Bogotá, 36 de junio de 2017

Señores
San Gregorio S.A.S.
Atn. Jorge Enrique Amorocho
Ciudad

Referencia: Propuesta técnica y económica – Proyecto Control Inventarios.

Para SICyA Software S.A.S. es un placer poner a su disposición nuestros servicios de asesoría en
sistematización de datos y procesos, para las diferentes dependencias que conforman su empresa.

SICyA Software S.A.S. nace como solución para las empresas en su propósito de controlar y
sistematizar los procesos de forma rápida y confiable.
Nuestro equipo de trabajo le ofrece programas realizados por profesionales altamente calificados,
cuyo fin es integrar su Empresa con la combinación de tecnología y administración.

Trabajamos con responsabilidad y dedicación para que se beneficie de nuestros productos. Su

empresa podrá adquirir un software no solo rápido sino fácil de manejar, para optimizar su valioso
tiempo

SICyA Software S.A.S. cuenta con software administrativo para diversas áreas como lo son
Negocios Comerciales - Gestión de inventarios, Cooperativas, Fondos de Empleados, Contabilidad,
Recursos Humanos y Nómina.

Adicionalmente al software antes relacionado, SICyA Software S.A.S. está en capacidad de encarar
proyectos nuevos, no solo en lo que competen a la parte del software sino también a lo concerniente
en el área de estudio y análisis de procesos específicos.

De acuerdo a conversación previamente sostenida con usted nos permitimos presentar la

propuesta de Proyecto Control Inventarios.

Por favor cualquier inquietud o aclaración no duden en contactarnos.

Cordialmente,

Miosotis Espinosa Osorio.

Gerente.
Correo: miosotis.espinosa@sicya.com
Móvil: +(57) 301 239 4510

Servicios en el área de Sistematización de Datos y Procesos.

Teléfono: +(57 1) 695 4459
Web Page: www.sicya.com eMail: ventas@sicya.com
 Proyecto Control Inventarios
Propuesta Técnica y Económica

Fecha de elaboración
26-06-2017

Fecha última modificación

10-07-2017

Revisado por
Miosotis Espinosa Osorio

Controlado
Si

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Tabla de contenido

1. Introducción
1.1. Objetivo
1.2. Dirigido a
1.3. Resumen del documento
1.4. Proceso de modificación

2. Situación Actual y Requerimientos del Negocio

2.1. Situación actual y requerimientos

3. Solución Propuesta
3.1. Objetivos del proyecto
3.2. Alcance de la solución
3.3. Características del sistema
3.4. Áreas fuera de alcance
3.5. Tiempo de implementación

4. Plan de Acción
4.1. Preparación
4.2. Realización
4.3. Implementación

5. Condiciones Comerciales
5.1. Precio
5.2. Forma de pago
5.3. Validez de la oferta

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1. Introducción

1.1. Objetivo

El objetivo del presente documento es presentar una propuesta técnica y económica de la

solución informática para la implementación del Proyecto Control Inventarios, la cual ayudará
a San Gregorio S.A.S. a tener la información necesaria de la geolocalización de la flota que
realiza las entregas de combustible a sus clientes, además de poder ubicar a estos mismos en
sus respectivas zonas ayudándolos a tener la información necesaria para el control y confianza
de los clientes al saber dónde está su pedido de combustible de una forma eficaz y eficiente.

1.2. Dirigido a

Las definiciones establecidas en este documento deberán ser conocidas por las siguientes
personas de San Gregorio S.A.S.:

• Jorge Enrique Amorocho

1.3. Resumen del documento

El documento comprende las siguientes secciones:

• Situación Actual y Requerimientos del Cliente - Resumen del resultado de la información

entregada por San Gregorio S.A.S., que describe las necesidades del negocio, la
situación actual de los datos así como los requerimientos de la información solicitada.
• Solución propuesta – Describe de forma esquemática la solución propuesta por SICyA
Software S.A.S. con relación a la implementación del Proyecto Control Inventarios.

1.4. Proceso de modificación

Cualquier modificación a este documento se deberá gestionar mediante solicitud vía correo
electrónico al responsable del documento (proyectos@sicya.com), indicando la información a
modificar.

2. Situación Actual y Requerimientos del Negocio

2.1. Situación actual y requerimientos

San Gregorio S.A.S. cuenta con la información de inventarios de productos de manera

descentralizada y almacenada en archivos de hojas de cálculo en Excel, dicha información a su
vez es analizada y consolidada posteriormente de manera manual en nuevas hojas de cálculo.
Los anteriores procesos demandan una dedicación y cantidad de tiempo que en muchas
ocasiones exceden los tiempos para la toma de decisiones conforme avanza la dinámica del
negocio.
San Gregorio S.A.S. requiere un sistema de control de inventarios que le permita conocer de
manera rápida, ágil, segura y verídica la información, además de contar con una herramienta

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 que le permita suministrar a sus clientes conocer la información sobre los productos que estos
tienen en los inventarios de la empresa.
Esta información debe ser presentada de manera amigable pero con los protocolos de seguridad
suficientes para proteger la misma.
Además de lo anterior la empresa busca agilizar los procesos alivianando los procesos y la carga
a las áreas administrativas encargadas de los mismos y minimizando el error humano.

3. Solución Propuesta
3.1. Objetivos del proyecto

El objetivo principal es el desarrollo de un proyecto mixto el cual incluye una aplicación de tipo
web y aplicación de tipo app para dispositivos Android, esto para el manejo del Proyecto
Control Inventarios, el cual además de entregar la información en la intranet corporativa
también permita el acceso a personal externo, mas específicamente los clientes para que tengan
acceso a la información de los inventarios que se encuentran almacenados en las instalaciones
de la empresa.
Adicionalmente mediante la integración de la app se agilizará y mejorará los procesos de control
de inventarios en los diferentes movimientos realizados con los productos entre cuartos fríos así
como la salida de mercancía.

3.2. Alcance de la solución

Específicamente el alcance de la solución es el desarrollo de dos aplicativos, uno de tipo web y

otro de tipo app para dispositivos Android que permita llevar el control de inventarios y entregar
información de los mismos. Los alcances del proyecto son:

• Desarrollo de un aplicativo web de tipo intranet que permita la administración de la base

de datos y la consulta de información mediante reportes.
Catálogo de Productos
Catálogo de Bodegas de almacenamiento
Catálogo de Canastillas de almacenamiento
Catálogo de Tipos de documentos
Catálogo de Usuarios
Catálogo de Perfiles de usuario
Proceso para la importación de Ordenes de Producción
Proceso para la importación de Facturas de Venta
Reportes de existencias de productos por bodegas, clientes, presentación, y los
demás definidos en el kick off
Reportes de estadísticas que se definan en el kick off

• Desarrollo de un aplicativo app para dispositivos Android que permita el registro de los
movimientos de inventario de los productos producidos en sus diferentes presentaciones.
Las características y alcance de dicha app serán:
Registro de los productos que salgan de producción en su empaque primario y
sean asignados a las diferentes canastillas

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 Registro de entradas y salidas por los diferentes tipos de documentos que se
manejen
Registro de productos que salgan de empaque secundario
Registro de productos que salgan para entrega al cliente final

• Desarrollo de los servicios web requeridos para la comunicación entre el aplicativo web
y el aplicativo App Android

• La transmisión de datos entre la app instalada en los dispositivos Android se realizará

por medio de red inalámbrica tipo WiFi

3.3. Características del proyecto

La aplicación web del Proyecto Control Inventarios será desarrollado según las
especificaciones técnicas suministradas por San Gregorio S.A.S. y analizadas por SICyA
Software, dicho proyecto se desarrollará bajo la plataforma que más convenga según las
necesidades del proyecto, en todo caso SICyA Software se reserva el derecho a escoger dichas
herramientas de desarrollo.

3.4. Áreas fuera del alcance

• Licenciamiento de software, base de datos y cualquier tipo de herramientas requeridas

en los ambientes de producción.
• Viáticos causados por desplazamientos fuera de la ciudad de Bogotá.
• Todos los valores incluidos en esta propuesta no incluyen el impuesto al valor agregado
IVA o cualquier otro impuesto establecido por el Gobierno Nacional.
• Migración de la data histórica.
• Cargas de datos ya sea diaria o periódica.
• Servicios de consultoría del gestor de bases de datos.
• Servicio de formación o entrenamiento en el gestor de base de datos o la plataforma del
sistema operativo elegido.
• Parametrización y configuración del gestor de base de datos.
• Capacitación en el uso de herramientas informáticas.
• Costos por transmisiones de datos generados por el operador de servicio celular o ISP.

3.5. Tiempo de implementación

El desarrollo del proyecto se realizará en un tiempo de 60 días hábiles laborales, cabe aclarar que
el montaje y las pruebas se iniciaran pasados los 10 primeros días en los cuales se habrá realizado
el montaje inicial del software web en los servidores de SICyA Software para la evaluación de
interfaces y procedimientos. Los primeros 5 días serán de recolección de información y
generación de la especificación funcional la cual dará la pauta para el desarrollo.
El cronograma de actividades se realizará en el Kick off inicial y será evaluado semanalmente o
quincenalmente según el cronograma de actividades.

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4. Plan de Acción
4.1. Preparación

El objetivo de la preparación del proyecto es la recolección de información de los requerimientos

técnicos por parte de San Gregorio S.A.S., la preparación y planificación inicial del proyecto.
Los temas a considerar en la preparación inicial que son fundamentales para el desarrollo del
proyecto son entre otras:

• Definir en detalle las metas y los objetivos del proyecto.

• Levantamiento, recolección y análisis de información.
• Especificar en conjunto las áreas de alcance de la implementación del proyecto.
• Establecer la planificación general del proyecto y sus secuencias de implementación
(Cronograma de trabajo)
• Asignar los recursos requeridos para el proyecto
• Kick off inicial.

4.2. Realización

• Análisis de Información y Flujograma: Esta etapa se divide en dos partes las cuales
son el análisis de la información entregada durante la recolección de información, esta
información será procesada para llegar a la creación de la base de datos implementada
y gestionada por el DBMS, dicha base de datos contendrá la información necesaria para
guardar y generar la información.
• Desarrollo del procesamiento de datos: En esta etapa se desarrollará los
procedimientos necesarios los cuales estarán instalados en un servidor con conexión al
motor de base de datos y se encargará de procesar la información de los archivos Excel
para la posterior generación de información.
• Desarrollo de Interfaz Web: Esta etapa consta de la generación de la interfaz web
donde se realizará la carga de las tablas y adicionalmente se gestionará los usuarios y
roles de posibles consultas.
• Desarrollo de App Android: Esta etapa consta en la generación del app para
dispositivos Android con su funcionalidad y conexión con el aplicativo web y acceso a la
base de datos mediante servicios web.

5. Condiciones Comerciales
5.1. Precio

La propuesta comercial de implementación del Proyecto Control Inventarios tiene un costo

de Doce Millones Setecientos Cincuenta Mil ($12.750.000) pesos M/Cte.

5.2. Forma de pago

El pago del proyecto estará dividido en tres desembolsos de la siguiente manera:

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 • Primer pago del 40% a la generación de la orden de compra por parte de San Gregorio
y respectiva generación de la factura por parte de SICyA Software
• Segundo pago del 30% a la entrega del aplicativo web instalado en el servidor de San
Gregorio y la entrega del APK para la instalación en los dispositivos Android para las
respectivas pruebas
• Tercer pago del 30% a la entrega y finalización del proyecto.

5.3. Validez de la oferta

Esta oferta tiene una validez de quince (15) días calendario.

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