RESUMEN EJECUTIVO

INFORME DE ELABORACIÓN Y USO DE LOS FORMATOS DE

CORRESPONDENCIA

Se hace con el fin de llevar todos los registros de la correspondencia y a toda las
solicitudes se les de el respectivo trámite necesario, en el tiempo establecido
dependiendo el tipo de tramite o correspondencia.

RESPONSABLE DEL CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Nota

El responsable (Líder o funcionario encargado), genera el documento, el Asesor

Del Proceso lo codifica de acuerdo al Instructivo de Codificación y los 5 últimos
Días del mes, envía al Asistente Técnico de Archivo, encargado del Proceso de
Gestión Documental, vía electrónica los cambios presentados para que actualice
El Listado Maestro consolidado en la corporación día de la niñez

Una vez aprobado el documento, si es necesario tomar copias del mismo, se

Realiza el proceso de fotocopiado y se sella como Copia Controlada, sello que es

Responsabilidad del Asesor del Proceso de Gestión de Calidad. El documento se

Sella por completo, en la portada y la última hoja con un sello que contiene los

Siguientes datos: Proceso, Fecha, Aprobado por, Recibido por y número

Consecutivo de copias; las páginas siguientes que conforman el documento son

Selladas con el texto “Sistema Integrado de Gestión de Calidad, Copia Controlada”

Y el Escudo de la corporación. El Asesor del Proceso Gestión de Calidad una vez

Selle el documento lo registrará en el Formato Control de Entrega de Documentos

Del SIGC sistema integrado de gestión de calidad.

Si es necesario conservar la versión anterior del documento, debe hacerlo sellar

Como Documento Obsoleto, sello que es responsabilidad del Asistente Técnico de

Archivo, las copias que no se vayan a utilizar son recogidas por el Líder de

Proceso o el funcionario que él designe y se enviarán a la Unidad de Archivo y

Correspondencia con su respectiva Acta de Eliminación. Únicamente se

Conservan documentos originales de acuerdo al tiempo de retención designado en

El Listado Maestro respectivo.

. PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS.

Procedimiento que establece las actividades necesarias para la identificación, el

Almacenamiento, la conservación, la recuperación, la retención y la disposición de

Los registros que se generan en cumplimiento de las funciones y procedimientos

Establecidos por el SIGC.

Los registros se generan de un Formato, por lo tanto, la elaboración, modificación

y eliminación de los mismos está establecida en el numeral 6 de la presente Guía.

Diligenciamiento.

El diligenciamiento de los Registros puede llevarse a cabo de manera digital o

manual.

♦ En los casos en que el formato se diligencie de manera manual, se deben

tener en cuenta los siguientes aspectos:

♦ Escribir con letra clara y legible

♦ Usar tinta indeleble

♦ Diligenciar todas las casillas que el formato solicita.

♦ Evitar tachones y enmendaduras.

♦ Cuando ocurra un error que requiera la anulación del documento debe

tacharse con una sola línea diagonal y dejar constancia mediante la firma y

fecha del funcionario responsable.

♦ Cuando una casilla del formato que requiera diligenciamiento, no se diligenció,

debe trazarse una línea para evitar diligenciamientos posteriores de

información.

Responsabilidad.

Para identificar quién es el responsable de diligenciar el documento es necesario

implementar la Línea de Responsabilidad que se encuentra al final de los formatos

establecidos, dicha línea de responsabilidad contiene los siguientes datos, de

acuerdo a la naturaleza de cada formato:

PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y ENVIADA

Dar trámite oportuno a las comunicaciones oficiales y la correspondencia recibida

en la corporación Aplica a todos los documentos que se reciben en la Corporación
a través de la Dirección de Certificación y Gestión Documental.

Correspondencia:

Son todas las comunicaciones que no generan trámite para

La Universidad. Se consideran como tal:

- Todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a la corporación a título

personal, citando o no el título del funcionario.

- Aquellas dirigidas a un funcionario de la corporación, Cuando éste no ocupa un

cargo administrativo.
- Aquellas dirigidas a un Jefe de una dependencia sin especificar el cargo que ocupa
en la corporación.

Correspondencia Recibida

Es la comunicación que se recibe en la corporación por entidades públicas,

entidades privadas y personas naturales; es la que generan los empleados de la
corporación con destino a alguna unidad

PROCEDIMIENTO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA Y ENVIADA

Comunicación Oficial:

Son todas aquellas comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las

funciones asignadas legalmente mediante un acto administrativo,
independientemente del medio utilizado.

Radicación de Comunicaciones Oficiales

: Es el procedimiento por medio del cual la corporación asigna un número

consecutivo, a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de
la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y
cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos
empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

Registro de Comunicaciones Oficiales Es el procedimiento por medio del cual la

corporación ingresa en sus sistemas informativos de correspondencia, todas las
comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como: Nombre de
la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la (s)
dependencia (s) competente (s), número de radicación, nombre del funcionario
responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

DIAGRAMA DE FLUJO

Inicio
1. Recibe la Documentación Recibe los documentos de las diferentes empresas
de correo y los que han sido entregados directamente por ventanilla, registra
fecha y hora de recibido.
2. ¿El documento pertenece a la corporación?
Si ni pertenece Realiza registro de devolución
 3. Planilla los documentos en el formato respectivo.
Requiere radicación si o no?

4. Si el documento no requiere radicación, coloca el Código de La corporación

hacia dónde va dirigido y un sello donde solicita Que si su contenido es oficial se devuelva
para la radicación.
5. Si el documento requiere radicación por tratarse de una Comunicación Oficial, entregan
al Auxiliar de Correspondencia.

6. Si el documento requiere radicación, abre el sobre y con base en su

contenido verifica si realmente es una comunicación oficial.

7. Si no es una comunicación oficial, cierra el sobre y coloca un sello que indica

que fue abierto por la Dirección de Certificación y Gestión Documental
(DCGD), la fecha de recibido y sus anexos respectivos.

8. Si es una comunicación oficial procede a la radicación, Coloca el sello de

radicación que contiene: número consecutivo, fecha y hora de recibido
código de asunto, oficina destinataria (código), anexos (si o no), total folios.

9. Realiza el registro del documento

10. . Ubica las Comunicaciones Oficiales y la Correspondencia en el casillero de

la respectiva corporación.

11. Traslada los documentos a las bolsas de correo y entrega a los mensajeros
para la distribución.

12. De acuerdo al recorrido establecido, el mensajero entrega la bolsa de correo

en las respectivas dependencias de la corporación.

13. Da lectura a la correspondencia recibida en la bolsa de correo.

14. La corporación realiza tramitación pertinente.

15. . Determina que la corporación es responsable de dar respuesta.

16. En caso que la comunicación deba ser contestada por otra oficina, la
devuelve a la DCGD con comunicación interna informando quien debe dar la
respuesta.

17. Si la comunicación necesita respuesta y debe ser contestada por la misma

oficina, prepara la respuesta y la envía a la Dirección de Certificación y
Gestión Documental para el trámite correspondiente ( radicación y registro
de correspondencia despachada),
 18. Actualiza en el sistema el campo de respuesta y la corporación destinataria.

19. Si la correspondencia no pertenece a la corporación, ésta debe ser devuelta

a la DCGD Si el documento es interno se re direccionará a su correcto
destinatario.

20. Si la devolución se hace a la empresa de mensajería, se realiza registro en

el formato que corresponde “Planilla de devolución de correspondencia
externa”.

PROCESO PARA PRESTAMOS DE DOCUMENTOS

El préstamo de documentos a las unidades productoras tiene como fin dar

Continuidad a la tramitación de los procedimientos administrativos de la
Corporación que requieren, por cualquier razón, disponer, en la oficina titular
de la función universitaria de la que se trate, de determinados documentos o
expedientes, durante un período de tiempo y de acuerdo con unas necesidades
que superan la simple y puntual consulta de documentos en las instalaciones
del Archivo General.
5.1.2 El préstamo de los documentos se aplicará únicamente a los documentos
con
Valores administrativos depositados en el Archivo General, de acuerdo con el fin
Expresado en el párrafo anterior.
En ningún caso se prestarán documentos cuyo valor administrativo haya
Decaído.
El préstamo no puede llevarse a cabo en ninguna otra circunstancia distinta a
La descrita; así, cuando el destino del documento o expediente sea la
Administración de Justicia u otro organismo público, la unidad dará traslado
De la solicitud a la Secretaría General, para proceder a su trámite por el
Archivo General.
El préstamo de documentos tiene un carácter temporal, de modo que las
unidades que requieran del mismo en el ejercicio de su función universitaria
reintegrarán al Archivo General los documentos tan pronto decaiga la necesidad
de disponer de ellos en la propia oficina.
¿El plazo máximo de préstamo de documentos se establece en 15 días.
Transcurrido un mes desde el préstamo de los documentos, el Archivo General
Lanzará un escrito dirigido al Responsable de la Unidad correspondiente, en el
que le recordará la obligación de reintegrar los documentos y le requerirá a
ello, o bien, en el caso de que no haya decaído la necesidad administrativa o
de gestión que motivó el préstamo, a la prórroga del préstamo.
¿En caso de que sea necesario mantener el préstamo de los documentos
durante un período superior, el Responsable de la Unidad solicitará la prórroga
por escrito al Responsable del Archivo General. El Archivo General unirá el
escrito al formulario de solicitud, consignando dicha circunstancia en el apartado
de observaciones del formulario. La prórroga del plazo se gestionará como una
nueva solicitud.

Transcurridos dos meses desde la fecha del préstamo sin que se haya
Reintegrado los documentos al Archivo General, ni se haya solicitado la Manual
de Normas y Procedimientos Archivísticos Archivo General

Correspondiente prórroga, los expedientes se considerarán reactivados a todos

los efectos.

La reactivación de un expediente supone un traspaso en la responsabilidad de

Custodia de los documentos del Archivo General con destino al Responsable
De la Unidad correspondiente.
De esa circunstancia se advertirá en el escrito recordatorio establecido en la
Norma,

INSTRUMENTOS Y MÉTODO
El formulario de solicitud de préstamo de documentos Cualquier unidad que
precise, para la continuidad de su función investigativa Disponer físicamente de
los documentos o expedientes que en su momento Remitió al Archivo General,
cumplimentará un formulario de solicitud de Préstamo de documentos. Este
formulario consta de los siguientes campos A cumplimentar por el solicitante:
Datos del documento:
- Serie/tipo documental:
Recoge la denominación normalizada de la serie o tipo
Documental al que pertenece el expediente cuyo préstamo se Solicita.

- Código de clasificación:
Indica el código de clasificación de la serie o tipo documental, Recogido en el
cuadro de clasificación de los documentos
- Año:
Indica la antigüedad de la documentación dentro del conjunto de Documentos
de una determinada serie o tipo documental.
- Número de expediente:
Consigna, en su caso, la secuencia numérica de un expediente en Concreto para
un determinado año correspondiente a una serie o Tipo documental específicos.
- Otros datos complementarios:
Recoge información complementaria de interés para la Identificación del
documento objeto del préstamo, cuando no se Ha conseguido el grado de detalle
suficiente en su descripción a Través de los campos anteriores del formulario.
- Signatura:
Recoge el número secuencial de caja en la que se conserva el expediente cuyo
préstamo se requiere. La unidad que generó esa Documentación conoce ese
dato por estar recogido en el Formulario de transferencia de documentos. Datos
del solicitante:
- Unidad:
Denominación de la unidad que solicita el préstamo, al nivel de Departamento,
Centro, Instituto, Vicerrectorado o Servicio.
- Sección:
Denominación específica de la unidad que ejecuta la Transferencia de
documentos, al nivel de Sección o, en su caso, Negociado u oficina. No es
necesario cumplimentar este campo si coincide con el de Unidad.
- Solicitante Nombre y apellidos del solicitante del préstamo de documentos.
- Teléfono: Número de teléfono del solicitante del préstamo de documentos.
- Fecha de solicitud: Fecha en que se solicita el préstamo de documentos
- Sello de la unidad y firma del solicitante: Indica la aceptación de
responsabilidad en todo cuanto atribuye Esta norma a quienes solicitan el
préstamo de los documentos, y Acreditación de la pertenencia del solicitante a
la unidad Responsable de la gestión universitaria que justifica el préstamo.
El proceso de acreditación de personalidad se amoldará en todo Caso a cuanto
establezca el Reglamento para la protección de la Información personal, así
como cualquier otra normativa de la Corporación relativa a la seguridad de los
datos, en Cumplimiento de la legislación en dicha materia. a cumplimentar por
el Archivo General:
- Fecha de préstamo Recoge la fecha en que el Archivo General entrega la
documentación En préstamo a la persona solicitante.
- Fecha de devolución:
Constancia de la fecha en que el solicitante devuelve el documento Prestado al
Archivo General.
- Observaciones:
Incluye comentarios que el personal del Archivo General considera de interés
incluir respecto a circunstancias que hayan podido tener lugar en el plazo
temporal en que ha tenido lugar el préstamo, de forma especial aquellas que
afecten directamente a su estado de conservación o su contenido, que puedan
consignarse en una revisión somera del contenido del expediente. Estos
comentarios no eximen de responsabilidad al solicitante en el
Caso de alteración del contenido del expediente, inclusive si la detección esta
circunstancia tuviera lugar con posterioridad al momento de devolución señalado
en el campo anterior.
- Firma del Archivo General:
La firma acredita que la documentación ha sido reintegrada a su lugar de origen
en los depósitos del Archivo General, y da testimonio de la autenticidad de los
datos consignados en los campos correspondientes a la información consignada
por el personal del Archivo General.

FORMULARIO DE SOLICITUD DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

Un formulario de solicitud de préstamo de documentos cumplimentado
correctamente optimiza los procesos de control y gestión archivística de los
Fondos conservados en los depósitos del Archivo General del mismo modo
Que permite a las unidades actuar con eficacia en la tramitación de los asuntos
 Que son de su competencia.

PROCEDIMIENTO DE REGISTRO DE
ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS

Flujo de diagramas

Inicio /fin Activida Decisión Documentos Procedi

miento
d en s. i o
intranet

Procedimiento
predefinido Conect
or CONECTOR DE PÁGINAS

INICIO

1. Recibe la

Documentación

SI ¿El documento

Pertenece a la

CORPORACION?
 NO 2. Realiza registro de

Devolución

Fin

3. Planilla los

Documentos

Requiere 1
Radicación? Pág. 4

4. Coloca código de la

Corporación y sello 2

Pág 5

5. Entrega al Auxiliar de
1
Correspondencia

6. Evalúa el contenido

De los documentos
 Es una
Si
Comunic
ación

Oficial?

No
2

Pág. 5

10. Clasifica los

documentos y ubica en
2.
El casillero

11. Organiza los

documentos en las

Bolsas de correo

12. Entrega bolsa de

Correo a destinatario

13. Da lectura a la

Correspondencia
 ¿La

Correspondencia 3

Pertenece a la Pág. 7

CDN?

12. Realiza Tramitación

¿Necesita

Respuesta
si
?

No

FIN

13. Determina la CDN

Responsable de dar
No

si
2
14. Devuelve el
Pág 5
documento

15. Da respuesta
Documento

Respuesta
Respuesta

16. Actualiza el

sistema.

fin

17. Devuelve

3. Correspondencia a la

DCGD
 si

FIN
 PROCESO DE REPARTO Y DISTRIBUCIÓN DE
CORRESPONDENCIA.

La unidad de correspondencia Revisión de las planillas de

entrega
Recibe las comunicaciones externas
De la empresa de correo, verifica
E internas a través de los diferentes
Que los anexos y el número de
Canales de atención.
folios estén completos, abre las

comunicaciones y firma recibido.

Radica las comunicaciones en el

Sistema de Información y Gestión

Organización y clasificación de la
Documental, revisando que cada
Correspondencia para la
radicación documento tenga destinatario,

nombre del remitente, dirección y

firma
 Organiza la correspondencia Imprime las planillas de
por mensajería
dependencia para la Interna para la distribución de
distribución de
documentos
Documentos

Distribuye y entrega de los La dependencia realiza el reparto

Documentos en la dependencia Interno de documentos, produce los

firma
Recibe loseldocumentos
recibido en la planilla de Documentos y comunicaciones a
Clasifica la correspondencia interna
externos e
Mensajería Que haya lugar, genera la salida de
Y externa remitida por las
Internos que produce la
los documentos, radicados y
dependencias
dependencia revisa y firma el
foliados, con sus anexos y
recibido, en la planilla de
soportes con las copias
mensajería interna
correspondientes.

Revisa la correspondencia a fin de Organiza la correspondencia

Que cumpla con los requisitos de la Separando original y copia de los

Norma (Acuerdo 060 de 2011): Documentos a entregar

11a. Si cumple con los requisitos 12a. Si el documento es interno

Pasa a la actividad No 12 Pasa a la actividad No 5

 Generar rótulo de radicado Enviar respuesta al usuario a
de
Través del correo postal
Salida

Elabora planillas para mensajería y

Archivar planillas (Prueba de
Entrega al correo certificado
envío

De la empresa de correo)

USO DE ELEMENTOS DE PAPELERIA

CINTA PEGANTE TRANSPARENTE X 12 MM X40 M

Clip mariposa no. 2 x caja x 50 un
Clip estándar 50 mm x caja x 100 un
esfero mina negra en pasta con tapa x un
Marcador borrable p/tablero acrílico x un
papel p/fax 30 m x 210 m.m. x un
Sobre manila carta x un
Sobre manila oficio x un
tinta p/sellos x 28 - 30 cc
libro de anotaciones x 200 hojas con folio tapa plastificada
regla metálica de 30 cmts x un
resaltador desechable x un
libreta amarilla tamaño carta cuadriculada
pegante en barra x 20 gr
bandas de caucho no.22
esfero mina roja en pasta con tapa x
marcador marca todo x un
esferos micro punta
perforadora estándar para dos huecos
cinta pegante para enmascarar de 24 mm x 40 m
cinta mágica de 12 mm x 32 m
corrector liquido en lápiz x 8 ml x un
huellero mayor de 60 mm
par de pila alcalina - aa
tijeras para papel de 6" hoja acero y mango plástico x un
sobre blanco oficio con ventanilla
marcador permanente desechable x un
tablas porta documentos en acrílico tamaño oficio x un
chinche cabeza metálica x caja x 50 un
papel bond de 75 g/m2 tamaño carta por resma de 500 hojas
papel bond de 75 g/m2 tamaño oficio por resma de 500 hojas
sellos
Lápiz
Silla
Mesa de trabajo
Casilleros

Equipo informático, características de la pantalla, teclado y ratón

Programas informáticos facilidad de uso y forma que se presenta la información
Según decreto 488/ 97 donde dispone de disposiciones mínimas de seguridad y salud en
el trabajo. Real decreto 487 de 1997 que dispone disposiciones mínimas de seguridad y
salud en el trabajo.
Los horarios establecidos para radicación reparto y distribución, serán de acuerdo a cada
organización en este caso se establece el siguiente horario de 7:00 am a 17:30 de la
tarde.

Conservación de documentos
Es recomendable que conserve la documentación ordenada y clasificada por temas. Si
hace una copia en papel o escaneada, conserve siempre los originales.
La mejor parte par guardar los documentos es un lugar donde esté protegido por la luz
ultravioleta, los documentos deben estar a una temperatura entre 30 y 50 % luz
recomendada es entre más baja es mucho mejor se recomienda que este entre 18°C y
20°C grados centígrados. No tocarlos con la pura mano ya que nuestras manos poseen un
aceite que puede dañar los documentos se recomienda siempre que se vayan a manipular
colocarse guantes pues dicho esto, se debe dejar en claro que claro que entre mas calor
humedad favorecen el cultivo de hongos que se encargan de dañar los documentos ya que
producen acido y degradan la tinta o perforan el papel