Академический Документы
Профессиональный Документы
Культура Документы
Los sistemas
en los
Objetivos de aprendlzaje
t.- (onocer la reladon deL sistema operativo con los demas sistemas.
c..... Explicar La importancia de La labor de sistemas y procedimientos.
La empresa es un sistema social que adopta una eSUllctura determinada por su lote-
racci6n dimimica con los sistemas y procedirnientos que forman su media ambiente:
clientes. proveedores, competidores. gobiemo. etcetera.
En SII conjunto. [a organi mci6n de una empresa es un sistema de partes interre-
lacionadas. operando conjuntamente a fin de cumplir los objelivos del todo y los
individuales.
El sislCma cmpresa forma a su vez, un enlOmo comJicionante de los subsistemas
y elementos que se integran en el. Por ejemplo: el pOIcnciai humane es un clemente
euyo rendi mienlo depcncle de la aplicaci6n que se Ie de y del medio arnbiente de.<mrro-
lIado a su alrededor. La interacci6n entre las operaciones que la empresa Ileva a cabo
y el estilo adoptado por su director. producen resu ltados de conj un to que dctemtinan
e l nivel de exigencias a las cuales puede ser sometida su producli vidad.
Los sistemas y procedimlentos han adquirido. en poco ticmpo. un significado
imponanle en la administraci6n de las c mprcsas publicws y pri vadas. La canl id ad de
espccialistas en sistemas y en depanamentos de sistemas y procedimientos. bajo una
variedad de tfllllos a designaciones. ha "enido aumentando en una proporcion rnuy
imponante en estas dos ultirnas dtcadas. Aun wando la fra5e sistcmas y proccdi -
mientos. en muchos casos. dificilmen te abarca todo aquC!lo que hacen los especia-
lislas en sistemas parece ser reconocida universal mente como un campo de act ivi-
dades de la em presa. En efecto. existe el campo de los siste mas y procedimien tos con
la misma ceneza can que existen el campo de la admin istraci6n de personal. finan-
zas. publicidad. etcetera.
Conviene conte star. entre otras, las siguientes preguntas ames de abordar el tema.
y as •• ubicamos en este campo:
El como se hacen las cosas. las formas y los medios que se emplean para lIevar a cabo
las tareas asignadas. y la metodolog(a de los procesos de trabajo emplcados; nos brin-
da un panorama de que sistemas y que procedimientos utHizan. es por tanlO. un campo
de actividades que debe cJasificarse como uno de los diversos elememos de la admi-
nist racion general.
En la fonna mas sim ple de expresarlo. la direccion de una empresa debe decidir
10 que va a hllccrse y despucs. va lorar 10 q ue se ha hC('h o. Aun demm de los Iimitcs
de este exceso en la simplificacion. sera posible darse cuenla de que en 1000 momen-
to. el administrador tiene arne s( una serie de consideraciones b.isicas.
La idcntificacion de las considerociones bdsicas dentro de los tres grupos natu-
rales II los que pertenece. nyudnni II conocer In situilcion. el alcance y In [ndole del tTa-
bajo de los sistemas), procedimienlOs.
Consideraciones basicas:
Oefiniciones de sistemas
Johnson y Kas/
Es un todo organizado y complejo. implica un complejo interconectado de com po-
ncotes 0 panes fundamentalmeote relacionadas. que forman un todo unitario.
Barisch
Son medios por los cuales cl personal de una crnpresa opera para lograr los objctivos
de ella.
Nues/ra definicion
Es un conjunlo organizado. formando un lodo. en el que cada una de SU5 plll1es eslin
intem:laciolladas a traves de un orden 16gico, que concatclla sus aClos hacia un fin
detenninado.
2.3 un i • d. de 5istema5
Definiciones de procedimiento
GOmez Ceja
Es una sene de labores concatenadas (unidas) que constituyen una sucesion cronol6-
gica y 13 manera de ejecutar un trabaja encaminado al logro de un fin delenninado.
8arrim
Es el conjunw de rulinas especificas de Imbajo en las que se inc1uyen el flujo de do-
cumenlOS. la manulenci6n de regislros. el eslablecimienlo de narmas de tr.Ibajo. arre-
glo de espado. etcetera.
Kool1fz y O'Dommell
Son planes en cuanto eSlublecen un melodo habilual de manej .... :lCti~idades futuras.
Son verdaderas gufas de acci6n. mas que de pensamiento. que delalJan la fanna elllc-
la bajo 13 cual cienas actividades deben cumplir.>e.
We/or La::zaro
Es una serie de fundones y pasos. empleados por la direccion para que su labor 0
cualquier trabajo sea desempeiiado can mayor eficiencia. efcclividad yeconornfa.
Nuestro definicion
Es una funcion encaminada al amllisis de los planes de aeci6n colcctivos del personal.
de los procedimienlos y de las formas y cquipo con elfin de ayudaf a la administraci6n
en la simplificacion y estandarilllci6n de las operaciones.
, Idem.
de los I
"
Cuando se ponen en pnictica las medidas y planes anleriorcs. las responsabili-
dades rcsultanlcs, con fn;1;uencia cnCIl dentra de los moldes que se indican a con-
tinuacion:
- Guiar y dirigir a las personas hacia las obligaciones que imponen los sistemas
y procetiimicnl os.
- Coordinar su ITabaja can el de almS unidades administrativas a fi n de resolver
asunlOS relativos a los sistemas y procedimientos de mutua incumbencia.
Bajo las nonnas de racionalidad, las organizaciones busean sell ar sus ntlcloos lee-
nol6gieos para evitar las innueneias del ambiente. Puesto que es imposible lograr un a
impermeabilidad total, se busea filtrar las influeneias de los alrededores de sus micleos
tecnicos mediante dispositivos de entrada y salida.'
La figura 2. 1 muestta can mayor detalle las diferencias entre las tareas adminis-
trativas de los distintos niveles de subsislemas del organismo.
• Di~a planes
y sistemas
intl!'8rales.
' Parson. Petit y Thompson. Organi;:ations in action. McGraw-Hili. Nueva York. p. 24.
, Idem.
, Adaptado de Fn:rnonl E. Kast, Adminisrracion en las organizaciones. McGraw-Hili.
p. 128.
2.S EI sistema
Entre mas pequeiia sea la organizaci6n, existen mayores posibilidades de que los
distintos aspectos de la \area adm inistrativa sean lIevados por un solo individuo (un
propietario panicipa en tOOas las actividades; debe definir su larea en relaci6n al
medio ambiente, planear sus actividades y posterionnenle realizarlas para lograr obje-
tivos y planes).
En organismos medianos y grandes. es mas probable que eslOS niveles de subsis·
temas esu!n separados y scan inidentificables. La administraci6n superior se interesa
por relacionar a [a organizaci6n con su medio ambiente. La elaboraci6n de la estrate-
gia lambien supone el diseiio de sistemas integrados y planes. Nos dice Fremont E.
Kast:
ciona los reeursos de operaci6n con las tarcas necesarias para a1canzar los objetivos.
Lo anterior nos ofrcce una comprensi6n de 10 que es un sistema operativo. sin embar-
go es conveniente citar algunas de fi niciones:
Nue.1m definici6n:
Es un conjunlo de recorsos humanos y OITO lipo de recursos. cuyas aclividadcs sis-
lematicas. se concatenan de tal ntanera que pcrsiguen lograr un objeti\'o concrelo. y en
los que se generan lraslados de informacion. bienes 0 servicios mediante procedi-
miento. establecidos.
!
1l
>
K
§ ,
."•
•
•••
• o •
•
E -•"
o
,~
.0
>
i
0
E
0
>
•
,
0
~
0
-0
•
•"
,•
,
•0
<
g
!
0
t r
Comite de Gerente del
~IHema~ proyecto
Si~tema de entrada
ro- de mformac. tecnica
Almacenamiento
de InformaCB)n
Di~triouclon
ST~temii
de en t rada de
Cont rol de d.
entradas informac. de proceso
proceso
Sistema de entrada
<- de matena{
SiHema de
procesamiento
I
41 !illD' Modelo de sistema operativo.
Este modele puede ser relacionado a cualquier organismo (para fabrlcar aparatos
de televisi6n. para generar la prestaci6n de servicios).
Todo organismo. cuaiquiera que sea su lipo. incluye necesariamente una ma
adm inistrativa que tiende a crecer mAs nipidamente que el sector de producci6n.
Hay organismos sociales que. e:o:.c1usivamente. se dedican a las actividades
administrativas. tales como: la administraci6n pUblica. empresas paraestataies. ban·
cos. etcetera.
La actividad administrativa es realmente compleja, influye en una serle de aspec-
tos que poco a iXlCo se van separando. Sin embargo podemos observar dos sectores:
PROCESO
ENTRADAS COHVERS10H SALIDAS
• Plane,
• Serv,clos
• Programa\
• Ordenes ,
• Proceso
operatlvo
'\v' • B,enes
• Informacion
• InstrLlCCloneS
de resultados
• EspeciilCaCIOnes
RET ROALlME~ACION
Las decisiones tambien se lIevan a cabo denlfO del sistema de conlfOl mismo.
debido a que los ajustes rutinarios pueden ser programados en el conjunto de pro-
cedimientos e instrucciones. Dentro del sistema de contro l hay Oujo de infonnaci6n
para implamar cambios al programa. basado en la relroalimemaci6n desde el sistema
operativo. De esta manera. los procedimientos se cambian. y se hacen los ajustes al
sistema operativo.
SISTEMA DE COORDINACION
:2
~
•"
",
•
- Sistema
operativo
.,,"•
0
•• ~
Sistema de Sistema de mlorma-
control ,,,'m y dHecciOn
SISTEMA DE COORDIHACIOH
Las actividades de los sistemas que se han mencionado tienen un prop6sito ulti-
mo comun : haeer mas efectiva la utilizacion de los recursos y consecuentemente
guardar una estrecha interrelaci6n. Cualquier decisi6n que se tome con cualquie ra de
ellos incide y repercute en los demas.
Cada uno de los grupos de actividades que se han clasificado constituye un subsis-
lerna del sistema administrativo. Si se consideran como partes aisladas estos sub-
sistemas. no se podra optimizar la util izaci6n de ellos.
Diselio de sistemas
EI diseiiar sistemas genera un panorama integral de trabajo para lIevar a cabo el con-
cepto de sistemas.
Diseiiar significa: Hacer la descripcion 0 bosquejo de alguna cosa. Va se ha dicho
que un sistema es un conjunto ordenado de componentes para alcanzar un objetivo
ptaneado. La funei6n de disefio es elemental en eJ establccimiento de una relaci6n
entre las diferentes fases de un sistema. entrelazandolos entre sf y delineando el todo
compuesto .
., Los lIutorcs Johnson. Kast y Rosenzweig' exponen que. para sistemas de organi.
zaciones sociales. Ja fu ndon de diseiio abarca la disposicion de instalaciones fisicas
para la producci6n y actividades 3uxiJiares. cubriendo lambicn la distribucion de per·
sonal y redes de comunicaci6n. establecidas para proporcionar infonnaci6n con-
cemiente al proceso.
Existen una se rie de aClividades que tiene n una relaci6n imponante con el diseilo
de sistemas y que es necesario dellillarlos y que son los siguientes:
EI diseiio y redlseiio de sistemas. Cuando se eslablece una nueva operaci6n. la
funci6n de diseilo abarca la disposici6n de instalaciones fisicas para la producci6n y
aClividades auxiliares. cubriendo tambien la distribuci6n de personal y redes de
comunicaci6n. establecidas para proporcionar infonnaci6n concemienle al proceso.
Pero otro concepto imponanle es el rediseiio. que consi ste en eval uar los sis-
temas existentes con miras a lograr cambios. En la actualidad esta act ividad ha mere-
cido especial atenci6n bajo diversas tecnicas comenzando por: la simplificacion del
trabajo, los sistemas y procedimientos, el aOiilisis de siste mas.
La slmpUficacion del trabajo. La busqueda constante de los mejores metodos de
trab3jO que facililen 13 ejecuci6n. es una necesidad insoslayab le. en cuanlO repres<':n-
1lI su adaplllci6n al rendimiento de las labores a desempenar con menor faliga y con
una reduccion del tiempo de (Tabajo.
Es frecuente en nuestro pafs que las f~bricas al incremenlaT su producci6n per-
manceen estacioDarias con respecto al orden de las operaciones, eficaces quiza para
una produccion reducida. indudablemente que el proceso productivo se desarrollar~
lentamente y plagado de defectos que recarganin el casto de los artfculos.
La simplificac io n del trabajo liene como objetivos los siguientes:
Johnson. Kast y Rosenweig nos haccn un interesante comentario sobre los sis-
temas y procedimientos:
Los sistemas y proce£iimientos han sido seiialados como una acti vidad de circuito
amplio. Sin embargo. implfcitarnente parece limitado 01 tTabajo de oficina, al flujo de
papeleo y disefio de formas. Desde el odvenimiemo del equipo electromeC<inico. la
acti,idad de sistemas y procedimientos han incluido el disciio y la programacioo de sis-
temas de procesamiento de datos. Desafonunadamente el PED (Procesam iemo
Electr6nico de Datos) ha sido sobreenfatizado en los aiios recientes ya que sc ha hecho
hincapic! s610 a los oonceptos mas amplios del di seiio de sistemas. Los aspeclos especi-
ficos de programaci6n. diseiio de formas y rotina de papeleo --como pane del sislema
de informaci6n y decisi6n - deben ser encajados dentro del disefio total de sistemas.
Con todo esto. se presentan ventajas y desve ntajas del analisis de sistemas. Una
ventaja es que esta forma de pensar tiende a lJevar a cabo la toma de decisiones mas
imJependiente de las llamadas caraclensticas inluitivas 0 innatas de ciertos indivi-
duos dentro del sistema organizacional. nos expone el aUlor M.A. Cardenas.'
De 10 que hemos tratado hasta aquf. nos surge la siguiente pregunta i,por que los
sistemas y subsislemas deben ser analizados?
EI sistema operalivo debe ser analizado como un lodo. peri&iicamente mediante
una revisi6n com pleta de los sistemas y sus elementos. Un sistema se compone de
subsistemas y cada uno de tSIOS debera ser eval uado en tenninos de eficacia y efi-
ciencia. Las recomendaciones deben hacerse sobre las bases de los resultados de tal
an:ilisis.
Pero en sf. la contestaci6n a la pregunta inicial. es que los requerimicntos dc sis-
temas cambian en un periodo y. por tanto. el sistema debera ser rediseiiado de acue r-
do con las nuevas necesidades de eSle. Hay que preslar atenci6n continua al analisis
de sistemas y a la implantaci6n de recomendaciones.
La orientaci6n del analisis de sistemas es. por tanlo. la finalidad del mismo como
tal; las decisiones que forman eI sislema de decisi6n que dirige la actividad son
tomadas por distintos centros de decisi6n a diferentes niveles y funcioncs. que
requieren poseer una integraci6n determinada por su grado de influcncia en d sis-
tema. Para que de persona a persona se haga realidad una lOrna de decisiones orien-
tada hacia acciones de conjunto. se requ iere que prcviamente se haya definido la
oricntaci6n del sistema. su prop6silO eshi reprcsentado por aquella lirea del sistema
total y el ambiente en el que ha de influir.
La finalidad principaJ de l sistema operalivo es lograr los objetivos cstablecidos de
manera eficaz y eficiente. Es aquf donde el organismo social (como sistema) hace sus
cosas. produciendo bienes 0 servicios. En sf el sistema operativo se enlaza con la rea·
lizaci6n de las tareas. En otras palabras. habra que efectuar una serie de procesos co-
rrespondientes a las tareas de especializaci6n de las operaciones.
En la figura 2.6 se e~pone un esquema que muestra la orientaci6n del amilisis de
sistemas.
• Creoitm • Facturacion
Retursm financieros • Cobranza • Cobras
• Financiamiento interno • Tesoreria
Todas las acciones que recaen sobre el personal son operalivas ya que remuneruci6n 0
motivaci6n. por c:jemplo. son aspeclOS que se delerminan por los objetivos a cumplir.
por los ingresos 0 Ia presi6n de los acDDtecimienlOs; SiD embargo. querer mantener un
nivel en los mismos es todo un sistema de acciones encadenadas que atienden a una
orien13ci6n dada. como es en este C3S0 ei empieado.
En las ultimas dos decadas. con la aplicaci6n acelerada del concepto de sistemas han
surgido cambios impresionantes. La automatizaci6n. al incrementar la prod ucli vidad
y' disminuir costos. ha logrado resultados de significaci6n en todo organismo social.
La instalaci6n de sistemas de proceso electronico de datos (PEo) en las oficinas
tanto publicas como privadas. ha generado cambios imponantes en los empleados de
oficina. Igualmemc: las empresas de servicio se han adherido a las aplicaciones del
concepto de sistemas; por ejem plo: muchas insti tuciones bancarias han establecido
un sistema automatico para la atenci6n a usuarios que reemplaza la ventanilla del
cajero.
Cuando ocurren estos cambios. aprec iamos muchas man ifestaciones fls icas del
cambio presentado. Pem.las aileraciones en aspectos culturales y de valores. son aun
mas imponantes dentro de los organismos sociales. en la manera en que este se va
adaptando al concepto de sistemas. Al respecto conviene ci tar e l punto de visla de los
autores Anshen C. y Bach G.L.." que dicen:
1985. p. 238.
I" I"bor de sistemas
lvs objetivos y planes represenlan los aspeclOS a lograr. y se introducen en los sistemas
operatives. pennitiendo a cada responsable de los eomponenles Ja capaeidad de acdOn
IICCCsaria para lograr un conjumo dinoimico (capaz de evolucionar y evitar la burocra-
tizaciOn). feoOmeno que tiende a apaJtter en la empresa cuanto oWl oomplejas se haecn
sus operaciones y m:is amplio e1 mecanismo eslnlclural para realizarlas. Sobre todo
cuando se requ iere acluar como un bloque. no cODcediendo el grado necesario de
autonomfa que requiere cadi uno de los sistemas que fannan 13 empresa.
" Adaptado 1k J. Melese. w gestion por les SY!ill'mes. Hommes et techniques, Francia.
1968.
" F. PolO Navarro. op. cit.• pp. 263-264.
sodales
- ,
• R..u.'-' {Ullttl.- \
ycuon<lI.,_ ~:
,.,
• hUe<<."S
.....
""-
.------
"'l....,.;u. <1.....1<1.
pdtco •• etCtte<I.
• Proouctos
• Ohc:m.,
• Calldad
,
Aprov<,<h.mlcnto Trandorrn~clOn
• PI.ron • Pia"...
• (""trel ~ • P'<>jl,am.. • In,.";",,...
caUdad • PresupueslO$ . [,....om,«"
,,
MDdtfIa~ de proc~ I
~ ------- - -- - ----- - -------- - - --
Re visal' los objetivos de una organizaci6n y del seiialamiento del melOdo cienlf-
fico para el amilisis y diseilo de sistemas y procedimienlos administrativos. resultaria
un esbozo de 1a (unci6n y caracTeristicas de imporuncia de los sistemas y proce-
di mientos en las organizaciones modemas.
La exposicion que se seiiala en este apanado tiene como prop6sito establecer una
base en ( uantQ a la importancia de 1a labor de l estudio de sistemas y procedimientos.
Un grulXl de especialistas en dise.iio de sistemas son las personas que planean los
sislemas y procedimientos administraliYos, la simplificaci6n de l trabajo y el amilisis
la labor de sistemas
En los procesos. durante la decada de los arios ochenta se registr6 un avance signi-
ficativo en calidad en los parses desarrollados. A medida que avanzamos en la deca-
da de los anos noventa, los clientes y propietarios de empresas no buscaban buena
calidad, sino que, ademas, deseaban la peIfecci6n.
ESle es un ambiente nuevo y ruM elligente, con un tipo mOOemo de cliente. nos
dice Bert Staniar, presidente de Westinghouse: el cliente mOOerno es ruM astuto, dffi-
cil y menos indulgente que nunca, la percepci6n que los C\ienles tienen acerca de
nuestra empresa. orienta sus habitos de compra.
Forum Corporation infonna que los clientes son cinco veces mas propensos a
cambiar de proveedor debido al servicio mediocre que por la mala calidad del bien 0
servicio a por aspectos variables de precios.
Las decadas de los MaS setenta y ocheDta fueron epocas en las cuales las empre-
sus se ocuparon en la soluci6n de problemas de calidad para salir adelante, disipando
las cargus de trabajo. Pero los clientes de la decada de los noventa insistieron en que
se realizaran cambios fundamentales en tada una organizaci6n. Las empresas real-
mente aval\7.adas observaron que ya no se podia sobrevivir con los procesos anlicua-
dos can los que se habra operado durante anos: se debieron reestructurar completa-
mente y no simplemente aUlomalizar.
ESla nueva estrategia de las organizaciones eslli cambiando el pensamiento y los
Mbitos de acci6n de la ge rencia ge neral. Aclualmente se estan cuestionando aspec-
tos como: lamano de la organizaci6n, intervale de control, eentros de distribuci6n
cenlralizados y locaciones de plantas.
l.Realmente se ahorra dinero reniendo grandes locaciones de manufactura 0 serfa
mejor establecer pequenas planlas situadas cerca del cHente? Se estd cerca de enten-
y procedimi<'!ntQS soda les
der que las pequeiias y medianas empresas (con maximo de 300 personas) producen
el mejor rendimienlo sobre la inversi6n.
Las empresas modemas eSlan pensando en fonna diferente acerca de sus proce-
50S. que ya no seven 5610 como simples procesos de producci6n. Actualmente la
gerencia com prende que exislen muchos procesos que emplean materiales. equipos
y personal para ofrecer diferenles tipos de prodUCIOS (bienes 0 servicios). ESlos se
denominan procesos de la empresa y actual mente son aun mas imponanles para la
competili vidad que los mismos procesos de producci6n.
Duranle la decada de los alios ochenla. las empresas Ifderes. en su mayor pane.
centraron sus principales esfuerzos en la tarea de corregir y mejorar sus procesos de
producci6n. 5610 ahora las empresas han comprendido que han eslado trabajando en
la parte equivocada de las organizaciones.
Duranle aiios. los esfuenos se han orientado a medir. cootrolar, ciemificar y co-
rregir s610 los procesos de producci6n. Como consecuencia_ los procesos de la
empresa se convinieron en el principal faclor de COSIO para las organizaciones, el
resultado fue una estrategia de mejoramiento conocida como meJoramiento de los
procesos de Ia empresa.
Algunas organizaciones como 18M. Coming Boeing. etc., ban adoptado este nuevo
enfoque y han logrado mejoramientos 5Orprendentes. segun nos dice Hanington J.."
inc\uyendo los siguientes:
~ I JU"I)lj"
,~,SOI ~,~d
uOIJrqoJdr IJOLJrwrldu,JI
,OlU ~ IU,JlP"XlJd
!. ,~Wdl\l\ rl ~ u ~ llqO • ~Zll" ~ ~
~ uodoJd !. ~~"~IO
SOPIN]q~lq
sajOJllJO) •
OP~JldwJ odlnb3 • SOlualwlpaJoJd
"OD~WJOjUI
<;~p~<;11 SeWXlj • ~ SeWJ)SI\
a"aqqo
Oreq~Jl ap SOPOl<lW ' ap pEplUn
lapepLMPV '
~Zll~"V
51!Wa1515 ap Joql!l el .. p P! n
2. Los sistemas en los soclales
~~ Preguntas de analisis
10. l.Por que la funci6n de sistemas y procedimientos juega una parte importanle
de los melodos de trabajo?