UNIDAD IV – CLASE 1

Excel Intermedio

ING. BARRERA 1
AGENDA
• Funciones de Búsqueda
• Ordenar Datos
• Autofiltro
• Filtro Avanzado
• Formato condicional
• Validación de Datos
• Tablas Dinámicas
• Gráficos Dinámicos

ING. BARRERA 2
 Funciones de búsqueda
BUSCAR
Descripción
Esta es la primera sintaxis de la función BUSCAR. Función presente
en Excel 2016 para garantizar compatibilidad con versiones anteriores
de Excel.

En este caso, la función busca un valor dentro de un rango de una

sola fila o de una sola columna, es decir, en un vector. Si la búsqueda
tiene éxito, devuelve el valor que se encuentra en la misma posición
de otro vector.

ING. BARRERA 3
 Funciones de búsqueda

Argumentos de la función BUSCAR

El argumento “valor_buscado” es el valor a localizar.

El argumento “vector_de_comparación” es el rango en el cual se va a

localizar el valor. Los datos en “vector_de_comparación” pueden ser
de tipo numérico, de texto o lógicos y deben estar ordenados
ascendentemente para que la función devuelva el resultado correcto.

El argumento “vector_resultado” es el rango del cual la función

devuelve el valor correspondiente, este argumento es opcional.

ING. BARRERA 4
 Funciones de búsqueda
Ejercicio función BUSCAR
La siguiente figura muestran tres ejemplos con la función BUSCAR. En el rango A1:B7
se escribieron los datos que van a ser utilizados por la función. En las columnas A10,
A11 y A12 puede observar los ejemplos. En la columna A10, la fórmula busca el texto
“Quito”, en el rango B2:B7, el cual contiene nombres de ciudades. La función devuelve
“Ecuador”, que es el elemento correspondiente en el rango A2:A7. Con este ejemplo, es
como si estuviera preguntando ¿en qué país queda la ciudad de Quito?. Del mismo
modo, en las celdas A11 y A12 se incluyen la función BUSCAR para determinar el país
en que quedan las ciudades “La Paz” y “Lima”, generando como resultado “Bolivia” y
“Perú”, respectivamente.

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 Funciones de búsqueda
Ejercicio función BUSCAR
En la figura 1 puede observar los resultados devueltos en los tres ejemplos descritos.

Observe la figura 2. Como puede notar, en este caso, la lista no se encuentra ordenada
ascendentemente por el vector de comparación (rango B2:B7). Se generan resultados erróneos.
En las celdas A10, A11 y A12 se incluyen las fórmulas para calcular los resultados.

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 Funciones de búsqueda
Ejercicio función BUSCAR
En la siguiente figura puede observar los valores devueltos por las fórmulas de los
ejemplos anteriormente descritos. Específicamente, en la celda A11, el valor devuelto por
la función es erróneo porque “La Paz” no queda en Argentina. El usuario debe tener
precaución de ordenar los datos por el vector de comparación, de lo contrario puede
obtener resultados erróneos y no darse cuenta de manera instantánea.

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 Funciones de búsqueda
Función BUSCAR (valor_buscado, matriz)

Enseguida se explica el segundo modo en que puede utilizarse la función BUSCAR.

Localiza el valor especificado en el argumento “valor_buscado”. La búsqueda la realiza
en el rango de datos definido por el argumento “matriz”. El valor lo busca en la primera
fila o en la primera columna de la matriz. Devuelve el valor ubicado en la misma posición
pero en la última fila o en la última columna de la matriz. Para realizar búsquedas de
valores en una matriz, es mejor utilizar las funciones BUSCARH y BUSCARV.

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 Funciones de búsqueda

BUSCARH (función BUSCARH)

Descripción
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz (matriz:
utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios resultados
o que funcionan en un grupo de argumentos que se organizan en filas
y columnas.

Un rango de matriz comparte una fórmula común; una constante de

matriz es un grupo de constantes utilizadas como un argumento.) de
valores y devuelve un valor en la misma columna de una fila
especificada en la tabla o matriz.

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 Funciones de búsqueda

BUSCARH (función BUSCARH)

Use BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en

una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar
información que se halle dentro de un número especificado de filas.
La H de BUSCARH significa "Horizontal

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Sintaxis Funciones de búsqueda
BUSCARH(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_filas, [ordenado])

La sintaxis de la función BUSCARH tiene los siguientes argumentos:

• Valor_buscado Obligatorio. Es el valor que se busca en la primera fila de la tabla. Valor_buscado puede
ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
• Matriz_buscar_en Obligatorio. Es una tabla de información en la que se buscan los datos. Use una
referencia a un rango o el nombre de un rango.
Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores
lógicos.
Si ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila de matriz_buscar_en deben colocarse en
orden ascendente: ...-2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, BUSCARH puede devolver un valor
incorrecto. Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar matriz_buscar_en.
Las mayúsculas y minúsculas del texto son equivalentes.
Ordenar los valores en orden ascendente, de izquierda a derecha. Para más información, vea Ordenar
datos en un rango o tabla.
• Indicador_filas Obligatorio. Es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual debe devolverse el
valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es
2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1,
BUSCARH devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_filas es mayor que el número de filas en
matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #¡REF!.
• Ordenado Opcional. Es un valor lógico que especifica si BUSCARH debe localizar una coincidencia
exacta o aproximada. Si lo omite o es VERDADERO, devolverá una coincidencia aproximada. Es decir, si no
encuentra ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor mayor que sea inferior a valor_buscado. Si es
FALSO, ING.
BUSCARH
BARRERA
encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de error #N/A. 11
 Funciones de búsqueda
Observación
•Si BUSCARH no logra encontrar valor_buscado y ordenado
es VERDADERO, usa el mayor valor que sea menor que
valor_buscado.
•Si valor_buscado es menor que el menor valor de la
primera fila de matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el
valor de error #N/A.
•Si ordenado es FALSO y valor_buscado es un valor de
texto, puede usar los caracteres comodín de signo de
interrogación (?) y asterisco (*) en el argumento
valor_buscado. El signo de interrogación corresponde a un
solo carácter cualquiera y el asterisco equivale a cualquier
secuencia de caracteres. Para buscar un signo de
interrogación o un asterisco, escriba una tilde (~) antes del
carácter.
ING. BARRERA 12
 Funciones de búsqueda
Ejemplo:
Aplique la función BuscarH para poder encontrar la cantidad de piezas existentes,
partiendo del código del articulo y el numero de sucursal. Digite los siguientes datos
partiendo de la celda A1:

Solución:
En D9: debe digitar el código del articulo: A, B, C o D.; es el dato de búsqueda y lo realizara
en la primera fila.
En D10: debe digitar el numero de sucursal: 1, 2, 3 ó 4.; numero de fila donde devolverá el
valor buscado.
Función: =BUSCARH(D9, B2:E6, D10 + 1)
D9: aquí se guarda el código del articulo.
B2:E6 rango de búsqueda.
D10 + 1: Fila donde buscara (se incrementa en 1 ya que se toma en cuenta el titulo
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 Funciones de búsqueda

BUSCARV (función BUSCARV)

Descripción
Puede usar la función BUSCARV para buscar la
primera columna de un rango (rango: dos o más
celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden
ser adyacentes o no adyacentes.) de celdas y
devolver un valor de cualquier celda de la misma fila
del rango.

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 Funciones de búsqueda
Sintaxis
BUSCARV(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas,
[ordenado])
La sintaxis de la función BUSCARV tiene los siguientes argumentos:
•Valor_buscado Obligatorio. Es el valor que se va a buscar en la primera
columna de la tabla o rango. El argumento valor_buscado puede ser un valor
o una referencia. Si el valor que proporcione para el argumento valor_buscado
es inferior al menor valor de la primera columna del argumento
matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve al valor de error #N/A.
•Matriz_buscar_en Obligatorio. Es el rango de celdas que contiene los
datos. Puede usar una referencia a un rango (por ejemplo, A2:D8) o un
nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en
son los valores que busca valor_buscado. Estos valores pueden ser texto,
números o valores lógicos. Las mayúsculas y minúsculas del texto son
equivalentes.
Indicador_columnas Obligatorio. Es un número de columna del argumento
matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el
argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la
primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento
indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de
ING. BARRERA 15
matriz_buscar_en y así sucesivamente.
Ejemplo:
Funciones de búsqueda
Copie los datos de los alumnos en una nueva hoja y por medio de la
función BUSCARV y al digitar el carnet, pueda encontrar el grupo de
laboratorio correspondiente:

En H3: se digitara el carnet, el cual se buscara automáticamente en la

columna A.
El valor devuelto se tomara de la columna C, para esta función equivale a
la columna 3.
Función: =BUSCARV(H3, A2:E75, 3)

ING. BARRERA 16
 ORDENAR DATOS.
Cuando creamos una tabla en Excel e ingresamos datos a esta, dependiendo de lo
que estemos haciendo pueda que sea necesario ordenar los datos que se
encuentran dentro de la tabla. Para ello Excel tiene una herramienta llamada
Ordenar, y para ello, nos vamos al la pestaña Datos (también se puede con inicio) y
seleccionamos la opción Ordenar.

Para ordenar los datos de una tabla, lo que tenemos que hacer es seguir los
siguientes pasos:

ING. BARRERA 17
 Procedimiento para Ordenar datos.
1. Primero seleccionar las celdas que
queremos ordenar.

2. Seleccionar la opción ordenar

3. Aparecerá la siguiente ventana, en

la que seleccionaremos para este
ejemplo, ordenar la selección
primero ascendentemente tomando
los datos de la columna A, luego
ordenar esta misma
descendentemente considerando
los datos de la columna B.

ING. BARRERA 18
 4. Damos clic al botón Aceptar.
5. Luego se nos presenta la tabla con los datos ordenados según el criterio
antes mencionado para este ejemplo.

ING. BARRERA 19
 AUTOFILTRADO DE DATOS

Consiste en efectuar la búsqueda de registros, de manera

que podamos extraer aquellos datos que cumplan una
determinada condición.

Abrimos en la pestaña Datos y en Filtro seleccionamos

Autofiltro.

ING. BARRERA 20
Observa que junto a cada título o cabecera se ha añadido una flecha.
Si haces clic sobre ella, se abrirá un la pestaña desplegable con las
diferentes opciones de campo.

Cuando se realiza un filtrado de datos, se extraen, reduciendo la base,

pero los datos anteriores no se pierden, basta con poner el criterio
Todas.

Un filtrado se puede reducir más, seleccionando una nueva orden de

filtrado dentro de la primera.

Para quitar el autofiltro desactivamos la opción la pestaña Datos,

Filtro.
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 FILTRO AVANZADO
Consiste en extraer aquellos datos, fuera de la base, que
reúnan una o varias condiciones. Este filtrado se lleva a
cabo en celdas contiguas de la hoja de trabajo.

ING. BARRERA 22
 Procedimiento para Filtrar Datos
Para realizar un trabajo de filtro avanzado hemos de
efectuar los siguientes pasos:

1. Copiar el rango de cabecera o título por debajo de la

propia lista o base.

2. En las celdas de la siguiente fila a la copiada de

títulos se le irán indicando las condiciones de
búsqueda o criterios.

3. Se copiará de nuevo el rango de cabecera o títulos

por debajo de la anterior copiada y será bajo esta
cabecera donde aparecerán los datos filtrados.

ING. BARRERA 23
 Nuestra hoja tendrá el siguiente aspecto:

ING. BARRERA 24
Cuando hayamos efectuado los 3 pasos abrimos la pestaña Datos y
seleccionamos Filtro avanzado de la opción Filtro, apareciendo el
siguiente cuadro de diálogo:

En él especificamos, el rango de la lista, el rango de criterios y el rango

de la cabecera de la lista filtrada si se va a copiar a otro lugar. La
casilla de verificación Sólo registros únicos la activamos si no
queremos que aparezcan registros duplicados en la lista.
ING. BARRERA 25
 Resultado Esperado

El rango de la lista, el rango de criterios y el rango de la cabecera de la lista filtrada

si se va a copiar a otro lugar. Pero que se encuentre dentro de la misma hoja.
ING. BARRERA 26
 FORMATO CONDICIONAL.
El Formato Condicional es una herramienta que nos ayuda a poder
aplicar un formato especifico a una celda de acuerdo a una determinada
condición. Para hacer esto, debemos de seleccionar a la pestaña inicio,
luego Formato Condicional.

27

ING. BARRERA
Luego se nos abre una ventana donde podemos seleccionar el criterio para
aplicar un determinado formato:

ING. BARRERA 28
 Validación.

La validación de datos es un punto que toma gran importancia cuando se

trabaja con datos que tienen que tener características determinadas.

Por ejemplo nos podemos encontrar que el dato que debe de introducirse en
una celda debe de estar entre cero y diez (para una nota por ejemplo), o que
la cantidad de caracteres debe de ser de 7 exactamente (ejemplo de los
carnes), etc.

Mediante la herramienta de validación de datos nosotros podemos

verificar que el dato introducido es el adecuado.

ING. BARRERA 29
Para acceder a esta herramienta debemos de dar clic a la pestaña Datos y
seleccionar validación

Al dar clic se nos abrirá la siguiente ventana,

ING. BARRERA 30
En la ficha Mensaje entrante podemos poner un mensaje el cual se
desplegara como comentario cuando la celda este activa, y nos servirá de
guía para saber que tipo de dato se debe de introducir.

ING. BARRERA 31
El comentario lo podemos ver a continuación.

Por ultimo en la ficha Mensaje de Error podemos

configurar el mensaje que se nos dará en caso que
el dato que se introduzca no sea el adecuado.

ING. BARRERA 32
 Mensaje de error que se genera para el ejemplo:

Un punto importante en la validación es que nosotros podemos utilizar

formulas para validar los datos que se introducen, seleccionando en la
ficha de configuración en el campo Permitir la opción Personalizada y
en el campo Formula colocamos la formula que nos permitirá generar
un resultado mediante el cual se podrá validar el dato.

ING. BARRERA 33
 Por ejemplo, si queremos que el dato que introduzcamos en la celda
A1 sea mayor que 0 y menor o igual a 10

ING. BARRERA 34
 También podemos validar los datos por listas,
seleccionando la opción lista en el campo Permitir:

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 36

TABLAS DINAMICAS
Generales.
Una tabla dinámica es una auténtica base de datos, al igual que una lista, pero en
este caso, resume de manera interactiva una comprobación cruzada. Se pueden
girar sus filas y columnas para ver diferentes resúmenes de datos originales, o
filtrar los datos mostrando diferentes páginas.

Una tabla dinámica se podrá crear partiendo de los datos de una lista de Excel o
de una base de datos externa. La tabla dinámica resume los datos utilizando la
función resumen que ud. especifique, como Suma, Contar o Promedio.

ING. BARRERA 36
 37

TABLAS DINAMICAS
Crear una tabla
dinámica.

Primer paso:
seleccionaremos
donde están los datos a
analizar.
En la pestaña insertar
seleccione la opción de
tablas dinámicas

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 38

TABLAS DINAMICAS
Luego debemos aceptar para confirmar que el bloque marcado
anteriormente(selección actual) será la fuente de datos y seleccionamos la
ubicación de la tabla, llenamos el cuadro de dialogo: crear tabal dinámica

ING. BARRERA 38
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Definimos los campos de la tabla dinámica, para ello solo se deberán seleccionar
los campos de la derecha en el área deseada.

ING. BARRERA 39
 Insertamos los campos calculados que necesitemos:

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 41

TABLAS DINAMICAS
La tabla quedaría de la siguiente manera:

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 TABLAS DINAMICAS
RECOMENDADAS
Excel nos brinda tablas dinámicas recomendadas

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GRÁFICOS DINAMICOS
Gráficos dinámicos.
En Excel existe una opción para crear gráficos dinámicos, desde la pestaña
insertar se utiliza la opción .

El gráfico se actualizará y acomodará a los cambios que sufra la Tabla.

ING. BARRERA 44
 Llenamos las opciones del cuadro de dialogo

ING. BARRERA 45
Seleccionamos del panel de la
derecha las opciones los
campos que deseamos
incorporar

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 Así queda nuestro gráfico

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