El Software Administrativo y contable

Que su empresa necesita

Cra 43 No. 50 - 12 Piso 2 Oficina 3 - Teléfono: 3518022 Cel 318 383 7137
Email: soporte@matrixsql.com
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Avanza mundo de hoy.
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Sistema de Facturación Electrónica

Con Validación Previa
En respuesta a los requerimientos de la Dirección de Impuestos y Aduanas
Nacionales DIAN y a los avances tecnológicos en materia de fiscal, presentamos
nuestra solución de Facturación Electrónica Con Validación Previa, con la cual usted
no necesita la intermediación de un proveedor tecnológico, ni pagar mensualidades
por el envío de Facturas, Notas Debito y Notas Crédito. Además de evitar sanciones
y evitar los traumatismos en sus operaciones que implicaría un cambio de Software,
nuestra solución le permite dar un salto a nuevas tecnologías que pueden abrir
muchas oportunidades para su empresa.

Nuestra solución se compone de dos herramientas: Un WEB SERVICE encargado

de generar las facturas en XML, comprimirlas, enviarlas a la DIAN y enviar al cliente
la representación gráfica en formato PDF (por correo electrónico) y un PORTAL
WEB mediante el cual sus clientes podrán hacer los acuses de recibo y descargar
cualquier documento enviado previamente.

La nueva versión de MatrixSQL viene dotada con los mecanismos internos para
consumir el WEB SERVICE y enviarle la información de las Facturas, Notas Debito y
Notas Crédito, para este se encargue del resto del proceso.

Dicho de otra manera, usted seguirá haciendo sus Facturas en MatrixSQL (sin
mayores cambios perceptibles), una vez aprobada, la información se envía al WEB
SERVICE, para continuar el proceso que termina con el acuse de recibo por parte
del cliente atreves del Portal Web.

El WEB SERVICE, está dotado con una base de datos en MongoDB que le
permitirá almacenar los documentos históricos y ponerlos a disposición de usuarios
autorizados, bien sean internos y/o externos.

HOJA DE RUTA
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ITM TAREA RESPONSABLE Tiempo

1 Registro en el ambiente de Habilitación ante >> Contador o
la DIAN: Este proceso normalmente se hace usuario designado 1 Hora
de la mano con el contador o con la persona por la gerencia
que tenga las credenciales de acceso a la >> Ing. De Soporte
página de la DIAN.
2 Compra del Certificado Digital (para personas >> El propietario 3 días
naturales, se requiere carta notariada de >> Encargado de (hábiles)
solicitud del Certificado) Compras
Se puede comprar por un año $297.500 o por >> Ing. Soporte
2 años $535.000
3 Instalación del Certificado Digital en el >> Ing. Soporte 1 hora
Servidor
4 Actualización de la información Fiscal de los >> Usuario Indefinido
Clientes en MatrixSQL, correo electrónico, designado por la
parámetros de envío de documentos (Revisar o gerencia
definir la política de tratamiento de datos personales)
5 Compra de Computadores y Licencias de >> Encargado de 8/10 días
Sistema Operativo y Antivirus (Opcional) Compras
6 Crear/Definir cuenta para el envío de correos >> Usuario 1 día
y definir plan de acuerdo al volumen de designado por la
correos mensuales. gerencia
>> Ing. Soporte *

7 Instalación del Web Service y Portal Web >> Ing. Soporte 3 días
8 Test de Pruebas en el ambiente de >> Vendedores 8 días
habilitación. Es necesario enviar 100 Facturas >> Ing. Soporte *
de Venta, 20 Notas Debito y 20 Notas Crédito
sin errores. La idea es crear todos los
escenarios posibles, para tener el mínimo de
errores cuando estemos en producción.
* Significa que su participación es solo de asesoría

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MODALIDAD DE LICENCIAMIENTO
Clientes MatrixSQL
El paquete de herramientas desarrollado por MatrixSQL para implementar la
facturación electrónica (Web Service, Portal Web y Librerías de Interface) se licencia
por cada sucursal de manera perpetua mediante un Contrato de Licencia de
Usuario Final (CLUF). Significa que a usted no tendrá que hacer pagos mensuales o
anuales por el uso del Software. No existen restricciones en la cantidad de
conexiones que consuman el Web Service para enviar/consultar documentos,
tampoco hay restricción en la cantidad de clientes que accedan al Portal Web para
hacer sus acuses de recibo y/o descargar documentos.

NOTA: Las licencias del Sistema Operativo, Antivirus y otros productos software de
terceros que se instalen en el servidor son responsabilidad exclusiva del cliente, la
licencia de MongoDB se comparte bajo la modalidad de LICENCIA PUBLICA
GENERAL (GPL) y los Servidores y/o Servicios de Hosting son responsabilidad del
Cliente.

RECOMENDACIONES EN HARDWARE
Servidor:
Un computador con características de Servidor. Fuente Real, CPU Intel Core 2 Quad 2 Mb
Cache), Disco Duro SAS (10.000 – 15000rpm), Min 4 Gb RAM DDR3. 2 Tarjetas de red
(mínimo una debe ser Gigabit).

Nota:
Pueden comenzar instalándolo en el mismo servidor de MatrixSQL con la proyección de
independizarlo en los próximos meses o de acuerdo a las necesidades.

RECOMENDACIONES EN SOFTWARE
Para el Servidor
 Sistema Operativo: Windows Server, Windows 7/8/10,
 Internet Information Server (ISS),
 Servidor de Base de Datos: MongoDB (32/64 Bits Según el Sistema Operativo)

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NOTA:
Usar el servidor de la Base de Datos, del WEB SERVICE o del Portal Web como una
estación de trabajo, puede poner en riesgo la seguridad de la empresa.

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Barranquilla, 11 de Octubre de 2019.

Señores:
Gabriela Hoyos
Montería, Colombia

Reciba cordial saludo.

En este documento encontrará aspectos generales de la propuesta de implementación del
Sistema de Facturación Electrónica con validación Previa, para su empresa.

COTIZACION:
ITEM DETALLE VALOR
1 Implementación: Actualización a nueva versión de MatrixSQL; 600.000
Parametrización y homologación de catálogos; Capacitación y puesta
en marcha (Por cada sucursal)
2 Licencia del Web Service y Librerías (Sucursal Principal) 1.400.000
3 Portal Web – Acuses de Recibo de los Clientes 200.000
4 Asesoría en la compra e instalación del certificado digital, registro 0
ante la DIAN y acompañamiento en el proceso de habilitación

Para Sucursales Adicionales:

1 Implementación: Actualización a nueva versión de MatrixSQL; 400.000
Parametrización y homologación de catálogos; Capacitación y puesta
en marcha (Por cada sucursal)
2 Licencia del Web Service y Librerías (Por cada sucursal adicional) 600.000
3 Portal Web – Acuses de Recibo de los Clientes 0

OBSERVACIONES:
 Estos valores no incluyen licencias de Sistema Operativo, Antivirus, Office, ni
otros productos software que se instalen en los servidores. La licencia de MySQL
Server y MongoDB son GPL (Licencia Publica General).
 No están incluidos costos de viáticos a lugares fuera de la ciudad de Barranquilla,
Y la Implementación de opciones particulares no contempladas en esta propuesta
pueden tener costo adicional (previa concertación).

Para más información comuníquese a nuestro número fijo o móvil.

Cordialmente,

Cra. 43 No. 50 - 12 Piso 2 Oficina 3 - Teléfono: 3518022 Cel 318 383 7137
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EDUARDO HERNANDEZ SAENZ

Gerente

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