LINEAMIENTOS GENERALES

Para llevar a cabo la digitalización de documentos en el Sistema SEVENET se deben tener en cuenta
los siguientes aspectos:

-Todo documento se debe escanear en formato blanco y negro y a una resolución máxima de 300 dpi.

-Deben ajustarse los parámetros del escáner para lograr una imagen adecuada en cuanto a calidad,
orientación y resolución.

-Debe asegurarse que la imagen con la información del documento escaneado sea legible.

Indexar es una actividad que consiste en asignar índices a los documentos que previamente han sido
digitalizados para permitir su recuperación, que se debe realizar de acuerdo con los criterios definidos
en la matriz de tipos documentales.

-Usar mayúscula fija sin tildes.

-No usar abreviaturas, ni signos de puntuación.

-El espaciado entre palabras debe ser de uno.

-No usar letras en negrilla.

-Los números de documentos de identidad se ingresan sin signos de puntuación y sin espacios.

-No se deben usar artículos ni preposiciones tales como la, el, los, de, etc. ni descripciones que
califiquen el tipo de soporte tal como cuadro, oficio, matriz, etc.

-Solo ingresar los índices en los campos solicitados.

-Las fechas que se incluyan en los nombres para apoyar la referencia deberán tener el formato dd-mes-
aaaa; Igualmente si es el ciclo académico el que se incluye como referencia este deberá tener el
formato 9999-n, donde n corresponde al periodo 1 o 2.

-Si un documento incluye anexos estos deberán incorporarse en el tipo documental de destino formando
parte del mismo documento digital.