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Informe “Administración Documental”

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de


verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o


producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o
destinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del
funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.

ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:

Definición de medios de recepción


Recibo de documentos oficiales
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo
Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)
Asignación consecutivo de envíos

ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:

Asignación de consecutivo, fecha y hora


Impresión de rótulo de radicación
Relación entre los documentos recibidos y enviados
Registro impreso de planillas de radicación y control
Elaboración de estadísticas

1. Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación


con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos
Públicos, entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la
empresa.

A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como


referencia y será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.

 Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:

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REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA

ENTRADA

Nº orden Fecha de entrada


de entrada Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos
Día Mes

Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:

2. Registro de salida carta:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y


prepararla para su emisión.

Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y


estampados con el mismo sello.

En el sello debe aparecer:


el número de registro

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la fecha
el destinatario
-Original: se envía al correo
-Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente
comunicación
Formato del registro de salida:

REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA

SALIDA

Referencia Fecha Nº orden Clase Anexos Destinatario Asunto

de salida

3. Correspondencia interna:

En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva


un registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de
comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste puede ser:
único
o existir tantos como departamentos haya
(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)

Ejemplos de registro de correspondencia:

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE

CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta,


hoja de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el
Sistema de Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado
para el efecto.

Correspondencia Recibida

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Recepción

Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de


información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:

1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de


Información.
2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de
origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento
manual).
5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su
conocimiento, registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema

El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la


correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará
en el sistema el o los responsable(s) de la ejecución del requerimiento. El
número correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento
para su posterior seguimiento.

Correspondencia enviada

Elaboración

Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias


cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el
departamento no tiene una secretaria asignada. Solamente aquellos
documentos relacionados con adquisiciones, envío de facturas o solicitud de
permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del
Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir
una numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en
doble ejemplar.

Entrega

La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada


funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio
tiempo asignado al departamento, quien entregará el documento original en el
departamento de destino y hará sellar la copia del mismo.

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Registro en el sistema

Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de


Sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de
Correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo que
emite el sistema en la copia de la correspondencia enviada.

Archivo de la correspondencia

Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I.


devolverá la copia al asistente para que la guarde en el archivador
correspondiente.

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Bibliografía

https://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-de-

documentos.pdf

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