O Guia sobre

Assinatura Digital:
Tudo que você precisa saber!
| Em um ambiente cada vez mais
tecnológico e conectado, as transações
feitas em papel estão sendo eliminadas.
Pensando nisso, colocamos neste Ebook as
principais informações sobre a assinatura digital,
desde sua definição e benefícios, até como fazer
uma para o seu negócio.

Por isso, é necessário adotar novas soluções para a  Leia até o final para conferir!
gestão de documentos e elaboração de contratos,
bem como sua formalização. Entre essas opções,
está a assinatura digital.

Considerada uma das mais importantes mudanças

no processo de formalização de acordos, a
assinatura digital é uma ferramenta que garante mais
agilidade e segurança para empresas que desejam
otimizar seus processos e se tornar cada vez mais
digitais, seguindo as tendências do mercado.

Apesar de comum, e até mesmo obrigatória em

alguns casos, muitos empreendedores desconhecem
a existência dessa ferramenta, seus benefícios e
como fazer para se adequar e passar a usá-la em sua
empresa.
O que é Assinatura
Digital?
A assinatura digital é uma maneira de assinar um
documento de forma eletrônica.
Ela é feita por meio de criptografia que vincula um 
Certificado Digital do assinante ao documento a ser
assinado. Esse processo possui total validade jurídica,
equivalente a uma assinatura de próprio punho.

Sua adoção é feita por empresas para eliminar o

processo manual de recolhimento de assinaturas,
reconhecimento de firma, despacho físico de
documentos e para otimizar a gestão deles. Como
resultado, há redução de custos, simplificação de
processos, aumento da segurança e
agilização na formalização de documentos.
Seu uso pode ser feito em diversos tipos de A assinatura digital apresenta admissibilidade e
documentos eletrônicos. Entre eles estão: validade legal, ambas garantidas pelo artigo 10 da
contratos, laudos, certificados, e-mails, MP nº 2.200-2 que institui a Infraestrutura de
procurações, imagens, petições, balanços,  Chaves Públicas Brasileiras — ICP-Brasil. Dessa
resultados de exames, formulários web, forma, a presunção de veracidade jurídica é
prontuários médicos, mandatos, declarações, conferida aos signatários nas declarações de
arquivos eletrônicos transferidos entre empresas documentos em formato eletrônico.
(EDI), relatórios e propostas com diferentes fins.

Assim, o custo com emissão, armazenamento e

descarte de todos esses itens é eliminado ou
reduzido.
Conheça a história de
como ela surgiu.
Mundialmente, a assinatura digital surgiu em meados das
décadas de 1970 e 1980. No Brasil, como falamos, seu uso
foi oficializado pela Medida Provisória
nº 2.200-2/2001, que instituiu a Infraestrutura de Chaves
Públicas Brasileiras — ICP-Brasil. No artigo 1, é
estabelecida a seguinte norma:

Art. 1º.
Fica instituída a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira
— ICP- Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a
validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das
aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que
utilizem Certificados Digitais, bem como a realização de
transações eletrônicas seguras.
_
Por meio dessa norma, documentos assinados de
forma digital apresentam a mesma validade jurídica
que uma assinatura feita a próprio punho, desde que
o Certificado utilizado para sua execução tenha sido
emitido pela ICP-Brasil.

Caso sejam usados Certificados não emitidos pela

ICP-Brasil, a MP 2.200-2 prevê a possibilidade de se
basear em meios alternativos de comprovação de
autoria e integridade desses documentos, desde que as
partes envolvidas aceitem a Certificação Digital 
utilizada para sua assinatura.
Dessa forma, desde sua criação e validação no
Brasil, a ICP-Brasil é considerada a autoridade
oficial para a emissão de Certificados que
viabilizam o uso da assinatura digital em
documentos eletrônicos, garantindo sua
validade legal.
Entretanto, nada impede que as empresas se
utilizem de outros meios de certificação, como
de outros locais do mundo, quando as
transações são internacionais. Estados Unidos,
União Europeia, Inglaterra e outros países
apresentam suas próprias regulamentações
para a prática.
_ Por fim, é importante ressaltar
que, desde janeiro de 2017, a assinatura digital
de alguns documentos passou a ser
obrigatória para certas empresas, variando
conforme o número de funcionários. O
Certificado necessário varia de acordo com a
necessidade da empresa, como emissão de
nota fiscal eletrônica, entrega da RAIS, 
assinatura ECD ou Registro no Caged.
 Veja quais são as suas características.
Uma assinatura digital válida, que conta com um
Certificado Digital emitido pela ICP-Brasil,
apresenta as seguintes características:

Integridade Autenticidade Não-repúdio ou

Alterações realizadas no Somente o autor da assinatura
documento assinado faz com digital consegue aplicá-la num
que a assinatura seja invalidada, documento eletrônico. Ele é o
garantindo sua inalterabilidade; único com acesso à sua chave
privada para cifrar esses arquivos;
irretratabilidade
Ao assinar um documento de
forma digital não há formas de
negar sua autenticidade.
Qual a função da problemas como furto e uso indevido de
documentos, informações e da própria assinatura

Assinatura Digital? são maiores, colocando os envolvidos em

situações arriscadas.

De forma geral, a assinatura digital apresenta três 3. Por fim, a assinatura digital tem como função
funções importantes para qualquer empresa. garantir a legalidade e veracidade jurídica dessas
operações. Isso é importante para assegurar às
1. A primeira é otimizar os processos internos, partes que o processo é válido e incentivado pelo
acompanhando tendências do mercado que próprio governo brasileiro.
reduzem os custos e aumentam a eficiência da
operação, nesse caso, as que envolvem emissão,
armazenamento e gestão de contratos e
documentos assinados.

2. A segunda função é garantir a segurança na troca

de documentos eletrônicos que necessitam de
assinatura, como contratos e acordos entre duas ou
mais organizações. Quando feitos de forma manual, 
além de levar mais tempo, os riscos de fraudes e
Entenda por que ela é
tão importante
A adoção da assinatura digital é muito importante
para empresas que desejam seguir as tendências do
mercado, otimizando seus processos internos e
aproveitando os benefícios que a prática proporciona.

Além disso, os riscos que envolvem a exposição de

informações e dados importantes são reduzidos com a
prática. Isso é muito importante num país onde 1,96
milhões de tentativas de fraudes foram realizadas no
último ano e em que a estimativa de perda das
empresas por essa mesma causa é de U$ 174 mil
dólares no ano.
_Por fim,
optar por manter a assinatura de documentos de forma
manual significa impedir a digitalização do setor
jurídico, responsável por fazer a gestão desses arquivos.
Dessa forma, a área não consegue se modernizar,
reduzir custos, eliminar a necessidade de impressão e
criar um workflow funcional para toda a empresa.

Como resultado, processos que precisam ser feitos com

urgência são impedidos e, muitas vezes, a empresa
acaba perdendo a oportunidade de acordos
importantes. Tudo isso leva o negócio a um cenário
com menor poder de competição e lucratividade.
Quais as vantagens de
usar a assinatura
digital?
O uso da assinatura digital garante às empresas
diversos benefícios e vantagens. A seguir, explicamos 
alguns deles.
• Redução significativa de custos Por fim, o processo otimizado elimina etapas que 
não são mais necessárias na emissão e gestão dos
Como falamos, o uso da assinatura digital ajuda na documentos. Dessa forma, os profissionais que antes
redução de custos da empresa. Isso acontece tinham que lidar com essas atividades podem ser
porque a tecnologia permite que o processo de usados de forma mais lucrativa para o negócio.
gestão de documentos seja feito totalmente de
forma digital, ou seja, não há a necessidade de
emissão desses arquivos, eliminando gastos com
papel, toners, cartuchos, grampos e todos os
materiais de arquivamento físico — como pastas,
envelopes, etiquetas e caixas.

Os gastos para compra e manutenção de

impressoras também é reduzido, bem como o valor
de energia consumido por impressões e
escaneamentos. O uso de motoboys ou serviços de
movimentação de documentos físicos também deixa
de ser necessário.
• Compromisso com a sustentabilidade
Não é novidade que há uma tendência global pelo
consumo sustentável e, cada vez mais, consumidores
valorizam as empresas que adotam medidas que
preservam o ambiente.

A assinatura digital é uma dessas práticas e ajuda a

empresa a criar essa imagem valorizada no mercado.
• Aumento da segurança da informação
A tecnologia usada para validar e emitir as assinaturas
digitais foi criada com as melhores formas de
proteção, garantindo a integridade e confiabilidade dos
dados. Além disso, a gestão de documentos feita de
forma digital também evita possíveis perdas da
informação, causadas por danificação do arquivo físico,
sendo considerada uma opção muito mais segura para
as empresas.
• Agilidade e mobilidade para o processo
Normalmente, quando duas partes que não estão na
mesma localidade precisam firmar um contrato, o tempo
necessário para isso é enorme, bem como os custos de
transporte do documento.

Ao adotar a assinatura digital, não importa o local em que

está cada parte: basta ter acesso à internet que o
processo pode ser feito em alguns cliques. Dessa forma,
todo o trâmite passa a ser mais ágil e eficiente.
• Melhorias na gestão de dados
Como falamos, a assinatura digital permite que a empresa
passe a fazer a gestão de documentos de forma digital.
Isso significa que os documentos e informações da
empresa são armazenados e centralizados num ambiente
digital, facilitando sua gestão.

Essas soluções permitem que os dados sejam

catalogados e organizados em categorias. Além disso,
normalmente oferecem sistemas de busca que facilitam a
identificação de um item, mesmo que antigo.
• Aumento da produtividade

Por fim, com processos otimizados e uma gestão mais

eficiente, a empresa garante o aumento da produtividade
de sua equipe, facilitando suas atividades e entregas. O
tempo médio para emissão, controle, envio e consulta de
documentos é reduzido, permitindo que os
colaboradores gastem seu tempo com questões mais
importantes do negócio.
Qual a diferença entre
assinatura digital e
assinatura eletrônica?
Um erro comum de quem está buscando
informações sobre a assinatura digital é confundir o
termo com a assinatura eletrônica. Apesar de
similares em nome, as duas não são a mesma coisa e
não são usadas com o mesmo fim. Por isso, é
importante saber as diferenças entre elas.

Acompanhe!
• Assinatura eletrônica Senhas bancárias para aplicativos e web;

Para ficar mais claro, a assinatura eletrônica diz respeito a Token;

um termo amplo, ou seja, engloba todas as possibilidades
de validação de documentos eletrônicos. SMS;

Dessa forma, a assinatura digital é também uma Usuário e senha;

assinatura eletrônica, mas nem toda assinatura
eletrônica é digital. Existem outros formatos para Código de validação;
validação eletrônica, entre eles, estão:
Assinatura digitalizada;

Aceite digital;

Assinatura digital.
_ Mesmo assim, são menos arriscadas que as
O uso das assinaturas eletrônicas é muito variado.
Elas apresentam valor jurídico e podem ser usadas
em contratos de seguro, aluguel, planos de saúde,
acordos de compra e venda, assinatura de serviços,
formulários de RH, operações bancárias, entre
outras possibilidades.
Todos os modelos e opções oferecem os benefícios
de agilidade de processos e garantem a integridade
e autenticidade das informações. Entretanto, elas se
diferenciam em segurança e complexidade.
Por exemplo, as senhas são muito utilizadas em
processos bancários e para acessar documentos e
arquivos digitais. Elas apresentam facilidade de
memorização, não são complexas e, normalmente,
são usadas para diversos acessos, o que as tornam
suscetíveis a fraudes.
assinaturas digitalizadas, uma vez que estas são
meras representações gráficas da versão feita a
próprio punho e, portanto, podem facilmente ser
reproduzidas e usadas sem autorização por
terceiros.
Já a espécie aceite digital apresenta maior
segurança para seus usuários, ao mesmo tempo
que é mais complexa para uso. Basicamente, essa
opção funciona com a ação de “clicar para aceitar”
as condições e termos de um acordo proposto.
Empresas que trabalham com serviços digitais,
como aplicativos e plataformas SaaS, normalmente
apresentam essa validação no momento do
cadastro dos usuários.
• Assinatura Digital
Agora, vamos entender um pouco mais sobre a Chave privada: baseada em um conjunto de
assinatura digital, considerando as informações códigos criptografados, acessado apenas pelo
apresentadas sobre as assinaturas eletrônicas. Essa subscritor para codificar e identificar sua autoria
opção de validação de documentos é considerada em arquivos eletrônicos;
a mais segura entre as opções.
Chave pública: derivada da chave privada para 
Isso porque ela se baseia em operações
conferir a validade da assinatura criada.
matemáticas e algoritmos criptográficos para fazer
sua validação. De forma prática, são criadas duas
chaves para o proprietário da assinatura:
As codificações apresentadas em cada assinatura
feita pelo proprietário são diferentes e qualquer
tentativa de alterar o documento assinado, mesmo
que seja a inclusão de uma vírgula ou de espaço
entre palavras, invalida a assinatura
automaticamente. Isso garante a total segurança e
confiabilidade do processo.
_ Por fim,
essa opção de assinatura eletrônica não pode ser
usada deliberadamente por qualquer pessoa, como
as outras. É obrigatória a aquisição de um
Certificado Digital, emitido pela ICP-Brasil.
Como fazer uma
assinatura digital?
O primeiro passo para se ter uma assinatura digital é
fazer aquisição de um Certificado Digital próprio.
Esse documento representa a identidade eletrônica
do indivíduo ou empresa, por esse motivo, também é
chamado de e-CPF ou e-CNPJ. Nele estão a
identificação do proprietário, sua chave pública e a
assinatura da Autoridade Certificadora (AC).

A Autoridade Certificadora é uma entidade terceira,

autorizada pela ICP-Brasil a fazer a emissão do
Certificado. Ela funciona como os órgãos de emissão
de documentos físicos — como DETRAN ou SSP.
Dessa forma, é necessário buscar uma AC para
adquirir seu documento, como a Soluti.
Na prática, a AC recebe seus documentos, verifica a
veracidade das informações e emite seu Certificado
Digital, seguindo os padrões estabelecidos pela
ICP-Brasil. O proprietário recebe um arquivo que
contém seus dados, protegidos pelas criptografias
complexas estabelecidas, e um prazo pré-determinado
de validade. Seu armazenamento pode ser feito em um
Token, online, em nuvem ou em um Smartcard.
Ao procurar pela AC, é necessário escolher qual tipo de
Certificado, forma de armazenamento e prazo a
empresa ou pessoa desejam. Os tipos são os
seguintes:
Tipo A:
Certificado de assinatura digital: destinado à
assinatura de documentos e transações
eletrônicas que precisam de validade de autoria
e garantia de integridade dos dados;
Tipo S:
Certificado de sigilo ou confidencialidade: usado
exclusivamente para criptografar ou oferecer
sigilo aos dados. Dessa forma, os documentos
criptografados com esse Certificado são
protegidos do acesso externo não autorizado;
Tipo T:
Certificado de tempo: também chamado de
time stamp, esse Certificado estabelece a hora e
o dia em que a assinatura digital foi gerada no
documento.
_
A forma de armazenamento e o prazo
são categorizados em:

Certificados A1:
chave privada gerada em software, sendo Independentemente da escolha
necessário armazená-la em computador ou feita pela empresa, é necessário
programa similar. Os dados são protegidos por
saber que, obrigatoriamente, os
meio de uma senha que apenas o proprietário
recebe. Recomenda-se a criação de uma cópia de equipamentos necessários para
segurança. Sua validade máxima é de 1 ano; gerar e armazenar as chaves
privadas devem ser
Certificados A3: homologados pela ICP-Brasil.
chave privada em hardware criptográfico, podendo
ser um token ou cartão inteligente. Seu uso também
requer uma senha de posse do proprietário. Os
dados não podem ser copiados ou reproduzidos,
dessa forma,uma cópia de segurança não pode ser
criada. Validade máxima de 5 anos;
Como usar minha
assinatura digital em
documentos?
Com o Certificado Digital pronto, já é possível começar a
realizar assinaturas digitais. Para isso, é necessário adquirir
um assinador digital, que é um software que cria o vínculo
entre os elementos criptografados no Certificado e o
documento em que será feita a assinatura. De forma
análoga, essa ferramenta seria a caneta usada para o
processo feito à mão.

Há no mercado, diferentes soluções de assinador digital, que

variam entre usabilidade simples e intuitiva, até a inclusão
de funcionalidades adicionais, como a possibilidade de
avaliar a autenticidade de um conteúdo já assinado — como
por exemplo, um contrato recebido de outra empresa.
_ Dessa forma, com o assinador digital, é possível
Ao adquirir essa ferramenta, normalmente, é validar documentos para serem enviados com
necessário fazer o upload do documento que se segurança e agilidade, bem como recebê-los e
deseja assinar no software. O sistema vai avaliar o garantir que são tão confiáveis quanto os emitidos
item e associá-lo às chaves criptográficas de seu pela empresa.
Certificado Digital. Ao final, é criada a assinatura e
um novo documento que contém também os dados
do Certificado do assinante — usado para fazer sua
verificação.

Ao receber um documento, basta realizar o mesmo

procedimento. O software vai realizar a análise do
item, entendendo se os dados criptografados
coincidem com as informações contidas no
Certificado que acompanha o documento. Qualquer
alteração identificada resulta na anulação da
assinatura e indica sua invalidade.
Quais cuidados
devo tomar?
Agora que você já sabe como conseguir seu Certificado e
usar a assinatura digital, é importante conhecer alguns
cuidados que devem ser tomados e o processo de
aquisição.

Antes de qualquer coisa, é fundamental procurar por uma

Autoridade Certificadora de qualidade e confiança, que
seja referência no mercado e, principalmente, autorizada
pela ICP-Brasil.

O ideal nesse momento é avaliar custo-benefício, e não

apenas preço. Uma AC eficiente vai facilitar todo o processo
de escolha do Certificado ideal para o
negócio, bem como a elaboração e uso da assinatura digital,
ajudando na adaptação dos envolvidos com as novas
ferramentas.
Além disso, lembre-se de que os documentos Os benefícios trazidos por sua adoção
assinados não podem sofrer alterações e possuem
são diversos.
validade jurídica. Portanto, revise cada item com
cuidado antes de colocar sua assinatura, evitando
Além disso, seu processo de aquisição também é
retrabalho ou complicações legais indesejadas.
facilitado e pode ser feito com a assessoria de
empresas especializadas no assunto, capazes de
Por fim, sempre que possível, realize a cópia da
sanar todas as possíveis dúvidas de quem ainda não
chave privada de sua assinatura e não compartilhe
usa o recurso.
suas informações com pessoas que não necessitam
sabê-las. Mantenha os dados em um ambiente
seguro e protegido.

_Fica evidente
que a assinatura digital é uma ferramenta
estratégica para qualquer negócio, principalmente
para aqueles que realizam transações com outras
empresas e querem agilizar sua operação.
_E você, já conhecia a assinatura
digital e seus benefícios para uma
empresa?
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