Вы находитесь на странице: 1из 48

Создание презентации средствами PowerPoint

Возможности PowerPoint для создания презентаций

На каждом слайде можно разместить следующие объекты:

 Разнообразные шаблоны и планировщик по созданию презентаций.


 Средства импорта файлов в многочисленных форматах (текст и
графика).
 Интеграция гипертекста и мультимедиа (объединение аудио, видео
и анимационных файлов в единую презентацию).
 Встроенная анимация объектов.
 Библиотека готовых изображений.
 Возможности создания графиков, организационных диаграмм,
таблиц.

Для создания новой презентации удобно пользоваться областью


задач Создание презентации (рис. 1.1). Если область задач не
отображена выведите панель (Вид/Панели инструментов/Область
задач) на экран. По умолчанию может открыться раздел – Приступая к
работе, а вам необходим - Создание презентации. Для этого щелкните
на заголовке открывшегося раздела и выберите в списке – Создание
презентации.

Рис. 1.1. Начало создания презентации


Способы создания презентаций

Новая презентация. Позволяет создавать презентацию с помощью


пустых слайдов (рис. 1.2).

Рис.1.2. Создание презентации с помощью пустых слайдов

Из шаблона оформления - Позволяет создать презентацию на основе


имеющегося шаблона Microsoft PowerPoint, содержащего основные
элементы оформления, шрифты и цветовую схему (рис. 1.3).
Рис. 1.3. Создание презентации из шаблона оформления

Из мастера автосодержания. Позволяет создать презентацию на


основе имеющегося шаблона оформления Microsoft PowerPoint,
включающего основной предполагаемый текст слайдов.

Из имеющейся презентации. Презентация создается на основе уже


имеющейся презентации с заданным оформлением.

Создание презентации с использованием мастера


автосодержания

Для создания презентации с использованием мастера щелкните по


ссылке Из мастера автосодержания. В появившемся окне мастера
(рис. 1.4) нажмите кнопку Далее.
Рис. 1.4. Создание презентации с использованием мастера
автосодержания. Начало

В следующем окне мастера (рис. 1.5) выберите вид создаваемой


презентации. Для просмотра возможных видов можно нажать
соответствующую кнопку (Общие, Служебные, Проекты, Деловые)
или нажать кнопку Все и просмотреть все виды. После выбора вида
создаваемой презентации нажмите кнопку Далее.

Рис. 1.5. Создание презентации с использованием мастера


автосодержания. Выбор вида презентации

В следующем окне мастера (рис. 1.6) необходимо выбрать способ вывода


презентации для демонстрации. После выбора нажмите кнопку Далее.
Рис. 1.6. Создание презентации с использованием мастера
автосодержания. Выбор способа демонстрации

В следующем окне мастера можно ввести название всей презентации,


содержимое нижнего колонтитула, а также выбрать объекты,
помещаемые на каждый слайд. После выбора нажмите кнопку Далее.
В последнем окне мастера (рис. 1.7) нажмите кнопку Готово.

Рис. 1.7. Создание презентации с использованием мастера


автосодержания. Окончание

Результатом работы мастера будет набор слайдов, содержащих основные


заголовки и подсказки для ввода текста (рис. 1.8). Структура и
содержание презентации будут зависеть от выбранного при создании
вида.
Рис. 1.8. Созданная презентация

В дальнейшем переходите от слайда к слайду и вводите необходимый


текст. По окончании создания презентации сохраните ее как файл.

Создание презентации с использованием шаблона оформления

Для создания презентации с использованием шаблона оформления


щелкните по ссылке Из шаблона оформления. В появившейся области
задач выберите шаблон и щелкните по нему мышью.
Рис. 1.9. Создание презентации на основе шаблона

Работа со слайдами

Добавление слайда

Для добавления слайда перейдите к отображению слайда, после


которого добавляется новый слайд, и нажмите кнопку Создать слайд.
Можно также в области эскизов щелкнуть правой кнопкой мыши по
эскизу слайда, после которого добавляется новый, и выбрать команду
Создать слайд (рис. 2.1).
Рис. 2.1. Добавление слайда в презентацию

После этого в области задач Разметка слайда выберите нужный макет.


На слайде или в области Структуравведите текст нового слайда.
Можно создать копию существующего слайда. Для этого перейдите к
отображению дублируемого слайда и выполните команду
Вставка/Дублировать слайд.

Удаление слайда

Для того чтобы удалить слайд, выделите его эскиз в области структуры и
нажмите клавишу клавиатуры Delete. Можно также щелкнуть по эскизу
слайду в области эскизов правой кнопкой мыши и выбрать команду
Удалить слайд (рис. 2.2).
Рис. 2.2. Удаление слайда

Изменение порядка слайдов

Порядок слайдов можно произвольно изменять перетаскиванием эскизов


слайдов в области эскизов.
Для изменения порядка слайдов в презентации удобно пользоваться
режимом отображения Сортировщик слайдов (рис. 2.3). Для перехода
в этот режим выполните команду Вид/Сортировщик слайдов или на
кнопку в нижнем левом углу .
Рис. 2.3. Изменение порядка слайдов в режиме "Сортировщик слайдов"
Порядок слайдов изменяется перетаскиванием эскизов.

Изменение разметки слайда

Можно изменить первоначальную разметку слайда. Для изменения


разметки выполните команду Формат/Разметка слайда, после чего
будет отображена область задач Разметка слайда (рис. 2.4).
Рис. 2.4. Изменение разметки слайда

В области задач Разметка слайда выберите необходимый макет и


щелкните по нему мышью. Выбранная разметка будет применена к
слайду (рис. 2.5).
Рис. 2.5. Измененная разметка слайда

Добавление элементов слайда 1

Создание текстового поля

Ввод текста на слайд осуществляется в специальных полях. Обычно при


создании слайд уже имеет текстовые поля. При желании можно
применить к слайду другую разметку (см. рис. 2.4), содержащую другие
текстовые поля, но можно и вставить непосредственно в любое место
слайда текстовое поле и ввести в него необходимый текст.
Для вставки текстового поля выполните команду Вставка/Надпись и
щелкните мышью на слайде в месте вставки текстового поля. Либо на
панели Рисование нопка . На слайде появится небольшое поле, в
котором мигает текстовый курсор (рис. 2.6).
Рис. 2.6. Вставка текстового поля

Размер поля при вводе в него текста будет автоматически изменяться.


По окончании ввода текста щелкните мышью в любом месте слайда за
пределами этого поля.

Вставка рисунков

Чтобы вставить рисунок из коллекции клипов Microsoft Office,


выполните команду Вставка/Рисунок/Картинкиили нажмите кнопку
Добавить картинку панели инструментов Рисование, после
чего отобразится область задач Коллекция клипов (рис. 2.7). В поле
Искать введите ключевое слово необходимого клипа и нажмите кнопку
Начать. Можете ничего не вводить, а просто нажать – Начать, тогда
выведутся все изображения.
Рис. 2.7. Вставка рисунка из коллекции клипов Microsoft Office

Щелкните мышью по эскизу найденного рисунка. Рисунок будет


вставлен в центр слайда (рис. 2.8). В последующем рисунок можно
переместить в произвольное место слайда.

Чтобы вставить рисунок из графического файла, выполните команду


Вставка/Рисунок/Из файла или нажмите кнопку Добавить рисунок
панели инструментов Рисование, после чего появится окно
Добавление рисунка.
В окне следует перейти к нужной папке, а затем дважды щелкнуть
левой кнопкой мыши по значку файла вставляемого рисунка или
выделить значок файла вставляемого рисунка и нажать кнопку
Вставить. Рисунок будет вставлен в центр слайда (рис. 2.8). В
последующем рисунок можно переместить в произвольное место слайда.
Рис. 2.8. Рисунок из графического файла на слайде

Вверх

Изменение размера элементов слайда

Изменение размера текстовых полей

Для изменения размера текстового поля выделите его щелчком мыши


так, чтобы появились маркеры поля, и перетащите маркеры при
нажатой левой кнопке мыши (рис. 2.9).
Рис. 2.9. Изменение размера текстового поля

Если при уменьшении размера поля текст перестает в него помещаться,


обычно автоматически включается функция автоподбора шрифта, и
размер шрифта в поле уменьшается.

Для более точной установки размеров необходимо дважды левой


кнопкой мыши щелкнуть по рамке текстового поля. Во вкладке Размер
диалогового окна Формат автофигуры (рис. 2.10) можно установить
точный размер в сантиметрах или в процентах от исходного размера.
Рис. 2.10. Установка размера текстового поля во вкладке "Размер"
диалогового окна "Формат автофигуры"

Изменение размера рисунков

Для изменения размера рисунка выделите его щелчком мыши так,


чтобы появились маркеры, и перетащите маркеры при нажатой левой
кнопке мыши.

Для более точной установки размеров необходимо дважды левой


кнопкой мыши щелкнуть по рисунку или нажать кнопку Формат
рисунка панели инструментов Настройка изображения. Во вкладке
Размердиалогового окна Формат рисунка (рис. 2.11) можно
установить точный размер рисунка в сантиметрах или в процентах от
исходного размера.
Рис. 2.11. Установка размера рисунка во вкладке "Размер" диалогового
окна "Формат рисунка"

Вставка автофигур

В PowerPoint имеется “коллекция” стандартных символов, или


автофигур, объединенных в одноименное меню на панели инструментов
Рисование.

Сфера их применения многолика. Рисование, создание кнопок, меню,


структурных схем и прочее ...
Рис. 2.12. Вставка автофигуры
Рис. 2.13. Форматирование автофигуры

Рис. 2.14. Примеры кнопок

Перемещение объектов слайда

Перемещать можно любой объект. Для перемещения объекта выделите


его щелчком мыши так, чтобы появились маркеры, и при нажатой левой
кнопке мыши перетащите объект в любое место.

Добавление элементов слайда 2

Вставка таблиц

Существует два способа добавления таблиц в


презентацию. Во-первых, можно нажать кнопку
Добавить таблицу на панели инструментов
Стандартная .

Указать в открывшемся окне нужное число


строк и столбцов и щелкнуть кнопкой
мыши на слайде.

Во-вторых, можно выбрать макет слайда,


который предполагает таблицу в качестве
одного из элементов содержимого слайда (Разметка слайда). В
этом случае достаточно щелкнуть на изображении таблицы и в
диалоговом окне Вставка таблицы (Двойной щелчок левой
кнопкой мыши на изображении таблицы) и указать число
столбцов и число строк.

Для создания более сложной таблицы воспользуйтесь кнопкой


Нарисовать таблицу панели инструментовТаблицы и границы
. После ее
нажатия курсор
примет вид
карандаша. Теперь
для определения
внешних границ
таблицы щелкните в
произвольном месте
экрана и
перетащите курсор
по диагонали, задав
требуемый размер.
Затем с помощью
этой же операции
разделите таблицу на строки и столбцы. Для удаления ненужной
линии нажмите кнопку Ластик и щелкните на этой линии.

Изменить внешний вид таблицы (удалить и вставить строки и


столбцы, добавить границы, изменить выравнивание текста,
изменить цвет ячеек и т.д.) можно с помощью инструментов
панели Таблицы и границы (Главное менюВид -> Панели
инструментов). Оформить таблицу можно с помощью
диалогового окнаФормат таблицы, для его вызова дваджы
щелкните левой кнопкой мыши на таблице.

Периодически возникает необходимость отражения в


презентации большого массива числовых данных. Но нужно
учитывать тот факт, что длинные ряды чисел трудно
проанализировать за короткое время, пока демонстрируется
слайд. В этом случае предпочтительней использовать диаграммы.

Вставка диаграмм
Размещение на слайде таких важных элементов презентации, как
таблицы и диаграммы, в сущности, мало отличается от вставки
любых других объектов. Ведь на самом деле за эти объекты
“отвечает” не PowerPoint, а приложение, в котором они создаются
— Microsoft Graph, Word или Excel.

Создайте в PowerPoint диаграмму при помощи кнопки . Для


выбора типа диаграммы щелкните правой кнопкой мыши на
столбики диаграммы и в контекстном меню пункт - Тип
диаграммы
Вставка организационных диаграмм
Для создания организационной диаграммы в PowerPoint
выберите слайд, на который вы хотите добавить диаграмму, и на
панели инструментов Рисование нажмите кнопку Добавить
диаграмму или организационную диаграмму . Появится
диалоговое окно Библиотека диаграмм в котором выберите
любой из предложенных типов диаграмм и нажмите кнопку ОК,
чтобы вставить ее в слайд.

Вставка WordArt
Вставка Видео

На любой слайд можно вставить один или несколько


видеоклипов. Для этого, если у вас есть элемент электронного
шаблона Вставить клип из коллекции, дважды щелкните на
нем левой кнопкой мыши. Если нужный элемент электронного
шаблона отсутствует, выберите команду Фильмы и звук меню
Вставка и в появившемся подменю выберите вариант Фильм из
коллекции картинок. В результате панель задач откроется на
вкладке Вставка картинки, где вы сможете нужный клип. Дважды
щелкните на нем левой кнопкой мыши, чтобы добавить его на
слайд.

Для того чтобы добавить фильм из файла, находящегося на


жестком диске, выберите в дополнительном меню, появившемся
после выбора команды Фильмы и звук меню Вставка, вариант
Фильм из файла. Найдите папку, содержащую нужный файл, и
дважды щелкните на его имени. Появится диалоговое окно с
вопросом, хотите ли вы, чтобы фильм автоматически
воспроизводился при показе слайдов. Если вы предпочитаете,
чтобы демонстрация начиналась по вашему желанию, выберите
вариант Нет. В этом случае для начала показа фильма вам
придется щелкнуть кнопкой мыши.

Вставка звука

Музыка является хорошим способом для начала и завершения


презентации. Основными форматами звуковых файлов
являются .wav и .mid. На слайде, в который добавлена музыка
или звуковые эффекты, появляется значок звука.

Если вы хотите найти звуковой файл в коллекции, выберите


команду Фильмы и звук меню Вставка, а затем в появившемся
подменю команду Звук из коллекции картинок. Найдите нужный
файл на вкладке Вставка картинки панели задач и дважды
щелкните на нем левой кнопкой мыши, чтобы добавить его к
слайду. Появится диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы,
чтобы воспроизведение звука начиналось автоматически в
момент появления слайда. Выберите нужный вам вариант ответа.

Для вставки звукового файла из существующего на диске файла


в формате .wav или .mid выберите в менюВставка подменю
Фильмы и звук команду Звук из файла. Появится диалоговое
окно Вставка звука, в котором вам нужно выбрать файл и
дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на его имени. Также
выберите, хотите ли вы, чтобы воспроизведение звукового файла
начиналось автоматически в момент появления слайда, или нет.

Если размер файла превышает 100 Кбайт, звуки автоматически


связываются с соответствующим файлом, а не внедряются в него.
Установленное по умолчанию значение 100 Кбайт можно
изменить. Если презентацию, имеющую связанные файлы,
планируется переместить на другой компьютер, нужно
скопировать эти файлы вместе с презентацией.

Для редактирования звукового файла или фильма нужно


щелкнуть на значке звука или на клипе правой кнопкой мыши и
выбрать в появившемся меню команду Изменить звуковой
объект или Изменить объект-фильм соответственно. Появится
диалоговое окно Параметры звука или сходное с ним
диалоговое окноПараметры фильма.

Если вы хотите, чтобы фильм или звук повторялся циклически,


установите флажок Непрерывное воспроизведение. Для
автоматической перемотки фильма или звука на начало после
окончания воспроизведения установите флажок По завершении
установить на начало.

PowerPoint позволяет во время показа воспроизводить звуковые


файлы, находящиеся на компакт-диске. Для этого в подменю
Фильмы и звук меню Вставка выберите команду Запись с
компакт-диска. В результате появится диалоговое окно
Параметры фильма и звука. Введите в счетчики Запись
номера начальной и конечной дорожки. При желании можно
указать даже время начала и окончания музыки. Нажмите кнопку
ОК и ответьте на вопрос, хотите ли вы, чтобы воспроизведение
начиналось автоматически при появлении на экране
соответствующего файла. После этого на слайде появится значок
с изображением компакт-диска.

Для того чтобы отредактировать добавленный таким способом


звуковой файл щелкните правой кнопкой мыши на значке с
изображением компакт-диска. Выберите в появившемся меню
команду Настройка анимации, чтобы открыть соответствующую
вкладку панели задач. Нажмите серую кнопку с указывающей
вниз стрелкой, расположенную справ от названия файла,
который вы хотите отредактировать, и выберите в появившемся
меню команду Параметры эффектов. Редактирование можно
осуществить на вкладке Эффект диалогового
окнаВоспроизвести звук.

Чтобы записать звуковое сопровождение слайд-фильма в меню


Показ слайдов выберите командуЗвукозапись… . В
открывшемся диалоговом окне Запись речевого
сопровождения щелкните на кнопкеГромкость микрофона.
Скажите в микрофон какую-нибудь фразу и проверьте, чтобы на
экране появилась полоска, показывающая уровень сигнала. При
необходимости настройте уровень записи с помощью ползунка.
Затем щелкните на кнопке ОК. В окне диалога Запись речевого
сопровождения отображается выбранный режим записи. Здесь
указывается интенсивность использования дискового
пространства, свободное пространство диска и соответствующее
ему максимальное время записи. Щелкнув на кнопке Изменить
качество вы можете открыть окно диалога, позволяющее
изменить параметры качества записи. После выбора необходимых
параметров звукозаписи щелкните на кнопке ОК и приступайте к
записи звукового сопровождения через подключенный к
звуковой карте микрофон. В нужных местах сменяйте слайды
презентации щелчком мыши в любой точке экрана. По
завершении презентации появится окно диалога, запрашивающее
о необходимости обновления ранее настроенного хронометража.
Чтобы заменить прежний хронометраж щелкните на кнопке Да.

Оформление слайдов презентации


Использование шаблонов оформления

Шаблон оформления содержит стили презентации, включая типы


и размеры маркеров и шрифтов, размеры и положение рамок,
параметры оформления фона, цветовые схемы.
Для применения шаблона сразу ко всей презентации выполните
команду Формат/Оформление слайда, после чего появится
область задач Дизайн слайда. Выберите желаемый шаблон
оформления и щелкните по нему мышью.

Рис. 3.1. Применение шаблона оформления

Шаблон оформления можно применить не только сразу ко всей


презентации, но и к отдельным выделенным слайдам. Для этого в
области задач Дизайн слайда щелкните по эскизу шаблона
правой кнопкой мыши и выберите команду Применить к
выделенным слайдам.

Использование цветовой схемы

Цветовая схема состоит из восьми цветов, которые можно


использовать при оформлении слайда для цветового выделения
фона, текста или отдельных строк, теней, текста заголовка,
заливок, акцентов и гиперссылок. Цветовая схема презентации
задается в примененном шаблоне оформления. Однако цветовую
схему можно заменить, не изменяя всего шаблона.

Для применения к презентации новой цветовой схемы выполните


команду Формат/Оформление слайда. В области задач
Дизайн слайда (см. рис. 3.2) щелкните по ссылке Цветовые
схемы, после чего в области задач появятся эскизы цветовых
схем (рис. 3.2). Выберите желаемую схему и щелкните по ней
мышью.
Показ презентации

Настройка презентации

Показ презентаций настраивается в соответствии с требованиями,


определяемыми разработчиком. При этом часто бывает необходимо
отдельные слайды просматривать в течение разного времени.

Время демонстрации слайда на экране задается командой Power point


Показ слайдов/ Смена сладов:

В группе полей выбора Смена слайда установите требуемое значение.

Еще вы
можете

определить общие правила показа презентации. Для этого зайдите в


меню Показ слайдов - >Настройка презентации

В открывшемся диалоговом окне можно настроить показ презентации.


Для этого определите будет ли презентация управляться докладчиком
или автоматически, будет ли речевое сопровождение, анимация, Смена
слайдов вручную или по времени, все ли слайды необходимо показывать
и т.д.
Так же определите нужны ли во время демонстрации управляющие
кнопки?

Запуск показа слайдов из Microsoft PowerPoint

Для запуска показа слайдов откройте презентацию, которую требуется


запустить в режиме показа слайдов, и выполните одно из следующих
действий:

 нажмите кнопку Показ слайдов в левом нижнем углу окна.


 выполните команду Показ слайдов/Начать показ.
 выполните команду Вид/Показ слайдов.
 нажмите клавишу клавиатуры F5.

Запуск показа слайдов из файла

В окне Мой компьютер или в Проводнике выберите файл


презентации, который требуется открыть для показа слайдов. Щелкните
правой кнопкой мыши по значку или имени файла презентации и
выберите команду контекстного меню Показать.

Запуск демонстрации Microsoft PowerPoint

Файл презентации можно сохранить в специальном формате, в котором


презентация всегда будет открываться в режиме показа слайдов. Для
сохранения файла презентации в данном формате выполните команду
Файл/Сохранить как. В окне Сохранение документа (рис. 3.8)
перейдите к папке, в которую сохраняется файл, в раскрывающемся
списке Тип файла выберите Демонстрация Microsoft PowerPoint
(*.pps), при необходимости в поле Имя файла введите имя файла,
после чего нажмите кнопку Сохранить.

Рис. 3.8. Сохранение презентации в формате файла демонстрации

Для того чтобы запустить показ слайдов, в окне Мой компьютер или в
Проводнике выберите файл демонстрации и дважды щелкните по его
значку.

Вверх

Вопрос?-Ответ

Как в режиме показа слайдов быстро перейти к интересующему


слайду, не листая слайды по очереди, либо к скрытому слайду?

Для того чтобы оказаться на нужном слайде, необходимо в режиме


показа слайдов щелкнуть правой кнопкой мышки, затем выбрать
раскрывающийся список Перейти к слайду и выбрать из списка нужный
номер слайда. В списке представлены все слайды презентации, в том
числе и скрытые слайды, которые не выводятся на экран в обычном
режиме, номера скрытых слайдов в списке заключены в скобки. Также
очень просто перейти на нужный слайд, набрав на цифровой клавиатуре
номер слайда, а затем нажать Enter.

На демонстрационном компьютере (ноутбуке) шрифты по какой-


то причине стали некорректно выглядеть. Почему?

Проблемы могут возникнуть, если на компьютере, используемом для


демонстрации презентации, отсутствуют необходимые шрифты. Для того,
чтобы избежать данной проблемы необходимо внедрить требуемые
шрифты в презентацию для последующего корректного
воспроизведения. Это можно сделать следующим образом. В диалоговом
окне Сохранение документа щелкните на кнопке Сервис (Tools),
выберете Параметры сохранения (Save Options) и в одноименном
диалоговом окне установите флажок Внедрить шрифты TrueType
(Emstronged TrueType Fonts). Необходимо помнить, что при этом размер
файла презентации увеличится.

По какой причине презентация PowerPoint не запускается на


демонстрационном компьютере?

Возможно на компьютере не установлена программа PowerPoint.


Избежать возможных проблем позволит программа PowerPoint Viewer.
Эта программа позволяет просматривать презентацию даже на
компьютере, где не установлена программа PowerPoint. При помощи
функции Упаковать на компакт-диск можно упаковать презентацию
(вместе со средством просмотра PowerPoint Viewer) на записываемый
компакт-диск. Теперь можно быть уверенным, что вашу презентацию
оценят по достоинству.

При переносе презентации на другой компьютер возникли


проблемы с видео и аудио файлами. Можно ли этого избежать?

При работе на чужом компьютере проблемы могут возникнуть с видео и


аудио файлами. Поэтому презентацию лучше всего сохранить в
отдельную папку, а затем в эту папку сохранить (скопировать) аудио и
видео файлы, которые будут использоваться в данной презентации.
После чего эти файлы вставляются в презентацию. При переносе на
другой компьютер эта папка целиком копируется.
Можно пойти и другим путем. Для этого необходимо изменить предел в
поле Использовать ссылки на звуковые файлы размером более ___
Кбайт (Link sound files greater then ___ kb) на вкладке Общие (General)
диалогового окна параметры (Options). Изменить данный параметр
возможно до 50000 Кбайт, что позволяет внедрять в презентацию WAV-
файлы размером до 50 Мбайт.(Звуковые файлы других форматов
связываются с файлом презентации независимо от их размера.). Эти
действия аналогичны и для видео файлов. Соответственно размер файла
презентации увеличивается.

Вверх

Печать документов Microsoft PowerPoint

Вывод презентаций на печать не является основной задачей Microsoft


PowerPoint. Однако при подготовке к докладу удобно пользоваться
отпечатанными материалами. В Microsoft PowerPoint можно настроить
различные режимы печати. Перед печатью презентации рекомендуется
перейти в режим предварительного просмотра.

Предварительный просмотр презентации

Для перехода в режим предварительного просмотра следует нажать


кнопку Предварительный просмотр (рис. 4.1) панели инструментов
Стандартная или выполнить команду Файл/Предварительный
просмотр.

Рис. 4.1. Переход в режим предварительного просмотра

В режиме предварительного просмотра в раскрывающемся списке


Печатать следующее (рис. 4.2) можно выбрать режим просмотра и
последующей печати презентации.

Рис. 4.2. Выбор режима предварительного просмотра и печати


презентации

В Microsoft PowerPoint можно установить следующие режимы


предварительного просмотра и печати
В режиме Слайды на отдельных страницах печатаются собственно
изображения слайдов, которые будут отображаться на экране при показе
презентации (см. рис. 4.2).

В режиме Выдача печатаются несколько слайдов на одной странице.


Можно выбрать количество слайдов, печатаемых на одной странице (от 1
до 9), а также ориентацию страницы бумаги, на которой печатается
выдача. При выборе режима Выдача (3 слайда на стр.), рядом со
слайдами отображаются (а затем и печатаются) пустые линейки для
рукописных записей (рис. 4.3).

Рис. 4.3. Предварительный просмотр презентации в режиме "Выдача"


"(3 слайда на стр.)"

В режиме Заметки на отдельных страницах отображаются слайды и


соответствующие им заметки (рис. 4.4).
Рис. 4.4. Предварительный просмотр презентации в режиме "Заметки"

В режиме Структура печатается структура презентации, отображаемая в


области структуры (рис. 4.5).

Рис. 4.5. Предварительный просмотр презентации в режиме "Структура"

Нажав кнопку Параметры в режиме предварительного просмотра,


можно выбрать особенности просмотра и печати презентации (рис. 4.6).
Рис. 4.6. Настройка параметров предварительного просмотра и печати
презентации

Во всех режимах предварительного просмотра (кроме Слайды), можно


изменить ориентацию страницы бумаги при печати (рис. 4.7).
Рис. 4.7. Предварительный просмотр презентации в режиме "Выдача"
(альбомная ориентация страницы)

Для выхода из режима предварительного просмотра нажмите кнопку


Закрыть или клавишу клавиатуры Esc.

Печать презентации

Независимо от режима отображения презентации, при нажатии кнопки


Печать панели инструментовСтандартная презентация печатается в
том режиме, который был настроен при ее предварительном просмотре.

Чтобы настроить печать презентации, следует перейти в режим


предварительного просмотра и после установки требуемого режима
отображения нажать кнопку Печать.

Если презентацию необходимо напечатать так, как она отображается в


предварительном просмотре, то в диалоговом окне Печать достаточно
нажать кнопку ОК.

Виды презентаций и этапы создания презентации

Дополнительные программы
Оптимизация презентации средствами PowerPoint

Как правило, верстая на скорую руку презентацию в PowerPoint, особо


не заботишься об оптимизации, и, как следствие, конечный файл
"раздувается" до внушительных размеров из-за обилия несжатой
графики и всевозможных элементов, импортированных из других
программ. Отсюда возникает насущный вопрос: можно ли минимальными
средствами и, не нарушая структуры документа, хоть немного уменьшить
объем такого документа?

Отчасти эта задача решается использованием функции сжатия


изображений, присутствующей в последних релизах PowerPoint и
находящейся в меню "Файл -> Сохранить как... -> Сервис -> Сжать
рисунки...".

Исходный размер файла презентации - 887кб.


После данной процедуры размер презентации стал 650кб.

Но, как показала практика, головокружительных результатов от этого


инструмента не получить.

Впрочем, безвыходных ситуаций не бывает, поэтому я рекомендую взять


на заметку еще один рецепт, который заставит PPT-файлы похудеть и
сбросить "вес".

Оптимизация презентации с помощью программы PPTminimizer

PPTminimizer — это программа для оптимизации и сжатия файлов MS


PowerPoint. Отличительной особенностью программы в возможности
PPTminimizer’а интегрироваться в сам PowerPoint или Outlook (программа
имеет функцию отправки оптимизированного файла по e-mail) для
быстрого доступа к программе.

Ссылка на сайт: PPTminimizer

Скачать программу: PPTminimizer

Программа проста в освоении и управлении:


Рис. Интерфейс программы PPTminimizer

Откройте файл Вашей презентации (.ppt).

Определите один из трех уровней компрессии или выставьте настройки


самостоятельно.

Нажмите кнопку Optimize Presentation (Оптимизировать презентацию).


В результате эксперимента размер презентации стал размером -
273кб. Причем обрабатывала я Исходный файл презентации и
поставила средний уровень компрессии. При максимальном уровне
размер файла презентации240кб.

Впечатляет?

Оптимизация презентации с помощью утилиты NXPowerLite

Давайте рассмотрим еще одну утилиту NXPowerLite от английской


компании Neuxpower Solutions.

Для загрузки доступны две редакции утилиты - Standard Edition и


Integrated Edition. Первая не требует предварительной установки и
запускается парой щелчков мыши по единственному исполняемому
файлу размером в 490 кб. Вторая же, напротив, поставляется с
инсталлятором (570 кб) и интегрируется в состав PowerPoint (начиная с
2000-ной линейки) и Windows Explorer. Избегая излишнего захламления
и без того перегруженного интерфейса Windows, остановимся на
стандартной версии.

Ссылка на сайт: NXPowerLite

Скачать программу: NXPowerLite


Запускаем, выбираем язык интерфейса (английский, немецкий,
французский или датский) и погружаемся в настройки. Их немного, но
парочка точно заслуживает внимания - это уровень компрессии и
функция оптимизации объектов, импортированных из других программ.
Выставляя степень сжатия, рекомендую выбрать Custom compression
(кнопка Settings) и прогуляться по доступным параметрам.

Allow image cropping - порезать части изображений, не попадающих в


"кадр".

Allow image resizing - активирует функцию уменьшения размеров


картинок.

Allow JPEG compression - для сжатия графики.

Optimaze images for display at: позволяет выбрать разрешение экрана


на котором будет производиться демонстрация презентации.

Документы PowerPoint благодаря поддержке технологии OLE (Object


Linking and Embedding) частенько изобилуют объектами,
импортированными из сторонних программ, например, Excel, Visio и др.

Включенная функция Flatten embedded documents (меню Tools ->


Options) позволяет принести в жертву эту универсальность в целях
экономии места, сконвертировав все встроенные модули в картинки.
Естественно, редактировать эти объекты уже не получится.

Сложно, рассматривая программу для сжатия данных, обойтись без


скромного ее тестирования. Взгляните на наш результат, полученный
при максимальном уровне компрессии:

Выбор программы остается за Вами. Рекомендую иметь обе - про


запас! :)

Вопрос?-Ответ

При вставке в презентацию диаграмм из Excel в презентацию


одновременно внедряются таблицы с исходными данными, на
основе которых построены диаграммы. Как избежать данной
ситуации?

Действительно мы встречали ситуации, когда, например, в Интернет


попадали данные о заработных платах сотрудников крупных компаний.
Избежать этой неприятной ситуации можно следующим образом. Не
вставляйте диаграммы в презентацию как объект Microsoft Excel —
вставляйте как рисунок диаграммы.
Для того чтобы вставить диаграмму как рисунок скопируйте диаграмму в
буфер памяти, выберите в программе PowerPoint меню «Правка», затем
«Специальная вставка», где укажите, что надо произвести вставку в
виде рисунка. В этом случае исходные данные будут не доступны из
презентации. Дополнительный эффект от этой операции — сократится
размер презентации.

Как избежать того, что презентация постоянно подвисает в


процессе работы над ней?

Скорее всего, это связано с размером файла презентации. Если


презентация занимает много места (более 10 Мб), то она может
«зависать». Избежать этого можно следующим образом. В PowerPoint по
умолчанию в настройках «Параметры-Сохранение» стоит галочка перед
пунктом «Автосохранение каждые __ мин». Снимите эту галочку. Но не
забывайте периодически сохранять презентацию в процессе работы над
ней, иначе все изменения будут утеряны из-за какого-нибудь сбоя
программы.

Какое разрешение необходимо использовать при вставке


картинок в презентацию?

Для того, чтобы файл после завершения работы над презентацией


“весил”, как можно меньше, но в свою очередь и качество фотографий,
картинок и др. объектов на слайдах презентации было хорошим, вполне
достаточно разрешения 72 dpi.

При вставке слайда из другой презентации он принимает


форматирование данной презентации. Что необходимо сделать
для того, чтобы слайд остался в исходном формате?

Для того чтобы слайд остался в исходном виде, важно выполнить


следующие действия. После того как Вы вставили слайд в презентацию,
необходимо выбрать пункт «Сохранить исходное форматирование» в
меню «Параметры вставки». Возможно и другое решение. Выберете в
меню «Вставка» пункт «Слайды из файлов», — откроется диалоговое
окно «Поиск слайдов», в котором укажите путь к презентации, и затем
выберите необходимый слайд или несколько слайдов. Для завершения
поставьте галочку «Сохранить исходное форматирование» и
нажмите кнопку «Вставить».

Размер файла презентации постоянно увеличивается, даже если


в презентацию не вставляются рисунки, звук или видеофильм.
Как этого можно избежать?

Избежать увеличения файла презентации возможно следующим образом.


После того как вы закончили работать над презентацией сохраните ее
файл при помощи команды Сохранить как (Save as), но под другим
именем, В этом случае размер файла окажется меньше, чем, если
сохранить ее прибегнув к помощи команды просто Сохранить (Save).

Вверх

Интеграция Flash роликов в презентацию

FlashBack — небольшое встраиваемое в Microsoft Office PowerPoint


дополнение, которое позволит Вам решить проблему Flash роликов,
проигрывающихся в презентации только один раз. Дополнение
обеспечивает перемотку в начало и очередное воспроизведение Flash
ролика после его окончания.

Ссылка на сайт: FlashBack

Скачать программу: FlashBack

После установки программы появится панель инструментов BB Toolbar

Чтобы встроить ролик необходимо нажать на кнопку Insert Flash ->


выбрать встраиваемый файл. И данный ролик разместится на вашем
слайде. Необходимо помнить, что при переносе презентации ваш флеш
ролик должен лежать в том же самом месте, где он лежал у вас. Т.е. путь
к файлу должен быть одинаковым.

Поэтому перед созданием презентации скопируйте файл в папку с


презентацией и лучше всего держите эту папку в корне диска C:\

Оценить