Manual de Funciones de Perfil de Cargo Distribuidora Lap

ii
Manual de Funciones de Perfil de Cargos
Distribuidora LAP
Especialización Tecnológica En Talento Humano Por Competencias

Justificación
Actualmente las organizaciones en todo el mundo están incluyendo dentro de sus
compañías la creación de procesos, que le permitan controlar las funciones adheridas a cada
cargo con el fin de que este se lleve a cabo de manera eficaz y eficiente, esto se realiza por medio
de los Manuales de Funciones de Perfiles de Cargos lo cual se constituye una guía práctica para
el proceso que se asigna a determinada persona dentro de una organización.
Este manual se realiza con el fin de crear cultura entre los integrantes de la organización,
propendiendo mitigar el desconocimiento de los deberes, la duplicación de deberes, los
reprocesos en los trámites, la deficiencia en el servicio a los diferentes clientes de la compañía
(internos y externos), todo lo anterior con el fin de alinear el avance profesional de los miembros
de la organización con la planeación estratégica de la compañía.
“Las Competencias tanto personales y organizacionales, darán soporte fundamental al
logro de resultados desde una estructura concebida para tal fin, la estructurar por procesos con
enfoque a los resultados, es una alternativa razonable para estar preparados a las oportunidades
desde un actuar productivo, donde se gana en la medida que se aporte y se permita el crecimiento
económico y social de la organización ideal” (Mejía, M. L. 2004).

Tabla de Contenido
1. Políticas y Normas .................................................................................................................. 6
i. Política de Inocuidad...........................................................Error! Bookmark not defined.
ii. Política de Calidad ..............................................................Error! Bookmark not defined.
iii. Política de seguridad .......................................................Error! Bookmark not defined.
iv. Política de Salud Ocupacional.........................................Error! Bookmark not defined.
2. Definición de Manual de Funciones y Descripciones de cargos ............................................ 6
v. Manual de Funciones ........................................................................................................... 6
vi. Descripciones de cargos: .................................................................................................. 8
3. Beneficios de este Proceso ...................................................................................................... 8
4. Participantes ............................................................................................................................ 9
5. Periodicidad .......................................................................................................................... 10
6. Proceso a Desarrollar en el Manual ...................................................................................... 10
Funciones Básicas ..................................................................................................................... 10
Identificación del cargo............................................................................................................. 11
Requisitos.................................................................................................................................. 11
7. Instrumentos de medición ..................................................................................................... 11
8. Instructivo para la utilización del Manual ............................................................................ 11
9. Perfiles de Cargos del área Comercial de la Empresa LAP .................................................. 12
vii. Director Comercial ......................................................................................................... 12
viii. Jefe de Distribución ........................................................................................................ 16
ix. Coordinador Logístico.................................................................................................... 21

x. Coordinador de Alimentos ................................................................................................. 25
xi. Coordinador de Aseo ...................................................................................................... 29
xii. Asesor Comercial Junior ................................................................................................ 37
xiii. Auxiliar de Bodega......................................................................................................... 40
xiv. Auxiliar de Transportes .................................................................................................. 44
Referencias:................................................................................................................................... 48
1. Políticas y Normas
 El presente Manual de Funciones de Perfil de Cargo de Distribuidora LAP será la guía
para el personal que compone el área comercial.
 Los procesos y procedimientos descritos en este manual serán analizados
permanentemente para asegurar su alineación con los propósitos y objetivos de la
compañía consistente en reclutar, formar y conserva personal idóneo, eficaz y eficiente.
 Se revisará periódicamente la efectividad de los procesos establecidos con el fin de
actualizarlos de manera total o parcial en caso de ser necesario.
 El área de Gestión Humana y Directores del área Comercial serán los responsables de
divulgar este documento y de capacitar al personal en la ejecución de los procedimientos
que contiene.
 Este manual servirá como guía base para la evaluación de desempeño del personal cuyo
cargo se encuentre registrado en este documento.
 Será utilizado como herramienta para la capacitación y entrenamiento del personal nuevo.
 Este manual entrará en vigencia a partir de la fecha en que sea aprobado y divulgado.
2. Definición de Manual de Funciones y Descripciones de cargos
i. Manual de Funciones
El manual de funciones es una herramienta de administración a través del cual se consolidan
las funciones y las competencias laborales de los miembros de una organización, así como los
requisitos exigidos para su correcto desempeño. Se constituye pues como el pilar técnico que
justifica y significación a la presencia de cargos en una compañía.
“El manual de procedimientos dentro de las Normas del Sistema de Control Interno se enmarca
en el componente Actividades de control pues los procedimientos ayudan a asegurar que se
llevan a cabo las directivas administrativas, y además estas actividades de control se dan en toda
la entidad, en todos los niveles y en todas las funciones, por tanto contribuyen a asegurar que se
toman las acciones necesarias para ubicar los riesgos y las medidas a aplicar hacia la
consecución de los objetivos de la entidad, lo que posibilita el fortalecimiento de la actuación
del Comité de Prevención y Control en la entidad” (Jorge, L., Gutiérrez, P., & González, E. B. L.
2014).
para la elaboración de un manual de funciones es importante tener en cuenta:
 Definir la estructura organizacional de la compañía
 Número de cargos que confirman dicha estructura.
 Establecer las funciones adheridas a cada cargo.
 Definir los requisitos y competencias (estudios, experiencia, perfil) requeridas para el
cumplimiento de las funciones detalladas en cada cargo.
 Establecer las líneas jerárquicas.
 Estructurar, construir, aprobar y posterior a esto proceder a la divulgación y puesta en
práctica de dicho manual.

ii. Descripciones de cargos:
La descripción de cargos se constituye en un proceso que estriba en listar las actividades o
tareas que agrupan un cargo, es un listado pormenorizado de: ¿qué hace? ¿Cuándo lo hace?
¿Cómo lo hace? ¿métodos para su realización? ¿a quién va dirigido? ¿Cuál es su objetivo?
¿cuál es su estructura jerárquica? Subordinación, requisitos y competencias para su
desempeño y demás componentes o reseñas requeridas por la compañía.
“Es pues, el inventario significativo de los aspectos del cargo descrito como unidad
operativa de la organización, el cual relaciona el conjunto de deberes y responsabilidades de
un empleado, éstos proporcionan los medios a través de los cuales el empleado contribuye al
logro de los objetivos de la empresa y permite preparar la evaluación con miras a fijar la
retribución” (Mejía, M. L. 2004).
3. Beneficios de este Proceso
El manual de funciones es una herramienta que nos ayuda a organizar todas las normas y
funciones que debe hacer cada funcionario en sus tareas diarias, este se elabora basándose en los
procedimientos, en los sistemas. Este establece guías para el mejor desempeño, esto no quiere
decir que dejamos de lado la autonomía y dependencia mental de los funcionarios, tampoco
poner a menos la capacidad intelectual de cada uno de ellos.
Algunos beneficios son:
 Hay equilibrio en las funciones de cada cargo.
 Al conocer claramente sus funciones ayuda a mejor el rol de cada uno dentro de la
empresa.
 Ayuda a que sea más fácil para los diferentes funcionarios conocer un poco de cada
cargo esto será de mucho beneficio al momento de rotación en los cargos o de
ascensos, algún imprevisto en la falta inesperada de algún funcionario activaríamos lo
que es un PCN (plan de contingencia o plan de continuidad del negocio no se pararía
a la falta de esta persona si no que otra estaría en la capacidad de suplirla.
 Facilita el proceso de inducción a los nuevos funcionarios por que sirve de guía.
 No habría evasión de responsabilidades.
 Habrá más disciplina.
 Cada quien podría estar en el puesto adecuado según sus aptitudes.
 Sirve para evaluar los puestos de trabajo.
 Da requisitos a seguir al momento de selección nuevo personal.
 Proporciona una visión más clara de lo que es la empresa.
 Ayuda a mejorar los procesos de auditoria.
 Y es una gran oportunidad de mejora ya que cada día se pueden ir moldeando según
evolucione la empresa.
4. Participantes
El siguiente manual de funciones de perfil de cargo de la Distribuidora LAP, está dirigido a los
siguientes cargos del área comercial:
 Director Comercial.
 Jefe de Centro de Distribución.
 Coordinador de alimentos.
 Coordinador de Aseo.
 Coordinador Logístico.
 Asesor Comercial Junior y Senior.
 Auxiliares de Transporte y de Bodega.
5. Periodicidad
Este manual de funciones deberá ser revisando en un lapso de seis meses (6) con el fin de
evaluar su cumplimiento y establecer un factor que pueda aportar una referencia sobre el
porcentaje en que se han alcanzado los objetivos y aquellos en los que no y el por qué no se ha
alcanzado el umbral establecido ya sea en un periodo total o parcial de dicha gestión.
6. Proceso a Desarrollar en el Manual
Para el desarrollo del manual de funciones de Distribuidora LAP la realización de las
funciones de una Dependencia o Entidad, o varias de ellas. Específicamente, el Manual de
Organización, es la versión detallada de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y
responsabilidad de los distintos puestos de trabajo que componen la estructura de la
Organización.
Funciones Básicas: Es un punto en donde se deben incluir brevemente cada una de las
funciones y responsabilidades básicas que describa adecuadamente los límites y la esencia del
cargo. Se debe tener en cuenta que en la descripción de las funciones básicas no se debe entrar en
detalles, ya que esto se trata específicamente en el manual de procedimientos establecido para la
empresa.
Identificación del cargo: En esta parte se describe el nombre del cargo, el nivel del
cargo, la dependencia a la que pertenece, el número de cargos y el cargo de su jefe inmediato.
Requisitos: Este punto de la descripción del cargo, se describe cuál serían los requisitos
del perfil para cada uno de los cargos del perfil de cargo que este se requiere para poder realizar
una adecuada selección de personal. Si bien es cierto que es muy difícil encontrar un empleado
que cumpla a cabalidad con el perfil óptimo establecido para un cargo, esto si nos puede servir
de base para seleccionar el aspirante más adecuado en el proceso de selección. (Estudios,
Experiencia, Conocimientos).
7. Instrumentos de medición
Como medios de registro y verificación empleados en el levantamiento del Manual de
Funciones y Perfiles de Cargos, fue el trabajo de campo en el cual es necesario la involucración
del personal investigador con los actores y sus procesos, empleando técnicas para la recolección
de la información tales como: Entrevistas semiestructuradas aplicadas a la gerencia, encuentas
focalizadas al área comercial, guías de observación directa, fotografías y videos, diarios de
campo, diarios de campo, entre otros.
8. Instructivo para la utilización del Manual
Una vez aprobado el presente manual, se deberá proceder a su divulgación y tenencia por parte
de los actores protagonistas del mismo, y deberá ser consultado al momento de realizar la
respectiva selección, contratación y evaluación de desempeño del personal que desempeñará
alguno de los cargos aquí descritos, así como para su inducción y entrenamiento en campo. Se
evaluará el conocimiento que se tenga sobre este y su correcta utilización. Este manual tendrá
será de libre acceso.

9. Perfiles de Cargos del área Comercial de la Empresa LAP
iii. Director Comercial
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
DENOMINACIÓN: Director Comercial
CÓDIGO: 410101006
GRADO:
Marque con X el ESTRATÉGICO X
TIPO DE PROCESO MISIONAL
al cual se asocia
DE APOYO
esta cargo
NOMBRE DEL PROCESO: Director Comercial
DEPENDENCIA: Comercial
CARGO DEL JEFE

Gerente General
INMEDIATO:
II. PROPOSITO PRINCIPAL: Planificar, organizar, dirigir, controlar y coordinar
eficientemente el sistema comercial, diseñando estrategias que permitan el logro de los
objetivos empresariales, dirigiendo el desarrollo de las actividades de marketing y las
condiciones de venta de los productos.

IV.CONTRIBUCIONES
III. FUNCIONES CLAVES
INDIVIDUALES
Preparación del Plan estratégico de
Mercadeo y su presupuesto
Evaluar los resultados del negocio fortaleciendo las
Examinar los costos directos, indirectos y
estrategias comerciales y la ejecución presupuestal.
demás variables de la operación,
Cód.: 210301008
determinando su efecto en el resultado
del negocio.
Establecer metas y Objetivos para el área

Diseñar el proyecto de investigación de acuerdo con
de ventas
la oportunidad de mercado o problema de marketing
Definir el objeto de estudio de acuerdo
detectado.
con las necesidades de información
Cód.: 260101032
detectadas por la organización.
Identificar y contactar al cliente de
Comercializar los productos y servicios de acuerdo acuerdo con la normatividad vigente.
con las políticas institucionales y normatividad Realizar procesos de investigación de
vigente. buenas prácticas empresariales e
Cód.: 210301031 innovación en todos los aspectos
relacionados con los procesos a su cargo
OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS:

-Consolidar el presupuesto anual de la Gerencia Comercial y controlar su ejecución.
-Supervisar los asuntos relacionados con los asesores Comerciales
-Participar en equipos de trabajo que le sean asignados
- Presentar con periodicidad convenida todos los informes de ejecución y de resultados que
solicite la Gerencia General y los diferentes entes de control.
- Gerencia del Talento Humano a su cargo, contribuyendo a la existencia de mejores niveles de
clima organizacional, donde se estimule el incremento en la satisfacción y la productividad en
el desempeño laboral, como factores acordes al nivel de exigencia en la ejecución de los
procesos y las directrices que se tracen en la distribuidora LAP.
-Estudiar, evaluar y conceptuar sobre las materias de competencia del área interna de
desempeño, y absolver consultas de acuerdo con las políticas institucionales.
- Trabajar conjuntamente con la Gerencia de Servicio en la creación de un sistema de
administración de las relaciones comerciales, donde se pueda medir los avances en la
prestación de los servicios, el sentir de los clientes, quejas, reclamos y en general el
comportamiento de la estrategia de servicio al cliente trazada.
-Realizar otras funciones afines al cargo que le sean encargadas por el Gerente General.
V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES
-Mercadotecnia y ventas
-Servicio al cliente
-Administración y gerencia
-Idioma extranjero
-Comunicación y medios de comunicación
-Office Intermedio
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS: Título profesional en Administración de Empresas, Administración
Comercial, Administración de Mercadeo, Profesional en Mercadeo y Publicidad, o afines.
Con estudios de Especialización en alguna de las siguientes áreas: Gerencia de Mercadeo,
Gerencia Comercial y Mercadeo y otras relacionadas con la misión del cargo.
DE DESEMPEÑO: Cuatro (4) años como gerente o director de mercadeo, gerente o director
de ventas, gerente o director comercial, con experiencia demostrable en el acompañamiento a
la fuerza de ventas y capacidad para la elaboración de planes estratégicos de mercado, análisis
del mercado, diseño de productos/servicios y costos.
Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas
con el cargo
VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO
-Planificación
-Liderazgo
-Escucha activa
-Comunicación asertiva
-Relaciones Interpersonales
-Evaluación y Control de Actividades
-Pensamiento crítico
CIUDAD:
FECHA DE
APROBACIÓN:
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
Javier Alexander Velandia
Garzón Jenny Paola Vidal
Peña, Luz Celis Zúñiga
Ayala.
iv. Jefe de Distribución
DENOMINACIÓN: Jefe de Centro de Distribución
CÓDIGO: 410101008
GRADO: 03
al cual se asocia
DE APOYO
esta cargo
NOMBRE DEL PROCESO: Jefe de Centro de Distribución
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Director Comercial
II. PROPOSITO PRINCIPAL: Velar por el correcto funcionamiento, coordinación y
organización del área logística de la empresa, tanto a nivel de producto como a nivel de gestión
de personal, con el objetivo de distribuir a los clientes los pedidos de mercancía a tiempo y
forma.
IV.CONTRIBUCIONES
INDIVIDUALES
Planear el transporte de mercancías

Diseñar el plan de distribución según el canal y
según modos y estrategias de logística
normativa de transporte
Cód.: 210101066
Diseñar el plan de distribución según
el canal y normativa de transporte

Optimizar la política de
Establecer el plan de distribución física según
aprovisionamiento y distribución de la
destino, modo de transporte y naturaleza del
empresa
producto.
Analizar el canal según las estrategias de
Cód.: 210101024
mercadeo y costos logísticos.
Implementar acciones de mejora que
contribuyan a generar una mayor calidad
del producto y confiabilidad por parte de

Elaborar el plan operativo según requerimientos de
los clientes
los clientes, objetivos y estrategias de la operación.
- Determinar los recursos de la
Cód.: 210101025
operación según las necesidades y
requerimientos de los clientes y políticas
de la organización.
-Dirigir y supervisar las funciones del personal a su cargo así como gestionar la motivación y el
nivel de desempeño.
- Programar y supervisar el trabajo diario de los trabajadores asignando responsabilidades según
la carga de trabajo en recepción, almacenaje, preparación de pedidos y despacho.
- Revisar y analizar el cierre diario de stock, preparación de pedidos y liquidaciones de reparto,
analizando las ventas y planteando cambios o propuestas que apoyen la mejora del nivel de
servicio.
- Coordinar los despachos de los clientes garantizando su entrega oportuna en los tiempos
pactados.
- Velar por el cumplimiento y evolución de los indicadores de gestión de almacén y transporte
-Monitorear y evaluar el desempeño de los encargados del transporte, cuyo nivel de servicio
afecta la calidad del servicio que presta la empresa a sus clientes. Proponer mejoras y cambio de
proveedores oportunamente.
-Emitir y remitir en forma oportuna los reportes requeridos por la gerencia
-Realizar otras funciones afines al cargo que le sean encargadas por el Director Comercial
-Administración y gerencia
-Recursos humanos y de personal
-Transportes
-Matemáticas
-Servicio al cliente
-Office Intermedio
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS: Título profesional en Ingeniería Industrial, Administración de Empresas, o
afines. Con estudios de Especialización en logística y otras relacionadas con la misión del cargo.
DE DESEMPEÑO:
Mínimo 2 años de experiencia como director o jefe de logística, jefe de bodega o distribución,
jefe de almacén o jede de planeación, con experiencia demostrable en la dirección y control de
operaciones, manejo de mercancías y establecimiento de rutas de entrega.
Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas con
el cargo
-Evaluación y control de actividades
-Comprensión de lectura
-Pensamiento crítico
-Escucha activa
CIUDAD:
FECHA DE
APROBACIÓN:
Garzón, Jenny Paola Vidal
Peña, Luz Celis Zúñiga
Ayala
v. Coordinador Logístico
DENOMINACIÓN: Coordinador logístico
CÓDIGO: 410101007
GRADO: No es necesario
Marque con X el ESTRATÉGICO x
al cual se asocia
DE APOYO
esta cargo
NOMBRE DEL PROCESO: Coordinador logístico
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Jefe de centro de distribución
II. PROPOSITO PRINCIPAL:
Planifica, coordina y dirige las actividades del departamento comercial, la bodega y las líneas
de transporte con las que cuenta la distribuidora.
IV.CONTRIBUCIONES
INDIVIDUALES
Definir políticas de inventarios y métodos de
almacenamiento según estrategias de logística y Establecer métodos de almacenamiento
objetivos de la organización. y manejo de inventarios según políticas
Cód. 210101017 y estrategias de logística.
Controlar los inventarios según indicadores de Valorar los inventarios, según método
rotación y métodos de manejo. y técnica establecida por la
Cód. 210101023 organización.
Supervisar sistema productivo de acuerdo con el plan

Controlar planes operativos teniendo
de producción.
en cuenta la normatividad existente.
Cód. 270401017
OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS

-Realizar inventarios magnéticos y físicos, de forma semestral sobre toda la bodega.
-Supervisar y controlar inventario
-Estudiar las rutas de distribución.
-Hacer un análisis de estudio de tiempos de entrega de cada producto y plantear posibles
mejoras.
-Brindar apoyo al Jefe de distribución en las labores que requiera.
- Administrar y coordinar la bodega.
Elaboración de inventarios físicos y magnéticos.
Manejo de Office especialmente en Excel.
Manejo de personal
Fácil resolución de conflictos
Buena memorización de procesos.
Técnicas de manipulación.
Localización y señalización.
Razonamiento espacial y matemático.
Indicadores productivos.
Matemáticas.
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS: Profesional en logística. Especialización en inventarios, almacén o afines.
DE DESEMPEÑO
Experiencia mínima de 5 años coordinando la logística de una empresa de alimentos o productos
de aseo.
el cargo
Liderazgo
Metódico
Fácil comunicación
Resolución de conflictos
Pensamiento critico
Propositivo
CIUDAD:
FECHA DE APROBACIÓN:
Peña, Luz Celis Zúñiga Ayala
vi. Coordinador de Alimentos
DENOMINACIÓN: Coordinador de alimentos
CÓDIGO: 491201002
GRADO:
al cual se asocia
DE APOYO
esta cargo
NOMBRE DEL PROCESO: Coordinador de alimentos
CARGO DEL JEFE

Jefe de Centro de Distribución
INMEDIATO:
II. PROPOSITO PRINCIPAL: Coordinar las actividades de planificación, control y
aseguramiento de calidad de los alimentos gestionando el mejoramiento de la calidad en el
marco de los Sistemas de Gestión comunicados por la empresa.
IV.CONTRIBUCIONES
INDIVIDUALES
-Implementar mecanismos de seguimiento
y medición eficaz, que cumplan con la
distribución de alimentos
Manejo y organización de alimentos
-Participar en la planificación, desarrollo,
Cód.: 160201002
control y validación de los
Procedimientos para asegurar la calidad
de alimentos
Disminuir índice de reclamaciones de

Organizar los alimentos de acuerdo con la solicitud
acuerdo al procedimiento de la empresa.
del cliente y estándares establecidos.
-Demostrar la conformidad del producto y
Cód.: 260201010
el proceso
Manipular alimentos de acuerdo con normatividad Monitorear procesos bajo su
vigente. responsabilidad según procedimiento
Cód.: 290801023 establecido.

-Monitorear el cumplimiento de los
estándares de calidad establecidos por la
organización
-Participar en la planificación y coordinar las actividades referidas a aseguramiento de calidad
de los alimentos.
-Participar en la selección y evaluación de proveedores de alimentos
-Contribuir con la implementación y mejora de los Sistemas de Gestión establecidos en la
Organización
- Controlar los mecanismos de identificación y trazabilidad
-Monitorear y controlar el manejo eficiente en el análisis de datos
-Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de Distribución y otras instancias de mayor
jerarquía, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas
aprobadas en los planes de acción.
- Velar por el cumplimiento de las directrices y normas establecidas por el departamento de
Seguridad y Salud en el Trabajo para todo el personal a su cargo
-Realizar otras funciones afines al cargo que le sean encargadas por el Jefe de distribución.
-Manejo y elaboración de registros

-Sistemas de Gestión de calidad
- Legislación sanitaria vigente
- Interpretación de procedimientos operativos y normatividad interna de la empresa
--Responsabilidad legal y social del manipulador de alimentos
-Auditorias de Calidad
-Estadística
-Manejo básico de Herramientas de Office (Word, Excel, Power point).
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS Título profesional en Ingeniería Industrial, Ingeniería de Alimentos o carreras
afines.
DE DESEMPEÑO:
Tres (3) años como Coordinador de alimentos o Jefe de calidad para empresas de alimentos o
bebidas, con experiencia demostrable en el manejo de alimentos y calidad del producto.
el cargo
- Orientación al Servicio
- Trabajo en equipo
-Planificación
-Liderazgo
-Escucha activa
CIUDAD:
FECHA DE
APROBACIÓN:
vii. Coordinador de Aseo
DENOMINACIÓN: Coordinador de Aseo
CÓDIGO:
GRADO:
al cual se asocia
DE APOYO
esta cargo
NOMBRE DEL PROCESO: Coordinador de Aseo
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Jefe de Centro de Distribución
II. PROPOSITO PRINCIPAL: Coordinar las actividades de planificación, control y
aseguramiento de calidad de los productos de aseo gestionando el mejoramiento de la calidad
en el marco de los Sistemas de Gestión comunicados por la empresa.
IV.CONTRIBUCIONES
INDIVIDUALES
-Realizar el control del producto de
acuerdo con procedimientos

Empacar el producto para distribución al consumidor
establecidos.
de acuerdo con procedimientos establecidos y
- Implementar mecanismos de
normatividad vigente.
seguimiento y medición eficaz, que
Cód: 220601007
cumplan con la distribución de
productos de aseo
Estructurar los componentes de un sistema de -Establecer el modelo de base de datos
trazabilidad de acuerdo con los productos, servicios y de acuerdo con los procesos y los
procesos productos.
Cód: 210101041 - Participar en la planificación,
desarrollo, control y validación de los
Procedimientos para asegurar la
calidad de los productos
-Establecer un programa de registro
de almacenamiento que cumpla con
los procedimientos del sistema de

Almacenar los productos según técnicas de
inventarios
almacenamiento y normativa
- Monitorear el cumplimiento de los
Cód: 210101059
estándares de calidad establecidos por
la organización
-Participar en la planificación y coordinar las actividades referidas a aseguramiento de calidad
de los productos.
-Participar en la selección y evaluación de proveedores de productos de aseo
-Contribuir con la implementación y mejora de los Sistemas de Gestión establecidos en la
Organización
- Controlar los mecanismos de identificación y trazabilidad
-Monitorear y controlar el manejo eficiente en el análisis de datos
-Presentar con la periodicidad acordada con el Jefe de Distribución y otras instancias de mayor
jerarquía, los informes de gestión, que dan cuenta del avance logrado frente a las metas
aprobadas en los planes de acción.

- Velar por el cumplimiento de las directrices y normas establecidas por el departamento de
Seguridad y Salud en el Trabajo para todo el personal a su cargo
-Realizar otras funciones afines al cargo que le sean encargadas por el Jefe de distribución.
-Manejo y elaboración de registros
-Sistemas de Gestión de calidad
- Legislación sanitaria vigente
- Interpretación de procedimientos operativos y normatividad interna de la empresa
-Auditorias de Calidad
-Estadística
-Manejo básico de Herramientas de Office (Word, Excel, Power point).
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS Título profesional en Ingeniería Industrial, Ingeniería de Alimentos o carreras
afines.
DE DESEMPEÑO:
Tres (3) años como Coordinador de aseo o Jefe de calidad para empresas de alimentos o
bebidas, con experiencia demostrable en el manejo de productos de aseo y calidad del
producto.
el cargo
II. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE CARGO
- Orientación al Servicio
- Trabajo en equipo
-Planificación
-Liderazgo
-Escucha activa
CIUDAD:
Garzón, Jenny Paola Vidal Peña,
Luz Celis Zúñiga Ayala
 Asesor Comercial Senior
DENOMINACIÓN: Asesor comercial senior
CÓDIGO:
GRADO:
Marque con X el ESTRATÉGICO
TIPO DE PROCESO MISIONAL x
al cual se asocia
DE APOYO
esta cargo
NOMBRE DEL PROCESO: Asesor comercial senior
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Director comercial
Ejecutar y Desarrollar los procesos comerciales, de acuerdo con los lineamientos establecidos
por el departamento comercial, con el fin de asegurar el cumplimiento de las metas de ventas
individuales y la fidelización de los clientes VIP.
IV.CONTRIBUCIONES
INDIVIDUALES
Ejecutar las actividades comerciales necesarias, para

Dar charlas personales.
lograr el cumplimiento de las metas propuestas por la
Buscar citas reales.
empresa
Planeación y organización de los
objetivos para el cumplimiento de las
metas.
visitas semanales con información
solicitada y de interés para las
Incrementar la penetración en las empresas VIP empresas, asegurando la política básica
asignadas para lograr la fidelización de servicio
El incremento de nuevos clientes VIP. Realizar tele mercadeo y visitas en frio,
buscar información dentro de las
empresas
Lograr la productividad mínima exigida en número Cierre de ventas
de clientes VIP. Estar pendiente del pago de la empresa
-Captación de nuevos clientes VIP, Charlas, Visitas, negociaciones autorizadas
-Participación en licitaciones y negociaciones con clientes VIP
-Negociaciones comerciales fuera de las autorizadas
Manejo de Clientes
Excelente presentación personal
Conocimiento del mercado

Exigencia personal en cumplimiento de metas.
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS: Profesionales en carreras administrativas.
DE DESEMPEÑO
Experiencia mínima de 10 años en ventas dentro de una empresa de alimentos o productos de
aseo.
Metódico
Liderazgo
Pensamiento critico
Propositivo
CIUDAD:

Garzón, Jenny Paola Vidal Peña
,Luz Celis Zúñiga Ayala
viii. Asesor Comercial Junior
DENOMINACIÓN: Asesor comercial junior
CÓDIGO:
GRADO:
Marque con X el ESTRATÉGICO
TIPO DE PROCESO MISIONAL x
al cual se asocia
DE APOYO
esta cargo
NOMBRE DEL PROCESO: Asesor comercial junior
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Director comercial
Ejecutar y Desarrollar los procesos comerciales, de acuerdo con los lineamientos establecidos
por el departamento comercial, con el fin de asegurar el cumplimiento de las metas de ventas
individuales y la fidelización de los clientes.

IV.CONTRIBUCIONES
INDIVIDUALES
Dar charlas personales.
Ejecutar las actividades comerciales necesarias, para Buscar citas reales.
lograr el cumplimiento de las metas propuestas por Planeación y organización de los
la empresa objetivos para el cumplimiento de las
metas.
visitas semanales con información
solicitada y de interés para las
Incrementar la penetración en las empresas empresas, asegurando la política
asignadas para lograr la fidelización. básica de servicio
El incremento de nuevos clientes. Realizar tele mercadeo y visitas en
frio, buscar información dentro de las
empresas
Lograr la productividad mínima exigida en número Cierre de ventas
de clientes. Estar pendiente del pago de la empresa
· Captación de nuevos clientes VIP, Charlas, Visitas, negociaciones autorizadas
· Participación en licitaciones y negociaciones con clientes.
· Negociaciones comerciales fuera de las autorizadas.

Manejo de Clientes
Excelente presentación personal
Conocimiento del mercado
Exigencia personal en cumplimiento de metas.
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS
Bachiller.
DE DESEMPEÑO
Experiencia mínima de 1 año en ventas dentro de una empresa de alimentos o productos de
aseo.
Metódico
Liderazgo
Pensamiento critico
Propositivo
CIUDAD:
ix. Auxiliar de Bodega
DENOMINACIÓN: Auxiliar de bodega
CÓDIGO: 410101003
GRADO:
al cual se asocia
DE APOYO
esta cargo
NOMBRE DEL PROCESO: Auxiliar de bodega
CARGO DEL JEFE INMEDIATO: Coordinador Logístico
Recibir, clasificar y almacenar todos los productos del almacén, empaque y registro en los
inventarios cumpliendo con los estándares de calidad.
III. FUNCIONES CLAVES IV.CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
Diseñar centros de distribución y

Determinar los parámetros y requerimientos del
bodegas según estrategias de logística y
diseño de los centros de distribución y almacenes
objetivos de la organización.
según necesidades y estrategias de logística.
Cód. 210101028
Entregar los productos terminados a
bodega según requerimientos del Empacar productos terminados según requerimientos
cliente y características del mismo. del cliente y características del mismo.
Cód. 291101005
Definir políticas de inventarios y
métodos de almacenamiento según

Establecer métodos de almacenamiento y manejo de
estrategias de logística y objetivos de la
inventarios según políticas y estrategias de logística.
organización.
Cód. 210101017
-Organizar los productos en los distintos estantes según el lote de fabricación y fecha de
entrega.
- Recibir y revisar los productos y otros suministros que ingresen al almacén, verificando que
las características de lo recibido sean coherentes con las solicitadas.
- Realizar las entradas en el sistema de recursos físicos de acuerdo a normatividad.
-Presentar informes de consumo de almacén de acuerdo a los cronogramas establecidos o
cuando el jefe inmediato los requiera.
- Informar permanentemente sobre problemas, inconvenientes o irregularidades que se
presenten o puedan presentarse en cualquier proceso que se adelante.
- Clasificar y organizar la mercancía en el almacén con el fin de garantizar su rápida
localización para las respectivas entregas o salidas del almacén.
- Solicitar materiales y suministros.
Modelos de distribución
Rotación de productos
Herramientas de estadística.
Métodos de almacenamiento.
Indicadores de gestión.
Normatividad y regulación de productos.
Empaques, características y tipos de operación.
Importancia de empaque de productos.
Técnicas de manipulación.
Muebles y equipos de almacenamiento
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS
Técnico o Tecnólogo en Almacén, bodega o a fines.
DE DESEMPEÑO
Experiencia mínima de 1 año en manejo de inventarios y organización de bodega en empresas
de alimentos o aseo.
v Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas
con el cargo
Liderazgo
Trabajo en equipo
Fácil memorización
Agilidad
Resolución de problemas
Propositivo
CIUDAD:
Javier Alexander Velandia Garzón,
Jenny Paola Vidal Peña, Luz Celis
Zúñiga Ayala
x. Auxiliar de Transportes
DENOMINACIÓN: Auxiliar de transporte
CÓDIGO: 410101001_1
GRADO: 3
al cual se asocia
DE APOYO
esta cargo
NOMBRE DEL PROCESO: Auxiliar de transporte
CARGO DEL JEFE

Coordinador logístico
INMEDIATO:
Recibir, ordenar, clasificar y transportar todos los productos que ingresan y salen de la
distribuidora con el fin de tener todo a la mano y con excelente estándar de calidad.
Se utilizan actividades físicas e intelectuales para la carga, distribución y almacenamiento.
IV.CONTRIBUCIONES
INDIVIDUALES
Conducir vehículos automotores pesados de Comprobar funcionamiento del equipo
transporte de carga de acuerdo a las normas de transporte según procedimiento del
vigentes. fabricante.
Cód. 280601048
Trasladar la carga en vehículos automotores de Verificar cargue, ubicación de la carga
acuerdo con lo contratado, políticas de la empresa y en el vehículo y descargue de acuerdo
normatividad vigente. con las políticas de las empresas y
Cód. 280601006 normatividad vigente.
Comprobar funcionamiento del equipo

Conducir vehículos automotores livianos de
de transporte según procedimiento del
transporte de carga de acuerdo a las normas vigentes
fabricante.
Cód. 280601046
-Verificar la calidad del empaque de la mercancía que se va a transportar.
-Ordenar la mercancía según la hoja de entrega.
-Estudiar las rutas y tiempos de entrega
-Organizar de manera adecuada los productos a entregarse.
-Verificar el estado de los vehículos de la empresa.
Conocimiento en sistemas de inventarios.
Conocimiento en normas de gestión de calidad.
Manejo e interpretación de manuales técnicos.
Unidades de medida
Principios ergonómicos.
Sistema de seguridad en vehículos.
Señalización.
Conocimiento en almacén y organización de estantes según el lote.
Conocimiento en líneas de distribución.
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS
Tecnólogo en logística, inventario, almacén, distribución o cualquier otro a fines.
Licencia de conducción.
DE DESEMPEÑO
Tener como mínimo 2 años de experiencia como conductor y despachador en el sector de
alimentos y aseo.
v Preferible: Certificación de competencia laboral en alguna de las NCL relacionadas
con el cargo
Trabajo en equipo.
Adaptación al cambio.
Metódico.
Propositivo.
CIUDAD:

Referencias:
Jorge, L., Gutiérrez, P., & González, E. B. L. (2014). Manuales de procedimientos y el control
interno: una necesaria interrelación.
Mejía, M. L. (2004). Estructuras y cargos por procesos, orientados a resultados. Scientia et
technica, 2(25).

Manual de Funciones de Perfil de Cargo Distribuidora Lap

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ii

Manual de Funciones de Perfil de Cargos

Especialización Tecnológica En Talento Humano Por Competencias

Actualmente las organizaciones en todo el mundo están incluyendo dentro de sus

el proceso que se asigna a determinada persona dentro de una organización.

propendiendo mitigar el desconocimiento de los deberes, la duplicación de deberes, los

reprocesos en los trámites, la deficiencia en el servicio a los diferentes clientes de la compañía

de la organización con la planeación estratégica de la compañía.

“Las Competencias tanto personales y organizacionales, darán soporte fundamental al

económico y social de la organización ideal” (Mejía, M. L. 2004).

1. Políticas y Normas .................................................................................................................. 6

i. Política de Inocuidad...........................................................Error! Bookmark not defined.

ii. Política de Calidad ..............................................................Error! Bookmark not defined.

iii. Política de seguridad .......................................................Error! Bookmark not defined.

iv. Política de Salud Ocupacional.........................................Error! Bookmark not defined.

2. Definición de Manual de Funciones y Descripciones de cargos ............................................ 6

v. Manual de Funciones ........................................................................................................... 6

vi. Descripciones de cargos: .................................................................................................. 8

3. Beneficios de este Proceso ...................................................................................................... 8

6. Proceso a Desarrollar en el Manual ...................................................................................... 10

Funciones Básicas ..................................................................................................................... 10

Identificación del cargo............................................................................................................. 11

7. Instrumentos de medición ..................................................................................................... 11

8. Instructivo para la utilización del Manual ............................................................................ 11

9. Perfiles de Cargos del área Comercial de la Empresa LAP .................................................. 12

vii. Director Comercial ......................................................................................................... 12

viii. Jefe de Distribución ........................................................................................................ 16

ix. Coordinador Logístico.................................................................................................... 21

xi. Coordinador de Aseo ...................................................................................................... 29

xii. Asesor Comercial Junior ................................................................................................ 37

xiii. Auxiliar de Bodega......................................................................................................... 40

xiv. Auxiliar de Transportes .................................................................................................. 44

 El presente Manual de Funciones de Perfil de Cargo de Distribuidora LAP será la guía

para el personal que compone el área comercial.

 Los procesos y procedimientos descritos en este manual serán analizados

permanentemente para asegurar su alineación con los propósitos y objetivos de la

compañía consistente en reclutar, formar y conserva personal idóneo, eficaz y eficiente.

 Se revisará periódicamente la efectividad de los procesos establecidos con el fin de

actualizarlos de manera total o parcial en caso de ser necesario.

divulgar este documento y de capacitar al personal en la ejecución de los procedimientos

cargo se encuentre registrado en este documento.

2. Definición de Manual de Funciones y Descripciones de cargos

El manual de funciones es una herramienta de administración a través del cual se consolidan

justifica y significación a la presencia de cargos en una compañía.

en el componente Actividades de control pues los procedimientos ayudan a asegurar que se

consecución de los objetivos de la entidad, lo que posibilita el fortalecimiento de la actuación

para la elaboración de un manual de funciones es importante tener en cuenta:

 Definir la estructura organizacional de la compañía

 Número de cargos que confirman dicha estructura.

 Establecer las funciones adheridas a cada cargo.

 Definir los requisitos y competencias (estudios, experiencia, perfil) requeridas para el

cumplimiento de las funciones detalladas en cada cargo.

 Establecer las líneas jerárquicas.

 Estructurar, construir, aprobar y posterior a esto proceder a la divulgación y puesta en

práctica de dicho manual.

La descripción de cargos se constituye en un proceso que estriba en listar las actividades o

¿Cómo lo hace? ¿métodos para su realización? ¿a quién va dirigido? ¿Cuál es su objetivo?

¿cuál es su estructura jerárquica? Subordinación, requisitos y competencias para su

desempeño y demás componentes o reseñas requeridas por la compañía.

operativa de la organización, el cual relaciona el conjunto de deberes y responsabilidades de

retribución” (Mejía, M. L. 2004).

3. Beneficios de este Proceso

poner a menos la capacidad intelectual de cada uno de ellos.

Algunos beneficios son: