Открыть Электронные книги
Категории
Открыть Аудиокниги
Категории
Открыть Журналы
Категории
Открыть Документы
Категории
выравнивания
Ключевое понятие
Метод обработки частичных платежей в SAP-системе является не всегда прозрачным и может иногда
приводить к ошибкам при проведении документов. При просмотре счета клиента непросто определить
объем платежей, уже выполненных клиентом.
Однако с помощью очень простой опции обработки данных входящих платежей можно автоматически
получать сведения о суммах, выплаченных клиентом. Ниже приводится пример этого процесса с
применением данной опции и без ее применения.
Клиент получил счет-фактуру на сумму 1 069,54 евро и выполнил по нему два частичных платежа в
размере 400 и 450 евро. Иначе говоря, частичные платежи были получены и проведены в системе ранее.
Теперь поступил платеж по оставшейся сумме. Платеж обрабатывается с помощью транзакции F-28
(стандартная транзакция SAP для входящих платежей)
Примечание.
Опция из этого примера применяется не только для транзакции F-28, но также и для других транзакций
выравнивания документов. Например, при постобработке выписок по счету для присвоения входящего
платежа счету-фактуре используется транзакция FB05. Эта опция влияет на транзакцию FB05 точно так
же, как и на транзакцию F-28.
Сначала рассмотрим процесс присвоения входящих платежей счету-фактуре при включенной опции
обработки бухгалтерских данных.
В транзакции F-28 выбираются все открытые позиции клиента 1457. Экран выбора транзакции F-28 в
данной статье не рассматривается, поскольку его изучение не является задачей статьи.
На Рис. 1 показаны только найденные открытые позиции. Платеж отражается в счете-фактуре 90670336.
В качестве счета-фактуры, по которому была получена сумма, выбирается исходный счет-фактура с
суммой 1 069,54 евро. Выбор всех остальных документов отменяется. Другими словами, полученную
сумму необходимо присвоить этому документу. При выборе этого документа цвет суммы автоматически
изменяется на синий, а цвет остальных строк остается черным. Для счета-фактуры 90670336 существует
две другие строки. В них отражены частичные платежи, зарегистрированные ранее. Эти строки
отображаются в нижней части обзора, показанного на Рис. 1.
Рис.1 Все открытые позиции, клиент 1457 (опция не включена)
В нижней части экрана на Рис. 1 отображается сумма, которая не присвоена. Эта сумма составляет
850 евро и является суммарной двух частичных платежей. Проводка входящего платежа возможна только
в том случае, если неприсвоенная сумма равна нулю. Для того, чтобы это условие выполнялось,
необходимо выбрать также документы частичных платежей. В этом примере количество строк ограничено,
однако зачастую имеется множество открытых позиций, что составляет сложность при поиске документов,
которые необходимо выбрать.
Теперь обратимся к Рис. 1 и рассмотрим изменения, которые возникли после установки индикатора
связывания частичных платежей с исходным счетом-фактурой. Сама процедура установки индикатора
описывается в статье ниже. Клиент снова совершает платеж оставшейся суммы по счету-фактуре (219,54
евро). Теперь экран транзакции F-28 выглядит иначе. На нем присутствуют дополнительные столбцы с
частично оплаченной суммой и столбец статуса ("St…"), показанный на Рис. 2. Снова выбирается
исходный счет-фактура, поэтому суммы в столбцах "EUR net" ("Сумма нетто в евро") и "Partial Payment
Amount" ("Сумма частичного платежа") выделяются синим цветом. В нижней части экрана отображается
неприсвоенная сумма, которая теперь составляет 0 (ноль), поскольку при выборе счета-фактуры,
имеющего частичные платежи, частичные платежи также выбираются.
Рис. 2 Все открытые позиции, клиент 1457 (опция включена)
На Рис. 2 показаны два значка частичных платежей . При выборе этих значков строки под ними
разделяются на строку исходного счета-фактуры и строки присвоенных частичных платежей. В примере,
приведенном на Рис. 2, выберем значок в конце строки, начинающейся со ссылочного номера счета-
фактуры 90670336. Появятся две дополнительные строки (Рис. 3). Эти две дополнительные строки имеют
тот же самый ссылочный номер счета-фактуры, поскольку в них отражены платежи, связанные со счетом-
фактурой 90670336.
На Рис. 3 показаны три строки, содержащие суммы, выделенные синим цветом. При этом в столбце
"Payment amount" ("Сумма платежа") первая строка имеет белый фон, а две других строки – синий фон. В
соответствии с персональными параметрами настройки пользователя могут использоваться также другие
цвета, однако всегда присутствует указание на то, что сумму можно ввести только в первой строке. Первая
строка представляет собой исходный счет-фактуру, а две других строки – частичные платежи,
выполненные клиентом ранее. Поэтому дополнительное влияние установки индикатора заключается в
том, что присвоить частичные платежи существующим частичным платежам невозможно. (Обычно суммы
частичных платежей вручную не вводятся, однако в этом примере показано, что при установленном
индикаторе данное действие в принципе невозможно)
При выборе исходного счета-фактуры частичные платежи также автоматически выбираются, на что
указывает выделение сумм синим цветом. Поскольку неприсвоенная сумма теперь равна нулю, можно
выполнить проводку документа. При проводке происходит выравнивание исходного счета-фактуры, а
также двух частичных платежей. На Рис. 4 представлен обзор всех позиций клиента, которые были
выровнены при проводке. На экране отображены результаты выполнения транзакции FBL5N. Экран
выбора в этой статье не рассматривается; были выбраны только те документы, которые были выровнены
с входящим платежом.
Установка индикатора
Индикатор, управляющий присвоением частичных платежей счетам-фактурам, к которым они
относятся, устанавливается в опциях обработки. Для установки опций обработки необходимо нажать
кнопку "Editing options" ("Опции обработки"), которая имеется на всех экранах транзакции F-28 (например,
см. Рис. 3). Для установки опций также используется транзакция FB00. В транзакции FB00 вызывается
закладка "Open items" ("Открытые позиции"). Эта закладка идентична закладке, показанной на Рис. 5.
Установите индикатор "Include invoice reference" ("Учесть ссылку на счет-фактуру") и сохраните параметры
настройки щелчком по значку сохранения. Нажатие кнопки в транзакции F-28 после сохранения
параметров настройки позволяет вернуться в транзакцию F-28.
1. Хотелось бы дополнить статью Киса в части того, как отражаются частично выровненные
документы в отчетах по отдельным позициям, на примере отчета FBL5N. Предположим, у нас есть
частичное выравнивание(Рис. 1).
Если в отчете FBL5N осуществить группировку по полю «Invoice Ref.» (REBZG), то документ
основания и документы частичного выравнивания попадут в одну группу, что в свою очередь позволит
видеть остаток по документу основанию непосредственно в отчете, а не в момент выравнивания(Рис. 2).
2. Так же стоит отметить, что часто пользователи просят настроить им различные представления
полей в транзакциях выравнивания (FB05, F-28, F-32, F-44 и т.д.). Для управления вариантами полей
необходимо перейти Settings > Line Layout и выбрать подходящий (Рис. 3).
Рис 3. FB05 – Выбор варианта представления полей.
Примечание
Варианты могут быть настроены IMG > Financial Accounting (New) > General Ledger Accounting (New) >
Business transactions > Open Item Clearing > Define Layout (Рис. 4).
3. Для различного рода проверок от ошибочных операций пользователя, на этапе выбора позиций для
выравнивания, существует OpenFI, событие 940. Например, в рамках Российских решений,
выравнивание с позицией остатка строго не рекомендуется. Поэтому иногда имеет смысл реализовать
запрет на такое выравнивание (Рис. 5).
Примечание
Данная настройка выполняется: IMG > Financial Accounting (New) > General Ledger Accounting (New) >
Business transactions > Open Item Clearing > Define Clearing Rules (Рис. 4).
Кроме правил сворачивания документов выравнивания, данная настройка еще позволяет копировать
ключевые поля в документ выравнивания. Что может быть полезно в ряде случаев (например, при
формировании реестра оплат).