AUDITORIA DE EFECTIVO:

1. PROGRAMA DE AUDITORIA DEL EFECTIVO

Los siguientes pasos indican el patrón general de trabajo efectuado por los auditores cuando verifican el Efectivo. Por

supuesto, la selección de los procedimientos más idóneos en un trabajo dependerá de la naturaleza de los controles

implantados y de otras circunstancias.

 EXAMINAR LOS RIESGOS INHERENTES DEL EFECTIVO, ENTRE ELLOS LOS DE FRAUDE:

Los riesgos de error material crecen a la par que le riego inherente y el riesgo de control, la mayoría de los riesgos

inherentes se relacionan con los riesgos de Negocios que enfrenta la administración del cliente. En el área de Efectivo la

administración se preocupa particularmente por los riesgos de negocios relativos al posible robo de esos activos líquidos.

También es una preocupación significativa de los auditores que la mayoría de los errores en los activos involucren

exageración.

Para la mayoría de los clientes los riesgos primarios consisten en que los errores o el fraude exageran el efectivo actual o

disminuyen indebidamente el saldo. Respecto al primer riesgo (Efectivo exagerado), un faltante pudo haberse cancelado

introduciendo un cheque ficticio en el efectivo disponible al final de año y omitiendo un cheque no cobrado proveniente de

la conciliación bancaria de fin de año. Nótese que la omisión puede indicar error o fraude. Respecto al segundo riesgo – el

efectivo de fin de año pero debería ser mayor-, el problema de los Auditores no consiste en el efectivo presentado

incorrectamente, sino en el fraude y su efecto en otras cuentas. He aquí algunos pasos de fraude que se detectan:

 Intercepción de los ingresos de efectivo antes de registrarlos.

 Pago de materiales no recibidos.

 Duplicación de pagos

 Pago excesivo a los empleados o a empleados inexistentes.

 Pago por gastos personales de funcionarios o de partes relacionadas.

 EXAMINAR EL CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO:

 Conocer el Control Interno del Efectivo.

Al Auditar una empresa pequeña, los Auditores preparan una descripción escrita de los controles instalados, basándose en

las preguntas hechas al dueño y a los empleados y en la observación directa. En las compañías grandes suelen utilizar un

diagrama de flujo o un cuestionario para describir el Control Interno. En el cuestionario se pregunta entre otras cosas si

todos los desembolsos (exceptuados los hechos con la caja chica) si realizan con cheque pre numerados y si los cheque

anulados se marcan “Anulados” y se guardan.

Una vez preparado el Diagrama de flujo (u otra descripción) del Control Interno se realiza un recorrido del sistema es decir,

se siguen algunas transacciones en todos los pasos del sistema para determinar si se procesa como se muestran en el

diagrama. El recorrido permite determinar si el control interno descrito es los documentos de trabajo está instalado y

funciona.

Al verificar su conocimiento de los siclos de ingresos y desembolsos en efectivo, los Auditores observaran si las funciones

están separadas debidamente y preguntaran quien realizo varias de ellas en el año. Revisará además varios documentos y

conciliaciones que son importantes para el control interno de los ingresos y desembolsos en efectivo. También revisará en

los pronósticos o presupuestos de efectivo, lo mismo que le evidencia del seguimiento de las desviaciones de los ingresos y

desembolsos pronosticados. Estas pruebas proporcionaran suficiente información para determinar en un nivel menor del

máximo el Riesgo de Control de algunas afirmaciones de los Estados Financiero.

 Evaluar el riesgo de control y diseñar más pruebas de controles y pruebas sustantivas del efectivo.

Una vez que los Auditores conozcan el Control Interno de los ingresos y desembolsos en efectivo, determinaran los niveles

planeados del riesgo de control en las afirmaciones referentes a la cuenta de efectivo. Si necesitan más información sobre

la eficacia de los controles para confirmar dichos niveles, diseñan otras pruebas de control. Al hacerlo, deben decidir cuales

les permitirá reducir bastante las pruebas sustantivas pues tendrán que justificar el tiempo que les dediquen.

Al examinar estas evaluaciones del riesgo de control junto con su evaluación del riesgo inherente, identifican “Lo que

podría Salir mal” y hacer que las cuentas de efectivo incluyan errores materiales.
 ERRORES POSIBLES: INGRESOS EN EFECTIVO

DESCRIPCIÓN DEL EJEMPLOS DEBILIDADES O FACTORES DE CONTROL INTERNO

ERROR QUE AUMENTAN EL RIESGO DEL ERROR
Fraude:
Registrar ingresos  Exagerar los ingresos en los libros transfiriendo el  Ausencia de división de funciones en el
ficticios en efectivo efectivo entre las cuentas bancarias sin el registro acceso al efectivo y en el mantenimiento de
correspondiente para ocultar un desfalco de efectivo. los registros; ausencia de una revisión eficaz
de las conciliaciones bancarias.
Fraude:
 El cajero no registra las ventas al contado y desfalca el  Supervisión inadecuada de los cajeros; no
efectivo alentar a los clientes para que pidan el recibo
de sus pagos en efectivo.
No registrar los Error:
ingresos de las  El contador accidentalmente omite registrar los ingresos  Controles inadecuados para conciliar las
ventas a la contado provenientes de una caja registradora en el día. cintas del registro de efectivo con los
registros contables; controles inadecuados
para conciliar las cuentas bancarias.
Fraude:
 El cajero desfalca los pagos al contado hechos por los  No se dividen las funciones entre el personal
clientes a las cuentas por cobrar, sin que registre los que tiene acceso a los ingresos en efectivo y
ingresos en las cuentas de los clientes. los que hacen los asientos en los registros de
No registrar el  El contador que tiene accesos a los ingresos en efectivo las cuentas por cobrar.
efectivo proveniente desfalca los cobrados a los clientes y cancela las
de las cuentas por correspondientes cuentas por cobrar
cobrar
Error:
 El contador accidentalmente no registra el pago de una  Conciliaciones inadecuadas de los registros
cuenta por cobrar. auxiliares de las cuentas por cobrar con la
cuenta de control del diario general.
Fraude:
Reconocimiento  Mantener abierto el diario de ingresos en efectivo para  Función ineficaz del consejo de
temprano (tardío) de registrar los del siguiente año como si hubieran ocurrido administración, del comité de Auditoria o de
los ingresos en en el año actual Auditoria Interna; el ejemplo de la alta
efectivo (“problemas dirección no propicia la conducta ética;
de corte”)
excesiva presión para mostrar una mejoría de
la posición financiera
Error:
 Registrar los ingresos en efectivo basándose en mala  No anotar ni depositar de inmediato los
información sobre la fecha de la recepción. ingresos en efectivo.
 ERRORES POSIBLES: DESEMBOLSOS EN EFECTIVOS

DESCRIPCIÓN DEL EJEMPLOS DEBILIDADES O FACTORES DE CONTROL INTERNO QUE

ERROR AUMENTAN EL RIESGO DEL ERROR
Fraude:
 El contador extiende un cheque a sí mismo y  División inadecuada de las funciones de llevar los registros y
lo registra como si hubiera emitido en favor de preparar los desembolsos en efectivo; o el que firma los
de un proveedor importante cheque no revisa ni cancela los documentos de soporte.
Registro erróneo de Errores:
una compra o  Se efectúa un desembolso para pagar una  Controles ineficaces para comparar las facturas con los
desembolso factura de productos que no se han recibido. documentos de recepción antes que los desembolsos sean
 Los desembolsos de viáticos y autorizados.
entretenimiento se incluyen  Los procedimientos contables ineficaces de codificación
equivocadamente en las compras de pueden prevenir de personal incompetente, de un catálogo
mercancía inadecuado de cuentas o de la ausencia de controles del
proceso de pases al Mayor.
Error:
Duplicar el registro  Se registra una compra cuando se recibe la  Controles ineficaces para revisar y cancelar los documentos
y el pago de factura del proveedor y se registra de nuevo de soporte por parte del que firma los cheques
compras
cuando envía una copia de la factura.
Fraude:
Desembolsos no  Junto con los ingresos en efectivo no  Control ineficaz del mantenimiento de los registros y del
registrados registrados (pero depositados) un empleado acceso al efectivo.
escribe y cobra un cheque sin registrar la
misma cantidad

 Efectuar más pruebas de aquellos controles que los Auditores planean considerar como soporte de le evaluación de los

niveles planeados del riesgo de control:

a. Comprobar los registros y las conciliaciones Contables por repetición

Para determinar si los procedimientos contables del cliente están funcionando eficientemente, los auditores aplican

pruebas de precisión a los diarios y mayores. En un sistema computarizado, los asientos en ambos pueden crearse

simultáneamente a partir de los mismos documentos fuente; pueden optar por utilizar el software generalizado para

probar la veracidad de los registros contables.

b. Comparar los detalles de una muestra de listas de ingresos en efectivo con el diario correspondiente, con los asientos de

las cuentas por cobrar y con los comprobantes autentificados de depósito

Un control interno satisfactorio de los ingresos en efectivo exige depositar intacta la cobranza diaria a más tardar el día

hábil siguiente. Para tener la seguridad de que hayan sido depositados intactos, los auditores deberán comparar el detalle
 de las listas originales de ingresos en efectivo con el de los comprobantes de los depósitos diarios. El detalle de los ingresos

en efectivo se refiere a una lista del importe de los cheques individuales y del total de divisas que constituyen los ingresos

diarios.

Al comparar los asientos diarios en el diario de los ingresos en efectivo con los depósitos bancarios, puede detectarse un

tipo de fraude llamado jineteo. Consiste en ocultar un faltante retrasando el registro de los ingresos.

c. Comparar los detalles de una muestra de los desembolsos registrados en el Diario con los asientos de las Cuentas por

Pagar, con las Órdenes de Compra, con los informes de recepción, con las facturas y los cheques pagados

Para un control interno satisfactorio de los desembolsos en efectivo se requieren controles que garanticen que los

desembolsos se realicen con la autorización apropiada. Los desembolsos en efectivo se comprueban siguiendo algunas

cuentas del diario de pagos en efectivo a los documentos fuente: comprobantes, órdenes de compra, informes de

recepción, facturas y cheques pagados. Al examinar esos documentos, los auditores tienen la oportunidad de probar

muchos de los controles de los desembolsos en efectivo. Por ejemplo, se darán cuenta si todos los comprobantes pagados

y los documentos de soporte han sido perforados o cancelados. También determinarán si los documentos coinciden y

advertirán la presencia de las firmas de autorización.

 REALIZAR PRUEBAS SUSTANTIVAS DE LAS TRANSACCIONES Y DE LOS SALDOS DE EFECTIVO:

 Obtener análisis de los saldos de efectivo y conciliarlos con el mayor general:

Los auditores prepararan o conseguirán un programa que contenga todas las cuentas en efectivo el cliente. Tratándose de

efectivo en las cuentas bancarias, el programa incluirá el banco, el número y tipo de cuenta, el saldo en libros al final del

año. En caso necesario, los auditores seguirán y conciliaran todas las cuentas con el mayor general.

 Enviar formularios estándar de confirmación a las instituciones financieras para verificar los montos depositados:

Uno de los objetivos de los auditores consiste en comprobar la existencia de la cantidad de efectivo que aparece en el

balance general. Una forma directa de conseguirlo es confirmar los montos depositados y obtener o preparar

conciliaciones entre los estados bancarios y los registros contables.

En la generalidad de las auditorias, las cantidades depositadas se confirman mediante la comunicación directa con los

funcionarios de las instituciones financieras. Los saldos de las cuentas se corroboran con un formulario estándar de
 confirmación aceptado por la AICPA (American Institute of CertifiedPublicAccountants). Por tanto, sirve principalmente

para corroborar la existencia de la información registrada.

 Obtener o preparar conciliaciones de las cuentas bancarias (institución financiera) a la fecha del balance general y

considerar la necesidad de conciliar la actividad bancaria en otros meses

Para determinar la posición de efectivo de una compañía al final del periodo hay que conciliar el saldo del estado bancario

en esa fecha con el de los registros contables. Quizá los auditores no logren iniciar el trabajo de campo durante algún

tiempo de terminado el año, pero prepararan una conciliación bancaria a la fecha del balance general o verificaran la que

elaboro el cliente. Se examinara a fondo la conciliación para verificar que haya sido elaborado correctamente. La

inspección de la conciliación incluirá verificar la precisión aritmética, comparar los saldos con el estado bancario y la cuenta

del mayor, investigar la conciliación de cuentas.

Hay muchas formas satisfactorias de hacer las conciliaciones bancarias. La más común consiste en comenzar con el saldo

del banco y terminar con un saldo no ajustado de los registros contables. El formato permite a los auditores registrar los

asientos de ajuste que afecten directamente al documento de conciliaciones bancarias, de modo que el saldo final ajustado

pueda remitirse a la hoja resumen o a la balanza de comprobación de trabajo.

Los auditores deberían investigar los cheques no cobrados durante un año o más tiempo. Si no se cobran durante periodos

prolongados, se debilita el control interno de los desembolsos en efectivo. Cuando los empleados saben que algunos llevan

mucho tiempo sin cobrarse y que quizá nunca se cobren, tendrán la oportunidad de ocultar un faltante de efectivo con

solo no incluirlos en la conciliación bancaria. Estas omisiones aumentaran el saldo de efectivo en depósito y los inducirán a

sustraer el mono correspondiente. Se recomienda al cliente que elimine los cheques que llevan mucho tiempo sin cobrarse

con un asiento que se cargue a la cuenta de efectivo y que se abone en sueldos no reclamables u otra cuenta especial de

pasivo. Así se reducirá el trabajo requerido en las conciliaciones bancarias, además de disminuir las oportunidades de

cometer fraude.

Otro procedimiento de conciliación es una prueba de efectivo que, además de conciliar el saldo de la cuenta, concilia las

transacciones que tengan lugar en un periodo determinado. En concreto la técnica sirve para identificar:

 Los ingresos y los desembolsos en efectivo incluidos en los registros contables, pero no en el estado bancario.
  Los depósitos y los desembolsos en efectivo incluidos en el estado bancario, pero no en los registros contables.

 Los ingresos y desembolsos incluidos en diversas cantidades por el banco y en los registros contables.

 Obtener un estado bancario de corte, que contenga las transacciones al menos de siete días hábiles posteriores a la

fecha del balance general:

El estado bancario de corte es un estado que abarca cierto número de días laborables (generalmente de 7 a 10) tras el final

del año fiscal del cliente. Este le pide al banco que los prepare y que se los envíe por correo a los auditores. Sirve para

probar la veracidad de la conciliación de las cuentas bancarias de la compañía al final del año. Permite examinar

directamente los cheques listados como no cobrados y los detalles de los depósitos en tránsito en la conciliación de la

compañía.

 Contar e incluir el efectivo disponible

El efectivo disponible se compone ordinariamente de ingresos en efectivo no depositados, de fondos de la caja chica y de

fondos de cambio. Los dos últimos tipos de fondos se cuentan en cualquier momento antes o después de la fecha del

balance general; muchos auditores prefieren contarlos sin previo aviso.

El conteo del efectivo disponible tiene gran importancia en la auditoria a bancos y a otras instituciones financieras. Siempre

que los auditores lo lleven a cabo, deberían insistir en que el custodio de los fondos este presente durante todo el

recuento. Una vez terminado, obtendrán del custodio un testimonio fechado de que los fondos se contaron en su presencia

y de que los auditores los devolvieron intactos. Así se excluye la posibilidad de que un empleado intente explicar un

faltante diciendo que los fondos estaban intactos cuando se entregaron a los auditores.

El primer paso al verificar el efectivo disponible consiste en establecer control sobre, los activos negociables: fondos de

caja, valores y otras inversiones, documentos por cobrar y recepciones de almacén. Si los activos negociables no se

verifican, un funcionario o empleado deshonesto tendrá la oportunidad de ocultar un faltante transfiriéndolo de una

categorías de activos a otra.

 Verificar el corte de ingresos y desembolsos en efectivo del cliente.

Un corte exacto de los ingresos (y desembolsos) en efectivo al final del año es indispensable para representar

correctamente el efectivo en el balance general. La cuenta correspondiente deberá incluir todo el efectivo recibido en el

último día del año u nada del que se reciba después. Si los auditores se las arreglan para presentarse en la oficina del

cliente al cierre de negocios en el último día del año fiscal, podrán verificar el corte contando los comprobantes del efectivo
 no depositado. Entonces sería imposible que el cliente incluya en los registros el que recibió después del corte, sin que el

auditor se percate de ello.

En el último día del año fiscal, los auditores no pueden visitar todos los lugares de negocios del cliente; tampoco su

presencia en ese momento suele ser esencial para verificar satisfactoriamente el efectivo. Una alternativa del conteo en la

fecha del balance general consiste en verificar el corte de los ingresos en efectivo, determinando que los depósitos en

tránsito mostrados en la conciliación bancaria a fin de año aparecen como abonos en el estado bancario en el primer día

hábil del nuevo año. El alcance de estos procedimientos dependerá del examen del control interno.

Los auditores deben de estar alerta ante una exageración tendenciosa relacionada con las transacciones en efectivo. Por

ejemplo, si los ingresos no se depositan diariamente, el efectivo recibido algunos días después del cierre del año podrá

incluirse en un deposito fechado al final del año, con lo cual se incrementa el saldo de esta cuenta en la fecha del balance

general.

 Analizar las transferencias Bancarias efectuadas la última semana del año de la Auditoria y en la primera semana del año

siguiente.

La finalidad de esto es detectar exageraciones en los saldos de efectivo atribuibles a desfalcos. Muchas empresas

mantienen cuentas de cheques con varios bancos y a menudo necesitan trasferir fondos de uno a otro. Cuando un cheque

expedido en un banco se deposita en otro transcurre varios días (llamado periodo de emisión) antes que vuelva el primero.

Durante ese periodo el monte se incluye en el saldo de depósito en ambos bancos en este caso, el termino desfalco se

refiere a las manipulaciones que utilizan los saldos bancarios temporalmente inflados para ocultar un faltante de efectivo o

atender necesidades inmediatas de efectivo.

 Investigar los cheques de pagos cuantiosos o inusuales o partes relacionadas.

Los cheques grandes o inusuales pagaderos a directores o empleados, a compañías afiliadas o en efectivo, han de ser

revisadas meticulosamente por los auditores para determinar si las transacciones:

1. Fueron autorizadas y registradas en la forma debida.

2. Si se expresan con suficiente claridad en los estados financieros.

Para garantizar que los desembolso en efectivo hechos apartes relacionada hayan sido transacciones autorizadas y que

hayan sido registradas correctamente, los auditores deberán determinar lo siguiente: que se hayan cargado a la cuenta
 respectiva, que estén soportadas por comprobantes u otros documentos, que contaron con la aprobación anticipada de

otro funcionario que no sea en que recibió los fondos. Para determinar si han sido reveladas del modo adecuado, los

auditores obtienen evidencia concerniente a las relaciones entre las partes, sobre la naturaleza de las transacciones (cuya

forma puede diferir) y el efecto que tienen en los Estados Financieros.

 Evaluar la presentación correcta de los Estados Financieros y la revelación del Efectivo.

El monto del Balance General referente al efectivo deberá incluir solo las cantidades disponibles para las operaciones

actuales. Un depósito bancario de uso restringido (por ejemplo, el efectivo depositado con un fiduciario para que realice los

pagos de una deuda a largo plazo) no debería incluirse en el efectivo. Deben indicarse los convenios para mantener saldos

compensadores. Los auditores se cercioraran de que el efectivo o el efectivo y sus equivalentes en Balance General del

cliente correspondan a los utilizados en el Estado de Flujos de Efectivos.

CONFIRMACIÓN DE BANCOS Y DE OTRAS EMPRESAS FINANCIERAS

Las pruebas detalladas de transacciones y saldos para el efectivo en caja y bancos comprenden:

a. Confirmación de los montos de fondos en poder de terceros, como así también las firmas autorizadas en el manejo de los

fondos y los demás acuerdos con las entidades financieras, es uno de los procedimientos en la mayoría de trabajos de

auditoría.

b. Revisión de las conciliaciones bancarias.

c. Realización de recuentos de efectivo y valores, cuando no son efectuados por la empresa.

d. Revisión de la traducción de saldos en moneda extranjera.

e. Examen de las cuentas de fondo fijo para determinar que todas las transacciones de bancos hayan sido contabilizadas.

Al realizar la confirmación de los montos en poder de bancos y otras empresas financieras, es necesario tener en

consideración lo siguiente:

 Este procedimiento puede proporcionar una confirmación de los saldos y o transacciones individuales, y puede

proporcionar evidencia de la efectividad de los sistemas y control.

 La confirmación generalmente es requerida en todas las auditorias.

 Los resultados de las confirmaciones de cuentas bancarias se usan frecuentemente en relación con las pruebas sobre la

conciliación de saldos bancarios y para proporcionar evidencias de préstamos, activos entregados en garantía de

préstamos, avales y otros asuntos pertinentes.

 Existen formularios estándar que se utilizan para solicitar información bancaria para fines de auditoria.

 El número de cuentas bancarias a confirmar depende de diversos factores, como por ejemplo:

 La cantidad y tipo de cuentas.

 La importancia relativa y riesgo asociado con los saldos bancarios.

 La evaluación de la efectividad de los sistemas de información y control.

 La selección inicial de cuentas debe incluir saldos acreedores y de saldo cero y debe hacerse mediante un método al azar o

sistemática, utilizando estratificación cuando sea posible. Además, las cuentas que son consideradas significativas también

deberán ser incluidas, como por ejemplo:

 Principales bancos.

 Saldos individualmente significativos.

 Cuentas con problemas conocidos.

 La confirmación puede llevarse a cabo antes del cierre del periodo a menos que existan debilidades de control significativo.

 Es necesario dejar adecuada constancia en los papeles de trabajo de los criterios de selección adoptados.

La confirmación de bancos y de otras empresas financieras, deberá incluir entre otras, los siguientes procedimientos:

1. Obtener o proponer una lista completa de todas las cuentas bancarias existentes durante el periodo. Las cuentas

corrientes, de depósito, prestamos, cartas de crédito, letras en cobranza, letras descontadas, etc.; también deben ser

incluidas.

2. Completar o hacer que la empresa cliente complete los formularios estándar.

3. Acordar que la empresa autorice al banco a cumplir con el requerimiento de auditoría.

4. Esto puede lograse mediante la firma de la carta circular o escribiendo en forma separada al banco otorgando una

autorización especial válida hasta nuevo aviso.

5. Prepara un listado de control de las confirmaciones.

6. Despachar las cartas circulares directamente, adjuntando una copia adicional de cada solicitud para el banco.

7. Registrar las fechas de envío y recepción en el listado de control.

8. Si fuera necesario, enviar un segundo pedido.

9. Controlar las respuestas a medida que son recibidas y realizar inmediatamente un seguimiento de las discrepancias

observadas, de la siguiente manera:

 Revisar el sobre y el formulario estándar para identificar cualquier posible evidencia de falta de autenticidad.

 Identificar aspectos inusuales para realizar un seguimiento inmediato.

A continuación se presenta un modelo de carta circular a bancos y de la respuesta correspondiente:

“LA ARDILLA SA.”

Trujillo, 31 de diciembre del 2011

Señores

BANCO DEL NORTE SA

Av. Los Girasoles123

Ciudad.-

Me es grato dirigirme a ustedes:

Con motivo de la auditoria que se está practicando a nuestros Estados Financieros, mucho agradeceremos llenar el formulario que se
acompaña a la presente, a la mayor brevedad posible y enviar el original directamente a nuestros auditores:

PROMO XLVIII ASOCIADOS

Contadores Públicos, Sociedad Civil

Jr. Pizarro 236, Trujillo

Pedimos a ustedes tener presentes las siguientes indicaciones:

1. Si la respuesta a alguna de las preguntas es “ninguno”, favor de hacerlo constar así.

2. Si los espacios son insuficientes, favor de indicar los totales y acompañar las relaciones correspondientes.
3. Sírvase acompañar su respuesta con los estados y relaciones correspondientes a las cuentas y operaciones señaladas en los acápites 2,
3 y 4, al 31 de diciembre del 2011.
4. Agradeciendo anticipadamente su pronta atención a su solicitud que es de especial interés para nosotros, nos es grato suscribirnos de
ustedes.

Atentamente,

Alan Harper Cercado

Gerente General
 PROMO XLVIII ASOCIADOS Información sobre:

Jr. Pizarro 236 La Ardilla SA

Trujillo
Muy señores nuestros:

1. Las firmas autorizadas para girar cheques son según nuestro registro:

Pueden firmar cheques

a. Individualmente Alan Harper Cercado

b. Mancomunadamente Filomena Letuna Nieto
2. Saldos que muestran nuestros libros al 31 de diciembre del 2011

Cuentas Acreedoras Número Moneda Interés Saldo

Cuenta corriente 147652 Soles 90,288.=

Cuenta corriente
Cuenta corriente
Cuenta ahorros
Depósitos a plazos
3. La empresa tiene a su cargo los saldos siguientes.

Cuentas acreedoras Fecha de % de interés SALDO

Vencimiento anual
Descuentos ninguno
Préstamos directos ninguno
Créditos simples ninguno
Otros ninguno

4. Cuentas de orden

Deudores por aval ninguno

Apertura de crédito ninguno
Valores en garantía ninguno
Valores en custodia ninguno

Atentamente

Carmen Silva Herrera

BANCO DEL NORTE SA.
 PROGRAMA DE AUDITORIA
CAJA Y BANCOS

CLIENTE: ____________________________________________________________________
FECHA O PERIODO DE REVISION: __________________________________________

HECH
Nº REF. Horas Horas MARCAS
PROCEDIMIENTOS O FECHA
ORDEN P/T estimadas reales USADAS
POR
Aspectos Generales
01 Solicitar el Presupuesto de Flujo de Efectivo (Cash Flow).
02 Solicitar el Organigrama Interno del área de caja y bancos.
03 Solicitar el Manual de Organización y
Funciones del área de caja y bancos.
04 Solicitar el Reglamento Interno del área de caja y bancos.
05 Solicitar el Manual Técnico de Procedimientos del área de.
caja y bancos.
06 Solicitar el Plan de Desarrollo de me tas y objetivos del
área de caja y bancos.
07 Solicitar la relación de funcionarios
responsables del área de caja y bancos.
Aspectos Específicos
08 Practicar un arqueo de caja.
09 Realizar una conciliación bancaria.
10 Levantar un acta sobre el estado
situación al del área de caja y bancos.
11 Preparar una cédula donde figure las
cuentas aperturadas, cerradas y re-
aperturadas.
12 Preparar un papel de trabajo donde
figure los cheques girados a nombre
del gerente general, contador general
o tesorero que no representen remu-
neraciones.
13 Preparar en una cédula los giros efec-
tuados a la orden del encargado de
caja chica.
14 Preparar un papel de trabajo donde
figure la relación de ingresos mensua-
les registrados en caja y cruzar la in-
formación con los depósitos realiza-
dos en cuenta corriente.
15 Determinar si los cargos y abonos re-
gistrados en cuenta corriente se en-
cuentran registrados en los libros.
16 Elaborar una cédula que contenga los
los importes devueltos por los ingre-
 sos de ventas realizadas del periodo
sujeto a revisión.
17 Determinar si los depósitos en cuenta
son autorizados y visados por el teso-
rero o jefe del área caja y bancos.
18 Determinar si el encargado de caja
es independiente del que maneja la
cartera de cobranza.
19 Comprobar si existe un programa de
capacitación al personal trabajador
del área de caja y bancos.

EFECTIVO

CUESTIONARIO PARA LA REVISÓN Y EVALUACIÓN DELSISTEMA DE CONTROL INTERNO

1. GENERALIDADES N/A SI NO M/C

01. Las funciones de los encargados de valores y fondos son tales que no manejan registros ni
preparan asientos para los libros generales de contabilidad, cuentas por cobrar, etc. Distintos
de libros de Caja.
02. La apertura de las cuentas bancarias y las firmas de las personas que giran sobre ellas son
debidamente autorizadas.
03. Existen instrucciones a los bancos indicando que las personas autorizadas para firmar cheques
no pueden delegar tal autorización en otros funcionarios.
04. Se avisa inmediatamente los bancos cuando una persona autorizada para firmar los cheques
deja el empleo de la empresa.
05. Si esta situación no se ha presentada, ha previsto la empresa algún procedimiento para
notificar a los bancos cuando sea necesario.
06. Todas las cuentas bancaria a nombre de la empresa están registradas en cuentas de controlen
el mayor general o auxiliar.
07. Los traspasos de una cuenta bancaria a otra están bajo control contable en forma talque tanto
cargos como abonos queden registrados en una cuenta de control.
08. Mantiene la empresa un control de los cheques postfechados.

2. RECONCILIACIÓN DE LOS SALDOS BANCARIOS.

01. Las cuentas bancarias son reconciliadas regularmente por la empresa.

02. Las reconciliaciones bancarias son preparadas y revisadas por empleadas por empleados que
no preparen o firmen cheques o manejen dinero de la empresa.
03. Los extractos bancarios y los volantes de cheques pagados se entregan directamente en sobre
cerrado al empleado que prepara las reconciliaciones.
04. Los procedimientos efectuar las reconciliaciones contemplan todos los pasos esenciales que
aseguren una efectiva reconciliación, particularmente en cuanto a:
1. Comparaciones del número y valor de los cheques contra el libro de salida de caja.
2. Revisión de endosos en los bancos o de los volantes delos cheques.
3. Comparación con los saldos del mayor general.
05. Un empleado sin injerencia en los ingresos o egresos de caja revise todas las reconciliaciones y
hace averiguaciones sobre las partidas poco usuales.
3.COMPARACIÓN POSTERIOR DE LA RECONCILIACIÓN
01. Las notas relacionados con débitos o créditos no aceptados por el banco son recibidos por un
empleado distinto del cajero.
02. Las transacciones de caja, sin excepción, se registran en la fecha en que:
1. Se recibe el dinero.
2. Se expiden los cheques
4.REVISIÓN DE CHEQUES
01. La existencia de chequeras en blanco está controlada en forma talque evita que personas no
autorizadas para girar cheques puedan huso independiente de ellas.
02. La firma o contrafirma de cheques en banco está prohibida

03. En caso contrario los empleados responsables de cerciorar por medio de inspecciones
posteriores de los cheques o información comprobatoria de que tales cheque han sido usados
correctamente.
04. La práctica de girar cheques al portador está prohibida.

05. Silos cheques son numerados consecutivamente son anulados los dañados a fin de evitar su uso
y son archivados con el propósito de controlar su secuencia numérica
5.CONSIGNACIONES BANCARIAS
01. Se preparan duplicados delas consignaciones y estos son sellados por el banco y archivados
cronológicamente.
02. En caso afirmativo se comparan tales duplicados con el libro de entradas de caja al menor en
forma selectiva, por algún diferente al cajero.
03. Se comparan tales duplicados contra los recibos de caja para asegurarse de que los ingresos son
depositados en las mismas especies en que fueron recibidos
6.EFECTIVO EN CAJA
01. Los fondos de caja menor mantiene bajo una base de fondo fijo.

02. Los encargados del manejo de la caja menor son independientes del cajero general u otro
empleado que maneje remesas u otra clase de dinero.
03. La responsabilidad principal de cada fondo está limitada a una sola persona.

04. Los fondos de caja menor se limitan a sumas razonables según las necesidades del negocio.

05. Los pagos por caja menor tienen un limite máximo asignado.

06. Los comprobantes de caja menor son preparados de tal forma que no permitan alteraciones.

07. Los comprobantes de caja menor tienen la firma del beneficiario.

08. Los cheques de reembolso de caja menor se giran a favor del encargado del fondo.
09. Los anticipos a empleados hechos con el fondo de caja menor son autorizados por un
encargado responsable que no tenga a su cargo funciones de caja.
10. Al solicitar los rembolsos de caja menor se presentan los comprobantes de los gastos a fin de
que sean inspeccionadas por quien firma el cheque.
11. Se llevan a cabo arqueos periódicos del fondo de caja menor bien sea por el departamento de
auditoria interna o por una persona independiente de las labores de caja.

Sección discutida con (nombre y puesto)

Sección preparada por: Fecha:
Empresa:
Periodo que cubre la Auditoria:

CASO PRÁCTICO
ASOCIACIÓN DE PEQUEÑOS INDUSTRIALES Y ARTESANOS DE TRUJILLO.

PLANEAMIENTO DE AUDITORIA
1. ANTECEDENTES DE LA ENTIDAD

La Asociación de Pequeños Industriales y Artesanos de Trujillo (APIAT), es una institución con personería legal reconocida,

tiene su origen el 9 de Marzo del año de 1992, cuando un grupo de más de 200 pequeños empresarios, fabricantes de

diversos productos Trujillanos, decidimos organizarnos para asumir una gran meta.

Destacamos el aporte productivo de APIAT en la economía de la región y del país sustentado en el empleo directo que

brinda a 2,200 trabajadores e indirectamente a 10,000 personas, lo que representa una importante fuerza laboral y una

significativa contribución al PBI y al crecimiento sostenido de la región La Libertad.

Somos conscientes que el fomento de empleo es un factor gravitante para combatir la pobreza y con esa mística de trabajo

nuestra institución está generando oportunidades de desarrollo de vida para la gente más necesitada, porque estamos

convencidos que la fórmula para sacar a nuestro país adelante es: INVERSIÓN + TRABAJO = MENOS POBREZA.

Con fe y esperanza, respaldados por nuestro aporte a la economía del país, las 218 pequeñas industrias y todos los

trabajadores que conforman la familia APIAT, recibimos con satisfacción el día 16 de Octubre del 2009, la concreción de la

transferencia definitiva y título de propiedad del terreno estatal que nuestros asociados ocupan desde 26 años en la

esquina de la Av. España y Jr. Zela, centro comercial emblemático que se ha ganado un sitial en Trujillo, cuya existencia y

trayectoria se debe a la acogida generosa que brindan a nuestros productos los numerosos clientes locales, nacionales y

extranjeros.
2. PRINCIPALES FUNCIONARIOS

Presidente: ING. Milton Solórzano Ibáñez

Vicepresidente: Ing. Carlos Aron Alfaro Ramosg

Director de actas y archivos: Filomena Margarita Paredes Cevallos

Director de economía y finanzas: Margot Rodríguez Mendoza

Director de defensa institucional: Segundo Pablo Moreno Bustamante

Director de organización: Nicolás Ruiz Narváez

Director de extensión de cultura, asistencia social y deportes: Santos Vargas Alayo

Director de promoción industrial y comercio: Nilder Ventura Revilla

3. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

El objetivo de nuestro trabajo fue verificar las liquidaciones de caja emitidas por la oficina de tesorería en el año 2012.

4. ALCANCE DE LA AUDITORIA:

Para el desarrollo de nuestra labor se contó con las Liquidaciones de caja, estados de cuenta corriente, voucher depósitos

bancarios y comprobantes de pago emitidos correspondientes al 2011 y 2012.

5. PROGRAMA DE AUDITORIA:
6. PERSONAL:

N
NOMBRE DNI CARGO PROFESIÓN Nº MAT. HORAS DÍAS
º ASIGNADAS ÚTILES
0Diana Orozco Graos 47349982 Auditor Supervisor CPCC 25687 20 2
1
0Henry Merejildo Arce 45249834 Auditor Master CPCC 25348 20
2 2
0Ana Toribio Quiñones 44258793 Auditor Senior CPCC 25634 20
3 2
EFECTIVO

CUESTIONARIO PARA LA REVISÓN Y EVALUACIÓN DELSISTEMA DE CONTROL INTERNO

1. GENERALIDADES N/A SI NO M/C

01.Las funciones de los encargados de los fondos son El contador es el que se

tales que no manejan registros ni preparan asientos encarga de elaborar todos
x
para los libros generales de contabilidad, cuentas por los documentos y libros
cobrar, etc. contables.

02.La apertura de las cuentas bancarias y las firmas de

Las cuentas son
las personas que giran sobre ellas son debidamente x
mancomunadas
autorizadas.

03.Existen instrucciones a los bancos indicando que las

No contamos con una
personas autorizadas para firmar cheques no pueden x
chequera
delegar tal autorización en otros funcionarios.

04.Se avisa inmediatamente los bancos cuando una

persona autorizada para firmar los cheques deja el x
empleo de la empresa.

05.Todas las cuentas bancarias a nombre de la empresa

Solo nos guiamos por los
están registradas en cuentas de control en el mayor x
extractos bancarios
general o auxiliar.

2. RECONCILIACIÓN DE LOS SALDOS BANCARIOS.

No hay nadie encargado

01.Las cuentas bancarias son reconciliadas
x precisamente de conciliar
regularmente por la empresa.
las cuentas.

02.Las reconciliaciones bancarias son preparadas y

revisadas por empleadas que no preparen o firmen x
cheques o manejen dinero de la empresa.

05.Un empleado sin injerencia en los ingresos o egresos

de caja revisa todas las reconciliaciones y hace x
averiguaciones sobre las partidas poco usuales.
 3.EFECTIVO EN CAJA

Si, aunque cuando son

01.Los fondos de caja menor se mantienen bajo una base de
x insuficiente, lo restante se
fondo fijo.
cubre con los ingresos del día.

02.Los encargados del manejo de la caja menor son La SrtaYessica es la encargada

independientes del cajero general u otro empleado que x de todos los movimientos de
maneje remesas u otra clase de dinero. caja menor.

03.La responsabilidad principal de cada fondo está limitada a

x
una sola persona.

04.Los fondos de caja menor se limitan a sumas razonables

x
según las necesidades del negocio.

05.Los pagos por caja menor tienen un limite máximo cubren montos menores o
x
asignado. iguales a S/. 25

06.Los comprobantes de caja menor son preparados de tal

x
forma que no permitan alteraciones.

07.Los comprobantes de caja menor tienen la firma del Son impresas y registradas
x
beneficiario. por un sistema.

08.Los anticipos a empleados hechos con el fondo de caja

menor son autorizados por un encargado responsable que no x
tenga a su cargo funciones de caja.

09.Al solicitar los rembolsos de caja menor se presentan los

comprobantes de los gastos a fin de que sean inspeccionadas x
por quien devuelve el dinero.

11.Se llevan a cabo arqueos periódicos del fondo de caja

No contamos con un dpto de
menor bien sea por el departamento de auditoria interna o x
Auditoría Interna.
por una persona independiente de las labores de caja.

Sección discutida con (nombre y puesto) YESSICA VENTURA HILARIO

Sección preparada por: ANA TORIBIO QUIÑONES Fecha:20 – 04 - 2012
Empresa: APIAT
Periodoque cubre laAuditoria: 2011 - 2012
 INFORME 2012

Trujillo, 23 de Abril de 2012.

Señores: CarlosMiñano y Elena Sandoval Valdiviezo

Comité de Fiscalización

Asociación de Pequeños Industriales y Artesanos de Trujillo.

Asunto: Informe de Arqueo de Caja y Conciliaciones de Efectivo

Nos es grato saludarles y a la vez alcanzarle las observaciones encontradas en la revisión especial practicada a su

representada sobre las Liquidaciones de caja y Conciliaciones de Efectivo correspondiente al año 2011 - 2012.

Estas observaciones se remiten a su despacho a efecto que se tomen las medidas correctivas del caso. Al respecto

acompañamos en forma detallada cada una de las observaciones con sus respectivos anexos.

Cualquier aclaración sobre el informe emitido, nos encontramos a vuestra disposición.

Atentamente

PROMO XLVIII ASOCIADOS

ASOCIACIÓN DE PEQUEÑOS INDUSTRIALES Y ARTESANOS DE TRUJILLO.

DESCRIPCION DE NUESTRO TRABAJO.

Para el desarrollo de este trabajo especial se realizó el siguiente procedimiento:

1. Se verificó las Liquidaciones de caja y los comprobantes de pago que sustentan el ingreso.

2. Luego se procedió a verificar que todos los ingresos netos fueran depositados en el banco.

A continuación detallamos los Hallazgos más relevantes alcanzados dentro del procedimiento de nuestro trabajo:
OBSERVACION 01: DEPOSITOS DE INGRESOS EN LA CAJA TRUJILLO MAYOR A 5 DIAS.

Según conversación con el Srta. Yessica Ventura Hilario, trabajadora del área de Contabilidad encargado de revisar las

liquidaciones de caja, nos manifestó que el dinero recaudado por los ingresos que figuran en las Liquidaciones de Caja,

deben de depositarse en el mismo día o máximo al día siguiente, dicha instrucción fue impartida en forma verbal, ya que la

empresa no cuenta con un Manual de Organización, Funciones y Procedimientos Aprobados y entregados a los

trabajadores.

Sin embargo se comprobó que, durante los meses verificados correspondientes a los meses de Enero – Marzo 2012 existen

depósitos bancarios hasta con retraso de 15 días (Anexo_01), evidenciándose que las liquidaciones de Caja no son

sustentadas con sus depósitos al día siguiente.

OBSERVACION 02: FALTA DE CONTROL EN LOS CARDEX DE LOS SOCIOS.

Al verificar los cardex cancelados del ingreso de socios se encontró que la tarjeta del socio Totocayo Casanova Gustavo

Milton aparece como cancelada, teniendo un saldo de $140 (Ciento Cuarenta Dólares Americanos), cuyo pago de los

mismos no aparecen sustentados en ningún comprobante.

OBSERVACION 03: LOS ESTADOS DE CUENTA NO ESTAN CORRELATIVOS.

Al revisar los archivos de Estados de Cuenta, se encontró que éstos no estaban completos, faltando los correspondientes a

las fechas del 01-01-2011 al 30-04-2011, no pudiéndose comprobar los depósitos que deberían efectuarse el 24-01-2011

con comprobante nº 400 por $ 1,000 (Mil Dólares Americanos), el 31-01-2011 con comprobante nº 598 por $ 1,000 (Mil

Dólares Americanos) ni el del 09-03-2011 con comprobante nº 1596 por $ 1,000 (Mil Dólares Americanos).

OBSERVACION 05: LOS DEPÓSITOS NO SON REALIZADOS DE MANERA DISCRIMINADA EN LA CUENTA DE DÓLARES DE LA

CAJA TRUJILLO.

Se observa que los depósitos de los nuevos socios no se realizan de manera separada, no pudiendo así determinar a

quienes les corresponde, tal es el caso del Socio Mantilla Alvarado Patricia (Stand Nº 86) quien canceló $ 500 (Quinientos

Dólares Americanos) con fecha 26-06-2011, y no hay un depósito inmediato de dicho importe, siendo depositado el 01-07-

2011 pero en manera conjunta con otros pagos.

 OBSERVACION 05: INCREMENTO DE SUELDOS.

Al verificar la Planilla de sueldos verificamos el aumento parcial en las remuneraciones del Personal Administrativo,

existiendo en el caso de la Srta. Yessica Ventura Hilario un aumento de S/. 400 (Cuatrocientos Nuevos Soles), siendo el

nuevo sueldo S/. 1,200 (Mil Doscientos Nuevos Soles), mientras que en el caso de la Srta. Karina el aumento fue de S/. 225

(Doscientos Veinticinco Nuevos Soles), llegando a un sueldo de S/. 900 (Novecientos Nuevos Soles).

CONCLUSIONES:

 Se realizó la verificación de los comprobantes de ingresos y egresos de caja del mes de marzo del 2012, constatando que

éstos son emitidos correlativamente y registrados automáticamente por el sistema.

 La entrega de los ingresos de Efectivo por concepto de SS.HH. y La Bodeguita son diarios, mientras que de los juegos

mecánicos son semanales y éstos se realizan con la presencia de un fiscal.

 Se comprobó que la empresa muestra una carencia de control interno en los procesos de emisión de tickets en los servicios

higiénicos, puesto que en los reportes alcanzados en los cuadernos, el efectivo reportado siempre es mayor que los tickets

emitidos.

 La cuenta de soles no tiene mucho movimiento, puesto que los ingresos recaudados son utilizados generalmente de

manera inmediata.

 Al preguntar sobre el destino de los desembolsos de la Cuenta de Dólares, la Srta. Yessica Ventura Hilario manifestó que

éstos se utilizan para completar los pagos efectuados a Hidrandina, Sedalib y personal.

 La caja chica cubre gastos menores o iguales a S/. 25 (Veinticinco Nuevos Soles), como movilidad y otros.

 Las cancelaciones de los gastos se realizan en efectivo.

 Los recibos de Hidrandina correspondientes a los meses de enero - marzo 2012 están cancelados por la Asociación, estando

pendiente de cobro a los asociados por un monto S/ 4,000.20 (Cuatro Mil y 20/100 Nuevos Soles).

 No se revisan los reportes generados por la entidad financiera y los depósitos que debieron hacerse en forma oportuna,

producto de la recaudación de ingresos.

 No se cuenta con un cuaderno de cargo, con el cual se lleve un mejor control del manejo de documentos.

 Los ingresos de los SS.HH. no son suficientes para cubrir los gastos que éstos demandan como por ejemplo el recibo de

agua, insumos necesarios y el sueldo de la trabajadora, teniendo que la asociación asuma la diferencia.
 RECOMENDACIONES:

 Teniendo en cuenta la antigüedad de los vales encontrados en caja, se recomienda dar un plazo máximo de regularización

(15 días) o en caso contrario responsabilizar el gasto a la persona que lo autorizó.

 Los Estados de Cuenta deben obtenerse mensualmente y no esperar alguna fiscalización para solicitarlos, conciliarlos y

archivarlos.

 Los ingresos deberán ser depositados en su totalidad diariamente en la cuenta de la Caja Trujillo.

 Se recomienda a la Administración de esta Asociación, contar con una chequera, para un mejor control de los desembolsos,

puesto que éstos se realizan por cuantiosos montos que no son justificados de manera detallada.

 Implementar una política de pago a proveedores, estableciendo el último día de la semana como fecha de cancelación,

para un mejor control.

 Implementar una medida de control interno para mejorar la recaudación de ingresos, sin que estos puedan ser alterados.