Procedimiento Determinacion

UNIVERSIDAD DE CARABOBO CÓDIGO:
DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA

MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PÁGINA:
1 de 18
PROCEDIMIENTO:
Ejercicio de la Determinación de Responsabilidades
UNIDAD RESPONSABLE:
Dirección de Auditoría Interna
OBJETIVO:
Ejercer acciones a fin de determinar la responsabilidad administrativa e imponer las sanciones a
que diera lugar al declarado responsable, todo ello de conformidad con la Ley Orgánica de la
Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal y su Reglamento,
y a través de la aplicación de controles que permitan soportar el caso objeto del procedimiento en
aras de restablecer la situación jurídica institucional infringida.
ALCANCE:
Dar cumplimiento a los Procedimientos Administrativos para la Determinación de
Responsabilidades, previstas en las disposiciones legales que rigen la materia, y comprende la
formulación de reparos, la declaratoria de responsabilidad administrativa y la imposición de
multas, dadas a conocer con la formal exteriorización de las decisiones.
BASES LEGALES EXTERNAS:
Aplica la base legal general del presente Manual
BASES LEGALES INTERNAS:
Aplica la base legal general del presente Manual
NORMAS ESPECIFÍCAS:
Aplica las normas de la Dirección de Auditoría Interna
FORMATOS UTILIZADOS:
- Orden de Trabajo
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Vigente desde:

Dirección de Auditoría Dirección General
Interna del Rectorado
Año: 2011 Versión N°: 1
2 de 18
PROCEDIMIENTO:
Ejercicio de la Determinación de Responsabilidades.
UNIDAD RESPONSABLE:
RESPONSABLE PASO ACCIÓN

Recibe del Departamento de Control Posterior, el
Coordinador de Determinación de 1 expediente conformado en atención al ejercicio de
Responsabilidades las funciones de control, de las potestades de
investigación; o de las denuncias o solicitudes
formuladas por cualquier organismo o empleado
público. En el caso de denuncias deberá
constatarse que la misma haya sido acompañada
de elementos suficientes de convicción o prueba
que permitan presumir fundadamente la
responsabilidad de personas determinadas.
Registra los datos del expediente en el control

2 respectivo. Designa mediante memorando al
abogado que llevará el caso y ordena que se
efectúe la valoración jurídica respectiva.
Entrega al abogado designado el expediente y el

3 informe de resultados de la potestad investigativa,
de ser el caso, para que efectúe la valoración
jurídica.
Recibe del Coordinador del Departamento el

4 expediente y el informe de resultados de la
Abogado designado
potestad investigativa, de ser el caso, para su
análisis y realización de la valoración jurídica
conforme a lo previsto en las Normas Específicas
del asunto “De la Valoración Jurídica” en el
presente Manual.

3 de 18
PROCEDIMIENTO:
Ejercicio de la Determinación de Responsabilidades.
UNIDAD RESPONSABLE:
Abogado designado 5 Elabora, según el resultado de la valoración

Jurídica que formará parte integrante del expediente:
a. Auto de inicio o apertura, cuando resulte

procedente el inicio del procedimiento
administrativo para la determinación de
responsabilidades.
b. Informe de valoración jurídica y auto de

archivo, en caso que no resulte procedente el
inicio del procedimiento administrativo para la
determinación de responsabilidades.
c. Memorándum de solicitud de colaboración,

cuando se requiera la realización de actuaciones
complementarias a los fines de emitir el
pronunciamiento respectivo.
6 Recibe resultado de la valoración jurídica suscrita

Coordinador de Determinación de por el abogado designado para su revisión.
Responsabilidades
7 Revisa los documentos antes mencionados y actúa

de la manera siguiente:
- No aprueba: gira instrucciones

- Aprueba: coloca media firma en el
Informe de “Valoración Jurídica”, y en el
auto de inicio o apertura; o en el informe
de valoración jurídica y el auto de archivo;
o en el memorándum de solicitud de
colaboración, según el caso, en señal de
conformidad y entrega al Director de
Auditoria Interna para su consideración.
4 de 18
PROCEDIMIENTO:
UNIDAD RESPONSABLE:
Director 8 Revisa y actúa de la manera siguiente:
- No aprueba: gira instrucciones.

- Aprueba: firma en señal de conformidad,
tanto el formulario “Valoración Jurídica”,
y el auto de inicio o apertura; o el informe
de valoración jurídica y el auto de archivo.
9 Ordena:
a. Iniciar el Procedimiento
Administrativo para la Determinación
de Responsabilidades, y en
consecuencia:
- Incorporar en el expediente el auto de

inicio o apertura.
- Elaborar el oficio de notificación al

sujeto presuntamente responsable.
b. Realizar actuaciones complementarias,

y en consecuencia:
- Remitir al Departamento de Control

Posterior, memorándum de solicitud
de colaboración con el expediente
respectivo, si fuere el caso.

5 de 18
PROCEDIMIENTO:
UNIDAD RESPONSABLE:
Director 9 c. El archivo de las actuaciones

realizadas y en consecuencia:
- Incorporar en el expediente el auto

donde se ordena el archivo de las
actuaciones “Orden de Archivo” e
informe de valoración jurídica.
- Remitir un ejemplar de la orden de

archivo al Departamento de Control
Posterior, con el informe de valoración
jurídica.
- Remitir el expediente al archivo.
Coordinador de Determinación de 10 De ordenarse el inicio del Procedimiento

Responsabilidades Administrativo para la Determinación de
Responsabilidades:
a. Remite el expediente al abogado
designado a fin de que incorpore
el auto de inicio o apertura y
continúe el procedimiento de Ley.
b. De ordenarse la realización de
actuaciones complementarias:

6 de 18
PROCEDIMIENTO:
UNIDAD RESPONSABLE:
Coordinador de Determinación de 10 - Remite al Departamento de Control

Responsabilidades Posterior memorándum de solicitud. de
colaboración de actuaciones
complementarias, conjuntamente con el
expediente respectivo.
- Recibidas las resultas de las actuaciones

complementarias realizadas, se incorpora
al expediente como alcance de lo actuado.
La solicitud de colaboración no impide la
prosecución del presente procedimiento,
mientras cursan las actuaciones
complementarias.
Elabora el oficio de notificación, conforme a lo

Abogado designado 11 previsto en las Normas Específicas Asunto “De
las Notificaciones” contenidas en el presente
Manual para ser practicadas al sujeto
presuntamente responsable.
Envía al Coordinador del Departamento de

12
Determinación de Responsabilidades para su
revisión.
Coordinador de Determinación de 13 Revisa el oficio de notificación a ser practicado al

Responsabilidades (los) sujeto(s) presuntamente responsable (s).
- No aprueba: gira instrucciones
- Aprueba: coloca media firma en señal de

conformidad y somete a la consideración
del Director de Auditoria Interna.

7 de 18
PROCEDIMIENTO:
UNIDAD RESPONSABLE:
Director 14 Revisa el oficio de notificación al sujeto

presuntamente responsable:
- Aprueba: firma el oficio de notificación y

solicita se realicen los trámites necesarios
para la notificación personal.
15 Realiza las gestiones necesarias para practicar la

Abogado designado notificación personal al sujeto presuntamente
responsable para lo cual observará las
disposiciones previstas en las Normas Específicas,
“De las Notificaciones” del presente Manual y
procede de la siguiente manera:
a. En caso de practicar la notificación en

forma personal: el abogado designado
entregará al sujeto el oficio de
notificación, conjuntamente con un
ejemplar del auto de inicio o apertura.
Luego, lo incorpore en el expediente
respectivo y toma nota, a fin de efectuar el
cómputo de los lapsos.
b. En caso de no lograr practicar la
notificación en forma personal: deja
constancia de lo actuado en el expediente,
haciendo alusión de la “Imposibilidad de
practicar la Notificación”, y lo entrega al
Coordinador para que considere practicar
dicha notificación a través de cartel
sugiriendo su contenido, conforme a lo
previsto en la Norma Específica “De las
Notificaciones” del presente Manual.

8 de 18
PROCEDIMIENTO:
UNIDAD RESPONSABLE:
Director 16 Revisa cartel de notificación sugerido:
- Aprueba: firma memorando y dispone lo

conducente para que sea publicado en presa el
ejemplar del Auto de Apertura conforme a
derecho, lo remite al Director de Auditoria Interna
para su aprobación y publicación.
17 Una vez recibida la página completa del periódico

Abogado designado donde se publicó el cartel de notificación, lo
incorpora al expediente, toma nota de ello, a
objeto de llevar el control del vencimiento de los
lapsos. Deja transcurrir el lapso para indicar
prueba.
18 De no haberse consignado escrito de promoción y

evacuación de las pruebas que se producirán en el
acto oral y público, continúa con el procedimiento
dejando constancia de tales circunstancias,
elabora el Auto de preclusión del lapso para
indicar pruebas y lo remite al Coordinador para su
revisión.
Revisa el auto de preclusión de pruebas.

Coordinador de Determinación de 19
Responsabilidades - No aprueba: gira instrucciones.
- Aprueba: firma en señal de conformidad y

somete a la consideración del Director.

9 de 18
PROCEDIMIENTO:
UNIDAD RESPONSABLE:
Director 20 Revisa el auto de preclusión de pruebas:

- Aprueba: firma auto, ordena se incorpore
en el expediente respectivo
Recibe las instrucciones del Director de Auditoria

Coordinador de Determinación de
21 y remite el Auto de preclusión al Abogado
Responsabilidades
designado para que continúe el procedimiento.
Prepara auto para fijar la celebración del acto oral

22
Abogado designado y público, entrega al Coordinador para su
revisión.
Coordinador de Determinación de 23 Revisa auto para fijar el acto oral y público.

Responsabilidades
- Aprueba: coloca media firma en señal

de conformidad y somete a la
consideración del Director.
Director Revisa auto para fijar el acto oral y público.

24
- Aprueba: firma auto y ordena se
incorpore en el expediente respectivo y
devuelve al Coordinador.

10 de 18
PROCEDIMIENTO:
UNIDAD RESPONSABLE:
Coordinador de Determinación de 25 Recibe del Director el Auto aprobado y Coordina

Responsabilidades con el abogado designado para la incorporación
en el expediente a fin de fijar la fecha en que se
celebrará el acto oral y público, así como la
publicación de dicho auto en un sitio visible de la
Dirección de Auditoria Interna
En caso de dictar la decisión a que se refiere el

26 artículo 103 de la Ley Orgánica de la Contraloría
General de la República y del Sistema Nacional
de Control Fiscal, se seguirá el procedimiento de
la manera siguiente:
a. Si la decisión es declaratoria de responsabilidad

administrativa o formulación de reparo, se
ordenará:
- Elaborar la decisión correspondiente e

incorporarla en el expediente, al término del
quinto (5to.) día hábil siguiente, contado a partir
de la celebración del acto oral y público.
- Comunicar la decisión al (los) interesado(s)

legítimo(s) para que adopten la decisión o la
sometan al procedimiento administrativo
recursivo (“Recurso de Reconsideración”)
contenido en el presente Manual, cuando resulte
procedente.

11 de 18
PROCEDIMIENTO:
UNIDAD RESPONSABLE:
Coordinador de Determinación de 27 b. Si la decisión es Absolución o Sobreseimiento,

Responsabilidades
se ordenará:
- Elaborar la decisión correspondiente e
incorporarla en el expediente, al término del
quinto (5to.) día hábil siguiente, contado a partir
de la celebración del acto oral y público.
- Comunicar la decisión al (los) interesado(s)
legítimo(s) de la decisión adoptada
- Que se proceda al archivo del expediente, y se
remite a la Contraloría General de la República la
decisión del caso.
Director 28 En caso de dictar auto para mejor proveer, aplica

el Procedimiento “Auto para Mejor Proveer” del
presente Manual.
Coordinador de Determinación de Coordina con el abogado designado, la

Responsabilidades 29
elaboración del acta donde se hace constar todas
las incidencias ocurridas durante el acto oral y
público, y su incorporación al expediente
respectivo y realiza lo conducente a fin de que se
dicte el auto para mejor proveer.

12 de 18
PROCEDIMIENTO:
UNIDAD RESPONSABLE:
Abogado designado 30 Una vez dictado el auto para mejor proveer en la

audiencia oral y pública celebrada en el
Procedimiento Administrativo para la
Determinación de Responsabilidades, elabora las
comunicaciones necesarias a fin de recabar la
información, documentación o la realización de
alguna actuación que se requiera ante cualquier
ente u organismo para la mejor toma de decisión y
los remite Coordinador.
Coordinador de Determinación de 31 Revisa oficio o memorando y actúa de la manera

Responsabilidades
siguiente:
- Aprueba: firma oficio o memorando en
señal de conformidad y ordena tramitar lo
conducente.
Recibe del ente u organismo correspondiente, la

32
Abogado designado información solicitada como resultado de la
actuación, y lo remite al abogado Coordinador
para su incorporación en el expediente respectivo
y continuar el procedimiento.

13 de 18
PROCEDIMIENTO:
UNIDAD RESPONSABLE:
Coordinador de Determinación de 33 Revisa Coordina con el abogado designado la

Responsabilidades
incorporación en el expediente de las resultas de
las actuaciones practicadas y preparar la
reanudación del acto oral y público.
34 Incorpora en el expediente las resultas de las

Abogado designado
actuaciones practicadas y realiza lo conducente
para que se reanude el acto oral y público.
Director 35 Si la decisión es declaratoria de responsabilidad

administrativa o formulación de reparo, se
ordenará:
a. Elaborar la decisión correspondiente e
incorporarla en el expediente, al término
del quinto (5to.) día hábil siguiente,
contado a partir de la celebración del acto
oral y público.
b. Comunicar la decisión al (los)
interesado(s) legítimo(s) para que adopten
la decisión o la sometan al procedimiento
administrativo recursivo (“Recurso de
Reconsideración”), cuando resulte
procedente.

14 de 18
PROCEDIMIENTO:
UNIDAD RESPONSABLE:
Director 36 Si la decisión es Absolución o Sobreseimiento, se

ordenará:
a. Elaborar la decisión correspondiente e
incorporarla en el expediente, al término
del quinto (5to.) día hábil siguiente,
contado a partir de la celebración del acto
oral y público.
b. Comunicar la decisión al (los)
interesado(s) legítimo(s) de la decisión
adoptada.
c. Que se proceda al archivo del expediente,
y se remite a la Contraloría General de la
República la decisión del caso.
37 En caso de ejercer el Recurso de Reconsideración:

Coordinador de Determinación de
Responsabilidades a. Recibe del declarado responsable o su
representante legal el escrito contentivo
del Recurso de Reconsideración y ordena
su incorporación al expediente; y se
proceda a elaborar el proyecto de
Resolución que decide dicho recurso.

15 de 18
PROCEDIMIENTO:
UNIDAD RESPONSABLE:
Coordinador de Determinación de 38 b. Coordina con el abogado designado, la

Responsabilidades
incorporación en el expediente del escrito
contentivo del Recurso de
Reconsideración interpuesto para la
elaboración del proyecto de Resolución
que decide dicho recurso.
Abogado designado Incorpora en el expediente el escrito contentivo

39
del recurso de reconsideración y elabora proyecto
de resolución que resuelve el recurso de
reconsideración de conformidad con la Norma
Específica: Asunto “Del Recurso de
Reconsideración” y entrega al Coordinador.
Revisa proyecto de Resolución y procede de la

Coordinador de Determinación de 40
Responsabilidades manera siguiente:
- Aprueba: coloca media firma y somete a la
consideración del Director.
Director Revisa proyecto de Resolución que resuelve el

41
recurso de reconsideración:

16 de 18
PROCEDIMIENTO:
UNIDAD RESPONSABLE:
Director 41 - Aprueba: firma en señal de conformidad,

ordena se incorpore en el expediente y se
prepare el oficio de notificación dirigido al
recurrente.
Coordinador de Determinación de 42 Coordina con el abogado designado la

Responsabilidades
incorporación en el expediente de la resolución
que resuelve el recurso de reconsideración, y gira
instrucciones para que se elabore el oficio de
notificación dirigido al recurrente o su
representante legal.
Abogado designado 43 Elabora oficio de notificación conforme a lo

previsto en las Normas Específica: Asunto “De
las Notificaciones” del presente Manual y entrega
al Coordinador para su revisión.
Coordinador de Determinación de Revisa el oficio de notificación dirigido al

44
Responsabilidades
recurrente o su representante legal:

17 de 18
PROCEDIMIENTO:
UNIDAD RESPONSABLE:
Coordinador de Determinación de 44 - Aprueba: coloca media firma en señal de

Responsabilidades conformidad y somete a la consideración
del Director.
45 Revisa el oficio de notificación dirigido al

Director
recurrente:
- Aprueba: firma el oficio en señal de

conformidad, solicita se realice los trámites
necesarios para la notificación, para lo cual se
observará las disposiciones previstas en las
Normas Específicas: Asunto, “De las
Notificaciones” del presente Manual.
En caso de que no se ejerza el Recurso de

46
Reconsideración: deja transcurrir el lapso para la
interposición del recurso de reconsideración y
ordena que se efectúe el cómputo de los días
hábiles transcurridos desde la fecha en la cual se
incorporó al expediente la decisión mediante el
cual se declara la responsabilidad administrativa o
se formula el reparo, más el término de la
distancia, cuando corresponda, y se constata que
ha vencido el lapso para la interposición del
recurso de reconsideración a que se refiere la

18 de 18
PROCEDIMIENTO:
UNIDAD RESPONSABLE:

Norma Específica del Asunto “Recurso de
Director 46
Reconsideración” del presente Manual y se
proceda de la manera siguiente:
Si no ha sido interpuesto el recurso de

47
reconsideración: ordena elaborar el auto donde
se deje constancia de la preclusión del lapso para
la interposición del recurso de reconsideración, y
de la no interposición de dicho recurso, así como,
de la declaratoria de firmeza del acto
administrativo, cuando el referido lapso hubiere
vencido.
Incorpora en el expediente el auto antes

Abogado designado 48
mencionado y realiza lo conducente para publicar
en la Gaceta Universitaria, la decisión mediante la
cual se declara la responsabilidad administrativa.
Una vez recibida la Gaceta donde aparece

49 publicada dicha decisión, la misma es incorporada
al expediente y remitida al archivo de la
Dirección.


Procedimiento Determinacion

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DIRECCIÓN DE AUDITORÍA INTERNA

BASES LEGALES INTERNAS:

Aplica la base legal general del presente Manual

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Vigente desde:

RESPONSABLE PASO ACCIÓN

Registra los datos del expediente en el control

Entrega al abogado designado el expediente y el

Recibe del Coordinador del Departamento el

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Vigente desde:

RESPONSABLE PASO ACCIÓN

Abogado designado 5 Elabora, según el resultado de la valoración

a. Auto de inicio o apertura, cuando resulte

b. Informe de valoración jurídica y auto de

c. Memorándum de solicitud de colaboración,

6 Recibe resultado de la valoración jurídica suscrita

7 Revisa los documentos antes mencionados y actúa

- No aprueba: gira instrucciones

RESPONSABLE PASO ACCIÓN

Director 8 Revisa y actúa de la manera siguiente:

- No aprueba: gira instrucciones.

- Incorporar en el expediente el auto de

- Elaborar el oficio de notificación al

b. Realizar actuaciones complementarias,

- Remitir al Departamento de Control

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Vigente desde:

RESPONSABLE PASO ACCIÓN

Director 9 c. El archivo de las actuaciones

- Incorporar en el expediente el auto

- Remitir un ejemplar de la orden de

- Remitir el expediente al archivo.

Coordinador de Determinación de 10 De ordenarse el inicio del Procedimiento

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Vigente desde:

RESPONSABLE PASO ACCIÓN

Coordinador de Determinación de 10 - Remite al Departamento de Control

- Recibidas las resultas de las actuaciones

Elabora el oficio de notificación, conforme a lo

Envía al Coordinador del Departamento de

Coordinador de Determinación de 13 Revisa el oficio de notificación a ser practicado al

- No aprueba: gira instrucciones

- Aprueba: coloca media firma en señal de

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Vigente desde:

Director 14 Revisa el oficio de notificación al sujeto

- No aprueba: gira instrucciones.

- Aprueba: firma el oficio de notificación y

15 Realiza las gestiones necesarias para practicar la

a. En caso de practicar la notificación en

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Vigente desde:

RESPONSABLE PASO ACCIÓN

Director 16 Revisa cartel de notificación sugerido:

- No aprueba: gira instrucciones.

- Aprueba: firma memorando y dispone lo

17 Una vez recibida la página completa del periódico

18 De no haberse consignado escrito de promoción y

Revisa el auto de preclusión de pruebas.

- Aprueba: firma en señal de conformidad y

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Vigente desde:

Director 20 Revisa el auto de preclusión de pruebas:

- No aprueba: gira instrucciones.

Recibe las instrucciones del Director de Auditoria

Prepara auto para fijar la celebración del acto oral

Coordinador de Determinación de 23 Revisa auto para fijar el acto oral y público.

- Aprueba: coloca media firma en señal