Di 253 GRC 015 RS 100 2015 Sgen Reniec

DIRECTIVA
CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA:
seáttada~oetaerftnitm vretwoOom
DI-253-GRC/015 03 1/22
FEC. APIOQ;
2 4 U U, L015
RESOLUCIÓN SECRETARIAL N° i°1/13 -2015-SGENIRENIEC
ESTADÍSTICAS DE LOS HECHOS VITALES Y LOS ACTOS

MODIFICATORIOS DEL ESTADO CIVIL INSCRITOS EN LAS
OFICINAS DE REGISTROS DEL ESTADO CIVIL Y LAS OFICINAS
REGISTRALES CONSULARES
TERCERA VERSIÓN
ESTADÍSTICAS DE LOS HECHOS VITALES Y LOS ACTOS MODIFICATORIOS DEL
ESTADO CIVIL INSCRITOS EN LAS OFICINAS DE REGISTROS DEL ESTADO CIVIL
Y LAS OFICINAS REGISTRALES CONSULARES DI-253-GRC1015
ÍNDICE
I. OBJETIVO
II. ALCANCE
III. BASE LEGAL
IV. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
V. RESPONSABILIDADES
VI. DISPOSICIONES GENERALES
VII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
VIII. VIGENCIA
IX. APROBACIÓN
X. ANEXOS
Wel CE ANEXO N° 01: CUADRO ESTADÍSTICO DE HECHOS VITALES Y ACTOS

ZD■ E' MODIFICATORIOS DEL ESTADO CIVIL
ANEXO N° 02:
FORMATO CUADRO ACLARATORIO CEHVAMEC
ANEXO N° 03: MODELO DE COMUNICACIÓN VÍA CORREO ELECTRÓNICO
EN CASO DE NO HABERSE REALIZADO NINGÚN REGISTRO
EN UN MES
ANEXO N° 04: FORMATO DE ACREDITACIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO
DE ENLACE
ANEXO N° 05: MATRIZ DE CUMPLIMIENTO
ANEXO N° 06: MODELO DE ANOTACIÓN DE REGULARIZACIÓN EN
CEHVAMEC
ANEXO N° 07: CONTROL DE CAMBIOS
TERCERA VERSIÓN
RE pC,IÓN SE L N° 5/SGEN/R 2
Y LAS OFICINAS REGISTRALES CONSULARES DI-253-GRC/015
I. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y acciones a seguir para la recopilación, envío,
procesamiento y control de la información estadística de los hechos vitales y actos
modificatorios del estado civil que se inscriben en las Oficinas de Registro del
Estado Civil que funcionan en las Municipalidades provinciales, distritales y de
Centros Poblados, en las Comunidades Nativas, en las Oficinas Registrales
Auxiliares a su cargo, y en las Oficinas Registrales Consulares; así como para el
envío al RENIEC de las actas de reserva utilizadas y/o inutilizadas, de las copias
certificadas de las actas matrices de las inscripciones realizadas en el mes
respectivo, y de las actas sobre los que se realizaron anotaciones textuales y/o
marginales con la finalidad de actualizar la información, así como de los títulos que
sustentaron las inscripciones de defunción.
II. ALCANCE
La presente Directiva es administrada por la Gerencia de Registros Civiles, a través
de la Sub Gerencia Técnica de Registros Civiles, en adelante SGTRC, y es fuente
de consulta y aplicación por la Gerencia de Tecnología de la Información, la
RF_NCIA ,
PURACION
Gerencia de Restitución de la Identidad y Apoyo Social, la Gerencia de Procesos de
EGISTROS
CIVILES j7
Registros Civiles, la Gerencia de Operaciones Registrales, las Jefaturas
Regionales, la Sub Gerencia de Estadística de la Gerencia de Planificación y
Presupuesto, las Oficinas de Registros del Estado Civil, las Oficinas Registrales
Consulares, las Oficinas Registrales y las Agencias del RENIEC.
III. BASE LEGAL
3.1 Ley N° 26497, Ley Orgánica del Registro Nacional de Identificación y Estado
Civil, del 12 de julio de 1995, y sus modificatorias.
3.2 Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado, del 18 de
abril de 2006, y sus modificatorias.
3.3 Decreto Supremo 015-98-PCM, aprueban Reglamento de Inscripciones del
Registro Nacional de Identificación y Estado Civil, del 25 de abril de 1998, y
sus modificatorias.
3.4 Resolución de Contraloría N° 320-2006-CG, aprueban Normas de Control
Interno, del 03 de noviembre de 2006.
3.5 Resolución Jefatural N° 023-1996-JEF/RENIEC, que delegó parcialmente
facultades registrales a las Oficinas de Registros del Estado Civil que
funcionan en Municipalidades y otros, del 03 de abril de 1996.
3.6 Resolución Jefatural N° 072-1996-JEF/RENIEC, que modifican los formatos
de las Actas de Inscripción de Nacimientos, Matrimonios y Defunciones y
serán de uso obligatorio a partir del 1° de enero de 1997, del 7 de noviembre
de 1996.
3.7 Resolución Jefatural N° 124-2013/JNAC/RENIEC, que aprueba el
Reglamento de Organización y Funciones y la Estructura Orgánica del
Registro Nacional de Identificación y Estado Civil, del 11 de abril de 2013.
3.8 Resolución Secretarial N° 029-2012/SGEN/RENIEC que aprueba la Directiva
DI-200-GPP/001 "Lineamientos para la Formulación de los Documentos
Normativos del RENIEC", quinta versión, del 30 de mayo de 2014.
IV. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
4.1 Acta registral

Es el documento en el cual está contenida la inscripción del hecho vital o acto
modificatorio del estado civil, así como las anotaciones textuales y/o
marginales, cumpliendo con las formalidades legales.
Para efectos de la presente Directiva, está referida específicamente al formato

preimpreso aprobado por el RENIEC para su uso a partir del 01 de enero de
1997, y sus respectivas actualizaciones, que cuenta con elementos de
seguridad y especificaciones técnicas predeterminadas y que consta de dos
ejemplares de igual contenido y valor, uno fijo denominado acta matriz
destinado a conformar el archivo local de la Oficina Autorizada y el segundo
desglosable que se remite al RENIEC, bajo la denominación de acta de
reserva.
4.2 Acta registral de contingencia

Es el formato preimpreso descrito en el numeral 4.1, de las actas de
RENCIA
URACION nacimiento, de matrimonio o de defunción, distribuidos por la Sub Gerencia
GISTROS
CIVILES Técnica de Registros Civiles (SGTRC) de la Gerencia de Registros Civiles,
que se encuentran bajo custodia de la Oficina Autorizada que realiza registros
en línea y que son utilizados en los casos en que no sea factible la inscripción
mediante el SIRCM del RENIEC por problemas con la conectividad, entre
otros; a fin de promover la continuidad del servicio.
4.3 Cuadro Estadístico de Hechos Vitales y Actos Modificatorios del Estado

Civil (CEHVAMEC)
Formato de uso oficial en el que se anota información estadística respecto a
las cantidades de nacimientos, matrimonios, defunciones y actos
modificatorios del estado civil inscritos en las oficinas autorizadas, así como
los números de series de las actas utilizadas y/o inutilizadas, y demás
información dispuesta por la presente Directiva.
Puede emitirse en forma manual empleando el formato del Anexo N° 01 o en

forma electrónica a través del Portal Web del Registrador Civil.
4.4 Matriz de cumplimiento

Cuadro administrado por la SGTRC en el que se ingresa información sobre el
cumplimiento en la remisión mensual de los Cuadros Estadísticos de Hechos
Vitales y Actos Modificatorios del Estado Civil, así como sobre el cumplimiento
del envío de las Actas de Reserva por parte de las oficinas autorizadas.
4.5 Oficina Autorizada

Para efectos de la presente Directiva se refiere a una Oficina de Registros del
Estado Civil que funciona en una Municipalidad provincial, distrital o de centro
poblado o en una comunidad nativa, así como a una Oficina Registral
Consular que funciona en el exterior.
4.6 Portal Web del Registrador Civil (PWRC)

Plataforma informática de gestión y de servicios registrales especializados,
dirigido a los registradores civiles y administrado por la SGTRC, consistente
en un canal multipropósito interactivo que brinda acceso a fuentes de
información, comunicación y soporte técnico registral.
4
4.7 Sistema Integrado de Registros Civiles y Microformas (SIRCM)

Es un aplicativo informático que permite el registro de datos (textos e
imágenes) correspondiente a los asientos de nacimiento, matrimonio y
defunción, aplicable a la inscripción, modificación, integración, procesamiento
y depuración de actas registrales.
V. RESPONSABILIDADES
5.1 La Gerencia de Registros Civiles, en adelante GRC, supervisa el cumplimiento

de la presente Directiva en el ámbito de su competencia.
5.2 La Sub Gerencia Técnica de Registros Civiles, en adelante SGTRC, es la
unidad orgánica encargada de velar por la implementación y cumplimiento de
la presente Directiva.
5.3 Las oficinas autorizadas son responsables de dar correcto y oportuno
cumplimiento a lo establecido en la Directiva, en lo que corresponda.
5.4 Las Jefaturas Regionales, en adelante JJRR, controlan la aplicación y estricto
cumplimiento de la presente Directiva por parte de las oficinas autorizadas que
se encuentran en su jurisdicción regional.
5.5 La Gerencia de Operaciones Registrales controla la aplicación y estricto
cumplimiento de la presente Directiva en las Oficinas Registrales Consulares.
VI. DISPOSICIONES GENERALES
6.1. El Jefe de la Oficina Autorizada deberá enviar mensualmente a la Sub

Gerencia Técnica de Registros Civiles de la Gerencia de Registros Civiles, la
información detallada de las inscripciones de los hechos vitales y los actos
modificatorios del estado civil registrados en su oficina durante el mes que se
reporta, usando para ello el formato del CEHVAMEC, al que deberá
adjuntarse como anexos la siguiente documentación:
6.1.1. Actas de reserva originales utilizadas y/o inutilizadas, así como las
copias certificadas de sus respectivas actas matrices.
6.1.2. Copias certificadas de las actas matrices en formato oficial del

RENIEC sobre las que se realizó una anotación textual.
* En el caso de Actas de Defunción:
6.1.2,1. Copias Certificadas del Certificado de Defunción y/o de las

constancias emitidas por la autoridad política, judicial o
religiosa en caso de falta de profesional de salud
competente en el lugar de deceso; y/o del parte judicial,
parte policial u otro documento presentado como sustento
de las inscripciones realizadas.
6.1.2.2. Originales de los documentos de identidad (DNI o LE.) de

los titulares de las defunciones inscritas.
6.2. Cuando la Oficina Autorizada posea facultades revocadas para realizar

inscripciones de hechos vitales, conservando el acervo registral documentario
FRCERA VERSIÓN
;SOLUCI li.:11,CRETARIAL N° /0/0 -2015/S IEC
cs
de los registros realizados anteriormente; solo remitirá el CEHVAMEC cuando

en las Actas de formato Oficial realice anotaciones textuales; siendo su plazo
de presentación de cinco (05) días hábiles del mes siguiente, adjuntando
como anexos las copias certificadas señaladas en el numeral 6.1.2.
6.3. Cuando la Oficina Autorizada realiza registros en línea de hechos vitales en el

Sistema Integrado de Registros Civiles y Microformas del RENIEC (SIRCM),
solo remitirá el CEHVAMEC con el rango de las actas registrales de
contingencia utilizadas y/o inutilizadas, así como las anotaciones textuales
efectuadas durante el mes en las actas matrices de formato Oficial que
custodia en el archivo registral a su cargo, adjuntando como anexos las
copias certificadas señaladas en el numeral precedente 6.1.2.
6.4. Las oficinas autorizadas solo deberán remitir copias certificadas de las actas
registrales en formato RENIEC en las que se realizó la anotación textual. Si
remitieran inadvertidamente alguna copia certificada de otro formato no oficial,
vigente para su uso antes de los formatos aprobados por el RENIEC, la
SGTRC los calificará para determinar si revisten de interés académico
formativo, como casuística registral; caso contrario se procederá a su
devolución al remitente en el siguiente despacho de libros registrales que se
SUB G ENCIA
realice.
RACIÓN
DE .BISTROS
CIVILES
6.5. Si la Oficina Autorizada no pudiera emitir algunas o todas las fotocopias
necesarias de las actas matrices cuyas reserva remite y/ o de aquellas que
contienen anotaciones textuales, podrá sustituirlas con transcripciones
literales debidamente firmadas y selladas por su Jefe registra! con la
respectiva impresión digital.
6.6. La SGTRC mantendrá actualizada la información de las estadísticas de

hechos vitales y actos modificatorios del estado civil, realizadas y reportadas
por las oficinas autorizadas, proveyendo de información a las dependencias
RENIEC, específicamente a la Sub Gerencia de Estadística de la Gerencia de
Planificación y Presupuesto, para el cumplimiento de sus fines respectivos.
6.7. El CEHVAMEC contiene la información correspondiente a solo un mes

específico. En caso que inadvertidamente se hubiere incluido el reporte de
más de un mes, puede subsanarse a través del formato "Cuadro Aclaratorio
CEHVAMEC" por cada mes (Anexo N° 02), sea físicamente o a través de
correo electrónico. Este formato se utiliza también para rectificar errores y/o
subsanar omisiones.
6.8. Si no se ha realizado ninguna inscripción ni registrado anotaciones textuales,

podrá reportarse utilizando el "Modelo de comunicación vía correo electrónico
en caso de no haberse realizado ningún registro en un mes" Anexo N° 03,
sustituyéndose la obligación de remisión del CEHVAMEC físico respectivo.
Estas comunicaciones se realizan al correo electrónico que administra la

SGTRC: contactoregistralareniec.gob.pe.
6.9. El Jefe de la Oficina Autorizada acredita ante la SGTRC un correo de enlace

que servirá de canal válido de comunicación con el RENIEC, a efectos de
recibir comunicados, avisos, notificaciones, pedidos y similares; así como
remitir información, y demás que sea solicitada.
TERCERA VERSIÓN
RESOLLICIÓN,SECRETARIAL N° /012 -201
Para tal efecto se llenará el "Formato de acreditación de correo electrónico de

enlace" Anexo N° 04, teniéndose por bien notificado los correos que sean
dirigidos a la dirección electrónica acreditada por el registrador civil.
6.10. La Gerencia de Registros Civiles podrá aprobar modificaciones en el formato

de CEHVAMEC regulado por la presente Directiva, con el fin de ajustarlo a las
necesidades técnico legales destinadas a viabilizar el cumplimiento de sus
fines respectivos.
VII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS
7.1. La SGTRC, tendrá a su cargo lo siguiente:
7.1.1. Recibirá, evaluará y procesará los CEHVAMEC, que remiten las

oficinas autorizadas, manteniendo actualizada la base de datos de las
estadísticas de las inscripciones de nacimientos, matrimonios,
defunciones y actos modificatorios del estado civil.
7.1.2. Monitoreará la oportunidad en la presentación de los CEHVAMEC, así

como de las actas de reserva por parte de las oficinas autorizadas,
llevando la Matriz de Cumplimiento respectiva (Anexo N° 05).
7.1.3. Regularizará de oficio los errores u omisiones en el contenido del

CEHVAMEC, en los casos previstos en la presente Directiva.
7.1.4. Informará a las Jefaturas Regionales sobre las oficinas autorizadas de

su jurisdicción que se encuentren en situación de omisas del envío del
CEHVAMEC, actas de reserva, entre otros obligados a presentarse, a
efectos que se disponga su cumplimiento respectivo a través de la
Unidad de Fiscalización.
7.1.5. Informará a la Gerencia de Registros Civiles sobre las Oficinas

ER Registrales Consulares que se encuentren en situación de omisas del
ASES
JURfOl envío del CEHVAMEC, actas de reserva, entre otros obligados a
presentarse, a efectos que se haga de conocimiento de la Gerencia de
Operaciones Registrales y que ésta pueda solicitar su cumplimiento a
través del Ministerio de Relaciones Exteriores.
7.1.6. Remitirá a la Sub Gerencia de Procesamiento de Registros Civiles las

actas de reserva, las copias certificadas de sus respectivas Actas
matrices, y demás documentación enviada por las oficinas autorizadas
para su procesamiento de acuerdo a su competencia funcional y
conforme a la normatividad aplicable.
7.1.7. Remitirá a la Sub Gerencia de Depuración de Registros Civiles, las

copias certificadas de las actas matrices en formato Oficial del
RENIEC que contengan anotaciones textuales efectuadas en las
oficinas autorizadas, con los fines de depuración registral en el
SIRCM, conforme a la normatividad aplicable.
7.1.8. Las demás vinculadas a sus funciones previstas en la presente

Directiva, que le encargue la Gerencia de Registros Civiles.
TERCERA-VIRSIóN
RESO,I S,ECRETARIAL N° f(04 - RENIEC
ae
hE
" 01
'
Distribución del Formato Manual Cuadro Estadístico de Hechos Vitales y

Actos Modificatorios del Estado Civil —CEHVAMEC.
7.2. La SGTRC pondrá a disposición de los registradores civiles a través del Portal
Web del Registrador Civil, el formato del CEHVAMEC para ser descargado e
impreso, así como los demás formatos contemplados en la presente Directiva;
los mismos que también están disponibles en cualquier oficina registral o
agencia RENIEC para su entrega respectiva.
Del llenado y contenido del CEHVAMEC.
7.3. El CEHVAMEC deberá ser llenado por el Jefe de la Oficina Autorizada, con
letra imprenta, legible, sin enmiendas ni tachaduras, ciñéndose estrictamente
a los rubros o campos requeridos, tales como:
7.3.1. El ubigeo o ubicación geográfica de la Oficina Autorizada

(Departamento/ Continente, Provincia/País, Distrito/Ciudad y/o Centro
Poblado o Comunidad Nativa de ser el caso).
7.3.2. Año y mes al que corresponde la información.
7.3.3. El tipo de inscripción (nacimiento, matrimonio y defunción) y actas

registrales inutilizadas.
7.3.4. La cantidad total de las anotaciones textuales que se hicieran en las

actas registrales inscritas: cancelaciones, rectificaciones,
reconocimiento, declaración judicial de paternidad, adopción; así como
el divorcio o disolución del vínculo matrimonial para el caso de
matrimonios, y demás previstas en la normatividad aplicable.
7.3.5. Número de serie de las actas registrales inscritas.
7.3.6. Cantidad de actas registrales inscritas por sexo.
7.3.7. Totales de cada campo o rubro llenado.
7.3.8. Cantidad de L.E. o DNI de fallecidos que se adjunta.
7.4. En los meses que no se registre información como hecho vital o como acto
modificatorio del estado civil o anotación textual, se deberá registrar la cifra
"00" en el rubro respectivo del CEHVAMEC, consignando los campos que sí
hubieran tenido algún registro. De no haber ningún registro se aplica el
numeral 6.8. precedente.
7.5. El Jefe de la Oficina Autorizada deberá sellar (sello de post-firma) y firmar el

CEHVAMEC en el espacio disponible para ello, validando la información que
se remite.
Si la Oficina Autorizada tiene a su cargo una o más Oficinas Registrales

Auxiliares (ORA), solo se presentará un CEHVAMEC que contenga toda la
información de la provincia, distrito, centro poblado o comunidad nativa,
según corresponda.
TERCERA VERSIÓN
RES 11 N SECRETARIAL N° 100 -201
Plazo para el envío físico del CEHVAMEC.
7.6. El Jefe de la Oficina Autorizada deberá remitir con oficio el CEHVAMEC a la

SGTRC dentro de los diez (10) primeros días hábiles del mes siguiente del
que corresponde informar.
Se podrá presentar directamente en la sede de la SGTRC o en la oficina u
agencia RENIEC más cercana.
Las OREC de Centros Poblados o de Comunidades Nativas lo harán dentro

del plazo de treinta (30) días hábiles.
7.7. El Jefe de la Oficina Autorizada podrá solicitar a la SGTRC autorización para

remitir los respectivos CEHVAMEC en plazo distinto del previamente
señalado, en atención a causas debidamente justificadas.
7.8. Si el Jefe de la Oficina Autorizada identificara algún error u omisión en el

formato remitido, podrá ser aclarado por la Oficina Autorizada mediante oficio
adjuntando el formato del Anexo N° 02, hasta el último día hábil del mes
SUB GE N .CI siguiente al reportado.
DE - RACIJN•
DE ISTROS
CIVILES
Del envío del CEHVAMEC por la Oficina Registral o Agencia RENIEC.
7.9. La oficina registral o agencia RENIEC no realizará revisión alguna al

CEHVAMEC ni a sus anexos presentados y los remitirá tal como los recibe,
dentro de las veinticuatro (24) horas de su presentación, haciendo uso del
Sistema Integrado de Trámite Documentario si lo tuvieran a disposición,
considerando su traslado mediante el medio más rápido a la SGTRC en forma
directa o a través de su respectiva Jefatura Regional.
7.10. La SGTRC verificará el contenido de los documentos remitidos, en caso de

constatar faltantes, dejará constancia en el cargo de recepción respectivo, a
efectos de la subsanación correspondiente a cargo del remitente.
Observaciones a la información contenida en el CEHVAMEC.
7.11. Recibido el CEHVAMEC y sus anexos, será materia de evaluación, pudiendo

ser observado por la SGTRC, al presentar las siguientes situaciones:
7.11.1. La información contenida en el CEHVAMEC no concuerda con las

actas de reserva y/o las copias certificadas de las actas matrices en
formato Oficial del RENIEC con anotación textual, que se remitan
adjuntos.
7.11.2. Si se ha incurrido en error u omisión en el llenado de algún rubro o

campo relevante.
7.11.3. Si no se adjuntan las actas de reserva y/o las copias certificadas de

sus respectivas actas matrices, o en su caso, las copias certificadas
de las actas matrices en formato oficial del RENIEC en donde se
hubieren efectuado anotaciones textuales.
7.11.4. Si no se remiten las copias certificadas de los certificados de

defunción y/o demás documentos que sustentan las actas de
defunción inscritas en el mes que se informa.
TERCERA VERSIÓN
ESOL ISECRETARIAL N° /Va -2015/ NIEC
nteV,
4.,ki-Wetres ILES
Nit
7.12. La SGTRC solicitará a la Oficina Autorizada la subsanación de los

CEHVAMEC observados, pudiéndose utilizar el medio escrito mediante oficio,
adjuntando el formato del Anexo N° 02, o a través del correo electrónico de
enlace que hubiere sido acreditado por ellos.
7.13. La observación del CEHVAMEC no impide que siga el proceso

correspondiente de los documentos presentados como sustentos, entre ellos,
la calificación, regularización y procesamiento en el SIRCM.
Ingreso de información al módulo de Hechos Vitales.
7.14. Recibido el CEHVAMEC, con las actas de reserva y demás documentación

adjunta, la SGTRC confrontará la información proporcionada y de estar
conforme la ingresará en el aplicativo informático conforme ha sido reportada
por la Oficina Autorizada.
7.15. Una vez ingresada la información que contienen los CEHVAMEC en el

módulo indicado, serán clasificados y ordenados para su archivamiento y las
consultas posteriores.
De la regularización de los CEHVAMEC.
7.16. La SGTRC regularizará de oficio los CEHVAMEC en los siguientes casos:
7.16.1. Omisión o error en el dato del mes y/o año declarado que conste en
el oficio de remisión y/o tomando como referencia las fechas de
generación de las actas de reserva remitidas.
7.16.2. Omisión o error en el número de una o más actas reportadas en el

CEHVAMEC, cuyos originales reserva estén adjuntos.
7.16.3. Omisión o error en los campos correspondientes a la identificación de

la Oficina Autorizada, que consten indubitablemente en el oficio de
remisión o en el sello del Jefe que suscribe.
7.16.4. Omisión de firma y/o sello de Jefe de la Oficina Autorizada.
7.16.5. Aquellos que la SGTRC considere viables, con el fin de brindar

impulso de oficio al procesamiento de la información proporcionada y
no dilatar innecesariamente el procesamiento correspondiente.
7.17. Los CEHVAMEC y sus anexos se presentarán con oficio, pero si fueran
remitidos sin el mismo, esta omisión no es causal de observación.
7.18. Los CEHVAMEC se regularizarán de oficio consignando la información

faltante en una esquela de regularización que luego se adosa al mismo,
empleándose para tal fin el Anexo N° 06.
Remisión a la Sub Gerencia de Procesamiento de Registros Civiles de las actas

de reserva y las copias certificadas de sus respectivas actas matrices.
7.19. Las actas de reserva que no hubieren sido materia de observación, o que
habiéndolo sido han sido regularizadas de oficio conforme a la normatividad
aplicable, serán remitidas a la SGPRC para su procesamiento respectivo.
TERCERA.. RSIÓN
RESO ,;-$,ECRETARIAL N° /00 -2015/SGEN/RENIEC
b Grnact
11
7.20. Los envíos se realizarán a través de órdenes de producción generadas por la

SGTRC, que contienen un (01) acta como mínimo y como máximo cincuenta
(50) actas de reserva, previamente evaluadas para su posterior digitalización.
7.21. En el caso de actas de reserva de defunción, se adjuntarán los originales de

los respectivos documentos identificatorios de sus titulares (L.E. o el DNI) y
las copias certificadas de los certificados de defunción y/o demás documentos
de sustento del registro.
Depuración Registra( de las actas reserva por parte de la SGDRC
7.22. Las actas de reserva de defunción o de matrimonio que se ingresan en el

SIRCM tendrán el mismo tratamiento que un acta matriz para efectos de la
depuración registra'.
Luego que la SGPRC culmine la línea de procesamiento correspondiente de

estas actas de reserva, la SGDRC procederá a realizar la depuración registral
como sigue:
7.22.1. Verificar si el titular del acta de reserva de defunción o los titulares

del acta de matrimonio tienen su respectiva acta matriz de
nacimiento contenida en el SIRCM.
7.22.2. Si el resultado es positivo, procederá a su anotación vía SIRCM; si

solo tenemos contenida en el SIRCM el acta de reserva, se
depurará registralmente vía SIRCM y además se generará el aviso
vía el Portal Web del Registrador Civil y/o el medio disponible que
permita que la Oficina Autorizada en la que conste el acta matriz de
nacimiento, pueda realizar la depuración registral respectiva.
Remisión a la Sub Gerencia de Depuración de Registros Civiles de las copias

certificadas de las actas matrices en formato oficial del RENIEC sobre las que
se realizaron anotaciones textuales.
7.23. Las copias certificadas de las actas matrices en formato oficial RENIEC sobre
las que se realizaron anotaciones textuales y cuyas actas reserva se
encuentren en el archivo magnético del SIRCM del RENIEC, deberán ser
remitidas en órdenes de producción a la SGDRC, para las acciones de su
competencia.
Sobre el archivo de los documentos de sustento de las actas de defunción.
7.24. Las copias certificadas de los sustentos de las actas de defunción serán
remitidos por la SGTRC al SGARF para su archivo respectivo; debiendo
remitir solamente a la SGPRC las actas de reserva originales.
Son aplicables las disposiciones vigentes sobre publicidad de los títulos

archivados.
Sobre la publicidad de las actas reserva.
7.25. Las actas reserva incorporadas en el SIRCM tienen el mismo valor jurídico,
en consecuencia igual tratamiento de las actas matrices para efectos de la
publicidad registral y les son aplicables las disposiciones vigentes sobre el
particular.
TERCE SIÓN
RESO ECRETARIAL N° /i9 -20151 NIEC
11 VILES
Sobre la emisión de Constancias de Registros Civiles.
7.26. La emisión de constancias positivas o negativas de registros civiles se

realizarán tomando en consideración las actas registrales incorporadas en el
SIRCM, sin distinguirse si se tratan de matriz o reserva, siendo aplicables las
disposiciones vigentes sobre emisión de certificaciones y constancias.
Reportes de omisión de envío del CEHVAMEC.
7.27. La SGTRC informará trimestralmente a las Jefaturas Regionales (JJRR) sobre

las oficinas autorizadas que se encuentren en situación de omisas a la
presentación del CEHVAMEC y/o de los documentos que debió haber
adjuntado.
7.28. Las JJRR coordinarán a través de las Unidades de Fiscalización a su cargo,
con las oficinas autorizadas para que cumplan con remitir la documentación
y/o información pendiente en el más breve término, supervisando su
cumplimiento.
S B GE .NCIA
DE P, CION
7.29. La SGTRC informará trimestralmente a la Gerencia de Registros Civiles sobre
DE R ISTROS
CIVILES
las Oficinas Registrales Consulares que se encuentren en situación de
omisas a la presentación del CEHVAMEC y/o de los documentos que debió
haber adjuntado, para su respectiva comunicación a la Gerencia de
Operaciones Registrales.
Emisión Electrónica del Cuadro Estadístico de Hechos Vitales y Actos

Modificatorios del Estado Civil (CEHVAMEC).
7.30. La Oficina Autorizada podrá generar el Cuadro Estadístico de Hechos Vitales

y Actos Modificatorios del Estado Civil (CEHVAMEC) de manera electrónica a
través del módulo informático respectivo, con enlace desde el Portal Web del
Registrador Civil, durante los cinco (5) primeros días útiles del mes siguiente
al que corresponde informar.
7.31. Una vez concluido el registro, imprimirá y firmará el reporte correspondiente

para su remisión física a la SGTRC, al cual deberá adjuntar las actas de
reserva del mes que se informa, las copias certificadas de sus respectivas
Actas matrices, las copias certificadas de las actas matrices en formato oficial
del RENIEC sobre las que se realizaron anotaciones textuales, los originales
de los DNI o L.E de los titulares de las defunciones inscritas y las copias
certificadas de los certificados de defunción respectivos u otros originales
presentados como sustento de la inscripción de defunción.
7.32. Si el Jefe de la Oficina Autorizada cuenta con certificado digital y firma

electrónica, firmará digitalmente el CEHVAMEC y las copias de los
documentos obligados a presentarse, subsistiendo solo la obligación de
remitir físicamente los originales de las actas de reserva, las copias
certificadas de sus respectivas Actas matrices, las copias certificadas de las
actas matrices sobre las que se realizaron anotaciones textuales y de los
sustentos de las actas de defunción, en los plazos establecidos.
7.33. Por medio de la Gerencia de Registros Civiles, la SGTRC formula los

requerimientos informáticos necesarios para la operatividad del CEHVAMEC
electrónico a través del Portal Web del Registrador Civil y demás aplicativos
informáticos que sean necesarios con fines estadísticos, de administración de
información, entre otros.
TERCERA. ERSIÓN
RES91~1i(SECRETARIAL N° /PO -20151 NIEC
113
•
De los reportes de actas registrales de contingencia utilizadas por oficinas

autorizadas con registro en línea.
7.34. Las oficinas autorizadas mantendrán disponible Libros con Actas regístrales
manuales de contingencia que les proporciona la SGTRC, para ser utilizados
en caso que no sea posible realizar el registro en línea correspondiente.
Para efectos del control respectivo, se remitirá mensualmente el CEHVAMEC

a través del correo de enlace acreditado, respecto de las series de las actas
registrales utilizadas y/o inutilizadas; en este caso, sin acompañar los anexos
que se establecen en la presente directiva, por tratarse de actas que van a
ser procesadas como registros RENIEC.
De encontrarse disponible el acceso al CEHVAMEC electrónico, se empleará

este medio para reportar las actas inutilizadas y el rango de las actas de
contingencias utilizadas.
Del CEHVAMEC correspondiente a campañas de desplazamiento o similares.
7.35. En el caso de campañas de desplazamiento o similares que realice la

Gerencia de Restitución de la Identidad y Apoyo Social sobre registros civiles,
se remitirá mensualmente a la SGTRC mediante el aplicativo informático
respectivo, la relación conteniendo el detalle de los números de series de las
actas registrales utilizadas y/o inutilizadas, que para tal efecto se les hubiera
suministrado.
De los cambios de denominación o del Ubigeo de las oficinas autorizadas.
7.36. El Registrador civil no podrá utilizar la nueva denominación o Ubigeo de una

Oficina Autorizada que se encuentre en trámite, sino hasta su aprobación
conforme al marco legal vigente, estando impedido de modificar sus sellos y/o
utilizarlos en los documentos que emita o actas registrales que genere.
Una vez aprobado deberá actualizar sus sellos conforme a la Directiva del
Registro de Firmas del Registrador Civil vigente.
VIII. VIGENCIA
Entrará en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación mediante Resolución

Secretarial.
IX. APROBACIÓN
Será aprobada mediante Resolución Secretarial.
ANEXOS
TERCERA RSIÓN
RESO ECRETARIAL N° / 0/0 -2015/SG
¡les E. '
Y LAS OFICINAS REGISTRALES CONSULARES DI-253-G RC/015
UBIGEO Departamento/Continente Provincia/País Distrito /Ciudad CP &CR
ESTADO DE OREC
AÑO BILINGÜE
TIPO DE INSCRIPCIÓN
LENGUA
N SERIE DE ACTAS EMITIDAS (')
NACIMIENTOS
DEL AL SEXO
(Verdes)
HOMBRE MUJER
Ordinarios (con CUI)
Extemporáneos (con CUI) Menor de Edad
Inscrip. De hijo de Peruano nac. en el extranj. Ley 29462
DEPARTAMENTO/CONTINENTE ReconstiL de acta de menor cuya ínscr. fue en acta sin CUI
Judicial (menor declarado en abandono)
Declaración de presunto progenitor Ley 28720
Actas inutilizadas
PROVINCIA/PAIS TOTALES
N" SERIE DE ACTAS EMITIDAS (*)
NACIMIENTOS
DEL AL SEXO
(Celestes)
HOMBRE MUJER
DISTRITO/CIUDAD Extemporáneos (sin CUI)
Nueva acta Ley 29032 (Recon/Declar judic patera)
Adopciones Menor de Edad
Mayor de Edad
CENTRO POBLADO Reposiciones Ley 29312 ( 1 )
Reconstituciones
Declaración de presunto progenitor Ley 28720
Actas inutilizadas
r, LE O DNI DE FALLECIDOS QUE SE Cancelaciones

G t ADJUNTA Rectificaciones y regularizaciones
( RS DE LA
5 ' Reconocimientos de filiación (paternidad o maternidad).
Y
`- e Declaración Judicial de filiación (paternidad o maternidad).
MAYORES MENORES TOTAL
MATRIMONIOS DEL AL
OBSERVACIONES:
Ordinarios
Judicial o Sup etorio
Reposición Ley 29312 ( 1 )
Reconstitución
7 GERENCI Actas inutilizadas
",SESORI
IRFDIC
TOTALES
DEFUNCIONES DEL AL SEXO

HOMBRE MUJER
(') En caso la serie de las actas no fuera continua especificar en el rubro "Observaciones" las series
de actas emitidas que correspondan
1) Sólo para el procedimiento de reposición con participación de ciudadano
2) Parte judicial o policial< certificado de médico legista, protocolo de necropsia yio sentencia
OJO: DEBERÁ ADJUNTARSE A ESTE CUADRO LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS:
A. LOS DUPLICADOS DE LAS ACTAS EMITIDAS EN EL MES (ACTAS DE RESERVA)
B. LAS COPIAS CERTIFICADAS DE LAS ACTAS CON ANOTACIONES MARGINALES FIRMA Y SELLO DEL JEFE DE LA OFICINA
C. LE O DNI DE LOS TITULARES DE LAS ACTAS DE DEFUNCIÓN EMITIDAS
DNI FECHA
NIEC
GEREN NADE
PROC f.S DE
REGI ROS
Ci s
ANEXO N° 02
FORMATO CUADRO ACLARATORIO CEHVAMEC
e el
CUADRO ACLARATORIO DE CUADRO ESTADISTICO DE HECHOS VITALES Y ACTOS MODIFICATORIOS DEL ESTADO CIVIL
UBIGEO DepartamentaIContinante Provincia/Pais Distrito/ Cutted CP yloC11
ESTADO DE OREC
ACLARACIÓN DEL REPORTE DEL PERIODO: BILINGÜE
AÑO LENGUA
SOLO PARA RECTIFICAR Y/0 SUBSANAR UNA OMISIÓN EN UN CUADRO REMITIDO ANTERIORMENTE
MES
POR EL PRESENTE SE RECTIFICAN LOS ERRORES Y/O SUBSANAN LAS OMISIONES COMETIDAS EN EL
CEHVAMEC REMITIDO CON DOCUMENTO: (NDICAR TIPO) DE
DEPARTAMENTO/CONTINENTE
PROVINCIAIPAIS
DISTRITO/CIUDAD
CENTRO POBLADO
COMUNIDAD NATIVA
LE O DNI DE FALLECIDOS QUE SE

ADJUNTA
MAYORES MENORES TOTAL
OBSERVACIONES:
(*) En caso la serie de las actas no fuera continua especificar en el rubro "Observaciones- las serles
de actas emitidas que correspondan

1)Sólo para el procedimiento de reposición con participación de ciudadano
2) Parte judicial o policial, certificado de médico legista, protocolo de necropsia y/o sentencia
OJO: DEBERÁ ADJUNTARSE A ESTE CUADRO LOS SIGUIENTES DOCUMENTOS:
A. LOS DUPLICADOS DE LAS ACTAS EMITIDAS EN EL MES (ACTAS DE RESERVA)
B. LAS COPIAS CERTIFICADAS DE LAS ACTAS CON ANOTACIONES MARGINALES FIRMA Y SELLO DEL JEFE DE LA OFICINA
C. LE O DNI DE LOS TITULARES DE LAS ACTAS DE DEFUNCIÓN EMMDAS ÓY .n
DNI FECHA
TERCER ~N
RETARIAL N° /012 -2015/S RENIEC 15
nciz
coros S
¡viIcs
ANEXO N° 03
MODELO DE COMUNICACIÓN VÍA CORREO ELECTRÓNICO EN CASO DE NO
HABERSE REALIZADO NINGÚN REGISTRO EN UN MES
SE MANDA AL CORREO: contactoredistralareniec.dob.pe
(Lugar y fecha)
Señores
Sub Gerencia Técnica de Registros Civiles
RENIEC.-
Por el presente se les comunica que NO SE HA REALIZADO NINGÚN REGISTRO de

nacimiento, matrimonio o de defunción, ni tampoco anotaciones en actas registrales de
formato RENIEC, en la Oficina a mi cargo:
AÑO MES
• ,
Y.
PROVINCIA DEPARTAMENTO DISTRITO CCPP o CCNN
Nombres y apellidos.
DNI
Oficina
51 11)
Versión 01
G CFA 1
A ESO A
J RíDIC
ANEXO N° 04
FORMATO DE ACREDITACIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO DE ENLACE
4 O
,
GERENCIA DE REGISTROS CIVILES
SUB GERENCIA TÉCNICA DE REGISTROS CIVILES
ACREDITACIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO DE ENLACE
Yo,
Identificado con DNI N° , en mi calidad de Jefe de k
Oficina de Registro del Estado Civil que funciona en la Municipalidad de:
PROVINCI O PAR A ENTO DISTRITO CCPP / CCNN

Ti,,
CODE
WAD Y
YO
Solicito expresamente por el presente al REGISTRO NACIONAL DE IDENTIFICACIÓN Y
ESTADO CIVIL- RENIEC, que toda comunicación, aviso, notificación, y demás
relacionado con mi actividad registral, me sea remitida al siguiente correo electrónico que
acredito por este medio.
El mismo que es de mi uso directo y me permitirá conocer la información que me deseen

hacer llegar, de conformidad con lo previsto en los artículos 20.4 y 123.1 de la Ley N°
27444, y demás normatividad aplicable.
En señal de conformidad, firmo a continuación.
SELLO JEFE OFICINA AUTORIZADA

NOMBRE — FIRMA — DNI
(Impresión digital) Versión 01
TERCERA VERSIÓN
RESOLU ECRETARIAL N° (010 -201 CIA
- 0- 17'
i ct ' Ci,
l'Z oae
1: 1)
11°' 'fYEu i£.G
ANEXO N° 05
MATRIZ DE CUMPLIMIENTO
MATRIZ DE CUMPLIMIENTO DE REMISIÓN DE CEHVAMEC
ELABORACION GERENCIA DE REGISTROS CIVILES / SUB GERENCIA TÉCNICA DE REGISTROS CIVILES
PERIODO AÑO:
O .X
ÍTEM LOCAL CONTINENTE PAIS DEPARTAMENTO PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD TIPO INICIO FIN ESTADO ._ I— O
F.NCIA
JR•ACIO±;
GISTROS
CIVILES
LEYENDA O= NO ENVIO CEHVAMEC
1= SE ENVIO CEHVAMEC
Versión 01
CIADE
DELA
IIDADY
é
MATRIZ DE CUMPLIMIENTO DE REMISIÓN DE ACTAS DE RESERVA O DUPLICADO
E LABORACION GERENCIA DE REGISTROS CIVILES / SUB GERENCIA TÉCNICA DE REGISTROS CIVILES
PERIODO AÑO:
PEN DIENTE
O
ÍTEM LOCAL CONTINENTE PAIS DEPARTAMENTO PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD TIPO INICIO FIN ESTADO ‘.7
LEYENDA O= NO ENVIO CEHVAMEC
1= SÍ ENVIO CEHVAMEC
Versión 01
TERCERA VERSIÓN
SOLU é.i:71ECRETARIAL N° M'a -2015/
fe. \
CIA
STROS
VILES
Y LAS OFICINAS REGISTRALES CONSULARES DI-253—GRC/015
ANEXO 06
MODELO DE ANOTACIÓN DE REGULARIZACIÓN EN CEHVAMEC
Lugar y fecha,
Conforme a lo establecido en la Directiva DI N° 253/GRC/015 versión , aprobada

por Resolución Secretaria! N° ., se regulariza el presente CEHVAMEC, como
sigue:
TEXTO RIGINAL TEXTO REGULARIZADO
Nombres, apellidos, N° de DNI, Firma y sello.

Versión 01
EREN
ESO
RIDI
TERCERA VERSIÓN
'RESOL ECRETARIAL N° /00 -2015/S IEC Cf rJC
f.
19
os g
VI ES
-,11v Ite'•
ANEXO 07
CONTROL DE CAMBIOS
NUMERALVIGENTE NUMERAL MODIFICADO

I. OBJETIVO I. OBJETIVO
II. ALCANCE II. ALCANCE
Numeral 3.6 Numeral 3.6
No existía en esta versión Numeral 3.8
ue ce ENCIA
RACIÓN
ISTROS
CIVILES
Numeral 5.5.1 Eliminado
No existía en esta versión Numeral 6.1.1
No existía en esta versión Numeral 6.1.2.1
t as, 'Ttp, No existía en esta versión Numeral 7.1.3
9.111,
DE
,ILSS!DIEh No existía en esta versión Numeral 7.1.5
TERCERA VERSIÓN c IDEN7 Pi,

l
RESOLU~ SECRETARIAL N° ( 00 -2015/SG EC
GERENCIA DE GER
PROCE OS DE
REGI ROS
,„ CIV ES REGI
U. CI ILES
15-
0 , g,
17., tx ,
NUMERAL VIGENTE NUMERAL MODIFICADO

TERCERA VERSIÓN
RES9t- N SECRETARIAL N° i012 -2015/SG NIEC •.;:'"
OERE CIA DE
PROC SOS DE
M RE TROS
Q3 Niki C RES
•
P/
NUMERAL VIGENTE NUMERAL MODIFICADO

VIII. VIGENCIA VIII. VIGENCIA
IX. APROBACIÓN IX. APROBACIÓN
X. ANEXO X. ANEXOS
Anexo N° 01 Anexo N° 01
Anexo N° 02 Anexo N° 02
No existía en esta versión Anexo N° 03
,
Sir
.AI:ESOIA 9
jI.J2iDICA
TERC VERSIÓN
RE SECRETARIAL N° (00 -2015/SG
RQS
LES
N,

Di 253 GRC 015 RS 100 2015 Sgen Reniec

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DIRECTIVA

CÓDIGO: VERSIÓN: PÁGINA:

ESTADÍSTICAS DE LOS HECHOS VITALES Y LOS ACTOS

III. BASE LEGAL

IV. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

VI. DISPOSICIONES GENERALES

VII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

Wel CE ANEXO N° 01: CUADRO ESTADÍSTICO DE HECHOS VITALES Y ACTOS

III. BASE LEGAL

IV. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS

4.1 Acta registral

Para efectos de la presente Directiva, está referida específicamente al formato

4.2 Acta registral de contingencia

4.3 Cuadro Estadístico de Hechos Vitales y Actos Modificatorios del Estado

Puede emitirse en forma manual empleando el formato del Anexo N° 01 o en

4.4 Matriz de cumplimiento

4.5 Oficina Autorizada

4.6 Portal Web del Registrador Civil (PWRC)

4.7 Sistema Integrado de Registros Civiles y Microformas (SIRCM)

5.1 La Gerencia de Registros Civiles, en adelante GRC, supervisa el cumplimiento

VI. DISPOSICIONES GENERALES

6.1. El Jefe de la Oficina Autorizada deberá enviar mensualmente a la Sub

6.1.2. Copias certificadas de las actas matrices en formato oficial del

* En el caso de Actas de Defunción:

6.1.2,1. Copias Certificadas del Certificado de Defunción y/o de las

6.1.2.2. Originales de los documentos de identidad (DNI o LE.) de

6.2. Cuando la Oficina Autorizada posea facultades revocadas para realizar

de los registros realizados anteriormente; solo remitirá el CEHVAMEC cuando

6.3. Cuando la Oficina Autorizada realiza registros en línea de hechos vitales en el

6.6. La SGTRC mantendrá actualizada la información de las estadísticas de

6.7. El CEHVAMEC contiene la información correspondiente a solo un mes

6.8. Si no se ha realizado ninguna inscripción ni registrado anotaciones textuales,

Estas comunicaciones se realizan al correo electrónico que administra la

6.9. El Jefe de la Oficina Autorizada acredita ante la SGTRC un correo de enlace

Para tal efecto se llenará el "Formato de acreditación de correo electrónico de

6.10. La Gerencia de Registros Civiles podrá aprobar modificaciones en el formato

VII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

7.1. La SGTRC, tendrá a su cargo lo siguiente:

7.1.1. Recibirá, evaluará y procesará los CEHVAMEC, que remiten las

7.1.2. Monitoreará la oportunidad en la presentación de los CEHVAMEC, así

7.1.3. Regularizará de oficio los errores u omisiones en el contenido del

7.1.4. Informará a las Jefaturas Regionales sobre las oficinas autorizadas de

7.1.5. Informará a la Gerencia de Registros Civiles sobre las Oficinas

7.1.6. Remitirá a la Sub Gerencia de Procesamiento de Registros Civiles las

7.1.7. Remitirá a la Sub Gerencia de Depuración de Registros Civiles, las

7.1.8. Las demás vinculadas a sus funciones previstas en la presente

Distribución del Formato Manual Cuadro Estadístico de Hechos Vitales y

Del llenado y contenido del CEHVAMEC.

7.3.1. El ubigeo o ubicación geográfica de la Oficina Autorizada

7.3.2. Año y mes al que corresponde la información.

7.3.3. El tipo de inscripción (nacimiento, matrimonio y defunción) y actas

7.3.4. La cantidad total de las anotaciones textuales que se hicieran en las

7.3.5. Número de serie de las actas registrales inscritas.

7.3.6. Cantidad de actas registrales inscritas por sexo.

7.3.7. Totales de cada campo o rubro llenado.

7.3.8. Cantidad de L.E. o DNI de fallecidos que se adjunta.

7.5. El Jefe de la Oficina Autorizada deberá sellar (sello de post-firma) y firmar el

Si la Oficina Autorizada tiene a su cargo una o más Oficinas Registrales

Plazo para el envío físico del CEHVAMEC.

7.6. El Jefe de la Oficina Autorizada deberá remitir con oficio el CEHVAMEC a la

Las OREC de Centros Poblados o de Comunidades Nativas lo harán dentro

7.7. El Jefe de la Oficina Autorizada podrá solicitar a la SGTRC autorización para

7.8. Si el Jefe de la Oficina Autorizada identificara algún error u omisión en el