MODULOS OPCIONALES

Los Módulos Opcionales son muy potentes y su principal interés estriba en la sinergia que generan en conjunción con los
procesos del Core BPM.

Esta sinergia es evidente con las Reglas de Negocio pero también es muy clara cuando los módulos de Gestión de
Contenidos y de Comercio Online se aprovechan de la existencia de los procesos BPM ya que ello hace que se puedan
publicar newsletters, revistas y periódicos, así como construir páginas web de la organización con características de gran
importancia como por ejemplo la actualización automática de las informaciones publicadas o la posibilidad de utilizar la
plataforma de la web para vender los productos y servicios de manera integrada con las bases de datos de la empresa sin
necesidad de programación o control técnico.

La necesidad de utilizar Internet para difundir imagen, información y ofertas con el alto dinamismo que proporcionan los
módulos de Gestión de Contenidos y Comercio Online, se está convirtiendo en una evidencia para las empresas y
organizaciones con vocación de éxito.

COMPLEMENTOS

 Multiidioma. Permite trabajar con diferentes idiomas de manera simultánea, dejando que cada usuario elija el
idioma con el que desea trabajar. El sistema presenta la aplicación completa en todos los idiomas elegidos de
manera simultánea y concurrente.

 Extensión de WIP. La Extensión de WIP amplía funcionalidad a la plataforma WIP que ofrece la posibilidad de que
personas externas a la organización puedan participar en los procesos de la misma cuando se requiera. Este
complemento permite, entre otros, workflow (flujo de trabajo) entre Usuarios Externos e Invitados, además de
nuevos elementos de seguridad. Para adquirir este Complemento es necesaria la activación del Módulo WIP.

 Copia Íntegra para Pruebas. Mediante este complemento se pueden realizar pruebas en una instalación gemela a
la original con la seguridad de no alterar los datos ni modificar la configuración de la instalación que hay en
producción con los datos reales.

 Tres Entornos Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Producción). Este complemento permite a las
organizaciones crear nuevas clases de proceso y modificar las existentes en instalaciones independientes
físicamente separadas. Es decir, que los cambios de diseño y pruebas de clases de proceso se realizan en
instalaciones distintas e independientes de la que tiene los datos reales y los cambios se exportan de forma
sincronizada al entorno de producción.

AuraPortal incorpora los más modernos estándares y la introducción de novedades revolucionarias como la generación
automática de Motores de Proceso y Orquestación directamente a partir del Modelo sin necesidad de ninguna
programación.

Esto se traduce en una disminución drástica de los tiempos y costes (hasta en un 70%) tanto en su implantación como en
las modificaciones a lo largo de su vida útil y un Retorno sobre la Inversión (ROI) de hasta el 400%.

Trabajar con AuraPortal resulta muy efectivo. Los usuarios se encuentran en un entorno de trabajo muy amigable, racional
e intuitivo que puede ser utilizado sin aprendizaje y que les incita a realizar bien sus funciones hasta el punto que ya no
desearán trabajar de otra manera.

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Básicamente, la forma de trabajar con AuraPortal en el día a día es la siguiente:

 Una vez iniciado cada uno de los procesos de la entidad, el propio sistema va conduciendo las corrientes a las
personas que deben ejecutar las acciones, en función de los Diagramas de los Procesos.

 Cada una de estas personas, al recibir la tarea en su página de entrada (workflow), realiza su trabajo siguiendo las
instrucciones de la tarea.

 La propia tarea conduce y facilita el trabajo del ejecutor mediante Formularios Dinámicos, que contienen todos los
datos y documentos necesarios para que pueda realizar su trabajo sin salir de la tarea aunque éstos estén en otras
aplicaciones de la entidad, ya que AuraPortal se integra con ellas. El ejecutor no tiene que buscar la información;
la información viene a él. Una vez realizado su trabajo, el usuario termina la tarea.

De esta manera, la adaptación a la nueva forma de trabajar es inmediata y sin rechazo, y el cambio se realizará casi sin
darse cuenta.

Además, como resultado de estos trabajos, el sistema registra las intervenciones de cada usuario, así como los datos y
documentos creados, modificados y eliminados, y actualiza de forma automática las fichas de cada elementos de gestión
determinados por la empresa: empleados, clientes, proveedores, proyectos, departamentos, etc.

Trabajar con AuraPortal produce un empuje imparable que hace que los trabajos pendientes lleguen a su fin, controlando
que cada usuario realizar sus tareas. AuraPortal incorpora el “Avisador”, funcionalidad que hace que el usuario reciba un
aviso (visual y/o acústico) al recibir una nueva tarea, aunque se encuentre fuera de la aplicación.

1.2. La Opinión de los Expertos


Las más prestigiosas firmas de analistas de software de gestión empresarial y de las nuevas tecnologías han considerado a
AuraPortal desde su aparición como una de las mejores Suites BPM del mercado, destacando siempre su carácter visionario
e innovador. A continuación se muestran algunos ejemplos.

“AuraPortal ha alcanzado una presencia más que significativa entre las empresas con
más de 5.000 empleados, algo que desde siempre ha sido el punto flaco de los grandes
proveedores. Para AuraPortal, este segmento representa el 30% de su actividad
empresarial, superando al resto de proveedores que figuran en este informe”.

Esta orientación justifica además el enfoque de AuraPortal hacia el desarrollo de un


conjunto de herramientas tales como CRM, BPM, gestión documental, solución de
portales externos, entre otras, que otorgan una mayor importancia al usuario de
negocio y reducen así la dependencia de TI.

En la categoría “calidad del producto”, AuraPortal ha obtenido la máxima


puntuación, situándose un punto por encima del segundo mejor proveedor en una
escala de 1 al 10.

(Decision Matrix on BPM Vendors 2011, OVUM - Datamonitor Group)

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AuraPortal consolida su posición de liderazgo indiscutible en el Mercado global de


BPMS en la evaluación realizada por TEC.

TEC (technology Evaluation Centers), una de las pocas compañías certificadoras


independientes en el mercado, califica como insuperable el software de Gestión por
Procesos (BPM) de AuraPortal.

(TEC Technology Evaluation Centers - 2011)

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“AuraPortal es el ejemplo de la próxima generación de BPMS".


(Gartner - Magic Quadrant Report 2007 and 2009)

“AuraPortal es una de las más completas y avanzadas soluciones BPMS del


mercado, respaldada por una empresa financieramente sólida, con un amplio
número de Clientes satisfechos de todos los tamaños trabajando desde hace varios
años.”
(BPTrends - BPM Suites Report, 2010)

En cuanto a referencia de Clientes, AuraPortal tiene una fácil y sólida


implementación, y sencilla de usar (tanto para IT como para la gente de negocios).
Además, tiene una ágil integración con SAP vía Servicios Web y el portal de SAP.”
(IDC - MarketScape: Business Process Platforms, 2011)

“AuraPortal BPMS es una plataforma basada plenamente en Internet y consiste en


un conjunto de aplicaciones perfectamente integradas capaces de ajustarse a
cualquier tipo de organización. AuraPortal ofrece una excepcional relación calidad
precio, con un porcentaje de mantenimiento muy bajo basado en el precio de las
licencias así como un razonable coste de las mismas.”
(Bloor - 2011)

1.3. La Opinión de los Clientes


Pero la mayor garantía que puede ofrecer AuraPortal es el reconocimiento y la satisfacción de sus más de 300 Clientes. He
aquí algunas empresas representativas del mercado internacional.

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A continuación se muestran algunos testimonios.

“Con AuraPortal ejecutamos simultáneamente miles de procedimientos, miles


de procesos y miles de documentos, todos integrados. Además es un software
abierto para los cambios instantáneos de los procedimientos, formatos, informes,
etc., independientemente del tipo de empresa”.

Ing. Sergio Morales. Responsable del Diseño e Instalación en la División de


Exploración y Producción.

“Las funcionalidades observadas han presentado ventajas en tiempo de


implementación y en el de modificaciones de los procesos, lo cual ha permitido
demostrar la gran operativa de la solución de AuraPortal”.

Juan Pablo Medel Castillo. Vicepresidente de Ops&IT de RSA Chile.

“Toda esta problemática nos hizo plantearnos la compra de una solución


tecnológica que nos pudiera ayudar a gestionar estos procesos sin aumentar
nuestros recursos humanos actuales y que en un futuro pudiera utilizarse en la
gestión de otros procesos desarrollados en la empresa bajo una misma tecnología,
como los relativos a calidad y control de reclamaciones que para nosotros también
son muy importantes”.

Alfonso de Carlos Muñoz. Gerente.

“Seleccionamos el BPM AuraPortal porque siendo uno de los más importantes


del mercado y que están utilizando grandes multinacionales, fue el único que
nos permitía poner en marcha el proyecto en un corto espacio de tiempo”.

Ingeniero Luis Javier Mosquera Quijano. Vicerrector Administrativo y Financiero


de la Escuela Colombiana de Ingeniería (2009).

“La implantación de una herramienta informática como GEA-TOYOTA basada en


AuraPortal BPM ha permitido centralizar gran parte del trabajo y mantener los
mismos criterios entre los distintos concesionarios ubicados por toda la geografía
española”.

Karl Van Dijck. Director Asuntos Corporativos Toyota España.

"Desde nuestra implantación de AuraPortal hemos visto una reducción del 70%
en consumibles de oficina, y hemos sido capaces de retirar impresoras, así
como las líneas de fax que solían ser usadas para recibir partes de trabajo.
Ahora todo es entregado a través de AuraPortal, que significa que recibimos la
documentación correctamente y a su tiempo. Cualquier fallo en este punto podría
ser un grave problema cuando hay que pagar a 10.000 personas por semana".

Don Payne. Managing Director New Millennia

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"Nuestro objetivo ha sido en todo momento disponer en CAF Power & Automation
de un método ágil, autónomo y flexible (eficiente en definitiva) de definir,
implantar, ejecutar y optimizar procesos. Con AuraPortal, en este año y medio
de implantación, hemos estado tan solo dos personas diseñando e implantando
procesos, compaginándolo con nuestras propias tareas del día a día”.

David Puente López, Responsable de Calidad en CAF Power & Automation.

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2. PRODUCTOS
Como se ha mencionado anteriormente, AuraPortal es un software empresarial constituido por su Core BPM, además de
Módulos Opcionales y Complementos. Éstos son:

CORE BPM

1. Procesos. ‘Business Process Management’ (BPM) o Gestión por Procesos.

2. Intranet/Extranet.

3. Gestión Documental.

MÓDULOS OPCIONALES

4. Reglas de Negocio.

5. Gestión de Contenidos.

6. Comercio Online.

COMPLEMENTOS

7. Multiidioma

8. Extensión de WIP

9. Copia Íntegra para Pruebas

10. Tres Entornos Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Producción)

2.1. Procesos (BPM)


El BPM es el principal producto de AuraPortal. Éste es un software de Gestión por Procesos o Business Process
Management, con el que se diseña y ejecuta la automatización de los procesos, controlando y centralizando las actividades
de las personas, las reglas de negocio y políticas, las aplicaciones ya existentes (ERP, Producción, etc.) y la información que se
va generando en la organización.

La Gestión por Procesos se divide en 5 etapas: MODELIZACIÓN, SIMULACIÓN, EJECUCIÓN, MONITORIZACIÓN y


OPTIMIZACIÓN.

Etapas de la Gestión por Procesos

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2.1.1. Modelización
La Modelización es la etapa donde se diseñan y construyen los procesos. El sistema de Modelización de AuraPortal
representa tres grandes ventajas:

A - Elimina las tradicionales dificultades de comunicación entre el personal de negocio y el personal técnico cuando
se diseñan y se modifican procesos.

B - Garantiza el correcto diseño y ejecución de todos los procesos sin errores de programación y por lo tanto se
ofrece operaciones y procesos robustos que encajan exactamente con los requerimientos de los ejecutivos de
negocio.

C - Se reduce dramáticamente el tiempo (y coste) de desarrollo de procesos, con la capacidad de realizar cambios
en los modelos de los procesos de manera fácil, rápida y con efecto inmediato.

Diagrama del Proceso

El diagrama del flujo de cualquier proceso se realiza utilizando la herramienta de diagramación de AuraPortal, que se ofrece
en dos versiones: una desarrollada sobre Java y otra desarrollada sobre MS Visio. Esta herramienta se denomina AuraPortal
Modeler.

En primer lugar el usuario crea el diagrama del proceso mediante el uso de 'objetos' (que identifican tareas, eventos,
compuertas de decisión, etc.), siguiendo la notación 'Business Process Modeling Notation' (BPMN), aceptada
internacionalmente como el estándar de diagramación.

AuraPortal Modeler, que controla e informa al usuario para prevenir posibles errores de sintaxis que se pudieran dar
durante la diagramación del proceso, convierte automáticamente los procesos diagramados, una vez se han indicado los
parámetros de configuración, en procesos ejecutables sin necesidad de programación. Se pueden diseñar procesos,
subprocesos y la reutilización de éstos.

Con AuraPortal Modeler, se pueden diseñar diagramas de procesos sin necesidad de estar conectado en ese momento a
AuraPortal. Esto es una gran ventaja ya que aporta al usuario una gran libertad de acción para realizar los diseños cuando lo
desee.

AuraPortal Modeler se descarga gratuitamente desde www.auraportal.com.

AuraPortal Modeler. (Fase de Modelización)

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Configuración

Tras la diagramación de los procesos, sólo queda la configuración de datos tales como: ejecutores, roles, formularios, multi-
calendarios con diferentes horarios de trabajo, tiempos, condiciones, etc.

Asignación de atributos mediante el Editor de Formularios Dinámicos al crear una Clase de Proceso. (Fase de Modelización)

Modelo o Clase de Proceso

Tras la diagramación y la configuración se obtiene el 'Modelo del Proceso' o 'Clase de Proceso'. En estos momentos ya se
puede generar el Documento Descriptivo, que recoge en un documento el diagrama y la configuración de la clase de
proceso.

AuraPortal permite crear 'Altas Similares' para facilitar la creación de nuevas clases de proceso basadas en clases existentes.
Asimismo permite también 'Exportar/Importar' clases de procesos de una instalación a otra, incluyendo una actualización
automática de campos para que los procesos estén listos para su Ejecución en la instalación destino.

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2.1.2. Simulación
Existen dos tipos de Simulación: La Simulación Estadística y la Simulación Real.

Simulación Estadística

La simulación estadística consiste en la asignación de unos valores representativos de la carga de trabajo del proceso, para
luego ejecutar el proceso 'n' número de veces y obtener resultados estimativos previos a la puesta en producción del
proceso.

Simulación Estadística con AuraPortal. (Fase de Simulación)

Simulación Real

Uno de los aspectos más especiales de AuraPortal es que los diseñadores de procesos, los directivos y los analistas de
negocio pueden realizar simulaciones de manera fácil y en entornos de trabajo real, donde algunos factores (como la
identidad de los ejecutores) se 'simulan' mientras otros factores siguen siendo los reales, proporcionando así una imagen
certera de lo que realmente ocurrirá cuando el proceso se encuentre en Ejecución.

Se pueden simular ilimitados escenarios 'what-if' pasando del modo 'simulación' al modo Modelización tanto como se
desee. Esto ayuda a identificar errores de diseño con el fin de conseguir una verificación completa y precisa de todo el
diseño del proceso, pudiéndose realizar en tan solo minutos o horas comparado con semanas y meses en otros sistemas de
Gestión por Procesos o BPM que requieren programación.

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2.1.3. Ejecución
La etapa de Ejecución es la etapa donde se pone en marcha lo que se ha modelizado en fases anteriores. Es la fase de
Producción. Los usuarios trabajan diariamente con los procesos.

Al igual que en la Modelización, los usuarios acceden al Portal de Colaboración, Intranet, para en este caso iniciar procesos y
atender las tareas que llegan a su bandeja de entrada de tareas.

Plataforma Colaborativa y Formulario de Inicio de Proceso. (Fase de Ejecución)

La bandeja de entrada de tareas permite al usuario manejar de forma sencilla y eficiente todas las tareas de proceso que
están a su cargo. El sistema incorpora filtros de búsqueda avanzada tales como: Estado, Clase de Proceso, Referencia,
Código, Nombre, Tema, Fechas y Tipo.

Bandeja de entrada de tareas. (Fase de Ejecución)

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AuraPortal incorpora el Avisador, un sistema que avisa al usuario (Empleado, Externo e Invitado) de las tareas que tiene en
su bandeja de trabajo, aunque éste no haya iniciado sesión en AuraPortal.

Avisador de tareas

2.1.4. Monitorización
En la etapa de Monitorización se observan y controlan los resultados de la etapa de Ejecución mediante herramientas de
análisis. AuraPortal cubre los escenarios reales (tiempos, retrasos o progresos, desviaciones, costes) de todos los procesos
mientras se están ejecutando.

Estadísticas de Ejecución de Procesos y KPI´s. (Fase de Monitorización)

Las actividades realizadas y registradas en AuraPortal en el día a día (procesos) van proporcionando datos en tiempo real
que son leídos por las potentes herramientas de Inteligencia de Negocio que aporta AuraPortal:

 Cuadro de Mandos
 BI (Business Intelligence)
 BAM (Business Activity Monitoring)
 KPI´s (Key Performance Indicators)

Estas herramientas permiten observar, controlar y analizar lo que está ocurriendo en la entidad.

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Cuadro de Mandos. (Fase de Monitorización)

2.1.5. Optimización
La Optimización es la etapa donde se realizan cambios en los procesos una vez se han detectado los aspectos mejorables a
través de la etapa de Monitorización.

Los cambios se realizan en el modelo del proceso (Modelización) de forma sencilla para luego verificar mediante la
simulación y en tiempo real que el proceso funciona correctamente y en el menor tiempo posible. AuraPortal gestiona el
control de versionado de procesos, incluso cuando hay procesos en producción y se quieren realizar cambios en el modelo
del proceso.

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AuraPortal es un orquestador de procesos que permite una mejora de la organización empresarial. Una organización que
no trabaja con AuraPortal tiende a una gestión ineficiente de su actividad dado que existe una multi-interacción de todos
sus elementos (Empleados, Terceros, Datos y Sistemas) tal y como se muestra en la siguiente imagen.

Elementos Interacción Ineficiente

AuraPortal orquesta todos los elementos mediante procesos, permitiendo a la organización alcanzar elevadas cotas de
eficiencia.

2.1.6. Funciones y Roles en la Organización


AuraPortal es una solución que involucra a la organización de forma lógica en base a las funciones y roles de la misma tal y
como se observa en la siguiente tabla.

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La primera fase requiere de una estructura tecnológica que soportará la implantación de AuraPortal. Normalmente esta
labor la ejerce el personal de IT o bien es subcontratado, como puede ser el caso de los servicios Cloud.

Una vez la instalación de AuraPortal se ha llevado a cabo es hora de crear los procesos que automatizarán las actividades de
la empresa. En la segunda fase son los responsables de negocio los encargados de establecer las reglas, procesos,
documentos, etc. que compondrán la organización de la empresa. Si fuera necesario, el personal de IT puede ayudar en esta
labor, sobre todo en lo referido a integración con aplicaciones externas. Tal y como se ha visto anteriormente, en esta fase se
modelan y simulan los procesos para su ejecución.

En la tercera fase ya se puede trabajar con AuraPortal en producción ejecutando los procesos y atendiendo sus tareas. Aquí
participan todos los empleados de la empresa que intervienen en el día a día de los procesos, además de externos como
clientes, proveedores, asociados, etc. Gracias a la monitorización de los procesos, el sistema permite a los responsables de
negocio optimizar todos los procesos para que alcancen mayores cotas de eficiencia.

Los procesos que son ejecutados, monitorizados y luego optimizados en un ciclo constante generan datos estructurados que
son analizados y estudiados por los decisores en la cuarta fase. Gracias a la información generada en AuraPortal los
decisores pueden tomar decisiones más acertadas y precisas orientadas a la mejora y aumento de la productividad.

Además estos decisores también participan en los procesos orientando a los responsables de negocio en su labor de
optimizar los procesos de la empresa.

Un aspecto a destacar es el acceso de los usuarios a AuraPortal. Gracias a su tecnología 100% Web los usuarios del sistema
acceden a través de un navegador de Internet en cualquiera de las cuatro fases mencionadas y utilizando dispositivos de
última generación como SmartPhones, Ultrabooks, Tablets, etc.

2.2. Intranet / Extranet


AuraPortal ofrece el entorno óptimo para que la información sea compartida y exista comunicación y colaboración entre el
personal de los distintos departamentos de la empresa, equipos de trabajo, delegaciones, etc. llegando incluso a los

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usuarios externos (agentes, clientes, proveedores, etc.). Por ello, esta 'Intranet' o 'Plataforma Colaborativa' es una red de
comunicación tanto interna como externa, y además es compatible con otras plataformas que ya se estuvieran utilizando en
la organización.

NOTA

- Información hace referencia a la trasmisión de conocimiento en un solo sentido.

- Comunicación es a la trasmisión de conocimiento fluyendo en todos los sentidos.

- Colaboración hace referencia a un entorno de trabajo común.

Representación gráfica de la participación de los tres tipos de usuarios en las diferentes etapas del proceso

Los empleados (denominados Usuarios Internos en AuraPortal) acceden al Portal de Empleados. Los clientes,
proveedores, agentes,... (denominados Usuarios Externos en AuraPortal) acceden a los Portales Externos. Y los visitantes
de la web corporativa de la organización o los colectivos o los ciudadanos de un ayuntamiento,... (denominados Usuarios
Invitados en AuraPortal) acceden a la Plataforma de Interacción Web.

Tal y como se observa en la gráfica, AuraPortal permite que Usuarios Internos, Usuarios Externos y Usuario Invitados
puedan coexistir conjuntamente de forma lógica y eficiente.

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Ejemplo gráfico de colaboración entre Empleados, Externos y Visitantes Web

Es importante resaltar que AuraPortal está disponible en varios idiomas: Español, Inglés, Portugués, Francés, Holandés,
Italiano, Árabe, Chino, Catalán y Euskera, por lo que es una solución de aplicación internacional si así se desea.

Portal de Empleados

El Portal de Empleados dispone de todos los canales de comunicación que ofrecen las últimas tecnologías:
publicación en los tablones de anuncios de los distintos Portales, diversos tipos de encuestas, foros y debates online en
los que podrán participar todos los usuarios o grupos de usuarios, agendas compartidas, etc.

Sin embargo, el sistema realmente efectivo de comunicación y colaboración es el del 'workflow' (flujo de trabajo) de las
tareas a las que cada empleado está asignado y que recibe su propia 'lista de tareas', potente e intuitiva mesa de
trabajo, que incorpora todos los elementos de gestión, organización y control de los trabajos que debe realizar:
Rangos, Prioridades, Vencimientos, Múltiples Búsquedas, Plannings, Visores, Ordenaciones, Alertas, etc.

Portales Externos

Los Portales Externos son ilimitados y, gracias a una plataforma de generación de portales externos (sin necesidad de
programación), éstos se crean de manera rápida y fácil, por lo que la puesta en marcha de distintos portales externos
particularizados, para distintos grupos de Usuarios Externos, es muy sencillo.

Estos portales están concebidos para constituir un marco perfecto para la información, comunicación y colaboración,
de manera on-line, constante y controlada con los Usuarios Externos que mantienen una relación regular con la
entidad: clientes, distribuidores, proveedores, asesores, colaboradores, subcontratistas, etc.

Por ejemplo, mediante un Portal Externo para clientes ('Portal de Clientes') se puede automatizar los procesos de la
empresa relacionados con Marketing y Ventas, por ejemplo: las fases de oferta - pedido - envío - factura - pago, los

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contratos de mantenimiento, el servicio postventa, etc. Todo el historial de servicios prestados quedaría actualizado de
forma automática tras su realización.

Integración de Procesos en la Web Corporativa (WIP)

La Integración de Procesos en la Web Corporativa o 'WIP', exclusiva de AuraPortal, alberga todo lo necesario para
que los Usuarios Invitados puedan realizar preguntas o notificaciones, consultas, ser ejecutores de tareas, etc. En el
punto 4.7 de este documento se expone una explicación más profunda de sus funcionalidades y sus ventajas.

Una característica destacable de la Intranet de AuraPortal es su capacidad para adaptarse funcional y visualmente a las
necesidades de la empresa. AuraPortal maneja mecánicas propias para “customizar” la Intranet de forma sencilla y
sobretodo completa.

Aquí se muestran cuatro ejemplos de Intranets de AuraPortal con diferentes diseños visuales y funcionales.

2.3. Gestión Documental


De igual forma que ocurre en la realidad empresarial, el manejo de los documentos forma parte de la actividad cotidiana
y por tanto no puede estar desligado de ella. No se trata de que la Gestión Documental lleve un workflow. Es al contrario. La
Suite de Gestión por Procesos (BPM) debe incluir la total gestión de los documentos. La Gestión Documental es
compatible con el Gestor de Documentos que utilice la organización.

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NOTA
Cualquier soporte informativo se considera documentación: cartas, normativas, facturas,
albaranes, formularios, tablas, hojas de cálculo, listas, planos, dibujos, imágenes,
fotografías, animaciones, audio, video, direcciones URL o cualquier otra información como
páginas web o bases de datos.

AuraPortal permite gestionar con gran eficacia toda la documentación corporativa por compleja que ésta sea: Archivo,
Aprobaciones, Versionado, Firmas Digitales, Suscripciones para avisos de cambios, Búsquedas por contenido, Discusiones,
Vigilancia, Traza de Auditoría, etc. La Bibliotecas pueden ser diseñadas y configuradas (en estructura y comportamiento)
para que se adapten a los requerimientos para los que han sido creadas. Esta Configuración es exhaustiva, lo que permite
una gran automatización de las acciones a realizar con los documentos, como se verá más adelante al explicar cómo se
realiza el Ciclo de Vida de los Documentos.

Creación de un Término (reutilizable) de tipo Biblioteca con Firma Digital y Huella Digital. (Fase de Modelización)

En el día a día, los procesos se encargan de controlar las actividades que se realizan en la entidad y, por tanto, son los
portadores naturales de la información necesaria para su óptima realización. Así pues, al diseñar los procesos ya se habrá
tenido en cuenta en qué momentos y por quién los documentos deben crearse, consultarse, etc.

De esta forma, se automatiza y optimiza todo el ciclo de vida de los documentos: Captura y Creación, Almacenamiento,
Flujo, Acceso y Eliminación.

Captura
Los documentos que provienen de Externos: Clientes, Proveedores, etc. que mantengan una relación digital con la
entidad y por tanto entren en el flujo de los procesos, habrán sido introducidos por los Externos, desde un Mensaje
de Inicio o una Tarea, y quedarán integrados en el sistema. Los soportados en papel serán digitalizados e introducidos
también.

Creación
La mayoría de los documentos que se generan internamente en la entidad, al crearse en el contexto de una
determinada actividad (que, por tanto, estará incluida en un proceso), serán creados de forma automática por el
propio sistema (mediante sofisticadas plantillas y los datos propios del proceso) con el enorme ahorro de
tiempos/costes que ello supone.

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No se trata solo de crear documentos simples tipo formulario, sino de cualquier tipo de documento, por complejo que
éste sea.

Creación automática de un documento desde un formulario de una tarea. (Fase de Ejecución)

Almacenamiento
Los documentos, ya Capturados o Creados, quedarán ubicados de forma automática (según las Reglas estipuladas
para esa clase de proceso y documento) en los propios Procesos (expediente electrónico) y/o en las Bibliotecas que le
corresponden, que pueden ser personalizadas y que se estructuran mediante una anidación a los niveles que se desee
mediante un Árbol de Bibliotecas, contando además con todo tipo de metadatos y búsquedas avanzadas, tanto para
los documentos electrónicos como para sus referencias de ubicación física.

Biblioteca de Documentos

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Flujo, Acceso y Eliminación


Al diseñarse las tareas de un proceso en el que se considere que algunos ejecutores podrían estar interesados en
realizar alguna acción con documentos (consultas, modificaciones, aprobaciones, eliminación, etc.) se habrán incluido
estos documentos, o bibliotecas enteras, en estas tareas. De esta forma, la mayoría de los documentos no deberán ser
buscados, sino que estarán a disposición del ejecutor de la tarea para su consulta, modificación, aprobación o
eliminación.

El sistema de Archivo Virtual de AuraPortal es altamente eficaz ya que genera, mediante etiquetas, un sistema de
matriz multidimensional indexada por todos los criterios por los que se desee controlar, buscar o gestionar cada
documento.

Además AuraPortal permite la creación de Documentos Base. Son plantillas que serán automáticamente cumplimentadas
por los datos del formulario de las tareas. El sistema permite configurar el formato (Word, PDF, etc.), el destino de
almacenamiento, si incorpora firma digital, etc.

Gestor de Documentos Base. (Fase de Modelización)

La generación del documento final puede realizarse de forma automática sin intervención del usuario mediante una Tarea de
Sistema (ver punto 3.2 de este documento) o bien a voluntad del usuario simplemente pulsando un botón en el mismo
formulario.

Editor de Word para crear plantilla de Documentos Base. (Fase de Modelización)

2.4. Reglas de Negocio


En AuraPortal, las Reglas de Negocio se utilizan, no solamente como un dispositivo complementario de los Procesos sino
también como repositorio general de la empresa donde almacenar y consultar todas sus normas de funcionamiento y
procedimientos operativos, manuales de uso, etc. que atañen al funcionamiento general de la entidad.

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Esta es una contribución significativa e innovadora de AuraPortal al moderno mundo de reglas de negocio en BPM.

La familia de Reglas goza de un tratamiento estructurado en Clases y Ramas de Árbol que la dota de una potente mecánica
de Creación, Edición, Clasificación, Búsqueda filtrada, Recuperación, Modificación, Exhibición, Difusión, Impresión, etc. de sus
elementos.

En el sistema AuraPortal las Reglas de Negocio se dividen en dos grupos atendiendo a su comportamiento:

Textual (Interpretable)
Contienen texto explicativo con aclaraciones o instrucciones a seguir. Cuando se utilizan en los Procesos, las Reglas
Textuales aparecen como Instrucciones en la ventana (pantalla) de ejecución de las Tareas Personales (las que
realizan las personas).

Mecánica (Automática)
Estas Reglas son aplicables sin intervención humana y por tanto su aplicación se realiza en los Procesos a través de
Tareas de Sistema (las que realiza el sistema de forma automática sin intervención de las personas) o para la toma
automática de decisiones en las Compuertas Divergentes de los procesos.

A la hora de ejecutar un Proceso, el propio Motor del Proceso ejecutará el mismo siguiendo los flujos prescritos en el
Diagrama, e irá a consultar las Reglas de Negocio que estén relacionadas con dichos flujos. De este modo los procesos
pueden mantenerse prácticamente sin cambios (excepto los derivados de las mejoras introducidas en su diseño) ya que la
mayor parte de los cambios se derivan de las variaciones del entorno empresarial (mercado, políticas, estrategia, etc.), y esto
queda definido en las Reglas de Negocio.

Reglas de Negocio y Reglas de Proceso

Es importante mencionar que muy pocos fabricantes de herramientas BPM incorporan un Motor de Reglas de
Negocio independiente a los procesos.
Por ello se debe diferenciar entre Reglas de Negocio y Reglas de Proceso.

Las Reglas de Proceso


Como su nombre indica, son aquellas que su alta, configuración y gestión se
realizan desde el Modelo del proceso y su ámbito de actuación y
responsabilidad se limita al proceso configurado en la Modelización.

Por tanto dependen del proceso en el que se han definido y por consiguiente
no son son aplicables a otros procesos ni se pueden utilizar como repositorio
general de la empresa donde almacenar y consultar todas sus normas y
procedimientos de aplicación general, como es el caso de las Reglas de Negocio.

Como puede observarse en la imagen, al no ser independientes del proceso, no


se pueden aplicar a varios procesos como es el caso de las Reglas de Negocio, ni
ofrecen sus ventajas de automatización ni proporcionan la coherencia,
uniformidad y control de éstas.

Configuración de las Reglas en las Compuertas del Modelo del proceso

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Las Reglas de Negocio


Como su nombre indica, atañen al Negocio en general y por tanto son independientes a los procesos.

Las Compuertas del proceso consultan las Reglas de Negocio (Regla de Inferencia y de Cálculo), que son independientes al proceso

Como puede observarse, cada Regla, al ser expresada en un repositorio general, puede ser aplicada a cuantos objetos
del diagrama afecte de todos los procesos de la entidad, otorgando coherencia, uniformidad y control.

Además, bajo el punto de vista práctico, permite un extraordinario ahorro de tiempo/coste en su implantación y,
sobre todo, en los cambios del día a día, ya que al cambiar la Regla se aplicará de forma inmediata a todos los objetos
a los que afecte de todos los procesos de la entidad.

2.5. Gestión de Contenidos


AuraPortal ofrece el primer software BPM con un sistema de Gestión de Contenidos perfectamente integrado para que
cualquier empresa pueda crear su información digital a la medida y sin tener que contratar un especialista.

AuraPortal permite la automatización de Procesos de elaboración y revisión de contenidos digitales, publicación


automática en portales corporativos y, en general, la optimización del uso del conocimiento corporativo, proporcionando
una completa Gestión de Contenidos digitales para la publicación de Comunicados, Noticias, Artículos, Documentos, Vídeos
y cualquier tipo de contenido digital en la Web pública de la empresa, en la Intranet Corporativa y en los Portales
Externos.

El sistema optimiza todas las etapas del ciclo de vida de los contenidos: Creación y/o Captura, Almacenamiento, Seguridad,
Flujo, Acceso, Publicación, Control de las Versiones, Recuperación, Distribución, Conservación, Caducidad y Destrucción de
los contenidos. Y todo ello sin necesidad de programación.

Pero además, y sobre todo, estas acciones no se tratarán de forma independiente, sino que se realizarán en el contexto
del resto de la actividad cotidiana de la entidad. Esto supone, por ejemplo, que las consultas, compras, reclamos,
solicitudes de todo tipo, etc. que se generen a través de la Web pública pondrán en marcha automática e inmediatamente
sus Procesos de resolución, asegurándose la optimización de la gestión.

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Esquema Gráfico de funcionamiento de la Gestión de Contenidos

2.6. Comercio Online


AuraPortal ha desarrollado el primer software BPM con un sistema perfectamente integrado de Comercio Electrónico,
permitiendo a las empresas ofrecer por Internet sus productos a sus Clientes mediante una página Web diseñada fácilmente,
y que incluye: Gestión de Contenidos, Carrito de Compra y Pasarela de Pago.

Con AuraPortal cada empresa podrá crear, a su medida, su propia Plataforma de Comercio Electrónico sin la necesidad de
programación alguna. Los empleados pueden desarrollar un sistema totalmente personalizado de una forma fácil y rápida
relacionando sus ventas por Internet con sus Procesos Comerciales y con toda la actividad transaccional monitorizada por
las herramientas de inteligencia de negocio del BPM.

AuraPortal ha tenido en cuenta la integración con los motores de búsqueda (p.e. Google), y ha incluido un sistema de
creación automática del Mapa del Sitio, que indexa todos los productos en venta en los índices internos de estos sistemas de
búsqueda para su rápida localización por los internautas.

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La integración total de las funcionalidades propias del Comercio Electrónico con los Procesos Comerciales y de la Cadena
de Suministro supone un extraordinario avance, ya que permite una automatización sin precedentes de las operaciones
de ventas. No se trata de que las acciones de eCommerce realizadas proporcionen datos a una base de datos, sino que se
convierten en información fluyendo en los procesos.

Esquema Gráfico de funcionamiento del Comercio Online

Además, el hecho de que el entorno del comercio electrónico pueda manejarse completamente por empleados sin ningún
recurso técnico es también altamente beneficioso, ya que permite a las empresas una gran dosis de agilidad y flexibilidad
reduciendo significativamente su 'time to market".

2.7. Multiidioma
AuraPortal incorpora un servicio Multiidioma que permite que cada usuario (ya sea empleado o externo) trabaje con su
propio idioma de manera concurrente con los demás. Existen muchos idiomas ya incorporados pero además se permite la
confección de nomenclaturas al gusto de cada usuario. Además del idioma, el aspecto de las ventanas de trabajo puede
personalizarse también y adaptarlas según los requisitos de la empresa.

En las Fichas de cada usuario, ya sea Interno (empleados) o Externo (clientes, proveedores, subcontratados, etc.) se indicará
el idioma, dialecto, jerga o argot en que se expresa y, de esta forma, cada usuario podrá ver todas las opciones de AuraPortal
en su propio idioma, incluidos los campos y textos personalizados en los formularios dinámicos.

La configuración del Multiidioma de los campos de los formularios se puede realizar a dos niveles: En primer lugar, al
crearlos en el Diccionario General de Términos de AuraPortal es posible definir Multiidioma para todos los Términos que se
vayan a utilizar pero, posteriormente, se puede cambiar el idioma de cada término al diseñar los formularios específicos

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de las tareas, fichas, etc. Esta funcionalidad permite adaptar los términos a cada situación e incluso ajustarlos teniendo en
cuenta la distinta ocupación del texto en los distintos idiomas en los que habrá de verse el formulario.

2.8. Extensión de WIP


Existen dos niveles de WIP: El nivel Básico (WIP) y el nivel Extendido (WIP+). Éste último es la suma del nivel básico y una
extensión que se adquiere aparte.

La introducción de la Extensión de WIP añade funcionalidades muy interesantes que permiten la utilización de Usuarios
Invitados para ciertas intervenciones en los procesos que antes no disfrutaban. Como por ejemplo:

 Workflow entre Usuarios Externos e Invitados.

Con el complemento Extensión de la WIP se habilitan las siguientes funcionalidades orientadas a permitir el workflow
entre Usuarios Externos e Invitados:

 Selección de Roles.

 Envío de Tareas entre los Usuarios Invitados y Externos.

 Uso de campos Relación desde formularios de Usuarios Invitados.

 Uso de campos Prefijo desde formularios de Usuarios Invitados.

 Protección avanzada al acceso de Usuarios Invitados.

2.9. Copia Íntegra de Pruebas


Mediante el complemento "Copia Íntegra para Pruebas" se mantiene una instalación gemela a la original en donde poder
hacer todo tipo de pruebas antes de realizarlas en la instalación con los datos reales.

Con este complemento se dispone de una instalación idéntica a la original que contiene los mismos datos reales en donde
trabajan diariamente todos los usuarios de la organización, pero donde se pueden hacer todo tipo de pruebas y
modificaciones antes de realizarlas definitivamente en la instalación original.

De esta manera se asegura la integridad y funcionamiento de todo el sistema antes de efectuar operaciones como
actualizaciones de Windows, Hotifx, ServicePack, nuevas versiones, etc.

El complemento "Copia Íntegra para Pruebas" es compatible con el complemento "Tres Entornos
Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Producción)", ya que éste está orientado a realizar cambios de diseño y pruebas de
clases de proceso en instalaciones distintas e independientes de la que tiene los datos reales y los cambios se exportan de

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forma sincronizada al entorno de Producción, mientras que el complemento "Copia Íntegra para Pruebas" está enfocado a
actualizaciones del sistema y plataforma.

2.10. Tres Entornos Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Producción)


Mediante el complemento "Tres Entonos Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Producción)" se puede mantener
totalmente aislado e independiente el escenario de Producción, donde los usuarios trabajan diariamente en los procesos
BPM con datos reales de la organización, de los escenarios donde se realizan nuevos desarrollos y pruebas. Una vez
desarrollados y probados, los cambios se exportan de forma sincronizada al entorno de Producción. De esta manera se
garantiza el funcionamiento de todos los procesos.

El complemento "Tres Entonos Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Producción)" permite mantener independientes tres
escenarios, el de Desarrollo, el de Pruebas y el de Producción.

1. Desarrollo. Entorno orientado exclusivamente al desarrollo y diseño de nuevas clases de proceso. Al estar ubicado
en instalaciones independientes de las de Producción, se garantiza su independencia hasta que sean comprobados
en el Entorno de Pruebas antes de sincronizarlos con el de Producción.

2. Pruebas. Entorno donde se comprueban y certifican los nuevos desarrollos antes de pasarlos al Entorno de
Producción.

3. Producción. Es en En este entorno es donde los usuarios trabajan diariamente en los procesos BPM introduciendo
y consultando los datos reales de la organización.

Sin la activación de este nuevo complemento en AuraPortal igualmente pueden haber Clases de Procesos en Producción y al
mismo tiempo realizar nuevos desarrollos y pruebas sin que estos se vean afectados, ya que AuraPortal incorpora la
funcionalidad del versionado de procesos en la misma instalación.

Sin embargo, con el nuevo complemento "Tres Entonos Sincronizados (Desarrollo, Pruebas y Producción)", se da un
paso más en el control y la seguridad ya que permite que los tres Entornos estén físicamente separados en tres escenarios
independientes, es decir, que los cambios de diseño y pruebas de clases de proceso se realicen en instalaciones distintas e
independientes de la que tiene los datos reales y luego se sincronizan con el Entorno de Producción.

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3. FUNCIONALIDADES ESENCIALES
Es imperativo resaltar funcionalidades del BPM que son consideradas esenciales para la óptima gestión de los procesos.

3.1. Editor de Formularios Dinámicos


El Editor de los Formularios Dinámicos, tal y como su nombre indica, se encarga de diseñar el formulario que acompañará a
la tarea, plasmando la lógica de manejo del usuario que lo recibe. Es uno de los elementos principales en la configuración de
Tareas Personales.

El Editor de AuraPortal incorpora la Tecnología DAD (Dynamically Activated Divisions), tecnología de última generación
desarrollada por AuraPortal, que permite crear Formularios Dinámicos para optimizar los trabajos de las Tareas de los
Procesos y todo tipo de Consultas.

Los Formularios Dinámicos pueden contener miles de campos, Documentos, Botones de acción, Instrucciones, etc. aunque,
en función de diversas circunstancias, el ejecutor de la tarea deba ver o actuar solo sobre unos pocos. A medida que el
ejecutor va realizando la tarea, el sistema hace aparecer de forma automática en el formulario los elementos que vaya
necesitando, e incluso Divisiones enteras, en función de las acciones que vaya realizando, de las decisiones que vaya
tomando o de los automatismos que se hayan determinado en la modelización.

De esta forma se consigue sin programación generar tareas tan complejas como las que muestran las imágenes, en las que
controles automáticos guían al ejecutor ayudándole a hacer bien su trabajo, por complejo que éste sea.

Algunos elementos que podemos encontrar en el Editor de Formularios Dinámicos son los siguientes.

Tecnología DAD y Paginación

Divisiones Condicionales

Campos Generales:

Texto una Línea, Multilínea, Rico,


Número Entero, Decimal, Fecha, Fecha
y Hora, Si/No, Selección Simple,
Múltiple, Familia, Documento,
Adaptador, Diccionario, Anexo, Firma
Digital, Planning, etc.

Campos Prefijo/Sufijo y Grupos de


Campos

Campos Calculados

Campos Condicionales

Firma Digital Editor de Formularios Dinámicos de AuraPortal. (Fase de Modelización)

Páginas Condicionales según:

o Campos

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o Reglas de Negocio

o Valores Calculados

Botones de Acción

Botones de Hipervínculo

Botones de Script

Históricos e Instrucciones en Tareas

Prefiltros de búsqueda configurables

Otros

Formulario de una Tarea Personal. (Fase de Ejecución)

Formulario con Divisiones que se disparan en función de la lógica de la Tarea. (Fase de Ejecución)

El Editor de Formularios de AuraPortal incluye mecánicas que permiten un diseño vanguardista de los formularios a gusto
100% del cliente. Algunos ejemplos son los siguientes.

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3.2. Tareas de Sistema


Las actividades en los procesos se gestionan mediante tareas. AuraPortal dispone de dos tipos de tareas, Tareas Personales
y Tareas de Sistema. Las Tareas Personales son las ejecutadas por personas, quienes recibirán un formulario (ver ejemplo en
el punto 3.1 Editor de Formularios Dinámicos) dentro de la tarea. Las Tareas de Sistema son las ejecutadas por el Motor de
Procesos (sin intervención humana) de AuraPortal, proporcionando un elevado grado de automatismo en los procesos.

Existen actualmente 8 tipos de Tareas de Sistema que se muestran en la siguiente tabla.

TIPOS FUNCIONES

Ingresa en Panel Información o Valor Calculado

Ingresa en Bibliotecas de SharePoint Documentos de Panel

Ingresa en Anexos de SharePoint Documentos de Panel

Imprime Documentos de Panel

Nombre Tarea Ingresa Documentos desde Biblioteca

1. INGRESADOR Ingresa Fechas Planning


INGRESADOR
TS.2 Crea Documentos Automáticos

Actualiza Sufijos y Pies de Grupo de Campos

Actualiza Temas

Conversiones de Grupos de Campos

Agrega líneas en Grupo de Campos

Notifica a Usuarios Empleados

Notifica a Usuarios Externos


Nombre Tarea Notifica a Usuarios Invitados
2. NOTIFICADOR
Notifica por Email
NOTIFICADOR
TS.14 Notifica por SMS

Confirma Email

Comprueba Login

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Nombre Tarea
Traspasa entre Contenedores de Grupos de Campos
3. TRASPASADOR
TRASPASADOR
TS.18
Traspasa entre Bibliotecas de Diccionario

Nombre Tarea

4. EJECUTOR Ejecuta un Script (Procedimiento Almacenado SQL)


EJECUTOR
TS.22

Nombre Tarea

5. INVOCADOR Invoca un Servicio Web Externo


INVOCADOR
TS.26

Nombre Tarea
Desvía la corriente a un Evento de otro proceso iniciándolo o
6. DESVIADOR
DESVIADOR haciendo que continúe
TS.41

Nombre Tarea

7. CREADOR Crea Cuenta y Rol Personal


CREADOR
TS.41

8. LIMPIADOR Elimina datos y documentos de los procesos y fichas

Tareas de Sistema de AuraPortal

Estas Tareas de Sistema permiten gestionar y automatizar procesos extremadamente complejos de forma automática.
Permiten agilizar tremendamente los procesos, reduciendo drásticamente el tiempo de ejecución.

Configuración de una Tarea de Sistema. (Fase de Modelización)

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3.3. Integración
AuraPortal incluye diversas herramientas para que sea fácil la integración con aplicaciones externas (ERPs, CRMs,
Producción, BI, etc.) también sin programación. Y para aquellos casos que se requiera o prefiera utilizar una programación
específica, AuraPortal también incluye mecanismos para integrarla con los Procesos BPM. Concretamente a través de las
Tareas de Sistema EJECUTOR (Ejecuta Script o Procedimiento Almacenado).

A continuación se muestra un esquema con las herramientas disponibles en AuraPortal para la integración con aplicaciones
externas, seguido de una breve descripción de cada una:

herramientas y medios de integración

De forma breve se mencionan algunas de las herramientas incluidas en AuraPortal para integración con aplicaciones
externas:

Importación de Datos. AuraPortal incluye varias herramientas para importar datos de aplicaciones externas a través
de conexión ODBC y OLDB. Estas importaciones pueden ser puntuales o periódicas, manuales o automáticas.

Servicios Web. AuraPortal es 100% SOA (Service Oriented Architecture), y todos los datos pueden ser obtenidos y/o
transmitidos desde y hacia aplicaciones externas a través de Servicios Web. Esto es muy importante porque permite la
integración con cualquier aplicación moderna con el estándar "de facto" de hoy en día, los Servicios Web.

En relación con los Servicios Web, en AuraPortal cabe destacar los siguientes aspectos:

 Servicios Web de sistema. Incluidos con la instalación de AuraPortal, proporcionan acceso a todos los
datos, tanto para obtener como para insertar o modificar.

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 Servicios Web personalizados. Cuando se desea iniciar Procesos BPM o introducir información en
Procesos ya existentes, a través de Servicios Web, estos se pueden crear automáticamente sin necesidad
de programación. Basta con indicar dos valores y pulsar un botón.

 Tarea de Sistema INVOCADOR (Invoca Servicios Web Externos). Tarea de Sistema diseñada para que
desde los Procesos BPM se puedan invocar Servicios Web de aplicaciones externas para obtener o
transmitir datos.

 Tareas de Sistema EJECUTOR (Ejecuta Script o Procedimiento Almacenado). Esta Tarea de Sistema
permite la ejecución automática de Scripts y código de Programación de cualquier naturaleza a través del
funcionamiento de los Procesos BPM.

Adapters Server. Herramienta incluida en AuraPortal que permite consultar y/o modificar datos alojados en Bases de
Datos externas (ERP, CRM, etc.) desde los Procesos de AuraPortal, tanto para ser visibles por los usuarios desde
formularios, o bien interactuar automáticamente para la toma de decisiones de Compuertas, ejecución de Reglas de
Negocio, cálculos, etc.

Su configuración es muy sencilla, guiada con asistentes automáticos, y permiten la integración con cualquier base de
datos aunque no disponga de Servicios Web u otros métodos de conexión estándares. Adapter Server hace de
intermediario, se conecta a la base de datos externa a través de ODBC y con AuraPortal a través de Servicios Web.

Esquema de funcionamiento de Adapter Server

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Formularios Externos. El diseño de los formularios de Tareas Personales (las que reciben y gestionan los usuarios),
permite la integración de formularios externos realizados con otras herramientas. De esta manera el usuario puede estar
trabajando en una aplicación externa directamente desde una tarea de AuraPortal, sin que él note ninguna diferencia.

La mayoría de clientes que utilizan AuraPortal han utilizado las herramientas de integración que proporciona el sistema para
conectarse con programas externos como por ejemplo SAP, ORACLE, MS Dynamics, AS400, Access, Excel, etc.

3.4. Estructura de Datos - MDM (Master Data Management)


Trabajando con AuraPortal, al gestionar la mayoría de las actividades de la entidad, se puede llegar a manejar una gran
cantidad de información:

 Datos creados, modificados o eliminados tanto de las actividades de los procesos como de las aplicaciones con las
que la empresa trabaja: ERP, Legacy, etc. (y que habrán sido integradas en la Suite).

 Documentos creados en la empresa o aportados por los externos (Clientes, Proveedores, etc.), archivados,
consultados y eliminados.

 Reglas de negocio: estrategias, procedimientos y normativas, tanto internas como de obligado cumplimiento, de
comportamiento textual o mecánico.

 Información sobre Actividades. Sobre personas, grupos, roles que intervienen en la ejecución de los Procesos y de
las Tareas de Workflow Libre (actividades menores o no estructuradas), así como sobre los Tiempos, Consumos y
Costes previstos y realizados, con sus desviaciones, etc.

Por ello es necesario que el mismo sistema gestione y almacene los datos y la estructura de los mismos de forma fiable y
controlada, de modo que puedan ser reutilizados. Este sistema de gestionar los datos y su estructura desde un sistema
único e integrado permite a los usuarios disponer y compartir la información, aumentando el conocimiento y reduciendo la
repetición de tareas para obtener una mayor ventaja competitiva. En AuraPortal este sistema se denomina Diccionarios.

Diccionarios de AuraPortal

A modo de ejemplo se muestran los Diccionarios de Términos y de Consultas Públicas.

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Diccionario de Términos

Diccionario de Consultas Públicas

Además de los Diccionarios, AuraPortal permiten una estructura que enlaza y conecta todos los 'datos maestros' que son
utilizados para la gestión de: Empleados, Clientes, Proveedores, Productos, Existencias, etc. En AuraPortal, cada uno de estos
grupos de datos se denomina Familia. Así pues, se trabaja con la Familia de Empleados, Familia de Proyectos, etc. Y cada
Familia tiene las fichas con la información de cada uno de sus elementos. Por ejemplo: Dentro de la Familia de Empleados,
existiría la Ficha del Empleado Mario González.

AuraPortal ya aporta por defecto algunas Familias, como: Empleados, Cuentas, Ítems, Proyectos, Áreas, etc. Sin embargo,
AuraPortal también aporta un sistema de creación ágil, sencilla y sin programación de Familias particularizadas para la

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organización. Éstas son ilimitadas y se crean según las necesidades de la empresa. En el punto 4.6 de este documento se
expone una explicación más profunda de sus funcionalidades y sus ventajas.

Es importante mencionar la seguridad de los accesos a la información. Esta se realiza mediante:

 Recintos Seguros, (Roles, Grupos, Cargos, Perfiles, etc.). Son como contenedores virtuales que albergan distintos
‘Elementos Protegidos’. Al dar de alta un Recinto Seguro se especifica el Permiso necesario para entrar en él.

 Elementos Protegidos: Formularios, Procesos, Informes, Consultas y Direcciones URL a páginas de la aplicación.

 Permisos: Es la combinación de un Rol + Nivel de Seguridad = Credenciales de un Usuario para poder acceder a los
Recintos Seguros.

 Guardián. Dispositivo Residente en AuraPortal que constantemente vigila los accesos de los usuarios a los
‘Elementos Protegidos’ que están alojados en los distintos Recintos Seguros. El guardián compara el permiso del
visitante con el del Recinto y sólo permite la entrada cuando aquél es suficiente.

3.5. Analítica
En el punto anterior se ha expuesto la ingente cantidad de información (datos, documentos, reglas, actividad de las
personas, tiempos, costes, etc.) que se genera en AuraPortal al gestionar la mayoría de las actividades de la entidad, así
como su estructuración en una fuente de información única y organizada.

Pues bien, AuraPortal permite convertir esta gran cantidad de información en conocimiento disponible mediante todo
tipo de Informes, Análisis y Estadísticas.

Cuando en el día a día se ejecutan los Procesos, toda esta información básica que se va generando queda automáticamente
registrada y organizada según la estructuración que se haya determinado, para que las herramientas de Inteligencia de la
Suite BPM: BAM (Business Activity Monitoring), Cuadro de Mandos, BI (Business Intelligence), KPI´s (Key Performance
Indicators), etc., automaticen también la observación, el control y el análisis de los hechos y los datos de la organización.

El objetivo es aplicar estas herramientas de forma que asesoren a los usuarios de negocio de cómo actuar para ser más
eficiente, proponiendo alternativas y mejoras.

Podemos agrupar la actividad en tres grupos: por Usuarios, Documentos y Gestión.

1. La Actividad de los Usuarios


Se pueden obtener todo tipo de análisis del acceso de los usuarios (Empleados y Externos), Estadísticas de Actividad y
de Acceso, Errores, etc., como por ejemplo, inicios y cierres de sesión y páginas accedidas por cada usuario, mostrando
el nombre, versión del navegador, IP, dominio, etc., así como estadísticas por hora, día, semana o mes de: páginas y
opciones visitadas, documentos e imágenes descargadas, ancho de banda consumido, motores de búsqueda, frases y
keywords utilizados, etc.

2. La Actividad con los Documentos


AuraPortal puede ofrecer puntualmente a cada interesado sus documentos y reportes personalizados.

Podrán crearse diferentes Vistas según los criterios que se desee, para optimizar las consultas. Con el tipo de consulta
es posible visualizar los documentos de una o varias Bibliotecas en Diccionario en la misma vista. Las Columnas y
Filtros son configurables y de cada documento se puede obtener más información, por ejemplo:

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Ampliación de información sobre el documento

Desde esta ventana de detalles hay la posibilidad de visualizar el LOG completo de la vida de este documento que
ofrece la fecha y hora de las todas las acciones que los usuarios realizan con los documentos (creación, modificación,
lectura, eliminación o firma digital), el Tipo de acción: Manual (realizada por un usuario) o Automática (realiza por el
sistema) y desde Dónde se realiza: tareas de los procesos, bibliotecas, familias de elementos, roles personales, servicios
web, aplicaciones externas, etc.

3. La Actividad de la Gestión
En el día a día, cada Proceso que se ejecuta registra toda la información ocurrida a lo largo de su ejecución, tanto la
que introducen los usuarios manualmente como la que se genera automáticamente por el sistema o interacción con
aplicaciones externas.

Por su parte, los KPI (Key Performance Indicators), registran determinados valores con el fin de analizar el rendimiento
de los Procesos para la toma de decisiones. Un BPM de última generación permite diseñar cualquier tipo de KPI que se
desee.

Dependiendo del tipo de información, se registra y analiza de una manera especializada:

Controles de Sistema
Que cuando el sistema detecta una anomalía, genera de forma automática alertas, alarmas, notificaciones de aviso
e incluso bloqueo de los procesos hasta que la anomalía ha sido resuelta.

Cuadro de Mandos (Dashboard)


Comprende el conjunto de Consultas e Informes bajo demanda creados por el usuario que permiten conocer y
controlar la ejecución de los Procesos mientras estos están en macha.

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1. Consulta de Procesos. Permite consultar los procesos según diferentes Vistas que han sido diseñadas
por el propio usuario de forma muy sencilla.

2. Consulta de Tiempos. Muestra los tiempos de realización de los procesos por múltiples criterios:
procesos, tareas, puntos de control (KPIs), lapsos, etc., con control de vencimientos, niveles críticos,
umbrales, márgenes de alertas y alarmas.

3. Control de Ejecución. Permite un control exhaustivo de la ejecución de cada proceso en curso o ya


ejecutado. Puede invocarse el Diagrama de la Clase de Proceso, para su consulta y contener el Rastreo
que reproduce el flujo con todos los objetos por los que ha pasado la corriente del proceso, con los
valores de los campos, históricos, documentos y cronometrías.

Rastreo y Seguimiento de Procesos

Business Intelligence
Comprende el conjunto de Consultas e Informes bajo demanda creados por el usuario para realizar análisis
individuales y estadísticos que permiten obtener conclusiones relativas a Procesos o conjuntos de Procesos ya
terminados.

Permite observar los datos relativos a los Procesos ya terminados (Estadísticas, Informes, Estados de Procesos,
Actividad Motor BPM, etc.), analizando los Indicadores Clave mediante técnicas de ‘drill down’ y herramientas de BI
(Business Intelligence) utilizando cubos OLAP, etc. Los formatos pueden ser: Tablas o Gráficos (tarta, barras, etc.) del
estilo siguiente o de otros, a gusto del usuario.

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Business Intelligence

3.6. Dynamic Case Management


Se llaman Casos en este contexto a los asuntos puntuales a resolver en una organización en un determinado período de
tiempo. Los casos provienen de solicitudes (internas o externas) en el sentido más amplio: petición de bienes o servicios,
atención al Cliente, compras, acciones de marketing, proyectos, expedientes, etc. De hecho, la mayor parte de los procesos
de las empresas privadas y entidades públicas son "Casos".

Aunque algunos casos pueden ser simples, otros pueden llegar a ser muy complejos, por lo que representa una gran
dificultad para aquellos BPM rígidos y que no contengan el conjunto de funcionalidades y capacidades (como son la
mayoría).

AuraPortal cuenta con el Producto y la Metodología necesarios para acometer con éxito proyectos de Gestión Dinámica
de Casos.

 Observación, control y análisis de la ejecución de cada caso en su conjunto (en el que pueden intervenir varios
procesos), así como análisis de los resultados conjuntos, varios de casos determinados, para su mejora continua.

 Creación ágil (y sin programación) de Gestiones Adicionales para el control de los elementos que se manejan en
los casos.

 Workflow de Procesos con posibilidad de desviar la corriente, en un momento dado, a otros procesos (con o sin
retorno).

 Intervención de tareas Obligatorias, Previstas y No Previstas, con Formularios Dinámicos capaces de aparecer u
ocultarse según las circunstancias (Divisiones y Campos Condicionales).

 Gestión de Reglas de Negocio (no confundir con reglas de proceso).

 Gestión ágil de Documentos y Contenidos.

 Elementos de Información, Comunicación y Colaboración entre empleados y con externos a la entidad.

 Y otras muchas como el control de costes y rentabilidad de cada caso, aprendizaje estadístico de los casos,
cumplimiento automático de las normativas y un largo etc.

Pero, sobre todo, estas capacidades deben estar totalmente integradas e ir acompañadas de una gran agilidad y
flexibilidad para acometer todo tipo de cambios de forma inmediata y con seguridad.

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Una funcionalidad esencial en la correcta y dinámica gestión de los Casos son los Grupos de Campo y Tratamientos
Distribuidos que se explica a continuación.

3.7. Grupos de Campo y Tratamientos Distribuidos


Los Grupos de Campo son listas de campos que se estructuran en columnas y que pueden contener diversos valores que se
representan en filas, como por ejemplo, Albaranes, Facturas, Actividades de un proyecto, etc.

Grupo de Campos

El concepto de Tratamientos Distribuidos se ha creado para manejar piezas informativas homogéneas que, aunque
generadas por el mismo proceso o por procesos similares, requieren tratamientos específicos diferentes a lo largo de su ciclo
de vida.

Los Tratamientos Distribuidos representan una parte importante de las actividades empresariales, estando presentes en
muchos procedimientos tales como ciclos de compras, peticiones de Clientes, atención de reclamaciones, ciclos de ventas y
otras, así como en buena parte de las actividades realizadas por las entidades públicas de cualquier naturaleza (Gobierno,
Administraciones Autonómicas y Locales, etc.).

Un ejemplo típico de Tratamientos Distribuidos es el caso de un Cliente que envía un pedido conteniendo varios productos
diferentes en la misma orden. Puede ocurrir que algunos de los productos pedidos hayan de obtenerse fabricándolos
siguiendo una particular línea de producción mientras que otros requieran líneas de producción diferentes, otros productos
pueden obtenerse directamente desde el almacén y finalmente, puede que ciertos productos deban ser previamente
adquiridos externamente. Es decir, puede haber diferentes canales de suministro para los diferentes productos de un pedido
único y por tanto cada canal debe ser activado con sus correspondientes tratamientos. Para automatizar el procedimiento
completo, diversos ‘hilos de corriente’ deben trabajar paralelamente dentro de los procesos y deben ser controlados por los
correspondientes responsables, incluyendo las excepciones previstas e imprevistas. Y todo ello, teniendo en cuenta que al
final, todos los productos que corresponden a un pedido deben ser enviados al Cliente.

Siendo su presencia tan universal, el manejo automático de los Tratamientos Distribuidos por medio de los procesos del
BPM es un objetivo muy deseable, pero desafortunadamente se trata de una tarea nada trivial. En realidad, su complejidad
hace que la mayoría de los BPM que se encuentran en el mercado se topen ante un obstáculo insuperable que les impide
abordar este problema.

Esto, sin embargo, no es problema para AuraPortal que ofrece una solución elegante, sólida y de fácil implantación.

AuraPortal permite gestionar tratamientos distribuidos complejos que implican la intervención de más de un Proceso. El
flujo de actividades seguirá el ciclo de vida de cada Línea (generada dentro del Grupo de Campos) que viajará a través de
los diferentes Procesos que proporcionan a la Línea los tratamientos que necesita y retornará a cada Proceso original hasta
que la vida de la Línea llega a su fin.

La selección de las Líneas a ser tratadas se realiza mediante el uso de Contendores, que permiten filtrados de las Líneas que
han de contener según las condiciones impuestas.

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En la siguiente figura se muestra de forma gráfica lo indicado previamente.

Esquema gráfico de la interrelación entre procesos

3.8. Movilidad
En una sociedad como la actual en la que la Movilidad llega a la práctica totalidad de los individuos, AuraPortal proporciona
la posibilidad de que las actividades de los Procesos (Tareas) se realicen mediante la utilización de dispositivos móviles
(iPhone, iPad, etc.), en la medida que la tecnología de estos lo permita.

Acceso a AuraPortal a través de dispositivos móviles

Esta característica de AuraPortal permite una mayor interacción de servicios online, que hasta ahora estaban limitados al PC,
y aumenta sus capacidades de comunicación y colaboración, haciendo la organización más dinámica y eficiente al mismo
tiempo que se minimizan los costes. Por ejemplo:

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El envío Automático de Mensajes SMS (simples o múltiples) como parte de los Procesos BPM permite generar Avisos a
cualquier tipo de usuario de AuraPortal, Empleados o Externos (Clientes, Proveedores, etc.) y visitantes de la web. Esta
funcionalidad aporta múltiples Beneficios como Gestión de Avisos de Procesos, Comunicación de Ofertas, Gestión de
Promociones y Oportunidades o Alarmas y Alertas de los procesos.

El inicio de Procesos y el envío de Tareas Personales a través de Móviles como parte de los Procesos BPM permiten el
flujo de trabajos entre usuarios de AuraPortal Empleados y/o Externos. A partir de, por ejemplo, una Solicitud de
Autorización de Compra por parte de un usuario, el sistema envía al aprobador la tarea para la aprobación de compra tanto
a su Agenda del PC como a su móvil. Si el usuario desea ejecutar la tarea por el móvil, al recibir la Tarea en su Teléfono
Móvil, ejecutará la Acción por medio de un Link al Proceso. De inmediato recibirá de forma automática una confirmación de
entrega.

Pero además de todo ello, el usuario, mediante un Smartphone, podrá acceder a la Plataforma Colaborativa AuraPortal
como si lo hiciese desde un ordenador. Por tanto tendrá acceso no solo a los Procesos, sino a la documentación, datos,
fichas, informes, noticias internas, etc.

El usuario podrá trabajar con AuraPortal cuando quiera y donde quiera.

3.9. Sobre AuraPortal Cloud

El nombre 'Cloud Computing' (traducido innecesariamente por algunos como 'Computación en Nube') significa que los
usuarios de aplicaciones de software pueden acceder, vía Internet, adonde habitan centros de datos (Data Centers) con
toda la infraestructura, hardware y software listos para suministrar al instante de manera rápida y segura los servicios que
puedan requerir.

De la misma manera que un usuario de corriente enchufa sus aparatos a la red eléctrica y obtiene el suministro sin tener
que preocuparse en absoluto del coste y el conocimiento necesarios para construir y manejar las centrales eléctricas, el
usuario del software debe obtener el servicio solicitado simplemente conectándose a Internet por medio de un navegador,
que puede estar en un PC, en una Tablet o en un Smartphone, sin tener que pensar en las inversiones y conocimientos
necesarios para adquirir y manejar el hardware y software involucrados en el servicio.

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En el Cloud Computing hay tres niveles de servicio:

SaaS (Software as a Service)

El proveedor de SaaS (SaaS Provider) suministra las aplicaciones de software listas para ser utilizadas por los
usuarios, con alto rendimiento y seguridad. El mantenimiento del software mediante actualizaciones periódicas está
también incluido.

PaaS (Platform as a Service)

Se trata de una plataforma que ofrece el ‘Cloud Provider’ con los adecuados entornos de desarrollo para que el
usuario con conocimientos de programación pueda desarrollar sus propias aplicaciones de software.

IaaS (Infrastructure as a Service)

En este nivel, el Cloud Provider facilita el uso de sus instalaciones de hardware y software básico que forman la
infraestructura sobre la que las aplicaciones de software aplicativo puedan funcionar con total seguridad y alto
rendimiento. Estas instalaciones, localizadas en diversos sitios de la red Internet, cuentan con edificios a prueba de
desastres con suministro eléctrico y aire acondicionado permanente garantizados, servidores de altas prestaciones
y conexiones seguras y ultra-rápidas a Internet con ancho de banda ilimitado.

Se proporciona el entorno adecuado para la residencia de las aplicaciones de software pero no se provee la
vigilancia y mantenimiento de dichas aplicaciones.

El ‘usuario puro’ de aplicaciones de software en Cloud Computing necesita el SaaS para trabajar con las aplicaciones y
también necesita el IaaS para acceder a las mismas. Sin embargo, no necesita el PaaS cuya única misión es facilitar una
plataforma de desarrollo.

En Cloud Computing el cliente (usuario) no ha de invertir en hardware ni tampoco en software. El Cloud Provider, es decir,
el SaaS Provider y el IaaS Provider se encargan de todas las inversiones necesarias.

El IaaS Provider ideal es una corporación de


reconocido prestigio con suficientes recursos
financieros y de personal para dar un servicio
garantizado en esta parte tan delicada del
Cloud Computing.

Por otro lado, el SaaS Provider ideal es una


empresa de software altamente respetada
que proporcione las mejores aplicaciones de
software de gestión empresarial, adecuadas a
las necesidades de los usuarios.

AuraPortal Cloud es la oferta perfecta para


el Cloud Computing de las organizaciones y
empresas que quieran controlar sus procesos
y operaciones de forma segura, eficiente y además, razonable desde el punto de vista económico.

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La estructura del AuraPortal Cloud es la siguiente:

Tipo de Cloud = Privado para garantizar los máximos niveles de privacidad y protección de los datos. El cliente
goza de servidores exclusivos para su uso, es decir, a los que nadie, excepto él, tiene acceso.

SaaS Provider = AURA. (AuraPortal)

IaaS Provider = Amazon AWS o Microsoft Azure más AURA.

VENTAJAS DE AURAPORTAL CLOUD FRENTE A LA ADQUISICIÓN

Las ventajas obvias de suscribir un contrato de AuraPortal Cloud frente la opción de adquisición, que implica invertir en
instalaciones de infraestructura, hardware, software y personal dedicado, son las siguientes.

Eliminación de Incidencias y Problemas Operativos.

Eliminación de Peligros e Inconvenientes.

Ahorro de Costes de Personal.

Seguridad y Privacidad de los Datos.

Inversión Cero.

Compromiso Cero. Riesgo Cero.

Importante Ahorro de Costes.

Escalabilidad.

Rendimiento Óptimo.

Mantenimiento.

Soporte.

3.10. Colaboración y Redes Sociales


AuraPortal es de base una Plataforma de Colaboración entre usuarios de diferentes niveles de actuación (Empleados,
Clientes, Proveedores, Visitantes Web, etc.). El medio de comunicación son los procesos y las Tareas Libres. Este último
puede verse en el punto 2.2.

Además, AuraPortal ha implementado la integración con las Redes Sociales a dos niveles:

 Publicación de contenido Web. Es la tradicional integración con Redes Sociales, donde se publican contenidos de
sitios web diseñados con el módulo Content Management de AuraPortal en cerca de 300 Redes Sociales
diferentes, como Facebook, LinkedIn, Twitter y otras.

 Publicación de contenido de Procesos. De forma especial, AuraPortal dispone de los mecanismos para publicar
información de los Procesos BPM en Facebook. A diferencia de la publicación web en Facebook, el contenido de los
Procesos está protegido en portales privados, y sin embargo AuraPortal es capaz de publicarla en Facebook sin
que se comprometa la seguridad.

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Selección de la Red Social desde AuraPortal

Publicación en Facebook desde AuraPortal

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4. CARACTERÍSTICAS DIFERENCIADORAS
AuraPortal es una de las Suite BPM más avanzada del mercado y cuenta con múltiples capacidades originales
que marcan la gran diferencia con otras soluciones BPM del mercado actual. A continuación se exponen los más
relevantes.

4.1. Orientado a los Usuarios de Negocio


Un proyecto BPM suele ser un proyecto corporativo en el que, con la involucración directa de la Dirección General, participa
de una forma u otra en la práctica totalidad de la entidad.

Los roles deben estar perfectamente definidos. Para Modelizar un proceso hay que conocer bien la problemática que
resuelve y realizar un análisis del proceso alineado con el plan estratégico y los objetivos. Esta información es la que uno o
varios expertos suministrarán a la herramienta.

En el caso de AuraPortal, gracias a sus especiales características, serán los directivos que poseen el conocimiento del
Negocio los que determinan qué y cómo se debe realizar. Por tanto no es obligatorio delegar esta función en el
departamento de TI.

4.2. Sin Programación


Los BPM tradicionales basan su implantación en la generación de código para diseñar, implementar y poner en
funcionamiento los procesos. De esta forma, acometer un proyecto BPM supone una gran inversión en el coste y tiempo,
por lo que solo puede llegar a ser rentable en operaciones de implantación de Procesos estratégicos y, además, muy
uniformes (sin demasiados cambios), dejando fuera la posibilidad de una implantación corporativa de BPM.

El problema estriba en que para sustituir la programación BPM en procesos complejos debe disponerse de unas
funcionalidades muy avanzadas que difícilmente se pueden encontrar en los BPM del mercado. Hay algunos BPM que
anuncian que no se necesita programación pero en realidad solo es cierto cuando se trata de procesos sencillos o cuando las
prestaciones y la automatización es mínima.

Con estos BPM se limitan mucho los beneficios que se obtienen de la implantación de BPM y se impide llegar a un nivel de
maduración BPM.

AuraPortal, gracias a su sistema exclusivo e innovador llamado Generatriz, ofrece la capacidad de poder crear procesos
muy complejos sustituyendo el más alto nivel de programación por un sistema amigable de marcar o seleccionar que no
solo permite reducir drásticamente el trabajo sino que ayuda y guía al modelador para conseguir una Modelización de
alto nivel.

4.3. Tareas de Sistema


Las Tareas de Sistema de AuraPortal son una mecánica única en su concepción y configuración para la gestión de tareas sin
intervención humana. Gracias a las Tareas de Sistema de AuraPortal la automatización de los procesos se acelera
enormemente. Para saber más sobre las Tareas de Sistema ver el punto 3.2. Tareas de Sistema de este documento.

4.4. Reglas de Negocio y Reglas de Proceso


AuraPortal incluye, además de las Reglas de Proceso (reglas que atañen un proceso determinado), un innovador y
revolucionario sistema de Reglas de Negocio (las que atañen al negocio en general) que, al ser expresada en un repositorio

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general, puede ser aplicada a cuantos objetos del diagrama afecte de todos los procesos de la entidad, otorgando
coherencia, uniformidad y control.

Además, bajo el punto de vista práctico, permite un extraordinario ahorro de tiempo/coste en su implantación y, sobre
todo, en los cambios del día a día, ya que al cambiar la Regla se aplicará de forma inmediata a todos los objetos a los que
afecte de todos los procesos de la entidad.

Es importante mencionar que muy pocos fabricantes de herramientas BPM incorporan un Motor de Reglas de Negocio
independiente a los procesos. Estos fabricantes nombran Reglas de Negocio a lo que ellos ofrecen, que en realidad son
Reglas de Proceso. Este tema ha sido desarrollado en el punto 2.6. de este documento.

4.5. Editor de Formularios Dinámicos


El Editor de los Formularios Dinámicos es uno de los elementos principales en la configuración de Tareas Personales. Es de
gran importancia que el Editor ofrezca al diseñador del formulario un amplio repertorio de opciones y funcionalidades
capaces de crear formularios de extrema complejidad.

A día de hoy el Editor de Formularios de AuraPortal es uno de los más completos y flexibles del mercado. Ofrece mecánicas
que son únicas y muy diferenciadoras. Para más información ver punto 3.1. Editor de Formularios Dinámicos.

4.6. Familias Propias (Fichas Personalizables)


AuraPortal es el único BPM que cuenta ya con los elementos de gestión básicos (llamados Familias de Sistema) que
conforman la columna vertebral de la empresa: Empleados, Cuentas (Clientes, Proveedores, etc.), Ítems (Productos,
Servicios, Existencias e Inmovilizado), Proyectos y Áreas de la entidad. Son fichas de información estructurada accesibles por
los procesos y que pueden ser consultadas y modificadas (con los apropiados permisos) en cualquier momento.

Pero además, permite la creación ágil (y sin programación) de otras familias llamadas Familias Propias (Fichas
Personalizables), que son diseñadas por la propia entidad según sus necesidades. En la práctica, estas familias
complementarán algunas aplicaciones que ya está utilizando la entidad y sustituirán aquellas que queden obsoletas.

El conjunto de estas Familias (de Sistema y Propias) constituyen una estructura imbricada que enlaza y conecta cada uno de
estos elementos entre sí y con el resto de elementos de la Plataforma (procesos, documentos, etc.), ofreciendo por tanto
unas posibilidades de management hasta ahora desconocidas:

 Por una parte, la información que soportan estos elementos de gestión (junto con la que proviene de la
integración de las aplicaciones informáticas que utiliza la entidad: ERP, sistemas Legacy, etc.) nutre a los Procesos
de la información necesaria para óptimo desarrollo.

 Y al mismo tiempo, la ejecución diaria de los Procesos va volcando de forma automática y en tiempo real toda su
información sobre estas Familias y/o en las aplicaciones integradas, proporcionando un sistema de información,
gestión y análisis de todos los elementos que se quieran controlar en la empresa, y sin trabajo adicional alguno.

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Esquema gráfico de cómo los procesos interactúan con la Familias y con sistemas externos a AuraPortal

Las Familias Propias permiten soportar todo tipo de Gestiones Adicionales que la empresa necesite, y son diseñadas por la
propia entidad según sus necesidades. Su diseño y creación se realiza de forma muy simple y sin necesidad de
programación y ofrecen una gran potencia de gestión ya que están totalmente interconectadas entre sí y con el resto de
Familias y resto de elementos (Procesos, Documentos, etc.).

Básicamente, los elementos de información que puede contener una Familia Propia son estos:

 Información Estructurada. Con todos los campos de gestión e información que han sido creados para esa Familia.

 Información No Estructurada. Documentos y/o Bibliotecas enteras, ya sea Integrados (cuando el repositorio de
los Documentos es la propia ficha) y/o Asociados (cuando el repositorio está en otro elemento o biblioteca, pero se
puede acceder directamente desde la ficha).

 Información Relacionada. Mediante enlaces con el resto de familias: empleados, cuentas, etc. o bien otras Familias
Propias, a través de redes de relaciones entre todas las Familias a nivel 1:1, 1:N y N:N (del tipo Cliente - Facturas -
Albaranes - Artículos vendidos o cualquier otra que desee).

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 Información sobre Actividades. A través de enlaces con los Procesos y con las Tareas de Workflow Libre.

 Información de Control y Análisis. Control de Costes y Rentabilidad y acceso directo a Tiempos, Reportes,
Estadísticas, Análisis, etc.

Cuando se ejecuta un Proceso (o se gestiona un Caso, que puede estar compuesto de varios procesos) toda la información
que se va generando en el/los procesos puede ser volcada en tiempo real en las Familias y queda automáticamente
organizada según la estructuración que se haya determinado. De esta forma contendrá toda la información que se desee.

 La ventana de gestión de cada Familia contará con toda la información, análisis y estadística de todos los
elementos o grupos de estos.

 Desde la Ficha de cada elemento de la Familia podrá conocerse toda su información, análisis y estadística de ese
determinado elemento.

Es interesante mencionar que las Familias Propias, al ser de libre creación, pueden sustituir a las tradicionales hojas de
cálculo y bases de datos de tipo Access. Por tanto en una sola herramienta se puede compartir y trabajar con este tipo de
información.

4.7. WIP (Integración de Procesos en la Web Corporativa)


Es una plataforma, exclusiva de AuraPortal, desde donde los externos pueden realizar preguntas o notificaciones, consultas,
etc. que podrán ser contestadas por Email. También pueden Iniciar y ser ejecutores de Tareas de Proceso. La propia WIP
inicia de forma automática los procesos diseñados para cada asunto, logrando de esta forma la excelencia en el servicio
junto con la optimización de los recursos. Y todo ello a través de la página Web, el Email, el móvil, etc.

No es suficiente con tener un buen escaparate en Internet, es necesario que esté integrado con los procesos internos de
gestión de la empresa y sus empleados. Sólo así será un sistema eficaz, dinámico y atractivo para los Clientes.

Una vez un visitante de la web está registrado, ya podrá entrar en “su sitio privado” de la WIP para ver información
restringida, iniciar procesos, consultar el estado de los procesos que ha iniciado, recibir y gestionar Tareas, ver los Emails
recibidos desde AuraPortal, y modificar los datos de su registro.

4.8. Gestión de Contenidos y Comercio Online


En el mercado existe una gran variedad de productos que ofrecen soluciones de Gestión de Contenidos y también productos
de Comercio Online. La característica diferenciadora en AuraPortal es que tanto La Gestión de Contenidos como el
Comercio Online están totalmente integrados con los procesos, aportando una completa solución en la entidad. Estos temas
han sido desarrollados en los puntos 2.4. y 2.5. de este documento.

4.9. 100% Tecnología Web


Hoy en día la gran mayoría de soluciones BPM ofrecen un portal de ejecución de procesos online, por tanto el usuario solo
ha de acceder a una URL a través de un navegador de Internet para acceder a sus procesos. En AuraPortal, no solo la
ejecución de los procesos es con tecnología 100% Web, sino que la configuración y administración del sistema también se
realiza con tecnología 100% Web. Por tanto, cualquier tipo de usuario con los permisos adecuados, ya sea un gerente, un
técnico, un administrador, etc. accederá al sistema mediante Internet en cualquier lugar y momento. Todo el sistema
AuraPortal es 100% Web, no solo el portal de ejecución.

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4.10. Dynamic Case Management


La Gestión de Casos o Case Management es de vital importancia para cualquier entidad ya que los Casos suponen una parte
importante de la actividad cotidiana de la mayoría de las empresas privadas y entidades públicas.

La resolución de casos complejos no es un asunto trivial y requiere que la Suite BPM que los maneje contenga muchas
funcionalidades y capacidades que aun no se encuentran en los BPM tradicionales. Pero sí en AuraPortal.

La Gestión Dinámica de Casos DCM probablemente se convertirá en los próximos años en el gran reto de las Suites BPM y
AuraPortal cuenta con el Producto y la Metodología necesarios para acometer con éxito proyectos de DCM, aportando la
flexibilidad que las empresas necesitan.

Este tema ha sido desarrollado en el punto 3.6. de este documento.

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5. ARQUITECTURA TECNOLÓGICA
Tal y como se ha mencionado anteriormente AuraPortal es una solución informática desarrollada 100% con tecnología web
y los estándares más reconocidos.

La Arquitectura Tecnológica en la que descansa AuraPortal permite una ágil escalabilidad tanto de Hardware como de
Software para adaptarse a las necesidades actuales y futuras de la empresa.

5.1. Acceso a AuraPortal


Para que los usuarios (Internos, Externos e Invitados) accedan a AuraPortal es necesario un ordenador servidor dedicado en
donde estará instalado AuraPortal y soportes tecnológicos (ordenador, iPad, iPhone, etc.) con acceso a un navegador de
Internet desde donde se accederá.

En general suele ser recomendado separar AuraPortal en dos servidores, uno para AuraPortal propiamente dicho y otro
para la Base de Datos.

Los requerimientos de estos servidores varían dependiendo de muchos factores, principalmente del número de usuarios
concurrentes, la carga de trabajo que éstos desempeñen y del propio diseño de los Procesos BPM.

Estructura de acceso de los usuarios a AuraPortal

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6. ÁREAS DE APLICACIÓN
En este punto queremos mostrar dónde puede aplicarse AuraPortal y cuál es el perfil de empresa idóneo para su
implementación y uso.

6.1. Sectores
AuraPortal es una solución flexible que permite automatizar procesos de cualquier entidad y organización
independientemente del Sector. Esto queda demostrado por la gran diversidad de Clientes que ya están utilizando el
producto en multitud de sectores económicos. Desde grandes corporaciones a pequeñas empresas y desde organizaciones y
asociaciones privadas a agencias gubernamentales, partidos políticos, sindicatos, etc. todos ellos se benefician de la
amplísima cobertura que la gestión por procesos, y en particular AuraPortal proporcionan, ofreciendo soluciones para todas
las necesidades.

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6.2. Áreas de Negocio


Con AuraPortal, se puede automatizar de manera sencilla cualquier proceso. A modo de ejemplo se enumeran algunas de
las áreas de negocio estratégicas en la mayoría de entidades y que pueden ser organizadas, gestionadas y controladas
mediante AuraPortal.

 CRM (Customer Relationship Management). Campañas de Marketing, Seguimiento de Oportunidades, Ofertas y


Pedidos, Call Center, Servicio Post-Venta, Etc.

 SRM (Supply Relationship Management). Captación y Homologación de Proveedores, Comunicación con


Proveedores y Suministradores, Organización de Compras y Suministros, eProcurement. Tercerización, Etc.

 SCM (Supply Chain Management). Planificación, Aprovisionamiento, Producción, Logística, Devoluciones. Etc.

 Gestión Financiera. Gestión de Costes, Gestión Presupuestaria, Gestión de Consolidación, Análisis de Riesgos, Etc.

 Producción. Planificación, Gestión de Órdenes, Gestión de Devoluciones, Gestión de Aprovisionamiento, Etc.

 Proyectos y Costes (Internos y Externos). Planificación. Ejecución. Seguimiento. Medición de los Resultados, Etc.

 RR.HH. Administración del Personal, Evaluación y Control, Gestión de Ausencias y Presencias extras, Selección y
Contratación de Personal, Salud Laboral, Flujos de Información, Formación y Desarrollo, Etc.

 Normativas (Internas y externas). Calidad ISO, Medioambiente, Seguridad Laboral, Seguridad de la Información,
Protección de Datos, Higiene, EFQM, CMMI, Sarbanes-Oxley, Basilea II/III, Solvencia II, Etc.

 Otros.

6.3. Aplicaciones Específicas


Además de las aplicaciones mostradas anteriormente, el surgimiento de nuevas tecnologías permite potenciar las
posibilidades de AuraPortal a la hora de automatizar procesos que conllevan una complejidad de diversa índole.

Bolígrafo Digital

El Bolígrafo Digital permite convertir los datos de un formulario manuscrito a datos digitales disponibles
inmediatamente en un Proceso de AuraPortal.

Bolígrafo Digital

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NFC (Near Field Connection)

NFC, Near Field Connection es una tecnología inalámbrica de corto alcance que permite una interconexión entre
dispositivos electrónicos de una manera intuitiva, sencilla y simple.

Gráfica de conexión entre AuraPortal y NFC

La tecnología NFC permite el intercambio de datos entre dispositivos. No está dirigida a la transmisión masiva de
datos, ni al estilo de tecnologías WLAN (Wi-Fi) o Bluetooth, sino a la comunicación entre dispositivos con capacidad de
proceso como Teléfonos Móviles, PDAs, o PCs por lo que es una tecnología complementaria a éstas y no sustitutiva.

Posibles Aplicaciones:

 Control de Mantenimientos Predictivos, Correctivos

 Gestión y Seguimiento de Contratos

 Controlar Accesos, Presencias Personas

 Control de tiempos en las ejecución de las Actividades

 Control de Rutas de Inspección

Redes de Sensores Inalámbricos (MOTAS) con tecnología GIS (Geographic Information System)

A día de hoy existe una tecnología de Redes de Sensores Inalámbricos que conjuntamente con tecnología de Sistemas
de Información Geográfica y AuraPortal permiten, gracias a los Servicios Web, iniciar procesos en AuraPortal en base
a la activación de sensores (Motas). De tal modo que permiten desplegar una serie de soluciones como por ejemplo:

1. ISO 50001. La Eficiencia Energética

Implantar la Norma ISO 50001 permite certificar la optimización del uso de la energía en cualquier organización.
Mediante procesos, cálculos matemáticos, sensores, control de válvulas, luces, relés, servomotores, etc. AuraPortal
ayuda a cualquier tipo de organización (SECTOR INDUSTRIAL, SANITARIO, ADMINISTRACIÓN PÚBLICA, BANCA,
RETAIL, etc.) a obtener los siguientes resultados:

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 Ahorro de energía en el corto, medio y largo plazo

 Toma de conciencia y control de la cantidad de energía utilizada

 Reconocimiento de imagen de marca

2. Agua. El componente esencial para la vida

No hay duda alguna de que el agua es uno de los elementos más esenciales en el entorno vital y también
económico desde siempre. El agua, además de saciar nuestra sed, es utilizada un 20% a nivel global para proveer a
la industria y un 70% es aprovechada en la agricultura y ganadería. Es responsabilidad de todos realizar una
correcta gestión de este preciado bien a cualquier nivel. Mediante procesos de AuraPortal, se pueden controlar los
niveles de agua utilizados, prefijando cantidades mínimas y máximas, y alertando de su consumo.

3. Polución. Control de las emisiones de gases nocivos

La polución y contaminación son un mal que inciden directamente en la salud de los seres vivos. La liberación de
sustancias químicas y partículas a la atmósfera alteran su composición y perjudica la vida en general. Las ciudades y
fábricas son las fuentes de polución más destacadas (aunque no las únicas) y por tanto es necesario el control de la
emisión de gases de las mismas. AuraPortal puede aplicarse para el control de:

 Contaminación en ciudades (CO, CO2, NO2, O3)

 Emisiones del ganado en granjas y criaderos (CH4, H2S, NH3)

 Procesos químicos e industriales (C4H10, H2, VOC)

 Incendios (CO, CO2)

4. Agricultura. La eficiencia agrícola

Gracias a la automatización de procesos con AuraPortal, ahora es posible gestionar el cuidado de cultivos y
conocer las condiciones precisas de crecimiento de las plantas desde casa. Mediante la medición de la humedad,
temperatura y luminosidad, se pueden detectar riesgo de heladas, posibles enfermedades de las plantas o la
necesidad de riego según el nivel de humedad de la tierra. Esto permite una monitorización y control de los cultivos
de alto rendimiento (trigo, maíz, etc.) o delicados (viñedos, frutos tropicales, etc.), tanto al aire libre como en
invernaderos. Y por tanto, se obtienen cosechas de alta calidad.

Procesos que controlan la presión, inclinación, temperatura, nivel de líquidos, luminosidad, estiramiento, etc.

5. Ganadería. Cuidado en el crecimiento de los animales

Para mantener la salud y el bienestar de los animales, y para ofrecer un buen ambiente de trabajo al personal, se
requiere una buena calidad del aire. La calidad del mismo se determina por su contenido en gases, polvo y
microorganismos (bacterias, endotoxinas y virus). Es de vital importancia controlar el aire que los animales respiran,
de modo que se garantice un sano crecimiento. Por medio de procesos de AuraPortal es posible optimizar las
condiciones de crianza de los animales.

 Control de la temperatura de la crías

 Norma CIGR. Medición de niveles de los gases (metano, amoníaco, etc.)

 Control del nivel de estrés de los animales

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7. BENEFICIOS

7.1. Beneficios
La implantación de AuraPortal en una organización conllevará una serie de mejoras en la gestión, entre otras, que se indican
a continuación.

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7.2. Estudio de Clientes


Se ha incorporado a este documento los resultados obtenidos de un estudio realizado por el Departamento de Consultoría
de AURA durante el año 2011, enfocado a empresas que utilizan el BPM AuraPortal. El estudio se ha centrado en cómo
AuraPortal ha mejorado ciertas áreas empresariales basadas en la gestión automática de los procesos.

Las áreas estudiadas han sido: Costes, Ingresos, Tiempos, Errores, Análisis y Decisiones, y Eficiencia.

El estudio ha recogido datos relativos a las áreas mencionadas antes y después de la puesta en marcha de AuraPortal en
más de 200 Clientes. Y sobre todo cuál ha sido su evolución durante los 2 años siguientes a la puesta en producción del
producto.

Los Clientes que han intervenido en el estudio pertenecen a los siguientes Sectores: Administración Pública, Industria,
Energía, Instituciones Financieras, Seguros, Sanidad, Educación, Servicios y Telecomunicaciones.

Gráficas sobre Costes, Ingresos, Tiempos, Capacidad, Errores y Eficiencia

Es indiscutible que la implantación de AuraPortal para la automatización de los procesos de la empresa y la organización es
siempre beneficiosa.

El ahorro de costes es uno de los motivos más importantes a la hora de implantar AuraPortal.

Los procesos también ayudan en el incremento de los ingresos, permitiendo ofrecer un mejor servicio a los Clientes,
aumentando la fidelización de los mismos, automatizando la gestión de campañas de marketing y el seguimiento de
potenciales Clientes, etc.

El ahorro de costes y el incremento de los ingresos están estrechamente relacionados con la disminución del tiempo
empleado en la gestión de los procesos. Con AuraPortal se pueden automatizar tareas para que sea el sistema quien las
ejecute y no la persona.

Gracias a la automatización de los procesos, los errores que se cometían en la gestión manual de los mismos casi han
desaparecido. Esto ha propiciado que la información sea coherente, fiable y segura.

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Si a la fiabilidad de los datos le sumamos que AuraPortal permite una extracción y análisis de los mismos a diferentes
niveles y mediante su BAM (Business Activity Monitoring), BI (Business Intelligence), Balanced Scorecard, KPI´s (Key
Performance Indicator), etc. el resultado es un aumento de la capacidad analítica y en consecuencia de la toma de
decisiones.

La Eficiencia, que es el logro de un objetivo al menor costo unitario posible, ha sido uno de los indicadores que nace del
ahorro de costes y tiempos debidos al BPM. El uso óptimo de los recursos disponibles, gracias al BPM, permite lograr los
objetivos deseados.

7.3. Casos de Éxito


De los 300 Clientes que utilizan la solución AuraPortal para la automatización de sus procesos, podemos destacar algunos
Casos de Éxito que han sido elaborados con un mayor nivel de detalle en cuanto a Problemática detectada, Solución
aportada y Beneficios obtenidos.

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