Вы находитесь на странице: 1из 92

®

Reksoft
Edelweiss
®
Ðóêîâîäñòâî
ïîëüçîâàòåëÿ

®
ÀÑÓ Ýäåëüâåéñ
Âåðñèÿ 4.0
Äëÿ Microsoft® Windows® 95/98 è Windows NT®

Íàñòîÿùèé äîêóìåíò ñîäåðæèò ðóêîâîäñòâî ïîëüçîâàòåëÿ ïðîãðàììû Ýäåëüâåéñ


– àâòîìàòèçèðîâàííîé ñèñòåìû óïðàâëåíèÿ ãîñòèíèöåé.
Êîìïàíèÿ Ðåêñîôò îñòàâëÿåò çà ñîáîé ïðàâî âíåñåíèÿ â ñîäåðæàíèå äàííîãî äîêóìåíòà ëþ-
áûõ èçìåíåíèé áåç ïðåäâàðèòåëüíîãî óâåäîìëåíèÿ.
Íèêàêàÿ ÷àñòü äàííîãî äîêóìåíòà íå ìîæåò áûòü èçìåíåíà áåç ïðåäâàðèòåëüíîãî ïèñüìåííî-
ãî ðàçðåøåíèÿ êîìïàíèè Ðåêñîôò.

© 1 999-2002 Ðåêñîôò . Âñå ïðàâà çàùèùåíû .


Ýäåëüâåéñ ÿâëÿåòñÿ çàðèãèñòðèðîâàííîé òîðãîâîé ìàðêîé êîìïàíèè Ðåêñîôò. Âñå ïðàâà çàùèùåíû.
Äðóãèå òîðãîâûå ìàðêè èëè çàðåãèñòðèðîâàííûå òîðãîâûå ìàðêè, óïîìÿíóòûå â äàííîì èçäàíèè, ïðèíàäëåæàò ñîîòâåòñòâóþùèì âëàäåëüöàì.
Содержание

Содержание
Глава 1. Приступая к работе 5
1.1 Понятие «тестовая база данных» ................................................................................................... 5
1.2 Переключение на тестовую базу данных системы ...................................................................... 5
1.3 Возврат к основному модулю системы ......................................................................................... 6
Глава 2. Регистрация в системе 7
Глава 3. Основные понятия 8
3.1 Графический план комнат .............................................................................................................. 8
3.2 Меню модуля «План» ................................................................................................................... 11
Глава 4. Резервирование 13
4.1 Индивидуальное резервирование ............................................................................................. 13
4.2 Дополнительные функции для пансионатов и санаториев ...................................................... 23
4.3 Групповое резервирование ........................................................................................................ 24
4.4 Резервирование типа номера .................................................................................................... 31
4.5 План событий ............................................................................................................................... 36
Глава 5. Архив 37
5.1 Архив гостей ................................................................................................................................. 37
5.2 Архив фирм ................................................................................................................................... 37
5.3 Печать статистики ........................................................................................................................ 38
5.4 Архив туристических агентств ..................................................................................................... 38
5.5 Ввод квоты для агентства)туроператора ................................................................................... 39
Глава 6. Счета 40
6.1 Карточка счёта ............................................................................................................................. 40
6.2 Добавление в счёт ....................................................................................................................... 40
6.3 Редактирование .......................................................................................................................... 42
6.4 Удаление проводок ...................................................................................................................... 42
6.5 Оплата услуг ................................................................................................................................. 42
6.6 Внесение аванса .......................................................................................................................... 43
6.7 Безналичный расчет (платежи дебитора) .................................................................................. 44
6.8 Печать счёта ................................................................................................................................. 45
6.9 Перенос проводки внутри одного счёта ..................................................................................... 46
6.10 Перенос проводки на счёт другого резервирования ............................................................. 48
6.11 Как быстрее всего попасть в счёт? .......................................................................................... 51
6.12 Счёт группы ................................................................................................................................ 51
6.13 Поиск счёта ................................................................................................................................ 52
6.14 Группировка проводок на счёте ............................................................................................... 52
6.15 Разгруппировка проводок на счёте ......................................................................................... 52
6.16 Исправление счетов уже выехавших гостей ........................................................................... 52
6.17 Прямая проводка/F8 ............................................................................................................... 52
6.18 Возврат ..................................................................................................................................... 53
6.19 Сервисы ..................................................................................................................................... 54
6.20 Пакеты ....................................................................................................................................... 56
6.21 Внутренние счета ....................................................................................................................... 57
6.22 Меню модуля «Счёт» ................................................................................................................. 60
6.23 Привязка платежей к услугам и предоплата .......................................................................... 60
Глава 7. Бухгалтерия (Управление дебиторами) 65
7.1 Общие сведения .......................................................................................................................... 65
7.2 Счета конкретных фирм и общий счет «Дебиторы» ................................................................... 65
7.3 Открытие дебиторского счёта ..................................................................................................... 65
7.4 Закрытие дебиторского счёта ..................................................................................................... 66
7.5 Изменение дебиторского счёта .................................................................................................. 66
7.6 Поиск дебиторского счёта/задолженности ............................................................................... 66
7.7 Погашение долга дебитором ...................................................................................................... 67
7.8 Перенос погашенной задолженности в текущую ..................................................................... 67
7.9 Редактирование погашенной задолженности .......................................................................... 68
7.10 Изменение условий .................................................................................................................. 68
7.11 Просмотр дебиторского счёта .................................................................................................. 68

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 3


Содержание
7.12 Авансовые платежи ................................................................................................................... 68
7.13 Меню модуля «Бухгалтерия» .................................................................................................... 68
Глава 8. Закрытие дня 70
8.1 Занесение задолженности за проживание ............................................................................... 70
8.2 Резервная копия БД ................................................................................................................... 71
8.3 Закрытие дня ............................................................................................................................... 71
8.4 Закрытие смены .......................................................................................................................... 73
Глава 9. Горничные 75
9.1 Основной модуль «Горничные» ................................................................................................... 75
9.2 Блокировка комнаты .................................................................................................................. 75
9.3 Разблокировка комнаты ............................................................................................................ 76
9.4 Перенос заблокированной комнаты ......................................................................................... 76
Глава 10. Статистика 77
Глава 11. Отчеты 78
Глава 12. Банкет 79
12.1 Банкетные резервирования ..................................................................................................... 79
Глава 13. Дополнительные возможности 81
13.1 Обработка телефонных переговоров гостей ........................................................................... 81
13.2 Потерянные звонки .................................................................................................................. 81
13.3 Управление телефоном. Депозиты. ......................................................................................... 81
13.4 Сообщения ................................................................................................................................. 83
Глава 14. Интерфейс с MS Word 84
14.1 Создание образца документа .................................................................................................. 84
14.2 Связь с уже существующим образцом документа ................................................................. 85

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 4


Глава 1. Тестовая база данных

Глава 1.
Приступая к работе
АСУ Эдельвейс ) система, построенная по технологии «клиент)сервер». Это означает, что в боль)
шинстве случаев все данные, введенные в систему, хранятся и обрабатываются на специальном
выделенном компьютере (сервере) под управлением особой программы)сервера баз данных.
Такая конфигурация системы дает возможность всем пользователям работать с одним большим
набором данных, безопасно хранящимся в одном месте. Изменения, сделанные в программе
одним работником, практически мгновенно становятся видны всем другим пользователям про)
граммы. Однако такой подход на начальном этапе обучения может иметь и некоторые недостатки:
начиная работу, каждый будет вводить массу информации просто в целях эксперимента, неизбеж)
но будут делаться ошибки и т.п. Поэтому всегда необходимо сделать копию файла (базы данных),
в котором хранятся данные, и тренироваться на копии.

1.1 Понятие «тестовая база данных»


При создании ежедневной резервной копии БД данные копируются в отдельный файл. При пере)
ключении на тестовую программу создаётся ещё одна копия этого файла и как раз с этой копией
базы данных Вы и работаете. То есть в тестовой базе данных Вы всегда находитесь на стадии
Вашей последней резервной копии БД. Вы можете одновременно работать с тестовой базой на
одном компьютере и с основным модулем ) на другом.

Следует иметь в виду


виду,, что работа с тестовой копией базы данных может быть настроена раз)
личными способами. Не исключено, что при установке системы в вашей гостинице для обу)
чения программа была настроена иным образом. За дополнительными разъяснениями обра)
титесь к вашему системному админитсратору или к специалистам, проводившим внедрение
АСУ Эдельвейс в вашем отеле. Если стандартный способ переключения на тестовую базу в
вашем случае не работает ) пропустите нижеследующие пункты и продолжайте изучение дан)
ного руководства с главы 2..

1.2 Переключение на тестовую базу данных системы


Представьте себе ситуацию, что Вы в данный момент находитесь в основном модуле системы и
хотите переключиться на тестовую базу данных. Вам необходимо закончить сеанс работы.
Для этого щёлкните мышью на кнопку Закончить сеанс работы или выберите соответствующий
пункт меню:

Рис. 1.1 Команда Закончить сеанс работы


Вы попадаете в карточку регистрации, где надо нажать на кнопку Отказаться
Отказаться:

Рис. 1.2 Карточка регистрации


Слева вверху в меню выберите пункт Переключиться на тестовую БД
БД.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 5


Глава 1. Тестовая база данных

Рис. 1.3 Команда Переключиться на тестовую БД


Появившееся сообщение «Успешное соединение с базой данных» подтвердите нажатием кнопки
OK.
OK
Снова войдите в меню и выберите пункт Зарегистрироваться
Зарегистрироваться. Теперь вы можете ввести пароль в
тестовой БД:

Рис. 1.4 Карточка регистрации

1.3 Возврат к основному модулю системы


Закончите сеанс работы в тестовой базе данных системы, нажав красный крестик, или выбрав
пункт Закончить сеанс работы меню Эдельвейс (Рис. 1.1).
Вы снова находитесь в карточке регистрации. Нажмите кнопку Отказаться
Отказаться.
Вверху слева выберите пункт Переключиться на рабочую БДБД.
Сообщение «Успешное соединение с БД» подтвердите нажатием кнопки OKOK.
Снова войдите в пункт меню Зарегистрироваться и введите имя пользователя и пароль..

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 6


Глава 2. Регистрация в системе
Глава 2.
Регистрация в системе
При запуске программы появляется окно регистрации в системе, в котором вы должны ввести имя
пользователя и пароль:

Рис. 2.1 Карточка регистрации

Внимание! Имя пользователя, а также пароль Вам должен предоставить системный админи)
стратор вашего предприятия.
Написание с большой или маленькой буквы здесь не имеет значения. Пароль, при вводе, отобра)
жается звездочками для предотвращения несанкционированного доступа к вашим данным по)
сторонних людей.
После ввода имени и пароля нажмите на клавишу Enter или щёлкните мышью на OK

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 7


Глава 3. Основные понятия

Глава 3.
Основные понятия
3.1 Графический план комнат
Графический план ) это один из основных модулей в системе:

Рис. 3.1 ГГрафический


рафический план комнат
Меню
Здесь собран ряд важных для работы в системе функций.
Инструментальная панель
Инструментальная панель содержит важнейшие функции каждого модуля и меняет их в зависи)
мости от того, в каком модуле Вы в данный момент находитесь. Кнопки модуля Счета будут отли)
чаться от кнопок, например, модуля Бухгалтерия
Бухгалтерия.
Щёлкните мышью на выбранную кнопку и функция будет выполнена.
Если вы не уверены, правильную ли кнопку вы выбрали, просто наведите на него курсор, не
щёлкая. Появится краткая информация об этой кнопке.
Модули

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 8


Глава 3. Основные понятия
Система разделена на отдельные модули (самостоятельные функциональные области), как, на)
пример, модули План
План, Счета
Счета, Отчёты
Отчёты, Бухгалтерия
Бухгалтерия, и т.д. Графически они представлены как зак)
ладки. Следует иметь в виду, что некоторые модули могут в какой)то момент времени быть скрыты:
права на доступ к определенному модулю вам, как пользователю, могут быть не назначены.
Панель комнат

Здесь можно увидеть все номера комнат с категориями. Цвет


лампочки слева от номера комнаты показывает убрана комната
или нет.
Если данная версия системы имеет интерфейс с телефонной станцией, вы можете управлять функ)
цией статуса комнаты по телефону. Путём введения специальной комбинации цифр на клавиатуре
телефона, установленного в номере, горничная может изменить статус комнаты на «убрана».
Линейки прокрутки

Щёлкнув мышью на нижнюю линейку прокрутки, вы сможете увидеть план комнат в будущем и в
прошлом. Щёлкнув мышью на расположенную справа линейку прокрутки, вы сможете переме)
щать план комнат вверх или вниз. Вы также можете щёлкнуть мышью на маленькую стрелочку
линейки, если хотите медленно перемещаться по плану.
На нижней линейке прокрутки у вас также есть возможность изменить период просмотра:
или ) сдвиг даты на месяц вперёд или назад

или ) изменение даты на день вперёд или назад

) возврат на текущий день

Календарная дата

Календарная дата соответствует текущей дате вашего компьютера. Система всегда находится в
календарной дате. Это значит, что если даже вы в течение длительного времени не закрывали
день, вы всё равно будете на плане комнат находиться в календарной дате, отмеченной более
интенсивным цветом.
Бизнес:дата

Эта дата показывает, когда было сделано последнее закрытие дня. Например, «01.09.1999» оз)
начает, что начиная с этой даты не было сделано ни одного закрытия дня. Занесение проводок на
счета гостей и выполнение многих других операций в системе осуществляется именно этой датой.
Календарь
Вы можете изменить период просмотра в программе посредством маленького символа в правом
нижнем углу .
После того, как вы щёлкните мышью на этом символе, появится календарь, в котором вы сможете
выбрать нужный месяц. Данная функция может вам пригодиться, если вы хотите сделать большой
скачок при изменении даты.

Если вы где)нибудь на плане комнат щёлкните пра)


вой клавишей мыши, откроется меню, при помо)
щи которого вы сможете снова попасть в кален)
дарь.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 9


Глава 3. Основные понятия
Фильтр категорий комнат

Если вы хотите увидеть на плане только комнаты одной категории, щёлкните мышью
на соответствующую кнопку.
Атрибуты комнат

При наведении курсором на номер комнаты появляется описание, соответ)


ствующее только данной комнате. Щёлкнув мышью на описании, вы може)
те вызвать фильтр, в этом случае система покажет на плане только те
комнаты, которые соответствуют данному описанию.
Данные по свободным номерам, неразмещённым и временным резервированиям

Здесь вы можете посмотреть текущее состояние номерного фонда и принятых резервирований


(заявок). Здесь вы можете видеть, какие комнаты ещё свободны (не зарезервированы), сколько
заявок требуют выделения комнат, а также количество заявок со статусом временная
временная. Кроме
того, щёлкнув правой клавишей мыши на той или иной дате, можно просмотреть детальные списки
временных и неразмещённых резервирований.
План типов комнат

Посредством этой кнопки Вы попадаете в План типов комнат


комнат. Описание этого раздела содер)
жится в пункте 4.4.4 План типов комнат.
Таблица резервирований
Посредством этой кнопки Вы попадаете в Таблицу резервирований. Здесь Вы сможете в
любое время найти любую заявку, а также контролировать списки заезжающих, проживаю)
щих и выезжающих гостей.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 10


Глава 3. Основные понятия
Рис. 3.2 Вид таблицы резервирований
В зависимости от того, какие галочки Вы поставите и какой период времени зададите, система
выдаст Вам список соответствующих резервирований. Щёлкнув правой клавишей мыши на опре)
делённом резервировании, Вы можете разместить, удалить, заселить, выселить гостя и т.д. , выб)
рав соответствующий пункт в появившемся контекстном меню.
Слева на панели инструментов в таблице резервирований находится кнопка Печать списка резер)
вирований.

Существует возможность напечатать отчет по выставленному фильтру для выбранного


списка резервирований. Установленный фильтр будет отражен в шапке отчета.
Более подробное описание данного модуля см. в главе 4.5 «Список резервирований»
резервирований».
План комнат

С помощью этой кнопки Вы вернетесь обратно к Плану комнат


комнат.

3 .2 Меню модуля «План»


При помощи меню каждого модуля можно вызвать фун)
кции, которые Вы найдёте и на инструментальной пане)
ли.

Поиск:
Щёлкните мышью на этот пункт меню и Вы попадёте в
ту же самую карточку, о которой говорится в пункте
4.1.12 Поиск резервирования.
Найти комнату:
Функцию Найти комнату можно вызвать как путём вы)
бора пункта меню, так и нажатием клавиши F3F3. Откро)
ется окно, в котором надо ввести номер комнаты, кото)
рую Вы ищите. Щёлкните мышью на символ глаз
глаз. Курсор
покажет Вам, где находится искомая комната.
Рис. 3.3
Имена на резервированиях:
Этот пункт меню по умолчанию стоит с галочкой, т.е. имена гостей/фирм будут указаны на ленточ)
ке резервирования. Путём повторного щёлканья мышью имена гостей/фирм исчезнут.
Быстрое резервирование:
Здесь Вы можете как в пункте 4.4.2 Ввод индивидуального резервирования типа комнаты, сде)
лать резервирование, не указывая номер комнаты (достаточно выбрать только ее тип).
Семейное резервирование:
Здесь Вы можете сделать Семейное резервирование
резервирование, подробное описание смотрите в разделе
4.2 Семейное резервирование.
Новая группа:
Этот пункт меню соответствует символу Новая группа на инструментальной панели. Описание
этой функции Вы найдёте в пункте 4.3.1 Ввод группового резервирования.
Быстрый отъезд:
И для этой функции Вы найдёте на инструментальной панели соответствующий символ, однако Вы
можете просто нажать кнопку F4 на клавиатуре.
Прямая проводка:
Щёлкнув мышью на этом пункте меню, или нажав кнопку F8
F8, Вы попадёте в карточку регистрации
и сможете сделать прямую проводку, как описано в разделе 6.19 Прямая проводка.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 11


Глава 3. Основные понятия
Печать регистрационных карточек:
Здесь Вы можете распечатать регистрационные карточки гостей на указанную дату.
Настройки:
В этом пункте меню Вы можете установить определённые цвета для разных резервирований, а
также задать параметры 1)го и 2)го видов плана комнат. Здесь также можно определить краткую
информацию, которую Вы видите, когда наводите курсор на резервирование.

Внимание! Для актуализации части новых установок необходимо будет перегрузить программу

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 12


Глава 4. Резервирование

Глава 4.
Резервирование
4.1 Индивидуальное резервирование

4.1.1 Карточка резервирования, основные понятия


Как бронирование номера в будущем, так и свободное поселение гостя, не бронировавшего но)
мер заранее начинается в программе с создания резервирования
резервирования. Сделать это можно как с
помощью мыши на графическом плане номеров, так и с помощью функции быстрого резервиро)
вания, доступного по кнопке F2. Ниже приводится описание карточки резервирования
резервирования, знаком)
ство с которой очень важно для понимания основ работы с программой. Важно знать, что несмотря
на то, что в данном разделе рассматривается резервирование номеров для индивидуальных гос)
тей, практически точно такие же резервирования создаются в системе и для групповых гостей.
Чтобы ввести индивидуальное резервирование
резервирование, щёлкните левой клавишей мыши на желаемую
комнату в определённый день (наведите курсор мыши на клетку)пересечение строки для требуе)
мой комнаты и столбца требуемой даты) и протяните (даржа нажатой левую кнопку мыши) резер)
вирование до даты отъезда. Как только вы отпустите кнопку мыши, на экране появится карточка
резервирования, которая графически представлена как диалоговое окно с несколькими заклад)
ками:

Рис. 4.1 Вид закладки резервирования


Далее мы приведем описание некоторых основных полей карточки. Первая закладка Резервиро)
вание предназначена для ввода самой неодходимой информации, заполняемой уже на этапе
бронирования номера (или при свободном поселении сразу после выбора номера). Некоторые
поля система заполняет автоматически на основе уже известных данных (выбранный номер, даты
заезда и выезда) или вводит информацию по умолчанию (тариф и вариант питания). Вам остается
только доввести недостающие данные или изменить выбор, сдаланный программой.
Гость:
В данное поле водится фамилия и имя (в следующее поле) гостя. Это поле или поле Фирма как
правило являются обязательными для заполнения. Вы можете заполнять все поля карточки вруч)
ную, хотя программа может быть настроена и таким образом, чтобы при вводе фамилии выпол)
Архив гостей предназначен для выборочного хране)
нялся автоматический поиск гостя в архиве (Архив

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 13


Глава 4. Резервирование
ния информации об уже побывавших в вашей гостинице постояльцах). В этом случае после ввода
хотя бы нескольких первых букв и переходе на любое другое поле карточки программа покажет
Вам список всех гостей, ранее занесенных в архив, имена которых начинаются, например, на «К...».
Вручную список гостей из архива можно вывести, нажав кнопку «Просмотр архива», которая нахо)
дится непосредственно под полем ввода фамилии гостя (кнопка с изображением приоткрытого
блокнота).

Рис. 4.2 Вид списка гостей, ранее занесенных в архив


Вы можете щёлкнуть мышью на отдельном госте и с помощью кнопки Инф)ция получить деталь)
ную информацию из архивной карточки этого гостя:

Рис. 4.3 Информация о госте/фирме


Если один из выбранных гостей тот, кто вам нужен, щёлкните на нём мышью и нажмите Вставить
Вставить.
Все данные из гостевой карточки (место жительства, паспортные данные и пр.) будут перенесены
в карточку резервирования. Если в списке нет нужного вам гостя, нажмите на кнопку Закрыть и
введите гостя в регистрационную карточку. В случае, если данные о госте имеются в архиве, и по
каким)то причинам он был включен в «черный список» нежелательных гостей, программа выдаст
соответсвующее предупреждение:

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 14


Глава 4. Резервирование

Фирма:
Введите сюда наименование организации, от которой приезжает гость. Поле также может быть
заполнено вручную, однако здесь еще более целесооразным становится использование Архива:
забегая вперед укажем, что при выборе организации или гостя из архива, вы получаете возмож)
ность накапливать в системе статистику по по проживанию в вашей гостинице, которая будет
накапливаться в архиве за гостем или оргинизацией. Если наименование оргинизации было вве)
дено в карточку вручную, название фирмы останется всего лишь атрибутом резервирования,
пригодным для поиска, но накопления статистики не произойдет. При вызове просмотра архива
(настроенном автоматически или после нажатия на кнопку «Просмотр архива» под полем ввода
названия фирмы) откроется окно со всеми фирмами, которые были введены в архив. Вы можете
или выбрать фирму и нажать на кнопку Вставить, или нажать на кнопку Закрыть для отказа от
выбора.
Тип поселения
Данный переключатель может иметь два положения: Гостиница и Пансионат
Пансионат, если система на)
строена дня работы по обоим схемам. При установке в гостиницах второй вариант как правило
невидим.
К:во взрослых:
Здесь вы можете ввести число взрос)
лых, проживающих в этой комнате.
Ин)
На втором лепестке карточки (Ин)
формация о госте/фирме
госте/фирме) автомати)
чески зарезервируются информационные закладки на каждого взрослого.
Дети:
В карточке предусмотрено три поля для ввода количества детей, заселяющихся в номер (совмес)
тно или без взрослых). Вы можете задействовать любое кличество этих полей, в зависимости от
технологии работы. В первую очередь разделение детей на три «категории» предназначено для
гибкой настройки стоимости проживания: в тарифе можно отдельно настроить стоимость прожива)
ния, например, «детей до 3 лет», «детей от 3 до 7 лет» и «детей от 7 до 15 лет». Используйте и
трактуйте категории детей так, как этого требует особенности работы вашей гостиницы.
Пол гостя
Переключатель М ) Ж позволяет явно указать пол гостя. Данный переключатель может быть
невидим в зависимости от настройки системы.
Номер:
Резервированию в системе могут быт присвоены два номера. Первый (Внутрений
Внутрений) автоматичес)
Внутрений
ки присваивается самой программой и не может быть отредактирован. В поле Внешний номер
вы можете самостоятельно внести, например, номер путевки или другую информацию.
Статус:
Здесь можно выбрать, каким будет
резервирование ) временным или
постоянным. Символом постоянно)
го резервирования будет ) ! , вре)
менного ) ? . Практические отличия различных статустов резервирования также зависят от техно)

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 15


Глава 4. Резервирование
логии работы: например, сначала создаеся временное резервирование, а после перечисления
предоплаты или получения специального подтверждения статус может быть изменен на «постоян)
ное».
Подключение телефона:
Эти две функции Вы можете исполь)
зовать, если у Вас есть интерфейс
управления телефонной станцией.
Если Вы выключите функцию Под)
ключение телефона
телефона, Вы сможете заблокировать телефон, установленный в номере.
Время заезда и выезда:
В конфигурации можно задать время, которое будет вводиться по умолчанию, как стандартное
время заезда и выезда. Сейчас его можно изменить. В дальнейшем при заезде и выезде гостя
оно будет заменено на фактическое.
Тариф:
Здесь Вы можете выбрать один из уже на)
строенных тарифов.

Вы будете видеть только те тарифы, кото)


рые действуют в период, указанный в ре)
зервировании
зервировании!!
В случае, если при создании тарифа для
него было создано несколько ценовых таб)
лиц в разных валютах, будет доступен вы)
бор валюты из выпадающего списка.
В случае необходимости у вас есть возмож)
ность просмотреть структуру тарифа или
даже ввести свои цены на проживание, т.е.
настроить индивидуальный тариф. Этот тариф будет действовать только на данное резервирова)
ние.

Не следует злоупотреблять данной возможностью, поскольку более разумным чаще всего


является заранее подготовить необходимые тарифы или воспользоваться возможностью пре)
доставить скидку
скидку,, что горазда менее трудоемко.
трудоемко.

Щёлкните мышью на Просмотр тарифа


тарифа, чтобы ознакомиться с его структурой.
Здесь можно увидеть цены на выбранное в карточке проживание, питание и дополнительные
услуги. Здесь Вы не можете вносить изменения.

Щёлкните мышью на Редактирование тарифа


тарифа.
Cистема покажет Вам тариф для этой категории комнат и данного периода времени, что выглядит
так:

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 16


Глава 4. Резервирование
Рис. 4.4 Пакеты и таблицы
Щёлкните мышью на поле с ценами, которые Вы хотите изменить и введите новые цены. Сто)
имость питания указана отдельно. Все цены указываются с учетом НДС. Изменив цену, щёлкните
мышью на Закрыть
Закрыть. В карточке резервирования название тарифа будет выделено двойными
тире:

Так Вы сразу поймёте, что тариф был изменён вручную.

Если Вы хотите отказаться от индивидуального тарифа, щёлкните мышью на символ с крас)


ным крестиком. Это вернёт тариф в прежнее состояние.

Учтите, что после начисления на счет гостя проводок за проживание по выбранному тарифу и
их оплаты изменение тарифа, питания и предоставленных скидок за уже оплаченные дни
станет невозможным. Помимо этого все операции с тарифами фиксируются в системном
журнале с указанием имени пользователя, даты, времени изменений и пр.
Питание:
Из выпадающего списка вы выбираете тип питания (пансион) для данного гостя.
Пакет:
Здесь Вы можете добавить пакет дополнительных услуг к стоимости комнаты. После отработки
процедур занесения гостю задолженности за проживание в счёте отдельно появятся соответсвую)
щие строки для выбранного пакету услуг.
Для пакета Вы даже можете определить календарный план, об этом читайте в разделе 6.22 Паке)
ты.
Цена:
Здесь показаны составляющие цены за проживание, питание и дополнительные услуги (если эти
услуги включены в выбранный тариф) в расчете за сутки и за весь период проживания. Приведен)
ные величины следует воспринимать как ориентировочную калькуляцию стоимости проживания,
поскольку здесь не учитывается, например, величина налога с продаж, которая будет добавлена
при оплате услуг за наличный расчет.
Скидки:
Здесь Вы можете установить скидки на цену за комнату. Для этого имеется две возмож)
ности:

Рис. 4.5 Скидки


Щёлкнув мышью на кнопку Сделать скидку раздельно
раздельно, Вы можете сделать различные скидки на
проживание, питание и услуги. Выбрав Общую скидку
скидку, можно установить одинаковые скидки.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 17


Глава 4. Резервирование
Инструментальная панель в резервировании:

Рис. 4.6 Инструментальная панель в резервировании

2:ой лепесток Информация о госте/фирме:

Рис. 4.7 Информация о госте/фирме


На этой странице Вы можете ввести или изменить детальную информацию о госте/фирме, если
только она не была перенесена из архивной карточки. В случае загрузки данных о госте из архива,
поля карточки, содержищие паспортные данные, место жительства и т.п. становятся недоступными
для редактирования. Если их все же требуется изменить, вызовите карточку архива (нажав на
кнопку ее просмотра рядом с полем ввода имени гостя) и отредактируйте требуемую информа)
цию. После нажатия кнопки ОК в карточке архива данные автоматически будут обновлены и в
карточке резервирования.
Аналогично ведется работа с информацией о компании. Единственное отличие ) для компании,
взятой из архива, остается возможность редактировать поля с информацией о контактных лицах,
телефонах фирмы и пр. Однако будучи отредактирована вручную, эта информация сохранится
только с данным конкретным резервированием и не повлияет на атрибуты компании в архиве.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 18


Глава 4. Резервирование
Сегмент/Источник:

Если щёлкнуть мышью кнопку рядом с текстовым окном Сег)


мент или Источник
Источник, откроется окно со всеми источниками/
сегментами. Выберите подходящий. Данная информация мо)
жет быть использована в первую очередь для послебующего
формирования статистических отчетов. Вы также можете ис)
пользовать Сегменты для формирования «черного списка»
нежелательных гостей. В случае, если такой сегмент настроен
(см. описание Конфигуратора), программа будет выдавать пре)
дупреждение, прежде чем позволит поместить в карточку дан)
ные о гостях, помещенных в архив с таким сегментом.
Если Вы активизируете функцию Внести в архив
архив, то при отъез)
де информация о госте автоматически сохранится в архиве
гостей. Щелкнув на кнопке Внести в архив Вы можете доба)
вить гостя в архив немедленно.
После внесения всех имеющихся у Вас в наличии данных щёлкните мышью на OK и резервирова)
ние будет сохранено в плане.
Добавление еще одного гостя в резервирование
Меняя количество гостей на первой закладке карточки в момент создания резервирования,
автоматически будут создваться новые информационные закладки для каждого гостя на втором
Информация о госте/фирме
лепестке (Информация госте/фирме). После этого изменить количество взрослых на первом
лепестке будет невозможно. Если вы вве)
дете в карточке резервирования количество
взрослых больше, чем задано при настрой)
ке тарифов, стоимость проживания станет
равна нулю, что сигнализирует об ошибке.
Уменьшить количество взрослых можно
удалив выбранную информационную зак)
ладку в «корзину». Для добавления еще од)
ного гостя в карточку щелкните на заклад)
ке Новый на лепестке Информация о госте/
фирме.
Переключаясь между лепестками с фамилиями, Вы можете работать с данными разных гостей.

4.1.2 Статусы резервирования


Статус резервирования можно узнать по тому, как выглядит ленточка
резервирования.
В Конфигурационном модуле Вы сами сможете определить цвета для
заехавших и выехавших. При поставке, заехавшие индивидуальные
гости выделены на плане белым цветом, а выехавшие ) белым в тем)
ной рамке
рамке. Для резервирований гостей, принадлежащих группе, по
умолчанию определен белый цвет.
В случае, если номерной фонд в программе настроен таким образом,
что помимо комнат на графическом плане выведены еще и места (койки), может появится еще
один тип полосок резервирования, окрашенных в серый цвет. Такие полоски как правило дублиру)
ют резервирование, размещенное в номер на всех койках этого номера. Предназначены они в
первую очередь для того, чтобы исключить ошибки при резервироании: если номер был продан
гостю целиком (поселение в номер), данные дублирующие полоски запрещают подселение. Или
наооборот: если гость поселен «на место», нельзя будет разместить другое резервирование «в
номер», а только на свободное место в этом номере.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 19


Глава 4. Резервирование
4.1.3 Статусы комнат
Разноцветные индикаторы слева от номера комнаты на графическом плане предназначены для
отображения статусов номеров ) как правило, убран/неубран. Возможны до трех вариантов состо)
яния номера: «номер грязный» (красный цвет), «номер убран» (желтый цвет), номер «готов к засе)
лению» (зеленый цвет).
При каждом закрытии дня система контролирует статус комнат, т.е. цвет заселённых комнат изме)
няется на красный
красный.
Чтобы изменить статус комнаты, т.е. придать ей статус готова к
заселению или убран
убран, щёлкните правой клавишей мыши на
лампочку и выберите в выпадающем меню нужный вариант.
Лампочка теперь горит зелёным цветом, т.е. комната готова к
въезду гостя.

Если у Вас есть интерфейс с телефонной станцией, то горнич)


ная из номера сама сможет изменить статус комнаты. При этом,
как правило, на телефонном аппарате в номере набирается
специальный код и номер статуса комнаты. Далее эта инфор)
мация автоматически обрабатывается системой. Доступность
данной функции зависит от модели телефонной станции и на)
личии интерфейса с АСУ Эдельвейс.
Лепестки Счета и Услуги мы рассмотрим в соответствующих главах.

4.1.4 Перемещение резервирования

Чтобы переместить резервирование, щёлкните левой клавишей мыши примерно в середину ре)
зервирования и держите клавишу нажатой. Появится символ руки, который означает, что резер)
вирование можно переместить. Переведите резервирование с нажатой клавишей в другую ком)
нату или на другой день и отпустите мышь. Резервирование перемещено.

Внимание! При перемещении, продлении и укорачивании резервирования обращайте, по)


жалуйста, внимание на календарный план! Переносы в прошлое невозможны.

4.1.5 Продление/укорачивание резервирования

Чтобы продлить или укоротить резервирование, щёлкните левой клавишей мыши в правом или
левом углу ленточки и держите клавишу нажатой. Протяните резервирование на новую дату въез)
да или отъезда. Отпустите клавишу мыши. Резервирование теперь продлено/укорочено на жела)
емый период времени.
Можно продлевать и укорачивать как бронь, так и полоску резервирования уже проживающего
гостя. Однако следует иметь в виду, что программа накладывает некоторые ограничения на сокра)
щение проживания гостя, если ему уже была начислена задолженость за проживание (и тем более
если гость ее оплатил) до даты больше даты сокращения прожиания. В ситуации, когда прожива)
ние действительно нужно сократить таким образом (например, досрочный выезд), нужно сначала
перейти на счет гостя и произвести возврат за услуги проживания или удаление этих услуг (см.
описание этих операций далее в разделе Счета
Счета).

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 20


Глава 4. Резервирование
4.1.6 Переселение

Чтобы переселить гостя в другой номер, щёлкните правой клавишей мыши на соответствующем
резервировании и в выпадающем списке выберите Раз)
делить
делить. Теперь наведите курсор на дату резервирова)
ния, в которую Вы хотите выполнить переселение. Щёл)
кните левой клавишей мыши на резервировании в этот
день и протяните его в другую комнату. Отпустите клави)
шу мыши. Резервирование будет теперь выглядеть как
показано на рисунке.
Если Вы наведёте курсор на резервирование, Вы увиди)
те краткую информацию, из какого номера в какой пе)
реместился гость.

Вы также можете снова совместить уже разделённое резервирование. Щёлкните левой кла)
вишей мыши на соответствующий день и соедините части
части..
Если на счет резервирования, которое вы собираетесь перенести в другой тип номера, занесены
проводки за проживание по дату больше текущей, целесообразно сначала перейти в модуль
Счета и произвести «откат» этих проводок (в зависимости от ситуации ) возврат, сторнирование или
удаление) с помощью пункта Возврат за проживание меню Счета. Данную проверку программа
производит автоматически.
При выполнении всех операций по переносу резервирования или его части из номера с одной
стоимостью проживания в номер с другой стоимостью появляется диалоговое окно выбора вари)

анта переселения. При выставлении флажка Сохранить старый тариф перенос резервирования в
другой номер не требует никаких дополнительных действий ) стоимость проживания не изменяет)
ся. В противном случае может потребоваться взять с гостя дополнительную оплату или вернуть
разницу в тарифах, хотя сделать это можно будет и позднее.

4.1.7 Копирование резервирования


Щёлкните правой клавишей мыши на резервировании, которое Вы хотите скопировать и выбери)
те в выпадающем меню пункт Скопировать
Скопировать.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 21


Глава 4. Резервирование

Откроется окно, которое выглядит следующим образом:

Рис. 4.8 Окно копирования бронирования


Здесь Вы можете ввести номер или тип комнаты, куда хотите скопировать резервирование. После
выбора определенной категории номеров система автоматически покажет вам список свободных
комнат в заданном интервале дат.

4.1.8 Изменение резервирования с временного на постоянное


Щёлкните правой клавишей мыши на соответствующем резервировании и выберите в меню Вре)
менное или Постоянное
Постоянное.

4.1.9 Удаление резервирования


Щёлкните правой клавишей мыши на резервировании, которое вы хотите удалить. В программе
(как и в Windows) удаленные резервирования помещаются в специальную «корзину», откуда в
случае необходимости их в течение некоторого времени еше можно восстановить. Просмотреть
список помеченных к удалению резервирований можно, щеккнув мышью на изображении корзи)
ны в левом нижнем углу окна программы при работе в модуле План
План.
Возможны три варианта удаления резервирования.
) Аннулирование ) (удаление незаехавшего гостя, сальдо счета равно нулю). Аннулированное
резервирование удаляется из корзины автоматически при закрытии бизнес)дня, если дата заез)
да меньше бизнес)даты.
) Не прибыл ) (удаление незаехавшего гостя, сальдо счета равно нулю). В данном случае резерви)
рование удаляется из «карзины» только вручную. Имеет смысл пользоваться этим типом «удале)
ния» резервирований, если вы планируете пользоваться накапливаемой программой статисти)
кой по компаниям и индивидуальным гостям об отмененной брони.
) Удаление ) (удаление незаехавшего или заехавшего гостя, сальдо счета равно нулю). Резерви)
рование будет удалено из карзины автоматически при закрытии базнес)дня.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 22


Глава 4. Резервирование
4.1.10 Заезд
Щёлкните правой клавишей мыши на резервировании и выберите в меню пункт Заезд или на)
жмите аналогичную кнопку в карточке резервирования.
Вы можете выполнить эту операцию для резервирований, дата заезда которых равна или раньше
текущей. Если дата заезда еще не наступила, в контекстном меню пункт Заезд будет заблокиро)
ван.
Если в Конфигураторе системы включена соответствующая опция (флажок Предоплата
Предоплата), при офор)
млении заезда гостя появляется диалоговое окно, позволяющее вам внести на счет гостя провод)
ки за проживание, услуги и взять предоплату (более подробно см. п.6.25 Особенности работы при
предварительной оплате услуг). Для занесения задолжености за проживание вперед нажмите
кнопку Проживание
Проживание.

Рис. 4.8.2
Если вы не хотите брать с гостя предоплату, то из диалогового окна по кнопке Заезд мы можете
осуществить неоплаченный заезд гостя (о чем программа предупредит вас соответствующим со)
общением).

4.1.11 Выезд
Щёлкните правой клавишей мыши на резервировании и выберите в меню Выезд
Выезд. Откроется окно,
которое выглядит следующим образом:

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 23


Глава 4. Резервирование

Рис. 4.9 Диалоговое окно выезда


Здесь вы увидите, равно ли общее сальдо гостя по всем счетам нулю. Если да, то щёлкните мышью
на Выезд и гость будет выселен. Если сальдо не равно нулю, вы должны будете сначала перейти на
счёт гостя (нажав одноименную кнопку). Потребуется выполнить соответствующий платеж или
перенести проводку на другой счет (более подробно работа со счетами описана в главе 6). Только
после этого возможен выезд.
Если дата выезда не сегодня, Вам будет сообщено об этом и резервирование автоматически
сократится на дату отъезда. Если же на счете гостя имеются проводки за проживание, начислен)
ные (и тем более оплаченные) по дату больше текущей, система предложит вам сначала перейти
на счет гостя и провести необходимые операции (возврат или сторнирование ) см. главу 6 Счета
Счета).
Помимо даты система контролирует и время выезда гостя, основываясь на времени, установлен)
ном в карточке резервирования. Если дата выезда ) сегодня, но время выезда просрочено, про)
грамма все равно подсветит это поле красным цветом. Кнопка Выезд при этом не блокируется, но
если вы все же решите ей воспользоваться, не взяв с гостя доплату за поздний выезд, программа
выдаст соответствующее предупреждение и потребует указать причину выполнения такой опера)
ции.

В системе у вас существует много возможностей выполнить тут или иную функцию. Легче
всего пользоваться правой клавишей мыши. Если Вы щёлкните правой клавишей на резер)
вировании, Вы найдёте практически все функции, которые Вам будут нужны. Со временем,
когда Вы узнаете от
когда дельные символы, Вы сможете активизировать функции прямо из карточ)
отдельные
ки резервирования.

4.1.12 Поиск резервирования


Чтобы начать поиск резервирования, щёлкните на символ «глаз» в инструментальной панели,
после чего откроется следующее окно:

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 24


Глава 4. Резервирование

Рис. 4.10 Окно поиска резервирования


Введите имя гостя и период времени. Включите фильтр. Если вы, например, хотите посмотреть
только индивидуальные резервирования, удалите галочки напротив символа группового резер)
вирования. Настроив всё, щёлкните мышью на Выбрать
Выбрать.

4.1.13 Изменение цвета резервирования

Щёлкните правой клавишей мыши на соответствующее резервирование и выберите в меню Цвет Цвет.
Откроется окно, в котором вы сможете выбрать нужный вам цвет. Данной функцией удобно пользо)
ваться для выделения отдельных резервирований, например, пресон, к которым требуется осо)
бое внимание и т.п.

4.2 Дополнительные функции для пансионатов и санаториев


В АСУ Эдельвейс имеется ряд функций, позволяющих использовать программу в санаториях и
пансионатах. Так, при создании резерирования есть возможность установить соответствующий
переключатель в карточке в положение Пансионат (если в Конфигураторе системы была включе)
на соответсвующая функция).

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 25


Глава 4. Резервирование

Рис. 4.2
Резервирование изменит вид: проживание будет рассчитано не с «рассчетного часа одних суток до
рассчетного часа других», сутками, как в случае гостиницы, а «днями». При этом и в отчетах (кассо)
вый, обороты) данные по таким резервированиям будут рассчитаны в туроднях (койкоднях), а не в
койкосутках. Следует заметить, что при этом вы можете вводить в систему и обычные «гостинич)
ные» резервирования, то есть при необходимости вы сможете одновременно селить одних гостей
по путевкам, а других ) по «гостиничной» схеме.
В поле Внешний номер в карточке резервирования (как индивидуального, так и группового) вы
можете вводить номер путевки. По этому параметру возможен поиск в Списке резервирований
резервирований.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 26


Глава 4. Резервирование
4.3 Групповое резервирование

4.3.1 Ввод группового резервирования


Создание группового бронирования возможно как в модуле План План, так и в специально
созданном модуле Группы
руппы. Для создания новой группы при работе с планом резервиро)
ваний, щелкните кнопку создания новой группы.
Второй способ ) это в модуле Группы щёлкнуть мышью на кнопку создания новой группы
на панели кнопок.
В обоих случаях вы попадёте в карточку группы, которая состоит из пяти закладок (рис. 4.1.3).

Все функции и символы в карточке относятся ко всей группе. Щёлкнув, например, мышью на
символ Въезд
Въезд, будет заселена вся группа. Изменив дату въезда и выезда для группы, вы измени)
те их для всей группы.
Далее мы подробно опишем процесс создания группового резервирования. Однако следует сразу
заметить, что после создания группы у вас будет возможность дополнительно изменить многие
параметры. Так, в дальнейшем можно будет менять даты заезда и выезда отдельных гостей,
добавлять и отсоединять резервирования от группы. Части гостей при необходимости могут быть
назначены особые, отличные от группы тарифы, скидки и пр.
Карточка группы : закладка Группа:

Рис. 4.13 Закладка ГГруппа


руппа
Итак, ввод группового резервирования начинается с ввода наименования группы. Если необходи)
мо, введите номер заявки в соответствующее поле. Задайте даты заезда и выезда группы или
количество суток (поле Ночей
Ночей) пребывания в гостинице. После ввода даты выезда поле Ночей
автоматически пересчитывается и наоборот.
Аналогично индивидуальному резервированию для группы можно выбрать Компанию
Компанию, от кото)
рой приезжают гости. Настоятельно рекомендуем выбирать компанию из архива (кнопки работы
с архивом ) непосредсвенно справа от поля ввода компании). При этом помимо накопления стати)
стики по компании программа автоматически отслеживает, был ли связан с компанией особый
тариф и вариант питания. В этом случае она предложит вам заменить стандарный тариф по умол)
чанию на связанный с данной организацией.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 27


Глава 4. Резервирование
Теперь Вы должны выделить группе желаемые категории комнат. При работе с группой в системе
сначала выделяются именно категории с указанием требуемого количества номеров. Кон)
кретные комнаты выделяются гостям как правило позднее. Щёлкните мышью на кнопке
Добавить тип
тип. Откроется окно, которое покажет Вам свободные комнаты на заданный
период времени:

Рис. 4.14 Окно Свободные комнаты


Одновременно с этим окном открывается следующая строка в закладке Группа
руппа:

Рис. 4.15 Ввод резервирования


Тип комнаты:
Вы можете щёлкнуть мышью на стрелочку в правом углу окна и выбрать из выпадающего списка
желаемую категорию комнаты.
Количество:
Введите количество резервируемых комнат данного типа.
Взрослые:
Введите количество взрослых, поселяющихся в одной комнате данного типа.

Обратите внимание: нужно вводить не общее число гостей, а число гостей, поселяемых в
одну комнату данного типа! ТТ.е.
.е. при выделении пяти двухместных номеров для размещения
десяти гостей (по двое в номер), нужно выбрать тип номера «Двухместный» (название, есте)
ственно, может быть другим), количество номеров ) 5, количество взрослых ) 2.
Ребёнок A/Ребёнок B:
Введите число детей, поселяющихся в одной комнате.
Чтобы сохранить эти данные, щёлкните мышью на кнопке Сохранить
Сохранить.

Внимание: Вы должны сохранять (или нажать кнопку отмены) каждую начатую строку
строку,, иначе
вы не сможете перейти к выполнению следующих функций.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 28


Глава 4. Резервирование
Таким же образом вводите остальные резервирования.
Щёлкните мышью снова на кнопку Добавить тип тип, выберите тип комнаты, введите количество
комнат, взрослых и детей, затем сохраните введённую информацию.
Теперь Вы должны установить, какой будет форма оплаты, т.е. какие услуги будут оплачиваться
централизовано на счете группы (возможно, по безналичному россчету), а какие гости будут опла)
чивать отдельно. Для этого предназначен переключатель, имеющий следующие положения:
Все:
В этом случае все проводки будут автоматически перечисляться на общий счёт группы.
Все кроме телефонных переговоров:
Все услуги, кроме телефонных переговоров, будут зачисляться на групповой счёт.
Ничего:
Каждый гость платит за себя сам.
Выборочно:
Здесь у Вас есть возможность определить группы статей, которые должны будут перечисляться на
общий счёт. Статьи из других групп услуг будут перечисляться на счёт гостя.

Рис. 4.17 Выбор формы оплаты


Щёлкните мышью на Выборочно
Выборочно, а затем на кнопку Выбор... справа от этой надписи. Откроется
окно Статьи для переноса
переноса.
В приведённом выше примере на общий счёт перечисляется только стоимость проживания и до)
полнительные услуги из группы «Бизнес)услуги». Всё остальное гость должен оплачивать самосто)
ятельно.
Фактически, введенной нами информации достаточно для сохранения группового резервирова)
ния в системе. Однако нужно иметь в виду, что мы пока не выделили гостям этой группы конкрет)
ных номеров, поэтому на графическом плане их резервирования отображаться не будут. Нераз
мещенные резервирования можно увидеть только в Списке резервирований (см. далее) и в
списке гостей группы, который можно увидеть на закладке Гости в карточке группы.
Закладка Гости:
Здесь вы увидите общий список гостей данной группы.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 29


Глава 4. Резервирование

Рис. 4.18 Вид закладки ГГости


ости
Программа автоматически создает список гостей группы по количеству выделенных для них номе)
ров. По вопросительному знаку в колонке «Комната» легко догадаться, что гостям еще не выделе)
ны конкретные комнаты. При необходимости в этом списке двойным щелчком мыши на строке
можно перейти в режим редактирования и ввести фамилию гостя или изменить даты заез)
да и выезда. Однако следует помнить, что у каждого
гостя группы существует такая же карточка резервиро)
вания, как и у индивидуального гостя. В последствии
там вы сможете ввести все данные о персоне.
Есть две возможности выделить комнату. Если вы хотите вруч)
ную выделить каждому гостю определенный номер, щёлкните
мышью на кнопку Выделить комнату
комнату. Откроется окно, кото)
рое покажет Вам все имеющиеся в распоряжении комнаты
этой категории в требуемом периоде дат. Выберите нужную
комнату и щёлкните мышью на Разместить
Разместить. Cистема, остава)
ясь в том же окне, автоматически перейдёт на следующего в
списке гостя и снова покажет все свободные комнаты. Щёлк)
ните мышью на номере комнаты, а затем на Разместить
Разместить. Дей)
ствуйте так и дальше, пока не разместите по номерам всех
гостей в списке.
Для ускорения работы в системе предусмотрена специальная функция, в процессе выполнения
которой программа сама разместит гостей группы по свободным номерам требуемых категорий
(если в процессе выделения кагорий комнат вы не затребовали у системы больше номе)
ров, чем есть в наличии на требуемый период). Для запуска этой процедуры просто щёлк)
ните мышью на кнопку Выделить комнаты всемвсем. После окончания процесса выделения
комнат вы можете воспользоваться и ручным выделением номеров (как описано выше)
для того, чтобы переместить некоторых гостей в более подходящие для них комнаты.
Когда вы нажмете кнопку ОК после создание группового резервирования, группа появится в
списке зарезервированных групп.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 30


Глава 4. Резервирование
4.3.2 Поиск резервирования группы
Чтобы отыскать любое групповое резервирование, войдите в модуль Группы
руппы. Основное окно
выглядит следующим образом:

Рис. 4.19 Поиск в Модуле ГГруппы


руппы
Введите в поле Группа название искомой группы. Система начинает поиск, как только вы набира)
ете название. Обратите внимание на заданный период времени. Найденную группу система пока)
жет вам в нижнем окне Зарезервированная группа
группа.
В верхнем окне система покажет все заехавшие группы, а если поставить галочку в поле Показать
выехавшие ) и выехавшие.

4.3.3 Удаление целой группы

Чтобы удалить целое групповое резервирование, щёлкните мышью на соответствующей


группе, а затем на кнопку Удалить
далить. После повторного вопроса группа будет удалена. Есте)
ственно, программа контролирует уже введенную для группы информацию и не даст уда)
лить группу, гости которой уже заехали и имеют задолженность.

4.3.4 Удаление индивидуального резервирования из группы


Здесь у вас снова есть несколько возможностей.
Или вы удаляете индивидуальное резервирование в модуле План (рис. 3.2), когда щёлкаете пра)
вой клавишей мыши на госте и выбираете в меню Удалить
далить.
Вы также можете удалить резервирование из окна Группа
руппа. Откройте закладку Гости (рис. 4.18) и
щёлкните левой клавишей мыши на резервировании. Снова нажмите на кнопку Удалить
далить.

4.3.5 Отсоединение гостя от группы


Данная функция может применяться, например, если после заезда группы выясняется, что один
из гостей будет сам полностью оплачивать свое проживание, намерен за свой счет остаться
в гостинице после выезда основной группы и т.п. В этом случае в карточке группы откройте
закладку Гости (рис. 4.18). Щёлкните мышью на резервирование, а затем на кнопку Отсо)
единить гостя от группы
группы.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 31


Глава 4. Резервирование
4.3.6 Присоединение гостя в группу
Вы ввели индивидуальное резервирование в план и хотите присоединить его к группе.

Откройте в окне Группа лепесток Гости (рис. 4.18) и щёлкните мышью на символ Присоеди)
нить гостя в группу
группу. Откроется окно для поиска резервирования.
Найдите резервирование, которое должно быть присоединено, и щёлкните мышью на ИскатьИскать.
Резервирование добавлено в группу.

4.3.7 Изменение даты въезда/выезда для всей группы


В лепестке Группа измените дату въезда и выезда. Данные будут изменены у всей группы.

4.3.8 Изменение даты въезда/выезда для одного гостя внутри группы


Такое резервирование вы можете продлить, укоротить или перенести при помощи мыши на плане
комнат. Однако и в окне Группа у вас есть возможность изменить даты проживания для отдельной
комнаты.

Откройте закладку Гости и дважды щёлкните мышью на строке с резервированием, кото)


рое надо изменить, или один раз щёлкните на строке, а затем на символе Редактировать
Редактировать.
Теперь здесь вы можете изменить дату въезда и выезда.

4.3.9 Добавление новой комнаты к группе

Нажмите в закладке Гости кнопку Добавить нового


нового. Система добавит строку для нового
резервирования. Вам надо только выбрать тип и номер комнаты.
Повторно щёлкните мышью на строке и внесите необходимые изменения. В заключении нажмите
на зеленую галочку в конце строки ) Сохранить
Сохранить.

4.3.10 Ввод фамилий гостей из состава группы


Состав группы вы можете ввести в закладке Гости
ости. Дважды щёлкайте мышью на комнаты и вводи)
те имена гостей.

Не забывайте сохранять изменения!

4.3.11 Переселение внутри группы

В процессе проживания гостей переселение лучше всего производить в мо)


дуле План
План. Щёлкните правой клавишей мыши на резервирование и выбери)
те в меню Разделить
Разделить. Теперь можете перетянуть резервирование на желае)
мый день в другую комнату.

4.3.12 Как быстрее всего попасть в окно «Группа»?


Работая в модуле План вы можете щёлкнуть правой клавишей мыши на одном из групповых
резервирований и выбрать в выпадающем меню пункт Группаруппа.
Другая возможность ) это поиск группы через модуль Группа
руппа, как описано в пункте 4.3.2 . Щёлк)
ните мышью на желаемой группе в списке зарезервированных групп или, если группа уже заеха)
ла, два раза щёлкните в окне Заехавшие
Заехавшие.
Третий способ ) нажать кнопку Группа в карточке резервирования.

4.3.13 Заезд/выезд группы


Здесь необходимо подчеркнуть, что при выполнении процедур въезда)выезда групп необходимо
различать счета группы и отдельных членов группы.

Оформление заезда можно произвести двумя путями. Для этого можно щёлкнуть на кнопку
Заезд в на панели инструментов в карточке группы (удобно при организованном заезде
всех членов группы одновременно) или произвезти заезд каждого гостя в отдельности в
списке членов группы или работая в модуле План
План.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 32


Глава 4. Резервирование
При оформлении заезда всей группы целиком откроется общее диалоговое окно Заезд
Заезд, позволя)
ющее вам внести на групповой счет проводки за проживание, услуги (в том числе, например,
бронь) и взять предоплату.

Рис. 4.19.4
Можно осуществить неоплаченный заезд группы просто нажав кнопку ЗаездЗаезд. При этом програм)
ма предупредит вас о том, что группа заезжает без предоплаты.
При начислении задолженности за проживание при одновременном заезде всех гостей, програм)
ма последовательно начисляет проводки всем гостям группы за весь период их проживания. В
зависимости от настройки переноса проводок (на первой закладке в карточке группы), задолжен)
ность останется на счетах гостей или будет перенесена на общий групповой счет. Аналогичным же
образом (последовательно для всех гостей) начисляется и бронь.
Помимо этого вы можете произвести заезд гостей группы и по)отдельности (например, в случае
неодновременного заезда гостей). Щелкните правой кнопкой мыши на госте в списке (на второй
закладке гарточки группы) и выберите пункт Заезд
Заезд. Появится диалоговое окно заезда и все дей)
ствия производятся полностью аналогично ситуации при поселении индивидуала. Единственным
отличием может стать автоматический перенос проводок за проживание на групповой счет, если в
карточке группы задана соответствующая опция.

Выезд группы (или отдельных гостей) осуществляется по аналогичной схеме. Вы можете


произвести его в карточке группы, щелкнув на а кнопку Выезд или оформить выезд отдель)
ных гостей из списка, выбрав нужный пункт контекстного меню.

Даже если вы уже выселили по)от дельности всех гостей, обязательно произведите выселе)
по)отдельности
ние группы, поскольку автоматически эта операция не производится.

4.3.14 Изменение тарифа


Как и в случае с индивидуальным резервированием, при работе с группой вы можете менять
ранее выбранный тариф на любой другой в списке стандартных или даже создать индивидульный
тариф. Рядом с выпадающим списком тарифов в карточке группы вы видите кнопки, описанные в
пункте 4.1.1 ««Ввод
Ввод индивидуального резервирования»
резервирования», с помощью которых вы можете создать
индивидульный тариф для отдельной группы. Эти изменения будут касаться только этой группы на
время её пребывания.
При изменении тарифа в карточке группы тариф также по возможности меняется и у всех входя)
щих в нее гостей. Однако следует иметь в виду, что после заезда гостей группы автоматическому
централизованному изменению тарифа может препятствовать то, что на счетах гостей или группы
уже может быть занесена задолженность за проживание по старому тарифу. В этом случае авто)

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 33


Глава 4. Резервирование
матически тариф сменится только у тех гостей, которым проживание начислено не было. С осталь)
ными придется работать индивидуально: произвести возврат или удаление проводок, произвести
пересчет и т.п.

4.3.15 Как узнать групповое резервирование?


Наведите курсор на полоску группового резервирования. В краткой информации вы увидите сим)
вол Группа
руппа:

Этот символ можно увидеть в регистрационной карточке над именем гостя, левее фамилии в
Списке резервирований и многих других местах программы, где представлены резервирования
комнат. Помимо этого на графическом плане резервирований гости группы как правило отлича)
ются от индивидуальных цветом полосок.
Также если в выпадающем меню при щелчке правой кнопкой пыши на полоске или строке резер)
вирования есть пункт Группа
руппа, то речь идёт о госте группы.

4.3.16 Изменение цвета группы


У Вас в распоряжении целая палитра красок.

При работе в карточке группы щелкните на кнопку Цвет


Цвет. Так вы можете изменить цвет
резервирований, относящихся к группе.

4.3.17 Меню модуля «Группа»


Следующие из выше описанных функций Вы можете выполнить
через меню модуля Группа
руппа:
Новая группа/F2
Щёлкнув мышью на этот пункт меню, вы можете ввести новую
группу.
Изменение группы
Щёлкните мышью на желаемую группу в модуле Группа
руппа. Теперь
можно вносить изменения. Данный пункт аналогичен двойному щелчку на строке резервирова)
ния группы.
Удаление группы
Щёлкните снова на желаемую группу и выберите в меню пункт Удалить группу
группу. Группа будет
удалена.
Изменение заехавшей группы
Чтобы выбрать этот пункт меню, вы должны щёлкнуть мышью на заехавшем резервировании в
модуле Группы
руппы.
Удаление заехавшей группы
Щёлкните снова мышью на группу. Эту функцию можно только тогда активизировать, когда на
счёте ничего нет.

4.3.18 Распечатка специальных отчетов по группе


Перейдите на закладку Гости в карточке группового
резервирования. В правом нижнем углу карточки в
выпадающем списке вы можете выбрать один из дос)
пупных на данный момент отчетов по данной группе.
После выбора отчета нажмите кнопку Печать (с изоб)
ражением принтера). В частности, здесь вы можете
сформировать Список проживающих гостей группы
или Форму 7Г ) отчет по стоимости проживания и допол)
нительных услуг (безналичный расчет). Форму 7Г реко)
мендуется формировать по выезду группы, когда на ее счете уже начислены все проводки за

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 34


Глава 4. Резервирование
проживание и услуги, предоставленные гостям.

4.4 Резервирование типа номера (неразмещенное резервирование)

4.4.1 Что такое неразмещенное резервирование?


Система предоставляет вам возможность создавать резервирования без бронирования конкрет)
ных номеров, т.е. пока вы не разместили гостя в номере, это резервирование не появится на плане
в форме полоски, а только в Списке резервирований и на информационной панели в графе Не
размещено в виде числа. Возможностт создавать такие резервирования можно использовать,
например, при бронировании в отдаленном будущем. Как правило, конкретные номера комнат
выделяются за короткий срок до заезда. При создании таких резервирований система при опре)
деленной настройке может даже позволять некоторое превышение (овербукинг) числа резерви)
рований над фактическим числом номеров. Видимо, имеет смысл брать на себя такой риск только
в случае, если вам достаточно точно известен средний процент отказа от брони.

4.4.2 Ввод индивидуального неразмещенного резервирования

Для ввода индивидуального неразмещенного резервирования нажмите в модуле План на


инструментальной панели кнопку Быстрое резервирование
резервирование. Щёлкнув мышью на эту кноп)
ку вы попадёте в карточку резервирова)
ния. Отличие данного способа создания ре)
зервирования от растягивания полоски на
графическом плане заключается в том, что
программа не вместо номера комнаты
подставляет в соответствующее поле знак
вопроса, по умолчанию выбирает первый
по порядку тип комнаты и устанавливает
срок прожиания одни сутки.
После провеления данной операции вы
можете и разместить резервирование в
Подтвердите эти данные нажатием OKOK. Вы
сделали резервирование типа номера, т.е.
это резервирование появится не в виде
ленточки на плане, а внизу на информаци)
онной панели в виде неразмещённого
резервирования
резервирования.

4.4.3 Ввод группового резервирования типа номера


При создании группового резервирования, после выделения требуемого количества номеров
нужных категорий, программа автоматически создает для гостей группы именно неразмещенные
резервирования (подробное описание группового бронирования см. п.4.3.1).
Закладка Гости Вашего группового резервирования выглядит теперь как на рис. 4.20.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 35


Глава 4. Резервирование

Рис. 4.20 Ввод группового резервирования


В графе Комната стоит знак вопроса. Если вы подтвердите групповое резервирование нажатием
кнопки OK без выделения гостям конкретных комнат, их резервирования можно будет увидеть
только в Списке резервирований
резервирований.

4.5 Список резервирований


Помомо графического Плана, в системе существуют и другие спосо)
бы получения информации и работы с резервированиями. В частно)
сти ) традиционный список, с помощью которого мы можете легко
найти информацию об отдельном госте или сформировать выборку
данных, воспользовавшись универсальным фильтром.
Нажмите кнопку «Таблица резервирований» в правом верхнем углу
окна программы при работе в модуле План
План. Программа перейдет в
просмотр информации в виде списка. В верхней части окна находит)
ся фильтр, в котором с помощью различных флажков и полей вы
можете задать условия поиска резервирований. Пока выставлен
флажок Авто
Авто, программа сразу начинает поиск. Если этот флажок
сбросить, для применения фильтра потребуется сначала нажать кнопку с изображением молнии.
При заполнении полей Фамилия
Фамилия, Фирма и пр. полезно учитывать, что программа может осуще)
ствлять поиск и по первым буквам, т.е. вам не обязательно вводить слово полностью. Так можно
найти резервирование гостя, если вы не совсем уверены в правильности написания фамилии или
найти всех, чьи фамилии начинались, например, на «Ив...».В самом первом столбце «Ст.» выводятся
графические иконки, отражающие статус резервирования. Еще раз напомним их значения:
данная иконка соответсвует проживающему гостю;

выехавший гость;

временное резервирование (гость еще не заехал!);

подтвержденное резервирование номера.

Следующий столбец, «Г Гр.


р.» определяет, принадлежит ли резервирование какй)либо
группе. В этом случае в нем выводится символ группового резервирования.

Дважды щелкнув на любой строке в списке (обратите внимание: на графическом плане для
этого достаточно обного щелчка) вы попадете в карточку резервирования. Щелчок правой
кнопкой мыши вызывает контекстное меню.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 36


Глава 5. Архив

При выборе требуемого элемента из выпадающего списка Стандартных филь тров программа
фильтров
сама наложит ряд условий фильтра и покажет вам только резервирования, удовлетворяющие
требуемым критериям. Параметры фильтра всегда доступны для редактирования, так что после
выбора стандартного фильтра, например, «Выезжающие» (сегодня), вы можете отредактировать
дату окончания периода и посмотреть список выездающих через несколько дней. Если
требуется, вы можете распечатать сформированый список, нажав кнопку «Печать» на
панели инструментов (слева). В отчет, доступный в том числе и в режиме предварительно)
го просмотра перед печатью, включаются и основные данные о резервированиях, и ус)
ловия фильтрации. Порядок сортировки данных в отчете повторяет порядок сортировки в Списке
Списке,
поменять который можно, щелкая мыщью на заголовках столбцов Гость, Фирма, К омната, За)
Комната,
езд
езд.
Список резервирований обладает рядом полезных в работе свойств. Так, некоторые поля могут
изменять цвет шрифта на красный, что имеет следующее значение. Для столбца Выезд красный
цвет шрифта означает, что гость, выезжающий сегодня, просрочил время выезда. Вероятно, с него
потребуется взять доплату. Если красным цветом выделено значение в поле Начислено ) дата, по
которую гостю была начислена задолженность за проживание, меньше текущей. В такой ситуа)
ции, если гость будет выезжать сегодня, мы можем пропустить задолженность за проживание.
Впрочем, при правильной организации работы (своевременное закрытие бизнес)дня и пр.) это
маловероятно.
Воспользововшись горизонтальной полоской прокрутки внизу списка вы можете сдвинуть столб)
цы влево и просмотреть дополнительные поля. Наибольший интерес для нас может представлять
Сальдо ) если значение в этом поле не пустое и положительное, гость имеет на своем лицевом
счету задолженность за ранее начисленные услуги. Если значение в этом поле отрицательное )
существует задолженность гостиницы перед гостем (вероятнее всего, гость вносил аванс).
Слева под списком программа выводит два числа, разделенные косой чертой: порядковый номер
выделенной в списке строки и общее число строк в текущей выборке.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 37


Глава 5. Архив
4.6 План типов комнат
В данном подразделе модуля План выводится общая информация по категориям о наличии сво)
бодных номеров, планируемом заезде, выезде и пр. по датам. Здесь вы можете оперативно полу)
чить иноформацию о планируемой загрузке. При необходимости данные за требуемый период
(максимально ) 31 день) могут быть распечатаны, для чего следует нажать кнопку «Печать» на
панели инструментов.

Чтобы попасть в данный раздел программы, нажмите кнопку План типов комнат в правом
верхнем углу окна программы в модуле План
План.

Рис. 4.21 Окно План типов комнат


Здесь вы увидите, сколько свободных комнат ещё имеется на определённый день в каждой кате)
гории номеров. Просмотреть информацию в другом разрезе (например, планируемый заезд или
выезд) вы можете, нажимая соответсвующие кнопки на панели инструментов. В случае, если при
просмотре свободных комнат вы видите на экране отрицательные числа, это означает, что при
вводе неразмещенных резервирований было забронировано больше комнат, чем есть в наличии
(подробнее работу с неразмещенными резервированиями мы рассмотрим ниже). Работая с Пла)
ном типов комнат вы можете с помощью мыши «растягивать» полоску резервирования аналогич)
но работе с графическим планом комнат, только вместо конкретного номера наводя курсор на
требуемую категорию. При этом будет создаваться неразмещенное резервирование.

Обратно в план резервирований Вы попадёте, если нажмёте на кнопку План комнат


комнат.

4.6.1 Работа с неразмещёнными резервированиями


Еще раз напомним, что под неразмещенными в программе подразумеваются резервирования,
которые при создании не были помещены в какую)либо конкретную комнату. Все, что было для
них указано ) это требуемая категория номеров и даты заезда и выезда. Такие резервирования
часто могут использоваться при бронировании в отдаленном будущем, когда мы еще не можем
точно знать, каким будет состояние номерного фонда и т.п.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 38


Глава 5. Архив
Такие резервирования не видны на графи)
ческом плане комнат, лучше всего работать
с ними в Таблице резервирований
резервирований.
Для самостоятельного управления нераз)
мещёнными резервированиями вы также
можете пользоваться информационной па)
нелью, находящейся под графическим пла)
ном или планом типов комнат
комнат. Она пока)
жет вам общие сведения по всем
«неразмещённым», «временным» резервированиям, а также число свободных комнат на каждый
день. Чтобы определить, о каких конкретно неразмещённых резервированиях идёт речь, вы мо)
жете щёлкнуть правой клавишей мыши на соответствующем дне на числе неразмещённых резер)
вирований
вирований. Откроется следующее меню, в котором следует выбрать пункт Неразмещённые на…
Система откроет Таблицу резервирований и покажет вам список всех неразмещённых резерви)
рований на требуемую дату:

Рис. 4.22 Список неразмещённых резервирований


По сути, программа просто автоматически настраивает условия фильтрации резервирований в
таблице. Приобретя некоторый навык работы с программой, вы сможете самостоятельно настра)
ивать фильтр резервирований не переходя из Таблицы в другие модули.
Как правило, когда до заезда гостей остается уже до)
статочно мало времени, неразмещенным резервиро)
ваниям выделяют конкретные номера из имеющих)
ся. Для этого щёлкните правой клавишей мыши на
соответствующем резервировании и выбрите в меню
пункт Разместить
Разместить. Система покажет вам все свобод)
ные на данный период времени комнаты данного типа.
Выберите одну и подтвердите размещение нажатием
кнопки OК.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 39


Глава 6. Счета
4.7 Работа с несколькими гостями, проживающими в одном номере
Добавление второго (и последующих) гостей в определенный номер на этапе создания резерви)
рования производится в карточке. Перейдите на вкладку Информация о госте/фирме на щелк)
ните мышью на лепестке Новый… в нижней части диалогового окна.

Рис. 4.23 Добавление нового гостя


После этого в карточке резервирования появится дополнительная вкладка, на которой вы може)
те ввести информацию о добавляемом госте. Максимальное число гостей, которое может быть
поселено в один номер, определяется соответствующим параметром в Конфигураторе Эдельвейс.
Гость, добавляемый в карточку резервирования, автоматически получает тот же статус, как и
предшествующие (например, сразу получает статус «поселен»
«поселен»).
В стандартной ситуации все проводки, начисляемые этим гостям, окажутся на счете гостя, инфор)
мация о котором была занесена при создании резервирования. Не смотря на это, вы все же
можете выдать любому из этих гостей отдельный счет на некоторые услуги. Для этого выберите
закладку с информацией о требуемом госте в карточке резервирования и перейдите на его лице)
вой счет, щелкнув на закладке Счет
Счет. Зачислите услугу, если требуется ) произведите платеж и
распечатайте счет.
Часто может возникнуть ситуация, когда гости, проживающие в одном номере, желают совершен)
но независимо расплачиваться за все предоставляемые услуги, в том числе проживание. Особен)
но при поселении «на место».
В этом случае целесообразно воспользоваться следующим приемом:

Создав резервирование и добавив туда всех гостей,


которые будут проживать в номере, щелкните на ре)
зервировании правой кнопкой мыши. В появившем)
ся контекстном меню выберите пункт Разделить
Разделить.

После этого гости, ранее находившиеся в одной карточке резервирования, станут полностью не)
зависимыми друг от друга. Каждый будет иметь свою карточку, свой лицевой счет и т.д. После
операции разделения гостей также можно поселять и выселять независимо друг от друга. Убеди)
тесь, чтобы этим гостям были установлены тарифы за проживания «на место», поскольку каждому
из них проводки за проживание будут начисляться независимо.

В случае выбора пункта Разделить при работе с гостем, который проживает в номере один,
программа автоматически создаст еще одно резервирование (и откроет его карточку), сразу
становящееся независимым от первого.
Вы можете изменить дату заезда еще не въехавшим гостям с помощью функции Перенести (од)
ноименная кнопка в карточке или пункт контекстного меню) (если гость получил статус «заехав)
ший» автоматически – можно воспользоваться пунктом контекстного меню Отмена заезда
заезда).

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 40


Глава 6. Счета
Теперь при щелчке на полоске резервиро)
вания на графическом плане, прежде чем
попасть в карточку резервирования, вам
будет предложено выбрать конкретного го)
стя из списка.
Пока вы не изменили даты заезда отдель)
ных гостей и не зачисляли проводки на ли)
цевые счета, операция разделения резер)
вирования обратима.
Для объединения гостей нажмите кноп)
ку Слить в диалоговом окне списка.
В случае, если в процессе проживания гос)
тей к ним подселяется еще один, нажмите кнопку «Новое» в списке гостей в резервировании.
После этого с существующим резервированиям в номере добавиться еще одно. Если требуется,
отредактируйте даты заезда, выезда и прочие параметры данного резервирования.
После разделения резервирования многие операции с входившими в него гостями (переход на
счет, в карточку и пр.) удобнее выполнять в Таблице резервирований
резервирований. Переключение плана
между различными вариантами представления производится соответствующими кнопками в вер)
хнем правом углу экрана.

4.8 План событий


В верхней части графического плана комнат расположен план событий. Несколько строк этого
плана предназначены для представления в графическом виде информации о различных событи)
ях. Вы можете, например, отметить здесь конференции, съезды и прочие мероприятия, которые
будут проходить в вашем отеле. В дальнейшем эта справочная информация поможет сотрудни)
кам, работающим с системой, планировать работу.

Рис. 4.25 План событий.

Для размещения на плане нового события щелкните на выб)


ранной строке правой кнопкой мыши и в появившемся кон)
текстном меню выберите пункт Новый
Новый. Появится диалого)
вое окно, в котором вам будет предложено ввести
наименование мероприятия, его сроки и цвет, которым оно
будет выделено на плане.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 41


Глава 6. Счета

Глава 5.
Архив
В Архиве системы может храниться информация о гостях, фирмах и туристических агентствах,
данные о которых однажды уже заносились в систему. Заносите в Архив гостей и фирмы, данные
о которых могут пригодиться в дальнейшем. Эту возможность можно использовать, например,
для хранения информации о гостях, часто проживающих в гостинице, формирования «черных спис)
ков» и т.п. В дальнейшем, взяв при создании резервирования информацию, например, о госте из
архива, вам не придется повторно вводить в карточку паспортные данные, сведения о месте жи)
тельства и пр. ) информация будет автоматически загружена из архива. Помимо этого как для
гостей, так и для фирм в архиве накапливается статистика о заездах в отель, количестве прожитых
суток, обороте и т.д.

5.1 Архив гостей


При просмотре архива можно задать фильтр, чтобы быстрее найти данные, удовлетворяющие
нужным условиям.

Рис. 5.1 Вид закладки Архив, ГГости


ости
Именно эти данные выводятся при заполнении карточки резервирования сведениями из архива.
Как и при работе с обычными резервированиями, Вы имеете возможность добавить гостя (непос)
редственно в архив), удалить или отредактировать информацию о выбранном госте. Двойной щел)
чек мышью на строке в списке гостей откроет архивную карточку гостя. В ней в случае потребности
вы можете внести коррективы в информацию о госте.

5.2 Архив фирм


Принципиально не отличается от архива гостей, описанного выше. Сюда заносится информация о
фирмах, размещавших свои заявки в гостинице.
В случае, если вы используете функцию занесения в архив информации о гостях и фирмах, следует
внимательно относиться к внесению данных в архив. Создавая новое резервирование и внося
данные, проверяйте, нет ли еще такой информации в архиве. Это избавит вас от повторения уже
проделанной работы. Кроме того, в этом случае программа сможет накапливать в архиве инфор)
мацию о числе посещений для конкретного гостя или фирмы.
В случае, если в архиве находятся несколько фирм, которых вам по каким либо причинам хоте)
лось бы объединить, выделите их с помощью мыши.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 42


Глава 6. Счета
Для этого выделите первую фирму и
, нажав и удерживая клавишу Ctrl,
выделяйте следующие. Далее, на)
жав правую кнопку, выберите в кон)
текстном меню пункт Соединить
Соединить.
После объединения вся статистичес)
кая информация по фирмам будет
добавлена к отмеченной.

Печать статистики

Вы можете просмотреть и распечатать статистику на основе дан)


ных архива, задав начальную дату и требуемый период:

Рис. 5.2

5.3 Архив туристических агентств

При определенной настройке системы закладка ТТурагенства


урагенства в модуле Архив может быть скры)
та. В случае, если вы собираетесь работать с турагенствами в программе, потребуется вклю)
чить этот подмодуль.
Работа с туристическими агентствами в системе имеет ряд особенностей. При вводе в архив или
редактировании данных об агентстве у Вас появляется возможность пометить его как туроперато)
ра, что в дальнейшем позволит вводить для этого агентства Аллотменты (квоты).

Рис. 5.3
Агентства)туроператоры выделяются в общем списке жирным шрифтом. Для этих строк становить)
ся доступным пункт Allotments (Редактировать квоты) в контекстном меню, возникающем при
щелчке правой кнопкой мыши.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 43


Глава 6. Счета

Рис. 5.4

5.4 Ввод квоты для агентства:туроператора


Выберите пункт Allotments контекстного меню. В появившемся диалоговом окне есть возмож)
ность просмотреть уже введенные и добавить новые квоты для туроператора.

Рис. 5.5

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 44


Глава 6. Счета

Глава 6.
Счета
Как только вы создали размещенное резервирование, у вас появилась возможность работать с
его лицевым счетом. Вы не должны открывать счёт, он появляется сразу при выделении комнаты.
В системе могут существовать различные типы счетов в зависимости от их принадлезжности: счет
гостя, группы, внутренний счет. С лицевыми счетами гостей и групп вы можете работать и из карточ)
ки, перейдя на соответствующую закладку. Однако перейдя в раздел Счета основного модуля
программы (для этого достаточно щелкнуть на кнопке Счет в карточке или выбрать соответствую)
щий пункт контекстного меню) вы получаете доступ к ряду дополнительных функций.

6.1 Модуль «Счета»


В общем случае лицевой счет выглядит всегда практически одинаково, идёт ли речь об индивиду)
альном или групповом резервировании:

Рис. 6.1 Вид лицевого счета


Индикатор состояния сальдо может иметь 3 цвета, которые означают:
) красный: сальдо открыто (клиент должен отелю)
) зелёный: Сальдо равно нулю
) жёлтый: Сальдо в минусе (отель должен клиенту)

6.2 Добавление в счёт


Как было упомянуто во введении в эту главу, у размещенного резервирования автоматически
появляется счет. Рассмотрим этот неотъемлемый атрибут резервирования поподробнее.

Для этого, щелкнув на любом резервировании на плане пра)


вой кнопкой мыши, выберем из меню строку СчетСчет. Появится
окно, аналогичное приведенному (рис. 6.1).
Обратите внимание на колонку N счета
счета. Для всех проводок в
ней выводится индикатор состояния проводки и номер счета,
присваиваемый после оплаты.
Цвет индикатора состояния проводки означает следующее:
зеленый ) неплаченная проводка, начисленная на лицевой счет
пользователем вручную;
синий ) неоплаченная проводка, начисленная на лицевой счет автоматически (такой цвет индика)

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 45


Глава 6. Счета
тора, например, имеют проводки за проживание, начисленные программой при выполнении опе)
рации Занесение проводок за проживание или при закрытии бизнес)дня);
красный (с номером) ) помечает включенные в сформированный (оплаченный) счет с данным
номером.

Рис. 6.2 Добавление статьи в счет


Выберите в окне слева желаемую группу статей, в окне
справа вы увидите статьи, относящиеся к данной груп)
пе. Чтобы добавить одну из этих статей в счёт, суще)
ствует несколько возможностей. Или вы два разно
щёлкаете мышью на статье, которую хотите добавить
в счёт, или щёлкаете правой клавишей мыши и выби)
раете в меню Добавить в счёт
счёт. Вы также можете щёл)
кнуть левой клавишей мыши на статье и протянуть её
вниз в счёт.
Введите или, если требуется, измените введенную по
умолчанию цену и количество услуг. Вы можете вво)
дить цену в любой настроеной в системе валюте (вы)
бор из выпадающего списка). Общая стоимость будет
автоматически пересчитана в базовую валюту (как
правило, рубли) по текущему курсу. В примечании вы
можете внести свои замечания, которые могут не вы)
водиться на печать. Щёлкните мышью на OK, и добав)
ление в счёт будет произведено.

В счёте у вас теперь следующая информация:

Рис. 6.3 Вид счета после добавления новой статьи

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 46


Глава 6. Счета
6.3 Редактирование
В случае ошибочного ввода вы можете отредактировать проводку. Это возможно только в том
случае, если данная поводка была зачислена на лицевой счет вами же, проводка еще не была
включена в счет и не были закрыты смена или бизнес)день. В противном случае вы сможете
отредактирвать только коментарий. Проще всего щёлкнуть правой клавишей мыши на соответ)
ствующей строке, а затем выбрать пункт Редактировать
Редактировать.
По умолчанию комментарии к проводке, введенные пользователем, не выводятся при печати
счета. Вы можете принудительно распечатать все комментарии, установив переключатель Пока)
зать примечания в диалоге настройки печати счета (см. п.6.8) в положение Все или задать режим
печати примечаний для отдельных проводок. Для этого щелкните на проводке правой кнопкой
мыши, выбирите в контекстном меню пункт Настройки печати и установите требуемый флажок
(например, Печатать примечания
примечания).

6.4 Удаление проводок


Проводки в счёте могут быть удалены только тогда, когда они созданы в один и тот же день одним
и тем же пользователем.
Чтобы удалить проводку, щёлкните правой клавишей мыши на строке проводки и выберите в
меню Удалить
далить. Подтвердите вопрос, хотите ли вы удалить эту запись из счёта, нажатием кнопки
OK
OK.
Если речь идёт о проводке, которая была сделана другим пользователем, её можно будет только
Редактировать, т.е. если вы снова щёлкните правой клавишей мыши на строке проводки, у вас в
меню будет только выбор Редактировать
Редактировать. Однако вы не сможете изменить сумму проводки, оста)
ется лишь возможность добавить примечание. Если же вам в данной ситуации все)таки необходи)
мо удалить проводку с лицевого счета, вы можете провести ее сторнирование (выбрав пункт Пра)
вить в выпадающем контекстном меню) или перенести проводку на другой счёт.
Возможно удаление нескольких выделенных проводок (выделение производится при нажатой
кнопке Ctrl или Shift).
Сторнирование проводки
После выбора пункта Править в выпадающем контекстном меню (вызывается щелчком правой
кнопки мыши на неоплаченной проводке) происходит следующее. В специальном диалоговом
окне программа запросит количество единиц данной услуги, которые необходимо сторнировать
(например, если нужно удалить две из трех начисленных бутылок шампанского). После нажития
кнопки ОК соответствующие проводки будут перенесены с текущего лицевого счета на специаль)
ный внутренний счет Сторнированные проводки
проводки. В дальнейшем на данном счете вы всегда смо)
жете отследить историю операций сторнирования. Проводки, помещенные на данный счет, не
попадают в отчеты Оборота
Оборота.

6.5 Оплата услуг


При работе со счетом имеется возможность выбрать для оплаты только часть из неоплаченных
проводок (выбор нескольких проводок выполняется щелчком мыши при удерживаемой клавише
Shift или Ctrl). Для оплаты всех проводок производить их веделение не нужно.
Щёлкните мышью в окне Платежи на пункт Платеж
Платеж. Выберите средство платежа (например, Кас)
са
са) Следует иметь в виду, что в случае взимания в вашем регионе налога с продаж (НСП), сто)
имость услуг на счете вычисляется в учетом или без учета данного налога, что задается в диалоге
настройки свойств счета и отображается на «корешке» лицевого счета (буквы НСП
НСП). Соответствен)
но и в качестве средств платежа для улуг на этом счете можно выбирать только те, что облагаются
(или нет) данным налогом. То есть если мы установили для счета признак НСП (а счетам индивиду)
альных гостей этот признак присваивается автоматически), то услуги на счет будут начислятся с
учетом налога, и для их оплаты можно будет выбрать только тип платежа Касса или Кредитные
карты (при стандартной настройке программы).

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 47


Глава 6. Счета
Щёлкните два раза на строку Касса
Касса. Откроется следующее окно:

Вы можете изменить значение переключателя с оплаты только выбранных проводок на оплату


всех или наоборот (если требуется оплатить, например, только одну проводку). Флажок Печатать
счет определяет, будет ли при проведении этой операции распечатан счет (печать можно произве)
сти и позже). Если у вас установлена стыковка Эдельвейса с кассовым аппаратом или фискаль)
ным регистратором, после нажатия кнопки ОК в любом случае будет распечатан чек. Платеж
окажется на лицевом счете гостя. Оплаченные проводки помечаются красными метками с номе)
ром счета, в который они вошли.
Теперь счёт выглядит следующим образом:

Рис 6.4.2
Следует иметь в виду, что если установлена сты)
ковка с фискальным регистратором, а пользова)
тель не является кассиром, проведение платежей,
требующих выдачи чеков, будет невозможно. В
этом случае программа выдаст соответствующее
предупреждение.
Оплата кредитной картой
Щёлкните в окне Платежи на строку Платеж
Платеж. Вы)
берите в окне статей статью Кредитные карты
карты.
Щёлкните два раза мышью на строку Кредитные
карты
карты, откроется диалговое окно внесения плате)
жа.
Прежде чем подтвердить ввод, введите номер кре)
дитной карты и дату, до которой она действитель)
на.

6.6 Внесение аванса


Для внесения на лицевой счет авансового платежа
выберите в списке платежей Аванс
Аванс. Далее дваж)
ды щелкните на средстве платежа, которым зано)
Касса
сится аванс (например, «Касса
Касса»). Появится диало)
говое окно «Аванс», которое имеет две
модификации: для платежей кредитными картами

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 48


Глава 6. Счета
и безналичного расчета (требует выбора типа карты или плательщика) и для остальных платежных
средств (в т.ч. Касса
Касса), которая приведена на рисунке.

Флажок Печатать счет определяет, будет ли сразу печататься счет на аванс; флажок с изображе)
нием телефонного аппарата служит для пометки авансов за телефонные переговоры. После на)
жатия кнопки ОК авансовый платеж будет зачислен на лицевой счет, будет сформирован счет,
состоящий только из одной проводки «Аванс». Если имеется стыковка с фискальным регистрато)
ром и для данное средство платежа должно проводится по кассе, будет выдан чек.

6.7 Безналичный расчет (платежи дебитора)


В системе у вас есть возможность заносить про)
водки всех дебиторов на общий счёт Дебитор
Дебитор,
однако вы можете открыть для каждого дебито)
ра свой счёт ) так проще сразу увидеть задол)
женности отдельных фирм (подробнее о работе
с дебиторами см. раздел Бухгалтерия
Бухгалтерия).
Чтобы занести проводку на дебиторский счёт,
щёлкните мышью в окне Платежи на Платеж
Платеж.
Выберите в правом окне Дебиторские счета
счета.
Щёлкните мышью два раза на строку Дебитор)
ские счета
счета.

Вариант оплаты Дебиторские счета в некото)


рых конфигурациях программы может также
называться Безналичный расчет
расчет..
Несмотря на применяемый в данном случае тер)
мин «платеж», речь конечно же идет в первую
очередь о начислении задолжности на выбран)
ного дебитора (побробнее см. описание модуля
Бухгалтерия
Бухгалтерия). Однако на счете гостя выбранная
задолженность закрывается «платежом» и мож)
но произвести выселение и пр. операции.
Счёт выглядит теперь следующим образом:

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 49


Глава 6. Счета
6.8 Печать счёта
Если при в диалоговом окне проведения платежа установлен флажок Печа)
тать счет
счет, после нажатия кнопки ОК будет сразу вызван диалог настройки
печати. Чтобы напечатать копию, счет)возврат, суммарный или итоговый счета,
щёлкните мышью на символ Печать на инструментальной панели.
Вы попадёте в карточку настройки печати счёта, где можно будет внести неко)
торые коррективы.

Окно будет выглядеть следующим образом:

Рис. 6.5 Настройка печати счета


Прежде всего, вы можете выбрать тип печатаемого счета, а так же сделать дополнительные на)
стройки: выбрать один из уже выданных счетов при печати копии, задать количество печатаемых
экземпляров и т.п. Рассмотим некоторые параметры более подробно.
Печать пакетов:
Этот флажок задает стандартный вариант формирования счетов: выводить пакеты проживания
(которые на самом деле могут включать, помимо проживания, еще и питание, страховку и пр.)
одной строкой, без указания содержимого. Если сбросить данный флажок, в счете будет выведена
подробная информация (вплоть до упомянутых страховок, завтраков и т.д.) .
Печать дебиторов:
В счете будет указано название организации)плательщика (при безналичной оплате).
Группировка:
Эта функция включает режим группировки однотипных (по наименованию) проводок, что помога)
ет сократить список проводок в счете.
Печать примечаний:
Этот переключатель позволяет включить распечатку примечаний, введенных к проводкам на
счете. Напомним, что, помимо примечаний, вручную введенных пользователями, проводки могут
содержать в этом поле и важную служебную информацию. Так, для телефонных переговоров,

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 50


Глава 6. Счета
переданных в АСУ Эдельвейс из программ тарификации, в поле Примечание сохраняется инфрма)
ция о звонке: с какого внутреннего номера, когда, на какой номер и пр. был совершен звонок.
Вывод таких примечаний в счете может быть важен для гостя.
Гость/Компания:
В зависимости от того, какой переключатель)стрелочка установлен, счёт будет печататься на имя
гостя или на имя фирмы.
Принтер:
Если Вы работаете в сети и у вас на компьютере установлено несколько принтеров, вы можете
выбрать нужный принтер.
Следует обратить внимание на различия между документом, выдаваемым при выборе опции Пе)
чатать общий счет и Итоговым счетом
счетом, который вы можете выбрать в выпадающем списке типов.
При выборе Печатать общий счет программа сформирует документ, содержащий все проводки с
текущего лицевого счета (включая все оплаченные и неоплаченные). Итоговый счет содежит
информацию со всех лицевых счетов гостя, с группировкой по типам проводок и способам оплаты.
Если Вы сделали все необходимые настройки, щёлкните мышью на Печать для немедленной
распечатки или на Просмотр ) в этом случае у вас будет возможность просмтреть счет в специаль)
ном окне именно в том виде, в каком он будет напечатан.

6.9 Перенос проводки внутри одного счёта


Эту функцию Вы можете использовать, если, например, гость хочет напечатать отдельно дополни)
тельные услуги или перевести часть задолженности на фирму.
Чтобы перенести проводки, войдите в счёт (лучше всего щелкнув правой клавишей мыши на ре)
зервировании) и откройте 2)ой лепесток внутри этого счёта путём щёлканья мыши на лепестке
Новый
Новый:

Рис. 6.5.1

Счёт теперь выглядит следующим образом:

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 51


Глава 6. Счета
Войдите в существующий счёт и выберите на инструментальной панели символ
Просмотр двух счетов.

Вы увидите 2 окна одного и того же счёта. В одной части окна ) существующий


счёт, в другой ) новая страница с новым номером счёта. Окно выглядит следую)
щим образом:

Теперь щёлкните мышью на строку, которую необходимо перенести, левой клавишей мыши, не
отпускайте её и перетяните в противоположную часть окна. Такого же результата можно достичь и
не переключаясь в режим просмотра двух счетов, а просто «перетянув» и «бросив» проводку на
корешок закладки другого лицевого счета. При выполнении этой операции имеется возможность
перенести на новый счет только часть суммы. Вы можете указать ее в процентах или задать
количество единиц.
Если, например, первоначальная проводка представляла собой «Сувениры – 5 шт. – 500 руб.», вы
можете перенести на новый счет, указав количество «2», « Сувениры – 2 шт. – 200 руб.».

Если вы щёлкните мышью на OK


OK, строка проводки будет перенесена на новый лицевой счет. При
выполнении этой операции система автоматически контролирует настройки лицевых счетов и при
необходимости изменит стоимость проводки на величину налога с продаж.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 52


Глава 6. Счета
6.10 Перенос проводки на счёт другого резервирования
Перенос проводок в программе может в некоторых случаях происходить автоматически. Так, при
создании группового резервирования задается режим переноса проводок гостей на лицевой счет
группы. Помимо этого для любого другого гостя вы можете вручную задать перенос проводок на
другие счета. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на корешке (закладке) лицевого счета и
выберите в выпадающем меню пункт Установки
становки. Для настройки переноса установите флажок
Перенести и выберите лицевой счет, на который будет производится перенос зачисляемых прово)
док (в вашем распоряжении кнопка Найти счет вызывающая стандартный диалог поиска резер)
вирования). Далее задайте группы проводок, которые требуется переносить, нажав на кнопку
вызова диалога выбора групп (имеет справа светящийся индикатор, на рис. 6.7 ) горит красным
цветом).

Рис. 6.7 Диалог настройки переноса проводок


Чтобы однократно перенести существующую проводку на другой лицевой счет, войдите снова в
карточку счёта.
Щёлкните мышью на лепесток Выбор гостя
гостя:

Рис. 6.8
Откроется окно, которое предложит вам четыре варианта:

Рис. 6.9

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 53


Глава 6. Счета
Найти счёт гостя:
Вы осуществляете поиск счёта в тот момент, когда ищите соответствующее резервирование. Вы
попадаете в карточку резервирования как описано в пункте 4.1.12 «Поиск резервирования» Как
только вы нашли искомое резервирование, щёлкните мышью на Найти и счёт будет добавлен в
окно резервирования.
Теперь вы можете в окне счета переносить строки с одного счёта на другой. Щёлкните мышью на
кнопку Просмотр двух счетов (с пиктограмкой «два одинаковых листочка бумаги») на инструмен)
тальной панели и перенесите соответствующие проводки с помощью мыши, перетаскивая их с
одного счета на другой.
Окно счета выглядит теперь следующим образом:

Рис. 6.10
Перенесенную проводку на лицевом счете легко узнать по символу зеленой стрелки, появлюя)
щемуся в крайнем левом поле. В дальнейшем, работая со счетами, вы всегда можете установить,
откуда данная перенесенная проводка попала на счет гостя: дважды щелкните на строке левой
кнопкой мыши и обратите внимание на поле Перенос в диалоговом окне свойств проводки. Ин)
формация представлена в формате «Номер лицевого счета/Фамилия гостя (название группы или
др.)/Номер комнаты» (имеются в виду атрибуты счета, откуда был сделан перенос).

Рис. 6.11
Найти счёт группы:
Здесь у вас есть возможность перенести определённые проводки с одного счёта на счёт группы.
Щёлкните мышью на этом пункте меню, откроется следующее окно, которое Вам выдаст инфор)
мацию о всех заехавших группах. Путём проставления галочек и ввода имени искомой группы Вы
можете найти счёт:

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 54


Глава 6. Счета

Рис. 6.12
Щёлкнув повторно на группе, счёт данной группы будет выведен в виде отдельной закладки, и
проводки можно будет переносить.
Найти внутренний счёт
Переносы могут осуществляться и на внутренний счёт.

Рис. 6.13
Чтобы найти внутренний счёт, введите его номер. Щёлкните мышью на пункт Найти
Найти, чтобы внут)
ренний счёт был добавлен наряду с другим счётом и Вы могли сделать перенос проводок.
Найти счёт по номеру:
Откроется следующее окно:

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 55


Глава 6. Счета

Рис. 6.14
Введите номер счёта. Если такой счёт существует, лампочка рядом с номером счёта загорится
зелёным цветом. Если такого номера не существует, лампочка загорится красным цветом. Щёлк)
ните мышью на Поиск и искомый счёт снова будет добавлен рядом с редактируемым счетом в
виде закладки.

6.11 Как быстрее всего попасть в счёт?


Щёлкните на резервировании правой клавишей мыши и выберите в контекстном меню пункт
Счёт.
Счёт
В счёт вы можете также попасть из карточки резервирования, щёлкнув на кнопку Счёт
Счёт:

Третья возможность ) щёлкнуть на лепесток Счёт в карточке резервирования:

Внимание: Если попасть в счёт таким образом, вы не сможете переносить проводки. Из этих
соображений мы рекомендуем вам пользоваться 1)м и 2)м вариантами!

6.12 Счёт группы


Как только вы ввели групповое резервирование, вы можете на групповой счёт заносить те или
иные услуги. Платежи могут быть занесены на счёт только после заезда группы (в противном
случае необходимо использовать авансовый платеж). Такие проводки, как проживание или бронь,
могут быть занесены при заезде всем гостям группы в диалоговом окне Заезд
Заезд. В зависимости от
настройки автоматического переноса проводок (в карточке группы) они окажутся либо на лице)
вых счетах гостей, либо будут начислены на счет группы.
Карточка счета группового резервирования будет выглядеть следующим образом (она почти не
отличается от карточки счёта индивидуального резервирования) :

Рис. 6.16

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 56


Глава 6. Счета
Однако, в отличие от счета индивидуала, для лицевого счета группы по умолчанию устанавливает)
ся тип оплаты без налога с продаж (т.е. предполагается безналичная оплата).

6.13 Поиск счёта


Вы можете осуществлять поиск счёта различными способами. Щёлкните мышью на пункт меню
Счета.
Счета
Если Вы знаете имя гостя, то можете выбрать из выпадающего списка меню Поиск гостя
гостя. Если Вы
хотите найти счёт по номеру, выберите в выпадающем списке меню Поиск счёта по номеру/F3
номеру/F3.
Здесь Вы вводите номер счёта и нажимаете на OKOK.
Вы также можете найти счёт по номеру инвойса.
Номер инвойса ) это уникальный номер каждого нового сформированного счета (инвойса), кото)
рый автоматически присваивается ему при первой распечатке.

6.14 Группировка проводок на счёте


В счёте Вы можете сгруппировать несколько строк проводок в одну и дать этой строке новое имя.
Действуйте следующим образом: Отметьте в счёте те строки проводок, которые Вы хотите сгруппи)
ровать. Для этого держите клавишу Ctrl или Shift на клавиатуре нажатой и щёлкайте левой клави)
шей мыши одну строку за другой. Щёлкните правой клавишей мыши на одной из отмеченных
строк. В меню выберите Сгруппировать
Сгруппировать:

Рис. 6.17
Введите здесь название строки и нажмите на OKOK. Все до этого отмеченные проводки будут сгруп)
пированы в одной строке. На счёте это будет показано особым символом. Так Вы будете знать, что
за одной строкой стоит несколько статей.

Рис. 6.18
Следует промнить, что однотипные проводки (например, телефонные переговоры) могут быть так)
же сгруппированы непосредственно в счете на оплату. Для этого установите флажок Группировка
в диалоге настройки печати (подробнее о настройке печати см. п.6.8.)

6.15 Разгруппировка проводок на счёте


Чтобы разгруппировать счёт, щёлкните правой клавишей мыши на сгруппированную строку и
выберите в меню Разделить
Разделить. Проводки снова будут показаны отдельно.

Внимание: Если вы группировали пакеты


пакеты,, то при обратном действии будут показаны все
статьи каждого пакета
пакета!! Следует также учесть, что программа не позволяет сгруппировать про)
водки, занесенные на счет вручную, с проводками, занесенными автоматическими процеду)
рами (помечаются синими индикаторами).

6.16 Исправление счетов уже выехавших гостей


Чтобы исправить счёт уже выехавших гостей, Вы должны будете сделать Повторный заезд
заезд. Щёл)
кните правой клавишей мыши на соответствующее резервирование и выберите в меню Повтор)
ный заезд
заезд. Теперь вы можете вносить изменения.

Внимание: проводки можно будет вернуть только сегодняшним днём!

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 57


Глава 6. Счета
6.17 Прямая проводка/F8
На инструментальной панели щёлкните мышью на кнопку Прямая проводка
или нажмите на клавишу F8
F8. Вы попадёте в следующую карточку:

Рис. 6.19
Здесь вы можете сделать проводки прямых продаж, например открыток, марок, шоколада и т.д. ,
начислив проводки на один из внутренних счетов)»точек продаж». Пожалуйста, будьте вниматель)
ны, сальдо этого счета должно равняться нулю, то есть сразу после начисления проводок требует)
ся провести их оплату.

6.18 Возврат

6.18.1 Возврат за услуги


В данном пункте рассматривается возврат только за проводки (услуги), начисленные на лицевой
счет вручную. Возврат за автоматически начисляемые системой проводки (например, прожива)
ние) имеет некоторые отличия и рассматривается ниже.
Для проведения данной операции выделите подлежащие возврату оплаченные услуги или просто
отметьте одну проводку, если вы хотите произвести возврат за все услуги, входящие в счет. В
целом технология выбора услуг аналогична операции оплаты с той лишь разницей, что возврат
можно оформить только на уже оплаченные (помеченные красными индикаторами) проводки.
Выберите пункт Возврат в списке платежей и дважды щелкните на соответствующем средстве
платежа (например, Касса
Касса).

Рис. 6.20

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 58


Глава 6. Счета
В появившемся диалоговом окне вы можете изменить значение переключателя Текущий инвойс
олько оплаченные проводки (в ряде случаев будет доступна только одна опция ) на)
целиком/Только
целиком/Т
пример, если выделены проводки, входящие в разные счета). После нажатия кнопки ОК система
выполнит следующие действия. На лицевой счет будут начислены корректирующие проводки для
соответствующих выделенных. Будет зачислена проводка Возврат на требуемую сумму, если пла)
тежи данного типа должны проводиться по кассе и имеется стыковка с фискальным регистрато)
ром, будет распечатан чек)возврат. Если в диалоге Возврат был установлен флажок Печатать счет
счет,
система предложит вам напечатать квитенцию на возврат (по форме 8)Г). Следует отметить, что
счета возврата в системе имеют отдельную нумерацию и проводки, вошедшие в них, помечаются
«крестиками» в левой колонке. Дальнейшие операции возврата, правки и пр. над этими проводка)
ми невозможны.

Рис. 6.21

6.18.2 Возврат за проживание (услуги, начисленные автоматически)


Под автоматически начисленными услугами здесь подразумеваются не только проводки, начис)
ленные системой в ходе закрытия бизнес)дня, но и те, что появились на лицевом счете после
выполнения операций занесения проводок за проживание (пункт Занесние проводок за прожи)
ание в меню Счета и кнопка Проживание в диалоге Заезд
Заезд). Для возврата за подобные проводки
в системе предусмотрен специальный механизм. Это продиктовано тем, что программе всегда
необходимо «помнить», по какую дату гостю были начислены проводки за проживание и пр., чтобы
исключить появление дубликатов проводок и в то же время дать возможность после проведения
возврата/сторнирования при необходимости заново начислить задолженность. Данную функцию
можно применять как для проведения возврата за оплаченные проводки, так и для удаления или
сторнирования («отката») неоплаченных проводок. Программа сама выберет вариант, подходя)
щий в данной ситуации. Все, что нужно сделать пользователю в этой ситуации ) выбрать пункт
Возврат проживания в меню Счета
Счета.

Рис. 6.22
В появившемся диалоговом окне введите дату, по которую необходимо произвести возврат (или
сторнирование) проводок. Если среди проводок, попадающих во введенный диапазон, есть опла)
ченные, сумма причитающегося возврата будет показана в соответствующем поле. После нажа)
тия на кнопку ОК программой будут произведены необходимые операции: для оплаченных прово)
док ) возврат (аналогично описанному в предыдущем пункте), для неоплаченных ) либо удаление
(если это возможно), либо сторнирование с переносом на специальный внутренний счет.
Помимо возврата за полные сутки программа позволяет произвести возврат за часть последних
суток проживания гостя (например, при досрочном выезде). Для этого установите переключатель)
стрелку в положение Часы и при необходимости установите флажок Питание
Питание, если требуется
вернуть деньги за питание, входящее в стоимость суток.
Убедитесь, что установлен флажок Печатать счет
счет, если нужно сформировать квитанцию на воз)
врат.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 59


Глава 6. Счета
6.18.3 Возврат остатка аванса
В случае, если на лицевой счет гостя был внесен аванс, может потребоваться возвратить неизрас)
ходованный остаток. Для этого предназначена опция Сальдо счета в диалоговом окне проведе)
ния возврата.

Выберите требуемый тип платежных средств в группе Возврат и установите переключатель в


положение Сальдо счета. В результете программа автоматически произведет возврат неизрасхо)
дованного аванса.

6.19 Сервисы

6.19.1 Что такое сервисы?


Сервисы ) это такие услуги, которые ежедневно или в определённые дни должны зачисляться на
счёт, как например, заказ автомобиля, тренажерный зал, завтрак в номер и т.п. Чтобы соответ)
ствующие проводки не были забыты, у Вас есть возможность назначить график предоставления
этих услуг непосредственно при создании резервирования или позднее. Впоследствии они будут
автоматически заноситься на счёт вместе с ежедневной суммой за проживание.

6.19.2 Назначение резервированию расписания услуг


Перейдите в карточке резервирования на лепесток Сервисы
Сервисы:

Рис. 6.23
При помощи стрелочки вы можете добавить нужные сервисы к резервированию. Они будут добав)

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 60


Глава 6. Счета
ляться ежедневно (о назначении расписания см. ниже) в счёт вместе со стоимостью за прожива)
ние. Эти услуги появятся в расписании в отдельных строчках.
Если вы хотите сгруппировать сервисы, щёлкните мышью на окошко и введите название для этой
услуги, например, Спортивные услуги
услуги. На счёте появится строка с услугой Спортивные услуги
услуги,
которая будет содержать все приведённые услуги.
С помощью расписания вы можете установить, в какие дни сервисы должны быть добавлены в
счёт. Если все или только некоторые услуги должны добавляться в счёт в определённые дни,
щёлкните мышью на символ Расписание
Расписание. Откроется следующее окно:

Рис. 6.24
Синхронизировать:
По дате
дате: т.е. точно в этот день недели или дату этот сервис должен быть добавлен в счёт
По дню недели
недели: т.е. в этот день недели сервис должен быть добавлен в счёт.
Повторять каждые x:е недели:
В случае, если гость остаётся на несколько недель, можно установить добавление на счёт этого
сервиса, например, в 1)ю или 3)ю недели.
Применить ко всем:
Если вы добавили в счёт гостя несколько сервисов и все они должны быть занесены в счёт в один
и тот же день, вы можете в одном сервисе открыть расписание и щёлкнуть мышью на поле Приме)
нить ко всем
всем. Так на всех остальных сервисах автоматически будет настроено одно и то же распи)
сание.
Вы можете для всех сервисов установить своё расписание сразу при резервировании, однако не
позднее заезда. Таким образом, эти услуги не будут забыты.

6.20 Пакеты

6.20.1 Внесение пакетов вручную на счет гостя


Определённые пакеты вы можете вручную внести на счёт гостя. Войдите в карточку счёта и щёлк)
ните мышью на лепесток Пакеты
Пакеты:

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 61


Глава 6. Счета

Рис. 6.24.1
Щёлкните дважды мышью, например, на День рождения
рождения. Откроется окно, в котором Вы можете
ввести количество персон:

Рис. 6.24.2
Введите здесь количество взрослых и детей, количество и щёлкните мышью на OK
OK.
Пакет будет занесён на счёт и строка будет помечена специальным символом Пакет

Рис. 6.24.3
Чтобы посмотреть отдельные услуги в этом пакете, вы можете дважды щёлкнуть мышью на строку.
Все услуги, содержащиеся в этом пакете, будут показаны друг за другом. Путём двойного щёлка)
нья мышью на эти строки, вы можете снова сделать их невидимыми.

6.20.2 Назначение пакетов резервированию


Определённые пакеты вы можете назначить гостю непосредственно в карточке резервирования.
Войдите в карточку и выберите в поле Пакет необходимую позицию:

Рис. 6.24.4
Также и для пакета вы можете установить расписание, т.е. вы можете точно определить, в какой
день этот пакет должен быть добавлен в счёт, как написано в пункте 6.19.2 «Добавление сервисов
к резервированию».
Этот пакет будет автоматически добавлен в счёт и показан в виде отдельной строки.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 62


Глава 6. Счета
6.21 Внутренние счета

6.21.1 Что такое внутренний счёт?


Внутренний счёт ) это самостоятельный счёт, который может быть использован для занесения на
него услуг независимо от резервирования, таких как, например, продажа услуг сауны или фитнес)
центра посетителям, непроживающим в гостинице. Внутренние счета могут быть созданы для
хранения списанных проводок или использоваться как промежуточные счета, т.е. различные услу)
ги могут переноситься на внутренний счёт, а затем в виде общей суммы на дебитора. Эта функция
имеет смысл тогда, когда каждый месяц одна и та же фирма размещает в отеле своих сотрудни)
ков, однако хотела бы в конце месяца получать общий счёт.

6.21.2 Открытие внутреннего счёта


Чтобы открыть внутренний счёт, выберите в модуле Счёт на инструментальной панели
кнопку Новый внутренний счёт
счёт:

Рис. 6.24.5
В следующем окне Вы можете определить ваш новый внутренний счёт:

Рис. 6.24.6
Введите здесь информацию, необходимую для вашего внутреннего счёта. Если вы, например,
хотите создать счёт ресторана для ваших внутренних проводок, нужно в поле Имя ввести Ресто)
ран
ран. В программе могут существовать два типа внутренних счетов (тип выбирается в одноименном
выпадающем списке): Внутренние счета и Торговая точка
точка. В первом случае счет может служить
местом хранение проводок, например, при их списании со счетов гостей (выполняется переносом
проводки со счета гостя на данный внутренний счет). Проведение оплаты услуг на таком счете не
допускается. В случае, если вы хотите оформлять продажу услуг, выбирите для внутреннего счета
тип Торговая точка
точка.
Как только вы всё заполнили, щёлкните мышью на OKOK. Система автоматически покажет вам этот
внутренний счёт. Функции проводок идентичны функциям счёта за проживание.

6.21.3 Поиск внутреннего счёта


Щёлкните мышью в модуле Счёт на символ на инструментальной панели Поиск внутреннего
счёта:
счёта

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 63


Глава 6. Счета

Рис. 6.24.7
Следующее окно покажет вам все существующие уже внутренние счета:

Рис. 6.25
Если у вас несколько внутренних счетов, вы можете в поле Имя ввести название внутреннего
счёта. Система покажет вам только искомый внутренний счёт.
Чтобы попасть во внутренний счёт, щёлкните дважды на него мышью в списке.
Если у вас закрытые внутренние счета, вы можете посмотреть их путём щёлканья мыши на Ключе
Ключе.
Система покажет Вам все закрытые внутренние счета.

6.21.4 Редактирование внутреннего счёта


Если вы хотите изменить или дополнительно ввести детальную информацию по этому внутренне)
му счёту, войдите в него и щёлкните мышью на символ Редактировать внутренний счёт
счёт:

6.21.5 Закрытие внутреннего счёта


Внутренний счёт можно закрыть только в том случае, если сальдо равно нулю. Чтобы закрыть этот
счёт, щёлкните мышью на символ Закрыть внутренний счётсчёт.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 64


Глава 7. Бухгалтерия

Рис. 6.25.1
Окошко статуса указывает, что этот внутренний счёт закрыт.

6.21.6 Повторное открытие внутреннего счёта


Чтобы повторно открыть счёт, войдите во внутренний счёт и щёлкните мышью на символе Открыть
внутренний счёт
счёт:

Рис. 6.25.2
Если счёт открыт, окошко статуса выглядит как на предыдущем рисунке.

6.22 Меню модуля «Счёт»


И в этом модуле у Вас есть возможность активизировать различные функции через меню.

Пункт меню Клавиша Описание функций


Поиск гостя пункт 4.1.12
Поиск внутреннего счёта пункт 6.21.3
Поиск группы пункт 4.3.2
Поиск счёта по номеру F3 раздел 6.13
Поиск счёта по инвойс)номеру раздел 6.13
Занесение проводок за проживание раздел 6.23.3
Возврат проживания раздел 6.23.3
Новый внутренний счёт пункт 6.21.2
Закрыть внутренний счёт пункт 6.21.5
Просмотр двух счетов раздел 6.22
Просмотр счета гостя и внутреннего счета раздел 6.22
Прямая проводка F8 раздел 6.17
Быстрые проводки раздел 6.14
Печать счёта раздел 6.8
Печать информации о звонках раздел 6.22
Просмотр удалённых проводок ) временно недействующий
Уничтожить удалённые проводки ) временно недействующий
Заезд раздел 6.22
Выезд раздел 6.22
Параметры счёта ) временно недействующий
Так как мы уже описали большинство пунктов меню в других главах, мы приводим ссылку на
соответствующие разделы Руководства. Некоторые функции мы опишем далее. Те пункты меню, о

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 65


Глава 7. Бухгалтерия
которых сказано «временно недействующий», находятся в стадии подготовки.
Просмотр 2 счетов:
Если вы хотите сделать перенос проводки, щёлкните мышью на этом пункте меню и 2 счета будут
видны рядом.
Просмотр счета гостя и внутреннего счета:
Если перед вами счёт, проводки с которого автоматически переносились на другой счёт, то путём
выбора этого пункта меню вы можете сделать 2)ой счёт, на который переносились проводки,
видимым.
Печать информации о звонках:
Если у вас есть интерфейс с телефонной станцией, т.е. телефонные разговоры ваших гостей авто)
матически перечисляются на счёт за комнату, то вы можете с помощью этого пункта меню распе)
чатать детальную информацию по телефонным переговорам на текущем счете.
Заезд:
Здесь вы можете оформить заезд.
Выезд:
Из этого пункта меню вы можете оформить выезд.

6.23 Привязка платежей к услугам и предоплата

6.23.1 Лицевой счет гостя


В случае, если в вашей гостинице принят механизм, при котором оплата проживания и услуг про)
изводится вперед, технология работы будет некоторые особенности, которые мы рассмотрим под)
робнее.
Для проведения расчетов с гостями и выдачи финансовых отчетов (например, кассового отчета),
все платежи ставятся в соответствие конкретным услугам на лицевом счете. При формировании
счета цвет меток в списке меняется с зеленого на красный, а в колонке «N счета» проставляется
номер сформированного счета.

Рис. 6.26 Лицевой счет гостя.


Для более гибкого учета налога с продаж каждому лицевому счету в программе присваивается
специальный признак, показывающий, будет ли цена зачисленных на него проводок включать
этот налог. По умолчанию новый лицевой счет для индивидуального резервирования создается с
НСП
признаком «НСП
НСП» (его можно увидеть на «корешке» лицевого счета) . При этом на данном лицевом
счете для оплаты услуг будут допускаться только средства платежа, облашаемые этим налогом
(например, Касса или Кредитные карты
карты). При необходимости вы можете удалить или установить
признак НСП для выбранного лицевого счета (если на нем еще не было зачислено ни одной
проводки или платежа). Для этого щелкните на корешке счета правой кнопкой мыши и выберите
в меню пункт Установки
становки. Установите или сбросьте флажок Брать налог с продаж
продаж.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 66


Глава 7. Бухгалтерия

Рис. 6.27 Свойства лицевого счета.

6.23.2 Аннулирование счета.


В случае, если после формирования счета оказалось, что, например, часть услуг гость хотел бы
оплатить не наличными, а кредитной картой, и их нужно перенести на новый лицевой счет, потребу)
ется отменить (аннулировать) сформированный счет. Для этого щелкните правой кнопкой мыши
счет..... В появив)
на корешке лицевого счета и выберите в контекстном меню пункт Аннулировать счет
шемся диалоговом окне выберите номер отменяемого счета и нажмите ОК ОК. Счет будет аннулиро)
ван, проводки, входящие в него, будут снова отмечены зелеными метками. Теперь их можно пере)
носить на другие лицевые счета или оплатить выборочно. Для контроля за выполнением этой
операции копия аннулированного счета переностится на специальный внутренний счет Аннулиро)
ванные счета
счета.

Аннуляция счета может быть произведена только в течение той же смены и тем же пользова)
телем, который сфрмировал счет
счет.. Часть касовых аппаратов и фискальных регистраторов могут
не поддерживать данную функцию.

6.23.3 Предоплата проживания


Для задействования этой функции в Конфигураторе системы в диалоге Параметры должен быть
выставлен флажок Prepayment
Prepayment.
При заселении гостя на экране появляется диалоговое окно Заезд
Заезд.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 67


Глава 7. Бухгалтерия

Рис. 6.30 Заезд


Для занесения на лицевой счет гостя проводок за проживание, нажмите кнопку Проживание и
введите дату, до которой необходимо произвести оплату. По умолчанию программа предложит
вам дату выезда гостя, но вы можете изменить это значение (правильность ввода контролируется
автоматически). Даже если проводки автоматически переносятся на другой счет (например, счет
группы) поле Оплачено попо, в котором отображается дата, по которую начисляются услуги прожи)
вания, поможет вам убедится, что проводки были успешно занесены. Если гость намерен оплатить
проживание способом, отличным от установок счета (например, кредитной картой), предваритель)
но измените способ оплаты услуг на данном лицевом счете как было описано выше (сделайте это
до нажатия на кнопку Проживание
Проживание!). После завершения нажмите кнопку Заезд
Заезд.
Заносить проводки за проживание при предоплате следует с помощью кнопки Проживание в
диалоговом окне Заезд или с помощью пункта Занести все проводки за проживание меню
Счета основного модуля программы (если вы не внесли все проводки за проживание при оформ)
лении заезда). Принимать оплату и печатать счет можно и позднее. Однако, если вы будете вво)
дить проводки за проживание вручную, выбирая соответствующие пакеты или услугу, это может
привести к следующей ситуации: при закрытии бизнес)дня гостю все равно будет начислена за)
долженность за проживание (произойдет дублирование). Начисление проводок за проживание
при закрытии дня – стандартный механизм, принятый в программе, который обеспечивает зане)
сение задолженности всем гостям, которые оплачивают проживание при выезде, рассчитываются
по безналичному расчету и т.п. Только если вы заносите проводки в диалоге Заезд или с помощью
указанного пункта меню, при закрытии бизнес)дня занесения задолженности не произойдет.
Кроме этого, пункт меню Занести все проводки за проживание удобно использовать при пре)
доплате продления. Увеличьте сроки проживания гостя в номере (растянув полоску резервирова)
ния на плане с помощью мышки или другим способом), перейдите на вкладку счет (должен быть
выбран лицевой счет именно этого гостя) и начислите проводки за проживание с помощью соот)
ветствующего пункта меню.
Для возврата за проживание или удаления ошибочно начисленных проводок используйте пункт
Возврат за проживание меню СчетаСчета.
У вас также имеется возможность произвести операцию занесения всех проводок за проживание
и при оформлении заезда группы. В данном случае после нажатия на кнопку Заезд проводки за
проживание будут занесены на счета всех гостей, входящих в группу. Если при при создании груп)
пы было указано, что услуги проживания оплачиваются на общем счете (группы), автоматически
будет выполнена и операция переноса проводок на этот лицевой счет.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 68


Глава 7. Бухгалтерия
6.23.5 Бронь, доплата за ранний заезд и поздний выезд
В случае, если в вашей гостинице с гостя берется бронь, доплата в случае раннего заезда и/или
позднего выезда, вы можете занести на лицевой счет соответствующие услуги. Настройка подоб)
ных услуг, стоимость которых вычисляется в долях от тарифа за проживание, производится в
Конфигураторе. После этого вы можете просто выбрать соответствующую услугу из списка (как и
в случае начисления обыкновенных услуг).

Рис. 6.31 Ранний заезд


В появившемся диалоговом окне вы можете задать необходимые данные для занесения провод)
ки. Вы можете изменить заданные по умолчанию значения в поле Проценты или Часы (вычисля)
ется как N * 1/24 тарифа). Количество взрослых и детей вы можете изменить в соответствии с
текущим резервированием. В дополнительном информационном текстовом поле Сумма выво)
диться результирующая сумма. При изменении одного из значений: количества взрослых, детей,
величины процента, количества часов результирующая сумма соответственно новому пересчету
изменяется. При нажатии на кнопку Ок в таблице счетов появляется новая проводка с наименова)
нием соответствующей выполненной операции.
При начислении услуги Бронь или Ранний заезд расчет результирующей суммы будет произво)
диться по тарифу, назначенному на день заезда. Для услуги Поздний выезд ) по тарифу, назначен)
ному на день выезда.
Услуга «бронь» для групп
Услуга бронь на счет группы может попадать несколькими путями.
1. Счет группы. Группа еще не заехала, все гости размещены по номерам.
В этой ситуации при начислении услуги бронь программа последовательно для каждого резерви)
рования группы рассчитывает процент от тарифа на день заезда. На групповой счет падают про)
водки Бронь
Бронь. Количество проводок равно количеству резервирований в группе, независимо от
даты заезда. Прежде, чем занести на счет эту услугу в рассчете на всех гостей группы, программа
дополнительно запросит у вас подтверждения.
2. Группа заезжает. В окне Заезд группы зачисляем услугу Бронь
Бронь. Программа зачислит проводки
для всех гостей группы, дата заезда которых равна сегодняшней календарной дате. Как и в преды)
дущем пункте, проводки зачислятся на групповой счет, если сделана такая настройка. В против)
ном случае проводки будут зачислены на счета гостей. Для гостей, заезжающих позже, проводки
Бронь могут быть зачислены либо в диалоговом окне Заезд группы (только для вновь заезжаю)
щих гостей), либо в диалоговом окне Заезд отдельного гостя.
3. Заезд отдельного гостя группы. В этом случае (если группа оплачивает эти услуги) проводки
Бронь
Бронь, как и Проживание
Проживание, автоматически переносятся на групповой счет при их зачислении гос)
тю (например, в диалоге Заезд
Заезд). При поселении первого гостя группа автоматически меняет статус
на Поселенная
Поселенная.
Следует учесть, что услуга Бронь не заносится для неразмещенных резервирований. Программа
предупредит вас об этом. Кроме этого, предупреждающее сообщение будет выдано при занесе)
нии услуги Бронь на счета незаехавших резервирований, однако данная операция программой
не запрещена.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 69


Глава 8. Закрытие дня
Пересчет цен при смене курса валют
Как уже указывалось ранее, стоимость всех ус)
луг при занесении на счета гостей пересчитыва)
ется в базовую валюту (как правило, под «базо)
вой валютой» подразумевается российский
рубль). Однако при задании цен на проживание
и услуги в «условных единицах» или иностран)
ной валюте возможна ситуация, когда после
резкого изменения обменного курса требуется
изменения рублевой стоимости уже занесенных (но еще не оплаченных) проводок на лицевых
счетах гостей. Для этого предназначен пункт Пересчитать валютные цены контекстного меню,
выпадающего при щелчке правой кнопкой на «корешке» лицевого счета. После вызова данной
функции на текущем лицевом счете в соответсивие с текущим курсом будет изменена стоимость
всех еще не оплаченных услуг, цена которых изначально была задана в валюте.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 70


Глава 8. Закрытие дня

Глава 7.
Бухгалтерия (Управление дебиторами)
7.1 Общие сведения
Модуль Бухгалтерия
Бухгалтерия, входящий в АСУ Эдельвейс, предназначен для работы со счетами организа)
ций)дебиторов. Здесь вы можете контролировать состояние расчетов с дебитором, оценить теку)
щую задолженность, внести данные о пришедших платежах и внести авансовый платеж.

Рис. 7.1 Основное окно модуля Бухгалтерия

Рис. 7.2 Инструментальная панель


Как правило, при первоначальной поставке программы в списке дебиторов в модуле Бухгатерия
имеются только кредитные карты (на этих счетах вы сможете найти суммы, оплаченные картами
данного типа) и один счет «Дебитор». В дальнейшем вы можете пополнить список оргинизаций)
дебиторов самостоятельно. Счет «Дебитор» может быть закрыт или использоваться в случае, если
вы не хотите по какой)либо причине вводить некоторые организации в систему.
В целом следует сказать, что модуль Бухгалтерия не претендует на роль полнофункционального
рабочего места бухгалтера, а носит характер информационного. Бухгалтерский учет предполагает)
ся вести в спциализированных программах (например, 1С), с которыми АСУ Эдльвейс может быть
состыкована.

7.2 Работа с дебиторскими счетами

7.2.1 Открытие дебиторского счёта


Дебиторские счета в системе создаются на основе информации, введенной в Архив организа)
ций. (см. описание модуля Архив
ций Архив). Для открытия нового дебиторского счета щёлкните мышью на
символ Новый дебиторский счёт и выберите организацию из Архива
Архива. В случае, если требуемой
АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 71
Глава 8. Закрытие дня
организации в Архиве еще нет, вы можете ввести информацию о ней, щелкнув на кнопке «Новая«
(в верхнем правом углу диалогового окна). Подтвердите данные нажатием кнопки OK
OK.

Рис. 7.3
Новый дебиторский счёт возникнет в окне Дебиторские счета и кредитные карты
карты. Если вы щёлк)
Безналичный расчет
ните мышью в модуле Счета на типе платежа Дебиторские счета (Безналичный расчет), вы
сможете увидеть этот дебиторский счёт (см. описание модуля Счета
Счета).

7.2.2 Закрытие дебиторского счёта


Дебиторский счёт может быть закрыт только тогда, когда сальдо равно нулю (т.е. на нем нет
непогашеной задолженности). Выберите счёт и щёлкните мышью на символ Закрыть счёт на
инструментальной панели.

Рис. 7.4
Теперь счёт в этом окне станет невидимым и при проведении «безналичного платежа» его не будет
в списке выбора.

7.2.3 Изменение дебиторского счёта


Если Вы хотите изменить какие)либо данные, например, адрес или контактное лицо, щёлкните
мышью на соответствующем дебиторе, затем в меню на Бухгалтерию и выберите пункт Изменить
дебиторский счёт
счёт.

7.2.4 Поиск дебиторского счёта/задолженности


С помощью полей фильтра, расположенного над списком дебиторских счетов, вы можете осуще)
ствить поиск дебиторского счёта/задолженности. Выберите необходимые критерии. Если флажок
«Авто» установлен, программа начилает поиск сразу после ввода данных фильтра.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 72


Глава 8. Закрытие дня
7.3 Работа с задолженностями

7.3.1 Погашение задолженности


Выберите соответствующую строку в текущих задолженностях и щёлкните на ней правой клави)
шей мыши. В выпадающем списке меню выберите Погасить долг
долг. Откроется следующее окно:

Рис. 7.5
В этом диалоговом окне вы можете внести информацию о способе погашения задолженности. В
случае, если этот дебитор вносил авансовые платежи (о внесении авансовых платежей см. далее)
и вы планируете погасить задолженность с их помощью, выставьте флажок «Использовать аван)
совые платежи». После этого отметьте в списке те платежи, которыми будет погашаться выбран)
ная задолженность. Можно пометить и больше одной строки, если, например, одного авансового
платежа недостаточно. С помощью OK подтвердите занесение на счёт. Строка появится в подраз)
деле погашенных задолженностей.

Рис. 7.6
Если вы хотите погасить сразу несколько задолженностей, держите клавишу Ctrl нажатой и щёл)
кайте мышью на нужных строках. В поле Выбранная сумма Вы увидите общую сумму отмеченных
задолженностей. Щёлкните на одну из отмеченных задолженностей правой кнопкой мыши, а
затем на пункт Погасить долг контекстного меню.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 73


Глава 8. Закрытие дня
7.3.2 Перенос погашенной задолженности в текущую
Щелкните правой клавишей мыши на дебиторе в Погашенных задолженностях и выберите в
меню Возврат
Возврат. Дебиторская задолженность появится теперь в окне Текущие задолженности
задолженности.

7.3.3 Редактирование погашенной задолженности


Если при занесении на счёт Вы вносили какие)нибудь примечания, можно будет изменить их путём
щёлканья правой клавишей мыши на соответствующей строке.

7.3.4 Изменение условий


Если вы хотите изменить условия оплаты для дебиторского счёта или задолженности, щёлкните
правой клавишей мыши на строке в лепестке Текущие задолженности и выберите в меню Редак)
тировать
тировать, или щёлкните мышью на символ на инструментальной панели Изменить дебиторский
счёт
счёт. Третья возможность ) просто щёлкнуть дважды мышью на строке.

7.4 Авансовые платежи


Переключившись на вкладку «Авансовые платежи», вы можете занести на счет дебитора суммы,
перечисленные заранее, их можно будет использовать в дальнейшем для погашения текущих
задолженностей.

Рис.7.7 Авансовые платежи.


Для занесения авансового платежа выберите пункт «Новый авансовый платеж» в пункте Бухгал)
терия главного меню. Введите произвольное название, сумму, способ перечисления платежа и
пр. После этого подтвердите ввод кнопкой ОК. По мере использования авансового платежа для
погашения задолженностей, его сумма в таблице будет уменьшаться.

Рис.7.8 Ввод нового авансового платежа.


Введенные здесь платежи используются для погашения задолженности дебитора как описано
выше.

Как и в других модулях, в здесь существует возможность выполнить определённые функции


через пункты раздела Бухгалтерия в главном меню программы.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 74


Глава 9. Горничные

Глава 8.
Закрытие дня
Далее мы опишем подробно процесс закрытия дня и связанные с этим операции. Практически все
функции можно выполнить при помощи меню Ежедневные операции
операции:

Рис.8.0

8.1 Занесение задолженности за проживание


Данная операция выполняется автоматически в прцессе закрытия бизнес)дня. Однако вы можете
вызвать эту функцию и отдельно. Чтобы внести на счёт гостей проводки за проживание, щёлкните
мышью в меню Ежедневные операции на пункте Внести на счёт гостей проводки за прожива)
ние
ние. Откроется окно, которое покажет вам резервирования со стоимостью проживания:

Рис. 8.1
Здесь Вы можете контролировать стоимость проживания и в случае необходимости войти в кар)
точку резервирования при помощи символа Карточка и внести коррективы. Подтвердив новые
данные нажатием кнопки OK
OK, система вернётся обратно в окно Занесение задолженности за
проживание
проживание. Щёлкните мышью на Занести, система отметит все комнаты, для которых операция
выполнена, галочкой.
Помимо этого программа автоматически заносит задолженности за проживание при закрытии
дня. Уже занесённые задолженности ещё раз заноситься не будут.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 75


Глава 9. Горничные

В случае, если вам требуется доначислить задолженность за проживание отдельно взятому


отдельно
гостю, целесообразнее воспользоваться дляэтого пунктом Занесение проводок за прожива)
ние в разделе Проживание (либо Счета) главного меню программы.

8.2 Резервная копия БД


Эта функция делает копию файла базы данных системы на диске вашего компьютера. В дальней)
шем в случае повреждения рабочей базы в результате каких)либо непредвиденных сбоев у вас
сохраниться возможность восстановить данные с помощью этой резервной копии. Обратите вни)
мание на то, чтобы резервная копия БД была сделана перед закрытием дня!
Щёлкните мышью в меню Ежедневные операции на пункт Резервная копия БД БД.

Внимание: в зависимости от версии сервера баз данных, поставляемого в составе АСУ Эдель)
вейс, данный пункт программы может не функционировать
функционировать.. В большинстве случаев резерв)
ное копирование должно быть настроено централизовано (обратитесь к вашему системному
администратору).

8.3 Закрытие дня


Данная операция обязательно должна выполнятся в системе один раз в сутки. В ходе нее про)
грамма выполняет начисление задолженности за проживание, накопление статистики и др. опе)
рации. Закрытие дня рекомендуется выполнять в ночное время (например, около полуночи). Вы)
полнять ее следует однократно с любого из рабочих мест Эдельвейс.
Выберите снова в меню Ежедневные операции пункт Закрыть бизнес)день
бизнес)день. Вы сможете про)
смотреть платежи и оборот:

Рис. 8.2

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 76


Глава 10. Статистика

Рис. 8.3
Если оборот и платежи соответствуют действительности, щёлкните мышью на кнопку Закрытие
дня. В верхнем окне будут показаны ещё неразмещённые резервирования, в среднем ) не зае)
дня
хавшие и в нижнем ) не выехавшие:

Рис. 8.4
В этой карточке Вы можете щёлкнуть мышью на резервировании и путём нажатия символов
Разместить, Выезд или Выезд поставить правильный статус резервирования. В оптимальном
Разместить
случае все 3 окна должны быть пусты, т.е. все комнаты размещены, а все гости заехали или
выехали. Щёлкните мышью на OKOK.
Система снова откроет окно Занести задолженности за проживание
проживание, где Вы можете проверить,
все ли цены правильны, а также увидеть, какие комнаты уже размещены, а какие нет. В любом
случае Вы можете щёлкнуть мышью на Занести
Занести.
Когда все комнаты будут размещены и везде будут стоять галочки, щёлкните мышью на OK
OK.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 77


Глава 11. Отчеты
Система проверит базу данных и спросит, хотите ли Вы действительно закрыть день:
Щёлкните мышью на OK и день будет закрыт. Система вернётся обратно в окно Закрытие дня
дня.
Теперь Вы сможете напечатать необходимые Вам отчеты.

Внимание: желательно сначала закрыть день, а только потом печатать отчеты закрытого дня!
Если Вы напечатаете отчеты до закрытия дня, а потом ещё что)то разместите, дневной оборот
тогда не бу
тогда дет соответствовать действительности! ТТак
будет ак что сначала следует закрыть день, а
потом печатать!

Как только Вы напечатаете отчеты, нажмите на кнопку Зак)


рыть
рыть. В плане резервирования Вы находитесь в текущей дате,
а на инструментальной панели текущая и бизнес)дата должны
теперь совпадать.

Рис. 8.4.1

8.4 Закрытие смены


Для закрытия смены кассира и печати кассового отчета выберите пункт «Закрыть смену» меню
«Ежедневные операции». В появившемся диалоговом окне вы можете просмотреть суммы, вне)
сенные в течение смены разными средствами платежа и оборот.

Рис. 8.5 Закрытие смены


В частности, этим способом вы можете, не закрывая смены, в любой момент проконтролировать
сумму наличных в кассе.
Нажатие кнопки «Закрытие смены» закрывает смену кассира. После этого, нажав на кнопку «Пе)
чать», вы можете выбрать и распечатать отчеты.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 78


Глава 12. Банкет

Рис. 8.6 Печать отчетов закрытия смены.


Вы можете распечатать эти отчеты произвольное количество раз, все они выдаются за после)
днюю закрытую смену.
Если смена была закрыта ошибочно, вы можете отменить закрытие с помощью кнопки «Снова
открыть», однако эта возможность сохраняется только до того момента, пока в течение новой
смены не была сделана ни одна проводка.

Внимание: закрытие смены следует проводить до закрытия бизнес)дня, поскольку закрытие


дня принудительно закрывает смену (для корректного подведения итогов).
В случае, если к АСУ Эдельвейс подключен кассовый аппарат (фискальный регистратор), пользо)
вателю, вошедшему в систему с правами кассира, становятся доступны дополнительные пункты
меню Ежедневные операции
операции.
Закрытие кассовых суток на кассовом аппарате (фискальном регистраторе). При этом выполня)
ется печать Z1 отчета, регистрация кассира и т.д.
отчета.
Печать X1 отчета
Печать Z1 отчета может понадобиться в случае, если истекло максимально допустимое время по
продолжительности смены на фискальном регистраторе.
Аннуляция незавершенного чека чека.
Сброс ошибки может быть применен для устранения последствий сбоев и контроля работоспо)
собности связи с кассовым аппаратом (фискальным регитратором).

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 79


Глава 12. Банкет

Глава 9.
Горничные
Модуль Горничные служит, в основном, для того, чтобы контролировать и изменять статусы ком)
нат, а также иметь возможность заблокировать их при постановке на ремонт и т.п.

9.1 Основной модуль «Горничные»


Чтобы попасть в модуль Горничные
орничные, щёлкните мышью на одноименном лепестке:

Рис. 9.1
Модуль состоит из двух основных разделов: Комнаты и Блокировка
Блокировка. В первом у вас имеется
возможность просматривать (при необходимости отсортировав) номерной фонд гостиницы, полу)
чить краткую информацию о комнатах и проживающих в них гостях, изменять статусы помещений
(выбрав нужный пункт в выпадающем по щелчку правой кнопкой мыши меню). В модуле Блоки)
ровка ведется работа с заблокированными (например, для ремонта) номерами.

9.2 Блокировка комнаты


Чтобы заблокировать комнату, щёлкните мышью в модуле Горничные на лепесток Блокировка
Блокировка, а
затем на символ на инструментальной панели Создать блокировку
блокировку.

Рис. 9.2
В следующей карточке Вы можете выбрать номер заблокированной комнаты, период времени и

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 80


Глава 13. Дополнительные возможности
другие праметры:

Рис. 9.3
Подтвердите ввод новых данных нажатием кнопки OK OK. Заблокированная комната появится в
плане резервирования в виде чёрной ленточки, а в модуле Горничные ) следующим образом:

Рис. 9.4
Поселение гостей в заблокированные подобным образом номера будет невозможно.

9.3 Разблокировка комнаты


Заблокированная комната может быть разблокирована только в модуле Горничные
орничные. Щёлкните
правой клавишей мыши в лепестке Создать блокировку на соответствующую комнату, а затем на
Удалить
далить. Ленточка резервирования будет удалена из плана резервирования.

9.4 Перенос заблокированной комнаты


Щёлкните снова правой клавишей мыши на комнату в модуле Горничные в лепестке Создать
блокировку, а затем на Перенести
блокировку Перенести. Задайте новый период времени, а затем подтвердите ввод
новых данных нажатием OK
OK.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 81


Глава 13. Дополнительные возможности

Глава 10.
Статистика
В модуле Статистика у Вас есть возможность посмотреть статистику загруженности гостиницы в
графической или табличной форме.
Включите необходимый фильтр в зависимости от категории и типа комнаты, а затем щёлкните
мышью на Отобразить
Отобразить. Система предоставит Вам статистику в графической форме.

Рис. 10.1
Если вы щёлкните мышью на лепестке Статистика
Статистика, а затем на символ Отобразить
Отобразить, то система
предоставит Вам обзор текущего дня в виде таблицы, которая может выглядеть следующим обра)
зом:

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 82


Глава 13. Дополнительные возможности

Рис. 10.2

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 83


Глава 14. Интерфейс с MS Word

Глава 11.
Отчеты
В составе АСУ «Эдельвейс» поставляется большое количество стандартных отчетов. Часть из них
(«специальные отчеты», см. ниже) могут быть распечатаны только из строго определенных мест в
программе, например, список гостей в карточке группового резервирования или карточка гостя.
Другие отчеты не привязаны к какому либо определенному месту. Все шаблоны представлены на
вкладке Отчеты основного модуля программы. Все отчеты объединены в группы и представлены
на соответствующих закладках в левой части окна.
Отчет – наиболее многочисленная группа. Сюда включаются отчеты общего назначения: статисти)
ческие отчеты, отчеты по номерному фонду, услугам и пр.
День – группа отчетов, представляющих данные о деятельности гостиницы на конкретную дату.
Как правило, распечатываются после закрытия бизнес)дня.
Месяц – отчеты о деятельности гостиницы за некоторый отчетный период.
Спец. – группа шаблонов специальных отчетов. Они не могут быть просмотрены или распечатаны
в разделе Отчеты
Отчеты, так как предназначены для печати информации о конкретных гостях, группах и
т.п. из различных мест программы. В данном разделе допускается только настройка параметров.

Рис. 11.1 Отчеты


В зависимости от отчета, для его распечатки может требоваться ввод дополнительных парамет)
ров. Выбрав требуемую строку, введите в правой части экрана интервал дат или др. Помимо не)
медленной печати отчета (кнопка Печать на панели инструментов) вы можете просмотреть уже
сформированный отчет, перейдя на вкладку Просмотр отчета
отчета.
Для изменения установок конкретного шаблона дважды щелкните на строке в списке и измените
настройки в появившемся диалоговом окне.

Рис. 11.2 Параметры отчета

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 84


Глава 14. Интерфейс с MS Word

Глава 12.
Банкет
12.1 Банкетные резервирования
Модуль Банкет АСУ «Эдельвейс» предназначен для управления загрузкой помещений, которые, в
отличие от комнат номерного фонда, как правило, арендуются на непродолжительный срок (как
правило, до нескольких часов). Помимо залов ресторанов, кафе и пр., сюда же могут быть отнесе)
ны и другие помещения: например, сауна, конференц)зал и т.п. Ввод и конфигурация помещений,
меню, оборудования и других элементов модуля Банкет производится в Конфигураторе «Эдель)
вейс».
Работа с банкетными резервированиями ведется аналогично резервированиям комнат номерно)
го фонда. Вы можете работать как с графическим планом, так и со списком. Разместить резерви)
рование на плане можно либо с помощью мыши, либо нажав на кнопку Быстрое резервирование
на основной панели инструментов. Если помещение является составным (для него установлен
флажок SuperRoom в Конфигураторе), при размещении резервирования в данном помещении
все комнаты, из которых оно состоит, также будут считаться зарезервированными. Кроме этого,
комнаты, входящие в составное помещение, можно резервировать и по отдельности. Как и на
плане номерного фонда, статус резервирования может быть постоянным или временным, произ)
водиться «заезд» и «выезд».

Рис. 12.1 Карточка банкетного резервирования.


Карточка банкетного резервирования состоит из нескольких разделов: Резервирование, Адрес,
Еда & Напитки, Счет
Счет,, События. В разделе Резервирование вводятся основные данные. Данные,
введенные в поле Название
Название, будут выводиться на плане для обозначения резервирования. Тип
мероприятия выбирается из списка, формируемого в Конфигураторе. Далее задается количество
зарезервированных мест и количество ожидаемых персон. Резервирующих и прибывающих на
мероприятие гостей/организации можно вводить как вручную, так и выбирать из архива с помо)
щью соответствующей кнопки на панели инструментов. В группе полей Комната следует выбрать
требуемый вариант тарифа из выпадающего списка и указать способ начисления цены: за день
(Д)
(Д), полдня (ПД)
(ПД), почасовая (Ч)
(Ч), специальная цена (С)
(С). Выставив флажок Использовать спец.
спец., вы
можете отказаться от начисления цены согласно тарифу и задать стоимость проведения меропри)
ятия вручную. Нажав кнопку Плательщик вы можете выбрать гостя, проживающего в гостинице,
на счет которого вы сможете перейти, нажав кнопку Счет на панели инструментов карточки или

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 85


перейдя на закладку Счет
Счет.
В разделе Адрес вводятся более подробные данные для зарезервировавшего и прибывающего
гостя/организации.
В разделе Еда & Напитки формируются списки меню и дополнительного оборудования, которые
должны быть предоставлены в течение мероприятия.

Рис. 12.2 Карточка банкетного резервирования – Еда & Напитки.


Заполняя список Еда (кнопка Новый
Новый) вы можете самостоятельно формировать меню из различ)
ных блюд, предварительно введенных в Конфигураторе, или выбрать готовое меню, нажав кнопку
Выбрать меню
меню. В поля в правой части карточки вы можете вводить комментарии.
В разделе Счет карточки банкетного резервирования выводится счет гостя, который был выбран
в качестве плательщика.
Раздел События позволяет просмотреть все действия, предпринятые пользователями по отноше)
нию к выбранному резервированию. Кнопка Печать на панели инструментов в нижней части кар)
точки дает возможность распечатать данные резервирования (доступна функция предваритель)
ного просмотра).

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 86


Глава 13.
Дополнительные возможности
13.1 Обработка телефонных переговоров гостей
Одной из основных задач АСУ гостиницы является своевременный учет всех услуг, предоставляе)
мых клиентам. К ним, в частности, относится пользование телефоном. Если в вашей гостинице
установлена автоматическая телефонная станция, то с помощью программных средств, поставля)
емых фирмой Рексофт, вы можете производить тарификацию телефонных переговоров «в реаль)
ном времени» и по правилам, установленным в вашем отеле. Эти функции выполняет программа
«Барсум». После ее стыковки с АСУ «Эдельвейс» все переговоры с телефонов, отнесенные в «Бар)
суме» к помещениям «Гостевые номера», будут передаваться в АСУ «Эдельвейс». В зависимости от
настройки телефона в Конфигураторе «Эдельвейса» проводки за телефонные переговоры могут
начисляться либо на лицевой счет гостя, проживающего в номере, либо на внутренний счет. Начис)
ление этих проводок происходит автоматически по мере тарификации переговоров в программе
«Барсум» и не требует каких)либо дополнительных действий от работников гостиницы.
При занесении проводки за телефонный переговор на лицевой счет более подробная информа)
ция о звонке (с какого номера, когда и во сколько производился, какой номер был набран и пр.)
заносится в поле комментарий
комментарий. Поэтому, если гостю нужно получить эту информацию, в вашем
распоряжении имеются два способа. Во)первых, при печати счета вы можете установить переклю)
чатель Печатать примечания (в диалоговом окне настройки печати) в положение Все или Отме)
ченные
ченные. При этом информация о звонках будет выводиться непосредственно в счете. Во)вторых,
вы можете распечатать специальный отчет по всем телефонным переговорам, занесенным на
текущий лицевой счет, выбрав пункт Печатать информацию о звонках в меню Счета
Счета.
Работа с телефонными переговорами нескольких гостей, проживающих в одном номере
В случае, если несколько гостей проживают в одном номере, но при этом оплата услуг (прожива)
ния) производится на одном счете, т.е. информация о всех гостях находится в одной карточке
резервирования, никаких дополнительных усилий для учета их телефонных переговоров пред)
принимать не требуется. Кто бы не звонил с телефона из данного номера, все проводки за перего)
воры будут зачисляться на тот же лицевой счет, куда заносятся проводки за проживание. Однако
в случае, если гости расселены в номере «по местам» (при настройке данного номера в Конфигура)
торе в нем созданы отдельные места или к резервированию была применена функция Разде)
лить
лить), могут потребоваться дополнительные действия.
Если телефонная станция, установленная в вашем отеле, поддерживает выделение гостям авто)
ризационных кодов, вы можете вводить эти данные в поле Авторизационный код на закладке
Информация о госте/фирме в карточке резервирования. По этому коду АСУ Эдельвейс сможет
автоматически распознать, какой именно гость совершил телефонный звонок с общего для не)
скольких проживающих телефонного аппарата. Далее соответсвующая проводка автоматически
появится на лицевом счете гостя.
В случае, если в номере проживают несколько независимых друг от друга гостей и им не были
назначены авторизационные коды, программа не имеет возможности установить, кому из этих
гостей принадлежит конкретный телефонный звонок. Все данные звонки будут переносится на
общий внутренний счет Потерянные звонки и далее вам потребуется самостоятельно распреде)
лить накопленные проводки между гос)
тями в комнате.
Нажмите кнопку Просмотр телефонных
переговоров
переговоров, расположенную над лице)
вым счетом гостя. В появившемся спис)
ке вы увидете все телефонные перего)
воры, совершенные из данного номера
за время проживания в нем данного го)
стя. Установив флажок Показать все вы
можете получить список всех звонков,
находящихся на внутреннем счете Поте)
рянные звонки
звонки. Это может быть полезно, если на счет гостя требуется перенести его же звонки, не
оплаченные во время прошлого проживания в гостинице, звонки других гостей и т.п. Выделите
переговоры, предназначенные для оплаты данным гостем, устанавливая флажки в левой части

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 87


ыделить все
строк или установите флажок Выделить все. После нажатия кнопки ОК все выделенные перегово)
ры будут перенесены на текущий лицевой счет гостя, где с ними можно будет работать обычным
образом.

13.2 Потерянные звонки


В случае, если в номере, из которого произведен телефонный звонок, не проживает гость или
телефон, описанный в тарификаторе телефонных переговоров как принадлежащий номерному
фонду, в АСУ «Эдельвейс» не приписан ни к одному номеру или внутреннему счету, проводки будут
заноситься на специальный внутренний счет – Потерянные звонки
звонки. Для быстрого доступа к этому
лицевому счету предназначена специальная кнопка Счет потерянных звонков на главной пане)
ли инструментов. Если в системе в данный момент имеются потерянные звонки, индикатор на
кнопке будет мигать красным цветом.
Дважды щелкнув на проводке за телефонный переговор, вы можете увидеть более подробную
информацию о звонке в поле Примечание
Примечание. Вы можете распечатать, оплатить или перенести на
другой эти счет проводки так же, как и любые другие в системе.

13.3 Управление телефоном. Депозиты.


Многие автоматические телефонные станции, устанавливаемые в гостиницах, помимо обычных
функций, могут оборудоваться дополнительным оборудованием и программным обеспечением,
которые позволяют выполнять специальные гостиничные задачи. На сегодняшний день АСУ «Эдель)
вейс» может быть состыковано с большим числом современных АТС и этот список постоянно по)
полняется. В случае такой стыковки у вас появляется возможность устанавливать побудки для
гостя прямо из карточки резервирования (в этом случае телефон в номере выполняет функцию
«будильника»), включать/выключать связь в номере при заезде/выезде гостя, изменять состоя)
ние номеров (снимать с уборки и т.д.) набором на телефонных аппаратах в комнатах специальных
кодов и пр. При необходимости можно также задействовать функцию приема депозита за теле)
фонные переговоры. Следует оговориться, что для обычной тарификации телефонных перегово)
ров стыковка АСУ «Эдельвейс» с телефонной станцией не требуется. Как правило, информация о
переговорах и специальные гостиничные команды передаются на АТС по разным каналам. Поэто)
му тарификация переговоров программой «Барсум» и передача этих данных в «Эдельвейс» могут
быть настроены независимо от выполнения на АТС гостиничных команд. За подробной информа)
цией о моделях АТС, с которыми в данный момент у АСУ «Эдельвейс» имеется интерфейс, и спосо)
бах их настройки обращайтесь в фирму «Рексофт» и к нашим уполномоченным дилерам.
Функции управления АТС реализует программа inter.exe (находиться в основной директории, куда
был установлен «Эдельвейс»). Именно она должна быть запущена на компьютере, подключенном
к АТС. Если все настройки выполнены корректно, на панели инструментов в карточке резервиро)
вания становится доступной кнопка «PBX», вызывающая специальное диалоговое окно.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 88


Рис. 13.1 Управление телефоном.
Для установки побудки выставите флажок Wake Up Up, введите дату и время. Для выполнения ко)
манды на АТС нажмите кнопку Wake Up Up. При стандартной настройке включение и выключение
телефона на АТС производиться программой автоматически при выполнении операций заезда и
выселения гостя.
Для задействования функции, которая позволяет контролировать сумму телефонных перегово)
ров гостя и при превышении внесенной предоплаты отключать связь, необходимо в диалоговом
окне Параметры в Конфигураторе «Эдельвейс» выставить флажок Телефонные депозиты. Там же
указывается минимальная сумма, по достижении которой связь следует отключать. После этого в
основной программе становится доступной кнопка Информация о звонках
звонках. Если какие)либо те)
лефоны уже были отключены за превышение внесенной суммы предоплаты, индикатор на кнопке
будет мигать красным цветом. Нажатие на кнопку вызывает специальное диалоговое окно, к
котором выводится список гостей с превышенной предоплатой.

Рис. 13.1.1
Щелкнув правой кнопкой мыши на строке в списке, вы можете выбрать соответствующий пункт в
контекстном меню и перейти в карточку гостя или на его лицевой счет, а также принудительно
включить или выключить телефон.
Для внесения на счет гостя авансового платежа за телефонные переговоры («телефонного депо)

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 89


зита»), установите в диалоговом окне занесения аванса (при работе со счетами) флажок с пиктог)
раммой «телефонного аппарата».

13.4 Сообщения
В АСУ «Эдельвейс» предусмотрена возможность вводить в систему различные сообщения для
гостей, проживающих в гостинице, а также для других пользователей системы.
Нажатие на кнопку Сообщения для гостей вызывает специальное диалоговое окно, в котором вы
можете посматривать, создавать и удалять и выполнять другие действия с сообщениями.

Рис. 13.2 Сообщения гостям.


В верхней части диалогового окна находятся поля, позволяющие отфильтровать список сообще)
ний по определенным критериям. С помощью кнопок в нижней части диалога вы можете вводить
новые, редактировать существующие и печатать сообщения. В этом диалоговом окне выводятся
все сообщения для гостей, введенные в систему. Кроме этого, на панели инструментов в карточках
резервирования имеются кнопки Просмотреть сообщения и Оставить сообщения
сообщения, которые вы)
водят только информацию для выбранного гостя.
Нажатие на кнопку Сообщения для пользователей вызывает диалоговое окно, в котором каж)
дый может вводить и просмотреть адресованные ему сообщения. Поскольку при входе в систему
каждый пользователь регистрируется под своим именем и паролем, каждому работнику показы)
ваются адресованные только ему сообщения. Каждый пользователь, в свою очередь, может ос)
тавлять сообщения другим, например, для передачи каких)нибудь сообщений сменщикам.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 90


Глава 14.
Интерфейс с MS Word
В этой главе описано взаимодействие системы Эдельвейс с наиболее популярным текстовым
редактором MS Word.

14.1 Создание образца документа


Далее описано как создать образец документа в текстовом редакторе MS Word при помощи
интерфейса с системой Эдельвейс
1. Щелкните правой кнопкой мыши на резервировании и выбирите в выпадающем меню пункт
Редактор. Запустится текстовый редактор MS Word.
3. Выберите в меню File (Файл) пункт New
New… (Новый), а затем щёлкните мышью дважды на Blank
… (Новый)
Document (Новый документ)
документ).
Перед Вами будет чистая страница, на которой Вы сможете вставлять необходимые для систе)
мы поля в образец документа. Действуйте следующим образом:
4. Сначала наведите курсор на то место, на котором должно быть вставлено поле.

Рис. 14.1
5. На панели инструментов Word нажмите новую кнопку, предназначенную для вставки данных
из карточки резервирования. Теперь перед Вами все необходимые поля.

Рис. 14.2
6. Выберите нужное Вам поле и щёлкните мышью на ОК ОК. Поле теперь вставлено в документ.
Таким же образом Вы, например, можете написать подтверждение и вставить в текст поле.
Как только Вы написали письмо, надо его сохранить:
как...), а затем внизу в строке Save as
1. Выберите в меню File (Файл) пункт Save as…(Сохранить как...)
type (Тип файла) выберите Document TTemplate
(Тип emplate (*.dot) (Шаблон документа)
документа).
Письмо.dot), щёлкните мышью на Save
2. Сохраните шаблон, дав образцу название (например Письмо.dot
(Сохранить).

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 91


14.2 Связь с уже существующим образцом документа
Связь резервирования с уже существующим образцом документа.
1. Щёлкните правой кнопкой мыши на резервировании в системе, для которого Вы хотите сфор)
мировать документ и выберите пункт Редактор в выпадающем меню.
2. После загрузки MS Wor
Word
d и в меню File (Файл) выберите New
New… (Новый), а затем выберите один
… (Новый)
из созданных вами шаблонов документов.
3. Будет автоматически создан документ, поля которого заполнятся данными резервирования в
АСУ Эдельвейс.

Рис. 14.3
После этого вы можете распечатать или сохранить этот документ на диске стандартным способом.

АСУ «Эдельвейс» Версия 4.0 Руководство пользователя 92

Вам также может понравиться