Evidencia 3: Ensayo “Importancia de los Archivos”

Presentado por:
Cristian Camilo Díaz Rojas

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE “SENA”

MEDELLIN
2019
 IMPORTANCIA DEL ARCHIVO

En los últimos años la importancia del archivo ha aumentado significativamente; se

puede deducir que la mayoría de empresas e instituciones utilizaban una sola
persona desarrollar una actividad específica y organizar la documentación y el
archivo, lógicamente el método que usaban estos empleados no era para nada el
mejor puesto que no se regían por alguna norma o procedimiento y lo hacían
como ellos creían aparentemente ser el mejor método haciendo que todo esto
trajera grandes consecuencias como un mal servicio al cliente en cuanto a la
búsqueda de archivos, o por buscar algún documento y esto podría causar
conflictos internos, pero bien ahora se ha demostrado darle una gran importancia
al archivo y manejo de este mismo.

En toda organización ya sea pública o privada, su archivo debe legalmente tener

personal especializado en el manejo del mismo y este personal debe regirse por
algunas leyes y decretos que existen y que hablan sobre la organización del
archivo.

El proceso de archivo cada vez es más importante en una empresa o Institución,

las personas deben archivar por el método apropiado para conseguir el archivo.
Toda empresa tiende a transformarse en una colección de papeles, anotaciones,
fichas, cuestionarios etc.

La importancia del archivo se puede comprender a partir del valor que tiene para:
la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo económico, social,
científico y tecnológico, como un punto importante el archivo es importante porque
nos brinda el servicio para proceder contra algún acto o soportar cualquier tipo de
transacción.

Los archivos son estratégicos, como para eliminar ineficacias, crear una mejor
experiencia para sus clientes, son herramientas para poder asegurar una
organización que en dado caso de complicaciones legales en un futuro pueda
tener problemas.
Las nuevas tecnologías en el archivo o archivo moderno utiliza las tecnologías de
la información como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal
manera, que los documentos primarios de valor temporal y permanente los
organizan, describe, conserva y los pone al uso del que hace el documento y al
usuario externo.

En el uso de estas nuevas tecnologías también es necesario indispensable

mencionar la comunicación rápida que las redes permiten a los archiveros
comunicarse con sus proveedores y con sus usuarios por ejemplo el correo
electrónico y el internet.

El archivo desde un punto de vista legal, en la actualidad hay oportunidades reales

para recurrir a servicios y procesamiento de documentos y archivos por terceros
que sean estratégicos para generar ingresos, eliminar ineficacias, crear una mejor
experiencia para sus clientes y garantizar la seguridad de que sus archivos estén
en buenas condiciones y en un lugar seguro ya que viéndolos desde el punto de
vista legal estos documentos son nuestras herramientas para poder asegurar
nuestra empresa en dado caso de complicaciones legales en un futuro.