MEMORANDO – REUNIÓN DE APERTURA AUDITORÍA 002-2020

Colombia, Abril 30 de 2020

Doctor:
PEDRO JOSÉ LÓPEZ MOSQUERA
Secretario Jurídico y de Contratación
E.S.D

ASUNTO: REUNIÓN DE APERTURA AUDITORÍA 002-2020

De conformidad a las facultades de la oficina de Control Interno, señaladas en el artículo 267 de la Constitución Política, en la
modificatorios, en cumplimiento de sus roles de evaluación, seguimiento, asesoría y acompañamiento que enmarcan el plan de
Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, se realice la Auditoria Interna No 002/2020 - a la Secretaría Jurídica y
cual me permito convocarlo a la reunión de apertura el día 04 de mayo de 2020 en el despacho de Control Interno, cuyos obje
 Confirmar que todas las partes están de acuerdo con el plan de auditoría (auditado, equipo auditor).
 Presentar al equipo auditor.
 Asegurar que se pueden llevar a cabo todas las actividades de auditoría planeadas.

Sin otro en particular,

MARVIN NORBERTO LÓPEZ LANDAZÁBAL

Jefe de Control Interno
 REUN

PROGRAMA DE AUDITORIA No.__001___

Proceso Auditado
Responsable del Proceso

Auditados

Equipo Auditor

CARATE
ELEMENTO
DEFINICION

ALCANCE

OBJETIVO GENERAL
 REUN

CRITERIOS

VERIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN

PRO

ACTIVIDAD

Solicitud de información a la Secretaría Jurídica y de

Contratación
Evidenciar la planeación de los procesos
Verificar los requisitos para las diferentes modalidades de
contratación.

Revision del proceso de contratacion de las diferentes

modalidades

DE

ELEMENTO

DOCUMENTOS E INFORMACIÓN SOLICITADA

 REUN

NOMBRE

MARVIN NORBERTO LÓPEZ LANDAZÁBAL

SANTIAGO FELIPE MOSQUERA SANABRIA

MATIAS EMILIANO ARIAS ACOSTA

PEDRO JOSÉ LÓPEZ MOSQUERA

JUAN SEBASTIAN LOZANO ESPINOSA

 ALCALDIA MUNICIPAL

REUNIÓN DE APERTURA AUDITORÍA

PLAN DE AUDITORIA No. __002 de 003__

De apoyo: Gestión de Contratos

PEDRO JOSÉ LÓPEZ MOSQUERA

PEDRO JOSÉ LÓPEZ MOSQUERA - Secretario Jurídico y de Contratación

JUAN SEBASTIAN LOZANO ESPINOSA - Jefe de Contratos

Marvin Norberto López Landazábal - Auditor Líder

Santiago Felipe Mosquera Sanabria- Auditor
Matias Emiliano Arias Acosta - A

CARATERIZACION DE LA AUDITORIA
DESCRIPCION
Enfoque de procesos

Hacer la revisión a una muestra de los procesos contractuales vigencia 2019

Evaluar la gestión y el cumplimiento de requisitos exigidos por la ley y el Ma

San Gil, por parte de la Secretaría Jurídica y de Contratación dentro del trám
 ALCALDIA MUNICIPAL

REUNIÓN DE APERTURA AUDITORÍA

Manual de Contratación
Manual de Supervisión e interventoría
ISO 9001:2015
Ley 80 de 1993 - Estatuto General de Contratación de la Administración Púb
Ley 1150 de 2007 - Por medio de la cual se introducen medidas para la efici
de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con
Ley 1882 de 2018 - Por la cual se adicionan, modifican y dictan disposicione
contratación pública en Colombia, la ley de infraestructura y se dictan otras d

Lista de chequeo

PROGRAMACION DE ACTIVIDADES

DESCRIPCION

Solicitar una relación de los procesos contractuales vigencia 2019.

Revisión documental de los formatos del Sistema de Gestión de Calidad

Solicitar una muestra de expedientes tramitados durante la vigencia a auditar, se proce
cumplimiento de requisitos y la documentación que reposa en cada una de ellas.

Toma de una muestra de manera aleatoria de los expedientes de contratos de difieren

detallada de la documentación, ejecucion y liquidacion que este de acuero a las norm

DETERMINACION DE MUESTREO

CRITERIO MUESTREO

DE FORMA SELECTIVA
 ALCALDIA MUNICIPAL

REUNIÓN DE APERTURA AUDITORÍA

ASISTENTES

CARGO

JEFE DE CONTROL INTERNO - AUDITOR LIDER

PROFESIONAL UNIV. AUDITOR

PROFESIONAL UNIV. AUDITOR

SECRETARIO JURÍDICO Y DE CONTRATACIÓN

JEFE DE CONTRATOS
 F:01.EVA.GE
ICIPAL
VERSION: 0.0
RA AUDITORÍA
FECHA: 01.02.20

FECHA DE AUDITORIA: __MAYO 2020___

cretario Jurídico y de Contratación

- Jefe de Contratos

der
a Sanabria- Auditor
Matias Emiliano Arias Acosta - Auditor

AUDITORIA
DESCRIPCION

ocesos contractuales vigencia 2019.

equisitos exigidos por la ley y el Manual de Contratación de la Alcaldia de

ca y de Contratación dentro del trámite de Contratación Pública.
 F:01.EVA.GE
ICIPAL
VERSION: 0.0
RA AUDITORÍA
FECHA: 01.02.20

ntratación de la Administración Pública

se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80
enerales sobre la contratación con Recursos Públicos.
nan, modifican y dictan disposiciones orientadas a fortalecer la
de infraestructura y se dictan otras disposiciones.

VIDADES

DESCRIPCION

uales vigencia 2019.

ma de Gestión de Calidad
s durante la vigencia a auditar, se procede a verificar carpeta por carpeta, el
que reposa en cada una de ellas.

os expedientes de contratos de difierente modalidad, para hacer una revisión

idacion que este de acuero a las normas vigentes.

ESTREO

DETERMINACION DE LA MUESTRA

SEGÚN LO ESTABLEZCA EL AUDITOR LÍDER CON LA

INFORMACIÓN REQUERIDA
 F:01.EVA.GE
ICIPAL
VERSION: 0.0
RA AUDITORÍA
FECHA: 01.02.20

FIRMA
No. Documento revisado

HOJA GUÍA PROCESO

1 PRESTACIÓN DE SERVICIOS
PERSONA NATURAL

2 CERTIFICACION DE SUPERVISION

3 ACTA DE LIQUIDACIÓN

IDENTIFICACIÓN DE LA
4
NECESIDAD

5 ESTUDIOS PREVIOS
 Observaciones del documento

En la verificación del Sistema de Gestión de Calidad para la

vigencia 2019, se evidenció que no se emplearon de manera
adecuada los formatos establecidos para el procedimiento de
Contratación, incumpliendo lo establecido por la Resolución
Municipal N° 90000 del 01 de julio de 2018 por medio a del cual se
adopta el Sistema de Gestión de Calidad bajo la Norma Técnica
de la Calidad ISO 9001:2015 para la Alcaldía Municipal, toda vez
que los formatos empleados se encuentran desactualizados
conforme se encuentran en el listado maestro de documentos

Se encontraron documentos en los cuales únicamente indican el

mes y año pero no el día de la generación del documento, lo que
ocasiona incertidumbre sobre la fecha exacta y a su vez, no
permite dar cumplimiento a la Circular Externa Única de Colombia
Compra Eficiente en su numeral 1.2 Oportunidad en la publicación
de la información en el SECOP: Las Entidades que aún utilizan el
SECOP I están obligadas a publicar en el SECOP los Documentos
del Proceso dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición
PUNTO C - Comunicación durante la auditoría se realizará mediante oficios así:

Colombia, Abril 30 de 2020

Doctor:
PEDRO JOSÉ LÓPEZ MOSQUERA
Secretario Jurídico y de Contratación
E.S.D

ASUNTO: SOLICITUD DE INFORMACIÓN PARA AUDITORÍA 002-2020

De conformidad a las facultades de la oficina de Control Interno, señaladas en el artículo 267 de la Constitución Política, en la
ley 87 de 1993 y sus decretos reglamentarios y modificatorios, en cumplimiento de sus roles de evaluación, seguimiento,
asesoría y acompañamiento que enmarcan el plan de acción 2020 y con la aceptación por parte del Comité de Control Interno
se da inicio la Auditoria Interna No 002/2020 - a la Secretaría Jurídica y de Contratación (Contratación Pública y sus
modalidades), para que inicialmente allegue lo siguiente:

• Copia de la relación total de los contratos celebrados en sus diferentes modalidades para la vigencia 2019.

En consecuencia, se solicita el envío de los documentos relacionados para el desarrollo de la Auditoría durante el periodo ya
señalado, cuya apertura se realizó el día 4/05/2020.

Cordialmente,

MARVIN NORBERTO LÓPEZ LANDAZÁBAL

Jefe de Control Interno
Fecha: Auditor (es):
Proceso Auditado: Auditado (s):
Criterios de
No. Evidencias de Auditoría Hallazgos de Auditoría
Auditoría

En la verificación del Sistema de Gestión

HOJA GUÍA PROCESO
1 PRESTACIÓN DE SERVICIOS
PERSONA NATURAL
de Calidad para la vigencia 2019, se
evidenció que no se empleó de manera
adecuada el formato HOJA GUÍA
PROCESO PRESTACIÓN DE
SERVICIOS PERSONA NATURAL
establecido para el procedimiento de
LISTADO MAESTRO Contratación, incumpliendo lo establecido
DE DOCUMENTO - por la Resolución Municipal N° 90000 del
SGC 01 de julio de 2018 por medio a del cual
se adopta el Sistema de Gestión de
Calidad bajo la Norma Técnica de la
Calidad ISO 9001:2015 para la Alcaldía
Municipal, toda vez que los formatos
empleados se encuentran
desactualizados conforme se encuentran
en el listado maestro de documentos

Revisados los expedientes de

contratos se evidenció diferencias
Procedimiento de
6 EXPEDIENTE DE DOCUMENTOS entre procedimientos establecidos
contratación
por el SGC y las prácticas
operativas.

7
NCM: No
C: Conformidad NCm: No Conformidad Menor
Conformidad Mayor
C NCM NCm

X
 CONCLUSIONES DE AUDITORÍA

La auditoría interna realizada a la Secretaría Jurídica y de Contratación, cuyo objetivo fue Evaluar
la gestión y el cumplimiento de requisitos exigidos por la ley y el Manual de Contratación , por
parte de la Secretaría Jurídica y de Contratación dentro del trámite de Contratación Pública,
arrojó un concepto DESFAVORABLE ya que esta dependencia no está llevando de manera
adecuada el Sistema de Gestión de Calidad. Así mismo, presenta falencias en el desarrollo de los
procedimientos en cada una de las etapas: Planeación, Selección, Contratación, Ejecución y
Liquidación.
 ALCALDIA MUNICIPAL F:02.EVA.GE

VERSION: 0.0

FECHA: 01.02.20
ACTA DE CIERRE AUDITORIA INTERNA

Proceso Auditado Apoyo: Gestión de Contratos

Responsable del proceso Auditado PEDRO JOSÉ LÓPEZ MOSQUERA

Auditor Líder MARVIN NORBERTO LOPEZ LANDAZABAL

Fecha 7/31/2020 Lugar Secretaría Jurídica y de Contratación

Hora de Inicio 4:00 PM Hora de terminación 5:00 PM

AGRADECIMIENTO
Agradecimiento al (los) líder (es) del proceso(s) y a los funcionarios de la(s) dependencia(s) auditada (s), por la disponibilidad de los recursos físicos y
logísticos que fueron solicitados para realizar el trabajo y por disposición del personal que fue requerido en las evaluaciones que fueron realizadas.

HECHOS RELEVANTES
El auditor presenta los hechos más relevantes (fortalezas y debilidades), encontrados en desarrollo de la auditoria:
Actualizar el manual de contratación o los procedimientos para que estén acorde y de esta manera tener los mismos lineamientos para la contratación
de la entidad.
Incluir en la relación de contratos la información faltante (fecha fin del contrato, adiciones, contacto, correspondencia) que es de gran importancia a la
hora de realizar verificaciones, ya sea para un organismo de control como para la misma dependencia a la hora de expedir certificaciones y demás
actividades
Diligenciar laque requieran
totalidad la información
de los completa.
campos en cada uno de los documentos (incluidas las firmas) y así mismo verificar que la información presentada en los
documentos sea coherente con el contrato.

RESPUESTA A OBSERVACIONES
El (los) responsable (s) del (los) proceso (s) evaluado (s) tendrá derecho a desvirtuar el informe preliminar dentro de los diez(10) días hábiles a la
entrega del mismo, es decir el día treinta (30)del mes Agosto del año 2019, con derecho a solicitud de única prórroga equivalente a la mitad del tiempo
inicial.

FIRMA JEFE CONTROL INTERNO LIDER DEL PROCESO AUDITADO

 CONCLUSIONES DE APRENDIZAJE

La auditoría interna es a la vez una actividad independiente y objetiva de aseguramiento,

como también, un proceso realizado por la empresa, destinado a lograr su principal objetivo,
que es ayudar a los directivos en el mejor cumplimiento de normas, procedimiento, funciones
y responsabilidades: proporcionando nuevos objetivos, evaluaciones y recomendadiones.

Esto se logra a través de objetivos especificos, tales como, supervisión del funcionamiento
adecuado del control interno y confiabilidad de la información generada por todos los niveles
y departamentos de la organización