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1/11/2016 Elementos de las fichas General, Inventario, Ventas y Clientes

Elementos de las fichas General, Inventario, Ventas
y Clientes

Elementos de las fichas General, Inventario, Ventas y Clientes

Sitio: a2 Academia
Curso: Títulos y Correlativos
Libro: Elementos de las fichas General, Inventario, Ventas y Clientes
Imprimido por: DIOGENES DIOMER LEDEZMA BAUTE
Día: martes, 1 de noviembre de 2016, 07:55

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1/11/2016 Elementos de las fichas General, Inventario, Ventas y Clientes

Tabla de contenidos
Elementos presentes en la ficha General
Método para modificar Impuesto 1, Etiqueta de Identificación Fiscal y Decimales
Método para modificar la opción Mostrar Existencia Depositos
Elementos presentes en la ficha Inventario
Método para modificar el Correlativo de Cargo
Método para modificar la Etiqueta Nombre Matrices
Método para modificar la opción Activar Código Único Asociado
Método para modificar la Etiqueta Precio
Método para observar las diferencias entre Utilidad Financiera y Porcentaje Lineal
Elementos presentes en el ficha Ventas y Clientes
Método para modificar el Correlativo de una Factura

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Elementos presentes en el ficha General

En a2 Herramienta Administrativa Configurable, la ficha general  en ella se configura la


nomenclatura de impuestos, la alícuota que se va aplicar, el identificador fiscal de la empresa. La
cantidad de decimales, el tipo de moneda con la cual se va a trabajar y la fecha de inclusión de transacciones.
Esta  ficha está ubicada en el Menú Archivos  opción Títulos y Correlativos.

Los campos que estructuran la ficha son los siguientes.

Impuesto 1: Indica el porcentaje de impuesto de valor agregado que va a manejar la empresa, es importante
acotar que si la aplicación se encuentra instalada en una zona libre de impuesto debe tener esta opción activa
igualmente, por cuanto serán los productos a los cuales se les indicará que se encuentran exentos, lo cual se
explicará el procedimiento al desarrollar el modulo de inventario. 

Nombre: Son las iniciales del impuesto que maneja la empresa, es decir la etiqueta que identificará el
campo.
Alícuota: Es el porcentaje de impuesto que se va a aplicar.
Activo: Esta opción consiste en activar el impuesto que está usando la empresa.

Impuesto 2: Es usado para aquellas empresas que manejen un tipo de impuesto adicional, ya bien sea una
alicuota reducida o adicional, como lo es para el caso del Impuesto al Lujo y el de las operaciones
agropecuarias que maneja una alicuota reducida. En el caso que la empresa lo amerite es necesario indicarlo
activo así los libros de compras y ventas reflejaran las transacciones en función de la base reducida o adicional
como lo estipula la ley. 

Nombre: Son las iniciales del impuesto reducido o adicional  que maneja la empresa
Alícuota: Es el porcentaje de impuesto reducido o adicional que va aplicar la empresa.
Aplicar como: Este menú consiste en seleccionar el tipo de impuesto que manejará la empresa.

Identificación fiscal

N.I.T y R.I.F: En él  se configuran  la etiqueta de la identificación fiscal respectivamente.
Persona: En él se selecciona el tipo de perceptor que le corresponde a la empresa.
Contribuyente especial: Si la empresa es contribuyente especial activar la opción, en caso contrario
dejarlo desactivo, esta condición lo estable el órgano tributario del país que tiene la aplicación.

Decimales: Este campo indica la cantidad de decimales con la que se desea trabajar con respecto a todas las
operaciones que se van a realizar desde la aplicación.

Moneda Local: Consiste en seleccionar la moneda base local.

Decimales existencia: Consiste en indicar la cantidad de decimales que manejara las existencias de los
productos del  inventario que conforman a  la aplicación.

Monto unidad tributaria: Es el monto de la unidad tributaria que se encuentra vigente para ese momento en
el país.

Período Actual en curso: Define el periodo de tiempo para el cierre de las transacciones.

Fecha Inicio período  en curso: La fecha de inicio para las transacciones que realizará la empresa.
Fecha final período en curso: La fecha de culminación para las transacciones de la empresa.
Descripción del período: Es el nombre del período que se realizará las transacciones en la empresa.

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Mostrar existencia de todos los depósitos en los info de los productos: Si esta opción esta activa se
mostrará la existencia del depósito seleccionado entre la existencia total de todos los depósitos.

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Método para modificar  Impuesto 1, Etiqueta de Identificación
Fiscal y Decimales

A continuación se muestra un ejemplo acerca de la ventana títulos y correlativos puntualmente en la ficha de
general, donde se visualiza la modificación de los campos: Impuesto 1, las etiquetas de Identificación Fiscal
(NIT y RIF) y los Decimales que maneja la aplicación.

Es importante acotar que para el logro del presente ejemplo, se debe tener registros: en los módulos
Departamento, Depósito, Inventario, Clientes y Vendedores ubicados en a2Admin, además se debe ingresar
con el usuario "Master", por cuanto existe una permisologia que se necesita tener activa y este usuario lo trae
configurado por defecto.

0:00 / 2:02

A continuación se muestran los pasos del proceso acerca de la ventana títulos y correlativos puntualmente en
la ficha de general

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Primera Parte: Observar desde a2Admin el registro que trae la aplicación por defecto con respecto a
los puntos planteados.

Paso   Acción

1 Hacer clic en botón Facturas de a2Admin.

2 Seleccionar un Depósito y Cliente.

3 Seleccionar un producto.

4 "Enter" desde el teclado hasta ubicarse en la siguiente línea.

5 Hacer clic en el botón Totalizar.

6 Observar la Etiqueta del campo I.V.A.

7  Observar la cantidad de decimales del precio.

8  Observar la Etiqueta del campo N.I.T y R.I.F.

Segunda Parte: Modificar los campos mencionados anteriormente en a2Sistema 
Paso   Acción

1 Hacer clic en el icono Modificar Registros de la ventana títulos y correlativos en a2Sistema.

2 Modificar el campo nombre y alícuota de impuesto 1, en este caso se escribirá IVA (15%).

3  Modificar la etiqueta N.I.T y R.I.F de Identificación Fiscal, en este caso se escribirá Nit y Rif.

4  Modificar el campo Decimales, en este caso se escribirá el número 4.

5  Hacer clic en el icono Grabar Registros.

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Tercera Parte: Observar la modificación del Registro siguiendo los pasos de la Primera Parte.

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Método para modificar la opción Mostrar Existencia Depósitos

En a2 Herramienta Administrativa Configurable en la ficha General de la ventana títulos y correlativos se
muestra un ejemplo de la activación del cuadro de verificación "Mostrar Existencia de todos los Depósitos en
los Info de los Productos".

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A continuación se muestran los pasos del proceso para la activación del cuadro de verificación "Mostrar
Existencia de todos los Depósitos en los Info de los Productos".

Primera Parte: Observar desde a2Admin la existencia de productos sin activar la opción  "Mostrar
Existencia de todos los depósitos en los Info de los Productos” 

Paso   Acción
1 Hacer clic en el Botón Facturas de a2Admin.
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2
Seleccionar un Depósito y cliente.

3 Seleccionar un producto.

4 Observar el campo existencia en la ventana, en este caso el ejemplo es COMPUTADOR HP, LG.

Segunda Parte: Activar la opción "Mostrar Existencia de todos los depósitos en los Info de los
Productos” desde a2Sistema 
Paso   Acción

1 Hacer clic en el botón " Modificar Registros” de la ventana títulos y correlativos en a2Sistema

2  Activar la opción a utilizar en este proceso.

3  Hacer clic en el botón "Grabar Registros”.

Tercera Parte: Observar la modificación del registro del campo Existencia aplicando los pasos de la
primera parte.

Nota: Cabe acotar que cuando se observa en el video el 50/100, eso indica que es la cantidad existente
del producto con respecto al depósito seleccionado entre la cantidad total existente del producto con
respecto a todos los depósitos.  

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Elementos presentes en el ficha Inventario

En a2 Herramienta Administrativa Configurable, la ficha Inventario esta permite configurar los correlativos de
los documentos de mercantiles. De igual forma la integra los parámetros para el control de inventario. Esta
 ficha está ubicada en el Menú Archivos  opción Títulos y Correlativos.

Los campos que estructuran la ficha son los siguientes.

Próximo cargo, próximo descargo, próxima transferencia, próximo ajuste de inventario, próxima
requisición, y solicitud de cotización: Se establecen el próximo número correlativo que va a tener los
documentos mencionados anteriormente.
Ajustar existencia detallada: Permite en el módulo de inventario llevar el control de aquellos
productos que se almacenan y se vendan de forma detallada.
Seriales por depósitos: Esta permite almacenar los seriales de los productos, de acuerdo al depósito
donde esten guardados.
Nombre matrices: En él se define el nombre de la etiqueta que tendrá el campo de la matriz a utilizar
por la empresa.
Activar código único asociado: Es una utilidad muy práctica que sirve para relacionar uno o más
códigos a parte del identificador original del producto y tiene de gran uso a los productos matriciales,
por cuanto permite adicionar códigos sencillos de modo que puedan ser llamados al grid de
transacciones con mayor facilidad para el usuario.
Precios disponibles: Precio1, precio2, precio3, precio4, precio5, precio6: permite modificar la etiqueta
del precio de acuerdo a las necesidades de la empresa, así como tambien indicar la cantidad de precios
con la cual se desea trabajar la aplicación.
Calculo de Utilidad: Esta opción permite aplicar la utilidad del producto bien sea por financiera o
porcentaje lineal. 
Utilidad Financiera: Cuando se selecciona esta opción el precio sin impuesto del producto se
calcula por medio de la formula que dice Costo/(100­ % de utilidad a aplicar).
Porcentaje Lineal: Cuando se selecciona esta opción el precio sin impuesto del producto se
calcula por medio de la formula que dice Costo* % de Utilidad a aplicar. 
                                                                                                                                                             
                                                                                                    

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Método para modificar el Correlativo de Cargo

En a2 Herramienta Administrativa Configurable en la ficha Inventario de la ventana títulos y correlativos se
muestra un ejemplo de la modificación del correlativo de Cargo.

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A continuación se muestran los pasos del proceso para la modificación del Correlativo de Cargo.

Primera Parte: Observar desde a2Admin el correlativo que trae la aplicación por defecto con
respecto a cargos.

Paso   Acción

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1 Hacer clic en el menú transacciones de a2Admin

2 Hacer clic en la opción Inventario

3 Hacer clic en la opción cargos

4 Observar el correlativo del documento de cargos

A continuación se muestran los pasos del proceso para agregar un nuevo campo a una tabla de la base de
datos, en este caso será Inventario agregando la variable Alicuota.

Segunda Parte: Modificar el correlativo del campo cargo de la ficha Inventario desde a2Sistema. 
Paso   Acción

1 Hacer clic en el botón Modificar Registros de la ventana títulos y correlativos en a2Sistema.

2 Hacer clic en la ficha Inventario.

3 Modificar el campo próximo cargo, en este caso se escribirá 520 para observar el cambio.

4 Hacer clic en el botón Grabar Registros.

Tercera Parte: Observar la modificación del número de documento aplicando los pasos de la primera
parte.

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Método para modificar la Etiqueta Nombre Matrices

En a2 Herramienta Administrativa Configurable en la ficha Inventario de la ventana títulos y correlativos se
muestra un ejemplo de la modificación de etiqueta para el campo Nombre Matrices.

0:00 / 1:16

A continuación se muestran los pasos del proceso para la modificación de etiqueta para el campo Nombre
Matrices.

Primera Parte: Observar desde a2Admin la etiqueta de nombre matrices que trae por defecto la
aplicación.

Paso   Acción

1 Hacer clic en el botón Departamentos de a2Admin.

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2  Observar en tipos de costo, la etiqueta que corresponde al nombre de matrices.

Segunda Parte: Modificar de la etiqueta del Nombre Matrices  de la ficha inventario desde
a2Sistema

Paso   Acción

1 Hacer clic en el botón modificar registros de la ventana títulos y correlativos en a2Sistema.

2 Hacer clic en la ficha Inventario.

3 Modificar la etiqueta del campo nombre matrices, en este caso se escribirá ancho y alto.

4 Hacer clic en el botón Grabar Registros.

Tercera Parte: Observar la etiqueta que corresponde ahora a nombre matrices aplicando los pasos de
la primera parte.

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Método para modificar la opción Activar Código Único Asociado

En a2 Herramienta Administrativa Configurable en la ficha Inventario de la ventana títulos y correlativos se
muestra un ejemplo de la modificación para la opción "Activar Código Único Asociado"

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A continuación se muestran los pasos del proceso para la modificación de la opción "Activar Código Único
Asociado"

Primera Parte: Observar desde a2Admin que la ventana inventario y mantenimiento de sistema no
tienen el código único asociado.

Paso   Acción

1 Hacer clic en el botón inventario de a2Admin.

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2  Hacer clic en el botón Incluir Registros.

3  Observar que no se encuentra ningún icono con el nombre de código único asociado.

4  Observar que tampoco está en el menú Detalle.

5  Hacer clic en el menú Sistema.

6  Hacer clic en la opción Mantenimiento de Archivos.

7 Observar que no se encuentra la opción de código único asociado.

Segunda Parte: Activar la opción de código único asociado en la ficha inventario desde a2Sistema 
Paso   Acción

1 Hacer clic en el botón Modificar Registros de la ventana títulos y correlativos en a2Sistema.

2 Activar la opción de código único asociado.

3 Hacer clic en el botón Grabar Registros.

Tercera Parte: Observar la modificación de las ventanas inventario y mantenimiento de sistema con
respecto al código único asociado aplicando los pasos de la primera parte.

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Método para modificar la Etiqueta Precio

En a2 Herramienta Administrativa Configurable en la ficha Inventario de la ventana títulos y correlativos se
muestra un ejemplo de la modificación de la etiqueta que corresponde a Precio.

0:00

A continuación se muestran los pasos del proceso para la modificación de la etiqueta que corresponde a
Precio..

Primera Parte: Observar desde a2Admin la etiqueta de precio que trae por defecto la aplicación.
Paso   Acción

1 Hacer clic en el botón inventario de a2Admin.

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2  Hacer clic en el botón incluir para que se habilite el botón costos y precios.

3  Hacer clic en el botón costos y precios.

4  Observar el nombre de etiqueta que tienen los precios y la cantidad de precios disponibles.

Segunda Parte: Modificar la etiqueta de precio en la ficha inventario desde a2Sistema.
Paso   Acción

1 Hacer clic en el botón modificar registros de la ventana títulos y correlativos en a2Sistema.

2 Hacer clic en precio1 y modificarlo, en este caso será PVP.

3 Hacer clic en precio2 y modificarlo, en este caso será OFERTA.

4 Hacer clic en precio3 y modificarlo, en este caso será MAYOR.

5 Eliminar las etiquetas del resto de los precios.

6 Incluir el Mensaje

Tercera Parte: Observar la modificación de las etiquetas precio aplicando los pasos de la primera
parte.

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Método para observar las diferencias entre Utilidad Financiera y
Porcentaje Lineal

En a2 Herramienta Administrativa Configurable en la ficha Inventario de la ventana títulos y correlativos se
muestra un ejemplo de cuando se selecciona la utilidad financiera y luego la utilidad por porcentaje lineal.

0:00

A continuación se muestran los pasos del proceso para seleccionar la utilidad financiera y luego la utilidad por
porcentaje lineal.

Primera Parte: Observar desde a2 Admin el precio del producto con la utilidad financiera que trae
por defecto la aplicación.

Paso   Acción

Hacer clic en el botón Inventario
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2 Hacer en el botón "Modificar Registros".

3 Seleccionar un Producto.

4 Incluir una utilidad del 10%.

5 Observar que el costo Promedio es 132,00.

Observar el precio sin Impuesto es 146,67, ya que según la formula financiera fue 132/(100­
6
10%).

Segunda Parte: Seleccionar desde a2 Sistema la utilidad por Porcentaje Lineal . 
Paso   Acción

1 Hacer clic en el botón Modificar Registros de la ventana títulos y correlativos en a2Sistema.

2 Hacer clic en la ficha Inventario.

3 Seleccionar la Utilidad por Porcentaje Lineal.

4 Hacer clic en el botón Grabar Registros.

Tercera Parte: Observar desde a2 Admin el precio del producto con la utilidad porcentaje lineal que
se configuró, aplicando los pasos de la primera parte. 

Paso   Acción

1 Incluir una utilidad del 10%.

2 Observar que el costo Promedio es 132,00.

Observar el precio sin Impuesto es 145,20, ya que según la formula porcentaje lineal fue
3
132*10%.

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1/11/2016 Elementos de las fichas General, Inventario, Ventas y Clientes

Nota: Es importante mencionar que cuando se usa el calculo de la utilidad por porcentaje lineal hay una
variación en el precio sin impuesto con respecto a la utilidad financiera tal como se visualizó en el ejemplo, se
recomienda usar la utilidad financiera porque en el caso que se desee aplicar un descuento se va a perder
dinero del costo del producto si se usa la utilidad porcentaje lineal. Por ejemplo si queremos darle a un cliente
el 10% de descuento sobre el precio para venderlo al costo, cuando le restamos a 145,20 ­ 10% el resultado
será 131 Bs.F, en cambio si se le aplica el 146,67­10% el resultado será 132, es decir, que no se pierde dinero
del costo del producto.

http://www.academiaa2.com/moodle/mod/book/tool/print/index.php?id=96 22/26
1/11/2016 Elementos de las fichas General, Inventario, Ventas y Clientes

Elementos presentes en el ficha Ventas y Clientes

En a2 Herramienta Administrativa Configurable, la ficha Ventas y Clientes consiste en llevar la numeración
correlativa de manera automática de una serie de documentos que maneja la empresa con relación a ventas y
los clientes. Esta  ficha está ubicada en el Menú Archivos  opción Títulos y Correlativos.

Los campos que estructuran la ficha son los siguientes.

Próximo presupuesto, próxima factura, próximo apartado, próxima devolución, próxima nota de
entrega, próximo pedido, próxima nota de débito, próxima nota de crédito, próxima planilla de
retención, próxima planilla de cobranza, próximo recibo de caja, próximo proceso en lote,
próxima guía de despacho: En estos campos se configura el número correlativo  de los documentos
antes mencionados.
Guardar presupuesto: En él se asigna  la cantidad de períodos que se desea guardar los presupuestos
realizados.
Guardar pedidos: En este campo se asigna la cantidad de períodos que se desea guardar los pedidos
realizados.
Porcentaje mora: Por este campo se asigna el porcentaje a aplicar a aquellas transacciones que
presentan intereses por concepto de mora.
Sumar flete al impuesto 1 y 2: Si esta opción esta activa se efectúa el cálculo de impuesto al cuadro de
texto de flete en la totalización de documentos.
Trabajar con céntimos ventas: Si esta opción esta activa se agregan  los céntimos a los documentos de
ventas.
Comisiones sobre ventas: Cuando esta opción esta activada, se le cancela al vendedor la comisión, solo
cuando la factura está totalmente cancelada, en el caso contrario que no esté activada, se le cancelará
cuando se realice la factura, sin importar el estatus de la misma. 
Márgenes de utilidad: si la opción está activada, se expresará el margen de utilidad en porcentaje, caso
contrario expresará el margen de utilidad en moneda. 
Cerrar estados de cuenta: Al estar activa, se realizan cortes de cuentas cada vez que finaliza el período
actual, en caso contrario se trabaja con períodos abiertos. 
Utilizar el N°  Dev. Venta para las N/c que afecten el libro: Si esta opción esta activa las notas de
crédito van a tomar el mismo número que tiene la devolución y esta se verá asentada en el libro de
ventas como N/C, en caso contrario cada transacción tendrá su correlativo correspondiente y en el libro
de venta se mostrará como devolución.
Aplicar las retenciones de IVA al momento de cobro: Si esta opción esta activa está indicando que las
retenciones del IVA se va a realizar al momento del cobro, en caso contrario se va retener el IVA al
momento de emitir la factura.
Nombre autorizado: Es la configuración de la etiqueta del autorizado, reconociendo la figura del
autorizado como aquella persona que puede consumir o realizar compras de productos en nombre de un
cliente en particular; como por ejemplo: en una escuela, los clientes son los representantes o padres de
los educandos, mientras que los autorizados son los alumnos, educandos o hijos de los padres y/o
representantes.
Retenciones de Impuesto de valor agregado: Es indicar el tipo de clasificación que van a tener las
retenciones con respecto al IVA.

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1/11/2016 Elementos de las fichas General, Inventario, Ventas y Clientes

Reflejar utilidad: Es indicar si la utilidad de las operaciones van a ser en base al costo actual o al costo
promedio. 

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http://www.academiaa2.com/moodle/mod/book/tool/print/index.php?id=96 24/26
1/11/2016 Elementos de las fichas General, Inventario, Ventas y Clientes

Método para modificar el Correlativo de una Factura

En a2 Herramienta Administrativa Configurable en la ficha Ventas y Clientes de la ventana títulos y
correlativos se muestra un ejemplo de la modificación del correlativo correspondiente a una factura. 

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A continuación se muestran los pasos del proceso para a modificación del correlativo correspondiente a una
factura

Primera Parte: Observar desde a2Admin el correlativo que le corresponde a la factura.
Paso   Acción

1 Hacer clic en botón Facturas de a2Admin.

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1/11/2016 Elementos de las fichas General, Inventario, Ventas y Clientes

2  Observar el correlativo que tiene el número de documento de la factura.

Segunda Parte: Modificar el correlativo de factura desde a2Sistema. 
Paso   Acción

1 Hacer clic en el icono Modificar Registros de la ventana títulos y correlativos en a2Sistema.

2 1. Hacer clic en la ficha Ventas y Clientes.

3 Ingresar el nuevo número de correlativo para la factura.

4 Hacer clic en el botón Grabar Registros.

Tercera Parte: Observar la modificación del número de documento de la factura aplicando los pasos
de la primera parte.

http://www.academiaa2.com/moodle/mod/book/tool/print/index.php?id=96 26/26