Investigacion Sena

PRODUCCIÓN DE PLANES DE ACCIÓN OPERATIVOS DE APOYO
ADMINISTRATIVO, DOCUMENTAL, ARCHIVO Y DE SERVICIO AL CLIENTE

PARA LA EMPRESA BRAHMAN S.A.S UBICADA EN EL BARRIO SAN
CARLOS EN LA LOCALIDAD DE KENNEDY.
CAROL TATIANA RAMIREZ SARMIENTO

NICOLÁS VELÁSQUEZ ROMERO
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL DISTRITO CAPTIAL
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
ECONOMÍA FINANCIERA Y DE GESTIÓN
TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
FICHA 1834728 RUTA No. 3
BOGOTÁ
2019
PRODUCCIÓN DE PLANES DE ACCIÓN OPERATIVOS DE APOYO
ADMINISTRATIVO, DOCUMENTAL, ARCHIVO Y DE SERVICIO AL CLIENTE
PARA LA EMPRESA BRAHMAN S.A.S UBICADA EN EL BARRIO SAN
CARLOS EN LA LOCALIDAD DE KENNEDY.
CAROL TATIANA RAMIREZ SARMIENTO

NICOLÁS VELÁSQUEZ ROMERO
Proyecto formativo para optar por el título de Asistente Administrativo
Marco Antonio Hernández Calvo

Licenciado en biología y química, administrador de empresas, especialista en
gerencia de la pequeña y mediana empresa y magister en desarrollo
empresarial.
Instructor(a) para el proyecto formativo fase __________
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL DISTRITO CAPTIAL
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
ECONOMÍA FINANCIERA Y DE GESTIÓN
TÉCNICO EN ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
FICHA 1834728 RUTA No. 3
BOGOTÁ
2019
2
Nota de aceptación
____________________________
____________________________
____________________________
____________________________
____________________________
____________________________
___________________________
Firma del presidente del jurado
___________________________
Firma del jurado
___________________________
Firma del jurado
Bogotá, 26 de septiembre de 2019
3
TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO .................................................................................... 4
LISTA DE TABLAS ............................................................................................. 8
LISTA DE FIGURAS ........................................................................................... 9
LISTA DE ANEXOS .......................................................................................... 10
1. CARACTERIZACIÓN DE LA UNIDAD PRODUCTIVA ........................... 13

2. DIAGNÓSTICO PRELIMINAR ................................................................ 14
3. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ......................................................... 15
3.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ......................................................... 15
3.1.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA .......................................................... 15
4. OBJETIVOS ............................................................................................ 16
4.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................................ 16
4.1.1 Objetivos específicos ............................................................................... 16
5. JUSTIFICACIÓN ..................................................................................... 17
6. MARCO REFERENCIAL ......................................................................... 18
6.1 MARCO TEORICO ..................................................................................... 18
6.2 MARCO CONCEPTUAL ............................................................................. 20
6.3 MARCO ESPACIAL O GEOGRAFICO ....................................................... 22
6.4 MARCO TEMPORAL .................................................................................. 24
6.5 MARCO LEGAL .......................................................................................... 25
6.6 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN ........................ 27
6.7 PRESUPUESTO DE LA INVESTIGACIÓN................................................. 28
7. DISEÑO METODOLÓGICO .................................................................... 30
7.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN......................................................................... 30
7.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN ................................................................. 30
7.3 FUENTES DE INFORMACIÓN ................................................................... 31
7.3.1 Fuentes primarias .................................................................................... 31
7.3.2 Fuentes secundarias ................................................................................ 31
7.4 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN E INSTRUMENTO .................................. 31
7.5 VARIABLES ................................................................................................ 31
4
7.6 DISEÑO MUESTRAL .................................................................................. 32
7.6.1 Población interna de estudio .................................................................... 32
8. ANÁLISIS DE TEORÍAS ADMINISTRATIVAS ........................................ 33
8.1 ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIÓN..................................................... 33
8.1.1 Enfoque clásico de la administración ....................................................... 33
8.1.1.1 Científica ............................................................................................... 33
8.1.1.2 Clásica .................................................................................................. 34
8.1.2 Enfoque humanista de la administración ................................................. 35

8.1.2.1 Relaciones Humanas ............................................................................ 35
8.1.3 Enfoque estructuralista de la organización .............................................. 37

8.1.3.1 Modelo burocrático ............................................................................... 37
8.1.2.2 Teoría estructuralista ............................................................................ 37
8.1.4 Enfoque del comportamiento en la administración .................................. 38

8.1.4.1 Teoría Administración por Objetivos ..................................................... 38
8.1.5 Tendencias organizacionales................................................................... 39

8.1.6 Teoría de mayor aplicabilidad .................................................................. 43
9. GESTIÓN ADMINISTRATIVA ................................................................. 44
9.1 PROCESO ADMINISTRATIVO................................................................... 44
9.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL .......................................................... 45
9.3 MANUAL DE FUNCIONES ......................................................................... 47
9.3.1 Objetivo del manual ................................................................................. 47
9.3.2 Alcance .................................................................................................... 47
9.3.3 Plataforma estratégica ............................................................................. 47
9.3.4 Contenido del manual .............................................................................. 48
10. ANÁLISIS EXTERNO.............................................................................. 54
10.1 CARACTERIZACIÓN DEL SECTOR DE LA EMPRESA .......................... 54
10.2 ANÁLISIS DEL MACROENTORNO Y MICROENTORNO........................ 54
10.3 MACROENTORNO ................................................................................... 55
10.3.1 Entidades reguladoras ........................................................................... 55
10.3.2 Factor económico .................................................................................. 55
10.3.3 Factor político ........................................................................................ 55
5
Legalidad específica de la empresa .................................................................. 56
10.3.4 Factor social........................................................................................... 56
10.3.5 Factor tecnológico .................................................................................. 56
10.3.6 Factor ambiental .................................................................................... 56
10.4 MICROENTORNO .................................................................................... 57
10.4.1 Proveedores........................................................................................... 57
10.4.2 Clientes .................................................................................................. 57
10.4.3 Competidores......................................................................................... 57
10.4.3.1 Competidores directos ........................................................................ 57
10.4.3.2 Competidores indirectos ..................................................................... 58
11. HERRAMIENTAS ESTRATÉGICAS ....................................................... 59

11.1 MATRIZ EFE BRAHMAN S.A.S................................................................ 59
11.2 MATRIZ EFI .............................................................................................. 59
11.3 MATRIZ DOFA CUATRO CUADRANTES ................................................ 60
12. GESTIÓN DOCUMENTAL ...................................................................... 61
12.1 BASE DE DATOS CLIENTES................................................................... 61
12.2 PLANTILLAS PARA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS ...................... 61
12.2.1 Carta ...................................................................................................... 62
12.2.2 Memorando ............................................................................................ 63
12.2.3 Circular................................................................................................... 64
12.2.4 Acta ........................................................................................................ 65
12.2.5 Certificado .............................................................................................. 66
12.2.5 Constancia ............................................................................................. 67
12.2.6 Sobre comercial ..................................................................................... 68
12.2.7 Mensajes electrónicos............................................................................ 68
12.3 DOCUMENTOS PUBLICITARIOS ............................................................ 69
12.4 PLANTILLA DE PRESENTACIÓN DE INFORMES .................................. 69
12.5 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL................................................. 69
12.6 SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS.................................................. 70
12.7 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GESTIÓN DOCUMENTAL ................ 71
13. GESTIÓN CONTABLE ............................................................................ 74
13.1 CARACTERIZACIÓN CONTABLE ........................................................... 74
6
13.2 CUADRO DE ELEMENTOS ..................................................................... 79
13.3 IMPUESTOS .................................................................................... 80
13.4 ESTADOS FINANCIEROS ....................................................................... 80
13.5 CONTRATACIÓN ..................................................................................... 82
14. GESTIÓN DEL SERVICIO ...................................................................... 84
14.1 DIAGNÓSTICO DEL SERVICIO ............................................................... 84
14.2 PROPUESTA DE SERVICIO AL CLIENTE .............................................. 84
15. EVENTO CORPORATIVO ...................................................................... 85
16. CONCLUSIONES ................................................................................... 86
RECOMENDACIONES ..................................................................................... 87
BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................. 88
WEBGRAFÍA .................................................................................................... 89
ANEXOS ........................................................................................................... 90
7
LISTA DE TABLAS
8
LISTA DE FIGURAS
9
LISTA DE ANEXOS
ANEXO A. Cámara y comercio Brahman s.a.s ................................................. 90

ANEXO B. RUT Brahman s.a.s......................................................................... 94
ANEXO C. Instrumento recolección de información, entrevista método
cuestionario....................................................................................................... 95
10
RESUMEN
11
INTRODUCCIÓN
12
1. CARACTERIZACIÓN DE LA UNIDAD PRODUCTIVA
La empresa Brahman s.a.s ha sido seleccionada porque cumple la ley 905 de

2004 y la ley 590 de 2000, las cuales estipulan la promoción y disposiciones
para promover el desarrollo de la micro, pequeña y mediana empresa en
Colombia, además del código de comercio (Mipymes).
Nombre de la empresa Brahman s.a.s
Propietario José Alfonso Gaitán García
NIT 901230432_3
Dirección Carrera 82 B 41 A sur 14
Sector al que pertenece Productivo y comercial
Comercio al por menos de carnes

Actividad de la empresa y productos cárnicos en
establecimientos especializados
Número de empleados 8
CIIU 4723
Con el emprendimiento que alude a gran cantidad de colombianos bajo la

premisa del crecimiento económico, laboral y empresarial, fue instaurada el 30
de octubre de 2018 la empresa Brahman s.a.s, como idea de su principal
fundador, José Alfonso Gaitán García, quien buscó por medio de su imagen
empresarial una compañía procesadora de carnes bajo la demanda de miles de
consumidores en el sector de Kennedy, a partir de allí, contó con un socio de
primera mano quien fue participe de las inversiones económicas de la empresa.
Anexo 1. Cámara y comercio
Anexo 2. RUT
13
2. DIAGNÓSTICO PRELIMINAR
La unidad productiva ha sido seleccionada por motivo de que pertenece a una

persona conocida a los integrantes del grupo, fue así como se realizó la
respectiva visita para aplicar al instrumento de recolección de información,
donde se realizó una entrevista al representante legal de la organización, a
método de cuestionario, siendo anexado en la lista respectiva.
A través del instrumento de recolección de información se hallaron los

diferentes inconvenientes que tiene la empresa Brahman s.a.s, en donde se
ejecutarán los planes de acción operativa en las distintas áreas de la asistencia
administrativa.
Anexo 3. Diagnóstico preliminar, entrevista a método de cuestionario.
14
3. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN
3.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Como resultado del instrumento surgieron los diferentes inconvenientes que

tenía la unidad productiva en las diferentes áreas de análisis, en el área
administrativa, la empresa no contaba con plataforma estratégica, tampoco
tenía organigrama; en el área documental, la unidad productiva tenía
dificultades con los manuales operativos, además de no tener sistemas de
información establecidos; en el área de archivo se debía mejorar el proceso
que llevaban con la documentación y, por último, en el área de servicio al
cliente que poseía la empresa, faltaba publicidad para la empresa y manejar un
área de servicio al cliente
Por esta razón, se evidencia la falta de un mecanismo que contribuya a mejorar

la gestión administrativa en la empresa en el manejo de la administración,
documentación, archivo y de servicio al cliente, de modo tal que por medio de
del apoyo en la asistencia administrativa que se dará a la empresa se logren
mejorar los procesos existentes que tienen dichos inconvenientes.
3.1.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cómo aportar un sistema de gestión administrativa, documental, archivo y de

servicio al cliente para la mejora del rendimiento de la empresa Brahman s.a.s
ubicada en la localidad de Kennedy?
15
4. OBJETIVOS
4.1 OBJETIVO GENERAL
Elaborar planes de acción operativos de apoyo administrativo, documental,

archivo y de servicio al cliente para que la empresa Brahman s.a.s ubicada en
Kennedy mejore de su desempeño.
4.1.1 Objetivos específicos
Identificar las necesidades de información en los procesos de gestión

administrativa, documental, archivo y servicio al cliente en la empresa Brahman
s.a.s, teniendo en cuenta su actividad económica y sector económico al que
pertenece.
Plantear el problema central a investigar en los procesos de gestión

administrativa, documental, archivo y servicio al cliente de la empresa objeto de
estudio.
Proponer planes de acción operativos de apoyo tendientes a mejorar los

procesos de gestión administrativa, documental, archivo y de servicio al cliente,
que contribuyan al desarrollo eficiente en la gestión de la organización
Brahman s.a.s
Evaluar los planes de acción operativos de apoyo administrativo, de gestión

documental, archivo y satisfacción del cliente de acuerdo con las necesidades,
deseos y expectativas de los mismos.
16
5. JUSTIFICACIÓN
El desarrollo de esta investigación dará una perspectiva de las mejoras que

puede obtener la empresa Brahman s.a.s, en su principal problemática, por
medio del plan de acción operativo que se aplica, con el fin de obtener una
mejora en los procesos de gestión administrativa que maneja actualmente, esto
proporcionaría grandes ventajas para cada parte de la empresa, desde la
reducción de las jornadas laborales para los empleados hasta la ganancia
monetaria para el propietario gracias a la eficacia dada en el aspecto más
importante de la organización, las áreas administrativas, documental, archivo y
de servicio al cliente.
De igual manera, se espera que por medio de la investigación se implementen

diferentes métodos con respecto al apoyo administrativo y de gestión
empresarial en el sector, a través del aprendizaje de la aplicación de diferentes
métodos que aporten en cada aspecto de la empresa, desde ese punto de
vista, se conocerán las diferentes metodologías que se pueden emplear para
solucionar problemáticas observadas, todo ello tomando en cuenta una base
teórica que sustente y fortifique las metodologías empleadas, así, a nivel
académico los integrantes del grupo tendrán una base teórica y práctica en la
que se podrán ejercer estos planes en la etapa productiva, motivo por el cual
se realiza esta investigación, ser capacitados para manejar diferentes
situaciones en el mundo laboral.
Es de recalcar que los diferentes involucrados en el proceso de esta

investigación obtendrán beneficios, el propietario y empleados de la
organización tendrán mejoras en las herramientas que utilizan actualmente
para el desarrollo de sus actividades, siendo una parte vital de la organización,
que gracias a ello dará aportes al crecimiento empresarial en el país y en la
ciudad, debido a la gestión adecuada de una organización.
17
6. MARCO REFERENCIAL
6.1 MARCO TEORICO
Teniendo en cuenta que la unidad productiva está en el sector productivo y

comercial del país, es necesario el respectivo manejo de los productos que
comercializa la empresa, por medio de la gestión administrativa que se realiza
de fondo, a través de los mecanismos que proveen las diferentes teorías de la
administración, utilizadas como fortalecimiento de las bases que se aplican en
la gestión documental, archivo y de apoyo documental en la empresa Brahman
s.a.s.
Por parte de la Teoría clásica de la administración, surge como base

fundamental para las demás, pues constituye la estructura que deben tener las
organizaciones y sus respectivas funciones, con el fin de obtener eficacia en
sus actividades. Fue desarrollada en la primera guerra mundial, durante ese
periodo y gracias a esta teoría, apareció la industria automovilística y sus
grandes efectos, como lo fueron el ferrocarril y la aviación.
Henry Fayol es el principal representante de esta teoría, fue un ingeniero de

minas que por medio de sus vivencias en las diferentes áreas de la revolución
industrial logró instaurar una metodología en la que se podía diferenciar las
operaciones comerciales de las industriales en cinco diferentes grupos, que a
día de hoy se siguen utilizando, como la planificación, organización, dirección,
coordinación y control, por medio de estas operaciones se puede estructurar
las distintas labores que hay en una empresa, por medio de su división de
acuerdo al proceso que se lleva a cabo en la industria o el comercio, de modo
que se lograría utilizar como lineamiento para administrar una empresa a gran
escala de acuerdo a lo que planteó, siendo esta idea aplicable a la unidad
productiva.
Mientras que, en la Teoría neoclásica, al igual que la anterior, toma lugar hace
varias décadas, cerca de 1950, formado por medio de diferentes autores que
18
instauraron un movimiento respecto a las teorías de administración del
momento, conocido como escuela operacional o de proceso, a nivel universal
en lo que administración se refiere, puesto que toma la teoría anterior, la Teoría
clásica como fundamento pero agregando aspectos de otras teorías, siendo
más completa desde ese punto de vista.
Un autor importante en esta teoría es Peter Drucker, esta persona generó

avances en la administración por objetivos APO, además de apoyarse junto a
otros autores en el hecho de llevar la administración por medio de orientación,
dirección y control de trabajos de un grupo de personas, siendo así una
metodología en la que se logren las metas estipuladas sin utilizar recursos al
máximo, tomando la eficiencia como pilar fundamental para las empresas,
como la unidad objeto de estudio, que a través de la administración por objetos
puede llevar la parte administrativa con una mejor gestión.
Como implementación al proyecto formativo, se tomó como base la Teoría

clásica de la administración, acogiendo como precedente hacer énfasis en el
desarrollo de tareas; esta teoría utiliza el método científico como principal
fuente de experimentación, siendo expuestas a través de los avances que se
buscaban obtener cuando un trabajador estaba bajo prueba.
Frederick Wilson Taylor tomó un análisis de aquellos inconvenientes y logró

hallar una solución que favoreciera tanto el trabajo como las empresas y su
productividad, esto lo logró con la correcta distribución del trabajo, claramente
influenciada por la estructura adecuada, gracias a esto, los principales
favorecidos de este movimiento fueron los obreros de la maquinaria, quienes
sintieron el cambio favorable que tenía aplicar la racionalización del trabajo,
evitando desperdicios, desgaste e ineficiencia.
Otra teoría fundamental para ser aplicada en la investigación es la Teoría

estructuralista, esta teoría busca profundizar la planeación en una organización
de acuerdo a la estructura de una organización, siendo la organización el motor
19
que la lleva a funcionar desde su creación en la década de los 50, además del
control en el funcionamiento a través de los medios que utiliza para los fines
establecidos como programa.
Cuenta con varios autores reconocidos para su momento, quienes dieron la

gran cantidad de pautas para llevar a cabo correctamente el desarrollo de esta
teoría, como bien se señaló anteriormente, una de las ideas principales de esta
teoría era buscar que la organización funcionara como diferentes partes que
están ordenadas pero que se juntan al tener un objetivo común; también,
buscaba una distribución equitativa del trabajo que brindara a los trabajadores
un fin bien definido gracias a la eficacia que se establezca en cada área,
repartiendo correctamente el trabajo de acuerdo a la organización y el análisis
interno que tenga previsto.i1
6.2 MARCO CONCEPTUAL
El trabajo, es la actividad por medio de la cual el hombre se relaciona con la

naturaleza para satisfacer sus necesidades y desarrollarse a sí mismo. Los
trabajadores que prestan sus servicios reciben retribuciones económicas
acordes a estos, y de esa manera soportan a sus familias que son base en la
sociedad. En la parte de las empresas, la percepción que brindan al público en
general, es de vital importancia al momento de ofrecer productos y servicios, de
forma que se ofrecen los niveles de servicio y de calidad de los mismos.
Para la administración es necesario comprender la unidad de mando y

jerarquía, en donde se tenga en cuenta que ambas partes están dadas como
una ramificación que hay en la administración para comprender los niveles que
posee una empresa, así como el pilar con el cual se debe tener que es quien
tiene conocimiento respecto a todas las demás áreas.
1 PEDRAZA Gilma. Teorías administrativas. [en línea]. Disponible en

http://teoadministrativas1.blogspot.com Consultado el 25/05/2019
20
Mientras que, para el correcto funcionamiento de esta jerarquía, es justo utilizar
el control como término clave, pues por medio del control se garantiza que todo
ocurre de acuerdo a lo planeado y los objetivos establecidos, de tal manera que
se señalen aquellas correcciones necesarias para la mejora en el caso dado,
así las tareas serán eficaces y estarán poco propensas a reincidir en errores.
Tomando en cuenta ello, a través de la documentación se registra información

pertinente de acuerdo a la empresa, actividad o tema en cuestión, es de
importancia el uso de diferentes tipos de documentación que soporten o
fortalezcan las actividades que se van a realizar, tal como un manual de
funciones.
El manual de funciones es aquel documento que prepara la compañía con el fin

de determinar responsabilidades y las funciones de los empleados de una
compañía, este brinda un punto de partida y límite para tener presente las
diferentes labores y áreas que tiene la empresa, debe ser utilizado en todas las
áreas de la empresa junto a los demás documentos respectivos de la
organización.
Por otra parte, todos los documentos administrativos deben estar

correctamente almacenados para su preservación y posterior utilización en los
momentos requeridos, es por ello que en el archivo de la empresa se debe
reconocer la administración de archivos, que son las operaciones
administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección,
organización, control y evaluación de todos los documentos de una institución,
siendo estos almacenados en estanterías, archivadores, cajas, etc., para su
posterior utilización.
Una de las partes más importantes en una empresa es el comercio, como bien
se mencionó anteriormente, para ello es importante un manejo de clientes
suficiente para crecer exponencialmente y mantener las labores de la
organización, siendo así el ciclo de servicio un término importante para tener en
21
cuenta, donde las actividades que el cliente debe realizar para adquirir un
producto sean de manera gratificante para ambas partes, por ello la empresa
debe tener presente este concepto para evaluar todos los procedimientos, con
el fin de obtener fallas, correcciones o puntos a favor respecto a este
procedimiento.
Para finalizar, el comercio de carnes está establecido como aquella actividad

en la cual una entidad ofrece productos relacionados con la parte muscular de
los animales, estos productos son fabricados por Brahman s.a.s en una
procesadora de carnes, la cual es una máquina fabricada para el corte, mezcla
y fabricación de ingredientes que deriven en el producto final que la empresa
vende en el mercado.
6.3 MARCO ESPACIAL O GEOGRAFICO
La empresa está ubicada en la ciudad de Bogotá, en la localidad de Kennedy,

cerca de la localidad de bosa, cuenta con UPZ Kennedy ubicada en el barrio
San Carlos.
Esta zona de la ciudad cuenta con cerca de 1.250.000 habitantes que están
ubicados en las 3606 hectáreas de suelo urbano, se hallan 4 parques
metropolitanos, 7 parques zonales y 95 colegios en toda la zona2.
2 Subdirección de información sectorial. [En línea] Disponible en

https://habitatencifras.habitatbogota.gov.co/documentos/boletines/Localidades/Kennedy.pdf
Consultado el 30/05/2019.
22
Fuente: Hábitat en cifras, hábitat Bogotá.
La empresa está ubicada en el barrio San Carlos, su dirección es Carrera 82 B

41 A sur 14.
Fuente: Google maps
Localidad Kennedy
23
Barrio San Carlos
6.4 MARCO TEMPORAL
FASE MES
Análisis 1 Mayo 31 Mayo
Planeación 1 Junio 31 Julio
Ejecución 1 Agosto 30 Septiembre
Evaluación 1 Octubre 22 Octubre
Este proyecto será llevado a cabo desde el 22 de abril de 2019, siendo dividido
en 4 fases diferentes en las que se abordarán las diferentes etapas del apoyo
administrativo, archivo y de servicio al cliente de la empresa; la primera fase,
de análisis, iniciada en mayo de 2019 y finalizada en Junio de 2019, en esta
fase realiza la caracterización de la unidad productiva, identificación de su
problemática y los procesos administrativos que maneja la empresa.
En la segunda fase, de planeación, iniciada en junio y terminada a finales de
julio, se determinan los planes de apoyo que se darán a la unidad productiva de
acuerdo a los estudios realizados durante ese tiempo, además de los análisis
internos, externos y las herramientas estratégicas.
24
En la fase de ejecución, se hará uso de los planes que se hayan determinado
como esenciales en la unidad productiva, con el fin de mejorar su proceso
administrativo, esta fase comienza en agosto y finaliza en septiembre, dando
paso a la fase de evaluación, donde se verifica el proceso hecho.
6.5 MARCO LEGAL
NORMA
DECRETO 2162 DE 1983 Reglamenta parcialmente el Título V:
Producción, procesamiento y
expendio de productos cárnicos
procesados.
DECRETO 2333 DE 1982 Por el cual se reglamenta el título 5 de
la ley 9 de 1979 en cuanto a las
condiciones sanitarias de las fábricas,
depósitos y expendios en alimentos;
de los alimentos; del transporte y
distribución de los mismos; se dictan
otras disposiciones.
LA LEY 9 DE 1979 (ARTICULO 364- El Ministerio de Salud reglamentará
369) las condiciones que deberán cumplir
los establecimientos en los cuales se
producen, elaboran o transforman
derivados de la carne
ARTÍCULO 21 DEL DECRETO 539 DE Por el cual se expide el reglamento
2014 técnico sobre los requisitos sanitarios
que deben cumplir los importadores y
exportadores de alimentos para el
consumo humano, materias primas e
insumos para alimentos destinados al
consumo humano y se establece el
procedimiento para habilitar fábricas
25
de alimentos ubicadas en el exterior
DECRETO 3075 DE 1997(BPM) Las actividades de fabricación,
procesamiento, envase,
almacenamiento, transporte,
distribución y comercialización de
alimentos se ceñirán a los principios
de las Buenas Prácticas de
Manufactura estipuladas en el
presente decreto.
LEY 905 Y 590 DEL 2000 Estipulan la promoción y
disposiciones para promover el
desarrollo de la micro, pequeña y
mediana empresa en Colombia,
LEY 156 DE 2012 Modifica el sistema de riesgos
laborales y dicta nuevas disposiciones
en materia de salud Ocupacional.
DECRETO 3820 DE 2008 Sobre la participación las cámaras de
comercio en los programas de
desarrollo empresarial
GTC 185 Norma técnica colombiana para
elaboración de documentos
LEY 594 DE 2000 Establece las reglas y principios que
regulan la función archivística del
estado.
DECRETO 2578 DE 2012 Por el cual se reglamenta el sistema
nacional de archivos, se establece la
red nacional de archivos y otras
disposiciones a la administración de
archivos en el estado.
NTGC Norma técnica de gestión de calidad
para el servicio al cliente, soportadas
por la ISO 9000, ISO 9001.
26
6.6 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÓN
CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE ANÁLISIS

ACTIVIDADES ABRIL MAYO JUNIO
(semanas) (semanas) (semanas)
Nacimiento del proyecto X
Planteamiento del problema X
Objetivos, justificación X
Marcos X
Método de investigación X
Estadística descriptiva X
Muestreo X
En esta primera fase, se planteará la estructura principal del proyecto, dada

desde la visita a la empresa para realizar su diagnóstico preliminar hasta la
implementación de la metodología de investigación. Pasando por la
identificación de la problemática de la empresa y su diagnóstico.
CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE PLANEACIÓN

ACTIVIDADES JUNIO JULIO AGOSTO
Teorías clásicas X
Teorías modernas X
Estructura organizacional X
Manuales X
Diagnóstico organizacional X
Documentos (Word) X
Base de datos (excel) X
Plantilla informes y publicidad X
En esta fase del proyecto, se tendrá en cuenta las teorías administrativas que
son objeto de aplicación en la unidad productiva, a continuación se realiza la
gestión administrativa y documental, donde se evidencie las fortalezas,
amenazas, oportunidades y debilidades con la matriz DOFA.
27
CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE EJECUCIÓN
ACTIVIDADES JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE
Elaboración documentos X
Tablas retención documental X
Organización archivos X
Plan de archivos X
Matemática financiera X
Activos, pasivos y patrimonio X
Ingresos, gastos y costos X
Impuestos X
Estados financieros X
Liquidación nómina X
Finalizando el proyecto formativo, se desarrolla durante agosto y septiembre la

fase de documentos y finanzas que maneja la empresa, por medio de la tabla
de retención documental y el manual de procedimientos para el archivo,
además de la parte financiera que maneja la unidad por medio de la gestión
contable.
CRONOGRAMA DE INVESTIGACIÓN FASE DE EVALUACIÓN

ACTIVIDADES SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE
Fundamentos servicio al cliente X X
Eventos X
6.7 PRESUPUESTO DE LA INVESTIGACIÓN
PRESUPUESTO DE LA INVESTIGACION
DURACION DE LA INVESTIGACION 6 MESES
RECURSO UNIDAD CANTIDAD VALOR VALOR VALOR 6
DE UNITARIO MES MESES
MEDIDA
HUMANO
Investigador Un 2 40.000 80.000 480.000
28
Material
Onces Un 2 2.000 6.000 36.000
OTROS
Internet Un 1 1.600 16.000 96.000
Transporte Un 2 4.800 19.200 115.200
TOTAL 48.400 121.200 727.200
29
7. DISEÑO METODOLÓGICO
7.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN
Este proyecto formativo estará fundamentado en un tipo de investigación, la

investigación descriptiva, en la cual mediante la observación de los hechos se
relatan todas las características y situaciones que tiene la unidad objeto de
estudio, además de describir de donde surgen dichas situaciones y el motivo
por el cual están allí, siendo el tipo de investigación más adecuada al proyecto
formativo.
7.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN
Se utiliza el método cualitativo e inductivo, siendo definido el primero como

aquel que busca obtener datos que pueden ser descritos por medio de la
observación, es decir que en la empresa, por medio de la observación del
contexto que tiene la misma, se obtendrán todas las características necesarias
para su intervención en los planes de apoyo operativos.
De igual manera, el método inductivo ocasiona conclusiones de acuerdo a unos

antecedentes vistos con anterioridad, siendo dividido en 4 fases, planeación,
planeación, ejecución y evaluación, siendo estas fases las que dividen el
desarrollo del proyecto formativo, por tanto aplica para la investigación, al igual
que el método cuantitativo, puesto que habrán datos que podrán ser medidos
para su posterior análisis en el proyecto formativo, de forma que funcionen
como medidas para posteriores estrategias para la empresa Brahman s.a.s.
30
7.3 FUENTES DE INFORMACIÓN
7.3.1 Fuentes primarias
Para el proyecto formativo, el representante legal, José Alfonso Gaitán García,

un empleado operativo que se encarga del manejo de la máquina procesadora
de carnes y el encargado administrativo que realiza operaciones de gestión en
la empresa son las fuentes primarias de la investigación.
7.3.2 Fuentes secundarias
Las fuentes secundarias serán aquellos libros de metodología de la

investigación de César Bernal y de Roberto Hernández Sampieri, libros de
administración de Carlos Ramírez Cardona, Chiavenato y administración
estratégica de Fred. R David.
Al igual que libros de finanzas y economía, como las leyes para la contabilidad,
políticas NIC, material de apoyo respecto a la documentación y archivo, al igual
que estudios o tesis referentes a la administración. Estas serán las bases
teóricas fundamentales para responder a las problemáticas dadas en las
diferentes áreas del apoyo administrativo.
7.4 TÉCNICAS DE RECOLECCIÓN E INSTRUMENTO
Al momento de definir la problemática de la organización por medio de una

entrevista a método de cuestionario, de modo que se puedan conocer los
aspectos más relevantes en los que se debe realizar un apoyo administrativo y
de gestión documental y de archivo, siendo este un mecanismo de obtención
de información amplia que brinda una perspectiva de la empresa en todas las
áreas.
7.5 VARIABLES
31
Para esta investigación se tomará como población de estudio los empleados,
además de la cantidad de productos que se generan al mes y la cantidad de
proveedores que tiene la empresa para fabricar sus productos, ya que son los
principales entes relacionados a las actividades que realiza la empresa.
7.6 DISEÑO MUESTRAL
7.6.1 Población interna de estudio
Se identificarán 3 personas dentro de la organización como muestra de la

población interna de estudio, una empleado de la parte operaria, el ingeniero
de alimentos y la auxiliar de administración, no es necesario realizar una
fórmula para el muestre aplicable puesto que la población es lo suficientemente
pequeña como para ser analizada completamente.
32
8. ANÁLISIS DE TEORÍAS ADMINISTRATIVAS
8.1 ENFOQUES DE LA ADMINISTRACIÓN
En esta parte se dará a conocer los principales autores de cada enfoque y su

descripción de forma que se analice la aplicabilidad en la unidad productiva.
8.1.1 Enfoque clásico de la administración

8.1.1.1 Científica
Teoría postulados o principios Análisis de la

Autores aplicabilidad o no
Principales aplicabilidad a la
(Breve unidad productiva
biografía)
FREDERICK Para Taylor la gerencia adquirió Sí es aplicable en la
WINSLOW nuevas atribuciones y unidad productiva
TAYLOR responsabilidades determinadas puesto que son fases
por estos 4 principios: que toda empresa toma
Nació en el año Planeación, Preparación, Control para el correcto
1856, fue y Ejecución. gestionamiento de la
ingeniero administración, tomando
norteamericano Sus ventajas son: en cuenta las diferentes
que comenzó etapas que plantea
como obrero  Mejor elección de trabajo Taylor.
pero que  Mayor especialización
gracias a sus  El trabajo manual se Estas fases pueden ser
análisis logró separa del trabajo tomadas individualmente
estudios intelectual pero funcionan como un
analíticos  La división del trabajo es todo que aporta en cada
sobre tiempos planeado y no incidental proceso de la
de ejecución y  Salarios más altos organización.
remuneración  Creación de incentivos
del trabajo.
33
 Se obtiene más eficiencia
de cada trabajador
 Disminuye la presión
sobre solo un jefe
Sus desventajas son:
 Dificultad de localizar y
fijar responsabilidades
 Se viola el principio de la
unidad de mando
 Se perdió la línea de
autoridad
8.1.1.2 Clásica

biografía)
Henry Fayol Sus principios son: División del
También es aplicable en
trabajo, Autoridad y respeto, la empresa objeto de
Nació en Disciplina, Unidad de mando, estudio, puesto que
Estambul en Unidad de dirección,
maneja las diferentes
1845 y murió Subordinación de trabajo,
características que
en París en Remuneración del personal,
poseen la gran cantidad
1925. Fue un Centralización, Jerarquía, Orden,
de empresas en la
ingeniero y Equidad, Estabilidad de personal,
actualidad,
teórico de Iniciativa y Espíritu de equipo.
jerarquizando cargos,
administración subordinando trabajo y
de empresas, Sus ventajas son: generando buen
graduado ambiente laboral, todas
como  Clara delimitación de las esas características son
ingeniero de responsabilidades aplicables a la empresa.
minas en  Indicado para empresas
1860. pequeñas
Ocupó la  Separa las funciones de
gerencia planeación, control y
general de una ejecución
empresa de  Asesoría especializada e
34
carbonífera, innovadora que conserva
donde aplicó el principio de autoridad
todos sus única
conceptos de  Especialización en los
administración. cargos
 Actividad conjunta y
coordinada de los órganos
de línea
 Permite la mejor
supervisión técnica posible
 Comunicación directa sin
intermediaciones
Sus desventajas son:
 Estabilidad y constancia
de las relaciones formales
 Pérdida de autoridad
 Autoridad lineal basada en
el mando único y directo
 Tendencia a la tensión y
conflictos dentro de la
organización
 Jefe multidisciplinario y no
especialista
 Comunicación lenta
 Subordinación múltiple
8.1.2 Enfoque humanista de la administración
8.1.2.1 Relaciones Humanas

biografía)
Elton Mayo  Estudia la organización Es aplicable en el
como un grupo de proceso de trabajo en
Nació el 26 de personas. equipo que deben tener
diciembre de  Hace énfasis en las los empleados de la
35
1880 y murió personas. empresas en la parte
el 7 de  Se inspira en sistemas de operaria, los empleados
septiembre de psicología. son motivados con base
1949. Fue  Delegación plena de a un esfuerzo por
teórico social y autoridad. competencia que se
sicólogo  Autonomía del trabajador. fortifica cuando la
especialista en  Confianza y apertura. productividad avanza a
teoría de  Énfasis en las relaciones nivel general, dando
organizaciones humanas entre los mejoras también en el
y relaciones empleados. ambiente laboral, este
humanas, se  Confianza en las enfoque hecho a las
dice que fue el personas. personas de la teoría
padre de los lleva a su aplicabilidad
“recursos Tiene como ventajas que las en la unidad productiva.
humanos”. personas son motivadas,
principalmente, por la necesidad
de reconocimiento, de
participación en las actividades
de los grupos sociales en los
cuales viven.
El nivel de producción es
resultante de la integración
social. La producción está en
función del grupo, entre mayor
sea la integración del grupo,
mayor es la eficiencia. Los
trabajadores no actúan solo por
sus intereses individuales,
también se adecuan al grupo.
Por su parte, en las desventajas

son las que constituyen
básicamente la organización de
la empresa y a veces se
contraponen a la organización
que establecen los niveles
directivos o de mayor jerarquía
dentro de la empresa.
36
8.1.3 Enfoque estructuralista de la organización
8.1.3.1 Modelo burocrático

biografía)
MAX WEBER Racionalidad en relación con el Es aplicable en la
logro de los objetivos de la unidad productiva
Filósofo, organización. puesto que describe
economista, Uniformidad de rutinas y metodologías que a
historiador y procedimientos, que favorece la largo plazo son efectivas
sociólogo estandarización y la reducción de para su objetivo final,
alemán. Brindó costos y errores. dando a conocer la
aportes al Precisión en la definición del finalidad de los cargos,
estudio cargo y de la operación, por el la reglamentación, la
moderno de la conocimiento exacto de la organización y la
administración organización. comunicación que se
pública y Interpretación inequívoca debe tener para
estudios garantizada por la continuar con los
sociológicos reglamentación específica y procedimientos
modernos. escrita. entablados en la
Murió el 14 de Continuidad de la organización organización.
junio de 1920, mediante la sustitución inmediata
en Múnich, del personal que se retira.
Alemania.
Carácter legal de las normas y
reglamentos, carácter formal de
las comunicaciones y carácter
racional y división del trabajo,
Impersonalidad en las relaciones
y Jerarquía de autoridad, rutinas
y procedimientos estandarizados,
profesionalización de los
participantes, Completa previsión
del funcionamiento.
8.1.2.2 Teoría estructuralista
37
biografía)
Max Weber La Teoría Estructural da origen a Aplicable totalmente a la
un nuevo concepto de hombre unidad productiva,
Emitai Etzione organizacional, flexible, que sabe siendo una teoría que no
escuchar, tolerante a personas y es tan antigua, tiene
Es un problemas, con deseos de mucha validez en la
sociólogo de superación, capaz de diferenciar actualidad, no sólo por
origen judío, recompensas y sanciones. Una ello, sino por la
fundador de la organización que puede capacidad que se le da
socioeconomía, aprovechar los problemas para al hombre de ser una
siempre se convertirlos en oportunidades o organización, por tanto,
enfocó en la ventajas. el estudio de esta teoría
sociedad, Este modelo clasifica a las frente a las empresas
argumenta que organizaciones en formales aplica mediante el
la (aquellas que perduran en el reconocimiento de todo
promulgación tiempo y los empleados pasan el ambiente laboral y lo
de la vida por ellas) e informales (aquellas que se puede sacar a
comunitaria circunstanciales o definidas para partir de eso, en la
que se enfoque una tarea específica emergente o unidad productiva, por
en los transitoria). A la vez, permite la medio de las
beneficios de la relación entre los componentes oportunidades y
sociedad. de la organización, y afirma que amenazas se puede
cada cargo debe tener sus hacer un análisis
atribuciones como por ejemplo la general que de apoyo en
capacidad de tomar decisiones los procesos de la
en forma independiente. Por otra empresa.
parte, este enfoque permite
iniciar estudios acerca del
ambiente que rodea a las
empresas (oportunidades y
amenazas) ya que las empresas
interactúan con el ambiente que
las rodea.
8.1.4 Enfoque del comportamiento en la administración
8.1.4.1 Teoría Administración por Objetivos
38
biografía)
PETER  Participación en el Es aplicable en cierta
DRUCKER mercado. parte a la unidad
 Innovación. productiva, desde el
Nació el 19 de  Productividad. punto de vista de las
noviembre de  Recursos físicos y características, está
1919 en financieros. estipulado que la
Austria, y  Rentabilidad. empresa cuente con los
falleció el 11 de  Desempeño y objetivos establecidos,
noviembre de perfeccionamiento sin embargo no está en
2005, en gerencial. constante comparación
Estados  Desempeño y actitudes de de la norma con el
Unidos. los trabajadores. desempeño de los
Fue un empleados, sin embargo
 Responsabilidad pública.
escritor, sí que es de utilidad la
profesor de aplicación de unos
La esencia de la APO es el
negocios, criterios para el
establecimiento de metas
abogado y cumplimiento de todas
participativas, la elección de
filósofo de la las tareas.
curso de las acciones y la toma
administración
de decisiones.
del siglo XX,
Una parte importante de la APO,
hice múltiples
es la medición y la comparación
obras
del desempeño real del
referentes a
empleado con las normas
gestión de
establecidas. Idealmente, cuando
organizaciones.
los trabajadores han estado
involucrados en el
establecimiento de las metas y la
elección del curso de acción a
seguir, es más probable que
cumplan con sus
responsabilidades.
8.1.5 Tendencias organizacionales
Teoría o Tendencia y postulados o principios Análisis de la

Autores Principales aplicabilidad o no
Breve biografía aplicabilidad a la
39
unidad productiva
Outsourcing.  Garantizar tiempos No es aplicable el
de respuesta outsourcing en la unidad
Ronald Coase, acordes productiva debido a que
economista y abogado  Responder al ser una pequeña
británico, laureado por totalmente con los empresa, no cuenta con
el descubrimiento y requerimientos la necesidad de
aclaración del  Asegurar los contratar servicios de
significado de los resultados de la terceros para realizar
costes de transacción y operación, en los funciones internas,
derechos de propiedad tiempos dados todas las funciones
para la estructura  Reducir el están dadas desde la
institucional y el desgaste parte interna de la
funcionamiento de la operativo empresa.
economía.
Permite a la empresa
responder con rapidez a
los cambios del entorno,
ayuda a construir un
valor compartido, permite
a la empresa poseer lo
mejor de la tecnología sin
necesidad de entrenar
personal de la
organización para
manejarla, permite
disponer de servicios de
información en forma
rápida considerando las
presiones competitivas.
Benchmarking. Exige conocer la Aplicable parcialmente
operación interna a en la unidad productiva,
Michael J Spendolini detalle, y conocer a los debido a que la empresa
líderes de la industria o no está realizando una
Es un autor con más de los competidores, sus labor grande con
50 artículos sobre el estrategias, respecto al conocimiento
tema del metodologías e de los competidores de
benchmarking, además innovaciones. la misma actividad
de escribir sobre Conocer la posición productiva, salvo por
mejoras de prácticas de relativa frente a conocimiento y control
sistemas de medición y empresas del propio de competencias
de clientes. sector o de otros, laborales.
40
evitando el
estancamiento y
ofreciendo diferentes
alternativas.
Conocer su suficiente
anterioridad nuevas
tendencias y direcciones
estratégicas y, en función
de estas, gestionar
adecuadamente el
cambio y detectar
cambios y tendencias en
los mercados.
Calidad Total  Constancia en el Aplicable totalmente a la
objetivo de mejora unidad productiva, al ser
William Edwards  Adopción general una empresa del lado
Deming nueva filosofía alimenticio, la empresa
 Abandono de la busca constantemente
Fue un estadístico dependencia de la un proceso de
estadounidense, inspección en evaluación para calificar
profesor, autor y difusor masa la calidad de sus
del concepto de calidad  No basar el productos, incluso se
total. negocio en el llevan clientes para que
precio observe lo que están
 Mejora continua haciendo y den un aval
del sistema de para retirar mercancías
producción y cuando sea oporto.
servicio
 Formación en la
materia
 Implantar el
liderazgo de los
directivos
 Erradicar el medio
a actuar
 Romper barreras
entre
departamentos
 Eliminar eslóganes
 Eliminar cuota de
trabajo que fijen
41
metas
 Estimular la
capacitación y
mejora
 Transformación
Justo a tiempo. Internos Para la unidad
productiva no es
 Calidad en la aplicable esta tendencia
fuente organizacional, la
 Carga fabril empresa se encarga de
uniforme fabricar alimentos por
 Operaciones encima de lo que tengan
coincidentes solicitado al día por
 Tiempo mínimo de parte de los clientes, los
alistamiento de las demás productos son
máquinas almacenados en los
cuartos fríos para
Externo perseverarlos y estar
atentos a una venta.
 Compras justo a
tiempo, externo.
Gestión de proyectos.
En la gestión de En la unidad productiva
Henry Laurence Gantt. proyectos es muy no es aplicable la
importante llevar gestión de proyectos ya
Fue un aspectos primordiales que la actividad a la que
estadounidense, de para su ejecución, como se dedica es una en
profesión ingeniero lo son la definición de específica, es decir que
mecánico, tiene como roles, la gestión por no es necesario estar en
principales fases, productos y la creación de proyectos
aportaciones en excepciones. distintos cuando el fin de
administración, De igual modo, en la la unidad productiva
además, de dar el gestión de proyectos se siempre es el mismo.
diagrama como el de debe adaptar al entorno,
Gantt, para medir colaboradores,
tiempo contra priorización por valor,
funciones. auto organización, todo
ello para mantener un
marco conceptual y una
metodología, priorizar y
enfocarse en los
42
proyectos, definir el
portafolio y el programa
de los proyectos, debe
contar con objetivos
claros, ser planificado y
llevar un control de
cambios. Se debe hacer
seguimiento con
indicadores.
Empowerment Por medio de esta En la unidad productiva
herramienta se da aval no es aplicable el uso de
Terry Wilson para que una persona esta tendencia
miembro de una organizacional, porque
organización tenga la los cargos que contiene
capacidad de autonomía la empresa no cuentan
frente a los cargos y con las condiciones para
funciones que se ocupan. ser tomados de manera
autónoma por los
Gracias a ello, es empleados, ya que la
necesario establecer cantidad de tareas que
unos niveles de saben hacer son los
confianza, respeto, suficientes como para
reconocimiento y seguir con un orden en
agradecimiento hacia la el poder de la empresa.
persona que se le
permitirá tal calidad, ya
que se debe tener una
clara disciplina para
seguir con el
cumplimiento de las
responsabilidades.
8.1.6 Teoría de mayor aplicabilidad

Para este proyecto de investigación, de acuerdo al análisis realizado con las
teorías organizacionales, se llega a la conclusión que la teoría que más se
adapta tanto a las condiciones de la empresa como a la flexibilidad de la misma
es la teoría clásica.
43
Fue seleccionada porque cada aspecto que menciona esta teoría está reflejado
en la unidad productiva, con una división del trabajo, unidad de mando,
dirección, remuneración del personal, jerarquía, orden, estabilidad de personal
y espíritu de equipo son los postulados que cumple la unidad productiva, por
tanto está relacionado con la teoría clásica.
9. GESTIÓN ADMINISTRATIVA
9.1 PROCESO ADMINISTRATIVO
FASES DEL SITUACIÓN ACTUAL LISTA DE ACCIONES PARA

PROCESO MEJORAR CADA FASE DEL
ADMINISTR PROCESO ADMINISTRATIVO
ATIVO
- Aplicación de la Es necesaria una propuesta de
plataforma estratégica misión, visión y objetivos
organizacionales, para reflejar una
entidad y sentido de pertenencia en
la compañía.
- Normativas Hay unas reglas generales en la

Planeación empresa pero se evidencia la falta
de un mecanismo más completo.
- Presupuesto La empresa cuenta con un

presupuesto para realizar sus
labores, sin embargo no lo
administra acorde a las obligaciones
y actividades por hacer.
- Manual de funciones La unidad productiva no cuenta con
manual de funciones, es oportuna la
propuesta de un manual de acuerdo
a su organigrama.
- Definición de cargos La empresa cuenta con la definición

Organizació
de los cargos, a excepción de sus
n
límites, por tanto se debe mejorar.
- Cronograma Las actividades comerciales de la

empresa están corriendo en base a
la venta de los productos.
Dirección - Toma de decisiones Está bien desarrollada por parte del
44
representante legal de la
organización.
- Integración del
Al ser una microempresa, la
personal
integración del personal es una
actividad sencilla de realizar y
mantiene buen ambiente laboral.
- Supervisión A nivel general todas las actividades

son supervisadas por el propietario
de la empresa, mientras que la parte
productiva es monitoreada por la
ingeniera de alimentos, encargada
de ello.
- Controles de calidad Son realizados periódicamente por
la ingeniera de alimentos y el
gerente, quien evalúan la calidad de
los productos.
- Manejo de Son manejados por medio de una

inventarios pequeña base de datos, es
necesario un complemento.
- Libros contables Utilizan algunos libros contables

como base de sus finanzas.
Control
- Soportes de ventas Sí, la empresa cuenta con un
sistema de facturación para
controlar sus ventas y así mismo su
economía.
- Tabla de datos La unidad productiva maneja una

clientes base de datos en la que añaden
todos los clientes con los que están
trabajando actualmente, así
mantienen un contacto directo.
9.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
45
Mediante el siguiente gráfico se representa y analiza la estructura
organizacional que maneja la unidad productiva, que a nivel estratégico está
dividido en la gerencia, contabilidad y administración, mientras que a nivel
operacional está la supervisión por parte de un ingeniero de alimentos y los
operarios.
La comunicación de la empresa es de manera vertical, desde la gerencia hacia

los demás cargos, siempre habrá una comunicación vertical, es decir de
mando, mientras que de los operarios hacia los cargos superiores la
comunicación será de informes, la gerencia tiene participación activa en las
demás áreas, siendo el principal apoyo de la organización.
46
Las áreas de ingeniería de alimentos, administración, contabilidad y gerencia
están en constante revisión de las actividades de la empresa, siendo las que
están al tanto de cumplir los objetivos misionales de la organización, estando
en constante revisión y comunicación para efectuar mejoras a los procesos
administrativos.
9.3 MANUAL DE FUNCIONES
El manual de funciones es una herramienta de gestión del talento humano que

permite establecer las funciones y limitaciones de los empleos que conforman
la empresa en cuestión, es un insumo importante para la ejecución de los
procesos de planeación, ingreso, permanencia y desarrollo del talento humano.
9.3.1 Objetivo del manual

El objetivo del presente manual de funciones y descripción de cargos es e
establecer claramente las funciones básicas y las responsabilidades que
corresponde desempeñar a cada dependencia, delimitando la naturaleza y
límites del trabajo, siendo un instrumento básico de los procedimientos.
9.3.2 Alcance
Tendrá como alcance toda la planta de empleados que tiene la empresa
Brahman s.a.s, en todas las áreas organizacionales, teniendo en cuenta el
organigrama de la organización.
9.3.3 Plataforma estratégica
Misión:
Ser una empresa procesadora y comercializadora de carnes para
hamburguesa, basándonos en el trabajo en equipo y satisfacción de nuestros
clientes, ofreciendo la mejor calidad y salubridad en el mercado.
47
Visión:
En el 2022, la empresa extenderá los productos por varias localidades en la
ciudad de Bogotá, llegando a ser reconocida en el mercado por su excelencia y
buen sabor.
Objetivos:
 Fortalecer el sistema de administración de satisfacción del servicio al
cliente
 Mejorar permanentemente la eficiencia y productividad de la
organización
 Promover el desarrollo personal y profesional de los empleados
 Alcanzar la excelencia en la calidad de nuestros productos
 Mejorar la posición competitiva de la empresa
Políticas:
 Ofrecer un servicio de calidad de manera puntual y continua
 Contribuir en la seguridad de nuestros trabajadores por medio de la
reglamentación
 Establecer alta calidad para los clientes a través de un excelente servicio
 Establecer un hábito de trabajo eficiente y eficaz
 Incentivar el buen uso de los recursos empresariales y cuidar los
factores ambientales
Valores:
 Honestidad
 Respeto
 Profesionalismo
 Responsabilidad
 Calidad
 Puntualidad
9.3.4 Contenido del manual
48
Manual de funciones
área estratégica Versión 01
GERENCIA
I. Identificación del cargo
Nombre del cargo: Gerencia

Área: Estratégica
Cargo jefe inmediato:
Propósito general: Conocer e implementar el proceso de producción, manejo
de personal operativo, administrativo y contable, ejecutar procesos de calidad.
II. Descripción de funciones
Generar direcciones que contemplen la plataforma estratégica de la

organización, encargándose de:
 Asegurar el cumplimiento del área de producción

 Cumplir con la plataforma estratégica de la organización
 Liderar procesos de gestión
 Cumplir el estatuto de normas vigentes para la empresa
 Verificar el cumplimiento de las demás áreas y cargos
 Manejo de personal en las diferentes áreas
 Generar estrategias de optimización de los procedimientos
 Estimular las relaciones interpersonales
III. Perfil del cargo
Educación: Profesional titulado en administración, producción o carreras afines

Experiencia: Mínimo 3 años de experiencia en manejo de producción y
Comportamentales: Proactivo, trabajo en equipo, respetuoso, ordenado.
49
Manual de funciones
CONTADOR
Nombre del cargo: Contador

Área: Estratégica
Cargo jefe inmediato: Gerencia
Propósito general: Persona encargada de la contabilidad de la empresa,
ingresos, estados financieros, impuestos y personal, que analiza e interpreta la
información financiera de la empresa para tomar decisiones administrativas.
Generar direcciones que contemplen la plataforma estratégica de la

organización, encargándose de:
 Informar sobre la contabilidad de la empresa a la administración.

 Verificar y supervisar los datos contables de la organización, así como
los soportes de pago y venta.
 Asegurar que los gastos y los ingresos sean registrados.
 Verificar el cumplimiento de todas las obligaciones que tenga la empresa
 Direccionar documentos o informes necesarios para las juntas directivas.
 Demás tareas asignadas por el jefe inmediato de acuerdo a su cargo.
Educación: Contador público titulado

Experiencia: Mínimo 2 años de experiencia relacionada al cargo
Comportamentales: Responsable, ético, profesional, proactivo.
50
Manual de funciones
ADMINISTRADOR
Nombre del cargo: Administrador

Área: Estratégica
Cargo jefe inmediato: Gerencia
Propósito general: Controlar las actividades de administración, de acuerdo a los
lineamientos y políticas de la organización.
 Inspeccionar las necesidades que posea la empresa en cada área,

según las diferentes fases del proceso administrativo.
 Regular las políticas de inventarios, ventas y producción de la
organización.
 Establecer operativos de seguridad para los empleados, teniendo en
cuenta la normatividad vigente para la empresa.
 Apoyar la selección de personal y el cumplimiento de las operaciones
internas de acuerdo a la plataforma estratégica de la empresa.
 Vigilar la parte contable de la organización, de modo que se establezcan
acciones según sus finanzas.
Educación: Contador público titulado

Experiencia: Mínimo 2 años de experiencia relacionada al cargo
Comportamentales: Responsable, ético, profesional, proactivo.
51
Manual de funciones
área operativa
Versión 01
JEFE DE
PRODUCCIÓN
Nombre del cargo: Jefe de producción

Área: Operativa
Cargo jefe inmediato: Administrador
Propósito general: Coordinar, supervisar y dirigir todas las actividades de la
planta de producción de la empresa, de acuerdo a estándares de calidad y
normativos dados para la empresa.
Generar calidad en la producción de los productos de la empresa por medio de

las siguientes tareas:
 Estimular la productividad en el área productiva

 Velar por el cumplimiento de las normas sanitarias establecidas para la
empresa.
 Distribuir adecuadamente los recursos de la organización.
 Cumplir con las políticas internas de la empresa.
 Manejar empleados operativos, velando por los valores internos.
 Elaborar informes de producción para administración y gerencia.
Educación: Profesional en alimentos y manejo.

Experiencia: Mínimo 1 año de experiencia relacionada al cargo
Comportamentales: Proactivo, trabajo en equipo, liderazgo, comunicación.
52
Manual de funciones
área operativa Versión 01
OPERARIO
Nombre del cargo: Operario

Área: Operativa
Cargo jefe inmediato: Jefe de producción
Propósito general: Persona encargada de la fabricación de productos de la
empresa, de acuerdo a políticas internas y plataforma estratégica.
Realización de los productos de la empresa de acuerdo a estándares de

calidad, a través de las siguientes actividades:
 Utilizar dotación suministrada por la empresa cumpliendo valores
internos.
 Realizar respectivas tareas de sanidad bajo la normatividad.
 Operar máquinas de corte, procesadora y ensamble según lineamientos
establecidos.
 Seguir instrucciones del jefe inmediato de acuerdo a su cargo.
 Llevar un control de calidad en los procesos, siguiendo las políticas
internas.
 Comunicar efectivamente sobre todos los procesos realizados.
Educación: Curso en manejo de alimentos.

Experiencia: Mínimo 1 año de experiencia relacionada al cargo
Comportamentales: Trabajo en equipo, comunicación, responsable, eficaz.
53
10. ANÁLISIS EXTERNO
La empresa Brahman pertenece al sector de Alimentos y Subsector Cárnico.

El objeto social de ella es procesar y distribuir carne de hamburguesa.
10.1 CARACTERIZACIÓN DEL SECTOR DE LA EMPRESA
Se debe investigar información del sector y subsector al que pertenece son

cosas como el crecimiento del sector, aporte al Producto Interno Bruto, esta
genera más de 6 empleos por su el tamaño de su empresa.
10.2 ANÁLISIS DEL MACROENTORNO Y MICROENTORNO
MICROENTORNO
Cuenta con un local en Kennedy, es una empresa encargada de procesar y
distribuir carne para hamburguesa, orientados a clientes tales como
vendedores de comidas rápidas entre los competidores están San Berna un
distribuidor de carnes procesadas.
MACROENTORNO
Respecto a la variable Económica es la baja calidad y la baja inversión que se
les da a los campesinos, respecto a eso puede ser un gran problema ya que
por estas razones puede llegar a ser más costosa la materia prima que en este
caso sería la vaca.
Particularmente en las empresas familiares tanto su rentabilidad como

responsabilidad social se ven afectadas cuando los gobiernos cambian sus
políticas económicas.
La corrupción hace parte de una de las variables socioculturales
Cifras de población, costos de la tecnología, escasez de agua.
(Que evidencien el diagnóstico de las fuerzas inductoras y opresoras de la
unidad productiva)
54
10.3 MACROENTORNO
10.3.1 Entidades reguladoras

 La súper intendencia a de industria y comercio (sic)
 El Invima
10.3.2 Factor económico

 La inflación. Es la fuente de todos los males, pues con altos precios de
los productos básicos el salario real de los trabajadores se reduce y
ajustarlo al crecimiento de la inflación aumenta los costos de las
empresas, que a su vez aumentarán sus precios de venta.
 El crecimiento sectorial: Esté atento del crecimiento de su sector, cuanto
crecen las ventas y cuánto la producción. Si su empresa crece más
quiere decir que puede estar ganando porciones del mercado y debe
consolidar su crecimiento si crece menos debe explorar que está
haciendo el mercado que usted no.
 Las ventas del comercio: reflejan la demanda de los consumidores. Si es
un industrial las ventas del comercio anticipan la demanda de sus
productos en el futuro y permiten planear de mejor manera la producción
y los inventarios. Las cifras del comercio permiten ver el consumo de
bienes durables como electrodomésticos o vehículos y no durables
como alimentos y moda.
10.3.3 Factor político
El Impacto de una situación política inestable

Una empresa multinacional se ve menos afectada que una de carácter familiar
ante una inestabilidad política, porque la primera tiene siempre la opción de
cerrar un país y abrir en otro, pero la segunda resulta ser más frágil, pues si
bien también puede buscar la opción de salir del país, el proceso genera un
gran trauma para toda la familia y sus empleados, como está ocurriendo en
Venezuela.
Organización institucional
La organización institucional afecta directamente la capacidad que tienen las
empresas de influir en su entorno político. En sociedades muy
descentralizadas, las empresas tienen mayor acceso a los actores del entorno
político.
Orientación política de los partidos.
55
La orientación política del partido en gobierno tiene fuerte implicaciones para el
funcionamiento de las empresas en términos de impuestos, gasto público, etc.
Legalidad específica de la empresa
Algunos ejemplos de normas que afectan específicamente a la empresa son:
– Normas fiscales. La obligación de repercutir a los clientes los impuestos

indirectos.
– Normas mercantiles. Publicar las cuentas anuales, en el caso de las

sociedades.
– Normas laborales. Pagar las cuotas a la Seguridad Social por cada trabajador
de la empresa.
10.3.4 Factor social

La corrupción es gran problema para una empresa ya que una persona que
este cometiendo corrupción puede llevar a la empresa a bancarrota
10.3.5 Factor tecnológico

Son los cambios en la tecnología que afectan al sector tanto en su parte
industrial como en su parte comercial y administrativa
A veces puede ser el hecho de que la nueva tecnología es un poco costosa y
es muy complicada obtenerla.
10.3.6 Factor ambiental

La escasez de agua es una variable ambiental de gran importancia porque sin
agua no hay vida, el hecho de no haber agua es también escasez en materia
prima y puede llegar hasta la ausencia de ella.
56
10.4 MICROENTORNO
10.4.1 Proveedores
Variable/proveedor PROVEEDOR A PROVEEDOR B PROVEEDOR C
Nombre Mega Ganaderos Distribuidora

plásticos S.A “Donde
Barbosa Juan”
Ubicación 7 de agosto Av. Kennedy
Villavicencio
Tiempo que lleva 11 meses 11 meses 8 meses
con la empresa
Productos que le Plásticos de RES Condimentos
vende empaque
Formas de pago Efectivo Efectivo Efectivo
manejadas
10.4.2 Clientes
Esta empresa maneja clientes de ventas al por menor, como para los
establecimientos de comidas rápidas
10.4.3 Competidores
10.4.3.1 Competidores directos
Variable/proveedor COMPETIDOR A COMPETIDOR B COMPETIDOR
C
Nombre San Berna Villaseca
Productos
Martín
Ubicación Calle 9 # 32ª- Cra 34 # 10- Cra 28 # 25
75 95 – 30
Tiempo que lleva 3 años 2 años 8 meses
en el mercado
Productos que Salchichas Mortadelas Embutidos
vende Mortadelas Carne para de todo tipo
Carne para hamburguesa
hamburguesa
Formas de pago Efectivo Efectivo Efectivo

manejadas
Ventajas Más variedad Calidad del Servicio al
competitivas. en productos proyecto cliente
Tipo de clientes Distribuidoras Distribuidoras Personas,
que atiende de cárnicos de productos locales de
cárnicos comida
rápida.
57
10.4.3.2 Competidores indirectos
Algunos de los competidores indirectos que tiene la empresa brahmán s.a.s

son los que están relacionados con la actividad comercial de alimentos, por
tanto, sitios como asaderos de pollos, distribuidoras de carne y “piqueteaderos”
son aquellos que pueden competir con la clientela que la empresa desea
obtener.
58
11. HERRAMIENTAS ESTRATÉGICAS
11.1 MATRIZ EFE BRAHMAN S.A.S
MATRIZ EFE BRAHMAN S.A.S PESO CALIFICACIÓN PONDERADO
OPORTUNIDADES
Mejoramiento de la administración 0,8 4 0,32
Intermediación de empleo 0,6 4 0,24
Demanda de los productos cárnicos 0,9 3 0,27
Crecimiento en la demanda por sus servicios 0,6 3 0,18
Capacidad de fabricación de documentos
0,5 3 0,15
empresariales
AMENAZAS
Competencias con otras empresas del mismo
0,7 3 0,21
sector
Cambios en la legislación que afecten la base
0,5 3 0,15
estructural
Pérdida de personal en momentos críticos 0,7 1 0,07
Bajas inesperadas en la demanda del producto 0,4 4 0,16
Casos de falta de recursos 0,8 3 0,24
TOTAL 1,99
La empresa Brahman s.a.s cuenta con la oportunidad del crecimiento comercial

gracias a la gran demanda del producto que se ha evidenciado, utilizando el
macroentorno como fuente de análisis para estrategias que apoyen esa
oportunidad, sin embargo, la unidad productiva debe tener presente las
competencias que tiene en la zona, pues puede ocasionar pérdida de clientes.
11.2 MATRIZ EFI
MATRIZ EFE BRAHMAN S.A.S PESO CALIFICACIÓN PONDERADO
FORTALEZAS
Calidad en la producción de los productos 0,8 4 0,32
Instalaciones nuevas y modernas 0,7 3 0,21
Excelente servicio al cliente 0,9 3 0,27
Estructura organizacional bien estructurada 0,7 2 0,14
Empleados comprometidos con la organización 0,6 5 0,30
59
DEBILIDADES
Mejoramiento de la administración 0,7 3 0,21
Falta de organización para el almacenamiento de
0,8 3 0,24
documentos
No hay archivo física estipulado 0,5 1 0,05
Falta de manual de funciones 0,6 4 0,24
TOTAL 1,98
Para esta matriz, se denota que la empresa Brahman s.a.s tiene una fuerte
ventaja sobre sus competidores puesto que tiene una calidad de productos y
servicio al cliente excelentes, siendo el microentorno un factor a tener en
cuenta para sus acciones, a contraparte, a nivel organizacional la empresa es
cuenta con debilidades por la falta de organización de archivo y la aplicación de
manuales a los cargos.
11.3 MATRIZ DOFA CUATRO CUADRANTES
D F
- Mejoramiento de la administración - Calidad en la producción de
- Falta de organización para el los productos
almacenamiento de documentos - Instalaciones nuevas y
modernas
O A
- Expansión de la nómina - Competencia con otra
- Demanda en los productos cárnicos empresa del mismo sector
- Capacidad de fabricación de - Bajas inesperadas en la
documentos empresariales demanda del producto
En esta matriz están los principales matices que debe abordar la empresa
Brahman s.a.s para mejorar en las diferentes áreas en las que está
involucrada, donde puede utilizar fortalezas como la calidad de sus productos
para expandir su mercado de acuerdo al macroentorno, además de propiciar
alternativas a las debilidades que posee actualmente según los aspectos más
amenazantes, como la competencia del sector.
60
12. GESTIÓN DOCUMENTAL
12.1 BASE DE DATOS CLIENTES
NÚMERO CLIENTE CEDULA NOMBRE DEL CLIENTE ESTABLECIMIENTO DIRECCIÓN CELULAR BARRIO VENDEDOR
1 52219682 Esther Liliana Empanadas Tolimax Cra 97 # 231 - 74 3144123052 Corradia Alfonso Gaitán
2 1128044444-1 Germán Prado Ta grande Cra 96 C # 17 - 44 3043549089 Villemar Alfonso Gaitán
3 51627987 Angela Romero Titanic Cra 87 J # 10 - 04 3124673456 Brasilia Alfonso Gaitán
4 50850896 Arturo García Joe's Cra 92 D # 67 - 43 3045892243 Villemar Alfonso Gaitán
5 1023703480 Pedro Gómez Buena brasa Cra 24 A # 15 -22 3156758245 Brasil Alfonso Gaitán
6 19345194 Magda López Comida rápida don Juan Cra 46 # 32 - 28 3104089876 Roma Alfonso Gaitán
7 50487239 César Amaya Carnes la brasa Cra 62 # 18 - 08 3217634546 Margaritas Alfonso Gaitán
8 17316701 Jenny Castro Punto Burguer Cll 22 H 114 A - 64 3185623875 Centro Alfonso Gaitán
9 1019081087 Luis Zambrano Jav - Express Cra 123 # 13 D 47 3143806630 Recodo Alfonso Gaitán
10 40513722 María Gil Fonti Chiquin Cra 90 # 20 B 73 3126307413 Centro Alfonso Gaitán
12.2 PLANTILLAS PARA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS
61
12.2.1 Carta
Bogotá D.C., 11 de abril de 2019
Señor
XXXX XXXXXXX
Departamento Recursos Humanos
Cra 82 B # 41 A sur 14
Asunto: Revisión horas extras
Cordial saludo, señor XXXXX:
La presente es para invitarlo a la revisión de sus horas extras,

laboradas en el mes de marzo del presente año.
Atentamente:
ALFONSO GAITAN
GERENTE GENERAL
62
12.2.2 Memorando
PARA: XXXX XXXXXX
DE: XXXXXX XXXX
ASUNTO: Reunión del mes
Cordial saludo, señor XXXXX:
El presente memorando es para informarle la reunión del mes que se llevará a

cabo el día 20 de abril de 2019 a las 8:00 am.
Atentamente:
ALFONSO GAITAN
GERENTE GENERAL
63
12.2.3 Circular
CIRCULAR 001
PARA: Recursos Humanos
ASUNTO: Suspensión de actividades
Cordial saludo, le comunicamos que parea el dia jueves 25 de abril se suspenden

actividades por festividad.
Muchas gracias por su colaboración
ALFONSO GAITAN
GERENTE GENERAL
64
12.2.4 Acta
ACTA DE REUNION ORDINARIA
ACTA 002
FECHA: 23 de agosto de 2019
HORA: 8.00 AM
LUGAR: Sala de juntas
ASISTENTES: XXXX XXXX

XXXX XXXX
XXXX XXXX
INVITADOS: XXXX XXXX
AUSENTES: XXXX XXXXX
ORDEN DEL DIA:

 Nombramiento de presidente y secretario
 Puntos a tratar
 Aprobación del acta
 Firma de presidente
DESARROLLO
PRESIDENTE SECRETARIO
65
12.2.5 Certificado
GERENTE GENERAL
BRAHMAN
CERTIFICA:
Que el señor XXXXX identificado con C.C XXXXXXXXX estuvo vinculado a

nuestra empresa desde el dia xx de xxxx hasta el dia xx de xxxxx , según nuestra
base de datos.
Este certificado se expide para tramite de salud.
ALFONSO GAITAN
GERENTE GENERAL
66
12.2.5 Constancia
GERENTE GENERAL
BRAHMAN
HACE CONSTAR:
Que el señor XXXXX identificado con C.C XXXXXXXXX estuvo vinculado a

nuestra empresa desde el dia xx de xxxx hasta el dia xx de xxxxx y desempeña
como asistente administrativo.
Esta constancia se expide para transacción bancaria.
ALFONSO GAITAN
GERENTE GENERAL
67
12.2.6 Sobre comercial
Señora
Josefa Pérez Álvarez
Calle 20 Nro. 45-23 Bloque 2 Torre 10 Apartamento

Bogotá, Cundinamarca
12.2.7 Mensajes electrónicos CONFIDENCIAL

ALFONSO GAITAN
Cra 82 B # 41 A sur 14
Buen Dia
Señora XXXXX
De acuerdo con su solicitud inicial, recuerde que independientemente de la vía por la

cual se realice la solicitud, se deberá enviar o suministrar la siguiente información:
- Tipo de documento
- Número de Documento
- Nombre y Apellidos
- Número Telefónico
- Dirección
- Correo Electrónico
Cordial saludo
ALFONSO GAITAN
GERENTE
3188109574
Cra 82 B # 41 A sur
68
12.3 DOCUMENTOS PUBLICITARIOS
Anexo en Publisher
12.4 PLANTILLA DE PRESENTACIÓN DE INFORMES

Anexo en PowerPoint
12.5 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Archivo general de la nación

FORMATO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Entidad productora: Brahman s.a.s HOJA:
SERIES Y TIPOS
CODIGO DOCUMENTALES RETENCION DISPOSICION PROCEDIMIENTOS
FINAL
ARCHIVO DE ARCHIVO CT E M S
GESTION CENTRAL
ADM.ACT Serie: Administración. 2 meses 5 meses x Apenas cumpla su
Tipo: Actas
función se
archivara en
histórico
COM.PED Serie: Comercial 1 mes 11 meses x Se digitaliza y se
DIG Tipo: Pedidos elimina soporte papel
COM.FAE Serie: Comercial 1 mes 9 meses x Se digitaliza y se

DIG Tipo: Factura emitida elimina soporte papel
COM.FAR Serie: Comercial 1 mes 5 meses x Se digitaliza y se

DIG Tipo: Factura recibida elimina soporte papel
DOC:CIR Serie: 2 meses 4 meses X Se conserva mientras

Documental tenga valor
Tipo: Circular
CONVENCIONES:
CT: Conservación total
E: Eliminación
M: Microfilmación
S: Selección
69
12.6 SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS
Teniendo en cuenta que la unidad productiva no presenta un sistema de

archivo físico, manejando toda su documentación de manera digital, se sugiere
la utilización del sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo
SGDEA, dado por el archivo general de la nación colombiana.
Las políticas manejadas en este sistema están ligadas a la producción,

distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición
final, en donde se aplique un sistema desde el inicio hasta el final con los
documentos, de modo que se sigan dichas políticas expuestas ante la empresa
como fuente de organización para el proceso de gestión documental, siguiendo
las fases de la planeación, análisis, diseño, implementación y seguimiento.
Fase de planeación: Se definen los límites que tengan los documentos, por
medio del alcance, donde se establece qué se va a hacer, qué recursos se
necesitan y la estimación de tiempo para su realización, los objetivos que
tendrá el documento, además de los roles necesarios con su responsabilidad,
finalizando con la gestión de los posibles riesgos que tendrá su productividad.
Fase de análisis: En esta etapa se realizan un estudio general de la

organización, su estructura, alcances y relaciones, de acuerdo a las funciones
de cada persona, de esta forma se pueden identificar las fuentes de
información, el análisis de los procedimientos internos y el inventario de
hardware y software correspondiente, en este punto se evalúan los sistemas
implementados para la producción documental y la seguridad de control y
accesos que tendrá cada quien.
También, se clasifican los documentos de acuerdo a su necesidad, dando

prioridad a los documentos vitales de la empresa en caso de un riesgo o
calamidad, seguido de las normativas referentes a la organización, finiquitando
en la producción de los documentos surgidos con el tiempo, los cuales serán
controlados mediante tabla de retención documental.
70
Fase de diseño: En esta fase se realiza una lluvia de ideas para construir
estrategias en función de la organización del archivo, seguido de la
instauración de algunas políticas y directrices que controles posteriormente el
documento, además, la implementación de un instrumento archivístico, en este
caso, una tabla de retención documental que contenga la información
respectiva al documento, cerrando con su elaboración y el diseño de una lista
de control de acceso al mismo.
Fase de implementación: En esta etapa se precisa una bitácora en la cual se

estipulen cambios dados a los documentos, pruebas de control siguiendo la
accesibilidad y usabilidad de los documentos, donde se utilizará la
documentación realizada en la etapa anterior, de acuerdo a las necesidades
que presente la unidad productiva, por ejemplo, el uso de los documentos de
capacitación cuando sean necesarios.
Fase de seguimiento: En esta última parte, mediante la implementación

realizada anteriormente, se buscarán sugerencias respecto a la mejora a
algunos problemas que se presenten, para la gestión del cambio, de igual
modo, se realizará un registro donde se evidencie el uso de los documentos
según su disposición, declarando una mejora continua al sistema que utilice la
empresa.
12.7 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS GESTIÓN DOCUMENTAL
Objetivo.
Para la correcta utilización de los documentos empresariales de BRAHMAN
S.A.S, este manual tiene como propósito brindar un soporte y apoyo en los
aspectos de la gestión documental, incorporando aspectos de organización y
ordenamiento, creando un mecanismo para su utilización y conservación.
71
Alcance.
Esta política abarcará las actividades relacionadas con la documentación en la
empresa, cuyos elementos serán almacenados de acuerdo al sistema de
gestión de archivos dado anteriormente, aquellas áreas involucradas con el
manejo de documentos estarán al tanto de este manual de procedimientos.
Proceso.
Conservación documental
Se deben tener en cuenta el ciclo vital de los documentos y su clasificación,
según la normativa, ley 594 del 2000, los archivos se clasifican en archivos de
gestión, archivo central y archivo histórico.
Además, se debe garantizar la integridad funcional de los documentos durante
todo su ciclo vital (primera edad, segundad edad y tercera edad), definidos por
la tabla de retención documental.
Para la conservación de los documentos digitales se toma en cuenta que los
documentos garanticen autenticidad, integridad, fiabilidad, disponibilidad y
confidencialidad, de acuerdo al contexto y estructura que tenga, con el fin de
mantener unas condiciones que vayan más allá de los términos tecnológicos de
la gestión, por tanto, también es de vital importancia mantener un sistema de
copias de seguridad para perseverar su durabilidad, teniendo en cuenta que
factores extrínsecos pueden afectar el hardware que los alberga, o los
intrínsecos, como la obsolescencia programada.
Archivo de gestión.
Toda documentación que es continuamente consultada y utilizada por la
empresa, entre los cuales se encuentran:
 Archivo central
Agrupación de documentos transferidos por los distintos archivos de gestión,
que no son utilizados con frecuencia pero continúan con una vigencia, por lo
tanto pueden ser consultados más adelante.
72
 Archivo histórico
Pasa del archivo central al archivo histórico, de modo que pase a ser
conservado permanentemente.
Para la adecuada gestión de los documentos digitales, se debe acordar el

gestionamiento de un sistema de control de su producción, trámite,
conservación y distribución final, para ello se utilizan las tablas de retención
documental, indispensables en el gestionamiento de los documentos
producidos en la empresa Brahman s.a.s, siendo responsabilidad de los
funcionarios encargados de la producción de documentos de su debido reporte
y ajustes pertinentes de acuerdo a cambios establecidos.
73
13. GESTIÓN CONTABLE
13.1 CARACTERIZACIÓN CONTABLE
TIPO DE EMPRESA Privada

SECTOR ECONOMICO Sector secundario
ACTIVIDAD ECONOMICA Comercio al por menor de carnes
CODIGO CIIU 4723
TAMAÑO Microempresa
TIPO DE SOCIEDAD S.A.S
NIT 901230432_3
GRUPO DE APLICACIÓN NIIF Grupo NIIF 3
LIBROS CONTABLES
 Libro diario: Se redactan las operaciones que se realizan día a día en la

empresa, como los cobros o los pagos.
74
 Libro de inventarios: Es un resumen de los activos físicos de la empresa
(mercaderías y activos fijos principalmente), así como de las deudas
pendientes (deudores y acreedores).
 Libro de entradas y salidas del almacén: Se registran los movimientos

que se efectúan en el almacén, en este caso al momento de salida y
entrada de las hamburguesas que vende la empresa.
75
DOCUMENTOS Y SOPORTES DE CONTABILIDAD
 Recibo de caja: Es un soporte que se utiliza para constar los ingresos en

efectivo recaudados por la empresa. El original se le entrega al cliente y
la copia se archiva para anexarlo al libro diario.
 Factura de venta: Es un soporte contable que se utiliza para anexar los

artículos vendidos
76
 Recibo de caja menor: Es un soporte de los gastos pagados en efectivo.
APLICACIÓN DE CONCEPTOS
 Base de acumulación o devengo:
Se utiliza cuando se compra mercancía a plazos, en la empresa Brahman se
realiza devengo cuando se compra los productos relacionados con la
fabricación de las carnes.
 Políticas contables:
Son las bases, los principios, las reglas, los procedimientos específicos que un
ente económico adopta para preparar y presentar sus estados financieros, por
lo tanto en la unidad productiva se deben aplicar unas políticas contables
conformes a sus actividades.
 Partida doble y ecuación patrimonial:
La partida doble es un movimiento contable en el que siempre se ven afectadas

al menos dos cuentas, relacionadas con un deudor y un acreedor, esta partida
doble está incluida en la ecuación patrimonial, puesto que da igualdad a los
activos de la empresa, junto al pasivo más el patrimonio, así sucede en los
movimientos contables que tiene la unidad objeto de estudio.
77
 Ciclo contable:
Un ciclo contable es el periodo de tiempo en el que una sociedad realiza de
forma sistemática y cronológica el registro contable de una forma fiable.
 Matemática financiera:
Las matemáticas financieras valoran y calculan materias relacionadas con los

mercados financieros, y especialmente, el valor del dinero en el tiempo. Se
ocupan del cálculo del valor, el tipo de interés o rentabilidad de los distintos
productos que existen en los mercados, en la unidad productiva son utilizados
en el momento de realizar presupuestos para evaluar las opciones de la
empresa en el sector de ventas.
78
13.2 CUADRO DE ELEMENTOS
CUMPLE CRITERIOS DE
DETALLE ELEMENTO RECOMENDACIÓN
IASB RECONOCIMIENTO
-Caja Activo Sí cumple Utilización del Utilizar la fiabilidad

-Banco Activo Sí cumple reconocimiento del como criterio de
-Cuentas x Activo Sí cumple activo como una reconocimiento, de
cobrar probabilidad de modo que se pueda
-Vehículo Activo Sí cumple obtener beneficios asignar un valor al
-Maquinas Activo Sí cumple económicos de ello. elemento financiero
-Planta Activo Sí cumple de manera razonable.
física Análisis en el
- Cuentas incremento de las
x pagar Pasivo Sí cumple ganancias relacionado
proveedor con las ventas
-Impuesto Pasivo Sí cumple realizadas, asignadas
como ingresos.
-Ventas de Ingresos Sí cumple
productos Utilización del estado
de resultados
-Operación Gastos Sí cumple integrales para
de la consumar los gastos y
empresa los costos.
-Salarios Costos Sí cumple
-Costos Costos Sí cumple

financieros
79
13.3 IMPUESTOS
Recomendación
No
Tipo de Territorialidad Directo Indirecto Cumple Calendario
cumple
impuesto tributario
Nacional Departamental Municipal
Renta x x x 1 Octubre
Ica x x x
19 Septiembre
IVA x x x 21 Noviembre
21 Enero 2020
19 Septiembre
18 Octubre
Retefuente x x x
21 Noviembre
19 Diciembre
19 Septiembre
Al
x x x 21 Octubre
consumo
21 Enero 2020
13.4 ESTADOS FINANCIEROS

Se ha construido en Excel la situación financiera o balance general y el estado
de resultados integrales de la empresa para finales del año 2018, de acuerdo al
cuadro de elementos elaborado anteriormente.
80
Balance general Brahman s.a.s
Del 01 de diciembre al 31 de diciembre de 2018
NIT 901230432-3
ACTIVO PASIVO
ACTIVO CORRIENTE PASIVO CORRIENTE
Efectivo y equivalentes 3602412 Cuentas por pagar 1260170
Cuentas por cobrar 3962211 Cesantías 8111641
Total activos corrientes 7564623 Intereses cesantías 81116
ACTIVO NO CORRIENTE Impuestos de renta 1303471
Moto 2477130 Total pasivos corrientes 10756398
(Depreciación moto) 447713 PASIVO NO CORRIENTE
Procesadora de carne 4427320 Obligación financiera 10301866
(Depreciación máquina) 625180 Total pasivos no corrientes 10301866
Planta física 20000000 TOTAL PASIVOS 21058264
(Depreciación planta) 2000000 PATRIMONIO
Total activos no corrientes 29977343 Capital social 13139440
Utilidad del ejercicio 3344262
TOTAL PATRIMONIO 16483702
TOTAL PASIVO Y
TOTAL DE ACTIVOS 37541966 PATRIMONIO 37541966
Empresa Brahman s.a.s NIT 901230432-3

Estado de resultados integrales
Para el año que termina 31 de diciembre 2018
Ventas 16833271
Costo de venta 1728281
Consumo materias primas 1821641
Salarios y beneficios a empleados 7242528
Gastos operacionales 1121314
Costos financieros 89274
12003038
Ganancias del año 4830233
Impuesto de renta 1303471
Dividendos 182500
1485971
Utilidad del ejercicio 3344262
81
13.5 CONTRATACIÓN
Se aplicó una entrevista a modo de cuestionario en la empresa Brahman s.a.s.
Objetivo:
Hallar el tipo de contratación que maneja la empresa

Brahman s.a.s.
1. ¿Tiene personal contratado por prestación de servicios?
No, no utilizamos ese tipo de contrato en la empresa ya que no lo vemos

necesario.
2. ¿Hay pago de seguridad social para los empleados?
Sí, son pagados de acuerdo al contrato del trabajador y su salario.
3. ¿Tiene personal contratado por contrato laboral?
Sí, todos nuestros empleados están bajo ese tipo de contrato.
4. ¿Brinda a sus empleados prestaciones de ley?
A nuestros empleados les brindamos prima por servicios y vacaciones.
5. ¿Contrataría personal por contrato de aprendizaje?
Actualmente no es necesario, sin embargo es una buena metodología para

traer personas que deseen aprender.
6. ¿Cuántos contratistas tiene en la empresa?
Ninguna, en nuestra estructura organizacional actualmente no es necesario

un contratista.
82
7. ¿Con qué frecuencia vincula personal a su empresa?
Cada vez que algún empleado deja la empresa, de lo contrario mantenemos

lo máximo posible a nuestros trabajadores.
8. ¿Le reconoce auxilio de transporte a sus trabajadores?
No, sin embargo estamos en el proceso de agregarlo.
13.6 NÓMINA
A continuación se presenta una liquidación de nómina de los empleados de la
unidad productiva, teniendo en cuenta los devengados, deducciones y
apropiaciones de la empresa.
LIQUIDACION NOMINA BRAHMAN S.A.S

NOMBRE EMP SALARIO BASICO DIAS LAB AUX DE TRANSPORTE TOTAL DEVENGADO SALUD PENSION TOTAL NETO PAGADO
Alejandro Martinez 1000000 30 97.032 1.097.032 40000 40000 2274094
Kevin Espitia 976000 30 97.032 1.073.032 39040 39040 2224174
Estiven Jimenez 895000 30 97.032 992.032 35800 35800 2055694
Daniel Gonzalez 1042000 30 97.032 1.139.032 41680 41680 2361454
ING Alberto Posada 1675000 30 0 1.675.000 67000 67000 3484030
388.128 5.976.128 0 6364256
5.588.000 0
PROVISIONES NOMINA
SALUD APORTES 8,50% 474980
PENSION APORTES 12,50% 698500
ARL 0,52% 29169,36
SENA 2% 111760
ICBF 3% 167640
CAJA DE
COMPENSACION 4% 223520
PRIMA DE SERVICIOS 8,33% 465480,4
CESANTIAS 8,33% 465480,4
INT DE CESANTIAS 0,10% 5588
PROVISION
VACACIONES 4,17% 233019,6
TOTAL PROVISIONES 2875137,76
83
14. GESTIÓN DEL SERVICIO
14.1 DIAGNÓSTICO DEL SERVICIO
14.2 PROPUESTA DE SERVICIO AL CLIENTE
84
15. EVENTO CORPORATIVO
85
16. CONCLUSIONES
86
RECOMENDACIONES
87
BIBLIOGRAFÍA
 CLAUDIA FABIOLA ORTEGA, El proceso de investigación:

construyendo el proyecto. CDMX. 2016. Pág. 117-129
 ADRIANA FERREYRA, Metodología de investigación. Bogotá. Pág 35-
44.
 ROBERTO HERNÁNDEZ SAMPIERI. Metodología de la investigación.
Quinta edición. México. 2010. Pág 24-34.
 CESAR BERNAL. Metodología de la investigación. Tercera edición.
2010. Colombia. Pág. 74-123
 Material de apoyo sena
88
WEBGRAFÍA
https://www.pymesyautonomos.com/vocacion-de-empresa/el-articulo-116-del-
codigo-de-comercio-y-los-beneficios-en-la-empresa
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley_0590_2000.html
https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=14501
http://teoadministrativas1.blogspot.com/2012/05/teoria-ambiental.html
https://habitatencifras.habitatbogota.gov.co/documentos/boletines/Localidades/
Kennedy.pdf
89
ANEXOS
ANEXO A. Cámara y comercio Brahman s.a.s
90
91
92
93
ANEXO B. RUT Brahman s.a.s
94
ANEXO C. Instrumento recolección de información, entrevista método
cuestionario.
ENTREVISTA A MÉTODO DE CUESTIONARIO
ASPECTOS GENERALES
1. ¿Cuál es la actividad económica de la empresa?
El procesamiento de carnes de hamburguesa para lugares especificados.
2. ¿Cuántos empleados tiene actualmente y en qué cargos?
Actualmente, 4 en planta, 1 en administración, 1 ingeniero y yo, me encargo de

la gerencia y el transporte de los pedidos.
GESTIÓN ADMINISTRATIVA
3. ¿Cuenta con plataforma estratégica (misión, visión, etc.)?
Actualmente no, no he contado con suficiente tiempo para estructurarla.
4. ¿La empresa tiene políticas internas?
Sí, pero se deben mejorar y complementar.
5. ¿Tiene organigrama?
No.
6. ¿Conocen los trabajadores la estructura de la organización o línea de

mando?
Pienso que sí, ellos saben las diferentes áreas que tiene la empresa y cómo
deben dirigirse a cada persona según su cargo.
DOCUMENTAL
7. ¿La empresa cuenta con sistemas de información establecidos?
No.
8. ¿Cuenta con manuales operativos y de funciones?
95
No.
9. ¿Tiene inventarios y métodos de registro?
Sí, es lo más importante de la empresa en el aspecto de ventas que tenemos.
10. ¿Cuenta con un sistema contable y facturación?
Sí, a un nivel básico, con facturación manual, estamos en proceso de

contratación de un asesor contable que maneje toda esa parte de la empresa.
ARCHIVO
11. ¿La información de la empresa se encuentra organizada en algún lugar?
Los documentos oficiales y legales de la empresa están en el último piso, en mi

casillero.
12. ¿Cómo almacena la información de la empresa?
Como le comentaba anteriormente sobre los papeles legales de la empresa,

mientras que el resto de documentos que se realizan se guardan en el
computador.
SERVICIO AL CLIENTE
13. ¿Tiene una base de datos de los clientes?
Sí, no los tenemos a todos pero sí a la gran mayoría.
14. ¿Tiene publicidad establecida?
No, nos damos a conocer gracias a la calidad del producto mediante el voz a
voz.
15. ¿Tiene establecidos protocolos de servicio al cliente?
Sí, estamos disponibles para cualquier inquietud que tengan nuestros clientes
respecto a nuestros productos, lo considero una fortaleza.
Fuente: GAES
96
97
98
99

Investigacion Sena

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PRODUCCIÓN DE PLANES DE ACCIÓN OPERATIVOS DE APOYO

ADMINISTRATIVO, DOCUMENTAL, ARCHIVO Y DE SERVICIO AL CLIENTE

CAROL TATIANA RAMIREZ SARMIENTO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CAROL TATIANA RAMIREZ SARMIENTO

Proyecto formativo para optar por el título de Asistente Administrativo

Marco Antonio Hernández Calvo

Instructor(a) para el proyecto formativo fase __________

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Bogotá, 26 de septiembre de 2019

TABLA DE CONTENIDO .................................................................................... 4

LISTA DE TABLAS ............................................................................................. 8

LISTA DE FIGURAS ........................................................................................... 9

LISTA DE ANEXOS .......................................................................................... 10

1. CARACTERIZACIÓN DE LA UNIDAD PRODUCTIVA ........................... 13

8.1.1.2 Clásica .................................................................................................. 34

8.1.2 Enfoque humanista de la administración ................................................. 35

8.1.3 Enfoque estructuralista de la organización .............................................. 37

8.1.2.2 Teoría estructuralista ............................................................................ 37

8.1.4 Enfoque del comportamiento en la administración .................................. 38

8.1.5 Tendencias organizacionales................................................................... 39

10.4.3.2 Competidores indirectos ..................................................................... 58

11. HERRAMIENTAS ESTRATÉGICAS ....................................................... 59

ANEXO A. Cámara y comercio Brahman s.a.s ................................................. 90

La empresa Brahman s.a.s ha sido seleccionada porque cumple la ley 905 de

Nombre de la empresa Brahman s.a.s

Propietario José Alfonso Gaitán García

Dirección Carrera 82 B 41 A sur 14

Sector al que pertenece Productivo y comercial

Comercio al por menos de carnes

Con el emprendimiento que alude a gran cantidad de colombianos bajo la

Anexo 1. Cámara y comercio

La unidad productiva ha sido seleccionada por motivo de que pertenece a una

A través del instrumento de recolección de información se hallaron los

Anexo 3. Diagnóstico preliminar, entrevista a método de cuestionario.

3.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Como resultado del instrumento surgieron los diferentes inconvenientes que

Por esta razón, se evidencia la falta de un mecanismo que contribuya a mejorar

3.1.1 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cómo aportar un sistema de gestión administrativa, documental, archivo y de

4.1 OBJETIVO GENERAL

Elaborar planes de acción operativos de apoyo administrativo, documental,

4.1.1 Objetivos específicos

Identificar las necesidades de información en los procesos de gestión

Plantear el problema central a investigar en los procesos de gestión

Proponer planes de acción operativos de apoyo tendientes a mejorar los

Evaluar los planes de acción operativos de apoyo administrativo, de gestión

El desarrollo de esta investigación dará una perspectiva de las mejoras que

De igual manera, se espera que por medio de la investigación se implementen

Es de recalcar que los diferentes involucrados en el proceso de esta

6.1 MARCO TEORICO

Teniendo en cuenta que la unidad productiva está en el sector productivo y

Por parte de la Teoría clásica de la administración, surge como base

Henry Fayol es el principal representante de esta teoría, fue un ingeniero de

Un autor importante en esta teoría es Peter Drucker, esta persona generó

Como implementación al proyecto formativo, se tomó como base la Teoría

Frederick Wilson Taylor tomó un análisis de aquellos inconvenientes y logró

Otra teoría fundamental para ser aplicada en la investigación es la Teoría

Cuenta con varios autores reconocidos para su momento, quienes dieron la

6.2 MARCO CONCEPTUAL

El trabajo, es la actividad por medio de la cual el hombre se relaciona con la

Para la administración es necesario comprender la unidad de mando y

1 PEDRAZA Gilma. Teorías administrativas. [en línea]. Disponible en

Tomando en cuenta ello, a través de la documentación se registra información