Programa de Formación: Código: 122121

Versión: 2
Asistencia Administrativa
Nombre del Proyecto:
Código:746837
Propuesta de Organización en la Gestión Administrativa y Contable a Mipymes en Procesos de
Fortalecimiento Fase del proyecto: Ejecución
Actividad (es) del Proyecto:
Estructurar la propuesta de organización a la Mipyme en cada una de las gestiones afines con el área
administrativa y contable.
Actividad (es) de
Ambiente de
MATERIALES DE FORMACIÓN Aprendizaje:
formación
DEVOLUTIVO ESCENARIO(Aula,
(Herramienta - Aplicar las normas
Laboratorio,
equipo) técnicas colombianas
taller, unidad vigentes y las técnicas
productiva) y de digitación para la
elementos y transcripción de
condiciones de documentos
seguridad organizacionales,
industrial, salud utilizando la tecnología
ocupacional y disponible.
medio ambiente
Aplicar los conocimientos en gestión documental para la operación y preservación de documentos físicos
y digitales que se reciben y despachan con base a la legislación vigente y tecnologías disponibles.
CONSUMIBLE (unidades empleadas durante el programa)
Resultados de Aprendizaje: Transcribir documentos organizacionales utilizando la tecnología disponible,
aplicando las técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para su presentación, las
de la organización, las de gestión documental y de la calidad.
Competencia:
Sala de
Computadores 21060100104
informática. Producir los documentos que se origen de las funciones
administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.
Resultados de Aprendizaje: Competencia: Aula, sala de Computadores Marcadores,
GUÍA DE APRENDIZAJE No
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral GUÍA DE
APRENDIZAJE
Versión: 02
Código: GFPI-F-019
Página 1 de 20
Operar los recursos tecnológicos requeridos para el recibo, el despacho y la organización de los
documentos, de acuerdo con las políticas institucionales
210601008 Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización
informática, unidad productiva
cartulinas, guantes, tapabocas, cofias.
Resultados de Aprendizaje: Preservar los documentos (soporte físico o digital) para el suministro de
información de acuerdo con las normas, las técnicas, la tecnología disponible y la legislación vigente
Competencia: 210601008 Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la
organización
Aula, unidad productiva
Computadores
Duración de la guía ( en horas): 70 horas
2. INTRODUCCIÓN
Querido aprendiz en esta guía fortalecerán sus competencias sobre: Producir los
documentos que se origen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica
y la legislación vigente. ,Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas
legales y de la organización , Operar los recursos tecnológicos para el recibo, el
despacho y la organización de documentos, Preservar los documentos en soporte
físico o digital para el suministro de información de acuerdo con las normas, las
técnicas, la tecnología disponible y la legislación vigente, para ello aplicaremos los
conocimientos en gestión documental para la operación y preservación de documentos
físicos y digitales que se reciben y despachan con base a la legislación vigente, así
como también , las normas técnicas colombianas vigentes y las técnicas de digitación
para la transcripción de documentos organizacionales, utilizando la tecnología
disponible. Aplicando estas actividades estaremos en capacidad de desarrollar las
labores administrativas de una organización.
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
Versión: 02
Código: GFPI-F-019
Página 2 de 20
3.1 Actividades de Reflexión inicial.
En equipos de trabajo de 5 personas que no sea el mismo grupo SENA presente la siguiente
actividad: Realice una simulación con su grupo donde cada uno de ustedes represente un rol.
El ejercicio consiste en enviar por correo una encomienda que va desde Cali a San Andrés,
usted deberá remitir, recibir, marcar el paquete, radicar, generar la factura de pago, generar la
constancia detallada de la radicación. Al final de la actividad deberán recolectar todos los
soportes y organizar la documentación.
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para
el aprendizaje.)
Con el objetivo de identificar sus conocimientos acerca de algunos conceptos básicos de la
gestión documental, realice la siguiente sopa de letras con los siguientes conceptos y defina
cada uno de ellos de acuerdo a lo aprendido.
3. ESTRUCTURACION DIDACTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
ARCHIVO PUBLICO
FUELLE
NORMATIVIDAD
GESTION DOCUMENTAL
ARCHIVO
DOCUMENTO ORIGINAL ARCHIVAR
VALOR HISTORICO
ARCHIVO TOTAL
DOCUMENTO DE ARCHIVO
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
Versión: 02
Código: GFPI-F-019
Página 3 de 20
3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).
Aplicar las normas técnicas colombianas vigentes y las técnicas de digitación para la
transcripción de documentos organizacionales, utilizando la tecnología disponible
1. De acuerdo a las orientaciones dadas sobre elaboración de citas textuales, encabezados, notas y pie
de página, según la norma ICONTEC, elaborar a mano alzada un informe sobre la Formación Profesional
SENA e importancia del programa de formación en el que participa. Tenga en cuenta las orientaciones
dadas por el instructor y otras como márgenes, estructura del documento, presentación, ortografía, etc.
Presentar para revisión y corrección del informe según se indique.
Una vez revisado el documento, transcribir a medio digital el documento final aprobado. Una vez
digitalizado, realizar un ejercicio de co-evaluación con alguno de los compañeros sobre el proceso de
transcripción realizado.
FUNCION ARCHIVISTICA
PATRIMONIO DOCUMENTAL
TABLA DE RETENCION.
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
Versión: 02
Código: GFPI-F-019
Página 4 de 20
2. En equipos no mayor a 5 personas conseguir dos (2) ejemplos de cada uno de los siguientes tipos de
documentos comerciales que se producen en una organización: carta, memorando, circular, acta y
certificado, sobre de manila tamaño oficio e imprimir por cada aprendiz dos (2) listas de chequeo que
aparece en el Anexo No. 4 de la guía de aprendizaje, al final de ésta.
En el ambiente de informática realizar la siguiente actividad con los insumos solicitados: a. En cada
uno de los grupos, tomar los diez (10) documentos solicitados y colocarlos en forma desordenada
dentro del sobre de manila. b. Cada aprendiz debe tomar en forma aleatoria dos documentos
cualesquiera. c. Cada aprendiz tiene 30 minutos para realizar la transcripción de los documentos,
teniendo en cuenta las técnicas de digitación y condiciones para mantener la salud y seguridad en el
trabajo. Cada aprendiz graba en el escritorio del PC su trabajo, colocándolo dentro de una carpeta, la
cual guarda con su nombre completo. d. Finalizado el tiempo, se orienta el ejercicio para que los
aprendices del grupo cambien de equipos y se pueda
realizar un ejercicio de co-evaluación, aplicando las listas de chequeo.
Aplicar los conocimientos en gestión documental para la operación y preservación de
documentos físicos y digitales que se reciben y despachan con base a la legislación
vigente y tecnologías disponibles.
A. Teniendo en cuenta los conceptos que se presentan en el anexo No. 1 : “Conservación
documental” organizar once (11) equipos de trabajo los cuales deberán realizar consulta sobre
una de las normas relacionadas a continuación (según le sea asignado por el docente) las
cuales le llevarán a profundizar sobre el tema revisado en el anexo:
1. Decreto 2150 de 1.995 – Conservación documental 2. Acuerdo AGN 007 de 1.994 Articulo
23 3. Ley 45 de 1.923 4. Ley 39 de 1.981 5. Código del Comercio Art. 48 y 60 6. Código de
procedimiento civil Art. 251 7. Decreto 1798 de 1.990 Art. 31 8. Decreto 422 de 1.991 Art. 6 9.
Decreto 2620 de 1.993 10. Acuerdo AGN 049 de 2.000 11. Acuerdo AGN 050 de 2.000
Cada equipo debe consultar sobre la norma correspondiente y preparar presentación en la cual
explique a qué hace referencia la norma, cuál es su mandato frente al tema de conservación
documental y presente tres situaciones que la ejemplifiquen claramente.
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
Versión: 02
Código: GFPI-F-019
Página 5 de 20
A partir de las socializaciones realizadas por los equipos, cada aprendiz deberá completar el
Normagrama que se encuentra en el Anexo No. 2, consignando en éste los aspectos más
relevantes de cada norma. Después de diligenciado el formato, usted deberá llevarlo al
portafolio de evidencias.
B. Teniendo en cuenta las orientaciones dadas por el docente sobre los recursos tecnológicos
propios
de la gestión documental en cada uno de los procesos: Producción, recepción, distribución,
trámite, organización, consulta, conservación y disposición final, construir en forma
tridimensional los recursos tecnológicos que se utilizan en cada uno de éstos. Ejemplo:
computador, fax, reloj radicador, impresora, sellos radicador, etc. Posteriormente estos deberán
ser presentados al grupo y explicada su función dentro del proceso que lo requiere para el
cumplimiento de sus funciones.
C. Visita técnica
Organizar visita técnica a una empresa del sector privado o público que tenga estructurado el
proceso de gestión documental y cuente con una unidad de correspondencia, en la cual les
permitan observar el proceso de recibo, radicación, organización y despacho de la
documentación. Presentar el proyecto a las directivas de la Institución para su aprobación y
respaldo. Tener en cuenta definir dentro de la propuesta:
Descripción Nombre de la salida Técnica Objetivo general Objetivos específicos Actividades de
Aprendizaje Resultados esperados
Cronograma Tiempo Horario
Presupuesto
D. Taller práctico de organización documental
Para participar en el taller de organización documental se debe presentar los documentos
elaborados en el proceso de producción documental e incluir copias de certificados de estudios,
notas, incapacidades o exámenes médicos, recibos de servicios públicos, cartas familiares o
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
Versión: 02
Código: GFPI-F-019
Página 6 de 20
sociales, extractos bancarios, copias de pago de impuestos, facturas de compra, entre otros
que pueda tener.
3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.
Estructurar la propuesta de organización a la MIPYME en cada una de las gestiones
afines con el área administrativa y contable Teniendo en cuenta la propuesta realizada a
la MIPYME en las áreas de:
a. Gestión Administrativa: Constitución Legal, Estructura Organizacional, Proceso Documental,
Servicio al Cliente, Mercadeo y Publicidad, Talento Humano. b. Gestión Contable: soportes
contables, libros contables y nómina.
1. Diseñar cada una de las acciones de mejora que se le plantean a la Mipyme siguiendo lo
establecido en la ruta operativa y diagrama de Gantt.
2. Presentar las acciones de mejora, apoyado en el siguiente cuadro:
ACCIONES DE MEJORA
Área Operativa Aspecto Crítico
Acciones de Mejora Propuestas (con respectivos soportes anexos)
3. Preparar socialización del informe. Tener en cuenta:
a. Uso de las tecnologías de Información y Comunicación. b. Normas técnicas para
presentación de diapositivas. c. Uso de vocabulario técnico. d. Presentación personal. e.
Dominio conceptual por parte de todo el equipo. f. Entregar informe con el respectivo soporte
en medio magnético al empresario. g. Ingresar el informe a la carpeta de evidencias de la
actividad “Estructurar la propuesta de organización a la MIPYME en cada una de las gestiones
afines con el área administrativa y contable”, fase ejecución”.
3.5 Actividades de evaluación.
Estrategia de Mejoramiento a realizar
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
Versión: 02
Código: GFPI-F-019
Página 7 de 20
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos
de Evaluación
Evidencias de Desempeño:
Actividad Práctica de transcripción de documentos
Actividad Práctica sobre organización de archivo.
Evidencia de Producto:
Propuesta acciones de mejora a la MIPYME intervenida en las áreas administrativa y contable
Transcribe textos con fluidez y exactitud, aplicando las técnicas de digitación, normas técnicas
colombianas, las de gestión de la calidad, institucionales y legislación vigente.
Opera los equipos de digitación de acuerdo con los manuales de usuario y normas de
seguridad.
Auto revisa y corrige los ejercicios digitados de acuerdo con la guía suministrada.
Interpreta las normas de conservación para los diferentes soportes documentales
Aplica las normas de conservación para los diferentes soportes documentales, siguiendo
legislación vigente
Técnica de Evaluación:
Ejercicio práctico
Instrumento de Evaluación: Lista de chequeo
Técnica de Evaluación:
Valoración de producto.
Instrumento de Evaluación: Lista de chequeo
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA GUÍA DE APRENDIZAJE SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
Versión: 02
Código: GFPI-F-019
Página 8 de 20
4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE
AMBIENTES DE APRENDIZAJE TIPIFICADOS
ACTIVIDADES DEL
DURACIÓN PROYECTO
(Horas)
Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad
ESCENARIO (Aula, Laboratorio, taller, unidad productiva)y elementos y condiciones de seguridad
industrial, salud ocupacional y medio ambiente Estructurar la propuesta de organización a la Mipyme en
cada una de las gestiones afines con el área administrativa y contable.
Marcadores - Computadores
35
cartulinas - 70
guantes, Video Beam
1
tapabocas, cofias.
35
Técnico en Administración
2
Aula, sala de informática, biblioteca, unidad productiva
Materiales de formación devolutivos: (Equipos/Herramientas)

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIÓN Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral GUÍA DE
APRENDIZAJE
Materiales de formación (consumibles)

Versión: 02
Código: GFPI-F-019
Talento Humano (Instructores)
Página 9 de 20
5. GLOSARIO DE TERMINOS
Transcriptor
Preservar
Conservar
Pie de Pagina
Notas de texto
Digitar
Redactar
Reproducir
Transcribir
6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
• Taller de Organización de archivo. Elaborado por equipo de Unidad Técnica en Gestión
Documental. SENA, CGTS, Cali. Ajustado por equipo de Articulación con la Ed. Media.
• Guía Técnica Colombiana 185
7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)
Elaborado por: Jacqueline Montoya, Miryam Martínez y Olga Lucía Cárdenas G. Mayo de 2015
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral GUÍA DE
APRENDIZAJE
Versión: 02
Código: GFPI-F-019
Página 10 de 20