Вы находитесь на странице: 1из 9

Связывание счетов-фактур и частичных платежей для

выравнивания
Ключевое понятие

Правильная установка опций обработки позволяет автоматически связать исходный счет-фактуру и


частичные платежи. В SAP-системе возможен также автоматический расчет частично оплаченных сумм.
Автоматическое связывание позволяет свести возможность неправильных проводок к минимуму. Опции
обработки определяются пользователем. Они включают личные предпочтения пользователя в модуле FI
SAP-системы.

Метод обработки частичных платежей в SAP-системе является не всегда прозрачным и может иногда
приводить к ошибкам при проведении документов. При просмотре счета клиента непросто определить
объем платежей, уже выполненных клиентом.

Однако с помощью очень простой опции обработки данных входящих платежей можно автоматически
получать сведения о суммах, выплаченных клиентом. Ниже приводится пример этого процесса с
применением данной опции и без ее применения.

Клиент получил счет-фактуру на сумму 1 069,54 евро и выполнил по нему два частичных платежа в
размере 400 и 450 евро. Иначе говоря, частичные платежи были получены и проведены в системе ранее.
Теперь поступил платеж по оставшейся сумме. Платеж обрабатывается с помощью транзакции F-28
(стандартная транзакция SAP для входящих платежей)

Примечание.
Опция из этого примера применяется не только для транзакции F-28, но также и для других транзакций
выравнивания документов. Например, при постобработке выписок по счету для присвоения входящего
платежа счету-фактуре используется транзакция FB05. Эта опция влияет на транзакцию FB05 точно так
же, как и на транзакцию F-28.
Сначала рассмотрим процесс присвоения входящих платежей счету-фактуре при включенной опции
обработки бухгалтерских данных.

В транзакции F-28 выбираются все открытые позиции клиента 1457. Экран выбора транзакции F-28 в
данной статье не рассматривается, поскольку его изучение не является задачей статьи.
На Рис. 1 показаны только найденные открытые позиции. Платеж отражается в счете-фактуре 90670336.
В качестве счета-фактуры, по которому была получена сумма, выбирается исходный счет-фактура с
суммой 1 069,54 евро. Выбор всех остальных документов отменяется. Другими словами, полученную
сумму необходимо присвоить этому документу. При выборе этого документа цвет суммы автоматически
изменяется на синий, а цвет остальных строк остается черным. Для счета-фактуры 90670336 существует
две другие строки. В них отражены частичные платежи, зарегистрированные ранее. Эти строки
отображаются в нижней части обзора, показанного на Рис. 1.
Рис.1 Все открытые позиции, клиент 1457 (опция не включена)

В нижней части экрана на Рис. 1 отображается сумма, которая не присвоена. Эта сумма составляет
850 евро и является суммарной двух частичных платежей. Проводка входящего платежа возможна только
в том случае, если неприсвоенная сумма равна нулю. Для того, чтобы это условие выполнялось,
необходимо выбрать также документы частичных платежей. В этом примере количество строк ограничено,
однако зачастую имеется множество открытых позиций, что составляет сложность при поиске документов,
которые необходимо выбрать.
Теперь обратимся к Рис. 1 и рассмотрим изменения, которые возникли после установки индикатора
связывания частичных платежей с исходным счетом-фактурой. Сама процедура установки индикатора
описывается в статье ниже. Клиент снова совершает платеж оставшейся суммы по счету-фактуре (219,54
евро). Теперь экран транзакции F-28 выглядит иначе. На нем присутствуют дополнительные столбцы с
частично оплаченной суммой и столбец статуса ("St…"), показанный на Рис. 2. Снова выбирается
исходный счет-фактура, поэтому суммы в столбцах "EUR net" ("Сумма нетто в евро") и "Partial Payment
Amount" ("Сумма частичного платежа") выделяются синим цветом. В нижней части экрана отображается
неприсвоенная сумма, которая теперь составляет 0 (ноль), поскольку при выборе счета-фактуры,
имеющего частичные платежи, частичные платежи также выбираются.
Рис. 2 Все открытые позиции, клиент 1457 (опция включена)

Дополнительное влияние установки индикатора связывания частичных платежей с исходным счетом-


фактурой можно просмотреть на закладке частичных платежей ("Partial pmt") в транзакции F-28. Как
правило, закладка частичных платежей используется только в том случае, если платеж части суммы по
счету-фактуре уже выполнен, как альтернативный вариант выравнивания-выравнивание с позицией
остатка ("Res.items"). Влияние установки индикатора на обе закладки (частичных платежей и позиций
остатка) идентично. Различие между двумя закладками состоит в способе проводки входящего платежа;
при этом установка индикатора на сами проводки не влияет.

На Рис. 2 показаны два значка частичных платежей . При выборе этих значков строки под ними
разделяются на строку исходного счета-фактуры и строки присвоенных частичных платежей. В примере,
приведенном на Рис. 2, выберем значок в конце строки, начинающейся со ссылочного номера счета-
фактуры 90670336. Появятся две дополнительные строки (Рис. 3). Эти две дополнительные строки имеют
тот же самый ссылочный номер счета-фактуры, поскольку в них отражены платежи, связанные со счетом-
фактурой 90670336.
На Рис. 3 показаны три строки, содержащие суммы, выделенные синим цветом. При этом в столбце
"Payment amount" ("Сумма платежа") первая строка имеет белый фон, а две других строки – синий фон. В
соответствии с персональными параметрами настройки пользователя могут использоваться также другие
цвета, однако всегда присутствует указание на то, что сумму можно ввести только в первой строке. Первая
строка представляет собой исходный счет-фактуру, а две других строки – частичные платежи,
выполненные клиентом ранее. Поэтому дополнительное влияние установки индикатора заключается в
том, что присвоить частичные платежи существующим частичным платежам невозможно. (Обычно суммы
частичных платежей вручную не вводятся, однако в этом примере показано, что при установленном
индикаторе данное действие в принципе невозможно)

Рис. 3 Закладка "Partial pmt" ("Частичный платеж") (опция включена)

При выборе исходного счета-фактуры частичные платежи также автоматически выбираются, на что
указывает выделение сумм синим цветом. Поскольку неприсвоенная сумма теперь равна нулю, можно
выполнить проводку документа. При проводке происходит выравнивание исходного счета-фактуры, а
также двух частичных платежей. На Рис. 4 представлен обзор всех позиций клиента, которые были
выровнены при проводке. На экране отображены результаты выполнения транзакции FBL5N. Экран
выбора в этой статье не рассматривается; были выбраны только те документы, которые были выровнены
с входящим платежом.

Рис. 4 При поступлении входящего платежа выполняется выравнивание счета-фактуры и


частичных платежей

Установка индикатора
Индикатор, управляющий присвоением частичных платежей счетам-фактурам, к которым они
относятся, устанавливается в опциях обработки. Для установки опций обработки необходимо нажать
кнопку "Editing options" ("Опции обработки"), которая имеется на всех экранах транзакции F-28 (например,
см. Рис. 3). Для установки опций также используется транзакция FB00. В транзакции FB00 вызывается
закладка "Open items" ("Открытые позиции"). Эта закладка идентична закладке, показанной на Рис. 5.
Установите индикатор "Include invoice reference" ("Учесть ссылку на счет-фактуру") и сохраните параметры
настройки щелчком по значку сохранения. Нажатие кнопки в транзакции F-28 после сохранения
параметров настройки позволяет вернуться в транзакцию F-28.

Рис. 5 Установите индикатор присвоения частичных платежей счету-фактуре

При этом необходимо учитывать следующие пункты:

 Наряду с частичными платежами под соответствующими счетами-фактурами отображаются также


выполненные или полученные авансовые платежи.
 Индикатор влияет не только на бухгалтерию дебиторов, но и на бухгалтерию кредиторов. Однако для
бухгалтерии дебиторов индикатор менее важен, поскольку частичные платежи и авансовые платежи
автоматически учитываются стандартной программой платежей. Установка индикатора целесообразна
при выполнении платежей вручную. В этом случае данная функция позволяет избежать двойного
выполнения платежа по счету от кредитора, поскольку платеж автоматически связывается со счетом-
фактурой.
 Согласно нормативам этот индикатор автоматически устанавливается для Аргентины.
 Индикатор является индивидуальным параметром настройки, который пользователь устанавливает для
себя.
 Существует дополнительный способ установки индикатора с помощью так называемых
пользовательских параметров. Ведение пользовательских параметров осуществляется с помощью
транзакций SU2 или SU3, либо на любом экране SAP с помощью команды "System > User profile > Own
Data" ("Система > Профиль пользователя > Собственные данные"). Выполните ведение параметра "ID
F02" ("Ид. F02") и введите символ "X" в седьмой позиции этого поля. При необходимости группа
обеспечения безопасности может установить этот основной параметр настройки для каждого
пользователя. Однако следует учитывать, что настройки параметров также влияют на другие параметры
опций обработки (см. Рис. 5).

1. Хотелось бы дополнить статью Киса в части того, как отражаются частично выровненные
документы в отчетах по отдельным позициям, на примере отчета FBL5N. Предположим, у нас есть
частичное выравнивание(Рис. 1).

Рис 1. FB05 – Частичное выравнивание

Если в отчете FBL5N осуществить группировку по полю «Invoice Ref.» (REBZG), то документ
основания и документы частичного выравнивания попадут в одну группу, что в свою очередь позволит
видеть остаток по документу основанию непосредственно в отчете, а не в момент выравнивания(Рис. 2).

Рис 2. FBL5N - отчет по отдельным позициям. (Группировка по полю REBZG)

2. Так же стоит отметить, что часто пользователи просят настроить им различные представления
полей в транзакциях выравнивания (FB05, F-28, F-32, F-44 и т.д.). Для управления вариантами полей
необходимо перейти Settings > Line Layout и выбрать подходящий (Рис. 3).
Рис 3. FB05 – Выбор варианта представления полей.

Примечание
Варианты могут быть настроены IMG > Financial Accounting (New) > General Ledger Accounting (New) >
Business transactions > Open Item Clearing > Define Layout (Рис. 4).

Рис 4. IMG – настройка полей для вариантов в транзакциях выравнивания.

3. Для различного рода проверок от ошибочных операций пользователя, на этапе выбора позиций для
выравнивания, существует OpenFI, событие 940. Например, в рамках Российских решений,
выравнивание с позицией остатка строго не рекомендуется. Поэтому иногда имеет смысл реализовать
запрет на такое выравнивание (Рис. 5).

Рис 5. OpenFI, событие 940. Запрет на выравнивание с позицией остатка.


4. Особое внимание хочется уделить такому понятию как выравнивание 1 к 1. Известно, что при
выравнивании, например, одной оплаты и двух счетов, документ выравнивания будет сворачиваться по
коду контрагента и счету ГК. В случае, когда выравнивание происходит в рамках одного контрагента с
одинаковыми счетами ГК, документ выравнивания получиться двухпозиционный (Рис. 6).

Рис 6. FB05 – Выравнивание одной оплаты и двух счетов (свернутое).

В ряде случаев требуется не сворачивать документы при выравнивании, а осуществлять


выравнивание 1 к 1 (Рис. 7).

Рис 7. FB05 – Выравнивание одной оплаты и двух счетов (1 к 1).

Данный результат достигается посредством двух шагов:

1. Настройка ключевых полей, по которым будут сворачиваться документы выравнивания(Рис. 8).

Рис 8. IMG - Настройка ключевых полей для выравнивания.

Примечание
Данная настройка выполняется: IMG > Financial Accounting (New) > General Ledger Accounting (New) >
Business transactions > Open Item Clearing > Define Clearing Rules (Рис. 4).

Кроме правил сворачивания документов выравнивания, данная настройка еще позволяет копировать
ключевые поля в документ выравнивания. Что может быть полезно в ряде случаев (например, при
формировании реестра оплат).

2. Обеспечение уникального заполнения ключевых полей. Чтобы данная настройка работала,


необходимо обеспечить уникальность ключевых полей. Например, в поле FI-документа «Ссылочный
ключ 1» (XREF1) можно подставлять уникальное значение из счетчика (транзакция ведения счетчиков
и диапазонов номеров SNRO). Или же копировать номер сбытовой фактуры простым замещением
(Транзакция GGB1) (Рис. 9).

Рис 9. GGB1 – настройка замещений.