PROCEDIMIENTO DE COMPRAS FECHA 10/01/2017

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PROCEDIMIENTO DE COMPRAS
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VERSION FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO

1 15/05/2012 Elaboración del documento

2 Se agrega la disposición relacionada con la solicitud de certificados de
01/05/2013
calidad a los proveedores
3 16/02/2015 Compras pasa a ser un subproceso del área comercial. Esto significa un
cambio en la autoridad y las responsabilidades.
4 22/04/2015 Líderes de los subprocesos pasan a cumplir un rol activo dentro del
proceso de compras, haciendo requisiciones y sirviendo como custodios.
5 10/01/2017 Siguiendo las recomendaciones de la Auditoría Interna, llevada a cabo
por la Ing. Ruth María Gómez, ajustamos el procedimiento de acuerdo a
las sugerencias de Germán.

Elaboró: Natalia Revisó: Germán Aprobó: Gory

Coordinadora del conocimiento Coordinadora Compras Gerente

1. OBJETO
Este procedimiento tiene por objeto establecer e informar a las personas de la organización las
políticas, metodología y responsables de las compras, con el fin de tener proveedores confiables que
le sirvan a la empresa, y la calidad de sus productos aporten a la calidad de nuestro producto final.

2. ALCANCE
Este procedimiento será aplicable a las compras de materiales o servicios realizadas por la
organización, que afecten la calidad del producto.

3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
 Compra: adquisición de un bien o servicio
 Proveedor: quien suministre un bien o servicio a la organización. Comprende proveedores de
materiales, insumos, subcontratistas, servicios profesionales, alquileres, etc.

4. OBJETIVO Y POLÍTICA DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS

Nuestro objetivo es contar con un grupo de proveedores con los cuales mantengamos una relación
comercial de confianza, basada en el cumplimiento de los requisitos técnicos, de calidad y de
certificación de los productos, cumplimiento en los tiempo de entrega y precios competitivos y
oportunos.

5. DIRECTORIO DE PROVEEDORES
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El Directorio de Proveedores es un registro clasificado según el tipo de materiales y/o servicios

controlados dentro del sistema de gestión de calidad de la organización. Este directorio se encuentra
disponible en Dropbox (MG y Asociados Limitada – Compras), y puede ser consultado allí, o se
puede solicitar la información cuando se requiera a el coordinador de compras, el analista de compras
o el asesor comercial.

El ingreso de los proveedores al directorio se realiza de acuerdo con los criterios definidos en el
numeral 6. La permanencia de los proveedores en el directorio depende de los resultados obtenidos
en la reevaluación y de las necesidades propias de la organización.

6. EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES

6.1 Proveedores nuevos: Son aquellos que nunca han suministrado sus productos o prestado sus
servicios a la organización. Para seleccionar e ingresar proveedores nuevos al directorio, el
proveedor deberá demostrar que cumple las normas y requisitos para el producto o servicio y los
propios de la organización. El ingreso se realiza con base en la demostración de la capacidad de
cumplir los requisitos especificados y las referencias del proveedor en el medio. Ver formatos F3-5
Evaluación proveedores de materiales y F3-8 Evaluación proveedores de servicios. Si el
resultado de la evaluación arroja parámetro bajo se descartará inmediatamente esta opción de
compra, si el parámetro es medio y la organización requiere adquirir el producto con este proveedor,
por falta de disponibilidad u otra razón justa se aceptará bajo condiciones de mejora, y si el parámetro
de la evaluación es alto, se podrá trabajar con este proveedor sin ningún inconveniente, y
haciéndoles el respectivo seguimiento en la re evaluación. Se Debe registrar en el directorio de
proveedores el resultado de la evaluación.

Proveedores antiguos: estos son los proveedores que previamente al proceso de selección le
suministraban a la organización sus productos o prestaban sus servicios y que por tanto conocen y
cumplen con las normas y requisitos de la organización, y que aprobaron inicialmente la evaluación a
proveedores, en este caso el ingreso del proveedor al directorio se realiza con base en la experiencia
que tiene la organización con el proveedor. Se debe registrar en el directorio de proveedores el
resultado de las re evaluaciones, en todos los periodos en que se haga.

7. RE EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
La reevaluación será realizada utilizando el formato F3-7 Reevaluación de proveedores. Esta será
diligenciada por uno de los miembros del equipo, de acuerdo a la instrucción de su jefe inmediato. La
frecuencia de la evaluación será anual; aquellos proveedores que no cumplan con nuestras
expectativas serán eliminados del Directorio de Proveedores.

8. COMPRAS
 Se detecta una necesidad de compra.
 El responsable del subproceso realiza la solicitud de material (F3-6 Requisición de material) a uno
de los miembros del area de compras.
 Se verifica disponibilidad (almacén / consumibles de los subprocesos)
 Se inicia los conactos para la ubicación de los materiales teniendo en cuenta los parametros de
precio calidad y tiempos de entrega.
 Se hace verificación contra inventarios
 Se genera la orden de compra (F3-3)
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 Si los proveedores que ya están en la base de datos no poseen el producto a comprar, se buscan
nuevos proveedores.
o Criterios a evaluar:
 Precio
 Relación comercial con el proveedor
 Disponibilidad para entrega
 En caso de ser necesario, se diligencia un reporte de producto no conforme, cuando el material
recibido no cumple con los requisitos.

9. RECEPCION Y MANEJO DE MERCANCIAS

Cuando se recibe el material es necesario seguir lo establecido en el instructivo de almacén I4-1.
Valga la pena recordar que la persona que recibe es quien custodia.

¿Quién recibe y ¿Qué custodia? ¿Quién recibe y ¿Qué custodia?

custodia? custodia?
Supervisor  Lámina Supervisor proyectos  Platina
metalmecánica especiales  Soldadura
 Agamix
Supervisor procesos  Soldadura Supervisor ensamble y  Policarbonato
intermedios  Pintura armado  Cable
 Agamix  Alambre
 Tubos  Platina
 Malla
 Varilla
 Acido
Almacenista Consumibles  Cable
dispersados desde el  Alambre
almacén  Platina
Componentes
electricos

10. PAGOS
 Se recibe la factura
 Se compara la factura contra la orden de compra
 Se da el recibido
 Ingreso al sistema
 Sello en la factura “Control de materia prima” (Nombre de la obra o destino de esa mercancía, fecha
de recibido, nombre de quien recibe y espacio para poner el consecutivo de la entrada de
mercancía)
 Fotocopia. Original para contabilidad - copia, con recibido, para Archivo Facturas de Proveedores
El proceso de pagos continúa en la parte administrativa.

11. NO CONFORMIDADES
En caso de presentarse productos no conformes (problemas relacionados con la calidad,
incumplimiento de requisitos o especificaciones) en las entregas de los productos y/o la prestación de
los servicios, el equipo de comercial es el encargado de informar y documentar (cuando lo considere
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necesario), siguiendo el procedimiento Control del producto no conforme y Acciones correctivas,

y diligenciando el formato de control de producto no conforme F2-11.

12. REGISTROS
Orden de compra F3-3
Evaluación de proveedores de materiales F3-5
Requisición de material F3-6
Reevaluación de proveedores F3-7
Evaluación de proveedores de servicios F3-8
Control de producto no conforme F2-11

13. ANEXOS
Orden de compra F3-3
Evaluación de proveedores de materiales F3-5
Requisición de material F3-6
Reevaluación de proveedores F3-7
Evaluación de proveedores de servicios F3-8
Control de producto no conforme F2-11
Procedimiento de Control de los Documentos P2-2
Procedimiento de Control de los Registros P2-3
Procedimiento Control de producto y/o servicio no conforme P2-4&5
Directorio de proveedores