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ANEXO AL ACUERDO 01 DE 2019 - REGLAMENTO PARA LA ELECCION DE DELEGADOS

Marzo 2020 - Marzo 2023*

1. GENERALIDADES

La Asamblea General es el órgano máximo de administración de la Cooperativa y sus decisiones


son obligatorias para todos los Asociados. Se constituye por reunión de los Asociados hábiles o de
los Delegados elegidos por estos.

La Asamblea General de Asociados será remplazada por una Asamblea General de Delegados en
los siguientes eventos:

 Cuando el número de Asociados sea superior a mil (1000).


 Cuando más del 50% de éstos estén radicados en municipios diferentes al domicilio principal
de la entidad.
 Cuando la realización de una Asamblea General de Asociados resulte onerosa en
consideración a los recursos de COOFINEP.

Mediante acuerdo 001 del 28 de octubre de 2019 el Consejo de Administración, ejercitando las
facultades que le confiere el capítulo VII del Estatuto, convocó el proceso de elección de delegados
por tres años, integró la Comisión de elecciones y escrutinios, fijó el número de delegados a elegir,
aprobó el sistema de elección y adoptó el calendario general de elecciones. Además como anexo a
tal acuerdo se adopta el presente reglamento para el proceso de elecciones, facultando a la
Comisión para adelantar el proceso.

1.1. POLITICAS

 La Cooperativa debe tener y ejercer un buen poder de convocatoria.


 La democracia no es un simple enunciado, la practicamos en alto grado.
 La Asamblea debe ser un centro de estudio y análisis que permita la proyección de la entidad
en el mediano y largo plazo.
 La eficiente organización en el proceso de elección de Delegados debe permitir una
participación más consciente y consecuente de los asociados de la Cooperativa.

1.2. OBJETIVO

El presente reglamento recoge las instrucciones, formas, etapas y procedimientos que componen
el proceso de elección y acreditación de los Delegados que integrarán la Asamblea General para el
periodo de la convocatoria, con el fin de garantizar un proceso electoral transparente, democrático
y exitoso.

1.3. RESPONSABILIDADES

La encargada de dirigir, controlar y acreditar las elecciones a Delegados será la Comisión de


Elecciones y Escrutinios, la cual será la responsable ante la Cooperativa de dicho proceso y
rendirá cuentas de su resultado al Consejo de Administración. Para esto la comisión contará con
la colaboración plena de la Gerencia de la entidad y dispondrá de un coordinador operativo,
empleado de Coofinep, quien será encargado de transmitir y velar por la ejecución de sus
decisiones y realizar todos los actos operativos necesarios a fin de lograr el buen fin del proceso
democrático. Como secretario de la comisión actuara el secretario del Consejo.

1.4. CALENDARIO PARA LAS ELECCIONES

El calendario de elecciones adoptado por el Consejo de Administración en el acuerdo de


convocatoria es el siguiente:
CALENDARIO PROCESO DE ELECCIONES Y ASAMBLEA DELEGATARIA 2020-2023

ETAPA CALENDARIO
Convocatoria Consejo de
Administración a proceso de Octubre 28 (lunes) de 2019
elecciones
Fecha límite para cumplir
Noviembre 12 (martes) de 2019
condiciones para ser elegido
Noviembre 5 (martes) a Noviembre 18 (lunes) de
Inscripción candidatos(as)
2019
Votación asociados(as) para elegir Noviembre 25 (lunes) a diciembre 13 (viernes) de
delegados(as) 2019
Escrutinios Diciembre 14 (sábado) de 2019

Asamblea General Marzo de 2020

1.5. PROMOCIÓN DEL PROCESO DE ELECCIONES

La Cooperativa realizará la promoción del proceso de elecciones a través de los siguientes medios:

• Volantes y afiches informativos en agencias, puntos de servicio y empresas.


• Comunicados y avisos en medios de comunicación internos y externos.
• A través de reuniones directas con asociados.
A través de su página web www.coofinep.com
• Las demás actividades que puedan redundar en beneficio de una mayor participación en el
proceso electoral.

2. PARTICIPANTES EN EL PROCESO DE ELECCION DE DELEGADOS

2.1. ASOCIADOS HABILES PARA VOTAR

Son Asociados hábiles para votar los inscritos en el registro social que no tengan suspendidos sus
derechos y se encuentren al día en sus obligaciones a la fecha de habilitación. Para esto se
establece que los asociados deben:

 Estar inscritos como asociados al 31 de octubre de 2019


 No tener moras crediticias al 31 de octubre de 2019

2.2. ASOCIADOS HABILES PARA SER ELEGIDOS

Son Asociados hábiles para ser candidatos a delegados los inscritos en el registro social que no
tengan suspendidos sus derechos, tengan la antigüedad mínima requerida y se encuentren al día
en sus obligaciones a la fecha de habilitación. Para esto se establece que los asociados deben:

• Estar inscritos como asociados al 31 de octubre de 2019


• No tener moras o reportes negativos al 31 de octubre de 2019
• Tener al día las obligaciones estatutarias al 31 de octubre de 2019
• Acreditar curso de cooperativismo de 20 horas o establecer compromiso de realizarlo en
los seis (6) meses siguientes a su elección.
• No ser administrador, consejero, integrante de la Junta de Vigilancia o empleado de la
Cooperativa al 31 de octubre de 2019

2.3. NUMERO DE DELEGADOS A ELEGIR

Se elegirá un número de sesenta (60) Delegados principales y doce (12) suplentes numéricos.
Estos últimos corresponderán a los candidatos que en su orden hayan obtenido la mayor votación
una vez provistas la totalidad de los renglones principales. Los Delegados suplentes reemplazarán
a los principales en sus ausencias temporales o permanentes.

2.4. CANDIDATOS A DELEGADOS

Podrán inscribirse como candidatos a delegados aquellos asociados hábiles con una antigüedad
mínima de dos (2) años al momento de la habilitación que acrediten la realización de un curso de
cooperativismo de 20 horas o establezcan el compromiso de realizarlo en los dos (2) meses
siguientes a su elección y que no sean administrador, consejero, integrante de la Junta de
Vigilancia o empleado de la Cooperativa al 31 de octubre de 2019. Los requisaos se podrán
acreditar en el término indicado en el calendario del proceso.

Las personas que se inscriban como candidatos deben disponer de tiempo para cumplir con las
responsabilidades inherentes al cargo.

La Cooperativa promoverá la inscripción como delegados del mayor número posible de asociados,
especialmente aquellos que por su compromiso, liderazgo y participación puedan aportar en mayor
medida al proceso de Gobierno de COOFINEP.

2.5. INSCRIPCION DE CANDIDATOS

La inscripción de candidatos se realizará en las fecha del calendario ante los Directores de
Agencia, Administradores de Operaciones o empleado designado por la administración para estos
efectos. El horario para la inscripción de candidatos será el mismo de atención al público en las
Agencias de COOFINEP.

2.6. PROCEDIMIENTO PARA LA INSCRIPCION

a. El aspirante a Delegado diligenciará el formato de Inscripción de candidatos, con la


información que disponga la Cooperativa. Este estará disponible en las agencias y en la
página web www.coofinep.com
b. Este formato será entregado en las agencias de servicios junto con una foto del aspirante.
c. El encargado de la inscripción constatará que el aspirante sea asociado hábil, sus datos estén
debidamente diligenciados y actualizados y que cumpla con los requisitos del reglamento.
d. El encargado de la inscripción verificará en el sistema que la inscripción haya quedado
correctamente diligenciada.
e. Se firma el original y la copia por el aspirante y el empleado responsable de la inscripción.
Se entregará copia de la misma al candidato, la cual servirá de medio probatorio. El original
debe entregarse a la comisión de elecciones y escrutinios.

2.7. LISTA DE CANDIDATOS

La lista oficial de candidatos a Delegados será publicada en la página Web y agencias de la


Cooperativa el 19 de noviembre de 2019. Los reclamos a la misma podrán hacerse el mismo día y
por escrito ante la Comisión de Elecciones y Escrutinios, la cual la resolverá antes de finalizar el
día.

3. PROCESO DE ELECCIONES
3.1. SISTEMA DE ELECCION

Para la elección se aplicará el método de mayoría de votos, es decir se elegirá a los primeros
sesenta (60) principales y doce (12) suplentes en el orden de número de votos obtenidos, con la
sola excepción de las circunscripciones especiales correspondientes a las municipios situados por
fuera del Valle de Aburrá.

De los sesenta (60) Delegados principales trece (13) representarán a las agencias situadas en
municipios diferentes al Valle de Aburra así:

Agencia Bogotá: 2 Delegados


Agencia Yolombó: 2 Delegados
Agencia Caramanta: 1 Delegado
Agencia Ituango: 1 Delegado
Agencia San Andrés de Cuerquia: 1 Delegado
Agencia San Rafael: 1 Delegado
Agencia Santa Bárbara: 1 Delegado
Agencia Sonson: 1 Delegado
Agencia Apartadó: 1 Delegados
Agencia Turbo: 1 Delegado
Agencia Manizales: 1 Delegado

Los votos de estas circunscripciones computarán exclusivamente para la elección del Delegado
local de cada una de ellas, aplicándose el sistema de mayoría de votos. Esto para garantizar la
representación de los asociados de todas las agencias de Servicios de la Cooperativa. Cuando sea
necesario dirimir empates se elegirá por orden de inscripción.

3.2. VOTACIONES

- Las votaciones se podrán realizar las 24 horas por Internet o desde las 8:00 A.M. en las
agencias, a través de la página web de la Cooperativa www.coofinep.com, o través de las
terminales de computador ubicadas en las agencias de servicios en el horario de atención al
público.

- La votación de cada asociado requiere el uso de una contraseña única.

- En cada oficina podrán votar los asociados acreditando su identidad y con el acompañamiento
de un funcionario encargado quien facilitará el proceso de votación.

- Cada asociado podrá votar solo una vez. Su voto será secreto y libre.

3.3. DEL SISTEMA DE VOTACIÓN ELECTRÓNICO:

El sistema de votación electrónico está desarrollado sobre la plataforma de internet y puede ser
accesado desde cualquier computador con conexión a la red. Posee características adecuadas de
seguridad y amigabilidad para los usuarios y garantiza los siguientes aspectos:

- A cada asociado se asignará una clave personal y única. Una vez ha votado esta se
inhabilita y no permite votar más de una vez.
- La contraseña es personal e intransferible.
- El software al momento de la votación genera un registro para efectos de control.
- El software generará un informe general de votantes.
- El sistema de votación cuenta con los controles necesarios para evitar fraudes,
suplantación o la emisión de votos múltiples. Dicho software garantizará:
o La independencia e indemnidad en el manejo del software y la información. Dicho
Software es manejado exclusivamente por el proveedor Externo, quien garantiza la
veracidad e indemnidad de la información y la independencia respecto a los
empleados y directivos de la Cooperativa.
o El acceso restringido y exclusivo al sistema por parte de los administradores
o La generación de un log de votaciones y consultas que se realice en el sistema.
o La aplicación de estándares de seguridad e integridad equiparables a aquellos
usuales para la administración de productos financieros de la Cooperativa.

3.4. CLASES DE VOTO

Los votos en blanco se computarán para el total de votación. Los votos nulos no computan para
ningún efecto.

3.5. ORIENTADOR

Es un empleado de la Cooperativa responsable de ayudar en el proceso de votación a los


Asociados que quieran votar en las agencias de servicio. Son sus funciones:

- Promocionar entre los asociados de la agencia y que acudan a esta, el proceso de votación y
elección de delegados.
- Ilustrar a los asociados sobre el derecho a votar y las implicaciones del ejercicio de sus
derechos políticos.
- Apoyar al Asociado en el proceso de votación, respetando y garantizando la voluntad y
decisión del votante y la confidencialidad de la información.
- Evitar cualquier intento de fraude e informar de cualquier anomalía al secretario de la Comisión
de Elecciones y Escrutinios.

4. DE LOS ESCRUTINIOS

Se efectuarán en la fecha señalada en el calendario en el lugar que designe la comisión en la


ciudad de Medellin. En ella participarán los miembros de la Comisión de Elecciones y Escrutinios.
A este proceso podrán asistir los candidatos y asociados que así lo deseen.

El proceso de escrutinio consiste en la validación y conteo de los votos emitidos y en la


determinación de los candidatos elegidos de acuerdo a las normas y procedimientos de elección.
Para tal efecto la comisión generará y validará el resultado de la elección de acuerdo al reporte de
resultados electorales que arroje el sistema electrónico de votación, en presencia de los testigos
electorales. A continuación se elaborará un acta de escrutinio cuyo contenido mínimo debe ser el
siguiente:

a. Datos generales

o Fecha
o Nombre de los presentes
o Cantidad del total de votos conforme al reporte del sistema.
o Cantidad de votos discriminados por circunscripción
o Votos válidos y nulos si los hay.
o La comisión deberá dejar constancia expresa de las reclamaciones recibidas y la
solución al reclamo, de las observaciones de los participantes y de las
certificaciones y medidas de control aportadas o practicadas para garantizar la
transparencia del proceso.

b. Datos por candidato:


o Nombre
o C.C.
o Empresa
o Agencia en la cual está asociado
o Número de votos

c. Resultado de la elección:

o Candidatos electos y no electos– Nit – nombre – empresa – agencia, en orden de


acuerdo al número de votos.

Se guardan las actas de la comisión y sus anexos. Se firma el acta de escrutinios por los
participantes y por los testigos que intervinieron. La Comisión de Elecciones y Escrutinios, si
determina que existen hechos que lo ameriten, podrá realizar un nuevo escrutinio. El resultado de
la elección será comunicado oficialmente al Consejo de Administración y a la Gerencia de la
Cooperativa por el secretario de la comisión.

5. NOTIFICACION

a. La Comisión de Elecciones y Escrutinios verificará los elegidos en la cantidad señalada por


el acuerdo de convocatoria a elecciones, según los resultados de votación.

b. La Comisión de Elecciones y Escrutinios le notificará a cada uno de los Delegados


elegidos su designación a través del Secretario de la Comisión.

c. La Comisión de Elecciones y Escrutinios entregará al Consejo de Administración los


resultados, Actas y demás documentos correspondientes al proceso electoral. Recibidos
estos termina el proceso de elección de Delegados y la Comisión cesa en sus actividades.

MAURICIO ALEXANDER VILLA MAZO JUAN CAMILO MENDOZA


Presidente Secretario

* aprobado por acta 503 del 2019/10/28 Consejo