EXCEL

EMPRESARIAL
COMPENDIO DE EJERCICIOS
PARTE A

Ing. Martín Ubillús Solís

UNIVERSIDAD DE PIURA
FUNCIONES AVANZADAS DE BÚSQUEDA Y CONDICIONALES

1. BREVE REPASO POR EL ENTORNO DE EXCEL 2013

Entorno de Excel 2013

En este primer módulo veremos el entorno de Excel 2013 y haremos un recorrido pasando por
los siguientes elementos:

a) Barra de herramientas de acceso rápido

b) Cinta de opciones

c) Barra de fórmulas (incluye la de nombres)

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d) Pantalla de edición

e) Hojas

f) Barra estándar

g) Formas de presentación de Excel y zoom

Al pasar por cada uno de estos elementos veremos algunos casos prácticos provenientes de la
variable problemática del quehacer diario en las diferentes empresas del medio. Veremos los
casos siguientes:

a) Adición y eliminación de comandos en la barra de acceso rápido.

b) Uso de la cámara
c) Creación de nuestra propia pestaña y grupos de comandos (eliminación)
d) Numeración rápida
e) Buscar y seleccionar
f) Autoajustar texto
g) Formas y gráficos
h) Imprimir títulos y área de impresión
i) Administrador de nombres
j) Ordenar
k) Texto en columnas

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l) Quitar duplicados
m) Eliminar registros en blanco
n) Comentarios
o) Líneas de cuadrícula
p) Barras de fórmulas
q) Cambio de nombre de columnas
r) Ir a otra dirección al presionar Enter
s) Listas personalizadas
t) Formas del puntero del mouse en la pantalla de edición
u) Marcar varios rangos
v) Desplazamiento en la pantalla de edición
w) Ocultar hojas
2. Funciones BuscarV, BuscarH, Buscar, Indice, Sumar.si, Contar.si, EsBlanco, BDMax.

Uso de la función =buscarv ()

Buscarv (valor buscado, matriz de comparación, indicador columna, ordenado)

Busca el valor buscado dentro de un rango rectangular de celdas (sólo busca en la

primera columna de la matriz) y devuelve el valor que se encuentra en la celda con el
número que se indica en el indicador columna. Ordenado, es una indicación sobre si los
valores en la primera columna de la matriz están ordenados.

Con la función buscarv () la búsqueda se realiza a partir de la primera columna y hay

que fijar la matriz de comparación en la fórmula de buscarv (). El proceso es el siguiente:
el valor buscado se busca en la matriz de comparación y extrae el dato de la columna
cuyo número se especifica en el indicador de columna, luego en ordenado se pone 0 ó
1 si es que la búsqueda se realiza de manera exacta o aproximada.

Cabe mencionar que cuando se hace una búsqueda aproximada debe existir una
cantidad mínima (en la tabla donde se va a realizar la búsqueda), caso contrario se
incurre en error.

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Veamos ahora un caso especial con la función buscarv () que no podrá realizar la búsqueda por
que el valor a buscar no se encuentra a la derecha del dato buscado, entonces cabe la
posibilidad de realizarlo a través de la función Desref () o también se puede hacer uso de la
función Indice ().

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Uso de la función =buscarh ()

Buscarh (valor buscado, matriz de comparación, indicador columna, ordenado)

Se comporta de la misma manera que buscarv () con la diferencia que la búsqueda es horizontal y
hay que tener en cuenta el encabezado de la base de datos.

Uso de la función =buscar ()

La función BUSCAR devuelve un valor de un rango (rango: dos o más celdas de una hoja. Las celdas
de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes) de una fila o una columna o de una matriz
(matriz: utilizada para crear fórmulas sencillas que producen varios resultados o que funcionan en
un grupo de argumentos que se organizan en filas y columnas. Un rango de matriz comparte una
fórmula común; una constante de matriz es un grupo de constantes utilizadas como un
argumento.). La función BUSCAR tiene dos formas de sintaxis: la forma vectorial y la de matriz.

BUSCAR (valor_buscado, vector_de_comparación, [vector_resultado])

La sintaxis de la forma vectorial de la función BUSCAR tiene los siguientes argumentos (argumento:
valor que proporciona información a una acción, un evento, un método, una propiedad, una función
o un procedimiento.):

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 Valor_buscado Obligatorio. Es el valor que busca la función BUSCAR en el primer vector.
Valor_buscado puede ser un número, texto, un valor lógico o un nombre de referencia que se
refiere a un valor.
 Vector_de_comparación Obligatorio. Es un rango que solo contiene una fila o una columna.
Los valores del vector_de_comparación pueden ser texto, números o valores lógicos.

Importante: Deben colocar los valores del vector_de_comparación en orden ascendente: ..., -2,
-1, 0, 1, 2,..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede devolver un
valor incorrecto. El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.

 Vector_resultado Opcional. Es un rango que solo incluye una fila o una columna. El argumento
vector_resultado debe tener el mismo tamaño que vector_de_comparación.

Observaciones:

 Si la función BUSCAR no puede encontrar el valor_buscado, la función muestra el valor mayor

en vector_de_comparación, que es menor o igual que el valor_buscado.
 Si el valor_buscado es menor que el menor valor del vector_de_comparación, BUSCAR
devuelve el valor de error #N/A.

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Uso de la función =Indice ()

INDICE (matriz, núm_fila, [núm_columna])

 Matriz Obligatorio. Es un rango de celdas o una constante de matriz.

Si matriz contiene solo una fila o columna, el argumento núm_fila o núm_columna
correspondiente es opcional.
Si matriz tiene varias filas y columnas, y solo usa núm_fila o núm_columna, INDICE devuelve
una matriz de dicha fila o columna completa.
 Núm_fila Obligatorio. Selecciona la fila de la matriz desde la cual devolverá un valor. Si omite
núm_fila, se necesita el argumento núm_columna.
 Núm_columna Opcional. Selecciona la columna de la matriz desde la cual devolverá un valor.
Si omite núm_columna, se necesita el argumento núm_fila.

El siguiente ejemplo permite aplicar las funciones SI (), Y (), O (), Indice (), Coincidir () y una de las
aplicaciones del proceso de Validación.
O (valor lógico1; valor lógico2;...)
Devuelve verdadero si alguno de los argumentos es verdadero.
Y (valor lógico1; valor lógico2;...)
Devuelve verdadero si todos los argumentos son verdaderos.
Si (prueba lógica; valor si verdadero; valor si falso)
Ejecuta una prueba lógica y devuelve el 2º argumento si es cierto y el 3º si es falsa.
Coincidir (valor buscado; matriz de búsqueda; tipo de coincidencia)
Busca el valor dentro de la matriz indicada (que puede ser una referencia) y devuelve su posición.

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Otro caso:

El siguiente ejemplo permite calcular el último bono recibido por un colaborador, teniendo en
cuenta que no todos los meses el colaborador se hace acreedor del bono:

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Uso de las funciones .SI ()

Aplicaciones de funciones básicas y avanzadas

Funciones a tener en cuenta:

sumar.si (rango; criterio; rango suma)
Suma los componentes del rango suma que cumplan el criterio indicado en la columna rango.

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contar.si (rango; condición)
Cuenta el número de celdas no vacías que cumplen la condición dada.
Contar.si.conjunto (criterios_rango1, criterios1, [criterios_rango2, criterios2]…)
Aplica criterios a las celdas en varios rangos y cuenta cuántas veces se cumplen dichos criterios.
 criterios_rango1 Obligatorio. El primer rango en el que se evalúan los criterios asociados.
 criterios1 Obligatorio. Los criterios en forma de número, expresión, referencia de celda o texto
que determinan las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios se pueden expresar
como 32, ">32", B4, "manzanas" o "32".
 criterios_rango2, criterios2... Opcional. Rangos adicionales y criterios asociados. Se permiten
hasta 127 pares de rango/criterio.
Sumar.si.conjunto (rango_suma, rango_criterios1, criterios1, [rango_criterios2, criterios2],...)
Agrega las celdas de un rango que cumpla con varios criterios.
 Rango_suma Obligatorio. Una o más celdas para sumar, incluidos números o nombres, rangos
o referencias de celda que contengan números. Se omiten los valores en blanco o de texto.
 Rango_criterios1 Obligatorio. El primer rango en el que se evalúan los criterios asociados.
 Criterios1 Obligatorio. Los criterios en forma de número, expresión, referencia de celda o texto
que define qué celdas del argumento rango_criterios1 se agregarán. Por ejemplo, los criterios
se pueden expresar como 32, ">32", B4, "manzanas" o "32".
 rango_criterios2; criterios2;… Opcional. Rangos adicionales y sus criterios asociados. Se
permiten hasta 127 pares de rangos/criterios.
Promedio.si (rango; criterios; [rango_promedio])
Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas de un rango que cumplen unos criterios
determinados.
 Rango Obligatorio. Una o más celdas cuyo promedio se desea obtener que incluyan números,
o nombres, matrices o referencias que contengan números.
 Criterio Obligatorio. Criterio en forma de número, expresión, referencia de celda o texto que
determina las celdas cuyo promedio se va a obtener. Por ejemplo, los criterios pueden
expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4.
 Rango_promedio Opcional. Conjunto real de celdas cuyo promedio se va a calcular. Si se omite,
se utiliza un rango.

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12
Aplicación de la función =sumar.si () y gráfico personalizado.
Función a usar: sumar.si (rango; criterio; rango suma)
Suma los componentes del rango suma que cumplan el criterio indicado en la columna rango.

Aplicamos la función sumar.si () y después graficamos y copiamos una imagen en los elementos del
gráfico, en este caso en las columnas 3D.

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Otro caso:

Supongamos que tenemos una columna con la fecha de caducidad de varios productos y
queremos una nueva columna donde desplegaremos un mensaje para saber si el producto está
vigente o ha caducado. La celda F1 tiene la fecha del día de hoy, así que para obtener el resultado
deseado utilizaré la siguiente fórmula:

=SI (B2<$F$1, "CADUCADO", "VIGENTE")

Si la fecha de caducidad es menor a la fecha actual, entonces obtendremos el mensaje

“CADUCADO”. Observa el resultado de esta fórmula al utilizarla en nuestros datos de ejemplo:

Además de etiquetar aquellos productos que son vigentes, ahora deseo contarlos y para eso
puedo utilizar la función CONTAR.SI que me permite indicar un criterio al momento de realizar la
cuenta. Un producto será vigente cuando la fecha de caducidad sea mayor que la fecha actual así
que puedo utilizar la siguiente fórmula:

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 =CONTAR.SI (B2:B10,">="&$F$1)

Esta fórmula contará los elementos que tengan un valor superior o igual al indicado en la celda
F1. El resultado de esta fórmula lo puedes ver en la celda F2 de la siguiente imagen:

Uso de la función Esblanco ()

ESBLANCO devuelve el valor lógico VERDADERO si valor es una referencia a una celda vacía, de lo
contrario devuelve FALSO.

Aplicaciones de las funciones ES y otras relacionas con textos y números.

En este ejemplo empezaremos por describir 9 funciones para hojas de cálculo que se utilizan para
comprobar el tipo de un valor o referencia.
Cada una de estas funciones, a las que se conoce como funciones ES, comprueba el tipo del
argumento valor y devuelve VERDADERO o FALSO dependiendo del resultado. Por ejemplo,
Sintaxis
ESBLANCO (valor)
ESERR (valor)
ESERROR (valor)
ESLOGICO (valor)
ESNOD (valor)
ESNOTEXTO (valor)
ESNUMERO (valor)
ESREF (valor)
ESTEXTO (valor)

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Valor es el valor que desea probar. Puede ser el valor de una celda vacía, de error, lógico, de texto,
numérico, de referencia o un nombre que se refiera a alguno de los anteriores.

Observaciones
Los argumentos valor de las funciones ES no se convierten. Por ejemplo, en la mayoría de las
funciones en las que se requiere un número, el valor de texto "19" se convierte en el número 19 Sin
embargo, en la fórmula ESNUMERO ("19"), "19" no se convierte y ESNUMERO devuelve FALSO.
Las funciones ES son útiles en fórmulas cuando se desea comprobar el resultado de un cálculo. Al
combinar esas funciones con la función SI, proporcionan un método para localizar errores en
fórmulas (vea los siguientes ejemplos).

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Una de las funciones que debemos tener en cuenta para dar una buena presentación a nuestros
resultados es:

Veamos un ejemplo de aplicación:

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 Uso de la función Esblanco ():

ESBLANCO devuelve el valor lógico VERDADERO si el argumento de valor es una referencia a una
celda vacía, de lo contrario, devuelve FALSO.

Sintaxis: ESBLANCO (valor)

La siguiente aplicación pone en “blanco” la celda correspondiente a DISTRITO si es que no existe

valor en el campo CODDIST, caso contrario realiza una búsqueda en la tabla adyacente.

3. Fórmulas matriciales para cálculos avanzados.

Cálculos condicionales en bienes inmuebles

En una hoja de cálculo en las columnas A, B y C se tiene una relación de las valorizaciones de
varios bienes inmuebles pertenecientes a tres personas.
Al lado derecho se quiere calcular a cuánto ascienden los bienes acumulados de cada
propietario.

Para calcular la valorización acumulada de las casas de cada propietario haga usted lo siguiente:

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1.- En F4 escribir la fórmula: =SUMAR.SI (A4:A10; E4; C4:C10)
2.- Luego copie esta fórmula en F5 y F6.
3.- En F7 use Autosuma para sumar las tres celdas.

Si también se desea calcular la suma de las valorizaciones que son inferiores a 100,000 soles,
entonces:
4.- La fórmula en F11 sería:
=SUMAR.SI (C4:C10;"<100000")
Note que se ha omitido el Rango a sumar.
Como hemos podido ver, esta función puede seleccionar en un rango cuales valores se van a
sumar, teniendo en cuenta una cierta condición. Sin embargo, la función solo puede evaluar una
sola condición de criterio:
Todas las casas que sean de un determinado propietario:
=SUMAR.SI (A4:A10;"Jorge"; C4:C10)
O; todas las casas que se encuentren en una determinada zona:
=SUMAR.SI (B4:B10;"Norte"; C4:C10)
Contar el número de celdas en el rango B4:B10 que contienen el texto "Sur".
=CONTAR.SI (B4:B10; "Sur ")
Pero, ¿cómo haríamos si se desea sumar todas las valorizaciones de casas ubicadas en una
determinada zona y que además pertenezcan a un determinado propietario?
Para resolver cálculos condicionales que requieren más de un criterio, entonces se puede hacer
uso de la combinación de la función SUMA y la función SI, o también la función CONTAR y la
función SI; pero escritas dentro de una fórmula matricial.

Fórmulas Matriciales:

a. Cómo crear un total basándose en varias condiciones

Nota.- En Excel algunas fórmulas pueden escribirse como fórmulas matriciales. Para esto hay
que escribir la fórmula y al finalizar hay que presionar la combinación de teclas
Ctrl+Shift+Enter, esto hace que la formula se encierre entre llaves al momento de
ingresar a la celda, quedando de esta forma: {=formula}

Primer Caso (para condiciones del tipo Y)

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 Ahora veremos la siguiente fórmula matricial que permitirá calcular el valor total de las
valorizaciones de las celdas C4:C10, donde el rango A4:A10 contiene al propietario "Sonia", y el
rango B5:B10 contiene la zona denominada "Norte".
{=SUMA (SI ((A4:A10="Sonia")*(B4:B10="Norte"); C4:C10))}
Las dos condiciones están encerradas entre paréntesis y entre ellas se escribe el operador de
multiplicación, lo cual indica que las dos condiciones deben cumplirse a la vez. (Condición del
tipo Y)
Segundo Caso (para condiciones del tipo O)
Para calcular el valor total de las valorizaciones de las celdas C4:C10, donde A4:A10 contiene
"Carlos" o "Jorge", utilice la siguiente fórmula.
{=SUMA (SI ((A4:A10 ="Carlos")+ (A4:A10 ="Jorge"); C4:C10))}
En este caso las dos condiciones encerradas entre paréntesis se escriben con el operador de
suma entre ellas, lo cual estaría indicando que es suficiente que se cumpla una de las dos
condiciones para que se realice el cálculo. (Condición del tipo O)
No olvide que ambas son fórmulas matriciales (están encerradas entre llaves) y deben
introducirse presionando al final CTRL+SHIFT+ENTER.
Otros ejemplos:
Contar el número de veces que aparecen varias condiciones
En la siguiente fórmula, cada vez que Excel encuentre "Sonia" en el rango A4:A10, comprobará
la presencia del texto "Norte" en la misma fila en la columna B (el rango B4:B10). A continuación,
Excel calculará de varios modos, el número de filas que contienen ambos textos. En los tres casos
las formulas obtienen el mismo resultado.
{=CONTAR (SI ((A4:A10="Sonia")*(B4:B10="Norte"); 1; 0))}
O sino así:
{=SUMA (SI ((A4:A10="Sonia")*(B4:B10="Norte"); 1; 0))}
O también así:
{=SUMA (SI (A4:A10="Sonia "; SI (B4:B10="Norte"; 1; 0)))}

En las primeras dos fórmulas el operador de multiplicación indica que las condiciones son del
tipo Y; y en la tercera formula se está utilizando dos funciones SI anidadas, o sea una función SI
dentro de otra función SI.
Se trata en estos casos de fórmulas matriciales y deben introducirse presionando al final
CTRL+SHIFT+ENTER.
Algunas funciones matriciales propias de Excel:

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21
4. Empleo de filtros avanzados.

Aplicaciones de filtro o autofiltros y filtros avanzados

Base de datos:

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Para el caso de hacer un filtro normal o autofiltro sólo debemos estar dentro de la base de
datos y luego hacemos clic en la pestaña Datos y luego en el grupo ordenar y filtrar hacemos
clic en Filtro (aparece el botón en cada campo) luego les damos los criterios de acuerdo a
lo que queremos obtener, esto lo podemos hacer en cada campo de la base de datos,
notaremos que en cada ícono con criterio de filtrado ahora aparece un pequeño embudo que
simboliza que se ha realizado un filtro en ese campo.

Para quitar un filtro normal o autofiltro sólo de debe hacer clic nuevamente en filtro, con esto
lograremos tener nuevamente nuestra data original.

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Para el caso de filtro avanzado hay que tener en cuenta tres cosas: la base de datos, los
criterios y el rango de salida que es el lugar en donde se ubicarán los datos a filtrar.

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Hay que tener en cuenta que en el rango de salida irán los campos que el usuario desea que
se visualicen o en todo caso que desea buscar.

Es necesario indicar que también se puede hacer un filtro en otra hoja siempre y cuando
estemos en la hoja activa es decir en la hoja en la cual deseamos que se visualicen los datos
filtrados.

Otro caso: En este caso trataremos de filtrar datos únicos en otra hoja, por tanto debemos
estar en la hoja activa, caso contrario sale error como lo muestra en la segunda
figura.

25
Debemos estar en la hoja activa:

Veamos otro caso de filtro avanzado:

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 Al final se obtiene:

5. Funciones de base de datos.

Uso de funciones de Base de Datos (funciones BD)

Función BDCONTAR

Cuenta las celdas que contiene un número en una columna de una lista o base de datos y que
concuerdan con los criterios especificados.

Sintaxis: BDCONTAR (base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)

Función BDCONTARA

Cuenta el número de celdas que no están en blanco dentro de los registros que cumplan con los
criterios especificados.

Sintaxis: BDCONTARA (base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)

Función BDDESVEST

Calcula la desviación estándar de una población basándose en una muestra, utilizando los números
de una columna de una lista o base de datos que concuerdan con las condiciones especificadas.

Sintaxis: BDDESVEST (base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)

Función BDDESVESTP

Calcula la desviación estándar de una población basándose en toda la población, utilizando los
números de una columna de una lista o base de datos que concuerdan con las condiciones
especificadas.

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Sintaxis: BDDESVESTP (base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)

Función BDEXTRAER

Extrae un único valor de la columna de una lista de datos que concuerde con las condiciones
especificadas

Sintaxis: BDEXTRAER (base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)

Función BDMAX

Devuelve el valor máximo dentro de un campo o columna de una base de datos, los registros que
coincidan con los criterios especificados.

Sintaxis: BDMAX (base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)

Función BDMIN

Devuelve el valor mínimo de una columna en una lista o base de datos que concuerde con las
condiciones especificadas

Sintaxis: BDMIN (base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)

Función BDPRODUCTO

Multiplica los valores del campo (columna) de registros en la base de datos, que coincide con las
condiciones especificadas

Sintaxis: BDPRODUCTO (base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)

Función BDPROMEDIO

Calcula el promedio de los valores de una columna, lista o base de datos que cumplen las
condiciones especificadas.

Sintaxis: BDPROMEDIO (base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)

Función BDSUMA

Suma los números de una columna de una lista o base de datos que concuerden con las condiciones
especificadas

Sintaxis: BDSUMA (base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)

Función BDVAR

Calcula la varianza de los valores contenidos en los registros que satisfagan un criterio dado, dentro
de un campo o columna de una base de datos.

Sintaxis: BDVAR (base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)

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 Función BDVARP

Calcula la varianza del conjunto de una población basándose en toda la población, utilizando los
números de una columna de una lista o base de datos que concuerdan con las condiciones
especificadas

Sintaxis: BDVAR (base_de_datos, nombre_de_campo, criterios)

Aplicación:

Criterios:

Algunas aplicaciones:

6. Funciones lógicas.

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 FUNCIÓN DESCRIPCIÓN
Función Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son
VERDADERO.
Función FALSO Devuelve el valor lógico FALSO.
Función SI Especifica una prueba lógica que realizar.
Función Devuelve un valor que se especifica si una fórmula lo
SI.ERROR evalúa como un error; de lo contrario, devuelve el
resultado de la fórmula.
Función SI.ND Devuelve el valor que se especifica, si la expresión se
convierte en #N/A; de lo contrario, devuelve el
resultado de la expresión.
Función NO Invierte el valor lógico del argumento.
Función O Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es
VERDADERO.
Función Devuelve el valor lógico VERDADERO.
VERDADERO

Función XO Devuelve un O exclusivo lógico de todos los

argumentos.

Veamos algunos ejemplos con la función condicional Si():

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7. Criterios para la escritura de fórmulas en Excel.

Referencia relativa y absoluta; se trata de completar la tabla con las proyecciones para el mes
de febrero, marzo y abril, teniendo en cuenta que el crecimiento de estos meses dependen del
mes anterior y el porcentaje de la tabla superior. Por ejemplo el mes de febrero es el 4% más
que el mes de enero y el de marzo el 12% más que el de febrero y el de abril el 10% más que el
mes de marzo.

Función a usar: =B8+B8*B$3

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 Aplicamos los conceptos de posición relativa y absoluta y teniendo en cuenta esto, se aplica la
fórmula final como se muestra en el siguiente gráfico:

8. Operadores de referencia.

Operadores son las herramientas que le permiten a Excel saber qué tipo de operación
queremos realizar. Por ejemplo, el operador "+" indica la operación suma.

Excel define cuatro tipos de operadores: aritméticos, de comparación, texto y referencia.

Los dos primeros son los más conocidos, como el ya mencionado suma (+) o multiplicación (*)
entre los aritméticos y mayor que (>) o menor que (<) entre los de comparación. Existe un único
operador de texto, el "&", que nos permite unir cadenas de texto.

Los operadores de referencia son los menos conocidos. Incluyen

- Los dos puntos (":"), el operador de rango que crea una referencia a todas las celdas
incluidas entre dos referencias (por ejemplo SUMA (A1:A10) suma todos los valores entre
las celdas de referencia, ellas incluidas).
- La coma (","), o punto y coma (";") dependiendo de las definiciones del sistema, que es el
operador de unión. Este operador combina referencias múltiples en una referencia (por
ejemplo SUMA (A1, C1, D1).
- El espacio que es el operador de intersección y genera una referencia a celdas comunes a
dos rangos. Este último es el menos conocido, y utilizado, de los operadores de Excel.
Supongamos la siguiente tabla:

Ejemplo 01

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 Ejemplo 02

Uso de operadores con elementos de formularios

Funciones a usar:

Operador que permite concatenar contenidos de celdas “&” o la función concatenar () y la

función elegir ()

Concatenar (texto1, texto2,...)

Concatena los textos. Equivalente al operador &.

Elegir (índice, valor1, valor2,...)

Devuelve el argumento de valor con el número indicado en el índice.
Elegir (2; A1; B2; C5) devuelve el contenido de la celda B2

SI 1
NO

="Usted eligió : "&ELEGIR(B32,"SI","NO")

9. Situaciones de uso de la función BuscarV y de la función Indirecto.

Caso 01:

Caso 02:

Aplicaciones con elementos de formulario y búsqueda con índice () y la función indirecto ().

Funciones a usar: Indirecto (texto, a1)

Devuelve la referencia contenido en el indica qué tipo de referencia usa a1.

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Índice (referencia, nº fila, nº columna, nº área)

Selecciona un valor desde una referencia. nº fila es el número de la fila dentro del rango. nº columna
es el número de la columna dentro del rango opcional e indica el rango a elegir si la selección es
múltiple.

Ejemplo 01: Cálculo de ventas con la función índice () y la aplicación de uno de los elementos de
formulario que se encuentran en la pestaña Desarrollador, grupo Controles y
aplicación Insertar; estando en insertar, elegimos el elemento requerido, lo creamos
(con un clic sostenido y arrastrar) y luego lo configuramos (haciendo anticlic y luego
clic en formato de control). Posteriormente seguimos los pasos de la ventana de
formato de control (en la pestaña de control).

Ejemplo 02:

Ejemplo 03: Este es un caso en donde se combinan los elementos de formulario u la búsqueda con
la función índice ().

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Ejemplo 04: En este caso hacemos uso de los elementos de formulario, la herramienta de
Validación (ubicada en la pestaña Datos) y la función indirecto (). En primer lugar
damos los respectivos nombres de los países a las ciudades correspondientes, luego
en B2 incluimos una lista de países con la herramienta de Validación y
posteriormente ubicados en B3 ingresamos en Validación e incluimos la fórmula:
=indirecto ($B$2) de tal forma que cuando elijamos un país, en B3 se despliegue el
listado de las ciudades correspondiente al país elegido.

Ejemplo 05: Aplicación de la función indirecto () con Área_de_impresión para seleccionar un área
específica de la hoja electrónica:

Ejemplo 06: cálculo de jerarquía aplicando la función indirecto () y la función jeraquia ()

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10. Uso de las funciones Elegir y Aleatorio.

ELEGIR (núm_índice; valor1; [valor2] ;...)

La sintaxis de la función ELEGIR tiene los siguientes argumentos:

 Núm_índice Obligatorio. Especifica el argumento de valor que se selecciona. El argumento

núm_índice debe ser un número entre 1 y 254, o bien, una fórmula o referencia a una celda
que contenga un número entre 1 y 254.
Si núm_índice es 1, ELEGIR devuelve valor1; si es 2, ELEGIR devuelve valor2 y así
sucesivamente.
Si núm_índice es menor que 1 o mayor que el número del último valor de la lista, ELEGIR
devuelve el valor de error # ¡VALOR!
Si núm_índice es una fracción, se trunca al entero inferior antes de ser usada.
 Valor1; valor2... Valor1 es obligatorio, los valores siguientes son opcionales. De 1 a 254
argumentos de valores entre los cuales la función ELEGIR selecciona un valor o acción que se
ejecuta basándose en el argumento núm_índice. Los argumentos pueden ser números,
referencias a celdas, nombres definidos, fórmulas, funciones o texto.

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11. Empleo del operador de texto en la concatenación de caracteres.

La Función IZQUIERDA: Extrae los primeros caracteres del extremo izquierdo de una cadena de
caracteres.

Sintaxis: IZQUIERDA (texto; num_de_caracteres)

texto: Es la cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer

num_de_caracteres: Especifica el número de caracteres que se desea extraer. Si se omite extrae

solo un carácter.

Ejemplo:

=IZQUIERDA (“El Peruano”; 7) daría como resultado: El Peru .

(El espacio en blanco también es un carácter que se toma en cuenta)

La Función DERECHA: Extrae los últimos caracteres del extremo derecho de una cadena de
caracteres

Sintaxis: DERECHA (texto; num_de_caracteres)

texto: Es la cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer

num_de_caracteres: Especifica el número de caracteres que se desea extraer. Si se omite extrae

solo un carácter.

Ejemplo:

=DERECHA (“Los Peruanos”; 8) daría como resultado: Peruanos .

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La Función EXTRAE: Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto
comenzando en la posición especificada.

Sintaxis: EXTRAE (texto; posición_inicial; num_de_caracteres)

texto: Es la cadena de texto que contiene los caracteres que se desea extraer

posición_inicial: Es la posición del primer carácter que se desea extraer del argumento Texto. El
primer carácter en Texto es 1

num_de_caracteres: Especifica el número de caracteres que se desea extraer.

Ejemplo:

=EXTRAE (“Los Peruanos”;5,4) daría como resultado: Peru .

La Función HALLAR

Busca una cadena de texto dentro de otra cadena de texto y leyendo de izquierda a derecha
devuelve el número de la posición inicial de la cadena hallada (no diferencia entre mayúsculas ni
minúsculas)

Sintaxis: HALLAR (texto_buscado; dentro_del_textol; posición_inicial)

texto_buscado Es la cadena de texto o caracter que se desea ubicar. Puede usar los comodines
* o ?. O usar también

Dentro_del_texto Es la cadena de texto dentro de la cual se desea ubicar el texto buscado

posición_inicial: Es la posición del primer carácter a partir de la cual se iniciará la búsqueda

Ejemplo:

=HALLAR (“a”; “Las Peruanas”; 1) daría como resultado: 2.

=HALLAR (“a”; “Las Peruanas”; 5) daría como resultado: 9.

Ejemplo:

Si en la celda C4 estuviese el texto Las Peruanas . entonces:

=EXTRAE (C4; HALLAR (“ ”; C4; 1)+1;4) daría como resultado: Peru .

En este ejemplo, HALLAR se encarga de buscar la posición donde se encuentra el espacio en blanco,
le suma 1 a esta posición y a partir de allí la función EXTRAE devuelve los siguientes 4 caracteres.

La Función ENCONTRAR

Busca una cadena de texto dentro de otra cadena de texto y leyendo de izquierda a derecha
devuelve el número de la posición inicial de la cadena hallada (A diferencia de la función HALLAR,
esta función sí reconoce entre mayúsculas y minúsculas).

38
Sintaxis: ENCONTRAR (texto_buscado; dentro_del_texto; posición_inicial)

texto_buscado: Es la cadena de texto o caracter que se desea ubicar. Puede usar los comodines * o
?. O usar también

Dentro_del_texto Es la cadena de texto dentro de la cual se desea ubicar el texto buscado

posición_inicial: Es la posición del primer carácter a partir de la cual se iniciará la búsqueda

Ejemplo:

Si en la celda A3 estuviese el texto quien MAL anda mal acaba .

Entonces: =ENCONTRAR (“mal”,A3;1) daría como resultado: 16.

En cambio, =HALLAR (“mal”,A3;1) daría como resultado: 7.

(Recuerde que HALLAR no diferencia mayúsculas ni minúsculas)

La Función LARGO

Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto

Sintaxis: =LARGO (texto)

texto: Es la cadena de texto, o celda que contiene un texto

Ejemplo:

=LARGO (“Zharaí Tholedo”) daría como resultado: 14.

Las Funciónes MAYUSC, MINUSC y NOMPROPIO

Convierte una cadena de texto en mayúsculas, en minúsculas o solo las primera letra de cada
palabra en mayúscula

Sintaxis:

=MAYUSC (texto)

=MINUSC (texto)

=NOMPROPIO (texto)

Texto: Es la cadena de texto, o celda que contiene un texto

Ejemplo:

=MAYUSC (“monto total”) daría como resultado: MONTO TOTAL .

=MINUSC (“DOS MIL”) daría como resultado: dos mil .

39
=NOMPROPIO (“bill gates”) daría como resultado: Bill Gates .

La Función SUSTITUIR

Reemplaza el texto existente con texto nuevo en una cadena

Sintaxis: =SUSTITUIR (texto; texto_original; texto_nuevo; número_de_ocurrencia)

Texto: Es la cadena de texto, o celda que contiene un texto

Texto_original: Es la cadena de texto, que se desea reemplazar

Texto_nuevo: Es la cadena de texto que reemplazará al texto_original

Número_de_ocurrencia: Es el número de aparición del texto_original dentro de toda la

cadena de texto. Si se omite se reemplazará el texto_original
en todos los sitios donde aparezca.

Ejemplo:

Si en la celda A3 estuviese el texto quien mal anda mal acaba .

Entonces:

=SUSTITUIR (A3,”mal”;”bien”)

Daría como resultado: quien bien anda bien acaba .

En cambio, =SUSTITUIR (A3,”mal”;”peor”; 2)

Daría como resultado: quien mal anda peor acaba .

(En este caso solo sustituye la segunda palabra encontrada)

Ejemplo 01

En el presente ejercicio se trata de realizar operaciones de tipo texto teniendo en cuenta las
funciones de tipo texto, para ello hemos usado las funciones: derecha(), izquierda(), extrae(), largo()
y hallar().

40
 Ejemplo 02:

En el siguiente ejemplo se trata de realizar un código autogenerado teniendo en cuenta las

siguientes premisas:

Se pide obtener el código de acuerdo a la siguiente indicación:

Tres letras del apellido paterno + 02 letras del apellido materno + guion + categoría + zona +
guion + 04 últimos caracteres del medidor + guion + 02 últimos dígitos del año.

Por ejemplo para el primero el autogenerado será: VARTE-A1-0001-95

Solución: Haga clic en la celda F5 y escriba la siguiente fórmula:

=MAYUSC(IZQUIERDA(B5,3)&EXTRAE(B5,HALLAR(" ",B5)+1,2)&"-"&D5&C5&"-“
&DERECHA(A5,4)&"-"&TEXTO(E5,"YY"))

Al final la fórmula se copia en la celda F5 y se obtiene la solución de este caso.

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 Ejemplo 03

En el siguiente caso se trata de autogenerar la dirección de email teniendo en cuenta lo siguiente:

Se pide obtener el código de acuerdo a la siguiente indicación:

Primera letra del nombre + apellido paterno + 2 últimos dígitos del año + símbolo @ + servidor +
(si es universidad, sigue edu.pe, de lo contrario será .com)

Solución:

Haga clic en la celda E5 y escriba la siguiente fórmula:

=MINUSC (IZQUIERDA (A5) &B5& DERECHA (AÑO (C5); 2) & "@"& D5& SI
(D5="Uni";".edu.pe";".com"))

Ejemplo 04

Autogenerado teniendo en cuenta funciones de tipo texto.

Se pide obtener el autogenerado de acuerdo a la siguiente indicación:

Condición + 2 primeras cifras del documento de identidad + 2 primeras letras del nombre + "-" + 2
primeras letras del apellido paterno + + 2 últimas cifras de la fecha de nacimiento

42
 Solución: Ingresar la siguiente expresión en la celda A2

=MAYUSC(E2&IZQUIERDA(D2;2)&EXTRAE(B2;HALLAR(",";B2)+2;2)&"-
"&IZQUIERDA(B2;2)&DERECHA(AÑO(C2);2))

12. Funciones: Redondear, Mas, Redondear, k.esimo.menor, k.esimo.mayor.

43
Las Funciónes K.ESIMO.MENOR, y K.ESIMO.MAYOR
Encuentra los primeros menores o primeros mayores valores de una lista.
Sintaxis
K.ESIMO.MENOR (rango; posición)
K.ESIMO.MAYOR (rango; posición)
Rango es el rango de celdas que se desea analizar.
Posición es ubicación del número menor o mayor que se desea encontrar. Esto es, para el menor
de todos seria 1, para el segundo menor sería 2, etc...
Si se quisiera averiguar cuál es la valorización que ocupa el segundo lugar entre las mayores, Y cuál
es la tercera valorización más pequeña, las fórmulas serían:
=K.ESIMO.MAYOR (C4:C10; 2) 186,000.00
=K.ESIMO.MENOR (C4:C10; 3) 114,000.00

Las Funciones REDONDEAR.MENOS, y REDONDEAR.MAS

Redondea un valor numérico al inmediato inferior o al inmediato superior según la cantidad de
decimales que se desee obtener.
Sintaxis
REDONDEAR.MENOS (valor; posición decimal)
REDONDEAR.MAS (valor; posición decimal)
Valor Es la cantidad numérica que se desea redondear.
Posición decimal Es la cantidad de decimales a los que se desea redondear la cantidad numérica.
Si en posición se escribe un número negativo se estará redondeando no los dígitos decimales sino
los dígitos enteros.
Si en la celda E4 estuviera escrito el número 3267.283, las funciones arrojarían los siguientes
resultados:
=REDONDEAR.MENOS (E4, 1) 3267.2
=REDONDEAR.MAS (E4, 1) 3267.3
=REDONDEAR.MENOS (E4, 0) 3267
=REDONDEAR.MAS (E4, 0) 3268
=REDONDEAR.MENOS (E4,-1) 3260
=REDONDEAR.MAS (E4,-1) 3270
=REDONDEAR.MENOS (E4,-3) 3000
=REDONDEAR.MAS (E4,-3) 4000

44
 La Función ALEATORIO
Genera un número completamente al azar entre 1 y 0.
Sintaxis: ALEATORIO ()
Esta función carece de argumentos.
El siguiente ejemplo simula el lanzamiento de un dado
=ENTERO (ALEATORIO ()*6)+1
La función Aleatorio multiplicada por 6 generará un número entre 0 y 5.9999. La función Entero
truncará la parte decimal de éstos números quedando así enteros del 0 al 5, y al aumentarles 1
éstos finalmente serian números entre 1 y 6.
Escrita esta fórmula, bastara con presionar la tecla de función [F9] para recalcular la fórmula y
entonces ALEATORIO generará otro número al azar.

La Función ALEATORIO.ENTRE ()

Devuelve un número entero aleatorio entre los números que especifique. Devuelve un nuevo
número entero aleatorio cada vez que calcula la hoja de cálculo.

Sintaxis: ALEATORIO.ENTRE (inferior, superior)

La sintaxis de la función ALEATORIO.ENTRE tiene los siguientes argumentos:

 Inferior Obligatorio. Es el menor número entero que la función ALEATORIO.ENTRE puede

devolver.
 Superior Obligatorio. Es el mayor número entero que la función ALEATORIO.ENTRE puede
devolver.

13. Utilización de formatos condicionales que actualizan el formato de las celdas de forma dinámica
según su contenido.

Uso de la herramienta Formato Condicional, para entrar a ella hay que hacer clic en la pestaña
inicio y luego en el grupo Estilos hacemos clic en formato condicional y veremos los siguientes:

45
Ahora dependerá de lo que desee el usuario, dado que puede hacer uso de las condiciones
propias de la herramienta o entrar a personalizar algunas condiciones o criterios de formato. A
continuación veremos los siguientes casos:
Caso 01:

Caso 02:

46
Caso 03: Aplicar formato a valores duplicados o valores únicos:

Caso 04: Resaltar fines de semana con formato condicional.

Para realizar esto debemos entrar a Formato condicional y hacer clic en Nueva Regla de
Formato y se obtiene:

47
Posteriormente hacemos clic al último tipo de regla que es el que permitirá ingresar una
formula personalizada para dar el formato deseado, la fórmula a ingresar es:
=DIASEM(B74,2)>5; una vez ingresada la fórmula hacemos clic en formato para dar el formato
deseado en fuente, borde, relleno, etc.

Al final se obtiene:

48
Caso 05: Resaltar filas alternas, esto también se puede realizar con la herramienta de formato
condicional, básicamente procedemos de la misma manera que el caso anterior, pero
aplicando la fórmula siguiente: =RESIDUO(FILA(),2)=0

Se obtiene lo siguiente:

Caso 06: También se puede buscar valores con formato condicional, para ello se procede
exactamente igual que los casos anteriores y se trabaja para obtener el siguiente
esquema:

49
En este caso el valor buscado es ANA PAULA LOPEZ VILELA y la función utilizada en el formato
condicional fue: =Y($F$202<>"",ENCONTRAR($F$202,B204))

Caso 07: Formato condicional dependiendo de ciertos valores; en este caso procedemos
haciendo uso de las condiciones propias de la herramienta en combinación de
alguna condición personalizada por el usuario.

Lo que se pide es dar un color de relleno y color de texto dependiendo de ciertas condiciones
como se indica en el gráfico:

50
Al final se obtiene:

Caso 08: Formato condicional sólo íconos.

51
 Una vez dado el formato podemos ingresar al administrador de reglas de formato condicional,
editamos la regla y la ventana de Editar Regla de Formato hacemos clic en Mostrar ícono
únicamente.

Al final se obtiene:

O también:

52
 Hay que tener en cuenta que cuando editamos este tipo de regla, el usuario puede cambiar los
valores condicionales.

14. Manejo de múltiples hojas.

Empezamos creando un Libro donde consolidaremos los datos (guardarlo con el nombre
Consolidado.xlsx); creamos tres hojas con los nombres 2011, 2012 y consolidado; en
cada una de las hojas colocamos una plantilla y la llenamos con datos (excepto la hoja
consolidado, ver gráfico).

Una vez creado el Libro (con las hojas 2011, 2012 y consolidado) hacemos los pasos
siguientes:

 Marcamos la zona en donde irían los datos a consolidar

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 Hacemos clic en la ficha Datos y en el grupo Herramientas de Datos hacemos clic en
Consolidar y creamos la referencia al rango relevante en la hoja 2011.

Presionamos clic en "Agregar". Ahora creamos la referencia al rango relevante en la

hoja 2008 y hacemos clic en Crear vínculos con los datos de origen.

54
 Luego hacemos clic en "Aceptar" y Excel consolidará los datos.

15. Auditoría de fórmulas.

16. Tablas, tablas dinámicas y gráficos dinámicos.

Tablas dinámicas (TD), aplicaciones y cálculo de campos calculados; para ingresar a la

herramienta de tablas dinámicas debemos hacer clic en Insertar y luego clic en Tabla Dinámica
y nos mostrará el siguiente esquema, previamente debemos estar dentro de una base de datos:

55
 En la ventana Crear Tabla Dinámica elegimos donde se va a colocar el informe de la TD, que
puede ser en una nueva hoja o en la hoja existente, en nuestro caso elegimos la primera opción
y obtenemos lo siguiente:

Estando en este entorno, el usuario empieza a diseñar su TD y la forma dependerá mucho del
criterio y de lo que desee mostrar el usuario.

Caso 01:

OPERACIONES BÁSICAS CON TABLAS DINÁNICAS

56
CASO 02:

INFORME DE TABLA DINÁMICA:

Es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes volúmenes de datos. Use un informe
de tabla dinámica para analizar detenidamente datos numéricos y a responder preguntas no
esperadas sobre los datos.

En este caso se verá:

- Ingreso de campos
- Diseño de TD (cuadrícula)
- Formato numérico
- Diseño de presentación de TD.

Se pide obtener el siguiente esquema:

57
Caso 03:

Se va a calcular el porcentaje de la suma de la cantidad respecto al total de la forma de pago.

Pasos:

- Hacemos la TD:
. Cliente a filas
. Forma de pago a columna
. Cantidad a valores
- Agregamos una vez más el campo cantidad a sumatoria de valores
- Pasamos sumatoria de valores de columna a fila
- Cambiamos los nombres:
. Suma de cantidad por cantidades
. Suma de cantidad 02 por símbolo % (mostramos los valores con % del total con 0 cifras
decimales).
- Luego podemos aplicar diseño de TD y diseño de presentación.
- Además podemos hacer doble clic en cantidades para ver su detallado incluso en otra hoja.

58
Caso 04:

La TD tiene por nombre Data, que es la misma data del primer y segundo caso.

SE VA A REALIZAR:

- Adición de un campo a la TD el cual tendrá por nombre importe IGV, en este campo se calculará
la suma del importe incluido impuestos.

Pasos:
- Hacemos la TD:
. Cliente a fila
. Forma de pago a columna
. Importe a sumatoria de valores
- Vamos a suma de importe y le damos formato, además le cambiamos suma de importe por
importe y con formato numérico de cero decimales.
- Hacemos clic en la ficha opciones, grupo herramientas y hacemos clic en formulas y luego clic
en campo calculado; en este ventana llenamos en nombre: importe IGV y en fórmula:
=importe*1.18. Luego clic en aceptar.
- Para una mejor visualización pasamos sumatoria de valores a fila.
- Luego configuramos el formato numérico para que sean uniformes y además podemos cambiar
el nombre de suma de importe IGV por importe IGV.
- Luego podemos cambiar el diseño de presentación y de tabla.

Al final debemos obtener el siguiente esquema:

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Caso 05:

Cálculo de ranking haciendo uso de la función jerarquía (). Para dar solución a este caso usaremos
TD para obtener una tabla resumida de los vendedores y sus respectivas ventas acumuladas, a
esta tabla de aplicamos la función jerarquía, tal como se muestra en el siguiente esquema:

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CASO 06: Aplicación de Tablas Dinámicas para consolidar varias hojas de cálculo, haciendo uso del
Asistente para Tablas Dinámicas.

En primer lugar se crean las bases de datos que en principio deben tener la misma plantilla, en
nuestro caso se han creado las siguientes:

61
Luego seguimos los pasos indicados por el asistente hasta obtener:

El resultado final nos muestra el consolidado de los productos en los meses de enero y febrero.

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