ESQUEMA GENERAL PARA LA PLANEACIÓN DE UN EVENTO ACADÉMICO

(Tipo Congreso)

A continuación se presenta un esquema general de las áreas, componentes o equipos de trabajo que
se deben conformar alrededor de la planeación de un evento académico tipo Congreso.

Organigrama y responsabilidades

Comité organizador:

Se compone de un representante por cada uno de los comités propuestos, así como de la presencia
de los asesores en caso de requerir algún acompañamiento al respecto. Este Comité se encarga de:

1. Acompañar la planeación, organización, ejecución y evaluación del Congreso en las etapas

de pre-evento, evento y pos-evento.
 2. Acompañar y evaluar permanentemente en los aspectos administrativos y de planeación del
Congreso, velando por el cumplimiento de las condiciones de calidad y sostenibilidad
económica del mismo según los lineamientos institucionales.
3. Acompañar y evaluar el desempeño del equipo de trabajo.

El Comité organizador es liderado por un Director Ejecutivo, quien además de participar en las
actividades descritas anteriormente, cumple las siguientes funciones específicas:

1. Facilitar y hacer seguimiento a los procesos administrativos y de contratación requeridos

para el proyecto.
2. Realizar la gestión de los recursos económicos requeridos.
3. Realizar gestión de Relaciones Públicas –RRPP- en el ámbito institucional y empresarial.
4. Acompañar al presidente honorario en la promoción y divulgación del Congreso.
5. Convocar a reuniones de planeación y seguimiento al proyecto.
6. Presentar informes de avance a las instancias que lo requieran.

Comité Académico:

Se compone de docentes e investigadores internos y externos a UNIMINUTO (los invitados

externos deben ser preferiblemente del ámbito internacional) Este Comité se encarga de:

1. Realizar la planeación, organización, ejecución y evaluación de la agenda académica del

Congreso.
2. Diseñar la agenda académica del Congreso.
3. Invitar y hacer seguimiento a los ponentes o conferencistas del Congreso.
4. Coordinar las actividades académicas que se desarrollen durante el evento.
5. Evaluar el desarrollo de las actividades académicas organizadas por el Componente
académico.
6. Presentar informes de avance e informe final a la dirección ejecutiva.
7. Acompañar al presidente honorario y a la dirección ejecutiva del Congreso.

Comité Administrativo y Financiero:

Se compone de personal administrativo de UNIMINUTO, preferiblemente con conocimientos en

procesos de contratación, compras, pagos, entre otros; que trabajará según los lineamientos
institucionales y acompañado por el Departamento Administrativo y Financiero de la Universidad.
Este Comité se encarga de:

1. Acompañar la planeación, organización, ejecución y evaluación del presupuesto de ingresos

y egresos del Congreso.
2. Gestionar los procesos de contratación y compras requeridos para el congreso en las etapas
pre-evento, evento y pos-evento.
3. Presentar informes de avance e informe final a la dirección ejecutiva.
Comité de Comunicaciones:

Se compone de personal administrativo o docente de UNIMINUTO, preferiblemente con

conocimientos en procesos de comunicación estratégica y RRPP; que trabajará según los
lineamientos institucionales y acompañado por la oficina de comunicaciones de la Universidad.
Este Comité se encarga de:

1. Realizar la planeación, organización, ejecución y evaluación de las actividades de

comunicación del Congreso.
2. Realizar la planeación, organización, ejecución y evaluación de la estrategia de RRPP,
agenda social y medios del Congreso.
3. Presentar informes de avance e informe final a la Dirección Ejecutiva.

Comité de Mercadeo:

Se compone de personal administrativo o docente de UNIMINUTO, preferiblemente con

conocimientos en procesos de mercadeo y RRPP; que trabajará para realizar los procesos de
negociación con potenciales aliados externos, bajo la modalidad de muestra comercial o patrocinios.
Este Comité se encarga de:

1. Realizar la planeación, organización, ejecución y evaluación de las actividades de mercadeo

y RRPP del Congreso.
2. Realizar la planeación, organización, ejecución y evaluación de la negociación de la
muestra comercial y patrocinios con los potenciales aliados estratégicos del evento en el
ámbito empresarial.
3. Presentar informes de avance e informe final a la Dirección Ejecutiva.

Comité de logística e inscripciones:

Se compone de personal administrativo o docente de UNIMINUTO, preferiblemente con

conocimientos en organización logística de eventos; que trabajará para realizar los procesos de
inscripción y logística antes, durante y después del evento. Este Comité se encarga de:

1. Realizar las actividades de planeación, organización, ejecución y evaluación de la operación

logística del Congreso.
2. Realizar las actividades de planeación, organización, ejecución y evaluación de las
inscripciones al Congreso.
3. Presentar informes de avance y final a la Dirección Ejecutiva.

Asesores:

Presidente Honorario:
Investigador internacional de reconocida trayectoria académica, que acompañe la organización del
Congreso en aspectos académicos (asesor temático) y que realice actividades de divulgación del
evento en eventos académicos internacionales. Sus funciones serán:

1. Orientar al Comité Científico en el diseño de la agenda académica.

2. Orientar al Comité Científico en la definición de ponentes o conferencistas internacionales.
3. Difundir el Congreso en el ámbito internacional.
4. Participar en el Congreso.

Oficina de Comunicaciones UNIMINUTO:

1. Orientar al equipo organizador en cuanto al diseño del plan de comunicaciones, medios y
RRPP requeridas para el Congreso.
2. Asesorar al equipo organizador en cuanto a la ejecución del plan de comunicaciones,
medios y relaciones públicas requeridas para el Congreso.

Dirección de Proyección Social y Extensión UNIMINUTO:

1. Orientar al equipo organizador en cuanto al diseño del plan de acción del congreso en los
componentes de mercadeo, comunicaciones, logístico y administrativo, de inscripciones, y
cualquier otro que se requiera.

Dirección de Investigación UNIMINUTO:

1. Acompañar la planeación, ejecución y evaluación de la agenda académica (Coloquio de
investigación) del Congreso.
2. Asesorar en cuanto a temática e invitación de conferencistas nacionales e internacionales
para el Congreso.

Oficina de Logística UNIMINUTO:

1. Orientar al equipo organizador en cuanto al diseño del plan logístico y de proveedores

requeridos para el Congreso.
2. Asesorar al equipo organizador en cuanto a la ejecución del plan logístico y de proveedores
requeridos para el Congreso.

Elaborad por:

Claudia Taborda Gil

Directora de Proyección Social y Extensión
Seccional Bello