TRABAJO FINAL DE SISTEMAS NORMALIZADOS I

ELABORADO POR:
MANUELA HERNANDEZ CARDONA
VALERIA HERNANDEZ CARDONA

INSTITUCION UNIVERSITARIA ITM

MEDELLIN-ANTIOQUIA
2019
 URIBEMOLD MOLDES Y ENVASES S.A.S
NIT 9000.686.132-6
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
VERSION 1
0 PBX:765489
Objetivo: Establecer sistematica y ordenadamente las actividades a seguir para la adquisicion de bienes y/o servicios requeridos por las diferentes
unidades administrativas de la empresa
Alcance: Este procedimiento empieza con identificar una necesidad y finaliza con distribuir el producto al solicitante

Responsable: Jefe de compras

Definiciones: *SGC: Sistema de gestión de calidad

Normas generales:
• ISO 9001:2008 “Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos” se entienden incorporadas todas las modificaciones posteriores a esta versión
• ISO 9000:2005.“Sistemas de gestión de la calidad. Fundamentos y Vocabulario” se entienden incorporadas todas las modificaciones posteriores a esta
versión
• Manual de Calidad de Maestra, MC punto 7.4.
• PG-06 “Subcontratos”.
ACTIVIDADES INSTRUCCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTO

Identifica la necesidad para la compra

1 Identificar una necesidad Proveedor Solicitud de pedido C- 345
de un producto

Seleccionar el producto Selecciona un producto especifico

2 Proveedor
especifico para cubrir la necesidad

Contar con el personal calificado para

3 Asignar a un equipo de compra Coordinador administrativo
realizar el proceso lo mejor posible

Realizar un presupuesto que permita

5 Realizar un presupuesto marcar objetivos y tener el capital Coordinado contable Tabla de cotizaciones C- 685
necesario para la inversion

Crear una lista, ayudara a tener al dia

Crear una lista de toda la informacion de contacto e
6 Coordinador administrativo Listado de proveedores C-567
proveedores interaccion de cada movimiento con
tus proveedores

Evaluar el resultado de los pasos

Revisar las especificaciones Solicitud de revision y/o elaboracion
7 anteriores con la correcta elaboracion Coordinador de calidad
del producto de contratos y convenios C-433
del pedido
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NIT 9000.686.132-6
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
VERSION 1
0 PBX:765489

Analizar que seria lo mejor para

Analizar los factores de comprar, como cuando y donde, a fin
8 Coordinador administrativo Ficha de indicadores C-486
compra de obtener la mejor propuesta que se
tenga

Seleccionar el pedido por parte del

9 Seleccionar la mejor oferta responsable de compras, que es Orden de compra C-761
quien aprueba en ultima instancia el
pedido Proveedor

Comprobar que el producto se Verificar los productos, para que sean Hoja de reclamaciones y/o
10
ajusta a los pedidos emitidos registrados por el proveedor sugerencias C- 643

Coordinador de calidad
Dejar constancia, realizando
anotaciones contables y de gestion, y
11 Almacenar el producto Factura C-561
asi al mismo tiempo si es conveniente
archivar documentacion
Gerente de distribucion

Distribuir el producto al Hacer entrega final del productor

12
solicitante terminado

Gerente de distribucion
Elaboro: Reviso: Aprobo:

Revision N°1:
Fecha de elaboracion: Fecha de revision: Fecha de aprobacion:

Edicion N°1:
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NIT 9000.686.132-6
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
VERSION 1
0 C-345
SOLICITUD DE PEDIDO
Fecha de solicitud: ____ /____ /____ Numero de solicitud:

Solicitante:

Aeronave: Tipo:

Numero de parte Cantidad solicitada Motivo

 URIBEMOLD MOLDES Y ENVASES S.A.S
NIT 9000.686.132-6
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
VERSION 1
0 C-433
SOLICITUD DE REVISION Y/O ELABORACION DE CONTRATOS Y CONVENIOS
1.Informacion general

Fecha de solicitud:

Nombre del patrocinador:

Domicilio:

Director tecnico:

Director de produccion:

Representado por:

Nombre de la empresa o proveedor:

Distribuccion del producto en investigacion:

Domicilio:

Datos para realizar y enviar factura por el pago del producto

Indicar RUT: Direccion:

Telefono: Fax:

Persona de contacto: E-mail:

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NIT 9000.686.132-6
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
VERSION 1
0 C-486
FICHA DE INDICADORES
Claridad Relevancia Economia Moneitoreable Adecuado Aporte marginal

Justificacion de las caracteristicas

Serie de informacion disponible

Responsable del indicador

Determinacion de metas
Linea base, valor y fecha (año y periodo) Meta y periodo de cumplimiento
Valor Año Periodo Valor
Periodo de cumplimiento
Comportamiento del valor hacia la meta Parametros
Bueno Medio Malo
Factibilidad
Unidad de % de
Meta programada Meta alcanzada
Metas fisicas relacionadas al avance medida avance
 URIBEMOLD MOLDES Y ENVASES S.A.S
NIT 9000.686.132-6
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
VERSION 1
0 C-561
FACTURA
Nombre del producto
Direccion Fecha
Ciudad, codigo postal Numero de factura
Telefono/Fax Para:

Facturar a:
Nombre
Nombre de la empresa
Direccion
Ciudad, codigo postal
Telefono

Descripcion Horas Varios Importe

Subtotal %
Tasa de impuestos %
Impuestos sobre las ventas %
Otros %
Total %
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NIT 9000.686.132-6
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
VERSION 1
0 C-567
LISTADO DE PROVEEDORES
Proveedor Nombre del contacto Direccion Cuidad Telefono Correo electronico Formas de pago Entrega de mercaderia
 URIBEMOLD MOLDES Y ENVASES S.A.S
NIT 9000.686.132-6
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
VERSION 1
0 C-643
HOJA DE RECLAMACIONES Y/O SUGERENCIAS
Cuenta contrato N°
Señores:

Datos del usuario

CN/CE
Nombre y apellidos del usuario Telefono

Direccion del suministro

Distrito Provincia Departamento

Opcional
Distrito Provincia Departamento

Motivo de la queja:

Negativa a admitir reclamo Suspensión injutificada del procedimiento

Costo del servicio por deuda materia de reclamo Silencio administrativo especifico
Facturar o requerir pago de deuda materia de reclamo No elevar el recurso de apelacion
Otros defectos del procedimiento
Especificar:

Fundamentos de la queja

Documentos que se anexan

Fecha:____/____/____
Firma
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NIT 9000.686.132-6
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
VERSION 1
0 C-685
TABLA DE COTIZACIONES
Codigo
Cliente
Direccion
RFC
Cantidad Codigo Descpcion P.unitario Importe
 URIBEMOLD MOLDES Y ENVASES S.A.S
NIT 9000.686.132-6
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
VERSION 1
0 C-761
ORDEN DE COMPRA
Comprador Vendedor
Nombre Nombre
Domicilo Domicilo
Telefono Telefono
Comprador Vendedor
Correo electronico Correo electronico
Entregar a:
Calle y numero Fecha requerida: ____/____/____
Colonia Indicaciones de entrega
Ciudad y estado
Linea Descripcion Unidad Descuento Subtotal
1

Las facturas se reciben los dias Subtotal

En el siguiente horario Envio
Las facturas se entregan en Empaque
Correo electronico Seguro
Credito Contado Total
 URIBEMOLD MOLDES Y ENVASES S.A.S
NIT 9000.686.132-6
CRA 58 # 43 SUR 83 BODEGA 131 SAN ANTONIO DE PRADO
VERSION 1
PBX:2868573
PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE PROVEEDORES EXTERNOS
Objetivo: Establecer los lineamientos y el control para la selección de proveedores externos, cumpliendo asi con las especificaciones requeridas
orientando adecuadamente la evaluacion y reevaluacion de los proveedores
Alcance: Este proceso empieza con la identificacion de proveedores externos y finaliza con la retroalimentacion de los proveedores evaluados

Responsable: Coordinador de control de compra

Definiciones:
*Servicio: Corresponde a la clasificacion generica de compras de servicio, consultorias, obras, entre otros servicios mas
*Producto: Corresponde a la clasificacion generica para compras generales de bienes y productos tangibles (insumos, suministros, herramientas,
productos terminados, entre otros)
Normas generales:
*Plan de control de proveedores APPCC: debe estar documentado y recoger tanto los puntos del programa como los registros derivados de su aplicación.
*Garantizar que el proveedor este certificado con una buena acreditacion en su campo laboral

ACTIVIDADES INSTRUCCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTO

Se debe realizar un analisis de los
Identificar proveedores proveedores externos en el mercado Lista de proveedores
1 Coordinador administrativo
externos que podrian ofrecer calidad en el PE-351
producto o servicio ofertado

Invitar a los proveedores externos a

presentar su oferta a la empresa e
2 Solicitar Requisitos Funcionario encargado Reunion
incluir en ella el envio de sus
requisitos

Se evaluara a los proveedores de

Formato de selección de proveedores
3 Selección de los proveedores acuerdo a los criterios establecidos Director general
PE-462
por dicha organizacion

Se presenta a la gerencia, la lista de

Solicitar aprovacion de la Lista de proveedores
5 los proveedores seleccionados para Coordinador administrativo
gerencia PE-351
su respectiva aprobacion

Una vez seleccionado se envia al

proceso de contabilidad para que lo
6 Informacion de proveedores ingrese al sistema como proveedor y Coordinador de contabilidad Pagina web
se incluya en el listado de
proveedores
Se evalua su desempeño durante de
Evaluar del desempeño de los la compra como: cumplimiento de la Registro de evaluacion
7 Director general
proveedores entrega, calidad del producto, PE-533
garantia, entre otros

Se informa su resultado obtenido y

Retroalimentar a los
8 sus posibles aspectos para mejorar de Director general Documento impreso
proveedores evaluados
acuerdo a su resultado total

Elaboro: Reviso: Aprobo:

Revision N°1:
Fecha de elaboracion: Fecha de revision: Fecha de aprobacion:

Edicion N°1:
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NIT 9000.686.132-6
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
VERSION 1
0 PE-351
LISTADO DE PROVEEDORES
Proveedor Nombre del contacto Direccion Cuidad Telefono Correo electronico Formas de pago Entrega de mercaderia
 URIBEMOLD MOLDES Y ENVASES S.A.S
NIT 9000.686.132-6
CRA 58 # 43 SUR 83 BODEGA 131 SAN ANTONIO DE PRADO
VERSION 1
PE-533
RESGISTRO DE EVALUACION
Nombre del proveedor CC
Fecha de evaluacion
Criterio
Puntaje obtenido
ITEM %

Calidad del producto

Estandarizacion del
producto

Cumplimiento en el
plazo acordado

Cumplimiento en la
cantidad solicitada

Garantia

Total
Evaluacion realizada por Firma Este registro contiene informacion entre
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NIT 9000.686.132-6
CRA 58 # 43 SUR 83 BODEGA 131 SAN ANTONIO DE PRADO
VERSION 1
PE-462
REGISTRO DE NUEVOS PROVEDORES
Fecha de diligenciamiento
DD MM AA

Informacion general
Nombre o razon social
NIT Cedula ciudadania Pasaporte
Direccion de correspondencia
Deportamento Municipio
Nombre la persona contacto

Productos y/o servicios

Telefono fijo Celular
Correo electronico
 URIBEMOLD MOLDES Y ENVASES S.A.S
NIT 9000.686.132-6
CRA 58 # 43 SUR 83 BODEGA 131 SAN ANTONIO DE PRADO
VERSION 1
PBX:4568749
PROCEDIMIENTO DE EVALUACION A LOS PROVEEDORES
Objetivo: Establecer la metodologia para llevar a cabo la evaluacion, selección y revaluacion de los proveedores de bienes y servicios de la institucion

Alcance: Este procedimiento empieza con definir cuales son los criterios de evaluacion y calificacion y finaliza con realizar informe para la revision
gerencial
Responsable: Jefe de compras
Definiciones:
*Proveedores criticos: Son aquellos proveedores cuyo producto o servicio tienen gran impacto en la prestacion del servicio.
*Proveedores no criticos: Son aquellos proveedores cuyo producto o servicio no tienen gran impacto en la realizacion del servicio
*Evaluacion de proveedores: Meetodo mediante el cual se determina el cumplimiento de aspectos tecnicos, admnistrativos y de calidad de un proveedor
*Reevaluacion de los proveedores: Proceso mediante el cual se vuelve a evaluar un proveedor para su seguimiento a su desempeño

Normas generales: No se le puede comprar a proveedores que no hayan sido evaluados

ACTIVIDADES INSTRUCCIÓN RESPONSABLE DOCUMENTO

Se anuncia una convocatoria nacional
Definir cuales son los criterios a todas las personas naturales o Pagina web
1 Jefe de compras
de evaluacion y calificacion juridicas que aspiren a ser EP-003
proveedores de una organización

Toda persona natural o juridica que

aspire a ser proveedor, sera sometida Evaluacion de reaccion
2 Convocar proveedores Jefe de compras
a una evaluacion inicial, la cual es EP-091
realizada por el jefe de compras

Los proveedores que sean aprobados,

se mantendran en el listado de
proveedores siempre y cuando Lista de proveedores
3 Analizar los resultados Jefe de compras
obtengan una calificacion mayor o EP-089
igual al 80%rn la primera reevaluacion
de los proveedores

Seleccionar los proveedores teniendo

en cuenta los criterios de precio, Registro de nuevos proveedores
5 Seleccinar los proveedores Jefe de compras
cumplimiento y servicios ofrecidas EP-376
por el proveedor

Cada seis meses el jefe de compras,

realiza la reevaluacion de los Formato de reevaluacion de
6 Evaluacion de seguimiento proveedores utilizando dichos Jefe de compras proveedores
formatos para llevar a cabo estos sus EP-564
criterios a evaluar
 URIBEMOLD MOLDES Y ENVASES S.A.S
NIT 9000.686.132-6
CRA 58 # 43 SUR 83 BODEGA 131 SAN ANTONIO DE PRADO
VERSION 1
PBX:4568749

El jefe de compras debe comunicar

los resultados atraves de orden
Definir criterios de Documento impreso
7 escrita, informa al proveedor el Jefe de compras
seguimiento EP-021
resultado de la evaluacion y su
calificacion

Enviar informacion del Enviar informacion como insumo para Registro de contrato
8 Coordinador administrativo
contracto al supervisor retroalimentar al proveedor EP-582

Registrar un estudio de convivencia

Registrar el resultado de la para contratar al proveedor de Estudio de convivencia
9 Coordinador administrativo
evaluacion acuerdo a la posicion laboral que EP- 742
tenga

Realizar reevaluacion utilizando los

Informe de evaluacion de
Reevaluar las condiciones formatos respectivos de acuerdo con
10 Supervisor proveedores
generales del resultado el numeral 4,4 de las condiciones
EP-065
generales del SGC

Realizar retroalimentacion al Realizar informe para la Correo electronico

11 Supervisor
proveedor retroalimentacion al proveedor EP- 962

Informe de evaluacion de
Realizar informe para la
12 Realizar la entrega final al proveedor Coordinador administrativo proveedores
revision gerencial
EP- 065

Elaboro: Reviso: Aprobo:

Revision N°1:
Fecha de elaboracion: Fecha de revision: Fecha de aprobacion:

Edicion N°1:
 URIBEMOLD MOLDES Y ENVASES S.A.S
NIT 9000.686.132-6
CRA 58 # 43 SUR 83 BODEGA 131 SAN ANTONIO DE PRADO
VERSION 1
EP-089
LISTADO DE PROVEEDORES
Nombre del Dias de entrega de
Proveedor contacto principal Direccion Ciudad Telefono Correo electronico Formas de pago mercaderia
 URIBEMOLD MOLDES Y ENVASES S.A.S
NIT 9000.686.132-6
CRA 58 # 43 SUR 83 BODEGA 131 SAN ANTONIO DE PRADO
VERSION 1
EP-091
EVALUACION DE REACCION
Fecha de evaluacion Criterios a evaluar
Devoluciones Calidad del Cumplimiento
N° de contracto Codigo Nombre del proveedor Cumplimento de Observaciones
SI:1 NO:2 producto o de tiempo de
calidad
servicio entrega
 URIBEMOLD MOLDES Y ENVASES S.A.S
NIT 9000.686.132-6
CRA 58 # 43 SUR 83 BODEGA 131 SAN ANTONIO DE PRADO
VERSION 1
EP-376
REGISTRO DE NUEVOS PROVEDORES
Fecha de diligenciamiento
DD MM AA

Informacion general
Nombre o razon social
NIT Cedula ciudadania Pasaporte
Direccion de correspondencia
Deportamento Municipio
Nombre la persona contacto

Productos y/o servicios

Telefono fijo Celular
Correo electronico
 URIBEMOLD MOLDES Y ENVASES S.A.S
NIT 9000.686.132-6
CRA 58 # 43 SUR 83 BODEGA 131 SAN ANTONIO DE PRADO
VERSION 1
EP-564
FORMATO DE REEVALUACION DE LOS PROVEEDORES
NIT Nombre o razon social
Telefono FAX Correo electronico Fecha

Criterios de calificacion
ITEM Factor de evaluacion Criterio Calificacion

1 Promedio

2 Promedio

3 Promedio

4 Promedio

5 Promedio
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NIT 9000.686.132-6
CRA 58 # 43 SUR 83 BODEGA 131 SAN ANTONIO DE PRADO
VERSION 1
EP-021
DOCUMENTO PARA COMUNICAR RESULTADOS
NIVELES
Aspectos generales Alto Medio Bajo
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Labores asignadas
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
 URIBEMOLD MOLDES Y ENVASES S.A.S
NIT 9000.686.132-6
CRA 58 # 43 SUR 83 BODEGA 131 SAN ANTONIO DE PRADO
VERSION 1
EP-582
REGISTRO DE CONTRATO
Aspectos a tener en cuenta al presentar la solicitud de registro SI NO Observaciones

Solicitud
 URIBEMOLD MOLDES Y ENVASES S.A.S
NIT 9000.686.132-6
CRA 58 # 43 SUR 83 BODEGA 131 SAN ANTONIO DE PRADO
VERSION 1
EP-065
RESGISTRO DE EVALUACION DE PROVEEDORES
Nombre del proveedor CC
Fecha de evaluacion
Criterio
Puntaje obtenido
ITEM %

Calidad del producto

Estandarizacion del
producto

Cumplimiento en el
plazo acordado

Cumplimiento en la
cantidad solicitada

Garantia

Total
Evaluacion realizada por Firma Este registro contiene informacion entre