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TALLER DE APLICACIÓN PRÁCTICA

DESCRIPCION Y ANALISIS DE PUESTOS DE TRABAJO


EMPRESA: Los Administradores Integrales en S.S.T. - CUL S.A.S.
TITULO DEL PUESTO: Secretaria
CÓDIGO: 4113 CONTRATO: Termino fijo JORNADA: diurna
NIVEL: Operativo - Auxiliar administrativo
REPORTA A: Jefe administrativo
SUPERVISA A: No tiene cargos subordinados
RELACIONES INTERNAS: Con las áreas administrativas de la empresa
RELACIONES EXTERNAS: Empresas públicas y/o privadas y público en general
1. OBJETIVO PRINCIPAL DE PUESTO
Ejecutar actividades pertinentes al área secretarial y asistir a su supervisor inmediato, aplicando técnicas secretariales, a fin de lograr un eficaz y eficiente desempeño
acorde con los objetivos de la unidad.
2. DESCRIPCION ESPECÍFICA, TAREAS Y/O ACTIVIDADES
● Redacta correspondencia, oficios, actas, memorando, anuncios y otros documentos varios de poca complejidad.
● Recibe y envía correspondencia.
● Lleva registro de entrada y salida de la correspondencia. Recibe, clasifica, despacha y archiva correspondencia.
● Distribuye la correspondencia de la unidad.
● Opera la máquina fotocopiadora, scanner y fax.
● Realiza y recibe llamadas telefónicas.
● Archiva la correspondencia enviada y/o recibida.
● Actualiza el archivo de la unidad.
● Actualiza la agenda de su superior.
● Toma mensajes y los transmite.
● Transcribe en computador correspondencia como: oficios, memorándos, informes, tesis, listados, actas, resultados de exámenes, notas, artículos para
prensa y carteleras, anuncios, guías, contratos, trabajos de cátedras, exámenes, memoria y cuenta y otros documentos diversos.
● Llena en computador o a mano formatos de órdenes de pago, recibos, requisiciones de materiales, órdenes de compra y demás formatos de uso de la
dependencia.
● Transcribe y accesa información operando un microcomputador (portátil del jefe).
● Atiende y suministra información a personal de la empresa y público en general.
● Brinda apoyo logístico en la organización y ejecución de reuniones y eventos.
● Realiza citaciones y Convoca a reuniones al personal de la organización.
● Asiste a reuniones que convoque su jefe inmediato o la alta dirección
● Elabora cheques. Desglosa y entrega cheques.
● Lleva control de caja chica.
● Vela por el suministro de materiales de oficina de la unidad.
● Tramita pasajes, alojamiento y viáticos en caso de movilización de su superior.
● Ordena en los estantes, periódicos, libros, textos, revistas y otros.
● Entrega equipos, materiales y documentación a otros jefes de dependencia
● Recibe y controla peticiones que soliciten a la oficina.
● Actualiza la cartelera.
● Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización.
● Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.
● Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
● Monitorea el funcionamiento del control interno, dentro de su ámbito de acción ante su superior jerárquico inmediato.
3. PERFIL OCUPACIONAL, REQUISITOS MINIMOS: con base en el analisis, se establecen estos requisitos “mínimos”:
EDUCACIÓN:
Bachiller Comercial, Tecnóloga administrativa con curso de dos (2) años de duración de secretariado computarizado.
CONOCIMIENTOS EN:
Técnicas secretariales. Secretariado Computarizado
El manejo de equipo común de oficina (computadora, fax, fotocopiadora, Equipos Smartphone y otros).
Métodos y procedimientos de oficina. Nuevos programas de computación
Gestión y Técnicas de archivo, ortografía, redacción y mecanografía. Técnicas actualizadas de ortografía y redacción
Computación básica. Relaciones humanas. Normas de cortesía, etiqueta y protocolo.
Técnicas y manejo de Kardex. Actualización en el área secretarial
HABILIDADES TECNICAS: (Competencias Duras o técnicas), son competencias vinculadas directamente con las tareas realizadas por el colaborador.
Habilidades sobre un tema en específico que permiten que la trabajadora se desempeñe eficazmente su puesto y son las siguientes:
Redactar correspondencia de rutina, actas e informes de cierta complejidad.
Seguir instrucciones orales y escritas.
Organizar el trabajo de la oficina.
El manejo de computador, y paquetes de office
Gestión de archivos y documentos.
El manejo de elementos herramientas e insumos común de la oficina.
Manejo de inventarios.

ESFUERZO FISICO:
El puesto exige mediano esfuerzo físico de estar sentado o de pie constantemente y requiere de un grado de precisión manual y visual bajo.

ESFUERZO MENTAL:
El puesto exige alto esfuerzo mental y requiere de un grado alto de atención, iniciativa, y concentración para realizar sus tareas
EXPERIENCIA:
Tres (3) años a Seis (6) años de experiencia progresiva de carácter operativo en el área secretarial y de oficina.
Bachiller.
RESPONSABILIDAD POR:

Materiales:
Cuenta y Maneja constantemente equipos Tecnológicos y materiales y elementos de insumos de fácil uso y medianamente complejos, siendo su responsabilidad
directa en cuidado de estos elementos bajo su custodia, realizando su labor con la mayor eficiencia posible.
Dinero:
Es responsable indirecto de dinero en efectivo, títulos y valores y custodia de materiales.
Información confidencial:
Maneja en forma directa un grado de confidencialidad alta, teniendo en cuenta que debe conocer y enterarse de aspectos personales e institucionales de los jefes y
compañeros de trabajo, que debe manejarse con discreción.
Documentos:
Debe generar, almacenar, distribuir y responder por documentación institucional que tengan excelente redacción, que sean precisas y sea útil para la toma de
decisiones.
Procedimientos:
Debe realizar sus tareas ajustadas a las políticas institucionales, y cumplir con las normas de archivo lineamientos y parámetros propios de su servicio secretarial, y
todo debe quedar debidamente documentado de acuerdo a la los lineamientos de las parámetros y los formatos del sistema de gestión de calidad de la empresa.
Toma de decisiones:
Las decisiones que se toman por parte de la titular del puesto, se basan en los parámetros de los procesos y procedimientos e instrucciones previas emanadas por la
jefatura del area asignada y desde sus experiencias anteriores deberá realizar la ejecución normal del trabajo a nivel operativo.
SUPERVISIÓN:
El puesto recibe supervisión general de manera directa y constante por parte de su jefe inmediato y no ejerce supervisión sobre personal alguno.

RELACIONES INTERNAS:
El puesto mantiene relaciones continuas con el personal de la unidad administrativa a la que pertenece, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una
normal habilidad para obtener cooperación.

RELACIONES EXTERNAS:
El puesto mantiene relaciones frecuentes con empresas públicas y/o privadas y público en general, a fin de ejecutar lo relativo al área, exigiéndose para ello una
normal habilidad para obtener cooperación.
CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO:
AMBIENTE DE TRABAJO:
El puesto se ubica en un sitio cerrado, iluminado acondicionado bien amoblado, con espacios amplios y suficientes. Con orden y limpieza aceptable de agradable
confort y no tiene contacto con agentes contaminantes, tales como polvo, o material particulado en el ambiente, no se evidencian fuentes generadoras de ruido extremos
ni, sonidos desagradables. Tampoco existen temperaturas extremas que puedan generar disconfort térmico o aparatos que sean fuentes de algún tipo de vibraciones,
o radiaciones peligrosas.
AMBIENTE SOCIAL: Se evidencia un grado de aceptación, simpatía y madurez en el trato los demás, se desenvuelve generando relaciones satisfactorias y ambiente
compañerismo y confianza, lo cual es importante para el trabajo armonioso con sus compañeros de trabajo y los superiores.
RIESGO:
El puesto está sometido a un riesgo irrelevante, con posibilidad de ocurrencia baja. A a nivel de riesgo de seguridad o accidentes de trabajo no se evidencia mal estado
de la superficie donde se transita, no existe obstáculos en las pasillos por donde se camina. Tampoco hay desniveles e irregularidades del suelo, ni superficies mojadas
o resbaladizas. Tampoco se evidencia derrames, vertidos, manchas de grasa y aceite y demás residuos y desperdicios.
Es muy poco probable, pero no inevitable que se puedan ocurrir caídas al mismo nivel, resbalones, torceduras de pies.

Se evidencia niveles medios de factores de riesgos psicosociales, que podrían generar en razón a las características y presiones de la labor del puesto, fatiga mental,
cambios, de estados de ánimo o enfermedades derivadas del estrés.

COMPETENCIAS ACTITUDINALES (se deben identificar, definir)


El ocupante del puesto de trabajo, debe competencias actitudinales que estén encaminadas a:
Disposición para realizar el trabajo con base en el conocimiento de las necesidades y expectativas de los superiores y compañeros de trabajo.

Habilidad de canalizar clara y comprensiblemente ideas y opiniones hacia los demás a través del discurso hablado y el lenguaje escrito. Expresión de pensamientos
o contenidos internos de manera comprensible para el interlocutor, con toda la potencia del lenguaje hablado y escrito, Expresarse claramente en forma verbal y escrita.

Tratar en forma, cortés, amable y efectiva al público, Relacionarse en forma agradable con público en general.
Obrar con, prudencia, cautela, sin premura, midiendo las consecuencias; Comprender situaciones de diversa índole.

Habilidad para interactuar sin esfuerzo con las otras personas, ser sociable con sus superiores y compañeros de trabajo.
Habilidad para demostrar sensibilidad hacia las necesidades o demandas que un conjunto de clientes potenciales externos de la empresa.
Disposición para entender, acatar y actuar dentro de las directrices y normas organizacionales y sociales de la empresa.

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