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TEMA 4
COMPONENTE DESARROLLO
Tema Tema 4: Control
Objetivos Estudiar las funciones e importancia del proceso de control en las organizaciones.
Explicar la relación existente entre el proceso de la planeación y el control.
Enunciar y explicar los requisitos para contar con controles básicos eficaces en el interior de las organizaciones.
Analizar los temas contemporáneos en el proceso de control. Estimada Licenciada, le pido cambiar el verbo analizar en este objetivo por entender. (en este si
no estoy de acuerdo con ud me parece que lo que ellos van hacer es analizar las nuevas tendencias sobre control
Muy bien licenciada, por lo que le pido cambie el verbo analizar es porque este es general y estos son objetivos específicos del tema, aun entender el que yo le
sugería no lo podemos utilizar ya que necesitamos verbos específicos que se puedan verificar, por lo que adjunto le envió una lista de objetivos para que vea la
base teórica fundamentada en la didáctica, de esta observación y tomando en cuenta dicha lista de verbos seleccione uno que se ajuste al objetivo.
Desarrollo de
contenido/ Fundamentos del control
contextualización
Siendo el proceso administrativo un conjunto de fases y etapas sucesivas a través del cúal se efectúa la administración, donde el control es la última fase en este
proceso y que está interrelacionado con las fases estudiadas en las unidades anteriores: la planificación, la organización, la dirección formando entre sí un proceso
integral con el propósito de alcanzar las metas establecidas para la organización.
El proceso de control que consiste en supervisar las actividades, con la finalidad de garantizar que estas se realicen según fueron planificadas. Es en la etapa de
control donde se definen los estándares para medir el desempeño y así hacer los ajustes necesarios durante el proceso para evitar cualquier desviación
significativa para obtener los resultados deseados. Además el control es un mecanismo que no solo evalúa factores cualitativos y cuantitativos sino que permite
evaluar aquellos factores culturales, organizativos humanos y grupales que influyen en el trabajo que se realiza en la organización.
Es importante destacar el papel del gerente en esta fase porque son los encargados de evaluar, si las actividades se han llevado a cabo comparando el nivel de
desempeño real con la norma que se espera. Cuanto más control posea el gerente mayor eficiencia se lograra en la organización.
En el grafico que se les presenta a continuación se puede apreciar como en el proceso administrativo se interrelacionan sus fases entre sí, para lograr los
propósitos de la organización, donde el control es la última fase que busca cumplir con todas aquellas acciones contempladas desde la primera fase “la
planeación” llevando a cabo un control de su desarrollo. Es importante destacar que el control se lleva a cabo durante el proceso no al final para así hacer las
correcciones pertinentes.
Insertar diagrama:
Proceso administrativo
Planeación
Control Organización
Dirección
Estudiemos ahora las características de esta etapa en el proceso administrativo que lo hacen diferente de las demás fases
Selectivo: se centra únicamente en los elementos sumamente relevantes para la función u objetivos de cada unidad o departamento.
Creativo: busca índices significativos para conocer mejor la realidad de la empresa para así encaminarla hacia sus objetivos.
Efectivo y Eficiente: busca lograr los objetivos marcados empleando los recursos apropiados y disponibles.
También es importante señalar que existen diversos enfoques para diseñar el sistema de control para una organización por lo que en el siguiente apartado se
explica con mayor detalle.
En este caso se puede estudiar el pasado para determinar lo que ha ocurrido y porque los estándares no han sido alcanzados; de esta manera se puede adoptar
las medidas necesarias para que en el futuro no se cometan los errores del pasado.
Otra de las razones por las cuales es importante es el empowerment (otorgamiento de poder a los empleados) porque este permite que los empleados no
comentan errores y así lograr un sistema de control eficaz que proporcione información y retroalimentación sobre el desempeño individual.
Siendo el control la última de las funciones del proceso administrativo, es el que cierra el ciclo de este sistema tan importante para la administración, al proveer
retroalimentación respecto a desviaciones significativas encontradas.
En el grafico siguiente se muestra como en este proceso lleva un orden especifico de una etapa a otra interrelacionándose entre sí, asumiendo que ya existen
normas que son las que definen las metas y objetivos durante la planeación bajo el cúal se mide el progreso de la organización.
Insertar diagrama:
Etapa I
Medición
Etapa I. Medición: es en esta etapa donde el gerente realiza una evaluación de desempeño real y lo hace a través de la observación, los informes estadísticos,
orales y escritos. ¿Cómo se realiza la medición?
Para encontrar esta respuesta pueden ingresar a esta dirección, haciendo clic aquí. (Insertar video: http://www.youtube.com/watch?v=y-
cRwjbI714&feature=related)
Etapa II. Comparación: en esta etapa se determina el grado de variación entre el desempeño real y el desempeño estándar, cuando las variaciones superan el
margen de variación aceptable requieren la atención del gerente para buscar las causas de los resultados de las variaciones ya sean positivas o negativas.
Ejemplo: En la empresa X se confeccionan calcetines y el gerente de producción debe elaborar un informe del primer semestre del 2011 para evaluar el
desempeño real de producción comparado con el estándar.
Insertar grafico:
Continuando con las etapas que sigue el proceso de control ahora estudiemos la III etapa
Etapa III medidas administrativas: esta es la última etapa del proceso de control donde se toman las medidas pertinentes para resolver los problemas
presentados de acuerdo a los resultados de la fase anterior (comparación) si los resultados son negativos se deben tomar medidas correctivas inmediatas esto
requerirá de una revisión de los estándares, puede auxiliarse de nuevas estrategias, cambio de estructuras, capacitación, rediseño de empleos y en el último caso
cambio de personal (despidos).
En el siguiente párrafo se estudian algunas de las técnicas y sistemas de control que son los que ayudan a los gerentes a llevar el control propiamente dicho en
una organización y que en algunos casos podrían tomarse como tradicionales en el sentido que han sido utilizados por mucho tiempo a pesar que existen diversas
técnicas recientes pero aún algunos instrumentos son vigentes por su confiabilidad e importancia en las funciones de las organizaciones.
Es importante hacer referencia a las herramientas más comunes para controlar el desempeño de la organización tomando en cuenta las nuevas tendencias en el
presente siglo.
Control de alimentación anticipada: esta se centra en evitar los posibles problemas que se pudieran presentar en la organización y se lleva a cabo
antes de ejecutar las actividades reales. Ejemplo: en un restaurante de comida rápida, debe prever que antes de abrir al público que tiene que capacitar
a sus empleados desde la producción de insumos hasta la preparación de los alimentos que se van a ofrecer. De esta forma va a evitar problemas antes
que estos sucedan, en este caso que cambien algún ingrediente o cambio de la receta original.
Controles financieros: esta herramienta permite al gerente medir el rendimiento corporativo determinando las ganancias, liquidez, rentabilidad.
Tarjeta de puntaje equilibrada: evalúa el desempeño del área financiera, cartera de clientes, procesos internos y activos de personal.
Controles de información: este control permite el manejo de información reciente y oportuna en caso que esta llegue con retraso o incompleta e
inexacta dificulta el desempeño de la organización.
Patrón de referencia: es la norma por excelencia con la que se mide y compara los resultados de las actividades que se llevan a cabo para elaborar el
producto final.
Para ampliar este tema, haga la siguiente lectura: Gestión de Control en el siguiente link: http://www.gestionyadministracion.com/control-de-presencia/
En el esquema siguiente se presenta una comparación de los sistemas de retroalimentación simple y corrección anticipante (formas de control para evitar
desviaciones durante el proceso)
Insertar diagrama:
Estándares
Entradas Proceso
Salidas
Control anticipado
Retroalimentación
Información Control recurrente
Acción correctiva
En esta etapa del proceso administrativo es necesario identificar las operaciones y las funciones especificas para su aplicabilidad por lo que el control debe estar
fundamentado en ciertos principios que son los siguientes:
Oportunidad: esta fase de control para que pueda ser eficaz necesita que sea oportuno, en otras palabras, debe explicarse antes de que se efectúe el
error, para que pueda ser posible tomar las medidas correctivas, con anticipación. Caso contario carece de validez y reduce la consecución de los
objetivos al mismo.
De los objetivos: este refiere a que en la etapa del control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos previamente establecidos. El control
existe en función de los objetivos y es a través de este que se logran los mismos. Es de mucha importancia establecer estándares para asegurar la
ejecución y efectividad de los planes para evitar errores y, perdida recursos.
De la desviaciones: las variaciones que se presentan en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible
conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro. Es difícil detectar desviaciones si no se hace el
análisis de las mismas si no se establecen medidas preventivas y correctivas.
De la costeabilidad: todo sistema de control debe justificar los costos en que se incurre además de sea coherente en tiempo y dinero, en relación con las
ventajas reales que éste reporte. Un control solo deberá implantarse si su costo se justifica antes de los resultados que se esperan de él; de nada servirá
establecer un sistema de control si los beneficios financieros que reditúe resultan menores que el costo y tiempo que implica su implantación.
De la excepción: de principio de excepción. El control administrativo, es mucho más eficaz y rápido, cuando está concentrado en los casos en que no se
logró lo planificado. El control debe aplicarse, aquellas actividades excepcionales con la finalidad de reducir costos y tiempo. Este principio es el que da
soporte a los métodos probabilísticos, estadísticos o aleatorios.
De la función controlada. La función controlada por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad del control. Este
principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
También el control debe tomar en cuenta cuatro factores para dar viabilidad a todo el proceso administrativo a través de la fase de control los que se detallan a
continuación:
1. Diferencias culturales
2. Inquietudes en el centro de trabajo
3. Contacto con los clientes
4. Gobierno corporativo
Diferencias culturales
Insertar imagen
Fuente: http://www.flickr.com/photos/clintjcl/2853182193/in/photostream/
En la imagen un grupo de empleados cada uno con diferencias culturales en una reunión
social.
Las diferencias culturales son muy importantes en las empresas aún más cuando se trata de negocios internacionales debido a que en los diferentes países
existen diversidad de culturas que deben ser tratadas de la mejor manera posible para que puedan instalarse en algún lugar de nuestra geografía. Es de mucha
importancia conocer que la cultura significa comprender esas diferencias y los efectos que estas tienen en las prácticas comerciales, para lo una empresa se exige
analizar la estructura social, los sistemas éticos y religiosos, su idioma, educación y sobre todo la cultura del trabajo.
Se concibe por cultura al sistema de normas y valores que comparte un grupo de personas, cabe señalar que no siempre la sociedad y el Estado corresponden a
un sistema cultural porque las naciones son creaciones políticas donde pueden existir variedad de culturas.
Considerando los aportes anteriores sobre el control donde este es el mismo sistema únicamente se debe adaptar de acuerdo al área geográfica donde están
instalados esto sucede en las empresas globales, donde los métodos de control para el personal y del trabajo difieren. Un ejemplo podría ser las “Cervecería
hondureña” que es una refresquería que esta a nivel mundial pero que las oficinas matrices ejercen control menos directo sobre los gerentes de operaciones,
porque la distancia es uno de los factores que impide a los gerentes generales observar el trabajo y a los operadores en forma directa por lo que su control es
basado en los informes de resultados que se obtienen, uso de reglas estandarizadas.
Es de suma importancia considerar, que la tecnología tiene un gran impacto en el sistema de control porque puede establecerse comparaciones entre los países
(es debido a estas comparaciones entre países es que toman la determinación de cerrar operaciones cuando las leyes de algunos países no les permiten despedir
empleados, sacar dinero al extranjero…) El reto de las organizaciones es analizar los sistemas de gobierno de los países y las diferencias culturales para
aprovechar de manera estrategica los recursos con los que podría contar.
1. La privacidad en el centro de trabajo: cuando se trata de privacidad en el centro de trabajo se piensa a menudo que los gerentes muchas veces no
respetan la privacidad de los empleados por la supervisión constante, pero no se considera que una de las razones por la que se es contratado es para
trabajar y desde el primer momento en que se forma parte de una organización adquiere la responsabilidad de cumplir con sus deberes.
Las organizaciones tienen sus propias normas de privacidad las cuales se deben respetar así mismo la empresa debe responder a la privacidad
personal de cada empleado. Uno de los ejemplos es que cuando se contrata a un gerente de operaciones y en vez de estar cumpliendo con sus deberes
utiliza el tiempo en navegar en una red horas de trabajo lo cúal trae pérdidas cuantiosas a la empresa por esto muchas organizaciones vigilan a sus
empleados a través de cámaras de video por sistema de internet, lo que causa en los empleados inconformidad porque es una de las razones de
despido por infracciones menores.
2. El robo por parte de los empleados: es sorprendente que en la mayor parte de las empresas el 85% de todo el robo y fraude de la organización es por
parte de sus empleados y esto es un problema que a las empresas causa grandes pérdidas. Al robo se le conoce como la toma no autorizada de las
propiedades de la empresa.
En la actualidad con los sistemas de control a través del uso de las tecnologías de la información se ha logrado controlar en cierto grado el robo pero es
necesario tomar en cuenta medidas de control para impedir o reducir el robo o fraude cometido por los empleados utilizando el concepto de control de
alimentación anticipada, concurrente y de retroalimentación para identificar las medidas pertinentes (ver esquema anterior una comparación de los
sistemas de retroalimentación simple y corrección anticipante formas de control para evitar desviaciones durante el proceso).
3. Seguridad del centro de trabajo: en esta época donde la inseguridad es uno de los factores que más afecta a la población para llegar a su centro de
trabajo debido a la delincuencia común, narcotráfico entre otras.
Pero también se ve afectada en el interior de la organización debido a la falta de valores y ética profesional por parte de algunos empleados en algunos
casos no saben controlar su carácter en su trabajo y se enojan con mucha facilidad lo que conlleva a problemas serios hasta llegar a cometer asesinatos
porque no se les cumple como desean, es indudable que las causas principales de este problema cada día son más críticos debido a la situación
económica que nuestro país atraviesa y que muchos expertos lo describen como el problema del siglo que afecta a los países subdesarrollados. Sin
embargo las exigencias competitivas de lograr el éxito en una compañía global presionan a sus empleados de muchas formas lo cúal en algunos casos
lleva a la violencia.
Los gerentes pueden reducir este riesgo utilizando el concepto de control de alimentación anticipada, concurrente y de retroalimentación para identificar
las medidas pertinentes. (Ver esquema sistemas de retroalimentación simple y corrección anticipante formas de control para evitar desviaciones durante
el proceso).
Continuando con los problemas de control que enfrentan los gerentes analizaremos el control del contacto con los clientes porque son la razón de la
existencia de las organizaciones
Muchas empresas tienen como meta declarada el servicio al cliente y los gerentes deben controlar la interacción entre la meta y el resultado un soporte
para este tipo de metas en una organización es la llamada cadena de servicio y beneficio que es la secuencia desde los empleados hasta los clientes
para obtener utilidades en otras palabras la estrategia y el sistema de entrega de servicios influyen en la forma en cómo los empleados brindan ese
servicio y es aquí donde los clientes valoran ese nivel de atención.
Observemos el siguiente esquema en el que se resumen una serie de sugerencias para cumplir en forma eficiente con el servicio de los clientes:
Insertar diagrama.
Resultados
Estrategia operativa y sistema de entrega del servicio Concepto de
servicio Mercado
Meta Crecimiento de
Lealtad los ingresos
Clientes
Satisfacció
n Productividad
Empleados y calidad de Valor del Lealtad
Satisfacción
la producción servicio Organización
Capacidad de
servicio Calidad en
el servicio Rentabilidad
En este esquema se observa cómo se desarrolla la cadena del servicio por parte de los empleados de la organización y como los clientes obtienen ese beneficio,
lo que demuestra la necesidad de capacitación, recompensas, remuneración, trabajo en equipo que deben de existir como estrategias operativas en una empresa.
En conclusión se puede decir que es a través del control que los gerentes logran la interacción con los empleados y los clientes porque estos últimos son los que
proporcionan el valor del servicio que reciben.
Ahora estudiemos el Gobierno operativo para comprender las acciones emprendidas por algunas corporaciones.
Gobierno operativo
El gobierno operativo es el sistema que se utiliza en las empresas para proteger a los intereses de los propietarios corporativos, si se aseguran las finanzas de los
dueños de las corporaciones también los empleados tienen el beneficio de obtener un trabajo remunerado.
En las corporaciones existen consejos de administración que está integrado por miembros independientes a la gerencia y que mantienen una buena relación con
los gerentes con la finalidad de vigilar los intereses de los accionistas y estos se auxilian de los informes financieros que son los que expanden el rol de los
consejos administrativos.
Insertar imagen:
Fuente: http://www.flickr.com/photos/nachorom/6186935923/sizes/m/in/photostream/
En esta imagen se muestra como el control es un proceso riguroso que cuida hasta de los pequeños detalles que pudieran afectar el buen funcionamiento de la
empresa.
Estimados estudiantes hemos culminado esta unidad y con muchos ánimos para iniciar la siguiente sin olvidar que:
¡La educación nos cambia la vida!
Ejemplo:
Madrid_ Lourdes_ U4T4a2.doc
Al concluir la actividad, envíen su información a la
plataforma, para ello, presionen el botón Examinar,
localicen el archivo en su computadora o memoria USB
y por último presionen Subir este archivo.
3. a. Controles financieros
b. Eficacia
c. control con los
clientes
4. a. Benchmarking
b. Patrón de referencia
c. Diferencias
culturales.
Lecturas
Obligatorias - Administración (Junio, 27,2008). Fundamentos de Administración. Consultado en enero del 2,012 en http://cursoadministracion1.blogspot.com/2008/06/fases-
del-proceso-administrativo.html.
- Amador, Juan pablo (). Proceso Administrativo. Consultado en enero del 2,012 en
http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/procesoadministrativo/default4.asp.
Lecturas
- Baldiviezo, J. T. (2 de Abril de 2010). administracionenteoria.blogspot.com/. Recuperado el 13 de Octubre de 2010, de:
Complementarias http://administracionenteoria.blogspot.com/
- Soto Lauro (2010). Principios del Control. Consultado en 12, 12,2011 en http://www.mitecnologico.com/Main/PrincipiosYEtapasDelControl.
- Zambrano, John (2009). Fundamentos de Administración. Consultado en diciembre de 2011 en: http://www.slideshare.net/JOHNZAMBRANO/fundamentos-
de-administracion.
- Slideshare.net (2010). Control Administrativo. Consultado en diciembre de, 2011 en: http://www.slideshare.net/sabbyval/control-administrativo-casos.
Referencias
- Amador, J. P. (s.f.). www.elprisma.com. Recuperado el 2010 de 0ctubre de 15, de:
Bibliográficas http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/definicionadministracion/
- Universidad Pedagogica Nacional Francisco Morazán. (1998). Administración Educativa. Tegucigalpa, M.D. C. Honduras: Fondo Editorial U.P.N.F.M.