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A R C H I V O E L E C T R O N I C O
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C O M U N I C A C I O N I N T E R N A D
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C R G E S T I O N D O C U M E N T A L
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M A U T
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C O M U N I C A C I O N O F I C I A L E B
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P D O C U M E N T O E L E C T R O N I C O R R
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L U N I D A D C O R R E S P O N D E N C I A S E
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I M G P N
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R E G I S T R O O F I C I A L E R A D I C A C I O N O F I C I A L
O N R N N I
T C A D O
A H L E N
L I N
V C
A I
R A

PISTAS
1. Archivo electrónico: Es el conjunto de documentos electrónicos,
producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura
orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural
por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de
su gestión.
2. Comunicación Oficial: Son todas aquellas recibidas o producidas en
desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado.
3. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado
que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del
funcionario. No generan trámites para las instituciones.
4. Documento electrónico: Es el registro de información generada,
recibida, almacenada y comunicada por medios electrónicos, que
permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por
una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada
conforme a los principios y procesos archivísticos.
5. Documento Original: Es la fuente primaria de información con todos
los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e
integridad.
6. Documento Público: Es el producido o tramitado por el funcionario
público en ejercicio de su cargo o con su intervención.
7. Radicación oficial: Es el procedimiento por medio del cual, las
entidades asignan un número consecutivo, a las comunicaciones
recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir
con los términos de vencimiento que establezca la Ley. Estos
términos, se empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado
el documento.
8. Registro oficial: Es el procedimiento por medio del cual, las
entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de
correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos tales como: Nombre de la persona y / o Entidad
 Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s)
competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario
responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (Si lo
amerita), entre otros.
9. Tabla retención: Listado de series y sus correspondientes tipos
documentales, producidos o recibidos por una unidad administrativa
en cumplimiento de sus funciones, a los cuales se asigna el tiempo o
permanencia en cada fase del archivo. Pueden ser generales o
específicas de acuerdo con la cobertura de las mismas. Las generales
se refieren a documentos administrativos, comunes a cualquier
administración; las específicas hacen referencia a documentos
característicos de cada organismo.
10. Unidad correspondencia: Es la encargada de recibir, controlar,
clasificar y distribuir la documentación de carácter
administrativa que ingresan, proveniente de diferentes fuentes
externas, así como la generada por todas las
dependencias que conforman al organismo.
11. Comunicación interna: Para las comunicaciones internas de carácter
oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos
que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas,
utilizando los códigos de las dependencias, la numeración
consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya
sean éstos, manuales o automatizados.
12. Conservación documental: Las entidades son responsables por la
adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir
en sus programas de gestión documental y en sus manuales de
procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos
desde el momento de su producción.
13. Gestión documental: es el conjunto de normas técnicas y prácticas
usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y
creados en una organización, facilitar la recuperación de información
desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben
guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a
largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de
racionalización y economía.
14. Archivar: Designa a la acción, actividad de guardar documentos,
textos o cualquier otro tipo de información en un archivo, o en su
defecto en un archivador