2017

INFORME DE AVANCE DE
PLAN DE ACCIÓN E
INDICADORES DE GESTIÓN
SEGUNDO TRIMESTRE 2017
GRUPO DE PLANEACIÓN

INSTITUTO CARO Y CUERVO

INFORME TRIMESTRAL

AGOSTO/2017
INTRODUCCIÓN
El presente informe, se elabora en función del análisis de la evaluación de la gestión de los
diferentes procesos, permite observar la gestión de las diferentes áreas del Instituto, en
relación con el logro de los objetivos y metas previstos. Los indicadores son mecanismos que
permiten controlar el comportamiento de factores críticos en la ejecución de los planes y de los
procesos de la entidad, diseñados a partir del direccionamiento estratégico y de la
caracterización de los procesos. Se efectúan seguimientos trimestrales a la información y su
respectivo análisis se enfoca en determinar los avances de la ejecución física de la Entidad a y
establecer las causas o impedimentos en el cumplimiento, con el fin de adelantar acciones
correctivas, preventivas y de mejora que permitan alcanzar los resultados planificados. A
continuación, se presenta el resultado obtenido por cada uno de los procesos,
correspondientes al periodo abril-junio de 2017 con su correspondiente resultado.

1. METODOLOGÍA
El seguimiento a la gestión se realiza a través del monitoreo de metas programadas y se mide
por medio de los indicadores que se reportan trimestralmente por las dependencias que
desarrollan cada una de las actividades que se adelantan en la entidad permitiendo determinar
el porcentaje de avance o cumplimiento. De igual manera, se establece el resultado acumulado
al trimestre correspondiente y el total de la ejecución en la vigencia con respecto a la
programación establecida por los ejecutores o responsables de cada indicador.

La importancia de la medición parte del entendido en que existe un vínculo entre ésta y la
planeación institucional, toda vez que permite observar el grado en que se alcanzan las
actividades propuestas dentro de un proceso específico. Los resultados obtenidos a través de
la medición permiten mejorar la planificación, dado que es posible observar hechos
periódicamente, logrando tomar decisiones con mayor certeza y confiabilidad.

La información de cada una de las áreas es recibida por el profesional especializado de

planeación a través de los informes trimestrales de seguimiento, luego se consolidan los datos
de cada uno de los indicadores en las tablas de control general en donde se identifican y se
asocian a los objetivos específicos, a los procesos de la entidad, y a sus dependencias; este
informe se consolida trimestralmente para el seguimiento y funciona como insumo para la
revisión del Sistema de Gestión de Calidad, y del Modelo Estándar de Control Interno y debe
determinar los avances de la ejecución de la Entidad y establecer las causas o impedimentos
en el cumplimiento con el fin de adelantar acciones correctivas, preventivas y de mejora que
permitan alcanzar los resultados planificados.

Para evaluar la gestión general de la entidad se estableció un criterio de calificación con los
líderes de cada uno de los procesos que hacen parte de la gestión institucional que se
enmarcan en los ejes Estratégico, Misional, de Apoyo, Evaluación y control, con pesos
ponderados de acuerdo con la incidencia de cada uno, en el cumplimiento de los objetivos
institucionales, tal como se ilustra en las tablas de resultados más adelante.

2
El avance de los indicadores para el segundo trimestre de 2017 en general ha sido
satisfactorio, sin embargo tras la revisión y compilación de los diferentes indicadores el área de
Planeación realiza aclaraciones y observaciones pertinentes para algunos indicadores que no
presentan los avances esperados.

Para interpretar la calificación de los indicadores de gestión que son de corte ponderado, se
tienen en cuenta los siguientes intervalos, al final de la vigencia.

Rango Interpretación Estado del

Avance
Menor a 80 % Insatisfactorio
Mayor o igual a 80 % y menor a 90 % Aceptable
Igual o mayor a 90% Satisfactorio

Para esta medición trimestral los rangos de medición de los indicadores acumulados son los
siguientes

Rango Interpretación Estado del

Avance
Menor a 40 % Insatisfactorio
Mayor o igual a 40% y menor a 45 % Aceptable
Mayor a 45 % Satisfactorio

Igualmente se debe tener en cuenta que hay dos tipos de indicadores como se muestra a
continuación:

Tipo de indicador Características

Aplica para los indicadores ya identificados en la matriz de
seguimiento y su valor corresponde al avance acumulado desde el
trimestre anterior, este valor se puede modificar durante el último
período reportado. De acuerdo al esquema establecido para el
Avance acumulado
cálculo del avance acumulado se usa siguiente fórmula:
Fórmula = Avance Acumulado a la vigencia anterior + Avance de
la vigencia actual
El objetivo del comportamiento del indicador es acumular entre
períodos reportados.
Corresponde al peso del indicador dentro del total de las mediciones
Avance ponderado
del mismo; la suma de las ponderaciones de estos indicadores debe
ser igual a 100%.

3
2. EVALUACIÓN DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN POR PROCESO

Figura 1 Mapa de procesos ICC

En el mapa de procesos de la entidad, las acciones que se adelantan se enmarcan en cuatro

macro procesos:

 Estratégicos
 Misionales
 Apoyo
 Control y evaluación

A continuación se describe para cada uno de los procesos de acuerdo a la información

reportada por las áreas el comportamiento tanto cualitativo como cuantitativo de los indicadores
de gestión durante el trimestre 2017 reflejando la evaluación de la Gestión del Instituto Caro y
Cuervo.

Nota:
Si desea ahondar y conocer las características para cada uno de los indicadores de Gestión del
Instituto o las observaciones de las áreas para el trimestre reportado puede consultar el Anexo
1 a este informe FICHA DE INDICADORES CUARTO TRIMESTRE.

4
 3. PROCESOS ESTRATÉGICOS
En el macro proceso estratégico de la entidad se reúnen los indicadores aportados por
el proceso de Planeación, Organización (gestión de calidad, gestión jurídica y gestión
ambiental), Alianzas (Relaciones Interinstitucionales), y Talento Humano. En general
este macroproceso tiene un cumplimiento satisfactorio a pesar de la carencia del
reporte de Gestión Jurídica.

SATISFACTORIO
47.6%
INDICADORES ACUMULADOS

SATISFACTORIO
100%
INDICADORES PONDERADOS

3.1 Planeación
El proceso de Planeación presenta los siguientes resultados.

Indicador Periodicidad Corte Resultado

1. Formulación Anual Acumulado 100%
estratégica.
2. Revisión estratégica Anual Acumulado 100%
3. Actualización de las Trimestral Acumulado 100%
herramientas de
4. Seguimiento Trimestral Acumulado 50%
Proyectos de Inversión
5. Transparencia Semestral Acumulado 45%
administrativa
6. Información dirigida a Trimestral Ponderado 100%
entes de Control

3.2 Organización
El proceso de organización se compone de los indicadores de Gestión de Calidad y Gestión
Jurídica, y de acuerdo a lo informado obtuvo para este período evaluado los siguientes
resultados:

Indicador Periodicidad Corte Resultado

1. Sistema Integrado de
Trimestral Acumulado 54%
Gestión mejorado

5
 2. Sistema Integrado de
Trimestral Acumulado 55%
Gestión Divulgado

1. Representación
judicial en sede Semestral Acumulado No se presentó reporte del
administrativa y judicial trimestre

2. Actos Administrativos Semestral Acumulado No se presentó reporte del

trimestre

3. Conceptos jurídicos Semestral Acumulado No se presentó reporte del

trimestre

3.3 Alianzas
Este proceso corresponde a los indicadores de Relaciones Interinstitucionales y su primera
medición ocurre en este segundo trimestre del año por petición de la responsable del proceso,
debido a la reformulación de los procedimientos del área.

Indicador Periodicidad Corte Resultado

1. Gestión, control y
seguimiento sobre el estado Trimestral
de los convenios Acumulado 0%

2. Gestión de actividades
interinstitucionales (ELE Semestral
FOCALAE) Acumulado 50%

3. Realización de
actividades Trimestral
Acumulado 90%
interinstitucionales

3.4 Talento Humano

Los seguimientos a los indicadores de Talento Humano reportan la siguiente información. Para
el segundo semestre del año se ha solicitado una revisión de los indicadores puesto que estos
no se modificaron a principios de año.

Indicador Periodicidad Corte Resultado

Oportunidad en la 90%
respuesta a solicitudes
Trimestral Acumulado
Efectividad en las 23%
capacitaciones Trimestral Acumulado
Cumplimiento del Plan No se reportó esta
Institucional de actividad
Bienestar social e Trimestral Acumulado
incentivos.

6
4. PROCESOS DE APOYO
Los procesos de apoyo cuentan con una batería de indicadores extensa asociados a sus
diferentes actividades entre las cuales el proceso con mayor número de indicadores es
el de Gestión Financiera, los respectivos resultados del trimestre se presentan a
continuación:

En general los procesos de apoyo tienen un nivel satisfactorio con la salvedad de no

contabilizar los indicadores de Gestión Documental los cuales no se reportaron y no se
tienen en cuenta dentro de este cómputo. A partir del tercer trimestre se recomienda
como acción correctiva y de mejora presentar los reportes correspondientes a esta área
así tengan avances bajos, se sugiere implementar un plan de implementación con
indicadores alineados al Plan de Acción y Plan Estratégico.

SATISFACTORIO
53%
INDICADORES ACUMULADOS

SATISFACTORIO
94.4%
INDICADORES PONDERADOS

4.1 Financiero
Este proceso muestra durante el trimestre un desempeño satisfactorio como se evidencia a
continuación:

Indicador Periodicidad Corte Resultado

1. Planeación del
Trimestral Acumulado 44%.
Presupuesto Gastos

2. Planeación del
Trimestral Acumulado 64%
Presupuesto Ingresos

3. Ejecución del Rezago

presupuestal (Reservas Trimestral Acumulado 99%
presupuestales)
1. Porcentaje de PAC
Trimestral Ponderado 98%
ejecutado Vigencia;
Gastos de Personal

7
 2. Porcentaje de PAC
ejecutado Vigencia; Trimestral Ponderado 99%
Gastos Generales
3. Porcentaje de PAC
ejecutado; Vigencia Trimestral Ponderado 99%
Inversion
4. PAC ejecutado
Trimestral Ponderado 99%
rezago

5. PAC ejecutado de las

Trimestral Ponderado 100%
cuentas por pagar

1. Consolidación de la
Trimestral Ponderado 100%
información contable

2. Estados Financieros Trimestral Ponderado 60%

3. Presentación de
Trimestral Ponderado 100%
Informes externos

4. Efectividad de
Trimestral Ponderado 100%
obligaciones tributarias

4.2 Tecnologías de la información

Indicador Periodicidad Corte Resultado

1. Soportes técnicos Trimestral Ponderado 98,5%

2. Administración de Trimestral Ponderado 100%

infraestructura
3. Gestión de seguridad Trimestral Ponderado 97.5%
de la información
4. Campañas de Trimestral Acumulado 100%
educacion tecnológica
5. Aseguramiento de la Trimestral Ponderado 100%
plataforma tecnológica
7. Ejecución de Semestral Acumulado N.A
proyectos

8
4.3 Comunicaciones
Indicador Periodicidad Corte Resultado

1. Difusión
Trimestral Acumulado 50%
comunicativa (externa)

2. Difusión
Trimestral Acumulado 50%
comunicativa (interna)

3. Acompañamiento
Trimestral Acumulado 50%
agenda de eventos

4. Desarrollo
actividades
Trimestral Acumulado 50%
comunicativas temas
coyunturales

9
4.4 Adquisiciones
Indicador Periodicidad Corte Resultado

1. Procesos
Trimestral Ponderado 100%
contractuales realizados

2. Procesos
contractuales Trimestral Ponderado 65%
publicados

4.5 Gestión Documental

En el área de Gestión Documental persisten situaciones particulares dentro de la medición de sus indicadores los
cuales a pesar de contar con el apoyo institucional no presentan mediciones pues el área manifiesta que aún no se
ha dado inicio a las Transferencias Documentales ni a la implementación de las Tablas de Retención las cuales están
en proceso de revisión por parte del Archivo General de la Nación. Las restantes actividades del grupo de Gestión
Documental como lo son recepción de documentos, asesorías, consultas e inventarios que corresponden al indicador
informado se reportan satisfactoriamente.

4.6 Infraestructura
Indicador Periodicidad Corte Resultado

Porcentaje de áreas
adecuadas y/o
Trimestral Acumulado 20%
construidas
Yerbabuena

Porcentaje de áreas
Trimestral Acumulado 20%
adecuadas y/o
construidas
Casa de Cuervo

Mantenimiento de las
Trimestral Acumulado 40%
áreas y bienes del ICC

10
5. PROCESOS MISIONALES
En este apartado del informe se pueden visualizar los indicadores correspondientes a los
procesos misionales de la entidad, al proceso de formación desarrollado por la unidad
académica Seminario Andrés Bello (Maestrías y Educación Continua), la Gestión Editorial que
contempla las actividades de la Imprenta Patriótica y el Sello editorial (Ediciones y
coediciones), ELE Colombia y los servicios de la Biblioteca José Manuel Rivas Saconni.

ELE Colombia posee un indicador con metas programadas en el tablero de Indicadores de la

Presidencia de la República que evalúa y registra su seguimiento a través del Sistema
Nacional de Evaluación de Gestión y Resultados SINERGIA liderado desde el
Departamento Nacional de Planeación, allí se gestiona el manejo de la información relacionada
con la agenda de evaluación a indicadores del Plan Nacional de Desarrollo.

Por otro lado a los grupos de Investigaciones (Lingüística y Literatura), debido a su dinámica
académica y producción que no se puede limitar a indicadores de gestión administrativos
registran su información en la plataforma C-VLAC y Group Lac de Colciencias. Para presentar
estos temas se dedica un informe adicional Anexo 2. Informe trimestral consolidado de
investigación.

Vemos así que los resultados de los indicadores que se pueden apreciar en la Tabla No. 2
(Seminario Andrés Bello, Programa ELE Colombia), alcanzan un rango de desempeño
satisfactorio en sus indicadores acumulados con un 57.6% de avance hasta la fecha del 30 de
junio, donde sus resultados se enfocan fundamentalmente al desarrollo y puesta en marcha de
los programas académicos. Adicionalmente el indicador de ELE Colombia presenta un avance
satisfactorio pero se debe tener clara la meta frente al avance obtenido a la fecha para lograr
cumplir este compromiso.

Por otra parte la Gestión editorial refleja un cumplimiento aceptable pues hay un avance del
78% sobre el total de las actividades planificadas para el año, a pesar de los avances
reportados se alerta en el cumplimiento de las metas propuestas en su Plan de Acción pues
estas no se enviaron en las fechas acordadas a Planeación y a la fecha no se tiene oficializado
el Plan Actualizado.

Finalmente, para lograr la medición de la Biblioteca debemos tener en cuenta que sus
indicadores son medibles bajo criterios diferentes dadas las características de sus actividades
por su grupo de trabajo tal y como lo veremos en la Tabla No. 3 y su descripción respectiva.

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5.1 Formación
Macro Rango de Cumplimiento por
Proceso Nombre del indicador
proceso desempeño proceso

1. Educación continua 71%

57,6%
SEMINARIO ANDRÉS
2. Procesos de autoevaluación 50% Acumulado
Satisfactorio
3. Matriculas 52.27%
BELLO

4. Relación docentes estudiantes Observación:

20%
(Número estudiantes por cada docente) Se miden con corte
anual y una vez
0%
finalizados los
5. Deserción Indicador no
procesos de
MISIONALES

porcentual
formación.

Acumulado
Satisfactorio
ELE COLOMBIA

Este Indicador es el
1. Profesores formados en el Diplomado mismo reportado en el
de Pedagogía y Didáctica para la tablero de indicadores
50%
Enseñanza del Español como Lengua de presidencia en la
Extranjera (ELE), de manera presencial y plataforma SINERGIA.
virtual. (Indicador Sinergia) Presenta 88 estudiantes
formados en Diplomado
Virtual y 24 en
Diplomado presencial.

matrícula en las
5.2 Editorial maestrías

Macro Rango de Cumplimiento por

Proceso Nombre del indicador
proceso desempeño proceso

80%
1. Impresión de Proyectos Editoriales
Acumulado
50%
2. Coediciones
Acumulado
GESTION EDITORIAL

90%
3. Publicaciones Electrónicas 78.3 %
Acumulado
MISIONAL

100% En los indicadores

4. Publicaciones electrónicas
Acumulado acumulados.
5. Aprovechamiento de recursos
(Este indicador se mide sobre los recursos 100%
que dispone el ICC para la Gestión Acumulado
Editorial para la vigencia)
6. Participación en eventos divulgativos del 50%
libro Acumulado

12
5.3 Gestión de bibliotecas
Macro Rango de Cumplimiento por
Proceso Nombre del indicador
proceso desempeño proceso

En general se puede
interpretar el avance
GESTIÓN DE BIBLIOTECAS
67% en el proceso como
1. Adquisición de Material Bibliográfico satisfactorio tras
Acumulado
evaluar su
MISIONAL

desempeño durante
el año
2. Prestación del Servicio
2% Aceptable

Indicador de corte (No presenta reporte

3. Satisfacción de usuarios en este período de
anual
medición)

Los indicadores correspondientes a la Biblioteca José Manuel Rivas Saconni arrojan los
siguientes resultados:

El indicador de prestación del servicio se encuentra un punto por debajo de la meta establecida
para la vigencia; a pesar estar un punto por debajo de la meta, durante lo corrido del año, el
indicador se mantiene en el 2%.

"En el mes diciembre se aplicará la encuesta de satisfacción para el diligenciamiento de los

usuarios se tomarán en cuenta todas las encuestas diligenciadas en su totalidad y una vez
revisados los resultados, se evidenciara la satisfacción de los usuarios con los servicios de la
biblioteca” Adicional a esta actividad se ha trabajado con el área de Servicio al Ciudadano con
el objetivo de unificar las encuestas de las diferentes áreas de servicio.

5.4 Gestión de Museos

Para este último reporte de indicadores el área de Museología reporta sus avances haciendo
énfasis que el incumplimiento del indicador 2 se subsanará en el período restante del daño y
mencionan que se ha avanzado por encima de la meta planeada en el indicador 3 por lo tanto
se efectuará una solicitud de reformulación de la meta debido a imprevistos que obligaron a
trabajar en las actividades que dan paso a este indicador.

Macro Rango de Cumplimiento por

proceso Proceso Nombre del indicador desempeño proceso

40%
1. Museología
MUSEOLOGÍA

Acumulado
MISIONALES

2. Investigación de colecciones
18% 51%
La primera exposición de 2016 se abrió al
Acumulado
público el 23 de abril.
3. Conservación: Piezas sometidas a 124%
procesos de conservación preventiva Acumulado

13
 4. Conservación: Estados de 33.5%
conservación (elaboración) Acumulado
5. Registro Colecciones
Los procedimientos de registro se han
40%
postergado e iniciarán durante el tercer
Acumulado
trimestre del año, debido a las actividades
de desmontaje y montaje de las
exposiciones realizadas en 2015.
6. Comunicación Educativa: Visitas 51%
guiadas Acumulado
55%
7. Comunicación Educativa: Visitantes
Acumulado

6. PROCESOS DE EVALUACIÓN

Tabla No. 6 Reporte de Indicadores de Procesos de Monitoreo, Control y Evaluación

El equipo de Control Interno continúa con la difusión de la cultura de auto-control mediante las
actividades realizadas y las 2 auditorías adelantadas que en general se han enfocado en la
valoración del riesgo, acompañamiento y asesoría, evaluación y seguimiento, fomento de la
cultura del control y relación con los entes externos, lo anterior con el fin de asesorar a la
dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los planes
establecidos y en la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de las
metas y objetivos previstos planteando las recomendaciones relacionadas con la aplicabilidad
de las normas vigentes y los temas relacionados al Sistema de Control Interno. Este proceso
refleja un avance satisfactorio pero sus indicadores se activarán a partir del segundo semestre
del año.

Por su parte en el proceso de Control Interno Disciplinario se han atendido, asistido y

sustanciado todas las quejas, en pro de los intereses Institucionales. Aunque veamos que el
indicador de evacuación de procesos marca un nivel bajo de cumplimiento esto se debe a que
este indicador depende de que los procesos estén sujetos al procedimiento de la Ley 734 de
2002 y a los cambios de subdirección y temas procedimentales, razón por la cual no se dio
terminación a ningún proceso.

14
 Macro
proceso Rango de Cumplimiento
Proceso Subproceso Nombre del indicador
desempeño por proceso

Este
indicador se
activa en el
PROCESOS DE MONITOREO, CONTROL Y

1. Porcentaje de cumplimiento del Plan

tercer
CONTROL INTERNO DE LA GESTIÓN

Auditorias Por reformulación

trimestre
de los indicadores
del 2017
CONTROL Y EVALUACIÓN
y de acuerdo al
Plan de Acción
Este
EVALUACIÓN

del equipo de
indicador se
Control Interno la
activa en el
primera medición
2. Elaboracion de Informes de Auditoria tercer
de estos
trimestre
indicadores se
del 2017
hará a partir de
tercer trimestre
Este
del año.
indicador se
3. Atención a las observaciones dadas activa en el
por la Contraloría tercer
trimestre
del 2017
100%
100%
1. Oportunidad en la atención a quejas Ponderado

N.A
Ver
CONTROL INTERNO

CONTROL INTERNO

observación
del área en
DISCIPLINARIO

DISCIPLINARIO

No
2. Evacuación de procesos el tablero de
indicadores
de cuarto
trimestre

15
7. EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

El seguimiento a la ejecución presupuestal se ha efectuado de maneras diversas y multinivel

para lograr las metas establecidas tanto en el Plan Anual de Adquisiciones, Plan Contractual
así como en la programación de las metas de programación presupuestal PAC. La revisión se
realiza de forma periódica en el marco del Equipo de apoyo al Plan Anual de Adquisición
conformado por Gestión Financiera, Gestión Contractual y Planeación en acompañamiento de
la Subdirección Administrativa y Financiera, a corte del mes de Junio la situación de ejecución
presupuestal es la siguiente para los presupuestos de inversión y funcionamiento.

COMPROMISO SIN COMPROMISO OBLIGACION SIN OBLIGACIÓN APR. VIGENTE

Funcionamiento
$ 3.804.001.443 $ 2.860.436.092 $ 3.204.201.826 $ 3.460.235.709 $ 6.664.437.535
compromisos
Inversión $ 4.637.741.798 $ 771.210.799 $ 2.159.608.301 $ 3.249.344.296 $ 5.408.952.597
Total $ 8.441.743.241 $ 3.631.646.891 $ 5.363.810.127 $ 6.709.580.005 $ 12.073.390.132

Compromisos Obligaciones
Presupuesto de funcionamiento Presupuesto de funcionamiento

Obligado Sin obligar

43%
Comprometido
57% 48%
Sin comprometer 52%

Compromisos Obligaciones
Presupuesto de inversión Presupuesto de inversión

Obligado Sin obligar

86% Comprometido
40%
Sin
60%
comprometer
14%

16
8. OBSERVACIONES GENERALES

Las áreas de la entidad que cuentas con indicadores activos, realizaron el reporte
correspondiente al segundo trimestre del 2017. La consolidación del reporte se llevó a cabo en
el mes de enero del 2017. A continuación se señalan algunas de las principales observaciones
a los reportes entregados.

 Continuamos evidenciando a partir de los reportes que de las diferentes áreas las
siguientes deben prestar atención especial a su tablero de Indicadores (Gestión
documental, Gestión Editorial, Gestión Jurídica, y Control Interno Disciplinario) pues
dentro de sus reportes no se detallan, las observaciones que dan sustento a la
información rendida y no se aportan los datos suficientes para determinar la calidad de
la información suministrada. Esta situación persiste a pesar de las jornadas dispuestas
por el grupo Planeación para establecer acompañamiento al diligenciamiento de los
formatos. Es de recordar que la semana posterior al cierre de cada trimestre se dispone
de tiempo para atender las observaciones, dudas o inquietudes de las áreas en relación
con su tablero de indicadores.

 Se mantienen las señales de alarma que llaman a la pronta implementación de puntos

de control y atención de parte de las Subdirecciones y la Dirección frente al proceso de
Gestión Documental el cual es transversal a la entidad, pues se requiere la pronta
implementación del Programa de Gestión Documental para iniciar con la organización
que requiere la entidad y así dar cumplimiento a los preceptos de la Ley 1712 de 2014
(ley de transparencia), ley 594 de 2000 y la atención a las directrices de la estrategia de
Gobierno en línea pues el incumplimiento de normatividad para el caso de la
implementación del Programa de Gestión Documental es causante de la posible pérdida
de documentos e información con la probabilidad de generar poca confiabilidad e
integridad de la información disponible del Instituto.

 Se recomienda que el área de Comunicaciones y Prensa tenga una reorganización de

la perspectiva estratégica del área y mejorar su gestión tomando responsabilidades
frente a temas transversales para la institución (Ley de Transparencia, Estrategia de
Gobierno en Línea) articulándose con áreas como Planeación, Gestión Documental y
Tecnologías de la Información.

 Relaciones Interinstitucionales formalizó para la vigencia 2017 sus indicadores de

gestión y medición de actividades realizadas, y a partir de esta medición se cuenta con
indicadores para este proceso.

Nota:

Si desea consultar a detalle la información de los Indicadores reportadas por las áreas ver
anexo 1 Tablero de indicadores de gestión segundo trimestre

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8. RECOMENDACIONES GENERALES PARA LAS ÁREAS

 Los líderes de proceso deben tener presente el cronograma de reporte de indicadores

trimestral establecido desde inicios de la vigencia para organizar su esquema de
reportes internos pues la demora en el informe de un área causa retraso en la
compilación y reporte general de la entidad, por este motivo la información que no
llegue en los plazos establecidos será reportada con avance cero (0) para indicadores
ponderados o el último avance reportado para indicadores acumulados del año.

 Con el fin de garantizar la cultura del mejoramiento continuo al interior del Instituto,
después de realizar la medición de los indicadores los líderes de los procesos junto con
sus grupos de trabajo deben realizar el análisis de datos de los resultados e
implementar las acciones preventivas y/o de mejora a que haya lugar, y de ser
necesario la modificación de los indicadores que así́ lo requieran.

 Los resultados deben ser socializados en cada una de las dependencias responsables
del proceso, al igual las acciones de mejora.

 Los indicadores de proceso deben venir acompañados del respectivo análisis de datos,
si el resultado fue de cumplimiento explicar las estrategias y actividades para ese buen
resultado, si estuvo en zona de alerta que faltó para lograr el cumplimiento y si se ubicó
en zona de alerta cual fue la causa raíz para ese mal desempeño.

 Los documentos soporte de las mediciones adelantadas deberán ser socializados y

archivados por parte del responsable de la medición de los indicadores. Adicionalmente
deben estar disponibles para efectos de auditoría.

 La oficina de Planeación enviará a principios de la vigencia el cronograma de reporte y

previo a cada medición los recordatorios respectivos para realizar las mediciones
trimestrales, también comunicará los cambios en los formatos y procedimiento de
reporte que tengan lugar.

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6. EJECUCIÓN DE LOS PROCESOS POR OBJETIVOS DE CALIDAD A DICIEMBRE DE
2016
El acumulado promedio de acuerdo a los objetivos de calidad relacionados a los Indicadores de
gestión presenta la ejecución de acuerdo a la siguiente tabla.

Estado del Avance

Rango

Proponer políticas para proteger la diversidad lingüística de la

N.A
nación.

Fortalecer la oferta académica del Instituto Caro y cuervo. ACEPTABLE

43% Acumulado

Fomentar la investigación del patrimonio lingüístico. SATISFACTORIO

49% Acumulado
Crear estrategias de comunicación que faciliten la divulgación de
SATISFACTORIO
los productos y servicios del Instituto Caro y Cuervo. 60.9% Acumulado
No aplica este
Actualizar los procesos del Instituto Caro y Cuervo de acuerdo
período Ponderado
con sus necesidades. SATISFACTORIO
54.8% Acumulado
SATISFACTORIO
63% Acumulado
ACEPTABLE
87.5% Ponderado
(Excluyendo
Propender por la excelencia administrativa y financiera.
Gestión
Documental)
INSATISFACTORIO
47.7% Ponderado
(Incluyendo Gestión
Documental)

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