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VALIDAR LAS NOVEDADES DE ACUERDO A SU ORIGEN EN NÓMINA

Presentado por:

Sirley Johanna Baquero Rico

Servicio Nacional de Aprendizaje “SENA”


Centro de Gestión Administrativa
Tecnólogo en Gestión del Talento Humano
Bogotá D.C
2018

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VALIDAR LAS NOVEDADES DE ACUERDO A SU ORIGEN EN NÓMINA

Presentado por:

Sirley Johanna Baquero Rico

Instructor: Héctor Genaro Medina

Servicio Nacional de Aprendizaje “SENA”


Centro de Gestión Administrativa
Tecnólogo en Gestión del Talento Humano
Bogotá D.C
2018

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TABLA DE CONTENIDO

1. Introducción .............................................................................................. 1

2. Novedades Y Clases De Novedades ....................................................... 2

3. Definición del Proceso Novedades de Nomina ...................................... 3

4. ¿Que Son Las Novedades De Nomina? ................................................. 4

5. Cronograma De Novedades .................................................................... 5

6. Clases De Novedades De Nomina ........................................................... 6


6.1 Novedades Administrativas .................................................................. 6
6.2 Novedades Fiscales ............................................................................. 6
6.3 Novedades Judiciales ......................................................................... 6
6.4 Novedades Voluntarias .............................................................................. 6
6.5 Novedades Obligatorias ............................................................................. 6
7. ¿Quiénes Deben Digitar En Los Aplicativos Las Novedades? .............. 7

8. ¿Cuándo Se Cargan Desde Un Archivo Plano? ....................................... 8

9. Bibliografía ........................................................................................................ 9

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1. INTRODUCCIÓN

Las novedades de nómina son documentos físicos o electrónicos que afectan

directamente el pago mensual de la misma y las deducciones de los

empleados.

Esta investigación tiene como objetivo dar a conocer los tipos de novedades

que se encuentran dentro del pago mensual de la nómina en las empresas. Las

clases novedades están conformadas por diferentes su novedades que hacen

parte del proceso de validación al momento del pago; algunas de esas son las

novedades administrativas, judiciales, fiscales, voluntarias y novedades

obligatorias.

Es importante resaltar quienes son los encargados de digitar las novedades en

los aplicativos, los cuales son personas que desempeñan un cargo específico

para tal función.

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2. NOVEDADES Y CLASES DE NOVEDADES

Las novedades es el informe que muestra los sucesos que tuvo el empleado en

el mes, el sistema muestra correctamente los días de incapacidad y los que

van para el empleado y trabajador, es decir el informe cumple con la función de

mostrar novedades (días). El informe nunca mostrará los valores a no ser que

sean novedades de préstamo ahorro y novedades generales, que fueron

capturadas por valor y se pueden visualizar.

3. DEFINICIÓN DE EL PROCESO DE NOVEDADES DE NÓMINA

Hace referencia al reporte periódico de las diferentes modificaciones

contractuales, descuentos legales, judiciales y voluntarios que tienen un efecto

directo en la liquidación mensual y pago de la nómina.

4. QUÉ SON LAS NOVEDADES DE NÓMINA

Son todos aquellos registros y/o documentos físicos o en medios magnéticos

que afectan la nómina del mes que se está liquidando y que tendrán un efecto

directo en el pago y las deducciones de los funcionarios de la entidad.

Hace referencia a un reporte periódico de las modificaciones, descuentos

legales, judiciales y voluntarios que se presenten y que afectan en el pago

mensual.

5. CRONOGRAMA DE NOVEDADES

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Todas las novedades deben cumplir con el trámite administrativo previamente

establecido por parte de la empresa, a través de los formatos correspondientes

y atendiendo a un cronograma preestablecido.

6. CLASES DE NOVEDADES

6.1 Novedades Administrativas

- Novedades de Incapacidad

A Través de esta opción se realizan los registros de las novedades de

los empleados activos de la compañía por concepto de incapacidades,

inicialmente el sistema y posteriormente solicitará el registro de la

información relacionada con la novedad generada por incapacidades.

Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las

novedades de la nómina.

Tipo: Tipo de incapacidad, según la legislación laboral. Incapacidad

laboral, licencia de maternidad, accidente de trabajo, enfermedad

profesional.

Fecha de inicio: Fecha a partir de la cual se genera la incapacidad.

Días de incapacidad: Número de días de duración de la incapacidad.

Fecha final: Fecha en que termina la incapacidad. El sistema la calcula

automáticamente.

Prórroga: Indicar si es prórroga de una incapacidad anterior a la que se

está registrando.

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Días E.P.S.: Número de días a partir de los cuales pagará la E.P.S.

Según la normatividad la E.P.S., pagará la incapacidad a partir de los (3)

días, dato que el sistema trae por defecto en este campo.

- Novedades de vacaciones

Son 15 días hábiles por año. Todo empleador está obligado a conceder

a sus trabajadores por cada año de servicios, quince (15) días hábiles

consecutivos de vacaciones remuneradas y proporcionalmente por

fracciones, lo que implica que sumando los días calendario dará un total

mayor de días.

Disfrute: La época de las vacaciones debe ser señalada por el

empleador a más tardar dentro del año siguiente a aquel en que se

causaron, y ellas deben ser concedidas oficiosamente o a petición del

trabajador sin perjudicar el servicio y la efectividad del descanso. El

empleador tiene que dar a conocer al trabajador con 165 días de

anticipación, la fecha en la que le concederá las vacaciones. si se

presenta interrupción justificada durante el disfrute de las vacaciones, el

trabajador no pierde el derecho a reanudarlas.

Cómputo del tiempo de servicios: Para el cómputo del año de

servicios pueden descontarse por disposición legal, los períodos de

suspensión del contrato, tales como huelgas, suspensión disciplinaria o

fuerza mayor. Lo mismo puede decirse de las faltas al trabajo no

justificadas. En cambio sería injusto que no se contabilizarán los días

que por una justa razón se dejen de laborar, como sucede con los

permisos remunerados, las incapacidades y la grave calamidad

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doméstica debidamente comprobada. Jurídicamente la licencia de

maternidad suspende el disfrute de las vacaciones, en consecuencia, la

trabajadora tendrá derecho a reanudar el disfrute o tiempo que le hiciere

falta, una vez terminada la licencia por maternidad.

Consideración del día sábado no laborable: Dos criterios se han

expuesto así.

➢ El día se debe tomar como hábil para computar las vacaciones

porque los días no hábiles (domingos y festivos) están taxativamente

enumerados por la ley, de tal manera que los días no concluidos son

hábiles, entre los que están los sábados.

➢ El día es hábil si se toma la ley en su generalidad, pero se torna

inhábil para los trabajadores en cuya empresa así se haya pactado, y

en los casos en los que, para el solo efecto del reconocimiento de

este descanso, el empleador, voluntariamente o en forma extralegal,

computa el día sábado como no hábil.

Del reconocimiento de vacaciones en caso de retiro del servicio o

terminación del contrato de trabajo: Los trabajadores del sector

privado que cesen en sus funciones o hayan terminado sus contratos de

trabajo, sin que hubieren causado las vacaciones por año cumplido,

tendrán derecho a que estas se le reconozcan y compensen en dinero

proporcionalmente por el tiempo efectivamente de trabajo.

Naturaleza jurídica de esta prestación: Las vacaciones no son salario,

ni prestación social, sino un descanso remunerado que debe tomarse

como base para liquidar aportes.

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Salario base que se toma para su remuneración: Durante el período

de vacaciones el trabajador debe recibir el salario ordinario que esté

devengando el día que comience a disfrutarlas. Este salario ordinario

está formado por todo lo que recibe el trabajador como remuneración de

sus servicios, excepto el valor del trabajo en días de descanso

obligatorio y de horas extras. El recargo nocturno y lo recibido por

descanso obligatorio remunerado, si debe computarse dentro del salario

ordinario.

El auxilio de transporte no se incluye en el salario base para liquidación

de vacaciones.

Cuando el salario es variable debe tenerse en cuenta el promedio de lo

devengado en el año inmediatamente anterior a la fecha en que se

conceden. De este salario también se excluye el valor del trabajo en días

de descanso obligatorio y el de horas extras, pero se computa el recargo

por trabajo simplemente nocturno y la remuneración por descanso

obligatorio.

Conviene aclarar que el salario básico para la liquidación de vacaciones

que deben compensarse en dinero al trabajador cuando al terminar el

contrato no las ha disfrutado en tiempo, es diferente al que se toma en

los eventos del disfrute efectivo, En este último caso, es el salario (o

promedio mensual del último año o del tiempo menor de un año, cuando

se trata de salarios variables) sin excluir ninguno de los elementos que

lo integran.

En qué consiste la compensación y la acumulación

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➢ Compensación: Empleador y trabajador, podrán acordar por escrito,

previa solicitud del trabajador, que se pague en dinero hasta la mitad

de las vacaciones. El pago sólo será válido si se si se disfruta en

tiempo la otra mitad. No obstante la anterior prohibición, cuando el

contrato termine sin que el trabajador haya disfrutado de las

vacaciones, la compensación procederá proporcionalmente por

fracción de año. La no compensación de las vacaciones en dinero a la

terminación del contrato, no genera salarios caídos porque ellas no

tienen el carácter de salario ni de prestación social. Según la

jurisprudencia las vacaciones compensadas en dinero forman parte de

la base de los aportes parafiscales.

➢ Acumulación: Todo trabajador debe gozar anualmente por lo menos se

seis (6) días hábiles continuos de vacaciones, los que no son

acumulables. Los días restantes de vacaciones se pueden acumular

convencional o presuntivamente hasta por dos años y hasta por cuatro

cuando se trate de trabajadores técnicos, de confianza, especializados,

de manejo, o de extranjeros que presten sus servicios en lugares

distintos a los de residencia de sus familiares.

Interrupción de las vacaciones: Si se presenta interrupción justificada

en el disfrute de las vacaciones, el trabajador no pierde el derecho a

reanudarlas.

Cómo se produce el otorgamiento y prescripción: El derecho a las

vacaciones (en dinero) se hace exigible desde la fecha en la que termina

la relación contractual (en caso de compensación) y el término de

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prescripción se cuenta desde esa misma fecha. En cuanto a las

vacaciones como descanso, en vigencia de la relación laboral, el

derecho se hace exigible dentro del año siguiente al de prestación de

servicio necesario para causarles, y el término de prescripción se cuenta

desde el día en que se cumple el año subsiguiente a aquel en que se

causa el derecho a disfrutarlas.

Si el trabajador no pide las vacaciones dentro del año subsiguiente a

aquel en que se causaron o al término de acumulación, comienza a

correr la prescripción ( 3 años ) que una vez cumplida podrá ser alegada

por el empleador.

Vacaciones colectivas: Está permitido al empleador conceder

vacaciones colectivas a sus trabajadores. Si se dan vacaciones

colectivas antes de que el trabajador complete un año de servicios, es

decir en forma anticipada, se debe tener en cuenta lo siguiente:

➢ Se deben remunerar con el salario que esté devengando el

trabajador al entrará disfrutarlas.

➢ Si el contrato de trabajo termina antes del año de servicios, ha dicho

la jurisprudencia, no podrá exigirse al trabajador se reintegre el valor

recibido por las vacaciones que disfrutó en forma anticipada, o que

complete el año de servicios. Del mismo modo, cuando el trabajador

cumpla el año de servicios, no tendrá derecho a que se le otorgue un

nuevo período de descanso, pues debe entenderse que las

vacaciones ya concedidas cumplen el lapso servido con anterioridad

a su otorgamiento y tienen, con respecto al efecto liberatorio, y que, a

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partir de su disfrute, comienza a contarse el tiempo que da derecho a

un nuevo periodo vacacional. De esta forma se concilian los intereses

de ambas partes, pues, el empleador no sufre un nuevo cómputo del

tiempo por el cual concedió vacaciones; ni el trabajador pierde lo que

recibió en caso de retirarse antes de cumplir el año de servicio.

Además, debe observarse que el trabajador, en este caso tampoco

tendrá derecho a que se le reajuste con el último salario, el valor

recibido por concepto de las vacaciones que disfrutó en forma

anticipada. A Través de esta opción se realizan los registros de las

novedades de los empleados activos de la compañía por concepto de

vacaciones.

Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las

novedades de la nómina, en este caso se utilizara el concepto de

vacaciones.

Tipo: Vacaciones que se van a registrar en la novedad, disfrutadas o

compensadas.

Grupo contable: Del empleado al momento de tomar las vacaciones.

Fecha inicial: Fecha a partir de la cual se tomarán las vacaciones, en

caso de ser disfrutadas.

Fecha final: Fecha de terminación de las vacaciones, en caso de ser

disfrutadas.

Fecha de aprobación - Fecha final: Fecha en la cual fue aprobado el

pago compensatorio de las vacaciones.

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Días tomados: Número de días laborables que comprende el período

de vacaciones, calculados por el sistema. Según la legislación el periodo

establecido para las vacaciones disfrutadas es de 15 días por período

causado, de igual forma el empleado puede tomar menos cantidad de

días para el disfrute de sus vacaciones.

Días disfrutados: Son los días calculados por el sistema a partir de la

fecha inicial. Estos días disfrutados incluyen los días no laborables para

el empleado (sábado - en caso de no ser laborable -, domingos y

festivos).

Días a pagar: La cantidad de días a pagar en las vacaciones

compensadas.

No De Resolución: Corresponde al número de autorización entregado

por el ministerio de trabajo. Aplica para vacaciones compensadas en

dinero.

En este informe se puede verificar la información registrada en la

novedad de vacaciones, que alimentara de igual forma el histórico de

cada empleado.

- Novedades de licencias

A Través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de

los empleados activos de la compañía por conceptos de licencias.

Concepto: Código del concepto por el cual se registra en las novedades

de la nómina, en este caso se utilizara el concepto de licencias.

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Tipo: Se indica s corresponde a una licencia remunerada o no

remunerada.

Grupo contable: Del empleado en el momento de tomar la licencia.

Fecha inicial: Fecha a partir de la cual se hará efectiva la licencia.

Fecha final: Fecha de terminación de la licencia.

Días laborables: Número de días laborables que comprende la licencia.

Días disfrutados: Número total es días de la licencia, incluyendo los

días no laborables (sábados, domingos y festivos).

En caso de ser una licencia no remunerada, se indica si es voluntaria o

disciplinaria, para efectos de presentación de informes.

Maternidad: Para liquidar la licencia de maternidad, ya sea por la EPS o

por el empleador, debe tenerse en cuenta el tipo de salario que devenga

la trabajadora al momento de disfrutar los beneficios de la licencia la

cual se extenderá por catorce (14) semanas. Así pues, es necesario

determinar si este es variable o fijo.

Para proceder con el pago de la licencias es necesario observar lo

indicado por el numeral 1 del artículo 236 del Código Sustantivo del

Trabajo -CST- sobre su liquidación. Dicho artículo señala que deberá

tomarse como base el salario devengado por la trabajadora al momento

de merecer la licencia. Cabe aclarar que lo anterior solo es válido para

salarios que no exhiban variación alguna.

Paternidad: Para liquidar la licencia de paternidad se debe tomar como

base de liquidación - IBL -, de conformidad con el artículo 204 de la Ley

100 de 1993, el correspondiente al salario que perciba el trabajador

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beneficiario de la licencia de paternidad correspondiente al mes en que

comienza a disfrutar de la misma, pues solo hasta el momento en que

inicie el descanso remunerado, se establece el periodo de licencia que

se extenderá por ocho (8) días hábiles.

El artículo 236 del código sustantivo de trabajo otorga un plazo de treinta

días (30) para presentar a la EPS el Registro Civil de Nacimiento, que

representa el único documento válido para el reconocimiento y pago de

la prestación económica por parte de la EPS.

Por luto: Fue creada por el artículo 1 de la Ley 1280 de 2009, ley que

modificó, o mejor, adiciono el artículo 57 del Código Sustantivo de

Trabajo, artículo que contiene las necesidades especiales del empleador

para con el trabajador.

Conceder al trabajador en caso de fallecimiento de su cónyuge,

compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el grado

segundo (2) de consanguinidad, primero de afinidad y primero civil, una

licencia remunerada por luto de cinco (5) días hábiles, cualquiera sea su

modalidad de contratación o de vinculación laboral. La grave calamidad

doméstica no incluye la licencia por luto que trata este numeral.

- Novedades de cesantías

A través de esta opción se registran los registros de las novedades de

los empleados activos de la compañía por concepto de anticipo de

cesantías.

Concepto: Código del concepto por el cual se registra en las novedades

de la nómina, en este caso se utilizara el concepto de cesantías.

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Tipo: La novedad a registrar, en este caso es anticipo de cesantías.

Fecha de corte: Fecha de corte para el cálculo de cesantías.

Corresponde a la fecha hasta donde deseamos que el sistema calcule el

valor de las cesantías, lo cual está relacionado con la formulación del

concepto de cesantías. Ejemplo si la formulación está creada con

promedio de 12 meses el sistema tomara los acumulados de 12 meses

atrás de la fecha de corte que se inició.

Dependiendo de la fecha de corte el sistema el sistema calculará la

fecha inicial (fecha a partir de la cual se realiza el cálculo de cesantías)

corresponde al 01 de Enero del año al cual se captura la fecha de corte.

Ejemplo fecha de corte 2007/01/20 fecha inicial 2007/01/01, fecha de

corte 2006/08/30 fecha inicial 2006/01/01.

Fecha inicial: Fecha a partir de la cual se realiza el cálculo de las

cesantías.

Fecha de ingreso del empleado: Fecha de ingreso del empleado a la

compañía.

Total días: Número total de días que se tomarán para el cálculo de las

cesantías por un periodo.

Sueldo: Sueldo del empleador tomado como base para el cálculo de las

cesantías.

Valor cesantías: Valor calculado de cesantías a anticipar.

Valor intereses: Valor calculado de intereses de cesantías a anticipar.

- Novedades de préstamos

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A través de esta opción se realizan los registros de las novedades de los

empleados activos de la compañía por concepto de préstamos.

Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las

novedades de la nómina, en este caso se utilizara el concepto de

préstamos.

Clase: La modalidad de liquidación de intereses se trabajará con el

préstamo.

Fecha préstamo: Fecha inicial del préstamo.

Activo: En esta opción se puede activar o desactivar la novedad.

Concepto de intereses: Código del concepto por el cual se registrará

en las novedades de la nómina los intereses originados por préstamos.

Valor total: Valor Total del préstamo solicitado por el empleado.

Porcentaje interés a capital: Porcentaje a aplicar sobre el monto del

préstamo.

Saldo actual: Cálculo realizado por el sistema, donde indica el total

acumulado por concepto de saldo pagado.

Número de cuotas: Cantidad de cuotas a diferir para realizar el pago

del préstamo.

Total de interés pagado: Cálculo realizado por el sistema, donde indica

el total acumulado por concepto de interés pagado.

Aplica a partir de: Fecha a partir de la cual se tomará dentro de las

novedades de nómina del empleado, para su respectivo descuento.

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Documento cruce: Este campo se habilita cuando la cuenta amarrada

al concepto que se indica en la captura de préstamo está detallada por

cobrar o por pagar.

Nota: Cuando se tiene una novedad de préstamos en su captura

aparece el campo de saldo el cual se alimenta con la contabilización del

pago de la nómina y puede cambiar con el pago reflejado en el cargue

automático de novedades ya que este es el mismo volante de nómina y

muestra el saldo más la cuota que cancelara el empleado en dicha

nómina.

- Novedades de embargos

A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de

los empleados activos de la compañía por concepto de embargos.

Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las

novedades de la nómina, en este caso se utilizará el concepto de

préstamos, previamente creado en la opción nómina - catálogos -

apertura de conceptos.

Tipo: El sistema registra novedades por dos tipos de embargos: Judicial

y de alimentos.

Fecha embargo: Fecha en la cual se realiza el registro de la novedad.

Fecha final: Fecha de la última cuota que pagará el empleador por

concepto de embargo.

Valor cuota embargo: Valor de la cuota a descontar por nómina.

Valor total embargo: Valor por el cual está la orden de embargo.

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Porcentaje embargo: Valor del porcentaje a aplicar sobre el saldo del

embargo.

Número de cuotas: Número de cuotas a diferir para el pago del

embargo.

Periodos de nómina: Hace referencia a los periodos de pago en los

cuales se hará efectivo el descuento para el empleado. El usuario puede

indicar si desea realizar el descuento en todas las nóminas del mes o en

algunas o alguna. Ejemplo nómina quincenal corresponde a dos

períodos si se marcan las dos casillas el descuento lo realizará en las

dos quincenas.

Juzgado: Registro de jurado que emitió la orden de embargo.

Ciudad: Ciudad donde se emitió la orden de embargo.

Sueldo mínimo exento: Aplica en el caso que el empleado tenga

descuentos adicionales al embargo y su sueldo no alcanza a cubrirlos

por completo, y quede por ese periodo exento de la cuota del embargo.

Aplica a partir de: Fecha a partir de la cual se hará efectivo el

descuento por nómina del embargo.

- Novedades de ahorros

A través de esta opción se realizan los registros de las novedades de los

empleados activos de la compañía por concepto de ahorro.

Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las

novedades de la nómina, en este caso se utilizara el concepto de

ahorros, previamente creado en la opción.

Fecha inicial: Fecha de registro de la novedad en el sistema.

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Fecha final: Última fecha en la que se descontará dicha novedad.

Valor cuota: Valor de la cuota a ahorrar que será descontada por

nómina.

Porcentaje cuota: Valor del porcentaje por cada cuota del ahorro.

Periodos de nómina: Hace referencia a los periodos de pago en los

cuales se hará efectivo el descuento para el empleado. El usuario puede

indicar si desea realizar el descuento en todas las nóminas del mes o en

algunas o alguna. Ejemplo nómina quincenal corresponde a dos

períodos si se marcan las dos casillas el descuento lo realizará en las

dos quincenas.

Aplica a partir de: Fecha a partir de la cual se descontará por nómina el

valor de la cuota de ahorro.

- Novedades acumulables

Consiste en la digitación de novedades en forma periódica, es posible en

forma diaria, de aquellos conceptos que así lo requieran, y al final del

periodo, el sistema realice la sumatoria y se liquiden en forma

acumulada.

Posteriormente solicitará el registro de la información relacionada por la

novedad generada por novedades acumulables, que se presenta a

continuación:

Concepto: Código del concepto por el cual se registra en las novedades

de la nómina.

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Tipo: El tipo del concepto que se registrara en esta opción. Se

encuentran dos opciones: horas extras y otras.

Fecha inicial - fecha final: Fechas para las cuales se genera el

acumulado de los conceptos.

No. de horas: Para los conceptos como horas extras se indicará el

número de horas que laboro el empleado durante el rango de fechas que

se digito en las opciones anteriores.

Documento cruce: Es el documento que sirve como soporte para un

pago de abono, ahorro u otro concepto sin fórmula.

- Novedad de anticipo de primas

A través de esta opción se realizan los registros de las novedades de los

empleados activos de la compañía por concepto de anticipo de primas.

Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las

novedades de la nómina.

Tipo: La novedad a registrar, en este caso es anticipo de cesantías.

Fecha de corte: Fecha de corte para el cálculo para l corte de prima de

servicios.

Fecha inicial: Fecha a partir de la cual se realiza el cálculo de primas;

este registro lo calcula el sistema automáticamente a partir de la fecha

de corte.

Fecha de ingreso del empleado: Fecha de ingreso el empleado la

compañía, está fecha la toma el sistema de la hoja de vida del

empleado.

Valor prima (al corte): Valor calculado de la prima a anticipar.

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Valor de este anticipo: En este campo se confirma el valor que se va

anticipar al empleado.

Valor Intereses: Valor calculado de intereses de cesantías a anticipar,

en este campo se confirma el valor que se anticipará al empleado por

este concepto.

6.2 Novedad Fiscal

- Retención en la fuente

La retención en la fuente es un sistema de recaudo anticipado de un

impuesto, un ejemplo de impuesto es el de renta, el impuesto de ventas

o de industria y comercio. Este tiene como finalidad restar de los pagos

o de los abonos un porcentaje precisamente establecido por la ley.

La retención en la fuente considera algunos aspectos fundamentales

para su funcionamiento:

Agente Retenedor: Hace referencia a la persona que realiza el pago.

Sujeto Pasivo: Es la persona beneficiaria del pago, la cual es afectada

con la retención según el porcentaje establecido.

Pago o Abono en cuenta: Determina el momento en que es causada la

retención, según los conceptos y las tarifas.

¿Cómo operan los impuestos?

Los impuestos cuentan con una preciosidad determinada ya sea

mensual, bimestral, trimestral, anual etc. En este proceso el Estado para

poder cobrar el impuesto debe ajustase al periodo determinado. Pero

con la Retención en la Fuente ya no tiene que esperar al periodo

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establecido sino que lo puede cobrar cada mes. De esta forma el Estado

asegura un movimiento continuo de recursos.

Existe retención en la fuente en los siguientes impuestos.

➢ Impuesto de IVA

➢ Impuesto de Renta

➢ Impuesto de Timbre

➢ Impuesto de Industria y Comercio.

6.3 Novedad Judicial

- Despido injustificado: Este existe cuando el acto de terminación de

contrato o de despido del empleado viola una o más de una ley estatal o

federal o incumple con un contrato escrito o de facto. Estas definiciones

varían un poco de acuerdo con el estado jurídico.

- Novedades de embargos

A través de esta opción se realizarán los registros de las novedades de

los empleados activos de la compañía por concepto de embargos.

Concepto: Código del concepto por el cual se registrará en las

novedades de la nómina, en este caso se utilizará el concepto de

préstamos, previamente creado en la opción nómina - catálogos -

apertura de conceptos.

Tipo: El sistema registra novedades por dos tipos de embargos: Judicial

y de alimentos.

Fecha embargo: Fecha en la cual se realiza el registro de la novedad.

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Fecha final: Fecha de la última cuota que pagará el empleador por

concepto de embargo.

Valor cuota embargo: Valor de la cuota a descontar por nómina.

Valor total embargo: Valor por el cual está la orden de embargo.

Porcentaje embargo: Valor del porcentaje a aplicar sobre el saldo del

embargo.

Número de cuotas: Número de cuotas a diferir para el pago del

embargo.

Periodos de nómina: Hace referencia a los periodos de pago en los

cuales se hará efectivo el descuento para el empleado. El usuario puede

indicar si desea realizar el descuento en todas las nóminas del mes o en

algunas o alguna. Ejemplo nómina quincenal corresponde a dos

períodos si se marcan las dos casillas el descuento lo realizará en las

dos quincenas.

Juzgado: Registro de jurado que emitió la orden de embargo.

Ciudad: Ciudad donde se emitió la orden de embargo.

Sueldo mínimo exento: Aplica en el caso que el empleado tenga

descuentos adicionales al embargo y su sueldo no alcanza a cubrirlos

por completo, y quede por ese periodo exento de la cuota del embargo.

Aplica a partir de: Fecha a partir de la cual se hará efectivo el

descuento por nómina del embargo.

- Embargos de salario: Un embargo es un proceso que implica la

recopilación de una monetaria contra un acusado por pedir un tercero

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para entregar las finanzas, que de otro modo se deberían de la parte

demandada al demandante.

Un embargo de salario se emite cuando una persona no cumple con la

obligación de reembolso de una factura o deuda. Cuando dejan de pagar

a los acreedores, que tienen la capacidad, a través de sentencia de un

tribunal, para recoger lo que por derecho debe.

- Pagos que no constituyen salario: Todo pago que no busca

remunerar y que no incrementa el patrimonio del empleado no constituye

salario. Es el caso de viáticos y gastos de representación, los que en

ningún momento incrementan el patrimonio del trabajador, sino que

simplemente le permiten sobrevivir mientras desarrolla sus actividades

para la empresa.

- La libertad para excluir pagos de naturaleza laboral no es absoluta:

La libertad que tienen empleadores y trabajadores para excluir pagos de

naturaleza laboral, esto es, pactar que ciertos pagos no constituyan

salario, no es absoluta, que ciertos pagos recibidos por el trabajador se

pacten como no constitutivos de salario, aliviando así un poco la carga

prestacional y seguridad social del empleador.

- Retenciones y deducciones del salario: El patrono no puede deducir,

retener o compensar suma alguna del salario, sin orden suscrita por el

trabajador para caso, o sin mandamiento judicial.

6.4 Novedad Voluntaria

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Son aquellas que el trabajador asume con su consentimiento y de manera

escrita, estas a su vez se dividen en:

1.- Cuotas: Descuentos Sindicales, de Caja de Ahorros, y las contribuciones

para fines artísticos, culturales, deportivos y gremiales, seguros, entre otras.

2.- Préstamos: Son los créditos concedidos directamente por el patrono, entre

los cuales se encuentran los vales de caja y los préstamos personales.

Igualmente se contempla los "avales", que consisten en créditos otorgados por

terceros con garantía de pago por parte de la empresa. Tales avales se

conocen como: "créditos o descuentos comerciales".

3.- Descuentos

En el Código Sustantivo del Trabajo, son permitidos los descuentos y

retenciones por conceptos de cuotas sindicales y de cooperativas y cajas de

ahorro, autorizadas en forma legal; de cuotas con destino al seguro social

obligatorio, y de sanciones disciplinarias impuestas de conformidad con el

reglamento del trabajo debidamente aprobado.

Así mismo, el empleador y su trabajador podrán acordar por escrito el

otorgamiento de préstamos, anticipos, deducciones, retenciones o

compensaciones del salario, señalando la cuota objeto de deducción o

compensación y el plazo para la amortización gradual de la deuda.

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Cuando pese a existir el acuerdo, el empleador modifique las condiciones

pactadas, el trabajador podrá acudir ante el inspector de trabajo a efecto de

que exija su cumplimiento, so pena de la imposición de sanciones.

Los descuentos autorizados por el trabajador nacen de la mera liberalidad de

este para acceder a créditos con un tercero o con el mismo empleador. En

ambas situaciones, ante la obligación contraída, el elemento determinante es la

voluntad del trabajador de adquirir el crédito.

Con la expedición de la Ley 1527 del 2012 el límite al descuento directo se

modificó, en tanto un trabajador puede autorizar el descuento de hasta el 50 %

de su salario aun cuando lo que devengue sea un mínimo.

Ejemplo:

● Préstamos de cooperativas: Las cuotas o aportes que los empleados

hagan a las cooperativas legalmente constituidas, pueden también ser

deducidas de la nómina del empleado.

● Préstamos y adelanto de salarios: A pesar de la facultad que tiene el

empleador para prestar o adelantar salarios, no puede cobrar intereses por

el préstamo, Monto máximo a prestar a un trabajador: A pesar de que el

empleador puede disponer de su dinero y determinar a qué trabajador le

presta y en que monto, lo más aconsejable es que al momento de hacer un

préstamo, sólo preste hasta el valor de las prestaciones sociales que tiene

acumuladas el trabajador hasta el día que se hará el desembolso.

Esta recomendación es por la sencilla razón que en caso de desvincular al

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trabajador “al otro día” de hacer el préstamo o adelanto, el valor de la

liquidación final de prestaciones sociales cubriría el valor del préstamo

otorgado.

Antes de prestar o adelantar salarios, primero la autorización para el

descuento en el salario.

En las pequeñas empresas se cometen comúnmente dos errores cuando

hacen préstamos o adelantos:

Prestar o adelantar salario y no dejar prueba de dicho acto.

No pedir una Autorización por escrito del trabajador para que le descuenten

del salario los valores del préstamo o adelanto.

La autorización es ANTES, no después del desembolso

El empleador debe solicitar del trabajador una autorización por escrito antes

de desembolsar el préstamo o adelanto, esto porque pueden suceder cosas

como por ejemplo:

El Trabajador recibe el dinero el día viernes y el lunes llega y presenta carta

su renuncia y se niega a reconocer la deuda por el préstamo. En este caso

el empleador se va a encontrar “maniatado” para poder retener el valor del

préstamo en la liquidación final de prestaciones sociales.

El trabajador recibe el dinero el día viernes y ese fin de semana le sucede

una calamidad (muerte). El empleador si no tiene prueba del desembolso,

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no podría retener dicho valor al momento de pagar la liquidación final a los

familiares del trabajador.

● Préstamos de fondos : “un Fondo de Empleados es una empresa

asociativa de derecho privado, sin ánimo de lucro, constituida

esencialmente por un grupo de trabajadores que independientemente de su

forma de contratación, deciden conformar o pertenecer a él con el fin de

satisfacer necesidades sociales y económicas, otorgar beneficios a sus

asociados y por extensión a sus familias”.

para quienes hagan parte de ellos tienen posibilidades de créditos con tasas

bajas, hasta descuentos en almacenes, entre las funciones más destacadas

de los fondos de empleados está la de ofrecer mecanismos de ahorro y

crédito con unas características y condiciones que, en muchos casos,

pueden resultar mucho más favorables que las de los bancos. Así buscan

motivar que los asociados ahorren con el fin de hacer realidad sus

proyectos de vida. Según los voceros de la agremiación, “los excedentes

que se obtienen por la actividad realizada, son para reinvertir en las

necesidades de los mismos asociados”.

● Seguros: Cuando un empleador ofrece a sus empleados un seguro de vida

básico, el empleado no tiene que pagar una prima. Sin embargo, el

empleado puede optar por comprar cobertura adicional para que sus

beneficiarios estén financieramente más seguros después de su muerte.

También puede comprar más cobertura, que incluye niños, cónyuges y la

cobertura por muerte accidental y desmembramiento. Si ella compra una

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cobertura adicional, debe pagar una prima, que es deducida de su salario y

después de los impuestos.

● Libranza o descuento directo. Es la autorización dada por el asalariado o

pensionado, al empleador o entidad pagadora, según sea el caso, para que

realice el descuento del salario, o pensión disponibles por el empleado o

pensionado, con el objeto de que sean giradas a favor de las entidades

operadoras para atender los productos, bienes y servicios objeto de

libranza. en un plazo previamente convenido. Para el adecuado desarrollo

del esquema de libranza es de suma importancia que la entidad financiera

cuente con la autorización de descuento de nómina del deudor-empleado y

el convenio de recaudo debidamente suscrito con la entidad empleadora en

donde estén expresamente consignadas todas las obligaciones del

convenio.

El pagaré libranza, no es más que un compromiso de pago a través de un

contrato, que incorpora una obligación incondicional e irrevocable de quien

la otorga, de pagar una suma de dinero durante un tiempo específico a otra

persona, autorizando el descuento de su sueldo por nómina. Por el otro

lado, a una empresa, le permite liberar los fondos que tiene comprometidos

en créditos a su personal, ampliando así su capital de trabajo.

Capacidad de pago y capacidad de descuento

Un aspecto de gran importancia que se debe tener en cuenta cuando se

utiliza la modalidad de libranza es la determinación precisa de la capacidad

de pago y la capacidad de descuento.

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La capacidad de pago es determinada por un análisis detallado en donde se

cuantifiquen todos los egresos mensuales del deudor (servicios públicos,

alimentación, educación tanto del beneficiario de la libranza como de las

personas a su cargo, arriendo, impuestos, gastos por salud, obligaciones

financieras y demás gastos que se evidencien), mediante la información que

suministra el deudor y los documentos que los soportan, y se procesen

frente a los parámetros que tiene establecidos cada cooperativa para el

segmento del mercado al que pertenece el deudor y la información que el

analista pueda detectar y discernir.

La capacidad de descuento, es el porcentaje o monto que puede ser

descontado del sueldo del empleado, que para el caso de las Cooperativas,

de acuerdo con el literal b) del Artículo 59 del Código sustantivo del trabajo,

no puede superar un cincuenta por ciento (50%) de los salarios y

prestaciones, para cubrir sus créditos.

Así las cosas, si el trabajador una vez determinado el valor que se le puede

descontar de su sueldo, no le alcanza para cubrir el valor determinado en su

capacidad de pago, debe limitarse la cuota al porcentaje máximo de

descuento que permite la ley. Un trabajador que devengue un sueldo de

$800.000, puede tener una capacidad de pago de $500.000, pero por ley, la

empresa no le podrá descontar un valor superior a $400.000, por lo que la

cuota deberá estar en función de la capacidad de descuento.

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Recomendaciones

Si bien la libranza se descuenta por nómina, pueden darse situaciones que

conduzcan a la mora del recaudo debido a embargos, despidos, licencias,

fallas operativas en el cargo de la nómina. Para obviar estas eventualidades

se debe acordar en la libranza, la obligación del deudor de cancelar por

directamente la cuota que por alguna razón no sea descontada por nómina,

como también el replantearse la política del tope máximo de descuento,

disminuyendo su valor para que se incluyan los casos anteriores como

imprevistos y el deudor pueda responder tanto por el crédito como por el

imprevisto presentado.

Se debe tener la autorización expresa del trabajador para que la cuota de la

libranza le sea deducida de su Nómina, de lo contrario la empresa se puede

exponer a una demanda laboral, debido a que la ley laboral prohíbe que el

empleador le descuente al trabajador valor alguno de su salario sin previa

autorización del trabajador o sin orden judicial competente.

● Préstamo de vivienda: En los convenios sobre financiación de viviendas

para trabajadores puede estipularse que el empleador prestamista queda

autorizado para retener del salario de sus trabajadores deudores las cuotas

que acuerden o que se prevean en los planos respectivos, como abono a

intereses y capital, de las deudas contraídas para la adquisición de casa. La

única situación en la cual el empleador podría cobrar intereses es cuando

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hace préstamos al trabajador para la financiación de vivienda, por el valor

alto del préstamo. (Art. 152 y 153 Código Laboral)

● Préstamo de Calamidad: el crédito para calamidad doméstica, la cual tiene

como objetivo cubrir aquellas necesidades que se derivan de eventos

fortuitos y afectan gravemente el bienestar de los asociados.

Otras novedades voluntarias son:

● Prevención exequias

● Medicina prepagada

● Cajas de compensación (para pensionados)

● Sindicatos

● Asociaciones

● Icetex

● Préstamo del Fondo de Ahorro Seguro de Vida e Incendio

● Libranzas Servicio Médico

● Préstamo Educativo:

● Responsabilidades de pensionados

● Resoluciones de asignación de primas técnicas

● Solicitudes de Trabajadores oficiales CCT (subsidios, auxilios, primas de

nacimiento, matrimonio etc.)

● Solicitudes de empleados públicos (auxilios funerario, educativo, etc)

● Solicitudes de disminución de retención en la fuente

● Solicitud de cambio de valor ahorrado en el fondo.

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6.5 Novedad Obligatoria

- DIAN ( Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales)

La DIAN es la entidad encargada de garantizar el cumplimiento de las

obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, la DIAN tiene como

objetivo facilita las operaciones del comercio exterior brindando

información pertinente con el fin de garantizar la sostenibilidad fiscal del

Estado.

Funciones de la DIAN

A continuación se nombran algunas funciones que ejerce la DIAN

- La administración de los impuestos de renta, de timbre nacional, entre

otros y los impuestos internos de orden nacional.

- El control y vigilancia del cumplimiento del régimen cambiario en

relación a la importación y exportación de bienes y servicios, entre

otros.

- La administración de los impuestos de recaudación, fiscalización,

liquidación, sanción y demás aspectos obligatorios para el

cumplimiento de las obligaciones tributarias.

- EPS (Entidad Promotora de Salud)

La EPS es la encargada de promover la afiliación al Sistema General de

Seguridad Social en Salud y recaudar los aportes obligatorios de los

trabajadores los cuales están previamente establecidos que por ley

deben ser cumplidos para el acceso al servicio, es decir, la EPS efectúa

los tramites de afiliación de los usuarios a la IPS (Institución Prestadora

de Servicios de Salud) y esta le presta los servicios médicos.

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7. ¿QUIENES DEBEN DIGITAR EN LOS APLICATIVOS LAS

NOVEDADES?

Únicamente Los funcionarios encargados del proceso de nómina y existen dos

opciones.

8. ¿CUANDO SE CARGAN DESDE UN ARCHIVO PLANO?

Cuando las novedades se cargan desde un archivo plano, es decir, una hoja de

Excel, se realiza con el fin de ofrecer mayor facilidad al encargado del pago de

la nómina cuando se presentan una cantidad mayor de novedades, el cual se

da para no digitarlas en el aplicativo directamente, sino en una Hoja de Excel

para que luego todas se puedan subir al aplicativo teniendo en cuenta un

procedimiento previamente establecido.

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9. BIBLIOGRAFIA

 https://www.misabogados.com.co/blog/dian-que-es-y-cual-es-su-objetivo

 http://camopal.blogspot.com/

 http://javeriana.edu.co/drh/relaciones_laborales/bonificacion.htm

 http://nominaysalario750301.blogspot.com/2015/02/novedades-y-clases-de-
novedades.html
 http://virtualnet2.umb.edu.co/cursos/TGPC002046/modulo2/pdf/mod2.pd

 https://www.canalcapital.gov.co/sites/default/files/planeacion-y-

control/AGTH-MN-001%20M

 http://www.pongasealdia.com/Normatividad/2015/PDF/Minsalud/Minsalu
d14007.pdf

 https://actualicese.com/conferencias/forma-de-liquidar-la-licencia-de-
maternidad-de-una-trabajadora-con-salario-variable/

 https://www.gerencie.com/quien-paga-la-licencia-por-luto.html

 https://relacioneslaboralesena.files.wordpress.com/2012/04/10-

digitacic3b3n-de-novedades-de-nc3b3mina.pdf

 http://www.finanzaspersonales.co/impuestos/articulo/como-pagar-
retencion-fuente/53416

 https://actualicese.com/actualidad/2009/04/21/prestamos-o-adelantos-al-
trabajador-se-debe-fijar-el-monto-maximo-y-la-autorizacion-del-
descuento-antes-del-desembolso/

 https://www.geniolandia.com/13098386/deducciones-voluntarias-de-los-
salarios.

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