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QFBDalia Toledo
Secretaria de CIPAM
PRIMERA EDICiÓN
SEGUNDA EDICiÓN
Comité editorial
QFB ROSSANA NAVARRO CRUZ
"Indice
Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 9
1.'DOCUMENTACIÓN TÉCNICA 11
1.1 Principales lineamientos 12
1.2 Manual de calidad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 14
1.3 Planes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 15
1.4 Procedimientos normalizados de operación. . . . .. 15
1.5 Expedientes maestros 17
1.6 Programas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 22
1.7 Diagramas de proceso o de flujo. . . . . . . . . . . . .. 22
1.8 Registros ....................... . . . . .. 22
1.9 Planos 24
11.DOCUMENTACiÓN ELECTRÓNICA 25
111.DOCUMENTACiÓN LEGAL 27
V. DOCUMENTACIÓN EN VALIDACIÓN 31
VI. PERSONAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 33
VII. INSTALACIONES 35
7.1 Almacenes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 35
7.2 Fabricación 35
7.3 Mantenimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 36
7.4 Metrología. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 36
7.5 Contaminación y control ambiental. . . . . . . . . . .. 37
Glosario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 39
Bibliografía. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .. 43
Introducción
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• Lograr la satisfacción de los requisitos y expectativas del cliente
así como la mejora y la eficiencia del sistema de calidad
La guía Documentación editada por ClPAM tiene como finalidad apo-
yar al personal técnico para que norme su criterio para elaborar su
propio sistema de documentación, no debemos olvidar que es im-
portante que cada empresa tiene un sistema de calidad como un
traje a la medida propio de cada empresa.
A continuación se describirán todos los documentos que es impor-
tante que se tengan en una empresa.
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1. Documentación técnica
a) Manual de calidad
b) Planes:
• De calidad
• Maestros de validación
d) Expediente maestros:
• Para cada producto
• De fabricación
f) Programas:
• De calibración de instrumentos internos y externos
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• De capacitación en Buenas Prácticas de Fabricación.
• De capacitación en procedimientos
• De actualización de procedimientos
• De auditorias internos y externas
h) Registros:
• De distribución
• De devoluciones
• De quejas
• De destrucciones
• De retiro de producto del mercado
i) Planos:
• Arquitectónicos
• Sistemas críticos
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e) Todos los documentos maestros y operativos originales deben ser
autorizados por el responsable sanitario.
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Documentación
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1.3 Planes
• Plan de calidad: Documento que específica qué procedimientos
y recursos asociados deben aplicarse, quién debe aplicarlos y cuán-
do deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato
especifico.
• Plan maestro de validación: Documento que especifica la infor-
mación para la validación de las compañías, donde se definen
detalles y escalas de tiempo para cada trabajo de validación a
realizar. Las responsabilidades relacionadas con dicho plan de-
ben ser establecidas.
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Un procedimiento normalizado de operación debe contener: Datos
generales
• Titulo del procedimiento
• Código
• Número de revisión
• Edición
• Fecha de emisión
• Fecha de expiración
• Código o fecha del documento que sustituye
• Fecha de vigencia
• Número de páginas
d) Contenido:
• Objetivo: descripción en forma clara y breve del por qué o para
qué del procedimiento
• Alcance: los procesos de operación así como los departamentos
involucrados
• Responsabilidades: los puestos responsables de las actividades
descritas en el documento
• Generalidades: anotar cualquier información adicional que ayu-
de al usuario a comprender y entender mejor el procedimiento
(por ejemplo, alguna definición específica)
• Desarrollo: describir el procedimiento con verbos en infinitivo,
en forma detallada y clara, cada uno de los pasos a seguir para el
cumplimiento del objetivo del procedimiento
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Con el propósito de uniformizar el contenido y formato de la docu-
mentación, se recomienda contar con un procedimiento que se utilice
como guía para elaborar procedimientos, donde se establezcan los
lineamientos para la redacción de los documentos de la organización,
lo que permitirá que todos tengan la misma estructura y se facilite la
emisión de los mismos por los diferentes departamentos y, en conse-
cuencia, los usuarios obtengan la información adecuadamente.
clparn 17
- Documentación
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Identificación del equipo que se empleará en el proceso
Verificación de servicios generales (vapor, vacío, aire y, todos
aquellos requeridos para el proceso)
Indicaciones para el lavado y, cuando sea necesario, la esterili-
zación del equipo y envases primarios
Precauciones generales para el trabajador y el producto
Instrucciones completas y detalladas para la elaboración del
producto, así como las medidas especiales que deberán to-
marse durante el proceso
Indicaciones de ajustes de potencia, cuando se requiera
Indicación de las cantidades máximas y mínimas aceptables
tanto en los rendimientos a granel como al final del proceso
Indicación de las condiciones necesarias para el almacenamiento
de granel
Instrucciones para la toma de muestras en las etapas que sea
necesario
f) Especificaciones
• Materias primas:
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Nombre con una clave de referencia
Los proveedores aprobados, y si es posible, el fabricante
Una descripción de la forma física y características organolép-
ticas del material
Código del procedimiento de referencia
Instrucciones de muestreo y, en su caso, equipo
Pruebas y límites de identidad, pureza, características físicas y
químicas, estándares (donde aplique) y, valoración química o
microbio lógica
Precauciones
Condiciones de almacenamiento
Frecuencia e identificación de las pruebas para re-análisis
• Materiales de acondicionamiento:
Nombre con una clave de referencia, la cual debe aparecer en
los materiales impresos
Descripción de la naturaleza, dimensiones y material del com-
ponente con estándares de calidad, límites de control, refe-
rencia del molde, detalles de dibujo y texto cuando aplique
Detalles de las pruebas para determinar el cumplimiento con
especificación
Detalles de los proveedores aprobados del material
Procedimientos de muestreo
Condiciones de almacenamiento
Frecuencia e identificación de las pruebas para el re-análisis
• Producto terminado:
Nombre del producto, terminado y clave de referencia.
Una descripción de la forma física del producto y del envase
primario y secundario
Instrucciones del muestreo y cantidad muestreada
Pruebas y límites de identidad, pureza, características físicas y
químicas, estándares (donde aplique) y, valoración química o
microbiológica
Fecha de caducidad
Precauciones para su manejo
Condiciones de almacenamiento
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Se contará con especificaciones de producto intermedio y pro-
ducto a granel cuando estos productos se adquieren o dosifican o
si, los datos obtenidos de los productos intermedios, son utilizados
para la evaluación del producto terminado. En todos los casos, es
indispensable describirse al detalle los requisitos que tienen que
cumplir los productos, materias primas y materiales utilizados.
g) Certificado de análisis
cipam 21
Documentación
1.6 Programa
Es el documento en donde se presenta una descripción operacional
de las actividades que son necesarias implementar relacionadas con
los elementos del sistema de calidad y su estructura y contenido se
establecen en procedimientos específicos al respecto
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1.8 Registros
Es la evidencia documental de trabajo de que se están realizando
todos los procesos de producción, control y distribución. Estos de-
ben conservarse al menos un año después de la fecha de vencimien-
to del lote.
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1.8.5 Registros de retiro de producto del mercado
• Nombre del producto, forma farmacéutica y presentación
• Número de lote o lotes
• Causa que motivó el retiro
• Acciones a tomar
• Resultados obtenidos
• Decisiones tomadas
• Notificación a la Secretaría de Salud
• Destino final del producto
1.9 Planos
Dibujo que representa las diferentes áreas, partes o piezas de una ins-
talación o equipo en el se muestran diferentes sistemas o subsistemas.
a) Planos arquitectónicos actualizados.
b) Planos actualizados de todos los sistemas críticos.
c) Planos isométricos.
24 ).
-- Documentación electrónica
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Documentación
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Documentación legal
111.Documentación legal
cipam 27
Registro sanitario del producto importado
Cartas de representación vigentes otorgadas por las empre-
sas fabricantes para todos los productos que distribuye
Reconocimiento jurídico por parte de la Secretaría de Salud
en donde ésta toma nota de la relación comercial entre el
fabricante y el distribuidor
Permisos de importación otorgados por la Secretaría de Salud
Certificados de libre venta de los productos importados
Carta notariada del Ministerio de Salud del país de origen del
producto importado que certifique que el fabricante cumple
con buenas prácticas de fabricación
En caso de empresas filiales, carta de autorización de su casa
matriz para la distribución de sus productos
En caso de exportar, los permisos de exportación y certifica-
dos de venta libre correspondientes
j) Libros de control de estupefacientes y psicotrópicos (de materia
prima y de producto terminado), autorizados y actualizados, en
caso de manejar productos de este tipo.
k) Libro de control de antibióticos, en caso de manejar productos
de este tipo.
1) En caso de tener necesidades de maquila, acuerdo técnico y/o
contrato de maquila con la empresa que la va a realizar. En el
contrato se estipulará claramente quiénes son los responsables
de las adquisiciones, análisis y liberación de los materiales de la
producción y control de calidad incluyendo el control durante el
proceso, muestreo y análisis (maquilado -maquilador). En el con-
trato se debe describir el manejo de las materias primas (conci-
liaciones), rechazos de productos semiterminados y terminados.
Se establecerá que el maquilado podrá visitar al maquilador en el
momento que lo considere conveniente para verificar el cumpli-
miento a las BPF en sus productos.
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Control y aseguramiento de calidad
cipam 29
y equipo del laboratorio analítico que contemplen los registros
correspondientes.
30
Documenmtacíón en validación, "~ : "
v. Documentación en validación
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g) La validación de la limpieza debe realizarse con el fin de confirmar
la efectividad de un procedimiento o método de limpieza. Se uti-
lizan métodos analíticos validados cuyo límite de detección y
cuantificación sea lo suficientemente sensible para detectar y cuan-
tificar el nivel aceptable establecido del residuo.
32
Personal
VI. Personal
cipam 33
nal. Todo el personal debe ser instruido para reportar al personal
de supervisión cualquier condición de enfermedad que pueda te-
ner efectos adversos.
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Instalaciones
VII. Instalaciones
7.1 Almacenes
7.2 Fabricación
a) Procedimiento de limpieza y sanitización de las áreas de fabricación.
cipam 35
Documentación ~ ~
c) I
c) Procedimientos de operación relacionados con los sistemas críti-
cos del establecimiento. d) I
7.4 Metrología
Procedimiento de calibración de instrumentos de precisión y medición:
a) Reportes de temperatura y humedad.
b) Registros de presiones diferenciales.
cipa
36
Instalaciones
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Glosario
-
Área: Cuarto o conjunto de cuartos y espacios diseñados y construidos
bajo especificaciones definidas.
Buenas prácticas de fabricación: Conjunto de lineamientos y activida-
des relacionadas entre sí, destinadas a garantizar que los productos
farmacéuticos elaborados tengan y mantengan su identidad, pure-
za, concentración, potencia e inocuidad, requeridas para su uso.
Calibración: Conjunto de operaciones que determinan, bajo condicio-
nes especificadas, la relación entre los valores indicados por un ins-
trumento o sistema de medición, o los valores representados por una
medición material y los valores conocidos correspondientes a un pa-
trón de referencia.
Calidad: Cumplimiento de las especificaciones establecidas para garan-
tizar la aptitud para su uso.
Cambio: Modificación prevista por una oportunidad y/o necesidad que
puede ser de validez temporal o permanente.
Capacitación: Acción por medio de la cual se hace a una persona apto
para desempeñar una tarea.
Control de calidad: Conjunto de métodos y actividades de carácter ope-
rativo que se utiliza para satisfacer el cumplimiento de los requisitos
de calidad establecidos.
Control de cambios: Conjunto de actividades documentadas que espe-
cífica los pasos para incorporar modificaciones previstas por una opor-
tunidad y/o necesidad que, generalmente, incluyen: objetivo, la justi-
ficación, análisis del impacto, clasificación del cambio, planes y, se-
guimiento de la implementación hasta su terminación.
Diagrama de flujo: Documento que describe las actividades secuenciales
de un proceso y que define los puntos en donde se aplicarán contro-
les para medir y dar seguimiento al proceso.
Documento maestro: Documento autorizado que contiene la informa-
ción para controlar las operaciones, proceso y actividades relaciona-
das con la fabricación de un producto.
Entrenamiento: Es el acto intencional de proporcionar los medios para
hacer posible el aprendizaje como una actividad planeada, para que
los individuos en todos los niveles de la empresa puedan desarrollar
más rápidamente sus conocimientos y aquellas actitudes y habilida-
des que los beneficiarán tanto a ellos como a la empresa. Elentrena-
miento incluye la capacitación y el adiestramiento.
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Glosario -
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Bibliografía
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