Concepto de presupuesto

En términos generales, la palabra presupuesto adoptada por la economía industrial, es:

´´ La Técnica de Planeación y Predeterminación de cifras sobre bases estadísticas y
apreciaciones de hechos y fenómenos aleatorios. ´´
Refiriéndose a El Presupuesto como herramienta de la Administración, se le puede
conceptuar como:
´´ La estimación programada, en forma sistemática, de las condiciones de operación y
de los resultados a obtener por un organismo, en un periodo determinado. ´´
En suma, El Presupuesto ´´ es un conjunto de pronósticos referentes a un lapso
precisado. ´´
Un presupuesto es una prevención, proyección o estimación de gastos. Como tal, es un
plan de acción cuyo objetivo es cumplir una meta prefijada.

Reseña histórica del presupuesto

Los fundamentos teóricos y prácticos del presupuesto, como herramienta de
planificación y control, tuvieron su origen en el sector gubernamental a finales del siglo
XVIII cuando se presentaban al Parlamento británico los planes de gastos del reino y se
daban pautas sobre su posible ejecución y control.
En 1820 Francia adopta el sistema en el sector gubernamental, y los Estados Unidos lo
acogen en 1821 como elemento de control del gasto público y como base en la
necesidad formulada por funcionarios cuya función era presupuestar para garantizar el
eficiente funcionamiento de las actividades gubernamentales.
En 1912 y 1952, y en especial después de la Primera Guerra Mundial, el sector privado
noto los beneficios que podría generar la utilización del presupuesto en materia de
control de gastos, y destino recursos en aquellos aspectos necesarios para obtener
márgenes de rendimiento adecuados durante un ciclo de operación determinado. En este
periodo las industrias crecen con rapidez y se piensa en el empleo de métodos de
planeación empresarial apropiados. En la empresa privada se habla intensamente de
control presupuestario, y en el sector público se llega incluso a aprobar una Ley de
presupuesto nacional.
La técnica siguió su continua evolución, junto con el desarrollo alcanzado por la
contabilidad de costos.
En 1930 se celebra en Ginebra el Primer Simposio Internacional de Control
Presupuestal, en que se definen los principios básicos del sistema.
En 1948 el Departamento de marina de los Estados Unidos presenta el presupuesto por
programas y actividades.
En 1961 el Departamento de Defensa de los Estados Unidos trabaja con el sistema de
planeación por programas y presupuestos
En 1965 el gobierno de los Estados Unidos crea el Departamento de Presupuesto e
incluye en las herramientas de planeación y control el sistema conocido como ´´
planeación por programas y presupuestos. ´´
En las últimas décadas han surgido muchos métodos, que van desde la proyección
estadística de los estados financieros hasta el sistema ´´ base cero´´ con el cual se ha
tratado de fijar una serie de ´´ paquetes de decisión ´´ para elegir el más razonable, y
eliminar así la improvisación y desembolsos innecesarios.

Tipos de presupuestos
Presupuesto de operación
Es el presupuesto más frecuente, debe ser preparado con base en la estructura de la
organización involucrando y responsabilizando a los gerentes o encargados de área en la
consecución de los objetivos planteados en el mismo. Se presupuestan las ventas,
compras, costos y gastos hasta llegar a las posibles utilidades futuras.
Presupuesto financiero
Es una herramienta mediante la cual se planea la estructura financiera de la empresa, es
decir, la mezcla o combinación optima de créditos de terceros y capital propio de
accionistas, bajo la premisa de establecer lo que puede funcionar en la empresa, de
acuerdo con las siguientes necesidades:
 Capital de trabajo
 Origen y aplicación de fondos
 Flujos de caja y necesidades de nuevos créditos a corto, mediano y largo plazo
 Amortización parcial o total de los créditos bancarios
 Nuevas aportaciones de capital

Presupuesto de inversiones permanentes o presupuesto de capital

El resultado de este presupuesto se incorpora al presupuesto financiero y de
operaciones, justificando las inversiones con un análisis y evaluación de proyectos de
inversión. Esta herramienta constituye una parte del presupuesto maestro, ya que
incluye todos los proyectos de inversión, así como los proyectos ya aprobados. Por otra
parte, se basa en decisiones con efecto a largo plazo, consistentes en adquirir partidas de
activos fijos en el periodo.
Presupuesto base cero
Consiste en evaluar cada uno de los programas y gastos, partiendo siempre a partir de
cero; es decir, se elabora como si fuera la primera operación de la compañía, y se evalúa
y justifica el monto y necesidad de cada renglón del mismo. Se olvida del pasado para
planear con plena conciencia el futuro.
Presupuesto maestro
Este deberá cubrir proyecciones de un trimestre o semestre del siguiente periodo.
Generalmente, cubre etapas de doce meses, con base en el año fiscal o el calendario de
la empresa, denominándose presupuesto continuo, debido a que es sometido a un
proceso de actualización, por lo cual sus cifras deben ser flexibles.

Etapas de la preparación del presupuesto

Si se busca que el empresario recurra al presupuesto como herramienta de planeamiento
y control, debe considerarse las etapas siguientes en su preparación, cuando se tenga
implantado el sistema o cuando se trate de implementarlo.
1. Preiniciación
2. Elaboración del presupuesto
3. Ejecución
4. Control
5. Evaluación

 Preiniciación
En esta etapa se evalúan los resultados obtenidos en vigencias anteriores, se analizan
las tendencias de los principales indicadores empleados para calificar la gestión
gerencial (ventas, costos, precios de las acciones en el mercado, márgenes de
utilidad, rentabilidad, participación en el mercado, etc.), se efectúa la evaluación de
los factores ambientales no controlados por la dirección y se estudia el
comportamiento de la empresa.

 Elaboración del presupuesto

Con base en los planes elaborados para cada nivel funcional por parte de la gerencia,
se ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimisión monetaria en
términos presupuestales, precediéndose según las pautas siguientes:
 En el caso de las ventas, su valor se subordinará a las perspectivas de los
volúmenes a comercializar previstos y de los precios.
 En el frente productivo se programarán las cantidades a fabricar o ensamblar,
según los estimativos de ventas y las políticas sobre inventarios.
 Con base en los programas de producción y en las políticas que regulan los
niveles de inventarios de materias primas, insumos o componentes, se
calculan las compras en términos cuantitativos y monetarios.
 Con base en los requerimientos del personal planteado por cada jefatura,
según los criterios de las remuneraciones y las disposiciones
gubernamentales que gravitan sobre ella, la jefatura de relaciones
industriales o recursos humanos debe preparar el presupuesto de la nómina
en todos los órdenes administrativos y operativos.
  Los proyectos de inversión especiales demandaran un tratamiento especial
relacionado con la cuantificación de recursos.
 Es competencia de los encargados de la fundación presupuestal recopilar la
información de la operación normal y los programas que ameriten
inversiones adicionales.

 Ejecución
En el proceso administrativo la ejecución se relaciona con las ¨puesta en marcha de
los planes¨ y con el consecuente interés de alcanzar los objetivos trazados, con el
comité de presupuesto como el principal impulsor, debido a que si sus miembros no
escatiman esfuerzos cuando se busca el empleo eficiente de los recursos físicos,
financieros y humanos colocados a su disposición, es factible el cumplimiento cabal
de las metas propuestas.
En esta etapa el director de presupuestos tiene la responsabilidad de prestar
colaboración con las jefaturas en aras de asegurar el logro de los objetivos
consagrados al planear. Igualmente presentara informes de ejecución periódicos.
 Control
Si el presupuesto es una especie de termómetro para medir la ejecución de todas y
cada una de las actividades empresariales, puede afirmarse que su concurso seria
parcial al no incorporar esta etapa en la cual es viable determinar hasta qué punto
puede marchar la empresa con el presupuesto como patrón de medida. Por ello,
mediante el ejercicio cotidiano del control se enfrentan los pronósticos con la
realidad.
Las actividades más importantes por realizar son:
1. Preparar informes de ejecución parcial y acumulativa que incorporen
comparaciones numéricas y porcentuales de lo real y lo presupuestado.
2. Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas.
3. Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea necesario,
como ocurre al presentarse cambios intempestivos de las tasas de interés o
de los coeficientes de devaluación que afectan las proyecciones de
compañías que realizan negocios internacionales.

 Evaluación
Al culminar el periodo de presupuestación se prepara un informe crítico de los
resultados obtenidos que contendrá no solo las variaciones sino el comportamiento de
todas y cada una de las funciones y actividades empresariales. Será necesario analizar
las fallas en cada una de las etapas iniciales reconocer los éxitos, al juzgarse que esta
clase se acciones son importantes como plataforma para vencer la resistencia al
planeamiento en presupuestos.