Вы находитесь на странице: 1из 192

СПЕЦИАЛЬНО ДЛЯ

ПОДПИСЧИКОВ ЖУРНАЛА
«ФИНАНСОВЫЙ ДИРЕКТОР»

BookFD15_001-003_slovo.indd 1 6/30/15 7:20 PM


Специально для подписчиков журнал «Финансовый директор»
совместно с Игорем Николаевым, финансовым директором компании
«Арлифт», подготовил книгу о правильном, грамотном и эффективном
использовании всего многообразия возможностей Excel. Прочитав ее,
вы сможете с легкостью решать в Excel такие важные для финансового
руководителя задачи, как построение системы управленческого учета
и отчетности, организация бюджетирования, создание разнообразных
финансовых моделей.

Подготовлено редакцией журнала «Финансовый директор»


М.: 00О «Актион управление и финансы», 2015. – 192 с.

Дизайн: Дмитрий Валуев


Адрес редакции: 127015, Москва, ул. Новодмитровская, д. 5а, стр. 8
Тел.: (495) 788-53-14
Отдел подписки: (495) 785-01-13, 8-800-555-66-00
Отпечатано в ООО «ПО “Периодика”», Москва, Гарднеровский пер., д. 3, стр. 4.
Печать офсетная. Бумага офсетная. Формат 70108/16.
Подписано в печать 01.07.15
Заказ № 20269

BookFD15_001-003_slovo.indd 2 6/30/15 7:20 PM


ОТ РЕ Д АКЦИИ

Вся мощь Excel:


понятно и наглядно
Excel остается самым востребованным инструментом для финансо-
вого планирования и управления среди российских компаний. И это
несмотря на то, что конкурировать ему приходится со множеством
средств автоматизации: от специализированных программ до модулей
ERP-систем, которые представлены на отечественном рынке. Тем не
менее большинство компаний до сих пор отдает предпочтение имен-
но Excel. И дело здесь не только в доступности этого инструмента, но
и в его мощности. В то же время из-за широкого функционала Excel не-
редко даже опытные финансовые директора не знают обо всех преиму-
ществах данной программы, которые можно использовать в работе.
Проблема заключается еще и в том, что большинство книг по
Excel, по сути, представляет собой скучные и громоздкие учебники.
Тратить время на их изучение могут позволить себе очень немногие
финансовые директора. К тому же не всегда из этих книг можно вы-
нести именно те знания, которые необходимы в управлении корпо-
ративными финансами. Практических изданий, подготовленных
специально для финансовых руководителей, на российском рынке
в настоящее время не представлено. Именно поэтому мы решили
подготовить такую книгу сами.
Справиться с задачей понятно и наглядно написать об использо-
вании возможностей Excel, существенно облегчающих работу фи-
нансового директора, мог только финансовый директор, который
уже прошел этот путь сам. Автор этой книги имеет колоссальный
двадцатилетний опыт в использовании данной программы, начиная
с выполнения заданий по высшей математике, статистике и экономе-
трике в университете и заканчивая организацией эффективных ана-
литических и учетных систем как по месту основной деятельности
в качестве финансового руководителя, так и в рамках консалтинго-
вых проектов. Более того, в 2015 году под эгидой журнала «Финансо-
вый директор» он проводит цикл вебинаров для финансовых дирек-
торов, посвященный организации эффективной работы в Excel. Эти
вебинары пользуются большой популярностью среди ваших коллег
и доступны всем подписчикам на сайте www.fd.ru. Уверена, что наш
виртуальный проект вместе с книгой, которую вы держите в руках,
поможет вам организовать управление корпоративными финансами
любой сложности посредством простой и одновременно мощной про-
граммы Excel.

Ольга Филатова, главный редактор журнала «Финансовый директор»

BookFD15_001-003_slovo.indd 3 6/30/15 7:20 PM


СОДЕРЖ АНИЕ

Об авторе ......................................................................................................... 6

Вступление ......................... ............................................................................. 8

Глава 1.
Организация управленческого учета в Excel
Зачем и когда организовывать управленческий
учет в Excel ............................ ............................................................................. 12

Организация ввода операций движения денежных


средств ................................................................................................................ 14

Формирование отчета о движении денежных средств ....................... 20

Организация ввода операций начисления доходов


и расходов .............................. ............................................................................. 28

Формирование управленческого баланса................................................ 32

Формирование дополнительных отчетов ............................................... 40

Реестр хозяйственных операций как инструмент


казначейства ........................ ............................................................................. 50

Организация импорта данных из «1С»....................................................... 52

Способы ускорения работы учетной модели .......................................... 60

Двойная запись в Excel ...... ............................................................................. 62

Глава 2.
Постановка бюджетирования в Excel
Как выглядит типовой алгоритм бюджетирования ............................. 70

Автоматизация бюджетирования центров финансовой


ответственности ................. ............................................................................. 74

Дополнительные возможности бюджетов ЦФО..................................... 82

4 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_004-005_soder.indd 4 6/30/15 7:21 PM


СОДЕРЖ АНИЕ

Формирование консолидированного бюджета ...................................... 88

Интеграция бюджетирования с управленческим


учетом и план-фактный анализ ............ ...................................................... 92

Автоматизация казначейства ...................................................................... 98

Глава 3.
Финансовое моделирование и инвестиционный
анализ в Excel
Что такое финансовая модель и как ее организовать
в Excel . . . . . . ............................................................................................................. 104

Частные финансовые модели ...................................................................... 106

Бюджетная модель компании ...................................................................... 114

Модель инвестиционного проекта ....... ...................................................... 144

Модель оценки стоимости компании ....................................................... 150

Глава 4.
Решение типовых задач в Excel
Создание типовых документов ............. ...................................................... 154

Автоматическая генерация сообщений электронной


почты . . . . . . ............................................................................................................. 162

Рассылка расчетных листков....................................................................... 164

Организация веб-опросов .............................................................................. 174

Контроль дебиторской задолженности .................................................... 182

Заключение.............................................. ...................................................... 190

BookFD15_004-005_soder.indd 5 6/30/15 7:21 PM


ОБ АВТОРЕ

Игорь Николаев,
финансовый директор компании «Арлифт»,
член экспертного совета журнала
«Финансовый директор»

Родился 13 сентября 1978 года в Санкт-Петербурге. В 2000 году


окончил Санкт-Петербургский государственный университет эко-
номики и финансов (факультет «Финансовых, кредитных и между-
народных экономических отношений», специальность «Финансы
и кредит», специализация «Финансовый менеджмент»).
C 1999 года работает в сфере экономики и финансов. С 2002 года –
финансовый директор компаний различных отраслей экономики,
таких как фармацевтический холдинг «Аконит» (фармдистрибу-
ция), производственное объединение «Элтехника» (производство
оборудования для распределительных сетей), группа компаний «Ин-
тернест» (разработка технологий интернет-рекламы) и др. С декабря
2013 года работает в компании «Арлифт», занимающейся продвиже-
нием в России высокотехнологичного строительного оборудования
(миникранов, спайдервышек, стеклороботов, вакуумных захватов)
ведущих европейских производителей, таких как Via Vac, Ormet,
Bluelift и др.
С 2010 года занимается консалтинговой деятельностью. Реализо-
вал ряд консалтинговых проектов с такими компаниями, как реклам-
ная сеть «Каванга», агентство Artics, Umisoft, Альянс Биомедикал и др.
Участвует в ряде бизнес-проектов, связанных с автоматизацией учет-
ных процессов и финансовыми сервисами.
С 2004 года сотрудничает с журналом «Финансовый директор».
За это время опубликовал в нем и в других изданиях более 30 ста-
тей, десятки комментариев, интервью, обзоров, блогов. С января
2015 года является членом экспертного совета журнала «Финансо-
вый директор». Развивает авторский сайт о корпоративных финансах
findirector.com.
Свою миссию видит в повышении эффективности и конкуренто-
способности российской экономики через внедрение максимально
эффективных способов организации управления финансовыми ре-
сурсами российских компаний, включая средства автоматизации.

6 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_006-007_avtor.indd 6 6/30/15 7:21 PM


За годы работы в сфере корпоративных финансов Игорь Николаев
разработал в Excel (как штатными средствами, так и с использовани-
ем макросов) десятки учетных и аналитических моделей. Среди них:
• системы управленческого учета, отчетности и бюджетиро-
вания (компании «Аконит», «Профмеханика», «Интернест»,
Umisoft и др.);
• модели обоснования стоимости компании для потенциальных
инвесторов («Каванга», Naty);
• технико-экономическое обоснование строительства дочерних
заводов по производству оборудования для распределитель-
ных сетей («Элтехника»);
• система оперативного учета работы медицинских специали-
стов («Альянс Биомедикал»);
• модели налогового планирования;
• модели выбора оптимальной схемы привлечения финансиро-
вания;
• модели расчетов с персоналом и т.п.

BookFD15_006-007_avtor.indd 7 6/30/15 7:21 PM


ВСТ УПЛЕНИЕ

Уважаемые коллеги!
Эта книга посвящена одному из важнейших инструментов работы
любого финансового директора – программе Microsoft Excel. Как ни
парадоксально, именно Excel, а не «1С», SAP, Oracle или иные специ-
ализированные финансовые программные продукты, является наи-
более мощным и эффективным инструментом в руках финансового
руководителя, способным на несколько порядков повысить качество
и результативность его работы. Причем это касается финансовых ди-
ректоров абсолютно всех компаний, вне зависимости от их размеров,
отраслевой принадлежности и технической оснащенности. Будучи
универсальным продуктом, обладающим сотнями и тысячами сфер
применения, именно в руках финансового директора Excel раскрыва-
ется в наиболее полной мере на фоне впечатляющих вычислительных
и визуальных возможностей, гибкости и масштабируемости. Финан-
совые модели, построенные в Excel, удобны и функциональны. Да что
там говорить, многим (в том числе и мне) они зачастую доставляют
чисто эстетическое наслаждение.
Если вы хотите, чтобы ваша компания была конкурентоспособна
и эффективна – вы должны использовать Excel. Если вы сами хотите
быть конкурентоспособны на рынке труда и уверены в собственной
эффективности и профессиональной состоятельности – вы должны
профессионально использовать Excel. Это аксиома, и я не вижу ни од-
ного исключения.
Но что это такое – профессиональное использование Excel? На-
верняка вы уже активно работаете в этой программе, но применяете
ли вы ее возможности хотя бы на 5 процентов? Сильно сомневаюсь.
Ведь дело не в том, чтобы обращаться к Excel с целью построения
простеньких табличек с минимумом формул. Excel способен на
такие вещи, о которых вы даже не подозреваете. Будучи мощным
и профессиональным, но всего лишь инструментом, Excel в эффек-
тивности сильно зависит от того, в насколько профессиональных
руках он находится.
При этом мало просто владеть всем инструментарием Excel, важ-
но уметь правильно организовать данные, правильно выстроить учет-
ные и аналитические модели, чтобы результат был максимальным.
Именно об этом мы и будем говорить на страницах этой книги – о пра-
вильном, грамотном и эффективном использовании всего многооб-
разия возможностей Excel, и именно этим данная книга отличается
от других книг по Excel, которые в большом количестве присутствуют
на рынке.
Я стремился максимизировать практическую ценность книги,
поэтому все задачи мы будем решать на конкретных сквозных при-
мерах, все учетные и аналитические системы мы будем создавать
с нуля, подробнейшим образом разбирая все аспекты их формиро-

8 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_008-009_vstuplenie.indd 8 6/30/15 7:22 PM


ВСТ УПЛЕНИЕ

вания и функционирования. Это позволит вам, во-первых, детально


в них разобраться, а во-вторых, вы сможете использовать их в соб-
ственной работе, как в исходном виде, так и после минимальных до-
работок, которые вы сможете осуществить самостоятельно.
Все модели, которые мы будем с вами обсуждать, были разрабо-
таны лично мной, некоторые – много лет назад, некоторые – совсем
недавно, и успешно использовались в компаниях, где я работал в ка-
честве финансового директора, а также в компаниях, которые я кон-
сультировал. Так что все подходы, которые мы будем рассматривать,
проверены временем и их эффективность доказана практикой.
Excel – это увлекательное приключение, и я очень надеюсь, что по-
сле прочтения этой книги вы сделаете его важной частью вашей про-
фессиональной жизни.

Игорь Николаев,
финансовый директор компании «Арлифт»,
член экспертного совета журнала
«Финансовый директор»

BookFD15_008-009_vstuplenie.indd 9 6/30/15 7:22 PM


BookFD15_010-011_ShmG1.indd 10 6/30/15 7:23 PM
Глава 1. Организация
управленческого учета
в Excel

BookFD15_010-011_ShmG1.indd 11 6/30/15 7:23 PM


ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В E XCEL

Зачем и когда организовывать


управленческий учет в Excel

Ф акты хозяйственной деятельности, которые фиксируют-


ся в управленческом учете, сильно отличаются в зависи-
мости от деятельности компании, но все их можно разделить на три
большие группы:
1. Движение денег (денежные потоки).
2. Формирование финансового результата (доходы и расходы).
3. Изменения в имуществе и обязательствах компании, не относя-
щиеся к первым двум группам (например, ввод основного средства
в эксплуатацию или поступление товара от поставщика).
Но мало вести управленческий учет, надо уметь воспользоваться
накопленными данными. И для этого существует управленческая
отчетность – инструмент представления в удобном виде результа-
тов обработки данных управленческого учета. Поскольку все фак-
ты хозяйственной деятельности можно объединить в три группы,
управленческая отчетность также состоит из трех основных форм:
баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных
средств. Эти формы закрывают абсолютно все аспекты деятельности
любой компании, дают полную трехмерную картинку ее финансо-
вого состояния. Их единственным недостатком является то, что они
слишком агрегированные, обезличенные, в них нет детализации. По-
этому помимо трех основных форм компании часто формируют до-
полнительные формы управленческой отчетности. Среди них: отчет
о выручке в разрезе контрагентов/продуктов/отделов продаж; отчет
о дебиторской и кредиторской задолженности; отчет об оборачивае-
мости товаров на складе и т.д.
Если состав и порядок основных форм одинаковый для всех, то
дополнительные формы компания для себя придумывает сама ис-
ходя из того, что для нее более важно. Отчасти поэтому типовых си-
стем управленческого учета (аналогичных системе «1С: Бухгалтерия»,
предназначенной для ведения бухгалтерского и налогового учета)
практически нет на рынке. Конечно, можно попытаться разработать
для себя управленческую базу самостоятельно. Но практика показы-
вает, что это крайне трудоемко и не всегда разумно, так как систему
управленческого учета необходимо сначала обкатать и лишь потом

12 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_012-013_G1-1.indd 12 6/30/15 7:23 PM


ЗАЧЕМ И КОГД А ОРГАНИЗОВЫВАТЬ УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ В E XCEL

автоматизировать. Excel не всегда является идеальным решением


для данной задачи, но, как правило, когда компания решает автома-
тизировать свой управленческий учет, она сначала делает это в Excel,
регламентирует все внутренние процессы и только потом переносит
учет в более специализированные системы.
Благодаря таким функциям, например, как СУММЕСЛИМН,
в Excel есть возможность организовать простую, но изящную учетную
модель, реализованную по принципу формирования отчетов на осно-
вании реестров хозяйственных операций, и получить возможность
формирования трех отчетов верхнего уровня и неограниченного ко-
личества дополнительных отчетов на основе простой выборки данных
из реестра. Использование макросов позволяет еще сильнее нарастить
функциональность учетной модели, хотя этот путь более сложный.
В любом случае, необходимо четко понимать ограничения подоб-
ных моделей: полнофункциональный управленческий учет постро-
ить на базе Excel реально лишь для небольших компаний (с оборотом
до 300 млн рублей в год и численностью до 50 человек) либо для ком-
паний с достаточно простой экономикой (например, из сферы услуг),
в которых количество видов транзакций сравнительно невелико и са-
мих транзакций не настолько много, чтобы Excel начал замедляться.
Использованию Excel в качестве базы для построения системы
управленческого учета зачастую препятствуют многочисленные ши-
роко распространенные иллюзии относительно данной платформы.
Очень многие финансовые директора, в том числе и весьма опытные,
полагают, что в Excel нельзя вести учет методом двойной записи, не-
возможно «проваливаться» в значения отчетов, как в «1С», и легко
допустить ошибку, после чего сложно ее выловить. Все эти иллюзии
не имеют ничего общего с реальным положением дел, и мы с вами
вскоре в этом убедимся, рассмотрев достаточно простой сквозной
пример автоматизации управленческого учета в компании, оказы-
вающей рекламные услуги в интернете. Эта отрасль выбрана пото-
му, что рекламные компании не занимаются реальным производ-
ством, поэтому отпадает необходимость ведения учета материалов
и незавершенного производства. Кроме того, рекламные компании
не занимаются торговлей, поэтому нет необходимости учитывать
движение товаров на складах. Благодаря такой простой экономи-
ке нашей компании разобраться в этом примере сможет даже не-
подготовленный читатель. Наша система сможет аккумулировать
данные управленческого учета, выводить три основные формы от-
четности, а также любые дополнительные формы управленческой
отчетности. Внедрять управленческий учет на нашем сквозном при-
мере мы будем в такой последовательности:
1. Учет денежных потоков.
2. Учет доходов и расходов.
3. Учет активов и пассивов.

13

BookFD15_012-013_G1-1.indd 13 6/30/15 7:23 PM


ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В E XCEL

Организация
ввода операций движения
денежных средств

С уществует множество способов занесения информации


в Excel для ее последующей обработки. В частности, весьма
распространена практика, при которой первичные данные заносят-
ся непосредственно в форму отчета (ОДДС, ОПУ и т.д.). Не вдаваясь
в лишние детали, сразу скажу, что так делать нельзя. Необходимо
четко разделять функцию ввода информации в систему и функцию
отображения отчетов как результатов обработки введенной инфор-
мации. Первую из этих двух функций осуществляет реестр хозяй-
ственных операций – таблица, каждая строка которой соответствует
отдельной хозяйственной операции, а каждый столбец – отдельному
аналитическому признаку каждой конкретной операции. При не-
обходимости отразить в учете какую-либо хозяйственную операцию
следует добавить в конец реестра новую строку, в которой надо запол-
нить все столбцы (реквизиты) значениями, соответствующими дан-
ной хозяйственной операции. После заполнения всех реквизитов опе-
рации она должна автоматически попасть во все отчеты, к которым
она имеет отношение.
Количество операций, зафиксированных в реестре, может дости-
гать десятков и сотен тысяч, Excel с легкостью управляется с больши-
ми таблицами, так как он, собственно говоря, именно для этого и соз-
давался. Поэтому реестр должен быть организован таким образом,
чтобы он был один и в него заносились абсолютно все операции, отно-
сящиеся к компании, независимо от конкретного юрлица, расчетного
счета, кассы и т.д. Не нужно плодить однотипные реестры, это сильно
усложняет работу с ними. Далее мы поймем, почему.
Определяем реквизиты. Очень важно заранее продумать со-
став всех реквизитов реестра. Общее правило тут таково: количество
реквизитов должно соответствовать глубине аналитики, которую
мы хотим получить от нашего управленческого учета. Например,
если мы хотим видеть отчетность в разрезе проектов, у нас должен
быть реквизит «Проект», если нужна детализация по ЦФО – реквизит
«ЦФО» и т.д.
Итак, нам необходимо организовать ввод операций движения де-
нежных средств (ДДС). Предлагаю подумать, какой состав реквизи-

14 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_014-019_G1-2.indd 14 6/30/15 7:24 PM


ОРГАНИЗАЦИЯ ВВОД А ОПЕРАЦИЙ ДВИЖЕНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕ ДСТВ

Рисунок 1. Шапка реестра

Рисунок 2. Автофильтр в реестре

Рисунок 3. Функция промежуточных итогов в реестре

15

BookFD15_014-019_G1-2.indd 15 6/30/15 7:24 PM


ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В E XCEL

тов могут иметь такие операции. Навскидку в голову приходят такие


реквизиты:
• дата операции;
• сумма операции;
• наименование расчетного счета или кассы;
• статья движения денежных средств;
• наименование контрагента;
• комментарии.

Также, не вдаваясь в малозначимые для нас на данном этапе тех-


нические детали, отмечу, что нам нужен еще один реквизит – месяц
операции, который, хоть и вытекает из реквизита «Дата операции»,
сильно упростит нам жизнь при формировании отчета о движении
денежных средств.
Создаем реестр. Итак, создаем новый файл Excel, добавляем
в него лист под названием «Реестр», пишем заголовок и создаем шап-
ку реестра, как показано на рис. 1 на стр. 15. Для того чтобы шапка
всегда была на экране, в том числе при прокрутке реестра, ее надо за-
фиксировать: для этого нужно выделить ячейку A4 и вызвать команду
меню «Вид» – «Закрепить области» – «Закрепить области». Благодаря
этой команде заголовок и шапка нашего реестра всегда будут видны
в верхней части окна Excel.
Для того чтобы с нашим реестром было удобно работать, когда он
заполнится фактическими данными, сразу задействуем два механиз-
ма Excel – автофильтр и промежуточные итоги. Для включения филь-
тра выделим любую ячейку шапки (строка 3) и вызовем команду меню
«Данные» – «Фильтр». В правом нижнем углу каждой ячейки шапки
появится небольшой прямоугольник со стрелкой вниз, как показано
на рис. 2 на стр. 15. Автофильтр позволяет делать выборки из реестра
по значениям одного или нескольких реквизитов. Как работает этот
механизм, мы увидим чуть позже.
«Включаем» промежуточные итоги. Добавим в ячейку B2 сле-
дующую формулу:

=ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(109;B4:B100000)

Функция Excel ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ осуществляет опре-


деленные арифметические действия (у нас это суммирование яче-
ек – функция 109) с ячейками, находящимися в указанном диапазоне
(в нашем случае это диапазон B4:B100000). Ценным для нас свойством
этой функции является способность суммировать не все ячейки диа-
пазона, а только попавшие в выборку автофильтра. Соответственно,
благодаря связке автофильтр + функция промежуточных итогов мы
сможем получать некоторые отчетные данные непосредственно в ре-
естре (см. рис. 3 на стр. 15).

16 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_014-019_G1-2.indd 16 6/30/15 7:24 PM


ОРГАНИЗАЦИЯ ВВОД А ОПЕРАЦИЙ ДВИЖЕНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕ ДСТВ

Рисунок 4. Реестр с первой операцией

Рисунок 5. Справочник расчетных счетов

Рисунок 6. Привязка справочника расчетных счетов к полю реестра

17

BookFD15_014-019_G1-2.indd 17 6/30/15 7:24 PM


ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В E XCEL

Заносим первую хозяйственную операцию. На рис. 4 на стр. 17


показан реестр с первой операцией. Как нетрудно догадаться, ею ста-
ла произведенная 10 января 2015 года оплата аренды офиса в размере
85 000 рублей со счета компании в Альфа-Банке в пользу ООО «ИТ-
Парк». Обратите внимание на знак «минус» перед суммой операции –
он показывает, что это операция платежа («оттока»), а не поступления
(«притока») денежных средств. Также стоит обратить внимание на
значение в ячейке B2 – функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ автома-
тически пересчитала сумму всех операций в реестре (пока она у нас
всего одна) и приняла соответствующее значение.
Фиксируем месяц. Чтобы каждый раз не указывать номер меся-
ца в графе «Месяц», поставим для нашей первой операции в данной
графе следующую формулу:

=МЕСЯЦ(B4)

Для всех последующих операций значение этой ячейки можно бу-


дет просто скопировать из первой операции.
Создаем справочники расчетных счетов и статей ДДС. Две
графы нашего реестра, «Расчетный счет» и «Статья ДДС», содержат
значения, которые строго определены (так как количество счетов
компании и используемых в ней статей ДДС ограничено) и должны
точно вводиться в реестр – малейшая ошибка сразу приведет к сбою
в отчете (что особенно критично для статей ДДС). Для упрощения ра-
боты и минимизации ошибок при добавлении новых записей в реестр
было бы неплохо сделать возможность не вводить значения данных
граф вручную, а выбирать их из выпадающего списка. Реализуем эту
возможность посредством создания справочников расчетных счетов
и статей ДДС и привязки к ним соответствующих граф реестра. Для
справочника расчетных счетов добавим в нашу книгу лист «Расчет-
ные счета» и заполним его так, как показано на рис. 5 на стр. 17.
Привяжем к справочнику расчетных счетов значения графы
«Расчетный счет» реестра. Для этого на листе «Реестр» выделим
столбец D, после чего вызовем диалоговое окно «Проверка вводимых
значений» с помощью команды меню «Данные» – «Проверка данных».
Диапазон с допустимыми значениями графы «Расчетный счет» зада-
ется в поле «Источник», как показано на рис. 6 на стр. 17.
Аналогичным образом создадим справочник статей ДДС.
Добавим в книгу новый лист «Статьи ДДС», заполним его допусти-
мыми значениями статей ДДС, после чего привяжем справочник
к графе «Статья ДДС» реестра (см. рис. 7).
Благодаря привязке граф реестра к соответствующим справочни-
кам существенно упрощается и ускоряется заполнение реестра. На
рис. 8 показано, как осуществляется в этом случае заполнение графы
«Статья ДДС».

18 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_014-019_G1-2.indd 18 6/30/15 7:24 PM


ОРГАНИЗАЦИЯ ВВОД А ОПЕРАЦИЙ ДВИЖЕНИЯ ДЕНЕЖНЫХ СРЕ ДСТВ

Рисунок 7. Справочник статей ДДС

Рисунок 8. Использование справочников для заполнения граф реестра

19

BookFD15_014-019_G1-2.indd 19 6/30/15 7:24 PM


ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В E XCEL

Формирование отчета
о движении денежных средств

М ы подошли к ключевому элементу учетной системы –


отчету о движении денежных средств.
Добавим в уже созданную книгу еще один лист – ОДДС. Соз-
дадим структуру отчета так, как показано на рис. 1. Рассмотрю эту
структуру подробнее.
• Отчет состоит из трех разделов: операционная деятельность,
финансовая деятельность и инвестиционная деятельность.
• Каждый раздел состоит из двух подразделов – поступления
и платежи, а также строки сальдо.
• В каждом подразделе перечислены соответствующие ему ста-
тьи ДДС, сгруппированные по видам движений. Например,
статьи платежей по операционной деятельности группируют-
ся на такие виды, как «Расчеты с площадками и клиентами»,
«Расчеты с персоналом», «Расчеты с бюджетом» и т.д.
• Каждая строка отчета содержит свой уникальный пятизнач-
ный числовой код.
• В строке 3 листа ОДДС задается порядковый номер месяца,
соответствующего каждому столбцу отчета, например 1 – для
января, 2 – для февраля, 3 – для марта и т.д.
• В столбце A отчета задается знак денежной операции: «+» для
притока денежных средств, «-» для оттока, в строках со вспо-
могательными ячейками никаких признаков не указывается.

Теперь необходимо заполнить формулами рабочую область отчета


(центральную группу ячеек ниже строки с названием месяцев и пра-
вее столбца со статьями ДДС). Для этого необходимо понять, какого
рода показатели отображаются в этой области. Как нетрудно дога-
даться, глядя на структуру отчета, все его показатели делятся на две
большие группы.
Группа 1. Рассчитываемые из значений других показателей
отчета. Это всевозможные суммирующие показатели. Например,
значение показателя «Поступления от операционной деятельно-
сти» определяется как сумма показателей «Поступления от про-
даж» и «Прочие поступления». Показатель «Сальдо по операционной

20 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_020-027_G1-3.indd 20 6/30/15 7:44 PM


ФОРМИРОВАНИЕ ОТЧЕТА О ДВИЖЕНИИ ДЕНЕЖНЫХ СРЕ ДСТВ

Рисунок 1. Форма отчета о движении денежных средств

Рисунок 2. Реестр с добавленными в него операциями движения денежных средств

21

BookFD15_020-027_G1-3.indd 21 6/30/15 7:44 PM


ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В E XCEL

деятельности» определяется вычитанием показателя «Платежи по


операционной деятельности» из показателя «Поступления от опе-
рационной деятельности». Весь столбец «Итого» рассчитывается
суммированием значений по каждой статье ДДС за каждый месяц,
с января по декабрь. То есть соответствующие показателям первой
группы ячейки необходимо заполнить арифметическими операци-
ями между ячейками, на основе которых они рассчитываются (сло-
жение или вычитание), либо использовать функцию СУММ.
Группа 2. Рассчитываемые на основе данных реестра. С эти-
ми показателями сложнее, так как они должны каким-то образом
вычисляться на основе данных, находящихся в реестре. Например,
ячейка D6 должна содержать сумму всех транзакций реестра, одно-
временно удовлетворяющих двум требованиям:
• значение графы «Статья ДДС» должно равняться «Поступле-
ния от продаж»;
• значение графы «Месяц» должно равняться 1 (январь).

Подобный расчет мы можем произвести с помощью очень мощной


и важной для нашей системы управленческого учета функции – СУМ-
МЕСЛИМН. Она имеет следующий синтаксис:

СУММЕСЛИМН(ДиапазонСуммирования;
ДиапазонУсловий1; Условие1;
[ДиапазонУсловий2; Условие2]; ...)

Аргументы функции означают следующее:


• ДиапазонСуммирования – группа ячеек, значения которых
суммируются при одновременном выполнении условий Усло-
вие1, Условие2 и т.д.;
• ДиапазонУсловий1 – группа ячеек, значения которых про-
веряются на соответствие определенным условиям, необходи-
мым для суммирования ячеек из диапазона суммирования;
• Условие1 – условие, на соответствие которому проверяются
ячейки из ДиапазонаУсловий1;
• ДиапазонУсловий2, Условие2 – аргументы, аналогичные
ДиапазонУсловий1 и Условие1, но проверяющие другой диапа-
зон на соответствие другому условию.

При необходимости дополнительных проверок функция может


иметь до 127 пар аргументов ДиапазонУсловий и Условие, осуществ-
ляющих проверки диапазонов.
В нашем случае аргументы функции СУММЕСЛИМН для ячейки
D6 должны быть следующими:
• ДиапазонСуммирования – столбец B реестра операций (гра-
фа «Сумма операции»);

22 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_020-027_G1-3.indd 22 6/30/15 7:44 PM


ФОРМИРОВАНИЕ ОТЧЕТА О ДВИЖЕНИИ ДЕНЕЖНЫХ СРЕ ДСТВ

• ДиапазонУсловий1 – столбец D реестра операций (графа


«Статья ДДС»);
• Условие1 – значение «Поступления от продаж» или ссылка на
ячейку C6 (второй вариант более предпочтителен, так как поз-
волит скопировать нашу формулу на ячейки, соответствую-
щие другим статьям ДДС);
• ДиапазонУсловий2 – столбец G реестра операций (графа
«Статья ДДС»);
• Условие2 – значение «1» или ссылка на ячейку D3 (по тем же
причинам, что и в случае с Условием1).

С учетом всего вышесказанного формула в ячейке D6 должна вы-


глядеть так:

=СУММЕСЛИМН(Реестр!$B:$B;Реестр!$D:$D;$C6;
Реестр!$G:$G;D$3)*ЕСЛИ($A6="-";-1;1)

Еще две особенности этой формулы нуждаются в нашем присталь-


ном внимании.
1. Знаки доллара в аргументах «Реестр!$B:$B», «Реестр!$D:$D»
и «Реестр!$G:$G» необходимы для того, чтобы ссылки на данные
столбцы не сбивались при копировании формулы в ячейки, распо-
ложенные правее ячейки D6. Аналогично в аргументах «$C6», «D$3»
и «$A6» стоит один знак доллара (перед названием строки или столб-
ца) для того, чтобы при копировании формулы вправо и вниз сохра-
нялись ссылки на столбец отчета, содержащий название статей ДДС,
и строку отчета, содержащую номер месяца.
2. Выражение «*ЕСЛИ($A6="-";-1;1)» необходимо для того, чтобы
операции оттока денежных средств (которые, как мы помним, за-
носятся в реестр с минусом) в отчете меняли свой знак на противо-
положный (путем умножения на –1). Это позволит не загромождать
разделы платежей по операционной, финансовой и инвестиционной
деятельности лишними символами «минус», так как в отчете и так по-
нятно, что данные операции обозначают отток.
Заполнив ячейку D6 указанной выше формулой, мы можем ско-
пировать эту формулу во все остальные ячейки отчета, рассчиты-
ваемые из данных реестра, простым нажатием комбинации клавиш
Ctrl-C (команда «Копировать») и Ctrl-V (команда «Вставить»), и в ре-
зультате наша формула в каждой ячейке примет вид, необходимый
для корректного расчета ее значения. Например, в ячейке L50 форму-
ла будет выглядеть так:

=СУММЕСЛИМН(Реестр!$B:$B;Реестр!$G:$G;L$3;
Реестр!$D:$D;$C50)*ЕСЛИ($A50="-";-1;1)

23

BookFD15_020-027_G1-3.indd 23 6/30/15 7:44 PM


ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В E XCEL

Забегая вперед, скажу, что функция СУММЕСЛИМН будет исполь-


зоваться во всех отчетах нашей учетной системы (кроме баланса), так
как практически все отчеты будут формироваться путем осуществ-
ления выборки из реестра транзакций, удовлетворяющих тем или
иным критериям. Вот почему все транзакции должны находиться
в одном реестре – в противном случае нам пришлось бы в отчетах со-
бирать данные из реестров несколькими функциями СУММЕСЛИМН
в одной формуле, что сильно загромоздило бы отчет и затормозило
скорость его работы.
После заполнения рабочей области отчета о движении денежных
средств формулами Excel автоматически сформирует для нас отчет,
от нас требуется лишь заполнить реестр корректными данными.
Занесем в реестр еще несколько операций – чтобы убедиться,
что они корректно попадают в отчет о движении денежных средств
(см. рис. 2 на стр. 21). В результате наш отчет о движении денежных
средств будет выглядеть так, как на рис. 3.
Теперь поговорим об использовании реестра как инструмен-
та детализации ОДДС. Несмотря на то что реестр транзакций
в нашей учетной модели играет роль механизма ввода информации
в модель, он может быть весьма полезен при анализе отчетных дан-
ных. Рассмотрим пример.
Как видно из рис. 3, в январе поступления на счета компании от
ее клиентов составили 123 655 рублей. Интересно узнать, от кого
именно были получены данные денежные средства. И в этом нам
поможет реестр, а также два его механизма, которые мы добавили
как раз для таких целей: автофильтр и промежуточные итоги.
Откроем лист реестра, нажмем на стрелочку в правом нижнем
углу ячейки шапки «Статья ДДС» и снимем галочки со всех статей,
кроме статьи «Поступления от продаж». Реестр примет следующий
вид, изображенный на рис. 4. Как видно, все строки реестра кроме
строк, в которых в графе «Статья ДДС» присутствует значение «По-
ступления от продаж», оказались скрытыми, а ячейка B2, содержа-
щая промежуточные итоги по выборке, теперь содержит значение
123 655 рублей, то есть как раз сумму январских поступлений от
клиентов компании. Эта сумма теперь расшифрована по контраген-
там (в нашем примере их четыре) с суммой поступлений от каждого
контрагента. Если бы нам понадобилось помимо статьи ДДС сделать
выборку по значению месяца (что было бы актуально, если бы в на-
шем реестре присутствовали данные не за один месяц, а за несколь-
ко), мы могли бы помимо фильтра по графе «Статья ДДС» наложить
дополнительный фильтр по графе «Дата оплаты» или «Месяц» и по-
лучить данные по конкретному месяцу.
Подобное использование реестра как механизма детализации дан-
ных отчета о движении денежных средств аналогично механизму
drill-down, который имеется в «1С» и суть которого состоит в том, что

24 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_020-027_G1-3.indd 24 6/30/15 7:44 PM


ФОРМИРОВАНИЕ ОТЧЕТА О ДВИЖЕНИИ ДЕНЕЖНЫХ СРЕ ДСТВ

Рисунок 3. Заполненный отчет о движении денежных средств

Рисунок 4. Реестр с наложенным на него фильтром

25

BookFD15_020-027_G1-3.indd 25 6/30/15 7:44 PM


ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В E XCEL

в показатели любого отчета можно «провалиться» путем двойного


щелчка мышкой на конкретном показателе.
Можно добиться еще большего сходства с «1С», реализовав drill-
down не ручной настройкой фильтров в реестре, а с помощью специ-
альной кнопки. Для этого следует действовать по следующему алго-
ритму.
1. Сохраняем наш файл Excel в формате «Книга Excel с поддерж-
кой макросов» (с помощью команды «Сохранить как» и ручного вы-
бора формата из выпадающего списка) – это позволит нам добавить
в файл Excel макрос.
2. Создаем макрос DrillDown и вводим в него следующий код:

Sub DrillDown()
Dim R, C As Integer
R = ActiveCell.Column
C = ActiveCell.Row
If (R < 4) Or (R > 15) Or (C < 6) Or (C > 66) Then
MsgBox ("Выберите ячейку в табличной части для просмо-
тра ее детализации!")
Else
Sheets("Реестр").Select
ActiveSheet.Range("$A$3:$G$10000").AutoFilter Field:=4, _
Criteria1:=Sheets("ОДДС").Cells(C, 3).Value
ActiveSheet.Range("$A$3:$G$10000").AutoFilter Field:=7, _
Criteria1:=Format(R - 3, "00")
End If
End Sub

3. Для вызова макроса создаем кнопку «Детализация» (команда


меню «Разработчик» – «Вставить» – «Кнопка (элемент управления
формы)») и размещаем ее в верхней части ОДДС.
Теперь для автоматического вывода на экран расшифровки любо-
го показателя ОДДС (кроме суммовых ячеек) необходимо выделить
ячейку с данным показателем и нажать кнопку «Детализация». В ре-
зультате Excel откроет лист «Реестр» и автоматически наложит на ре-
естр фильтры, соответствующие текущей ячейке отчета.

26 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_020-027_G1-3.indd 26 6/30/15 7:44 PM


ФОРМИРОВАНИЕ ОТЧЕТА О ДВИЖЕНИИ ДЕНЕЖНЫХ СРЕ ДСТВ

27

BookFD15_020-027_G1-3.indd 27 6/30/15 7:44 PM


ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В E XCEL

Организация ввода операций


начисления доходов и расходов

С озданный реестр способен фиксировать только денеж-


ные операции (кассовый метод). Вместе с тем полноцен-
ный управленческий учет должен иметь возможность учета доходов
и расходов (метод начисления). Самый очевидный способ решения
этой задачи – создание дополнительного реестра, в котором будут
фиксироваться операции начисления доходов и расходов. На его
основании можно создать форму отчета о прибылях и убытках (по
аналогии с описанной ранее формой отчета о движении денежных
средств) и с помощью функции СУММЕСЛИМН организовать пере-
нос и группировку данных реестра в отчете. Однако этот реестр будет
в значительной степени дублировать основной, так как подавляющее
большинство денежных операций является проявлением какой-либо
доходной или расходной операции, и в итоге информацию придется
дублировать в обоих реестрах. Например, первая занесенная нами
в реестр денежных средств операция оплаты услуг аренды офиса
должна быть продублирована в реестре доходов и расходов как опе-
рация начисления затрат на аренду. Эта операция начисления будет
отличаться от операции оплаты только своей датой, так как затраты
одного периода могут быть оплачены в другом периоде. Поэтому пра-
вильным решением будет отражение операций начисления доходов
и расходов в том же реестре, в котором мы фиксируем денежные
операции. Для этого в реестре денежных операций надо сначала до-
бавить графу «Дата начисления». Затем переименовать графу «Дата
операции» в «Дата оплаты» и добавить графу «Месяц начисления».
После этого следует переименовать графу «Мес.» в «Месяц оплаты»,
а графу «Статья ДДС» в «Статья затрат/ДДС». Кроме того, к списку
статей ДДС на листе «Статьи ДДС» нужно добавить статьи затрат, ко-
торых нет в отчете о ДДС (например, амортизация), а сам лист пере-
именовать в «Статьи оборотов». Результат этих изменений показан на
рис. 1. Этот реестр должен заполняться следующим образом.
1. Денежные операции надо заносить точно так же, как в предыду-
щей форме реестра. Поле «Дата начисления» не заполняется.
2. Если надо занести операцию начисления доходов или расходов,
можно зафиксировать новую операцию в реестре, заполнив поле

28 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_028-031_G1-5.indd 28 6/30/15 7:45 PM


ОРГАНИЗАЦИЯ ВВОД А ОПЕРАЦИЙ НАЧИСЛЕНИЯ ДОХОДОВ И РАСХОДОВ

Рисунок 1. Структура сводного реестра затрат и ДДС

Рисунок 2. Начисление зарплаты сотрудников в реестре операций

29

BookFD15_028-031_G1-5.indd 29 6/30/15 7:45 PM


ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В E XCEL

«Дата начисления» и оставив поле «Дата оплаты» пустым. Есть и дру-


гой способ – найти среди ранее занесенных операций операцию опла-
ты начисляемых доходов или расходов и заполнить ее поле «Дата на-
числения».
3. Если операция оплаты заносится в реестр после операции на-
числения, алгоритм действий будет точно таким же, как в предыду-
щем пункте (либо новая операция, либо заполнение поля «Дата опла-
ты» в уже имеющейся в реестре операции).
Проиллюстрирую сказанное примером. Допустим, 31 января
2015 года компания начислила заработную плату троим своим со-
трудникам (см. рис. 2 на стр. 29).
Кстати, важный момент: поскольку одна из граф «Дата оплаты»
и «Дата начисления» может быть пустой, надо скорректировать фор-
мулы в графах «Месяц оплаты» и «Месяц начисления». Для графы
«Месяц оплаты» =ЕСЛИ(ЕПУСТО(A4);0;МЕСЯЦ(A4)), а для графы «Ме-
сяц начисления» =ЕСЛИ(ЕПУСТО(B4);0;МЕСЯЦ(B4)). Такой вид фор-
мулы позволяет корректно обрабатывать ситуацию с пустой ячейкой
даты, подставляя значение «0» в ячейку при отсутствии одной из дат.
Теперь предположим, что 15 февраля 2015 года компания выдала
сотрудникам зарплату за январь. Эти операции можно занести но-
выми записями в реестр, а можно просто проставить даты выплаты
зарплаты в уже имеющихся в реестре операциях начисления затрат
и указать расчетный счет, как показано на рис. 3.
Этот пример демонстрирует, что всего три строки реестра поз-
воляют зафиксировать в управленческом учете целых шесть хозяй-
ственных операций: три операции начисления расходов и три денеж-
ные операции.
После того как реестр операций обрел функциональность, позво-
ляющую фиксировать операции начисления доходов и расходов, мы
можем сформировать отчет о прибылях и убытках. Дело за малым:
добавить в наш файл соответствующий отчет. Создадим новый лист
ОПУ и заполним его формой отчета по тому же принципу, как мы за-
полняли лист ОДДС (см. рис. 4). Ниже перечислены основные отли-
чия этого отчета от подготовленного нами ранее ОДДС.
1. Другой алгоритм формирования итогов: если в ОДДС вначале
формировались итоги по видам деятельности (Сальдо), а затем сум-
мировались между собой, то в ОПУ вначале формируется маржиналь-
ный доход как разница между выручкой и прямыми затратами, затем
из прямых затрат вычитаются накладные расходы и формируется
операционная прибыль, затем из операционной прибыли вычитается
амортизация и формируется чистая прибыль как итог отчета.
2. Формула СУММЕСЛИМН в ОПУ ссылается не на месяц оплаты
в реестре (столбец H), а на месяц начисления расходов (столбец I).
Во всех остальных аспектах ОПУ и ОДДС полностью идентичны
друг другу.

30 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_028-031_G1-5.indd 30 6/30/15 7:45 PM


ОРГАНИЗАЦИЯ ВВОД А ОПЕРАЦИЙ НАЧИСЛЕНИЯ ДОХОДОВ И РАСХОДОВ

Рисунок 3. Выплата зарплаты сотрудникам в реестре операций

Рисунок 4. Отчет о прибылях и убытках

31

BookFD15_028-031_G1-5.indd 31 6/30/15 7:45 PM


ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В E XCEL

Формирование управленческого
баланса

В неся минимальные изменения в форму реестра хозяй-


ственных операций, мы добились того, что он позволил
нам фиксировать операции начисления и оплаты, а также легко фор-
мировать отчет о движении денежных средств и отчет о прибылях
и убытках. Теперь, чтобы наша учетная система обрела полноту и за-
конченность, нам недостает лишь одного отчета – управленческого
баланса.
Самое удивительное состоит в том, что для получения баланса нам
даже не придется производить никаких изменений в реестре. Более
того – для формирования баланса реестр нам вообще будет не нужен!
Дело в том, что все необходимые данные мы возьмем из имеющих-
ся у нас отчетных форм. А именно – из отчета о движении денежных
средств и отчета о прибылях и убытках.
Вы спросите, как это можно сделать? Чтобы ответить, предла-
гаю вспомнить, какова структура управленческого баланса и какой
смысл имеют его статьи.
Укрупненная структура управленческого баланса рассматривае-
мой нами компании приведена в табл. 1. Обратите особое внимание
на тот факт, что она относится к сфере услуг. В этой связи в активе
баланса компании отсутствуют такие статьи, как товарные остатки
и незавершенное производство.

Таблица 1. Структура управленческого баланса


А КТИВ Ы ПАССИ ВЫ

Денежные средства Кредиторская задолженность


Дебиторская задолженность Кредиты и займы
Основные средства и НМА Собственный капитал

Статьи баланса
Рассмотрим каждую статью баланса более подробно и попробуем по-
нять, из каких источников мы должны взять формирующие эти ста-
тьи данные.

32 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_032-039_G1-7.indd 32 6/30/15 7:46 PM


ФОРМИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО БА ЛАНСА

Рисунок 1. Форма балансового отчета

Рисунок 2. Заполненный баланс

33

BookFD15_032-039_G1-7.indd 33 6/30/15 7:46 PM


ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В E XCEL

Денежные средства. В балансе отражаются данные об остатке


денежных средств на каждую отчетную дату. При этом в отчете о дви-
жении денежных средств есть информация об обороте денежных
средств за определенный период. Соответственно, чтобы получить
данные об остатке денег на дату (например, на 1 февраля), необходи-
мо использовать формулу:

Остаток денежных средств на 1 февраля = Остаток денежных


средств на 1 января + Притоки за январь – Оттоки за январь

Таким образом, для расчета остатка денежных средств на любую


дату нам необходима следующая информация:
• остаток денежных средств на начало года;
• оборот денежных средств с начала года по требуемую дату.

Дебиторская/кредиторская задолженность. Для управленче-


ского учета дебиторская и кредиторская задолженность – это единая
категория (можно объединить эти два понятия единым термином
«сальдо взаиморасчетов»). Рассчитывается задолженность по единой
формуле:

Сальдо взаиморасчетов на 1 февраля = Сальдо взаиморасчетов


на 1 января + Начисление за январь – Оплата за январь

Таким образом, для вычисления объема дебиторской/кредитор-


ской задолженности на любую дату нам необходима следующая ин-
формация:
• сальдо взаиморасчетов на начало года;
• начисление затрат с начала года по требуемую дату;
• оплата от контрагента/контрагенту с начала года по требуе-
мую дату.

Основные средства (ОС) и нематериальные активы (НМА).


Если абстрагироваться от того, что между оплатой основных средств
и нематериальных активов и их вводом в эксплуатацию может иметь
место временной лаг, формула расчета стоимости ОС и НМА на дату
выглядит так:

ОС и НМА на 1 февраля = ОС и НМА на 1 января + Покупка ОС


и НМА за январь – Продажа ОС и НМА за январь – Амортизация
ОС и НМА за январь

Таким образом, для определения стоимости основных средств


и нематериальных активов на любую дату нам необходима следую-
щая информация:

34 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_032-039_G1-7.indd 34 6/30/15 7:46 PM


ФОРМИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО БА ЛАНСА

• стоимость ОС и НМА на начало года;


• приобретение (оплата) новых ОС и НМА с начала года по требу-
емую дату;
• продажа (поступление денег) ОС и НМА с начала года по требу-
емую дату;
• амортизация ОС и НМА с начала года по требуемую дату.

Кредиты и займы. Эта статья является, пожалуй, одной из са-


мых простых в балансе, так как она затрагивает только движение де-
нежных средств и никоим образом не касается начисления доходов
и расходов (на всякий случай хочу напомнить о том, что проценты по
кредитам – это операционные расходы, и они не отражаются в финан-
совой деятельности компании). Расчет кредитов и займов произво-
дится так:

Кредиты и займы на 1 февраля = Кредиты и займы на 1 января +


+ Получено кредитов и займов за январь – Погашено кредитов
и займов за январь

Для определения величины остатка кредитов и займов на любую


дату нам необходима информация:
• остатки кредитов и займов на начало года;
• величина полученных кредитов и займов с начала года
по требуемую дату;
• величина погашенных кредитов и займов с начала года
по требуемую дату.

Собственный капитал. Важнейшая статья баланса, так как она


отражает динамику и движение прибыли, а прибыль – это главный
критерий эффективности операционной деятельности компании.
Рассчитывается по формуле:

Собственный капитал на 1 февраля = Собственный капитал на


1 января + Прибыль за январь + Поступления от акционеров за
январь – Платежи акционерам за январь

Для определения величины собственного капитала на любую дату


нам необходима следующая информация:
• величина собственного капитала на начало года;
• прибыль с начала года по требуемую дату;
• поступления от акционеров и платежи акционерам с нача-
ла года по требуемую дату.

Вывод. Теперь становится совершенно очевидно, что для форми-


рования баланса на любую дату нам необходимо иметь:

35

BookFD15_032-039_G1-7.indd 35 6/30/15 7:46 PM


ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В E XCEL

• баланс на начало года;


• отчет о прибылях и убытках за период с начала года по отчет-
ную дату;
• отчет о движении денежных средств за период с начала года по
отчетную дату.

Исходя из этого мы и будем формировать балансовый отчет в на-


шей учетной системе. Создадим новый лист «Баланс» и заполним его,
как показано на рис. 1 на стр. 33.

Особенности управленческого баланса


При составлении балансового отчета важно учитывать несколько осо-
бенностей управленческого баланса.
Все формулы, расположенные в основной части баланса, де-
лятся (как и в ОПУ и ОДДС) на две группы.
1. Рассчитываемые на основе других показателей баланса. Сюда
относятся показатели «Активы» (сумма строк 110, 120, 130), «Дебитор-
ская задолженность» (сумма строк 121–125), «Пассивы» (сумма строк
210, 220, 230), «Кредиторская задолженность» (сумма строк 211–215),
«Собственный капитал» (сумма строк 231–233), «Капитал на начало
периода» (равняется значению строки «Собственный капитал» на пре-
дыдущую отчетную дату).
2. Рассчитываемые на основе других листов нашей учетной систе-
мы. Это все остальные показатели. Они вычисляются путем коррек-
тировки своих собственных значений на предыдущую отчетную дату
на величину оборотов в ОПУ и/или ОДДС в соответствующем месяце
(например, показатель «Кредиты и займы» рассчитывается путем
суммирования своего значения в предыдущем месяце с оборотами
в ОДДС по статьям «Получение банковских кредитов» и «Погашение
банковских кредитов»).
Актив и пассив баланса формируются совершенно незави-
симо друг от друга. Это значительно облегчает контроль за правиль-
ностью баланса: отличие значений в строках «Актив» и «Пассив» хотя
бы на 1 рубль сразу покажет вам, что в баланс закралась ошибка.
В предлагаемой структуре баланса разделены дебиторская
и кредиторская задолженность. Причем она разделена по группам
контрагентов (покупатели, поставщики, сотрудники и т.д.). Крите-
рий разделения такой: дебетовое сальдо отражается в активе баланса,
кредитовое – в пассиве. Такое разделение, в принципе, необязатель-
но, так как в нашей реализации учетной системы мы оперируем лишь
величиной сальдо взаиморасчетов как разницей между начисленны-
ми и оплаченными товарами и услугами. Соответственно, в актив
баланса у нас будут попадать задолженности с положительным (де-
бетовым) сальдо, а в пассив баланса – с отрицательным (кредитовым)

36 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_032-039_G1-7.indd 36 6/30/15 7:46 PM


ФОРМИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО БА ЛАНСА

сальдо. Можно упростить форму баланса и все долги относить либо


в актив, либо в пассив, тогда вид задолженности будет отображаться
через знак.
При желании можно организовать раздельный учет авансов
и постоплат со всеми категориями контрагентов. Тогда получит-
ся фиксировать дебиторскую и кредиторскую задолженность. Для та-
кого простого случая, который мы сейчас рассматриваем, это делать
совершенно необязательно, но в реальных компаниях контроль аван-
сов чрезвычайно важен.
В баланс, для его корректной работы, надо часть информа-
ции вносить вручную (в отличие от ОПУ и ОДДС, которые полностью
формируются на основе внешних данных (извлекаемых из реестра)).
Это касается стартового баланса, то есть баланса по состоянию на
01.01.15. Этих данных нет в реестре, но они необходимы для того, что-
бы выступать в качестве отправной точки для формирования баланса
на все последующие даты. Соответственно, для определения старто-
вого баланса необходимо:
• провести инвентаризацию всех активов и пассивов компании;
• стоимость каждой группы активов и пассивов указать в соот-
ветствующей строке баланса.

Балансировка актива и пассива в данном случае обычно произво-


дится с помощью статьи «Собственный капитал».

Формулы расчета
После заполнения баланса на 01.01.15 нам остается заполнить фор-
мулы расчета каждой статьи баланса. Алгоритм формирования этих
формул представлен в табл. 2 на стр. 38.
Заполнив формулами столбец баланса, соответствующий 1 фев-
раля, мы можем скопировать эти формулы во все последующие
столбцы – все ссылки корректным образом сместятся, и баланс будет
правильно отображаться на каждую отчетную дату, как показано на
рис. 2 на стр.33.
Кстати, в данном примере хорошо видно, как повлияли на баланс
занесенные нами в реестр три операции начисления и выплаты зар-
платы сотрудникам. Начисление зарплаты в январе скорректиро-
вало сальдо взаиморасчетов с персоналом по состоянию на 1 февра-
ля с 750 470 до 925 470 рублей и уменьшило собственный капитал
с 5 298 356 до 5 123 356 рублей, а выплата зарплаты в феврале умень-
шила остаток денежных средств с 2 500 000 до 2 325 000 рублей и вер-
нула сальдо взаиморасчетов с персоналом к значению 750 470 рублей.
В обоих случаях равенство актива и пассива баланса сохраняется, то
есть формулы занесены правильно.

37

BookFD15_032-039_G1-7.indd 37 6/30/15 7:46 PM


ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В E XCEL

Таблица 2. Формулы расчета показателей баланса

П О К А З АТ Е Л Ь А Л Г О Р И Т М РА С Ч Е ТА Ф О Р М УЛ А Н А 1 Ф Е В РА Л Я

Денежные Денежные средства на предыдущую =C5+ОДДС!D71


средства дату + Оборот за прошедший отчетный
месяц

Дебиторская Сумма строк «Расчеты с покупателями», =СУММ(D7:D11)


задолженность «Расчеты с поставщиками», «Расчеты
с бюджетом», «Расчеты с персоналом»
и «Расчеты с прочими контрагентами»

– расчеты Расчеты с покупателями на предыдущую =МАКС(C7-C16+ОПУ!D5-


с покупателями дату + Строка ОПУ 1000 «Операционные ОДДС!D5;0)
доходы» – Строка ОДДС 11001
«Поступления от операционной
деятельности» (если сальдо в пользу
компании) или 0

– расчеты Расчеты с поставщиками на предыдущую =МАКС(C8-C17-


с поставщиками дату + Строка ОПУ 2001 «Услуги по раз- ОПУ!D9+ОДДС!D10;0)
мещению» – Строка ОДДС 12101 «Услуги
по размещению» (если сальдо в пользу
компании) или 0

– расчеты Расчеты с бюджетом на предыдущую =МАКС(C9-C18-


с бюджетом дату + Строка ОПУ 4020 «Расчеты с бюд- ОПУ!D19+ОДДС!D17;0)
жетом» – Строка ОДДС 12300 «Расчеты
с бюджетом» (если сальдо в пользу
компании) или 0

– расчеты Расчеты с персоналом на предыдущую =МАКС(C10-C19-


с персоналом дату + Строка ОПУ 4010 «Расчеты с пер- ОПУ!D15+ОДДС!D13;0)
соналом» – Строка ОДДС 12200 «Расче-
ты с персоналом» (если сальдо в пользу
компании) или 0

– расчеты Расчеты с прочими контрагентами =МАКС(C11-C20-ОПУ!D10-


с прочими на предыдущую дату + Сумма строк ОПУ ОПУ!D11-ОПУ!D24-ОПУ!D30-
контрагентами 2002, 2003, 4030, 4040, 4050 – Сум- ОПУ!D36+ОДДС!D11+
ма строк ОДДС 12102, 12103, 12400, ОДДС!D12+ДДС!D22+
12500, 12600 (если сальдо в пользу ОДДС!D28+ОДДС!D34;0)
компании) или 0

Основные Основные средства и НМА на преды- =C12-ОДДС!D59+ОДДС!D63-


средства и НМА дущую дату + Строка ОДДС 31000 «По- ОПУ!D47
ступления от инвестиционной деятель-
ности» – Строка ОДДС 32000 «Платежи
по инвестиционной деятельности» –
– Строка ОПУ 6000 «Амортизация»

Кредиторская Сумма строк «Расчеты с покупателями», =СУММ(D16:D20)


задолженность «Расчеты с поставщиками», «Расчеты
с бюджетом», «Расчеты с персоналом»
и «Расчеты с прочими контрагентами»

38 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_032-039_G1-7.indd 38 6/30/15 7:46 PM


ФОРМИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО БА ЛАНСА

П О К А З АТ Е Л Ь А Л Г О Р И Т М РА С Ч Е ТА Ф О Р М УЛ А Н А 1 Ф Е В РА Л Я

– расчеты Расчеты с покупателями на предыдущую =МАКС(C16-C7+ОДДС!D5-


с покупателями дату + Строка ОПУ 1000 «Операционные ОПУ!D5;0)
доходы» – Строка ОДДС 11001
«Поступления от операционной
деятельности» (если сальдо в пользу
контрагента) или 0

– расчеты Расчеты с поставщиками на предыдущую =МАКС(C17-C8-


с поставщиками дату + Строка ОПУ 2001 «Услуги по раз- ОДДС!D10+ОПУ!D9;0)
мещению» – Строка ОДДС 12101 «Услуги
по размещению» (если сальдо в пользу
контрагента) или 0

– расчеты Расчеты с бюджетом на предыдущую =МАКС(C18-C9-


с бюджетом дату + Строка ОПУ 4020 «Расчеты ОДДС!D17+ОПУ!D19;0)
с бюджетом» – Строка ОДДС 12300
«Расчеты с бюджетом» (если сальдо
в пользу контрагента) или 0

– расчеты Расчеты с персоналом на предыдущую =МАКС(C19-C10-


с персоналом дату + Строка ОПУ 4010 «Расчеты с пер- ОДДС!D13+ОПУ!D15;0)
соналом» – Строка ОДДС 12200 «Расче-
ты с персоналом» (если сальдо в пользу
контрагента) или 0

– расчеты Расчеты с прочими контрагентами =МАКС(C20-C11+ОПУ!D10+


с прочими на предыдущую дату + Сумма строк ОПУ ОПУ!D11+ОПУ!D24+ОПУ!D30+
контрагентами 2002, 2003, 4030, 4040, 4050 – Сум- ОПУ!D36-ОДДС!D11-
ма строк ОДДС 12102, 12103, 12400, ОДДС!D12-ОДДС!D22-
12500, 12600 (если сальдо в пользу ОДДС!D28-ОДДС!D34;0)
контрагента) или 0

Кредиты Кредиты и займы на предыдущую =C21+ОДДС!D48+ОДДС!D49+


и займы дату + Строки ОДДС 21002, 21003, ОДДС!D50-ОДДС!D53-
21004 – Строки ОДДС 22002, 22003, ОДДС!D54-ОДДС!D55
22004

Собственный Сумма строк «Капитал на начало =СУММ(D23:D25)


капитал периода», «Прибыль за период»,
«Расчеты с акционерами за период»

Капитал Значение строки «Собственный капитал» =C22


на начало на предыдущую отчетную дату
периода

Прибыль Строка ОПУ 7000 «Чистая прибыль» =ОПУ!D49


за период

Расчеты Строка ОДДС 21001 «Поступления =ОДДС!D47-ОДДС!D52


с акционерами от акционеров» – Строка ОДДС 22002
за период «Платежи акционерам»

39

BookFD15_032-039_G1-7.indd 39 6/30/15 7:46 PM


ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В E XCEL

Формирование
дополнительных отчетов

П олученные нами ранее отчеты верхнего уровня очень


удобны для работы, они дают достаточно целостное
представление о динамике финансово-экономического состояния
компании. Но, к сожалению, у отчетов верхнего уровня есть один су-
щественный недостаток: они слишком укрупнены и обезличены. Не-
смотря на то что реестр хозяйственных операций содержит достаточ-
ное количество аналитики, в отчетах верхнего уровня эта аналитика
никак не используется.
Например, из ОПУ мы можем увидеть сумму реализации услуг
компании клиентам, но никак не сможем разбить эту реализацию
по наименованиям клиентов, видам услуг и другим важнейшим при-
знакам. В ОДДС присутствует сумма выплат зарплаты сотрудникам
компании, но нет ее разбивки по сотрудникам и структурным подраз-
делениям и т.д.
Чтобы получить необходимую аналитику, надо создать дополни-
тельные отчеты, которые будут давать информацию о деятельности
компании в каком-то одном разрезе. Таких отчетов можно сделать
произвольное количество (исходя из потребностей пользователей
управленческой отчетности), но важно отметить, что для этого нам
необходимо иметь в реестре хозяйственных операций достаточное
количество аналитических признаков, которые будут использоваться
этими отчетами. Сделаем для примера несколько таких дополнитель-
ных отчетов.

Отчет о взаиморасчетах с клиентами


Продажи – ключевой бизнес-процесс любой компании, поэтому вза-
имоотношения с покупателями и клиентами всегда находятся в цен-
тре внимания топ-менеджмента. В связи с этим во многих компаниях
жестко контролируется ситуация со взаиморасчетами: динамика от-
грузок и оплат, величина дебиторской и кредиторской задолженно-
сти. Сформируем в нашей учетной системе отчет, который даст нам
полную и исчерпывающую картину взаимоотношений нашей компа-
нии с клиентами.

40 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_040-049_G1-8.indd 40 6/30/15 7:47 PM


ФОРМИРОВАНИЕ ДОПОЛНИТЕ ЛЬНЫХ ОТЧЕТОВ

Добавим в наш файл учетной системы лист «Взаиморасчеты» и за-


полним его, как показано на рис. 1. Как видно из этого рисунка, у ком-
пании есть 10 клиентов, по каждому из которых имеется информация
о задолженности на начало каждого месяца, начиная с 1 января, от-
грузке и поступлению денежных средств в каждом месяце.
Итак, какие формулы позволят нам сформировать такой отчет по
данным в реестре хозяйственных операций? Рассмотрим их на при-
мере первого контрагента компании «Арктур» и первого месяца отче-
та (январь).
Долг на начало года. Как и в начальный баланс компании, в отчет
придется вводить вручную: в реестре такой информации нет. Хоро-
шей новостью является то, что эту информацию надо внести только
один раз и далее в течение года она будет использоваться отчетом для
расчета сальдо задолженности на любую дату внутри года.
Отгрузка за месяц – извлекается в отчет следующей формулой:

=СУММЕСЛИМН(Реестр!$C:$C;Реестр!$F:$F;$A4;Реестр!$I:$I;1)

Как мы видим, функция СУММЕСЛИМН активно используется


нами не только в отчетах верхнего уровня, но и в дополнительных от-
четах, так как они работают по такому же принципу: извлекают опре-
деленную информацию из реестра в соответствии с рядом критериев
и помещают результат суммирования отобранных значений в ячейку
отчета. Критерии для каждого отчета могут быть свои, но принцип их

Рисунок 1. Форма отчета о взаиморасчетах с клиентами

41

BookFD15_040-049_G1-8.indd 41 6/30/15 7:47 PM


ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В E XCEL

работы достаточно универсален. В данном случае формула суммиру-


ет столбец С реестра (то есть суммы операций) по всем транзакциям,
в которых поле F (наименование контрагента) равняется значению
столбца А отчета (в котором перечислены контрагенты), а поле I (ме-
сяц начисления) равно 1 (то есть в данном случае – январь).
Оплата за месяц выглядит очень похоже на отгрузку и соответству-
ет формуле:

=СУММЕСЛИМН(Реестр!$C:$C;Реестр!$F:$F;$A4;Реестр!$H:$H;1)

Единственное отличие этой формулы от предыдущей состоит


в том, что она отбирает записи в реестре не по столбцу I (месяц на-
числения), а по столбцу H (месяц оплаты), что вполне логично, так как
нас в данном случае интересуют операции оплаты (уменьшения долга
контрагента), а не отгрузки (увеличения долга).
Долг на 1 февраля рассчитывается по формуле:

=B4+C4-D4

Здесь все вполне очевидно: долг на 1 февраля равен долгу на 1 янва-


ря, увеличенному на сумму оказанных клиенту услуг и уменьшенно-
му на сумму оплаченных им услуг.
По такому же принципу формируются формулы для февраля,
марта, апреля и т.д.
Теперь проверим работу нашего отчета. Занесем в реестр хо-
зяйственных операций несколько транзакций отгрузки и оплаты
наших услуг клиентам (см. рис. 2 ). Сразу после заполнения реестра
транзакциями результаты работы отчета можно увидеть на листе
«Взаиморасчеты» (см. рис. 3). Предположим для простоты, что по со-
стоянию на 1 января сальдо расчетов со всеми клиентами компании
равно нулю.
Так, с помощью достаточно простых формул мы смогли извлечь из
реестра информацию по интересующему нас аспекту деятельности
компании и представить в понятном и наглядном виде. Единственным
недостатком такого отчета является то, что список клиентов в отчете
(столбец А) не обновляется динамически и его нужно поддерживать
вручную. Однако с помощью макросов это ограничение можно обойти.
По такому же принципу строятся отчеты о взаиморасчетах с дру-
гими категориями контрагентов: поставщиками, сотрудниками и т.п.

Отчет о движении денежных средств


в понедельной разбивке
Ранее мы рассматривали процесс формирования отчета о движении
денежных средств в разбивке по месяцам. Вместе с тем зачастую

42 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_040-049_G1-8.indd 42 6/30/15 7:47 PM


ФОРМИРОВАНИЕ ДОПОЛНИТЕ ЛЬНЫХ ОТЧЕТОВ

Рисунок 2. Транзакции отгрузки и оплаты услуг клиентам

Рисунок 3. Результаты работы отчета о взаиморасчетах

Рисунок 4. Реестр со столбцом «Неделя»

43

BookFD15_040-049_G1-8.indd 43 6/30/15 7:47 PM


ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В E XCEL

возникает необходимость в более детальном отчете, например с по-


недельной разбивкой. Рассмотрим процесс формирования такого
отчета.
Как мы помним из структуры сформированного ранее реестра,
данные о движении денежных средств в помесячной разбивке из-
влекались из реестра в соответствии со значением столбца «Месяц
оплаты». В этом столбце с помощью формулы МЕСЯЦ() хранился по-
рядковый номер месяца транзакции. Для разбивки по неделям нам
придется также добавить в реестр еще один служебный столбец,
в котором будет храниться номер недели. Сделаем мы это, используя
функцию НОМНЕДЕЛИ(), которая полностью идентична функции
МЕСЯЦ(), но возвращает порядковый номер недели для даты, пере-
данной ей в качестве параметра.
Реестр с добавленным столбцом должен будет выглядеть так, как
показано на рис. 4 на стр. 43.
Создадим копию листа ОДДС, заменив его шапку таким образом,
чтобы она содержала не названия месяцев, а номера недель (рис. 5).
Занесем в ячейку D6 следующую формулу:

=СУММЕСЛИМН(Реестр!$C:$C;Реестр!$J:$J;D$4;Реестр!$E:$E;
$C6)*ЕСЛИ($A6="-";-1;1)

Главное отличие этой формулы от формул, используемых в от-


чете о движении денежных средств, в том, что в ней мы применяем

Рисунок 5. Форма понедельного ОДДС

44 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_040-049_G1-8.indd 44 6/30/15 7:47 PM


ФОРМИРОВАНИЕ ДОПОЛНИТЕ ЛЬНЫХ ОТЧЕТОВ

столбец «Неделя» вместо столбца «Месяц оплаты» для осуществления


выборки. Скопируем ее во все остальные ячейки, которые должны из-
влекать данные из реестра, а не суммировать промежуточные итоги
отчета.
Теперь проверим работу нашего отчета. Занесем в реестр опе-
рацию оплаты услуг по размещению на сумму 500 000 рублей, да-
тированную 10 февраля 2015 года. В результате понедельный отчет
сразу примет вид, как на рис. 6. Как мы видим, операция была автома-
тически отнесена на седьмую неделю и отобразилась в соответствую-
щем столбце отчета.
Данный пример хорошо иллюстрирует важный вывод: для того,
чтобы формировать детализированные отчеты, мы должны иметь
в реестре всю необходимую для них аналитику. Если аналитики в ре-
естре не хватает, ее нужно добавить, поэтому очень важно заранее,
до начала активного использования системы, продумать состав всех
необходимых отчетов: гораздо сложнее вносить нужную аналитику
в реестр задним числом.

Отчет о динамике остатков на счетах


Помимо табличных отчетов, Excel позволяет использовать для выво-
да информации разнообразные диаграммы. Рассмотрим порядок ис-
пользования этого механизма на примере отчета о динамике остат-
ков на счетах.

Рисунок 6. Результат работы понедельного ОДДС

45

BookFD15_040-049_G1-8.indd 45 6/30/15 7:47 PM


ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В E XCEL

У рассматриваемого нами ООО «Ромашка» есть три счета:


в ВТБ24, Сбербанке и Альфа-банке. Чтобы увидеть динамику остат-
ков по всем трем счетам в ежедневной разбивке, составим специ-
альный отчет.
Добавим в нашу учетную систему лист «Остатки на счетах» и сде-
лаем на этом листе таблицу, отображенную на рис. 7.
Структура этого отчета очень проста.
1. Графа «Дата» заполняется датами с 01.01.2015 по 31.12.2015 вклю-
чительно. Чтобы не заполнять все даты вручную, сделайте так:
• введите значение 01.01.2015 в первой строке таблицы;
• протащите мышкой выделение от данной ячейки вниз на не-
сколько сотен строк;
• с помощью команды меню «Главная» – «Заполнить» – «Прогрес-
сия» заполните последующие ячейки последовательно датами,
начиная с 01.01.2015.

2. Остатки на счетах по состоянию на 01.01.2015 заполняются


вручную. Причины этого аналогичны тем, по которым мы заноси-

Рисунок 7. Форма отчета об остатках на счетах

46 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_040-049_G1-8.indd 46 6/30/15 7:47 PM


ФОРМИРОВАНИЕ ДОПОЛНИТЕ ЛЬНЫХ ОТЧЕТОВ

ли начальные остатки в балансовый отчет и отчет о взаиморасчетах


с контрагентами.
3. Формула на 02.01.2015 для графы «ВТБ24» в рассматриваемом
нами отчете выглядит так:

=СУММЕСЛИМН(Реестр!$C:$C;Реестр!$A:$A;$A5;Реестр!$D:$D;
"Счет в ВТБ 24")+B4

Данная формула сканирует реестр на предмет транзакций, одно-


временно удовлетворяющих двум условиям:
• дата оплаты равна значению в столбце А;
• название счета равно «Счет в ВТБ 24».

То есть определяется суммарный оборот по счету ВТБ24 в задан-


ный день и прибавляется к остатку на конец предыдущего дня, в ре-
зультате мы имеем остаток на конец текущего дня.
4. Формулы на все последующие даты создаются простым копиро-
ванием формул на 02.01.2015.

Рисунок 8. Пример заполненного отчета об остатках на счетах

47

BookFD15_040-049_G1-8.indd 47 6/30/15 7:47 PM


ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В E XCEL

Допустим, наш реестр заполнен реальными транзакциями, в этом


случае отчет мог бы выглядеть так, как на рис. 8 на стр. 47. Но мы ви-
дим из него: столь загроможденный цифрами и датами отчет доста-
точно тяжело воспринимать. Мало того, очень много важных для нас
данных еще и не помещается на экране. Упростить или привести от-
чет в более читаемый вид не получится.
Но выход есть. Предлагаю построить диаграмму, которая отобра-
зит нам те же самые данные, но в более наглядном, понятном и пре-
зентабельном виде. Для этого надо сделать всего-навсего несколько
простых движений мышкой:
• выделите нашу таблицу отчета вместе с шапкой;
• вызовите команду меню «Вставка» – «Рекомендуемые диа-
граммы»;

Рисунок 9. Отчет с диаграммой

48 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_040-049_G1-8.indd 48 6/30/15 7:47 PM


ФОРМИРОВАНИЕ ДОПОЛНИТЕ ЛЬНЫХ ОТЧЕТОВ

• выберите диаграмму, которая наиболее подходит для нашего


отчета.

В результате наш отчет с диаграммой будет выглядеть примерно


так, как показано на рис. 9.
В заключение этой части первой главы я хотел бы вам рекомен-
довать максимально активно использовать диаграммы вместе с от-
четами, особенно детализированными, так как диаграммы вос-
принимаются значительно легче и использовать их для анализа
финансово-экономической деятельности компании гораздо удобнее.
Особенно хороши диаграммы в отчетах, содержащих сотни однотип-
ных показателей (например, как в нашем примере, ежедневную дина-
мику каких-либо показателей).

49

BookFD15_040-049_G1-8.indd 49 6/30/15 7:47 PM


ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В E XCEL

Реестр хозяйственных операций


как инструмент казначейства

Р еестр хозяйственных операций в учетной системе содер-


жит только фактически совершенные транзакции. Но его
функциональность можно существенно расширить. Для этого доба-
вим в него еще одну графу и назовем ее «Статус». С помощью команды
меню «Данные» – «Проверка данных» зададим разрешенные значения
для этой графы «зарег.», «план», «факт». Заполним эту графу для всех
транзакций, которые есть в реестре, значением «факт». Должно полу-
читься, как на рисунке. Смысл графы «Статус» – разделить все транз-
акции в реестре на три категории.
1. Зарегистрированные. Транзакции, которые надо совершить
в будущем, но которые еще не прошли процедуру согласования (то
есть принятия решения об оплате). Пример такой транзакции – по-
ступивший от поставщика счет.
2. Запланированные. Те, которые решено осуществить в самом
ближайшем (на горизонте одного–трех дней) будущем. Пример та-
кой – счет поставщика, согласованный и отданный в оплату.
3. Исполненные. Фактически прошли оплаты по счету или кассе
компании.
Как нетрудно догадаться, значение «зарег.» графы «Статус» обо-
значает зарегистрированные транзакции, «план» – запланированные,
«факт» – исполненные.
Поскольку только транзакции со статусом «факт» являются реаль-
но исполненными и должны попадать в отчеты, необходимо слегка
скорректировать формулы в этих отчетах, чтобы они осуществля-
ли дополнительную проверку по значению этого поля. Например,
в ОДДС у нас раньше была формула:

=СУММЕСЛИМН(Реестр!$C:$C;Реестр!$I:$I;D$3;Реестр!$E:$E;
$C6)*ЕСЛИ($A6="-";-1;1)

Теперь она должна выглядеть так:

=СУММЕСЛИМН(Реестр!$C:$C;Реестр!$I:$I;D$3;Реестр!$E:$E;
$C6;Реестр!$H:$H;"факт")*ЕСЛИ($A6="-";-1;1)

50 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_050-051_G1-9.indd 50 6/30/15 7:48 PM


РЕЕСТР ХОЗЯЙСТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ К АК ИНСТРУМЕНТ К АЗНАЧЕЙСТВА

То есть мы добавили в формулу СУММЕСЛИМН дополнительную


проверку Реестр!$H:$H;"факт". Такая достаточно небольшая дора-
ботка реестра хозяйственных операций превращает его в мощный
инструмент казначейства, который можно использовать следующим
образом.
1. Все поступающие от поставщиков счета и прочие планируемые
денежные платежи заранее заносятся в реестр со статусом «зарег.».
В поле «Дата операции» при этом может ставиться дата планируемого
платежа по данным счетам.
2. Ежедневная процедура планирования платежей на следующий
день теперь может проводиться так: финансовый директор (или иное
лицо, уполномоченное принимать решение об оплате счетов) про-
сматривает реестр, выбирает счета, которые нужно оплатить завтра
(их можно идентифицировать по полю «Дата операции» или каким-то
другим способом) и меняет их статус на «план». Это означает, что дан-
ные счета согласованы и должны быть завтра оплачены.
3. Казначей или бухгалтер открывает реестр, выбирает транзак-
ции со статусом «план» и производит оплату соответствующих им
счетов через систему Клиент-банк.
4. После разнесения банковской выписки оплаченные транзакции
меняют свой статус на «факт».
Такая модель использования реестра прекрасно зарекомендова-
ла себя на практике, так что могу с чистой совестью рекомендовать
ее вам.

Рисунок. Реестр с графой «Статус»

51

BookFD15_050-051_G1-9.indd 51 6/30/15 7:48 PM


ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В E XCEL

Организация импорта
данных из «1С»

В нашей учетной системе основным источником информа-


ции для управленческих отчетов является реестр хозяй-
ственных операций. При этом для нормального функционирования
системы необходимо, чтобы в этот реестр каким-то образом попада-
ли исходные данные о транзакциях.
Первый способ – вводить данные вручную. Но в случае, когда в ком-
пании используется какая-либо бухгалтерская программа (чаще все-
го это «1С: Бухгалтерия»), ручной ввод информации в реестр будет не
лучшим выходом из положения.
Второй способ – придумать некий алгоритм ввода данных. По-
скольку бухгалтерия ежедневно загружает данные из систем «клиент-
банк» в «1С», нам необходимо каким-то образом организовать извлече-
ние этих данных из «1С» и загрузку в реестр хозяйственных операций.
Конечно, удобнее всего было бы сразу выгружать нужные нам дан-
ные из «1С» в формате реестра хозяйственных операций. Но, раз мы
решили обустраивать управленческий учет в Excel, такой возможно-
сти у нас, скорее всего, нет (иначе мы уже, без всяких сомнений, обу-
строили бы его в «1С»).
Поэтому воспользуемся одним из стандартных механизмов «1С»,
который наилучшим образом подойдет для этой цели. Таким меха-
низмом является отчет «1С» под названием «Карточка счета».
Все рублевые безналичные транзакции отражаются в бухгалтер-
ском учете на счете 51. Соответственно, алгоритм импорта данных из
«1С» может выглядеть так.
1. Формирование карточки счета 51 за интересующий нас период
времени в базе «1С».
2. Сохранение сформированной карточки счета на диске в форма-
те Excel.
3. Открытие файла карточки в Excel и формирование на ее основе
реестра хозяйственных операций с помощью макроса.
Карточка счета 51, выгруженная в Excel, выглядит примерно так,
как показано на рис. 1 – возможны некоторые отличия, которые свя-
заны с другой версией бухгалтерской программы. Но эти отличия со-
вершенно несущественны для нашего изложения.

52 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_052-059_G1-10.indd 52 6/30/15 7:48 PM


ОРГАНИЗАЦИЯ ИМПОРТА Д АННЫХ ИЗ «1С»

Как мы видим из рис. 1, карточка счета 51 состоит из двух частей:


шапки и табличной части. Нас в карточке будет интересовать непо-
средственно табличная часть, поскольку именно она содержит ин-
формацию, которая должна перекочевать в наш реестр.
Нетрудно заметить, что табличная часть в карточке тоже фактиче-
ски реализована как реестр хозяйственных операций:
• каждая строка соответствует одной транзакции (поступлению
или платежу денежных средств);
• каждый столбец соответствует тому или иному реквизиту
данной транзакции.

Основные отличия карточки счета 51 от реестра транзакций состо-


ят в следующем:
• в некоторых реквизитах транзакции (например, Аналитика Дт
и Аналитика Кт) содержится не один аналитический признак,
а сразу несколько (разделенных символами перевода строки),

Рисунок 1. Карточка счета 51, выгруженная в Excel

53

BookFD15_052-059_G1-10.indd 53 6/30/15 7:48 PM


ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В E XCEL

Рисунок 2. Реестр хозяйственных операций, сформированный макросом

54 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_052-059_G1-10.indd 54 6/30/15 7:48 PM


ОРГАНИЗАЦИЯ ИМПОРТА Д АННЫХ ИЗ «1С»

55

BookFD15_052-059_G1-10.indd 55 6/30/15 7:48 PM


ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В E XCEL

что несколько усложняет конверсию карточки счета 51 в ре-


естр хозяйственных операций;
• в карточке содержится ряд реквизитов, которые нам в реестре
не нужны, в частности, дата и номер документа движения,
счета дебета и кредита и т.д.

Тем не менее нет никакой проблемы преобразовать данную кар-


точку в реестр хозяйственных операций. Более того, некоторые до-
полнительные реквизиты, присутствующие в карточке, мы можем
использовать в реестре для более глубокой аналитики (например, но-
мера корреспондирующих счетов).
Ниже представлен макрос, который преобразует приведенную
карточку счета 51 в форму реестра. Отмечу, форма реестра не совсем
соответствует форме, с которой мы работали ранее, так как макрос
старается извлечь всю полезную информацию из карточки, включая
ту, которую мы ранее не использовали.

Sub RegMake()

Dim SheetIn, SheetOut As Worksheet


Dim S, S1, A1, A2, A3, B1, B2, B3, C1, C2, C3 As String
Dim K, BrakePos, BrakePos1, BrakePos2 As Integer

Set SheetIn = ActiveWorkbook.Worksheets("Карточка 51 счёта")


Set SheetOut = ActiveWorkbook.Worksheets("Реестр операций")

SheetOut.Range("A2:L10000").ClearContents

K=9

Do While SheetIn.Cells(K, 1).Value <> ""

SheetOut.Cells(K + 1, 1).Value = K - 8
SheetOut.Cells(K + 1, 2).Value = CDate(SheetIn.Cells(K, 1))
SheetOut.Cells(K + 1, 13).Value = Month(CDate(SheetIn.
Cells(K, 1)))
If SheetIn.Cells(K, 6).Value = "51" Then
SheetOut.Cells(K + 1, 3).Value = - (-Format(CSng(SheetIn.
Cells(K,7).Value), "# ##0.00"))
SheetOut.Cells(K + 1, 10).Value = - (-Format(CSng(SheetIn.
Cells(K,7).Value), "# ##0.00"))
Else
SheetOut.Cells(K + 1, 3).Value =-Format(CSng(SheetIn.
Cells(K, 10).Value), "# ##0.00")

56 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_052-059_G1-10.indd 56 6/30/15 7:48 PM


ОРГАНИЗАЦИЯ ИМПОРТА Д АННЫХ ИЗ «1С»

SheetOut.Cells(K + 1, 10).Value =-Format(CSng(SheetIn.


Cells(K, 10).Value), "# ##0.00")
End If

SheetOut.Cells(K + 1, 4).Value = "Основной"


SheetOut.Cells(K + 1, 11).Value = "RUR"
SheetOut.Cells(K + 1, 9).Value = "Д" & SheetIn.Cells(K, 6).
Value & "К" & SheetIn.Cells(K, 9).Value

A1 = ""
A2 = ""
A3 = ""
B1 = ""
B2 = ""
B3 = ""
C1 = ""
C2 = ""
C3 = ""

S = SheetIn.Cells(K, 2).Value
BrakePos = InStr(S, Chr(10))
If BrakePos <> 0 Then
A1 = Left(S, BrakePos - 1)
A2 = Right(S, Len(S) - BrakePos)
End If

S = SheetIn.Cells(K, 4).Value
BrakePos = InStr(S, Chr(10))

If BrakePos = 0 Then
B1 = S
Else
B1 = Left(S, BrakePos - 1)
S = Right(S, Len(S) - BrakePos)
BrakePos = InStr(S, Chr(10))
If BrakePos = 0 Then
B2 = S
Else
B2 = Left(S, BrakePos - 1)
B3 = Right(S, Len(S) - BrakePos)
End If
End If
S = SheetIn.Cells(K, 5).Value
BrakePos = InStr(S, Chr(10))

57

BookFD15_052-059_G1-10.indd 57 6/30/15 7:48 PM


ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В E XCEL

If BrakePos = 0 Then
C1 = S
Else
C1 = Left(S, BrakePos - 1)
S = Right(S, Len(S) - BrakePos)
BrakePos = InStr(S, Chr(10))
If BrakePos = 0 Then
C2 = S
Else
C2 = Left(S, BrakePos - 1)
C3 = Right(S, Len(S) - BrakePos)
End If
End If

SheetOut.Cells(K + 1, 8).Value = A2
If SheetIn.Cells(K, 6).Value = "51" Then
SheetOut.Cells(K + 1, 6).Value = B2
SheetOut.Cells(K + 1, 7).Value = C1
Else
SheetOut.Cells(K + 1, 6).Value = C2
SheetOut.Cells(K + 1, 7).Value = B1
End If

K=K+1
Loop

SheetOut.Rows("2:9").Delete Shift:=xlUp
MsgBox ("Реестр банковских операций сформирован.")
End Sub

Вкратце алгоритм работы макроса можно описать так:


• сканирует все строки карточки счета, расположенной на листе
«Карточка счета 51»;
• на основе данных из карточки формирует реестр хозяй-
ственных операций, который размещает на листе «Реестр
операций».

Формат результирующего реестра приведен на рис. 2 на стр. 54.


Данный макрос можно модифицировать таким образом, чтобы он
формировал реестр в принятом в вашей компании формате, и тогда
процесс заполнения реестра операциями безналичного движения де-
нежных средств будет занимать минимум времени.
Кстати говоря, такой подход можно применить для импорта из «1С»
не только транзакций поступлений и платежей денежных средств, но
и любых других, которые должны присутствовать в нашем реестре

58 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_052-059_G1-10.indd 58 6/30/15 7:48 PM


ОРГАНИЗАЦИЯ ИМПОРТА Д АННЫХ ИЗ «1С»

хозяйственных операций. Например, выгружая карточки по затрат-


ным счетам (20, 25, 26, 44 и т.д.), можно без особых усилий добиться
автоматического формирования в Excel операций начисления затрат,
выгрузка карточки счета 01 позволит автоматизировать управленче-
ский учет основных средств и т.д.

59

BookFD15_052-059_G1-10.indd 59 6/30/15 7:48 PM


ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В E XCEL

Способы ускорения работы


учетной модели

О собенностью нашей учетной модели является то, что все


заложенные в нее отчеты пересчитываются автоматиче-
ски при каждом изменении исходных данных. Когда отчетов много,
а в реестре хозяйственных операций несколько десятков тысяч строк,
такой пересчет может существенно замедлять работу с учетной си-
стемой. В результате пользоваться системой становится затрудни-
тельно – каждое изменение в исходных данных приводит к паузе про-
должительностью в несколько секунд, что может сильно раздражать.
К счастью, эта проблема вполне решаема, и мы сейчас рассмотрим
несколько способов.

Способ 1. Отключение автоматического


пересчета формул
По умолчанию Excel автоматически пересчитывает все формулы
в учетной модели после изменения любых данных, которые могут по-
влиять на результат. Такой вариант отлично работает, когда данных
немного, а пересчет занимает считаные доли секунды, но становит-
ся несколько обременительным, когда модель разрастается. Поэтому
такой пересчет имеет смысл отключить.
В меню формулы есть кнопка «Параметры вычислений», при на-
жатии на которую выпадают три варианта действий: автоматически;
автоматически, кроме таблиц данных; вручную.
По умолчанию установлен вариант «Автоматически». Если вклю-
чить вариант «Вручную», Excel перестанет пересчитывать формулы
при каждом изменении данных. Для такого пересчета придется на-
жать клавишу F9.

Способ 2. Удаление лишних формул


Наша учетная модель содержит огромное количество формул,
многие из которых в определенный момент перестают выполнять
какую-либо осмысленную работу. Например, в отчете ОДДС все по-
казатели формируются формулами, и все пересчитываются при пе-

60 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_060-061_G1-11.indd 60 6/30/15 7:49 PM


СПОСОБЫ УСКОРЕНИЯ РАБОТЫ УЧЕТНОЙ МОДЕ ЛИ

ресчете модели. При этом совершенно очевидно, что фактические


изменения в данном отчете происходят только в столбце, соответ-
ствующем текущему месяцу, так как:
• данные за истекшие месяцы занесены в реестр ранее, отраже-
ны в реестре и больше меняться не будут (банковская выписка
обычно разносится на следующий день и больше никогда не
корректируется);
• данные за будущие месяцы равны нулю до тех пор, пока эти
месяцы не начнутся и по ним не станут фиксироваться денеж-
ные транзакции.

Чтобы уменьшить объем работы по пересчету формул, можно за-


менить во всех столбцах всех отчетов, которые гарантированно уже
(или еще) не будут пересчитываться, формулы на значения. Для этого
необходимо выполнить следующее.
1. Выделить столбцы отчетов, которые не нужно пересчитывать.
2. Нажать Ctrl-C (то есть скопировать в буфер обмена).
3. Не снимая выделения столбцов, скопированных в буфер, вы-
звать команду меню «Главная» – «Вставить» – «Вставить значения».
Очень важно хотя бы в одном столбце отчета оставить формулы –
при необходимости их можно будет скопировать (с помощью стан-
дартной комбинации Ctrl-C – Ctrl-V) в нужные столбцы, и они снова
начнут пересчитываться.

Способ 3. Использование макросов


Самый высокотехнологичный способ формирования отчетов – ис-
пользовать вместо функций макросы, которые будут сканировать
реестр и самостоятельно заполнять отчеты соответствующими зна-
чениями. Такой способ является более трудоемким по сравнению
с использованием функции СУММЕСЛИМН, однако у него есть одно
важное преимущество: в макросе можно предусмотреть более слож-
ные алгоритмы расчетов, нежели простое суммирование ячеек ре-
естра при соблюдении определенных требований (например, когда
нужно распределять затраты между различными проектами на ос-
нове сложных баз распределения).

61

BookFD15_060-061_G1-11.indd 61 6/30/15 7:49 PM


ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В E XCEL

Двойная запись в Excel

О дин из самых распространенных аргументов против веде-


ния управленческого учета в Excel звучит так: в Excel яко-
бы нельзя фиксировать операции методом двойной записи. Из этого
бездоказательного утверждения делается вывод, что для управленче-
ского учета Excel категорически не подходит. На самом деле, конечно
же, это не так, и мы сейчас это покажем на наглядном примере. А для
начала подумаем, что такое двойная запись и как она реализована
в специализированных учетных системах (таких как «1С»).
Двойная запись – это способ фиксации хозяйственных операций
компании, при котором каждая операция фиксируется по дебету
одного и кредиту другого счета. Например, поступление денег от по-
купателя в оплату отгруженного товара фиксируется так: Д51 К62,
начисление затрат на зарплату работников основного производства –
Д20 К70, и т.д.
Такое «двойное» отражение операции сразу по двум счетам необ-
ходимо для двух вещей.
1. Для минимизации ошибок в учете: гораздо легче выловить
ошибку по двум счетам (каждый из которых трактует операцию в сво-
ей ипостаси), чем по одному. Допустим, если мы забудем отразить
операцию прихода денег от клиента, у нас исказится не только оста-
ток денег на счете, но и сальдо взаиморасчетов с контрагентом. Соот-
ветственно, мы сможем выловить ошибку, либо сравнив расчетный
остаток на счете с фактическим, либо запросив у клиента акт сверки
взаиморасчетов.
2. Для того чтобы у нас всегда шел баланс. Двойная запись яв-
ляется главной причиной того, что актив баланса равен пассиву: если
изначально это равенство соблюдалось, то при двойной записи нару-
шить его невозможно. Все операции при двойной записи можно раз-
делить на четыре группы, которые представлены в табл. 1 на стр. 64:
• при операциях 1 и 4 валюта баланса не меняется, так как
происходит перераспределение между статьями актива или
пассива без изменения их общей суммы;
• при операциях 2 и 3 изменяются актив и пассив, но изменяют-
ся одинаково, поэтому валюта баланса остается равной.

62 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_062-067_G1-12.indd 62 6/30/15 7:49 PM


ДВОЙНА Я ЗАПИСЬ В E XCEL

Рисунок 1. Реестр операций по методу двойной записи

Рисунок 2. Транзакция по методу двойной записи

Таким образом, не являясь панацеей (так как в нашей учетной си-


стеме, например, двойная запись не используется, но при этом у нас
есть возможность формировать отчеты верхнего уровня и любые рас-
шифровки), двойная запись является достаточно полезным механиз-
мом, который вполне может быть задействован в системе управлен-
ческого учета на базе Excel. Рассмотрим реализацию двойной записи
в Excel на примере.
1. Откроем новую книгу Excel и создадим таблицу (рис. 1 ). Как
видно из заголовка этой таблицы, мы создали реестр хозяйственных
операций, который, несмотря на свою простоту, существенно отлича-
ется от реестра, с которым мы имели дело ранее. Фактически у всех
транзакций реестра всего четыре реквизита: дата, сумма и корре-

63

BookFD15_062-067_G1-12.indd 63 6/30/15 7:49 PM


ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В E XCEL

Таблица 1. Группы операций при двойной записи


№ СЧЕ Т ПО ДЕБЕ Т У СЧЕ Т ПО КРЕ ДИТ У В А Л Ю ТА Б А Л А Н С А
1 Активный Активный Не меняется
2 Активный Пассивный Увеличивается
на сумму операции
3 Пассивный Активный Уменьшается
на сумму операции
4 Пассивный Пассивный Не меняется

спондирующие счета по дебету и кредиту. Поскольку, как мы отмети-


ли ранее, проводки, созданные по методу двойной записи, имеют вид
типа Д51 К62, реквизитов, присутствующих в реестре, нам достаточ-
но для того, чтобы фиксировать подобные операции в реестре.
2. Занесем в реестр первую операцию. Допустим, 7 мая 2015 года
мы выдали нашим сотрудникам зарплату в размере 500 000 рублей.
В реестре эта операция будет выглядеть так, как на рис. 2 на стр. 63.
Все оказалось предельно просто! Двойная запись – это просто струк-
тура транзакции, при которой мы фиксируем номера счетов по дебе-
ту и кредиту. И, естественно, никаких проблем с реализацией такого
механизма в Excel у нас нет. Но просто иметь механизм ввода транзак-
ций недостаточно, нужен механизм вывода отчетов на основе данных
реестра – только тогда мы сможем полноценно работать в системе.
3. Создадим на основе реестра оборотно-сальдовую ведомость.
Добавим в нашу книгу новый лист и сделаем на нем форму отчета, как
показано на рис. 3. Форма отчета абсолютно стандартна: по всем сче-
там бухгалтерского учета, которые используются в нашей компании,
в отчете отображается начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту
и конечное сальдо. Сальдо начальное задается вручную. В остальные
графы отчета нужно поставить формулы (для первой строки отчета),
представленные в табл. 2 на стр. 66. Для второй и последующих строк
формулы просто копируются из первой строки.
Как работают эти формулы? Для каждого номера счета, указанно-
го в столбце А, хорошо нам знакомая функция СУММЕСЛИМН ска-
нирует реестр хозяйственных операций по столбцу «Счет Дт» или
«Счет Кт» и суммирует все транзакции по данному счету. Конечное
сальдо вычисляется по формуле:

Конечное сальдо = Начальное сальдо + Обороты по дебету –


– Обороты по кредиту

Транзакция, которую мы занесли в реестр, отобразится в оборот-


но-сальдовой ведомости так, как это выглядит на рис. 4 на стр. 67. Мы
видим, что в отчете отобразились обороты по двум счетам учета: 51
и 70, на сумму 500 000 рублей. Суммарные обороты по всем счетам

64 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_062-067_G1-12.indd 64 6/30/15 7:49 PM


ДВОЙНА Я ЗАПИСЬ В E XCEL

Рисунок 3. Форма оборотно-сальдовой ведомости

65

BookFD15_062-067_G1-12.indd 65 6/30/15 7:49 PM


ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО УЧЕТА В E XCEL

Таблица 2. Формулы оборотно-сальдовой ведомости


Г РАФА Ф О Р М УЛ А

Дебет =СУММЕСЛИМН(Реестр!D:D;Реестр!B:B;A4)
Кредит =СУММЕСЛИМН(Реестр!D:D;Реестр!C:C;A4)
Сальдо конечное =B4+C4-D4

равны по дебету и по кредиту (а другого и быть не может, так как


в транзакции всегда участвует два счета), а начальное сальдо равно
конечному.
Итак, мы убедились в том, что двойную запись в Excel реализовать
достаточно просто. Какой практический смысл может быть в исполь-
зовании этого механизма в реальных учетных моделях?
Учетная модель, которую мы разбирали в данной главе, является
достаточно простой. Поскольку в ней описан учет компании, заня-
той в сфере услуг, нам не пришлось ломать голову над тем, как луч-
ше организовать учет движения товаров, приобретения материалов,
динамики незавершенного производства и т.п. Но, к сожалению,
в реальной жизни такие простые случаи встречаются крайне редко,
и учетную модель бывает необходимо усложнять, чтобы она учитыва-
ла все многообразие ситуаций, с которыми может столкнуться ком-
пания. Для этого необходимо добавлять новые аналитические при-
знаки. И как раз в подобных ситуациях нам может быть очень полезно
добавить в реестр такие признаки, как счета по дебету и кредиту, что-
бы в понятной любому бухгалтеру и экономисту нотации фиксиро-
вать операции в учете. И далее формировать баланс и другие отчеты
с использованием данных аналитических признаков.
Вторым большим плюсом использования двойной записи по сче-
там бухучета является возможность выгрузки операций из «1С». Ра-
нее, рассматривая возможность выгрузки денежных операций из
«1С», мы уже отмечали, что при использовании в качестве источника
информации карточек счетов мы имеем доступ к номерам счетов по
дебету и кредиту. В случае с денежными операциями особой нужды
в использовании корреспондирующих счетов у нас не было, но если
рассмотреть вариант, при котором в реестре фиксируются абсолют-
но все операции, включая те, которые не попадают ни в ОДДС, ни
в ОПУ, в этих случаях информация о корреспондирующих счетах мо-
жет быть для нас крайне полезна.

66 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_062-067_G1-12.indd 66 6/30/15 7:49 PM


ДВОЙНА Я ЗАПИСЬ В E XCEL

Рисунок 4. Оборотно-сальдовая ведомость с занесенной в реестр операцией

67

BookFD15_062-067_G1-12.indd 67 6/30/15 7:49 PM


BookFD15_068-069_ShmG2.indd 68 6/30/15 7:50 PM
Глава 2. Постановка
бюджетирования в Excel

BookFD15_068-069_ShmG2.indd 69 6/30/15 7:50 PM


ГЛАВА 2. ПОСТАНОВК А БЮД ЖЕТИРОВАНИЯ В E XCEL

Как выглядит типовой алгоритм


бюджетирования

В этой главе рассмотрим, как наилучшим образом организо-


вать бюджетирование в Excel, причем в контексте тех под-
ходов к построению управленческого учета, о которых мы говорили
в предыдущей главе. Совместимость систем управленческого учета
и бюджетирования гарантирует возможность проведения качествен-
ного план-фактного анализа и повышает эффективность обоих про-
цессов. И если с управленческим учетом иногда возникают проблемы
в связи со сложностью реализации в Excel изощренной логики об-
работки больших объемов данных, то с бюджетированием таких за-
труднений не будет: бюджеты по определению достаточно компакт-
ны и работа с ними не предполагает сложных вычислений или иной
обработки. Функциональности Excel более чем достаточно для того,
чтобы формировать бюджеты центров финансовой ответственности
(ЦФО) и консолидировать их в бюджет компании. Вот почему Excel яв-
ляется доминирующей платформой бюджетирования среди россий-
ских компаний, и пока ничто не предвещает конца этой монополии.

Типовой алгоритм бюджетирования


Бюджетирование – это процедура формирования, утверждения и ис-
полнения финансового плана компании на предстоящий период. Та-
кие финансовые планы бывают трех видов:
• бюджет движения денежных средств (БДДС);
• бюджет доходов и расходов (БДР);
• бюджет по балансовому листу (ББЛ).

Далеко не все компании формируют все три вида бюджетов. У боль-


шинства из них присутствует БДДС, так как движение денег – самая
очевидная финансовая операция. БДР составляют те компании, ко-
торые жестко следят за своей прибыльностью. А ББЛ формируется
сравнительно редко, поскольку не является оборотным бюджетом
и в этом смысле его практическая значимость гораздо ниже, чем
у БДДС и БДР. Но при этом баланс подводит под общий знаменатель
все планы, заложенные в БДДС и БДР, так как показывает, к чему при-

70 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_070-073_G2-1.indd 70 6/30/15 7:51 PM


К АК ВЫГЛЯДИТ ТИПОВОЙ А ЛГОРИТМ БЮД ЖЕТИРОВАНИЯ

дет компания (с точки зрения структуры активов и пассивов), если


заложенные в оборотные бюджеты доходы и расходы будут осуществ-
лены.
Стандартный бизнес-процесс бюджетирования состоит из пяти
этапов.
Этап 1. Формирование и утверждение бюджетов ЦФО. На-
помним, ЦФО – это подразделение, которое выполняет обособленные
функции и в связи с этим получает определенные доходы и осуществ-
ляет расходы. В зависимости от того, какая функция (зарабатывание
или расходование) доминирует, ЦФО делят на виды: например, центр
доходов, центр расходов, центр маржинального дохода, центр при-
были, центр инвестиций и т.д. Каждый ЦФО получает доходы и осу-
ществляет расходы по определенным статьям БДР и БДДС, набор этих
статей и формирует его бюджет. Причем ЦФО координируют процесс
составления своего бюджета с другими ЦФО по тем статьям, которые
каким-либо образом зависят от показателей их деятельности, но на
выходе получаем бюджет ЦФО как продукт его работы по планирова-
нию своей деятельности на предстоящий период времени.
Этап 2. Формирование и утверждение консолидированно-
го бюджета. Сформировать бюджет компании довольно просто: он
представляет собой сумму всех бюджетов ЦФО, из которой исключе-
ны внутрифирменные обороты (если они есть). Но сколь бы ни были
хороши бюджеты ЦФО, они могут дать весьма посредственный кон-
солидированный бюджет, так как каждый ЦФО смотрит на ситуацию
со своей колокольни и в недостаточной степени учитывает показате-
ли работы других ЦФО. Консолидированный бюджет обеспечивает
общий взгляд на планируемую работу компании в будущем периоде
и позволяет устранить перекосы между планами разных отделов.
Этап 3. Контроль платежей. После того как все бюджеты синхро-
низированы и утверждены, начинается процесс их исполнения. Он
представляет собой осуществление денежных поступлений и плате-
жей (в случае с БДДС) или доходов и расходов (в случае с БДР) в соот-
ветствии с рамками, прописанными в бюджете. А все превышения за-
ложенных в бюджете сумм согласовываются руководством компании
в установленном порядке.
Этап 4. Оперативная корректировка бюджетов. Допустим,
в бюджете заложены доходы в размере 100 млн рублей и расходы на
сумму 95 млн рублей, но фактические доходы оказались меньше пла-
новых в два раза. То есть реальное развитие ситуации отличается от
того, которое ожидалось на момент планирования. В таком случае
бюджет подлежит корректировке, иначе у компании банально не хва-
тит денег исполнить бюджет расходов. Конечно, есть компании, где
бюджет не пересматривается после утверждения, но такой подход
срабатывает только для очень стабильных компаний, каковых менее
5 процентов от общего количества.

71

BookFD15_070-073_G2-1.indd 71 6/30/15 7:51 PM


ГЛАВА 2. ПОСТАНОВК А БЮД ЖЕТИРОВАНИЯ В E XCEL

Таблица. Связь между сценариями и версиями


СЦЕНАРИЙ 1 СЦЕНАРИЙ 2 СЦЕНАРИЙ 3

Версия 1 Бюджет 01 Бюджет 02 Бюджет 03


Версия 2 Бюджет 04 Бюджет 05 Бюджет 06
Версия 3 Бюджет 07 Бюджет 08 Бюджет 09
Версия 4 Бюджет 10 Бюджет 11 Бюджет 12
Версия 5 Бюджет 13 Бюджет 14 Бюджет 15

Этап 5. План-фактный анализ. Сравнение фактических значе-


ний доходов и расходов с плановыми позволяет убедиться в адекват-
ности параметров, заложенных в бюджет, и при необходимости их
скорректировать. Кроме того, такой анализ нужен для контроля за ка-
чеством работы подразделений. При его проведении на первый план
выходит совместимость учетных политик управленческого учета
и бюджетирования, так как плановые и фактические данные должны
формироваться по единому алгоритму, чтобы быть сопоставимыми.

Сценарии и версии бюджетов


Сложно сразу сформировать бюджет, который будет актуален на про-
тяжении всего отчетного периода. Поэтому, исходя из определенных
базовых предпосылок, компании обычно составляют три его сцена-
рия: оптимистичный, реалистичный и пессимистичный. И дальше
работают по тому из них, который оказался наиболее близким к ре-
альности.
Рассмотрим пример. При составлении годового бюджета компа-
ния может предполагать:
• сценарий 1 – оптимистичный. В следующем году она будет
активно развиваться, внешняя конъюнктура будет благопри-
ятствовать росту и дальнейшей ее экспансии, в результате
продажи вырастут в два раза по отношению к предыдущему
году;
• сценарий 2 – реалистичный. В следующем году конъюнкту-
ра будет не особо благоприятна, конкуренты будут перемани-
вать клиентов, поставщики задерут цены, а продажи компании
останутся примерно на том же уровне, что и годом ранее;
• сценарий 3 – пессимистичный. В следующем году разразит-
ся глобальный экономический кризис, и продажи компании
рухнут в полтора раза.

Сценарии сильно различаются и предполагают разный уровень


и структуру доходов и расходов компании. Для каждого из них нужно

72 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_070-073_G2-1.indd 72 6/30/15 7:51 PM


К АК ВЫГЛЯДИТ ТИПОВОЙ А ЛГОРИТМ БЮД ЖЕТИРОВАНИЯ

составить отдельный бюджет и выбрать из них тот, по которому будет


жить компания, исходя из того, прогноз какого сценария сбылся.
Допустим, из трех сценариев сбылся оптимистичный. Он изна-
чально предполагал продажи в размере 1 млрд рублей, в том числе
300 млн рублей – продукт А и 700 млн рублей – продукт В. Но это не
означает, что все показатели оптимистичного бюджета остались ак-
туальны – сценарий может оказаться верным лишь в общем направле-
нии развития компании, но не совпадать в каких-то второстепенных
параметрах. Так, в реальности продажи распределились по-другому:
600 млн рублей – продукт А, 250 млн рублей – продукт B и 150 млн руб-
лей – продукт C, о котором на момент бюджетирования вообще не зна-
ли. Такая ситуация не является новым сценарием, но требует коррек-
тировки бюджета, то есть создания его новой версии.
Версий бюджета может быть много, так как в него должна вно-
ситься любая новая информация, которая влияет на будущие доходы
и расходы компании. И если сценарии бюджета прописываются один
раз в начале года, то версии создаются на протяжении всего года и не-
медленно берутся в работу. Бюджет, который является актуальным
на каждый момент времени, представляет собой совокупность опре-
деленной версии и определенного сценария (см. таблицу).

73

BookFD15_070-073_G2-1.indd 73 6/30/15 7:51 PM


ГЛАВА 2. ПОСТАНОВК А БЮД ЖЕТИРОВАНИЯ В E XCEL

Автоматизация бюджетирования
центров финансовой
ответственности

Т ребования, которым должна удовлетворять создаваемая


в Excel система бюджетирования, можно сформулировать
следующим образом.
1. Учетная политика, лежащая в основе системы бюджетирова-
ния, должна полностью соответствовать учетной политике для целей
управленческого учета.
2. Система бюджетирования должна уметь формировать бюдже-
ты центров финансовой ответственности (БДДС и БДР) и консолиди-
ровать их в общий бюджет компании.
3. Система должна поддерживать сценарии и версии бюджетов.
Все сценарии и версии бюджета, даже утратившие актуальность,
должны сохраняться в системе (например, для анализа качества бюд-
жетирования и динамики ожиданий).
4. Система бюджетирования должна позволять проводить план-
фактный анализ.
5. Система должна быть удобна с точки зрения казначейского ис-
полнения бюджета (то есть уже в момент исполнения кассовых за-
явок должно быть понятно, вписываются ли запрашиваемые расходы
в бюджет ЦФО).
Теперь посмотрим, как вы можете организовать в Excel такую си-
стему бюджетирования, которая будет соответствовать этим требо-
ваниям.
Для каждого центра финансовой ответственности целесообразно
создать отдельный файл бюджета, в котором будет спокойно работать
его руководитель, не мешая остальным. Изображенный на рис. 1 бюд-
жет отдела маркетинга на 2015 год имеет достаточно традиционную
форму в виде таблицы, строки которой обозначают статьи ДДС, отно-
сящиеся к этому ЦФО, а столбцы соответствуют календарным меся-
цам планового периода (2015 год). Также в шапке бюджета предусмо-
трена возможность выбора его сценария и версии.
Далее подробно разберемся, как вся эта конструкция работает,
в чем ее особенности и преимущества.
Стандартный алгоритм бюджетирования предполагает, что
у каждого центра финансовой ответственности есть собственная

74 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_074-081_G2-2.indd 74 6/30/15 7:52 PM


АВТОМАТИЗАЦИЯ БЮД ЖЕТИРОВАНИЯ ЦЕНТРОВ ФИНАНСОВОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ

Рисунок 1. Форма бюджета ЦФО

Рисунок 2. Форма реестра плановых операций бюджета ЦФО

Рисунок 3. Плановые операции бюджета ЦФО

75

BookFD15_074-081_G2-2.indd 75 6/30/15 7:52 PM


ГЛАВА 2. ПОСТАНОВК А БЮД ЖЕТИРОВАНИЯ В E XCEL

форма бюджета (аналогичная представленной на рис. 1), которую


его руководитель заполняет и направляет на согласование финан-
совому директору. Причем по каждой статье ДДС на каждый месяц
проставляется определенное значение. Это не очень удобно на прак-
тике, поскольку сложно разобраться в цифрах, которые не расшиф-
рованы.
Альтернативный подход, которым мы и воспользуемся, предпо-
лагает, что бюджеты ЦФО формируются не напрямую занесением
плановых показателей в форму бюджета, а с помощью реестра пла-
новых операций. То есть он будет заполняться значениями посред-
ством функции СУММЕСЛИМН на основании реестра плановых
операций аналогично тому, как формировалась управленческая от-
четность на основании реестра хозяйственных операций в первой
главе.
Добавим в Excel лист «Реестр» и заполним его так, как показано на
рис. 2 на стр. 75. Прокомментируем структуру реестра плановых опе-
раций.
Графа «Дата занесения» отражает дату внесения в реестр пла-
новых транзакций и необходима для того, чтобы хранить все версии
бюджета. Покажу, как это работает.
Плановые транзакции занесли в реестр 25.12.2014. Примерно
в середине января какие-то показатели бюджета изменились, как
следствие возникла необходимость в их корректировке. Не трогая
плановые операции, которые были занесены в реестр ранее, мы до-
бавляем в него новые строки и проставляем по ним текущую дату
(15.01.2015), при этом указывая не новое значение статьи бюджета,
а разницу между старым и новым значением.
Предположим, 25.12.2014 по статье бюджета «Реклама и PR» за-
планировали на март расходы в размере 100 тыс. рублей. Однако,
когда наступил январь, у компании изменились планы, и было ре-
шено уменьшить данную сумму до 80 тыс. рублей. В этом случае нам
надо в новой записи поставить значение 20 тыс. рублей (так как рас-
ходы отражаются в реестре с минусом, уменьшение расхода отража-
ется положительным числом). В конце февраля вновь решили скор-
ректировать мартовский расход по этой статье, для этого добавили
еще одну запись и датировали ее концом февраля.
Описанный подход хорош тем, что изменения бюджета не затра-
гивают его более ранние версии, и к любой версии всегда можно вер-
нуться, просто сделав выборку из реестра по критерию диапазона
дат занесения транзакций. Дальше на примере мы увидим, как это
работает.
Графа «Дата операции» отражает дату планового периода,
когда будет совершена операция. Поскольку бюджеты обычно фор-
мируются в помесячной разбивке, для них важнее значение графы
«Месяц операции», которое формируется из графы «Дата опера-

76 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_074-081_G2-2.indd 76 6/30/15 7:52 PM


АВТОМАТИЗАЦИЯ БЮД ЖЕТИРОВАНИЯ ЦЕНТРОВ ФИНАНСОВОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ

ции». Тем не менее иногда точное указание даты операции бывает


полезно, например, при формировании платежного календаря.
Графы «Пессим.», «Реалист.» и «Оптимист.» предназначены
для занесения суммы операции по пессимистичному, реалистично-
му и оптимистичному сценариям. Если в вашей компании сценарии
называются по-другому или их количество отличается, в реестр надо
внести соответствующие изменения.
Графа «Статья ДДС». В ней указывают статью ДДС, к которой от-
носится данная плановая транзакция. При этом для удобства можно
в этой графе организовать выпадающие списки выбора статей ДДС по
аналогии с тем, как мы это уже делали в реестре хозяйственных опе-
раций.
Графа «Наименование контрагента» отражает того контр-
агента, которому будет производиться платеж в рамках текущей
транзакции. Строго говоря, для бюджета центра финансовой ответ-
ственности эта информация не особо необходима, поскольку в фор-
ме бюджета не имеется ссылок на контрагентов. В то же время на-
личие дополнительных аналитических разрезов в реестре может
существенно упростить восприятие бюджетов ЦФО (так как по лю-
бой статье можно будет быстро посмотреть, каким именно контр-
агентам предполагается оплата), а также обеспечить более каче-
ственный план-фактный анализ (в разрезе не только статей ДДС, но
и контрагентов).
Графа «Комментарии» содержит дополнительную справочную
информацию о транзакции и нужна только для прояснения отдель-
ных непонятных моментов.
Графа «Месяц операции», как уже говорилось выше, является
служебной, она извлекает месяц транзакции из графы «Дата опера-
ции» для того, чтобы отнести данную транзакцию в правильный стол-
бец месяца на листе «Бюджет».
Разобравшись со структурой реестра плановых транзакций, рас-
смотрим, с помощью какого механизма эта информация будет извле-
каться на лист «Бюджет».
В шапке листа «Бюджет» сразу обращает на себя внимание воз-
можность выбора конкретных сценария и версии бюджета. Сценарий
бюджета задается в виде текстовой строки, которую правильнее всего
выбирать из выпадающего списка, чтобы не ошибиться (в нашем слу-
чае можно выбирать одно из трех значений: «Пессимистичный», «Ре-
алистичный» и «Оптимистичный»). Версия бюджета задается датой,
и эту дату можно как вводить вручную в поле «Версия», так и выби-
рать из предустановленного списка дат (например, 1-е число каждого
месяца планового года).
Правее поля «Версия» присутствует служебное поле «Столбец сце-
нария». Данное поле необходимо для того, чтобы цифры в бюджет по-
падали из столбца реестра плановых транзакций, соответствующего

77

BookFD15_074-081_G2-2.indd 77 6/30/15 7:52 PM


ГЛАВА 2. ПОСТАНОВК А БЮД ЖЕТИРОВАНИЯ В E XCEL

тому варианту бюджета, который прописан в поле «Сценарий». Зна-


чение этого поля определяется формулой:

=ЕСЛИ(C3="Пессимистичный";"$C:$C";ЕСЛИ(C3="Реалистичный";
"$D:$D";"$E:$E"))

Итак, мы подошли к самому сложному этапу: составлению фор-


мул. С их помощью в таблицу бюджета будут попадать данные из ре-
естра, соответствующие выбранному сценарию и версии бюджета
компании.
Для первой статьи бюджета, «Участие в выставках», и первого
столбца (январь) формула выглядит так:

=ЕСЛИ(ЕПУСТО($F$3);СУММЕСЛИМН(ДВССЫЛ("Реестр!"&$K$3);
Реестр!$F:$F;$C7;
Реестр!$I:$I;D$4);СУММЕСЛИМН(ДВССЫЛ("Реестр!"&$K$3);
Реестр!$F:$F;$C7;
Реестр!$I:$I;D$4;Реестр!$A:$A;"<="&Версия))*ЕСЛИ($A7="-";-1;1)

Разберем эту формулу подробно.


Проверка =ЕСЛИ(ЕПУСТО($F$3) предназначена для того, чтобы
корректно обработать ситуацию, при которой поле «Версия» в шапке
бюджета будет пустым. То есть конкретная версия бюджета там не бу-
дет указана.
В этом случае, очевидно, мы должны просуммировать все транз-
акции реестра по следующим критериям:
• столбец суммирования соответствует сценарию (аргумент
ДВССЫЛ("Реестр!"&$K$3));
• статья ДДС соответствует текущей строке бюджета (аргумен-
ты Реестр!$F:$F;$C7);
• месяц плановых транзакций соответствует текущему столбцу
бюджета (аргументы Реестр!$I:$I;D$4).

Если же поле «Версия», которое расположено в шапке бюджета,


уже заполнено значением, необходимо будет провести дополни-
тельную проверку транзакций и включать в суммирование толь-
ко те из них, даты которых меньше или равны дате, указанной
в поле «Версия». Именно такую проверку осуществляют аргументы
Реестр!$A:$A;"<="&Версия. Обратите внимание на то, что слово «Вер-
сия» в данной формуле – это имя ячейки, которая содержит дату теку-
щей версии бюджета.
После того как отобрали и просуммировали все плановые транз-
акции, которые соответствуют установленным критериям, остает-
ся только скорректировать знак у тех транзакций, которые отобра-
жаются в реестре с минусом, а в бюджете должны быть показаны

78 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_074-081_G2-2.indd 78 6/30/15 7:52 PM


АВТОМАТИЗАЦИЯ БЮД ЖЕТИРОВАНИЯ ЦЕНТРОВ ФИНАНСОВОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ

с плюсом. Чтобы решить эту задачу, в формулу добавлен множитель


*ЕСЛИ($A7="-";-1;1).
За счет правильного использования абсолютных и относительных
ссылок данную формулу можно смело копировать в остальные ячей-
ки центральной части таблицы бюджета ЦФО.
Полученная форма бюджета центра финансовой ответственно-
сти, помимо способности извлекать данные из реестра и отображать
их в агрегированном виде, обладает также интерактивностью. Поля
«Сценарий» и «Версия», которые предусмотрены в шапке бюджета,
позволяют руководителю ЦФО оперативно переключаться между
различными версиями и сценариями бюджета, наблюдая получен-
ный результат.
Покажем это на примере. Занесем в реестр плановых операций две
записи, которые наглядно проиллюстрируют использование и сцена-
риев, и версий бюджетов (см. рис. 3 на стр. 75). Первая запись описы-
вает датированное 25.12.2014 намерение руководителя ЦФО принять
участие в выставке СТТ. Для этого в январе необходимо будет потра-
тить по пессимистичному сценарию 50 тыс. рублей, по реалистично-
му – 60 тыс. рублей, а по оптимистичному – 70 тыс. рублей. Расходные
операции заносятся в реестр со знаком минус, как и в управленче-
ском учете.
Поставщик 15.01.2015 уведомил отдел маркетинга, что цены на
участие в выставке выросли, в результате чего возникла необходи-
мость скорректировать расходы по данной статье. Новая сумма за-
трат – 60 тыс. рублей по пессимистичному сценарию, 75 тыс. руб-
лей – по реалистичному, 90 тыс. рублей – по оптимистичному. Чтобы
отразить эти изменения в бюджете, руководитель отдела маркетин-
га занес в реестр новую запись, датированную 15.01.2015, в которой
отразил разницу между старой и новой суммой затрат на участие
в выставке по каждому из сценариев: 10 тыс. рублей, 15 тыс. рублей
и 20 тыс. рублей соответственно. Поля «Статья ДДС» и «Наимено-
вание контрагента» оставлены прежними, в поле «Комментарий»
можно было бы внести описание причин изменения сметы, но руко-
водитель этого не сделал, просто скопировав комментарий из пре-
дыдущей записи.
Посмотрим, как эта операция отображается в форме бюджета.
Переключимся на лист «Бюджет», он должен выглядеть так, как на
рис. 4 на стр. 81.
В статье «Участие в выставках» по столбцу января отражено значе-
ние, равное 50 тыс. рублей. При этом выбран пессимистичный бюд-
жет, версия на 01.01.2015. И система извлекла именно то значение
расхода, которое соответствует данной комбинации сценария и вер-
сии бюджета.
Переключимся на оптимистичный сценарий, выбрав соответству-
ющее значение из выпадающего списка в поле «Сценарий». Форма

79

BookFD15_074-081_G2-2.indd 79 6/30/15 7:52 PM


ГЛАВА 2. ПОСТАНОВК А БЮД ЖЕТИРОВАНИЯ В E XCEL

бюджета примет такой вид, как показано на рис. 5 на стр. 81. Значе-
ние по статье «Участие в выставках» автоматически изменится на
70 тыс. рублей. Теперь изменим версию бюджета с 01.01.2015 на более
позднюю, допустим, на 01.02.2015 (см. рис. 6).
Таким образом, все сценарии и все версии бюджета ЦФО в любых
их комбинациях доступны для просмотра сразу после заполнения ре-
естра плановых операций.
С данным файлом руководитель ЦФО будет работать на протяже-
нии всего отчетного года, внося по мере необходимости в него коррек-
тировки. В нем же он будет контролировать фактическое исполнение
бюджета, а также осуществлять план-фактный анализ. При этом ука-
занный файл следует разместить в файловой системе компании та-
ким образом, чтобы:
• руководитель ЦФО всегда имел к нему доступ;
• другие сотрудники такого доступа не имели (так как бюджет
ЦФО может содержать коммерческую тайну);
• данный файл был доступен финансовой службе, причeм как
для чтения, так и для записи, поскольку информация из него
будет перекачиваться в консолидированный бюджет, а факти-
ческие данные будут загружаться в него из файла управленче-
ского учeта.

Наиболее простой вариант – сохранить файл центра финансовой


ответственности на корпоративном сервере компании, прописав
права доступа к соответствующей папке, либо на одном из облачных
сервисов (например, DropBox, OneDrive и т.д.).

80 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_074-081_G2-2.indd 80 6/30/15 7:52 PM


АВТОМАТИЗАЦИЯ БЮД ЖЕТИРОВАНИЯ ЦЕНТРОВ ФИНАНСОВОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТИ

Рисунок 4. Отражение плановой операции в бюджете ЦФО

Рисунок 5. Бюджет ЦФО по оптимистичному сценарию

Рисунок 6. Переключение на новую версию бюджета ЦФО

81

BookFD15_074-081_G2-2.indd 81 6/30/15 7:52 PM


ГЛАВА 2. ПОСТАНОВК А БЮД ЖЕТИРОВАНИЯ В E XCEL

Дополнительные возможности
бюджетов ЦФО

Е сли руководителям ЦФО будет неудобно работать в сво-


их бюджетах, они будут недостаточно гибки и наглядны,
качество их работы и, как результат, качество формируемых ими
бюджетов будет ниже требуемого. Это в результате может привести
к сбоям в работе на уровне всей компании. Вот почему так важно
дать руководителям ЦФО максимально удобный механизм, который
позволит им легко анализировать данные своего бюджета. Рассмо-
трим несколько способов, с помощью которых на практике можно
добиться этой цели.
Способ 1. Аналитические таблицы на листе бюджета. В пре-
дыдущем примере мы рассмотрели случай, когда на листе бюдже-
та отображались только агрегированные данные по статьям без до-
полнительной детализации. Однако часто агрегированные данные
слишком малоинформативны и возникает потребность в дополни-
тельных аналитических таблицах, которые делают картину более
понятной. Покажем эту ситуацию на примере бюджета расходов на
оплату труда.
Реестр плановых операций по выплате зарплаты сотрудникам
можно составить в таком виде, как показано на рис. 1. В нем про-
писаны выплаты каждому сотруднику отдельно, на каждый месяц
планируемого года. На рис. 2 видно, как эти данные будут отобра-
жены в бюджете. Очевидно, что в таком виде бюджет не очень ин-
формативен: оплату труда следует отражатъ в разрезе сотрудников,
а не одной цифрой. Эта проблема легко решаема созданием на листе
«Бюджет» еще одной таблицы (см. рис. 3 на стр. 85): общая сумма по
статье «Основная заработная плата» из бюджета в верхней таблице
листа разбивается по отдельным сотрудникам в нижней таблице,
причем общая сумма зарплаты всех сотрудников соответствует сум-
ме в бюджете. Для создания такой таблицы ничего не надо менять
в реестре, достаточно создать таблицу детализации и заполнить ее
формулами вида:

=ЕСЛИ(ЕПУСТО($F$3);СУММЕСЛИМН(ДВССЫЛ("Реестр!"&$K$3);
Реестр!$F:$F;$C$7;Реестр!$G:$G;

82 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_082-087_G2-3.indd 82 6/30/15 7:52 PM


ДОПОЛНИТЕ ЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ БЮД ЖЕТОВ ЦФО

Рисунок 1. Реестр плановых операций по оплате труда

Рисунок 2. Бюджет расчетов с персоналом по оплате труда

83

BookFD15_082-087_G2-3.indd 83 6/30/15 7:52 PM


ГЛАВА 2. ПОСТАНОВК А БЮД ЖЕТИРОВАНИЯ В E XCEL

$C15;Реестр!$I:$I;D$4);СУММЕСЛИМН(ДВССЫЛ("Реестр!"&$K$3);
Реестр!$F:$F;$C$7;Реестр!$G:$G;
$C15;Реестр!$I:$I;D$4;Реестр!$A:$A;"<="&Версия))*ЕСЛИ
($A15="-";-1;1)

Данная формула аналогична той, с помощью которой сформиро-


вали значения бюджета на основании реестра. Единственное допол-
нение в этом случае – критерий Реестр!$G:$G;$C15;. С помощью но-
вого критерия осуществляем дополнительную выборку из реестра,
суммируя при этом не просто все строки по статье «Основная зара-
ботная плата», а только те, которые соответствуют конкретному со-
труднику.
По такому же принципу можно делать аналитические таблицы по
любым другим бюджетам компании, для которых критична инфор-
мация в разрезе контрагентов, например, бюджету закупок, бюдже-
ту инвестиций и т.д.
Способ 2. Диаграммы на листе бюджета. Графическое пред-
ставление информации в большинстве случаев более наглядно, чем
числовое. К тому же Excel обладает весьма развитыми инструмента-
ми визуального представления информации. В таком виде воспри-
нимать ее легче: четко видна динамика, сезонные колебания и т.д.
А самое интересное состоит в том, что графики будут автоматиче-
ски перерисовываться при переключении между сценариями и вер-
сиями бюджета. Причем, если вы используете Excel 2013 (что я ре-
комендую делать), это будет сопровождаться наглядной анимацией:
все столбцы гистограмм будут плавно менять свою длину в ту или
иную сторону.
Приведу пример бюджета продаж (рис. 4). Как вы видите, данный
бюджет вполне информативен, тем не менее недостаточно нагля-
ден. Исправить это можно, создав диаграмму прямо на листе бюд-
жета. Для этого:
. выделим строку шапки (от ячейки «Наименование статей» до
ячейки «Декабрь») и строку «Поступления от продаж» (от назва-
ния статьи до ее декабрьского значения);
. вызовем команду меню «Вставка» – «Рекомендуемые диаграммы»;
. выберем вариант диаграммы «Гистограмма с группировкой»
и нажмем «ОК».

Результат должен выглядеть примерно так, как показано на рис. 5


на стр. 87.
Как изменится график при переключении с оптимистичного сце-
нария бюджета на его реалистичный вариант и с версии 01.01.2015
на версию 01.02.2015, показано на рис. 6 на стр. 87. Так, очевидно,
что по новому сценарию компанию ожидают уже более скромные
показатели продаж (длина столбцов сократилась) и несколько дру-

84 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_082-087_G2-3.indd 84 6/30/15 7:53 PM


ДОПОЛНИТЕ ЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ БЮД ЖЕТОВ ЦФО

Рисунок 3. Бюджет расчетов по оплате труда с дополнительной


таблицей расшифровки

Рисунок 4. Бюджет продаж

85

BookFD15_082-087_G2-3.indd 85 6/30/15 7:53 PM


ГЛАВА 2. ПОСТАНОВК А БЮД ЖЕТИРОВАНИЯ В E XCEL

гая их динамика (всплеск продаж, который приходился на сентябрь,


сменился равномерным ростом в течение всего периода с августа по
декабрь).
Для еще большей наглядности графика продаж необходимо за-
фиксировать шкалу оси ординат. По умолчанию эта шкала автома-
тически подстраивается под те значения, которые отображаются
в графике, таким образом, чтобы самое большое значение пример-
но соответствовало размерам графика. В нашем случае это не самое
удачное решение, поскольку будет сложно визуально сравнивать
разные сценарии бюджета, если ось ординат будет постоянно ме-
няться. Чтобы зафиксировать ее, надо действовать следующим об-
разом.
1. Кликнуть правой кнопкой мышки на любое значение на оси ор-
динат и выбрать из выпадающего меню пункт «Формат оси».
2. В группе опций «Параметры оси» заполнить значение «Макси-
мум» тем значением, которое должно быть максимальным в шка-
ле. В нашем случае самый большой объем продаж можно достичь
при оптимистичном сценарии и равен он 12 655 914 рублям, то есть
в поле «Максимум» можно поставить значение 13 млн рублей.
3. Закрыть вкладку «Формат оси».
Теперь все сценарии бюджета будут отображаться на графике
в одном масштабе.

86 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_082-087_G2-3.indd 86 6/30/15 7:53 PM


ДОПОЛНИТЕ ЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ БЮД ЖЕТОВ ЦФО

Рисунок 5. Бюджет продаж с графиком

Рисунок 6. Новый сценарий и версия бюджета продаж

87

BookFD15_082-087_G2-3.indd 87 6/30/15 7:53 PM


ГЛАВА 2. ПОСТАНОВК А БЮД ЖЕТИРОВАНИЯ В E XCEL

Формирование
консолидированного бюджета

С формировав бюджеты центров финансовой ответствен-


ности, можно приступать к составлению консолидиро-
ванного бюджета всей компании. Для этого нужно поступить следу-
ющим образом.
1. Объединить реестры плановых операций всех ЦФО в сводном
реестре компании.
2. На основании сводного реестра сформировать сводный бюджет
компании.
В новом файле Excel создадим три листа, которые назовем «Бюд-
жет», «Реестр» и «Бюджеты ЦФО». На листе «Бюджеты ЦФО» укажем
полные пути файлов всех центров финансовой ответственности ком-
пании. Эта информация нужна для того, чтобы система знала, где
брать данные для сводного реестра. Выглядеть это может так, как по-
казано на рис. 1.
Некоторые центры финансовой ответственности компании мо-
гут иметь сразу несколько бюджетов. В рассматриваемом нами слу-
чае таким ЦФО является финансовая служба, которая отвечает за
формирование бюджета налогов, а также финансового и инвестици-
онного бюджетов. Причем эти два бюджета хранятся в двух разных
файлах.
Лист «Реестр» будет хранить сводный реестр компании. Выглядит
он аналогично реестру центров финансовой ответственности, лишь
с одним небольшим дополнением в виде графы «ЦФО» в правой части
таблицы (см. рис. 2). Данная графа будет заполняться названием ЦФО
из листа «Бюджеты ЦФО».
Последний лист, «Бюджет», будет собирать консолидированный
бюджет на основании данных реестра по тому же принципу, что
и бюджеты ЦФО (см. рис. 3 на стр. 91). Формулы, с помощью которых
формируется данный бюджет, полностью аналогичны формулам
в бюджете ЦФО.
Теперь надо организовать «подкачку» данных в сводный реестр из
реестров центров финансовой ответственности. Удобнее всего это
сделать, разработав соответствующий макрос. Текст его представлен
ниже.

88 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_088-091_G2-4.indd 88 6/30/15 7:53 PM


ФОРМИРОВАНИЕ КОНСОЛИДИРОВАННОГО БЮД ЖЕТА

Рисунок 1. Список бюджетов ЦФО с файлами, в которых они хранятся

Рисунок 2. Сводный реестр

89

BookFD15_088-091_G2-4.indd 89 6/30/15 7:53 PM


ГЛАВА 2. ПОСТАНОВК А БЮД ЖЕТИРОВАНИЯ В E XCEL

Sub UpdateRegistry()

Dim Count, LinesFrom, LinesTo As Integer


Dim WB As Workbook
Dim SheetFrom, SheetTo As Worksheet
Dim R As Range

Set SheetTo = ThisWorkbook.Sheets("Реестр")


SheetTo.Range("A4:Z100000").ClearContents

Count = 2
LinesTo = 4

Application.ScreenUpdating = False
Application.Calculation = xlCalculationManual

Do While ThisWorkbook.Sheets("Бюджеты").Cells(Count, 1) <> ""


Set WB = Workbooks.Open(Filename:=Worksheets
("Бюджеты ЦФО").Cells(Count, 2))
Set SheetFrom = WB.Sheets("Реестр")
LinesFrom = 4

Do While SheetFrom.Cells(LinesFrom, 1) <> ""


SheetTo.Range(SheetTo.Cells(LinesTo, 1), SheetTo.
Cells(LinesTo, 9)).Value = SheetFrom.Range(SheetFrom.
Cells(LinesFrom, 1), SheetFrom.Cells(LinesFrom, 9)).Value
SheetTo.Cells(LinesTo, 10).Value = ThisWorkbook.
Sheets("Бюджеты").Cells(Count, 1).Value
LinesFrom = LinesFrom + 1
LinesTo = LinesTo + 1
Loop

WB.Close savechanges:=False
Count = Count + 1
Loop

Application.ScreenUpdating = True
Application.Calculation = xlCalculationAutomatic
MsgBox ("Плановые транзакции успешно загружены из фай-
лов бюджетов ЦФО.")
End Sub

Принцип работы данного макроса достаточно простой: он после-


довательно открывает все файлы бюджетов центров финансовой от-
ветственности, которые перечислены на листе «Бюджеты ЦФО», и за-

90 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_088-091_G2-4.indd 90 6/30/15 7:53 PM


ФОРМИРОВАНИЕ КОНСОЛИДИРОВАННОГО БЮД ЖЕТА

гружает из них реестры в общий реестр компании на листе «Реестр».


Кроме того, этот макрос заполняет поле «ЦФО» сводного реестра на-
званием центра финансовой ответственности, которое он берет из
первого столбца листа «Бюджеты ЦФО».
После выполнения макроса консолидированный бюджет компа-
нии формируется автоматически. С данным бюджетом можно ра-
ботать точно так же, как и с бюджетами центров финансовой ответ-
ственности, в частности, переключать сценарии, версии, смотреть
детализацию и т.д.

Рисунок 3. Сводный бюджет

91

BookFD15_088-091_G2-4.indd 91 6/30/15 7:53 PM


ГЛАВА 2. ПОСТАНОВК А БЮД ЖЕТИРОВАНИЯ В E XCEL

Интеграция бюджетирования
с управленческим учетом
и план-фактный анализ

Н астало время интегрировать систему бюджетирования


компании с системой управленческого учета, которую
разработали ранее. Данная задача серьезно упрощается благодаря
тому, что обе эти системы реализованы в Excel, на основе реестров
операций и учетных политик с одинаковыми правилами отражения
хозяйственных операций в учетных регистрах, структуры транзак-
ций и форм отчетов. Все, что нужно сделать, – объединить листы Excel
и макросы, которые относятся к обеим системам, в одном файле
Excel. В результате этих действий получим такой файл, в котором, по-
мимо всего прочего, присутствуют два реестра: фактических транз-
акций и плановых транзакций. Причем указанные реестры можно
сравнивать между собой, реализуя таким образом план-фактный ана-
лиз исполнения бюджета. Рассмотрим, как реализовать этот процесс,
более детально.
План-фактный анализ данных реализуется через отчет, в котором
одновременно представлены как плановые значения из подсистемы
бюджетирования компании, так и фактические показатели из подси-
стемы управленческого учета. Также в отчете присутствуют отклоне-
ния между ними. Подобный отчет чаще всего имеет такой вид, кото-
рый представлен на рис. 1.
Чтобы составить этот отчет, необходимо действовать следующим
образом.
1. В шапке таблицы следует предусмотреть механизм, который поз-
воляет выбирать сценарии и, если это необходимо, версии бюджета.
2. В строки отчета заносятся статьи бюджета или отчета компании,
а столбцы заполняются названиями месяцев, причем каждому меся-
цу соответствуют сразу три столбца отчета: план, факт и отклонения.
3. Основная часть отчета заполняется формулами:
• столбцы «План» – формулами, которые извлекают данные из
планового реестра:

=СУММЕСЛИМН(ДВССЫЛ("'Реестр план'!"&$E$3);
'Реестр план'!$F:$F; $C9;'Реестр план'!$I:$I;D$5)*ЕСЛИ
($A9="-";-1;1)

92 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_092-097_G2-5.indd 92 6/30/15 7:54 PM


ИНТЕГРАЦИЯ БЮД ЖЕТИРОВАНИЯ С УПРАВЛЕНЧЕСКИМ УЧЕТОМ И ПЛАН-ФАКТНЫЙ АНА ЛИЗ

Рисунок 1. План-фактный анализ

Рисунок 2. Настройка правил форматирования

93

BookFD15_092-097_G2-5.indd 93 6/30/15 7:54 PM


ГЛАВА 2. ПОСТАНОВК А БЮД ЖЕТИРОВАНИЯ В E XCEL

• столбцы «Факт» – формулами, извлекающими данные из


фактического реестра:

=СУММЕСЛИМН('Реестр факт'!$C:$C;
'Реестр факт'!$J:$J;E$5;'Реестр факт'!$E:$E;$C9;
'Реестр факт'!$I:$I;"факт")*ЕСЛИ($A9="-";-1;1)

• столбцы «Отклонения» – формулами, которые определяют


долю фактических значений в плановых (обратите внимание
на то, что ячейкам этого столбца требуется присвоить про-
центный формат):

=ЕСЛИ(D9=0;0;(E9-D9)/D9)

Отмечу, что в данной формуле производится дополнительная про-


верка того, что плановое значение не равно нулю. В противном случае
возникнет ошибка деления на ноль.
Для большей наглядности в ячейках столбцов «Отклонения» при-
менен такой удобный инструмент Excel, как условное форматиро-
вание:
• если значение в ячейке больше нуля (что означает превышение
фактических данных над плановым уровнем), в ней отобража-
ется зеленая стрелка, направленная вверх;
• если значение в ячейке меньше нуля (то есть факт оказался
меньше плана), в ней отображается красная стрелка, направ-
ленная вниз;
• если значение в ячейке равно нулю, никаких графических эле-
ментов в ней не отображается.

Реализовать такую возможность в отчете необходимо следующим


образом.
1. Выделить все столбцы с отклонениями.
2. Вызвать команду меню «Главная» – «Условное форматирова-
ние» – «Управление правилами», и откроется окно Диспетчера правил
условного форматирования.
3. В окне Диспетчера нажать кнопку «Создать правило».
4. В поле «Стиль формата» открывшегося окна «Создание правила
форматирования» выбрать вариант «Наборы значков», в поле «Стиль
значка» – треугольные стрелки вверх и вниз, после чего прописать
правила применения различных значков так, как показано на рис. 2
на стр. 93.
Описанный план-фактный анализ действует на уровне общего
бюджета компании. Вместе с тем полноценная система бюджетиро-
вания должна предоставлять возможность контроля за исполнением
своего бюджета всем руководителям ЦФО, чтобы они могли контро-

94 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_092-097_G2-5.indd 94 6/30/15 7:54 PM


ИНТЕГРАЦИЯ БЮД ЖЕТИРОВАНИЯ С УПРАВЛЕНЧЕСКИМ УЧЕТОМ И ПЛАН-ФАКТНЫЙ АНА ЛИЗ

лировать работу подразделений и при необходимости оперативно


вносить корректировки в их бюджеты.
Самый оптимальный способ реализовать эту функцию с сохране-
нием распределенного доступа к финансовой информации – органи-
зовать выгрузку фактических данных в файлы бюджетов центров фи-
нансовой ответственности и реализовать в них план-фактный анализ
на уровне ЦФО.
Чтобы иметь возможность выгружать фактические данные в бюд-
жеты ЦФО, необходимы:
• реестр фактических операций с указанием того, к какому ЦФО
относится каждая операция;
• адреса файлов бюджетов каждого ЦФО, куда следует выгружать
данные.

Первое требование реализуем посредством добавления в реестр


фактических операций графы, которая указывает на тот центр фи-
нансовой ответственности, к которому она относится. Чтобы одно-
значно соотнести операции и бюджеты ЦФО, в реестре будем исполь-
зовать те названия ЦФО, которые задействованы на листе «Бюджеты
ЦФО» (см. рис. 3).
Адреса файлов бюджетов возьмем из листа «Бюджеты ЦФО», с по-
мощью которого определяли эти адреса для импорта плановых ре-

Рисунок 3. Реестр фактических операций с графой «ЦФО»

95

BookFD15_092-097_G2-5.indd 95 6/30/15 7:54 PM


ГЛАВА 2. ПОСТАНОВК А БЮД ЖЕТИРОВАНИЯ В E XCEL

естров центров финансовой ответственности в сводный реестр ком-


пании.
Непосредственную выгрузку фактических данных в бюджеты цен-
тров финансовой ответственности реализуем с помощью следующе-
го макроса:

Sub SaveFact()

Dim Count, LinesFrom, LinesTo As Integer


Dim WB As Workbook
Dim BudgetsSheet, SheetFrom, SheetTo As Worksheet

Set BudgetsSheet = ThisWorkbook.Sheets("Бюджеты ЦФО")


Set SheetFrom = ThisWorkbook.Sheets("Реестр факт")
Count = 2

Application.ScreenUpdating = False
Application.Calculation = xlCalculationManual

Do While BudgetsSheet.Cells(Count, 1) <> ""


Set WB = Workbooks.Open(Filename:=BudgetsSheet.
Cells(Count, 2))
Set SheetTo = WB.Sheets("Факт")
SheetTo.Range("A4:L10000").ClearContents

LinesFrom = 4
LinesTo = 4

Do While SheetFrom.Cells(LinesFrom, 5).Value <> ""


If SheetFrom.Cells(LinesFrom, 8).Value = BudgetsSheet.
Cells(Count, 1).Value Then SheetTo.Range(SheetTo.
Cells(LinesTo, 1), SheetTo.Cells(LinesTo, 12)).Value
= SheetFrom.Range(SheetFrom.Cells(LinesFrom, 1),
SheetFrom.Cells(LinesFrom, 12)).Value
LinesTo = LinesTo + 1
End If
LinesFrom = LinesFrom + 1
Loop

WB.Close savechanges:=True
Count = Count + 1
Loop

Application.ScreenUpdating = True
Application.Calculation = xlCalculationAutomatic

96 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_092-097_G2-5.indd 96 6/30/15 7:54 PM


ИНТЕГРАЦИЯ БЮД ЖЕТИРОВАНИЯ С УПРАВЛЕНЧЕСКИМ УЧЕТОМ И ПЛАН-ФАКТНЫЙ АНА ЛИЗ

MsgBox ("Фактические транзакции успешно выгружены в фай-


лы бюджетов ЦФО.")
End Sub

Для корректной работы приведенного макроса необходимо, чтобы


во всех файлах бюджетов ЦФО присутствовал лист «Факт», на кото-
рый макрос будет выгружать реестр фактических операций данного
центра финансовой ответственности.

97

BookFD15_092-097_G2-5.indd 97 6/30/15 7:54 PM


ГЛАВА 2. ПОСТАНОВК А БЮД ЖЕТИРОВАНИЯ В E XCEL

Автоматизация казначейства

О бъединение данных управленческого учета и бюджети-


рования в одном файле открывает и новые возможности
в плане автоматизации работы казначейства. Как мы увидели в пер-
вой главе, реестр хозяйственных операций можно дополнить полем
«Статус», что позволяет фиксировать в нем не только фактические,
но и плановые операции. Посмотрим, как данные бюджетирования
можно использовать для определения соответствия запланирован-
ных расходов бюджету компании.
Допустим, транзакции в реестре хозяйственных операций могут
иметь три статуса:
• «зарег.» — транзакции, которые планируются, но еще не ут-
верждены;
• «план» — для утвержденных транзакций, которые будут осу-
ществлены в установленную дату;
• «факт» — для выполненных транзакций.

Вначале все транзакции имеют статус «зарег.» — от поставщика по-


ступает счет, заносится в реестр, но решение об оплате еще не при-
нято. После того как принимается решение данный счет оплатить,
статус транзакции меняется на «план», а после оплаты — на «факт».
Поскольку в файле управленческого учета теперь есть актуальная
версия бюджета компании, перед оплатой счета можно проверить,
соответствует ли он бюджету, причем с учетом уже осуществленных
в текущем месяце транзакций по данной статье ДДС. Для этого необ-
ходимо внести в реестр хозяйственных операций такие изменения.
1. Добавить в реестр столбец «Перерасход».
2. Заполнить этот столбец для всех транзакций реестра формулой:

=ЕСЛИ(I4<>"план";"";ЕСЛИ((ABS(СУММЕСЛИМН($C:$C;$J:$J;J4;
$E:$E;E4;$I:$I;"факт"))+ABS(C4))>ABS(СУММЕСЛИМН(ДВССЫЛ
("'Реестр план'!"&'План-факт'!$E$3);'Реестр план'!$F:$F;E4;
'Реестр план'!$I:$I;J4));"перерасход";"ок"))

Эта формула действует следующим образом.

98 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_098-101_G2-6.indd 98 6/30/15 7:55 PM


АВТОМАТИЗАЦИЯ К АЗНАЧЕЙСТВА

Если статус текущей транзакции не равен «план», формула


возвращает пустое значение.
Если статус текущей транзакции равен «план», формула
суммирует все транзакции текущего месяца, в которых статья ДДС
равна статье ДДС текущей транзакции и месяц операции равен меся-
цу операции текущей транзакции. Например, если данная формула
стоит в строке, в которой статья ДДС равна «Реклама и PR» и месяц
транзакции — сентябрь 2015 года, то формула будет суммировать все
фактически осуществленные сентябрьские расходы по статье «Ре-
клама и PR». Далее формула суммирует плановые транзакции (в ре-
естре плановых транзакций, который находится на листе «Реестр
план»), которые соответствуют месяцу и статье ДДС фактической
транзакции.
Если сумма текущей транзакции и всех фактических транз-
акций по текущей статье в текущем месяце превышает сумму
плановых транзакций по текущей статье для текущего месяца,

Рисунок 1. Правила условного форматирования реестра хозяйственных операций

Рисунок 2. Плановая транзакция в реестре

99

BookFD15_098-101_G2-6.indd 99 6/30/15 7:55 PM


ГЛАВА 2. ПОСТАНОВК А БЮД ЖЕТИРОВАНИЯ В E XCEL

формула возвращает значение «перерасход», в противном случае воз-


вращается значение «ок».
Таким образом, для всех транзакций со статусами «зарег.»
и «факт» поле «Перерасход» остается пустым. Как только статус
транзакции меняется на «план» (что сигнализирует о намерении
оплатить счет поставщика, соответствующий данной транзакции),
формула в поле «Перерасход» осуществляет проверку соответствия
текущей транзакции бюджету и возвращает, в зависимости от ито-
гов этой проверки, значение «перерасход» или «ок». При возникно-
вении значения «перерасход» сотрудник финансовой службы, от-
ветственный за контроль соответствия расходов бюджету, может
принять меры (отменить оплату света, запросить комментарии от
инициатора платежа и т.п.).
Для еще большей наглядности, помимо отображения строки «пе-
рерасход» и «ок» в поле «Перерасход», можно сделать так, чтобы вся
строка с транзакцией выделялась тем или иным цветом в зависимо-
сти от того, соответствует расход бюджету или нет. Например, расхо-
ды в рамках бюджета можно окрашивать в зеленый цвет, а сверхнор-
мативные – в красный. Реализовать это средствами Excel нужно так.
1. Выделить всю рабочую зону (вместе с шапкой) реестра фактиче-
ских операций, причем с запасом (включая пустые строки, которые
будут заполнены в будущем).
2. Вызвать команду меню «Главная» – «Условное форматирова-
ние» – «Управление правилами».
3. Создать два правила: для значения «ок» и для значения «перерас-
ход» (см. рис. 1 на стр. 99).
4. В обоих случаях проверяем значение поля «Перерасход» для
ячейки $M4 (это ячейка первой транзакции реестра), причем имя

Рисунок 3. Плановая транзакция сверх бюджета

100 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_098-101_G2-6.indd 100 6/30/15 7:55 PM


АВТОМАТИЗАЦИЯ К АЗНАЧЕЙСТВА

столбца фиксируется знаком $, а имя ячейки – нет. В качестве диапа-


зона, к которому применяется условное форматирование, задается
весь реестр хозяйственных операций, включая пока еще пустые его
строки (рекомендую задавать диапазон с большим запасом, чтобы его
хватило даже на большее количество транзакций, чем предполага-
лось изначально).
Покажу работу данного механизма на примере. В реестре зареги-
стрирована транзакция на оплату канцелярских товаров в размере
20 тыс. рублей (см. рис. 2 на стр. 99).
Финансовая служба решила оплатить данный счет и изменила ста-
тус транзакции на «план». Внешний вид транзакции сразу изменился,
как показано на рис. 3. Осознав свою оплошность, финансовая служба
скорректировала сумму данной транзакции с 20 тыс. до 10 тыс. руб-
лей. Вид транзакции снова изменился, как показано на рис. 4. Таким
образом, наша учетная система позволяет не только контролировать
соответствие плановых и фактических показателей, но и использо-
вать эту информацию при согласовании счетов на оплату в реестре.
Использование Excel для одновременной автоматизации управ-
ленческого учета и бюджетирования открывает колоссальные воз-
можности план-фактного анализа и контроля за казначейским ис-
полнением бюджета. При этом подходы к автоматизации этих двух
контуров финансового менеджмента принципиально ничем не от-
личаются, поскольку в обоих случаях имеем дело с транзакциями од-
ной и той же компании, которые формируются по общим правилам.
Такая комплексная автоматизация на базе Excel позволяет компании
свободно оперировать данными о прошлых и будущих транзакциях
в едином формате и информационном контексте, что способно суще-
ственно повысить качество принимаемых управленческих решений.

Рисунок 4. Плановая транзакция в рамках бюджета

101

BookFD15_098-101_G2-6.indd 101 6/30/15 7:55 PM


BookFD15_102-103_ShmG3.indd 102 6/30/15 7:55 PM
Глава 3. Финансовое
моделирование
и инвестиционный
анализ в Excel

BookFD15_102-103_ShmG3.indd 103 6/30/15 7:55 PM


ГЛАВА 3. ФИНАНСОВОЕ МОДЕ ЛИРОВАНИЕ И ИНВЕСТИЦИОННЫЙ АНА ЛИЗ В E XCEL

Что такое финансовая модель


и как ее организовать в Excel

У правленческий учет и бюджетирование, о которых мы гово-


рили в предыдущих главах, организовать достаточно просто:
это вполне типовые и понятные с точки зрения способов реализации
процессы. Грамотно смоделировать различные сценарии развития
компании или каких-то аспектов ее деятельности – это значительно
более сложная и нетиповая задача, решить которую можно с помо-
щью финансового моделирования.
Финансовая модель – это совокупность финансово-экономиче-
ских показателей, функционально связанных между собой. Ключевая
фраза здесь – функционально связанных, и именно в этом состоит
главное отличие финансовых моделей от моделей управленческого
учета и бюджетирования. Формируя учетную и бюджетную модели,
мы оперировали в первую очередь данными: формировали реестры
фактических и плановых транзакций и далее на основе этих данных
создавали отчеты (причем из всего многообразия возможностей Excel
по сути использовали лишь одну функцию – СУММЕСЛИМН). В слу-
чае с финансовыми моделями мы будем оперировать не данными,
а взаимосвязями между отдельными показателями, которые будут
прописываться с помощью формул. Именно поэтому Excel является
идеальным инструментом для финансового моделирования: в книге
Excel имеются миллиарды ячеек, в которые можно вносить формулы
и этими формулами увязывать ячейки между собой, причем количе-
ство таких связей практически ничем не ограничено. Этот простой
и достаточно очевидный механизм является ключевым конкурент-
ным преимуществом Excel по сравнению со специализированными
продуктами.
Структура финансовой модели изображена на рисунке. Исходные
данные в ее общем объеме обычно занимают не более 10 процентов,
промежуточные расчеты – 80 процентов, результаты – 10 процентов
и менее. То есть, по сути, финансовая модель представляет собой
некий расчетный механизм, построенный как совокупность ячеек,
связанных между собой формулами, которые автоматически пере-
считываются при изменении исходных данных и выдают на выходе
конечный результат.

104 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_104-105_G3-1.indd 104 6/30/15 7:56 PM


ЧТО ТАКОЕ ФИНАНСОВА Я МОДЕ ЛЬ И К АК ЕЕ ОРГАНИЗОВАТЬ В E XCEL

Все финансовые модели можно разделить на две большие группы:


частные и общие.
Частные модели. Необходимы для того, чтобы решить какую-то
простую задачу. Например, клиент компании предлагает дать скидку
20 процентов, а за это обещает увеличить объем закупки в два раза.
Очень трудно посчитать в уме, насколько такая операция выгодна для
компании. При этом в Excel такая задача решается за пару минут пу-
тем построения простой финансовой модели, в которой производит-
ся расчет маржинального дохода на основе всех исходных параметров
(объема продаж, торговой наценки и т.д.).
Чуть более сложный пример частной модели – выбор источника
финансирования приобретения оборудования: с помощью лизинга
или через привлечение банковского кредита. В данном случае необ-
ходимо заложить в модель больше факторов: доступные компании
условия финансирования от лизинговых компаний и банков, налого-
вые эффекты и т.п., но общий эффект достигается аналогичный: ком-
пания решает с помощью такой модели локальную задачу.
Таких моделей можно построить тысячи, каждая из которых будет
присуща какой-то конкретной компании и ее условиям хозяйствова-
ния, и какие-то типовые подходы здесь отсутствуют.
Общие модели. Охватывают все аспекты деятельности компании
и приводят их к общему знаменателю, в качестве которого, как мы
уже выяснили в предыдущих главах, можно использовать так назы-
ваемую управленческую триаду: баланс, отчет о прибылях и убытках
и отчет о движении денежных средств. Таким образом, общие модели
по своей структуре достаточно схожи между собой, и различия меж-
ду ними определяются лишь целями, для достижения которых они
создаются. В качестве примеров общих моделей можно назвать:
• бюджетную модель компании;
• финансовую модель инвестиционного проекта;
• модель оценки стоимости компании.

Все эти модели можно легко организовать в Excel и эффективно


использовать в своей работе, в чем мы с вами скоро убедимся.

Рисунок. Структура финансовой модели

Исходные Промежуточные
Результаты
данные расчеты

105

BookFD15_104-105_G3-1.indd 105 6/30/15 7:56 PM


ГЛАВА 3. ФИНАНСОВОЕ МОДЕ ЛИРОВАНИЕ И ИНВЕСТИЦИОННЫЙ АНА ЛИЗ В E XCEL

Частные финансовые модели

Ч астные финансовые модели мы рассмотрим на двух при-


мерах: модели расчета маржинального дохода и модели
аннуитетного платежа.

Модель расчета маржинального дохода


Для создания этой модели откроем новую книгу Excel и сделаем в ней
таблицу, представленную на рис. 1. Как мы видим, модель предельно
проста, она представляет собой таблицу из трех столбцов и шести
строк. Столбцы обозначают два сценария развития ситуации, в стро-
ках содержатся показатели, характеризующие каждый из сценариев.
Самая нижняя строка таблицы содержит расчет маржинального до-
хода по каждому из сценариев, то есть результат работы модели. Оче-
видно, что первые четыре строки таблицы (без учета шапки) должны
содержать исходные данные, а в последней строке должна присут-
ствовать формула, рассчитывающая результат работы модели. За-
полним нашу модель данными, как показано на рис. 2.
Формула, рассчитывающая сумму маржинального дохода в по-
следней строке, должна выглядеть так:

=B4-B4/(1+B5)*(1+B7*B6/365)

Меняя любой из исходных параметров модели (объем продаж,


торговую наценку, отсрочку платежа или цену капитала), мы можем
наблюдать автоматически пересчитанный Excel результат в строке
«Маржинальный доход». Например, при сценариях, которые пред-
ставлены на рис. 2, более предпочтителен вариант 1 (несмотря на
меньший объем продаж, маржинальный доход в этом сценарии выше
за счет большей торговой наценки и меньшей отсрочки платежа).
Но если мы, например, сократим отсрочку платежа во втором сцена-
рии с 90 до 60 дней, наш выбор сменится на прямо противоположный
(см. рис. 3).
Данная модель несколько нетипична, так как соотношение 10 про-
центов – 80 процентов – 10 процентов в ней не соблюдено: исходные

106 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_106-113_G3-2.indd 106 6/30/15 7:57 PM


ЧАСТНЫЕ ФИНАНСОВЫЕ МОДЕ ЛИ

Рисунок 1. Структура модели расчета маржинального дохода

Рисунок 2. Заполненная данными модель расчета


маржинального дохода

Рисунок 3. Скорректированный результат работы модели


при смене исходного параметра

107

BookFD15_106-113_G3-2.indd 107 6/30/15 7:57 PM


ГЛАВА 3. ФИНАНСОВОЕ МОДЕ ЛИРОВАНИЕ И ИНВЕСТИЦИОННЫЙ АНА ЛИЗ В E XCEL

данные занимают 80 процентов модели, результаты – 20 процентов,


а промежуточных расчетов нет вовсе. Но это связано лишь с тем, что
данная модель крайне проста, в реальной жизни модели, как правило,
организованы чуть более сложно.

Модель аннуитетного платежа


Промежуточные расчеты будут занимать 99 процентов всего объема
этой модели, а исходные данные и результат – менее 1 процента. Ее
структура представлена на рис. 4. Организована данная модель сле-
дующим образом. На входе пользователь задает два параметра: сумму
кредита и процентную ставку по нему. Параметр «Платеж в месяц»
изначально задается произвольным значением (в нашем примере это
1 500 000 рублей), и впоследствии в ходе работы модели корректиру-
ется Excel для достижения требуемого срока погашения кредита. Ос-
новная часть данной модели (которую в нашей терминологии следует
отнести к промежуточным расчетам) представляет собой таблицу,
каждая строка которой соответствует одному календарному месяцу
обслуживания кредита. По каждому месяцу рассчитываются следую-
щие показатели:
• сумма процентов по кредиту;
• сумма погашения тела кредита;
• остаток задолженности по кредиту на конец каждого месяца.

При этом последовательность действий выглядит так.


Шаг 1. Рассчитывается сумма процентов. Для этого берется
сумма задолженности на конец предыдущего месяца, умножает-
ся на годовую процентную ставку (введенную пользователем) и де-
лится на 12. В примере, представленном на рис. 4, сумма процентов
за первый месяц (750 000 рублей) рассчитана как сумма кредита
(50 000 000 рублей), умноженная на 18 процентов и поделенная на
12, проценты за второй месяц (738 750 рублей) рассчитаны как оста-
ток долга на конец первого месяца (49 250 000 рублей), умноженный
на 18 процентов и поделенный на 12, и т.д.
Шаг 2. Рассчитывается сумма погашения тела кредита. По-
скольку аннуитетный платеж у нас жестко задан в шапке таблицы
(в примере из рис. 4 – это 1 500 000 рублей), то сумма погашения
рассчитывается как разница между аннуитетным платежом и вели-
чиной начисленных процентов за текущий месяц. Таким образом,
погашение кредита в первом месяце у нас составит 750 000 рублей
(1 500 000 – 750 000), во второй месяц – 761 250 рублей (1 500 000 –
– 738 750) и т.д.
Шаг 3. Рассчитывается остаток долга на конец месяца. Это
разница между остатком долга на конец предыдущего месяца и сум-
мой погашения тела кредита в текущем месяце. Соответственно,

108 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_106-113_G3-2.indd 108 6/30/15 7:57 PM


ЧАСТНЫЕ ФИНАНСОВЫЕ МОДЕ ЛИ

Рисунок 4. Модель расчета аннуитетного платежа по кредиту

109

BookFD15_106-113_G3-2.indd 109 6/30/15 7:57 PM


ГЛАВА 3. ФИНАНСОВОЕ МОДЕ ЛИРОВАНИЕ И ИНВЕСТИЦИОННЫЙ АНА ЛИЗ В E XCEL

остаток долга на конец первого месяца составит 49 250 000 рублей


(50 000 000 – 750 000), на конец второго месяца – 48 488 750 рублей
(49 250 000 – 761 250) и т.д.
После этого мы переходим к следующему месяцу, и весь расчет-
ный цикл повторяется.
В примере на рис. 4 на стр. 109 горизонт работы модели ограничен
тремя годами, хотя совершенно очевидно, что мы можем продлить
модель на любой интервал времени, допустим, даже на 50 лет (что
может быть актуально, например, для расчета платежей по ипотеч-
ным кредитам), просто продублировав любую строку основной части
таблицы (кроме первой) необходимое количество раз. В результате
получится, что блок промежуточных расчетов составит 50  12  4 =
= 2400 ячеек, а доля исходных данных (представленных всего в двух
ячейках) составит менее 0,1 процента.
Разработанная нами модель аннуитетного платежа работает сле-
дующим образом: меняя вручную сумму аннуитетного платежа, нам
необходимо добиться того, чтобы остаток долга по кредиту на конец
интересующего нас года был равен нулю. Сделать это в Excel очень
просто, так как весь блок промежуточных расчетов завязан на сумму
аннуитетного платежа, и при изменении этой суммы он автоматиче-
ски пересчитывается.
Например, если нас интересует кредит на три года, очевидно, что
ежемесячного платежа в размере 1 500 000 рублей, как показано на
рис. 4, недостаточно, поскольку при таком платеже остаток дол-
га на конец третьего года составит 14 543 023 рубля. Увеличим сум-
му ежемесячного платежа до 1 700 000 рублей, в результате модель
автоматически примет вид, представленный на рис. 5. Как видно
из этого рисунка, сумма платежа 1 700 000 рублей приближает нас
к цели: остаток задолженности на конец третьего года составит всего
5 087 829 рублей, но все равно эта сумма не является окончательной.
Правильную сумму платежа можно подобрать экспериментальным
путем (вручную занося различные его значения в модель и наблюдая
за изменением результата), а можно воспользоваться штатной функ-
цией Excel «Подбор параметра», которая делает то же самое, но значи-
тельно быстрее и удобнее. Попробуем воспользоваться ею для реше-
ния нашей задачи.
Вызовем команду меню «Данные» – «Анализ “что если”» – «Подбор
параметра». Откроется такое диалоговое окно, которое показано на
рис. 6 на стр. 112. Поля этого окна следует заполнить следующим об-
разом.
1. В поле «Установить в ячейке»: вводим адрес ячейки (или
просто можно поставить в это поле курсор, после чего кликнуть по
требуемой ячейке мышкой), которая должна быть обнулена. К при-
меру, если мы рассматриваем вариант кредита на три года, то сум-
ма аннуитета должна быть такой, чтобы остаток долга по кредиту

110 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_106-113_G3-2.indd 110 6/30/15 7:57 PM


ЧАСТНЫЕ ФИНАНСОВЫЕ МОДЕ ЛИ

Рисунок 5. Модель расчета платежей по кредиту


со скорректированным аннуитетным платежом

111

BookFD15_106-113_G3-2.indd 111 6/30/15 7:57 PM


ГЛАВА 3. ФИНАНСОВОЕ МОДЕ ЛИРОВАНИЕ И ИНВЕСТИЦИОННЫЙ АНА ЛИЗ В E XCEL

на конец третьего года был равен нулю. В этом случае в данное поле
нужно ввести адрес ячейки F44. Если же нас интересует кредит на
другой срок, соответственно в эту ячейку вводится адрес той ячей-
ки, которая соответствует долгу по кредиту на конец другого года.
2. В поле «Значение»: вводится значение «0», так как мы ищем
величину аннуитетного платежа, при котором кредит полностью по-
гасится в заданный срок.
3. В поле «Изменяя значение ячейки»: задаем адрес ячейки,
в которой хранится величина аннуитетного платежа. В нашем случае
это ячейка D5. Именно эту ячейку Excel будет корректировать, чтобы
получить ноль в конце третьего года.
4. Нажимаем кнопку «ОК». Excel произведет некоторые расчеты,
после чего выведет информацию, которая показана на рис. 7. Данное
сообщение означает, что наши поиски увенчались успехом: в резуль-
тате нескольких итераций Excel удалось подобрать такое значение ан-
нуитетного платежа, при котором сумма долга на конец третьего года
составила 0 рублей.
Теперь на рис. 8 посмотрим, как преобразилась наша модель после
использования данного значения аннуитетного платежа. Как мы ви-
дим, правильная величина аннуитетного платежа равна 1 807 620 руб-
лям, именно при такой сумме платежа сумма задолженности на ко-
нец третьего года будет равна нулю.
Таким образом, рассмотренная нами модель аннуитетного плате-
жа обладает структурой, типичной для любых финансовых моделей,
но при этом промежуточные расчеты занимают в ней практически
подавляющую долю, а исходные данные и результаты работы пред-
ставлены лишь одним-двумя параметрами. Это не является каким-
либо достоинством или недостатком нашей модели, а просто иллю-
стрирует озвученный ранее тезис о том, что структура и организация
работы частных моделей целиком завязаны на решаемые ими задачи
и могут быть абсолютно любыми.

Рисунок 6. Диалоговое окно Рисунок 7. Результат работы


«Подбор параметра» функции «Подбор параметра»

112 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_106-113_G3-2.indd 112 6/30/15 7:57 PM


ЧАСТНЫЕ ФИНАНСОВЫЕ МОДЕ ЛИ

Рисунок 8. Результат работы модели расчета аннуитетного платежа

113

BookFD15_106-113_G3-2.indd 113 6/30/15 7:57 PM


ГЛАВА 3. ФИНАНСОВОЕ МОДЕ ЛИРОВАНИЕ И ИНВЕСТИЦИОННЫЙ АНА ЛИЗ В E XCEL

Бюджетная модель компании

Ч астные модели – достаточно любопытная и полезная в хо-


зяйстве вещь, но зачастую перед финансовым директором
стоят задачи существенно более высокого уровня, например, смоде-
лировать не какой-то отдельный аспект работы компании, а всю ком-
панию в целом. Такие модели я называю бюджетными моделями, так
как они решают вопросы, сходные с процессом бюджетирования – на
основе сегодняшних представлений о нашей будущей деятельности
формируют плановые формы баланса, отчета о прибылях и убытках
и отчета о движении денежных средств.
Главное отличие бюджетной модели от бюджета компании состо-
ит в том, что бюджетная модель оперирует не абсолютными значени-
ями основных финансово-экономических параметров деятельности
компании, которые мы ожидаем в будущем (таких, например, как
плановые транзакции в реестре операций, которые мы обсуждали во
второй главе), а функциональными взаимосвязями между ними. Фак-
тические значения генерируются моделью автоматически, и у нас по-
является возможность моделировать различные сценарии развития
ситуации в будущем, просто корректируя некоторые исходные пара-
метры.
Рассмотрим процесс построения бюджетной модели компании на
примере знакомого нам ООО «Ромашка». Создадим новую книгу Excel
и начнем заполнять ее данными, необходимыми для построения бюд-
жетной модели этой компании.
Любая масштабная модель, подобная создаваемой нами бюджет-
ной модели, состоит из ряда подмоделей, каждая из которых описы-
вает какой-то отдельный аспект работы компании. Далее эти подмо-
дели объединяются в итоговых отчетных формах. В нашей модели
будут присутствовать следующие подмодели:
• модель продаж;
• модель поступления денежных средств;
• модель закупок;
• модель расчетов с персоналом;
• модель операционных расходов;
• модель налогов;

114 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_114-143_G3-3.indd 114 6/30/15 7:58 PM


БЮД ЖЕТНА Я МОДЕ ЛЬ КОМПАНИИ

• модель изъятия прибыли;


• модель кредитования;
• модель инвестиций.

Каждая из этих подмоделей будет формироваться на отдельном


листе. Результаты работы модели будут выводиться на листы PL,
CF и BS (отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных
средств и балансовый отчет соответственно), а также на лист «Свод»,
где будет появляться «выжимка» из всех форм отчетности, при необ-
ходимости украшенная графиками и иными средствами визуализа-
ции и облегчения восприятия информации.
Еще одной важной особенностью нашей модели является то, что
она будет формироваться на десятилетний горизонт планирования
в помесячной разбивке.

Модель продаж
Создадим в нашей книге лист «Модель продаж» и заполним его так,
как показано на рис. 1 на стр. 116. Модель продаж идет в бюджетной
модели первой, так как в ООО «Ромашка», как и в подавляющем боль-
шинстве реальных компаний, узким местом, ограничивающим воз-
можности по росту бизнеса, является объем продаж. А узкие места
должны идти первыми, так как все остальные показатели работы вы-
текают из них и рассчитываются на их основе.
Логика формирования модели продаж определяется индивиду-
альными особенностями рынка, на котором действует компания,
поэтому наш пример может оказаться не очень показательным для
других отраслей. Тем не менее на этом примере можно понять суть
создания модели.
Итак, как видно из рис. 1, модель продаж представляет собой не-
сколько смысловых блоков, самый первый из которых состоит из на-
туральных показателей (то есть измеренных не в рублях, а в неденеж-
ных единицах измерения).
«Суммарный трафик в сети» – первый показатель этого бло-
ка. В нем отображается количество показов страниц с рекламой
посетителям интернета. Для того чтобы продавать рекламу на веб-
страницах, необходимо, чтобы на эти страницы заходили пользо-
ватели, и количество этих пользователей является ограничителем
объема продаж компании. В нашем случае мы знаем, что в 2015 году
трафик составит 120 млн показов, а далее он будет расти по мере уве-
личения количества сайтов в нашей сети и количества посетителей
этих сайтов. Ключевая задача – спрогнозировать этот трафик на весь
10-летний горизонт планирования. Это можно сделать, просто задав
значения трафика на каждый год, но правильнее рассчитать его ум-
ножением трафика предыдущего года на некий коэффициент роста.

115

BookFD15_114-143_G3-3.indd 115 6/30/15 7:58 PM


ГЛАВА 3. ФИНАНСОВОЕ МОДЕ ЛИРОВАНИЕ И ИНВЕСТИЦИОННЫЙ АНА ЛИЗ В E XCEL

Значение этого коэффициента прописано в показателе роста к про-


шлому году, который в нашей модели установлен на уровне 30 про-
центов в 2016 и 2017 годах и далее плавно снижается до 10 процентов
в 2024 году. Очень важно правильно спрогнозировать этот рост, так
как слишком высокие или слишком низкие темпы роста приведут
к существенным перекосам в прогнозе продаж и снизят достовер-
ность бюджетной модели.
Таким образом, значение показателя «Суммарный трафик в сети»
на 2015 год задано в абсолютной величине (120 млн показов), а на
каждый последующий год рассчитано как произведение трафика на
предыдущий год и выражения (1 + рост к предыдущему году). В ре-
зультате величина трафика за 10 лет должна вырасти в 5,5 раза до
663 802 425 показов.
«Процент продаваемого трафика» – следующий важный пока-
затель. Далеко не на весь трафик, который генерируют клиенты ком-
пании, есть покупатели (рекламодатели, заинтересованные в показе

Рисунок 1. Модель продаж

116 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_114-143_G3-3.indd 116 6/30/15 7:58 PM


БЮД ЖЕТНА Я МОДЕ ЛЬ КОМПАНИИ

своей рекламы именно данной аудитории). Поэтому процент трафи-


ка, который будет использован для показа рекламы – очень значимый
показатель эффективности операционной деятельности, и в нашей
модели он задан на уровне 50 процентов в 2015 году с ростом на 2 про-
центных пункта в каждом последующем году. Тут, как мы видим,
рост не задан отдельным показателем, как в случае с «Суммарным
трафиком в сети», поскольку это показатель эффективности компа-
нии, а не объема рынка.
«Продаваемый трафик» является последним показателем пер-
вого блока и отражает наш ожидаемый объем продаж (правда, пока
еще в натуральном выражении). Он рассчитывается как произведе-
ние суммарного трафика в сети и процента продаваемого трафика.
Таким образом, первый блок модели дал нам информацию о том, как
наша компания будет генерировать трафик на протяжении планово-
го периода и за счет чего рост этого показателя будет достигаться.
«Доля продуктов в общем трафике». В этом блоке модели про-
даж общий планируемый трафик разбивается на трафик по каждому
из продуктов компании, которые условно названы Продукт 1, Про-
дукт 2, Продукт 3 и т.д. Под продуктами в данном контексте подразу-
меваются различные виды рекламных баннеров, которые могут быть
показаны на сайте (TopLine, PopUnder, Rich-Media и т.д.). Поскольку
каждый из видов баннеров продается по своей цене, важно опреде-
лить физический объем трафика каждого вида баннеров, чтобы за-
тем, умножив его на цену одного показа, определить величину выруч-
ки в денежном выражении.
Кстати, обратите внимание на то, что доля различных продуктов
в общем трафике меняется с течением времени: так, доля Продук-
та 1 снижается с 60 процентов в 2015 году до 5 процентов в 2024 году,
а, к примеру, доля Продукта 5 растет с нуля до 30 процентов. Таким
образом, в модели продаж важно не просто заложить рост продаж,
но и корректно прописать их структуру, так как какие-то морально
устаревшие продукты могут постепенно терять свою долю, а новые –
увеличивать.
«Объем продаж продуктов» является в чистом виде расчетным
блоком: его показатели вычисляются путем умножения величины
продаваемого трафика на долю каждого продукта в этом трафике.
Очевидно, что в данном блоке объем продаж также указан в натураль-
ном выражении.
«Цена продуктов». В этом блоке прописана цена одного показа
каждого вида баннеров, причем цену можно отдельно задавать для
каждого года планируемого периода. В нашем примере цена на каж-
дый год задана на одном и том же уровне, но при необходимости мы
можем варьировать этот параметр.
Блоки «Объем продуктов в общем трафике», «Цена продук-
тов» предназначены для определения будущей финансовой и про-

117

BookFD15_114-143_G3-3.indd 117 6/30/15 7:58 PM


ГЛАВА 3. ФИНАНСОВОЕ МОДЕ ЛИРОВАНИЕ И ИНВЕСТИЦИОННЫЙ АНА ЛИЗ В E XCEL

дуктовой политики компании. Именно поэтому следует отнестись


к их заполнению максимально серьезно.
«Выручка». Этот блок определяет объем продаж каждого из про-
дуктов в денежном выражении. Показатели определяются простым
умножением физического объема продаж каждого продукта (блок
«Объем продаж продуктов») на его цену (блок «Цена продуктов»). Да-
лее выручка по всем продуктам суммируется и результат составляет
313,8 млн рублей в 2015 году с последующим ростом до 2,4 млрд руб-
лей в 2024 году.
На этом задачу модели продаж можно было бы считать выполнен-
ной (так как объем продаж в результате работы модели мы получили),
если бы не один нюанс: поскольку отчетные формы бюджетной мо-
дели представлены в помесячной разбивке, все подмодели должны
давать результат в такой же разбивке. Соответственно, имеющиеся
у нас данные о выручке в 2015–2024 годах необходимо детализировать
до каждого месяца данного периода.
Годовые показатели продаж можно разбить на месяцы с помощью
коэффициентов сезонности (это может быть актуально, поскольку
интернет-реклама, как и многие другие отрасли, испытывает весь-
ма серьезные сезонные колебания внутри календарного года). Доба-
вим на лист «Модель продаж» такую таблицу, которая изображена на
рис. 2. (Обратите внимание! На рис. 2 и далее многоточия в крайнем
правом столбце означают, что данная таблица продолжается вправо
до конца прогнозного периода, а именно декабря 2024 года. Формат
книги не позволяет корректно отображать такие широкие таблицы,
впрочем, в этом нет необходимости.)
Как мы видим из рис. 2, сезонность прописана в виде доли про-
даж каждого календарного месяца в годовом объеме. Самые слабые
месяцы в нашем ООО «Ромашка» – январь и февраль, когда продажи
составляют всего 6 процентов от годового объема, самые сильные –
октябрь, ноябрь и декабрь, в которых продажи примерно в два раза
выше.

Рисунок 2. Сезонность продаж

Рисунок 3. План продаж в помесячной разбивке

118 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_114-143_G3-3.indd 118 6/30/15 7:58 PM


БЮД ЖЕТНА Я МОДЕ ЛЬ КОМПАНИИ

Теперь, чтобы получить выручку от продаж в помесячной разбив-


ке, необходимо умножить годовые цифры по каждому году планиру-
емого периода на сезонный коэффициент каждого месяца. Получен-
ный результат представлен на рис. 3. Как раз эта таблица и является
результатом работы нашей модели продаж, поскольку находящиеся
в ней данные будут без каких-либо изменений перенесены в один
из отчетов управленческой триады – в отчет о прибылях и убытках.
И именно такой результат должны будут генерировать все остальные
подмодели нашей бюджетной модели, о которых мы будем говорить
в дальнейшем.

Модель поступления денежных средств


от покупателей
Рассмотренная нами модель продаж отвечает на вопрос о том, с ка-
кой динамикой будут производиться отгрузки услуг клиентам ком-
пании. При этом другой важный вопрос, который связан с продажа-
ми, а именно поступление денежных средств, остался нераскрытым.
Очевидно, что успешные отгрузки вовсе не являются гарантией свое-
временной оплаты покупателями оказанных услуг. Такая ситуация
весьма характерна, в том числе, и для рынка интернет-рекламы, на
котором просрочка дебиторской задолженности может достигать
полугода и более. Поэтому следующая подмодель будет отвечать на
вопрос, с какой скоростью наши клиенты будут погашать свою задол-
женность перед нами.
Создадим в нашей книге лист «Модель поступления ДС» и запол-
ним ее так, как показано на рис. 4 на стр. 120.
«Отгрузка 2014 года». Этот блок необходим для того, чтобы мы
могли спрогнозировать поступления денежных средств в первые ме-
сяцы 2015 года (первого года нашего прогнозного периода), так как
в этот период будут поступать деньги за отгрузки 2014 года, который
выходит за рамки нашей модели. В модели заложен четырехмесяч-
ный горизонт погашения задолженности, поэтому в данном блоке
прописана отгрузка за последние четыре месяца 2014 года.
«Динамика поступления денег от клиентов» является ключе-
вым блоком данной модели, так как именно в нем прописывается ско-
рость, с которой дебиторы компании будут погашать свои долги перед
ней. Причем эта скорость в нашем примере указывается отдельно для
каждого из первых четырех лет прогнозного периода, а для последу-
ющих шести лет на одинаковом уровне (при необходимости, конечно
же, можно прописать эту динамику для всех 10 лет, другое дело, что
для отдаленных периодов сделать это очень сложно). Как мы видим
на рис. 4, в 2015 году ситуация с платежной дисциплиной клиентов
складывается довольно удручающая: в момент отгрузки поступает
0 процентов всех денег, на следующий месяц – 20 процентов, а самая

119

BookFD15_114-143_G3-3.indd 119 6/30/15 7:58 PM


ГЛАВА 3. ФИНАНСОВОЕ МОДЕ ЛИРОВАНИЕ И ИНВЕСТИЦИОННЫЙ АНА ЛИЗ В E XCEL

большая доля задолженности (45%) закрывается через три месяца.


Однако компания планирует бороться с этой ситуацией, в результа-
те чего в 2016 году сразу будет гаситься 10 процентов задолженности,
в 2017 году – 20 процентов и т.д.
Теперь необходимо разложить данную тенденцию по месяцам. Ре-
ализуя данную операцию, мы должны использовать следующую ин-
формацию:
• данные о помесячных отгрузках из листа «Модель продаж»;
• данные о структуре погашения задолженности из блока «Дина-
мика поступления денег от клиентов».

«Расчет денежных поступлений». В этом блоке находится рас-


чет поступлений денежных средств от клиентов, который организо-
ван следующим образом.
1. В строке «Отгрузка» находятся данные об отгрузке в текущем ме-
сяце, взятые с листа «Модель продаж».
2. В строке «Приход» рассчитывается сумма поступления денеж-
ных средств в текущем месяце как сумма последующих пяти строк:
сразу, через один месяц, через два месяца и т.д.
3. В строке «Сразу» рассчитывается сумма поступления денежных
средств в том же месяце, в котором произошла отгрузка. Для этого
для января 2015 года используется формула:

=$B$9*B20

Рисунок 4. Модель поступления денежных средств от покупателей

120 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_114-143_G3-3.indd 120 6/30/15 7:58 PM


БЮД ЖЕТНА Я МОДЕ ЛЬ КОМПАНИИ

где $B$9 – ссылка на процент поступлений в том же месяце


в 2015 году в блоке «Динамика поступления денег от клиентов» (в на-
шем примере в этой ячейке находится значение 0%);
В20 – это сумма январской отгрузки из строки «Отгрузка» блока
«Расчет денежных поступлений».

Для последующих месяцев 2015 года формула формируется про-


стым копированием формулы для января, для 2016 года ссылка
$B$9 заменяется на $B$10 (так как данные для 2016 года представ-
лены в блоке «Динамика поступления денег от клиентов» на строку
ниже) и т.д.
4. В строке «Через 1 месяц» рассчитывается сумма поступлений
денежных средств в месяце, следующем за месяцем отгрузки. Любо-
пытно, что для января 2015 года нам придется обратиться к инфор-
мации об отгрузке декабря 2014 года, для этого нам пригодится блок
«Отгрузка 2014 года». Для февраля 2015 года мы используем формулу:

=$C$9*B20

где $C$9 – ссылка на процент поступлений в следующем месяце


в 2015 году в блоке «Динамика поступления денег от клиентов» (в на-
шем примере в этой ячейке находится значение 20%);
В20 – сумма январской отгрузки из строки «Отгрузка» блока «Рас-
чет денежных поступлений».

Рисунок 5. Модель закупок

121

BookFD15_114-143_G3-3.indd 121 6/30/15 7:58 PM


ГЛАВА 3. ФИНАНСОВОЕ МОДЕ ЛИРОВАНИЕ И ИНВЕСТИЦИОННЫЙ АНА ЛИЗ В E XCEL

Формулы для последующих месяцев формируются аналогично


строке «Сразу» с соответствующим сдвигом ссылки на ячейку с сум-
мой отгрузки.
5. Последующие строки формируются по такому же алгоритму,
как и предыдущие.
Таким образом, если нам необходимо отследить погашение деби-
торской задолженности клиентов, растянутое на несколько месяцев,
самое простое решение – рассчитать погашение для каждого транша
отдельно, после чего просуммировать получившиеся транши. Резуль-
тат мы увидим в строке «Приход», и именно эта строка будет содер-
жать результат работы модели поступления денежных средств от
покупателей, который далее будет использован в отчете о движении
денежных средств.

Модель закупок
Сразу после продаж логично запланировать закупки. В нашем слу-
чае мы продаем трафик и закупать должны тоже трафик, поскольку
сайты, на которых будет показываться наша реклама, предоставят
нам свои страницы отнюдь не безвозмездно. Поэтому создадим в на-
шей книге лист «Модель закупок» и заполним ее так, как показано на
рис. 5 на стр. 121.
Вообще модель закупок организована достаточно просто. Величи-
на закупок напрямую связана с величиной продаж. Рассмотрим, ка-
кие блоки в нее входят.
«Выручка». Информация для этого блока берется из модели про-
даж. Обратите внимание, что выручка представлена в разбивке по
продуктам, причина – различная маржинальность разных продуктов
и, как следствие, разная доля затрат на трафик в выручке у разных
продуктов. Эта доля прописана в блоке «Доля затрат на трафик
в выручке». Этот блок мы должны заполнить вручную, при необхо-
димости изменяя долю затрат для каких-либо продуктов с течением
времени (например, при изменении ценовой политики или политики
разделения прибыли с площадками). В нашем примере доля затрат
для каждого года прогнозного периода одинакова.
«Затраты на трафик». Здесь представлен результат расчетов за-
трат на трафик. Он рассчитывается простым перемножением суммы

Рисунок 6. Модель закупок в помесячной разбивке

122 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_114-143_G3-3.indd 122 6/30/15 7:58 PM


БЮД ЖЕТНА Я МОДЕ ЛЬ КОМПАНИИ

выручки из блока «Выручка» и доли затрат на трафик из блока «Доля


затрат на трафик в выручке». В графе «Итого» затраты на трафик по
всем продуктам суммируются и результат показывает сумму затрат
в каждом году прогнозного периода.
Поскольку каждая подмодель должна выдавать информацию в по-
месячной разбивке, последним действием по определению сумм за-
купки должна стать разбивка годовых сумм на месячные с исполь-
зованием сезонных коэффициентов. Сезонные коэффициенты нам
нужно взять с листа «Модель продаж» (так как сезонность закупок бу-
дет аналогична сезонности продаж), после чего определить месячные
суммы закупок. Результат будет выглядеть так, как показано на рис. 6.
Данная информация будет использована в отчете о прибылях и убыт-
ках для расчета суммы прямых затрат. Кроме того, нам необходимо
определить суммы денежных потоков, связанные с этими расходами,
и их распределение по месяцам. Для простоты условимся, что оплата
трафика площадкам происходит в следующий месяц после получе-
ния этих услуг (кстати, именно такая система и принята на рынке),
это позволит нам не создавать отдельную подмодель платежей пло-
щадкам, а использовать для планирования денежных потоков модель
закупок, сдвинутую на один календарный месяц. В таком случае ин-
формация из нашей модели закупок может также быть использована
для отчета о движении денежных средств.

Модель расчетов с персоналом


Моделирование накладных расходов мы начнем с расчетов с персо-
налом, поскольку для технологических компаний это одна из основ-
ных статей расходов. Создадим в нашей книге лист «Модель расчетов
с персоналом» и начнем последовательно ее заполнять.
«Планирование штатной численности» – так будет называться
первый раздел модели. Выглядит он, как показано на рис. 7 на стр. 124.
Расчеты с персоналом, как и продажи, мы начинаем планировать в на-
туральных показателях, то есть в данном случае в количестве штат-
ных единиц. Для бурно растущих компаний, к каковым, несомненно,
относится и ООО «Ромашка», это достаточно сложная задача, так как
рост продаж неизбежно влечет за собой рост штатной численности
и очень важно адекватно оценить эту численность на столь далеком

123

BookFD15_114-143_G3-3.indd 123 6/30/15 7:58 PM


ГЛАВА 3. ФИНАНСОВОЕ МОДЕ ЛИРОВАНИЕ И ИНВЕСТИЦИОННЫЙ АНА ЛИЗ В E XCEL

Рисунок 7. Планирование штатной численности персонала

124 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_114-143_G3-3.indd 124 6/30/15 7:58 PM


БЮД ЖЕТНА Я МОДЕ ЛЬ КОМПАНИИ

125

BookFD15_114-143_G3-3.indd 125 6/30/15 7:58 PM


ГЛАВА 3. ФИНАНСОВОЕ МОДЕ ЛИРОВАНИЕ И ИНВЕСТИЦИОННЫЙ АНА ЛИЗ В E XCEL

горизонте планирования. Соответственно, в первом разделе модели


расчетов с персоналом мы делаем следующее:
• прописываем штатную структуру компании, включая штат-
ные единицы, которых пока нет, но которые планируются
в будущем;
• указываем должностной оклад для каждой штатной единицы;
• планируем количество сотрудников по каждой штатной еди-
нице на все 120 месяцев (10 лет) прогнозного периода.

«Планирование фонда оплаты труда». После того как мы опре-


делились со штатной численностью, необходимо сделать следующий
шаг и запланировать фонд оплаты труда. Зная количество сотрудни-
ков и зарплату по каждой штатной единице, сделать это для нас не со-
ставит труда, что наглядно проиллюстрировано на рис. 8 на стр. 128.
Эта таблица получена путем перемножения данных о штатной чис-
ленности и зарплате по каждой штатной единице. Так что подробно
разбирать ее не будем.
«Планирование премиальной части оплаты труда». Помимо
фиксированного оклада сотрудники нашей компании могут полу-
чать бонусы, привязанные к результатам их деятельности. Допустим,
в нашем случае сотрудники получают бонус, зависящий от величины
отгрузки услуг клиентам, в размере 10 процентов от отгрузки. Эту
статью расхода следует прописать в отдельном разделе модели расче-
тов с персоналом по оплате труда, как показано на рис. 9 на стр. 130.
Сумма продаж берется из листа «Модель продаж».
«Планирование налогов на фонд оплаты труда». Поскольку
расчеты с персоналом облагаются соответствующими налогами, це-
лесообразно расчет этих налогов также произвести в модели расче-
тов с персоналом (коль скоро вся необходимая информация у нас для
этого есть). Добавим еще один раздел в нашу модель и заполним его,
как показано на рис. 10 на стр. 130. В этом примере процент налогов
от величины ФОТ задается для каждого месяца отдельно, что позво-
ляет закладывать различную величину эффективной ставки налогов
для различных периодов. Если же необходимости в этом нет, можно
просто умножать величину расходов на оплату труда (включающую
как фиксированную, так и переменную часть) на некую постоянную
величину, например на 30 процентов.
«Планирование прочих расходов на персонал». Заложим
в нашу модель расходов на персонал еще один раздел «Прочие расходы
на персонал». Практика показывает, что помимо зарплаты содержа-
ние персонала предполагает иные расходы, в частности социальный
пакет сотрудника (ДМС, фитнес и т.п.). Заложим на эти цели 1,5 про-
цента от оборота, как показано на рис. 11 на стр. 130.
Таким образом, в модели расчетов с персоналом мы сформирова-
ли все расходы, связанные с содержанием персонала, как прямые рас-

126 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_114-143_G3-3.indd 126 6/30/15 7:58 PM


БЮД ЖЕТНА Я МОДЕ ЛЬ КОМПАНИИ

ходы на оплату труда (оклады, бонусы), так и сопутствующие (налоги,


соцпакет).

Модель операционных расходов


Помимо расходов на персонал ООО «Ромашка» имеет большое коли-
чество прочих операционных расходов: расходы на маркетинг, аренду
офиса и т.п. Их также нужно заложить в модель, причем в идеале их
нужно привязать к экзогенным параметрам (таким как выручка) или
другим переменным модели, чтобы они изменялись в соответствии
с показателями, от которых они зависят. Но мы для простоты зало-
жим все операционные расходы в виде абсолютных значений, преду-
смотрев лишь возможность их ежегодной индексации, как показано
на рис. 12 на стр. 132. Как мы видим, все расходы компании заданы
в виде фактических ежемесячных сумм, причем в нашем случае эти
суммы не меняются от месяца к месяцу. Параметр «Годовой темп ро-
ста расходов» в верхней части таблицы используется для индексации
расходов начиная с 2016 года. Так, расходы января 2016 года определя-
ются как расходы января 2015 года, умноженные на (1 + годовой темп
роста расходов), расходы февраля 2016 года – аналогично на основе
данных февраля 2015 года и т.д. Для простоты допустим, что оплата
данных расходов производится в том же месяце, в котором происхо-
дит их начисление. Это позволит нам использовать данные этой та-
блицы и в отчете о прибылях и убытках, и в отчете о движении денеж-
ных средств.

Модель налогов
Налоги – особая категория бюджетной модели. С одной стороны, на-
логи можно отнести к накладным расходам. С другой – они рассчи-
тываются по собственным, достаточно сложным алгоритмам, на них
может влиять множество различных факторов (зависящих помимо
всего прочего от принятой в компании модели налогового планирова-
ния), поэтому правильнее расчет налогов осуществлять в отдельной
подмодели. Реализация модели налогов для нашего ООО «Ромашка»
представлена на рис. 13 на стр. 134. Как мы видим, в нашей модели
налогов рассчитываются суммы только одного налога – НДС. Это свя-
зано с тем, что зарплатные налоги у нас были рассчитаны в модели
расчетов с персоналом, а налог на прибыль мы будем считать непо-
средственно в отчете о прибылях и убытках (в качестве иллюстрации
такого подхода), поэтому остается только НДС.
НДС рассчитывается по следующему алгоритму.
1. Определяется сумма выручки с НДС (из модели продаж).
2. Из нее вычитается сумма затрат с НДС (из модели закупок и мо-
дели операционных расходов).

127

BookFD15_114-143_G3-3.indd 127 6/30/15 7:58 PM


ГЛАВА 3. ФИНАНСОВОЕ МОДЕ ЛИРОВАНИЕ И ИНВЕСТИЦИОННЫЙ АНА ЛИЗ В E XCEL

Рисунок 8. Планирование фонда оплаты труда

128 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_114-143_G3-3.indd 128 6/30/15 7:58 PM


БЮД ЖЕТНА Я МОДЕ ЛЬ КОМПАНИИ

129

BookFD15_114-143_G3-3.indd 129 6/30/15 7:58 PM


ГЛАВА 3. ФИНАНСОВОЕ МОДЕ ЛИРОВАНИЕ И ИНВЕСТИЦИОННЫЙ АНА ЛИЗ В E XCEL

3. Результат является базой для начисления НДС.


4. На основе этой базы рассчитывается сумма НДС и планируется
уплата НДС в бюджет с учетом того, что уплата НДС производится в сле-
дующем квартале по одной трети от квартального начисления НДС.
Обратите внимание на уплату НДС в I квартале 2015 года. Эта сум-
ма рассчитывается на основе начисления НДС в IV квартале 2014 года,
который выходит за рамки нашей модели, поэтому данные суммы
следует ввести в модель вручную.

Модель изъятия прибыли


Практически любой бизнес создается для того, чтобы зарабатывать
деньги для акционеров, поэтому рано или поздно прибыль компа-
нии изымается ее собственниками. ООО «Ромашка» не является ис-
ключением из данного правила, и это необходимо предусмотреть
в нашей модели. Для этого добавим в бюджетную модель лист «Мо-
дель изъятия прибыли» и заполним его так, как показано на рис. 14
на стр. 134. Отмечу, что данная модель организована несколько не-
обычно: она извлекает информацию из одного из отчeтов верхнего
уровня (хотя, по логике, это отчeты верхнего уровня должны извле-
кать данные из подмоделей). Никакого противоречия на самом деле
нет, и сейчас мы в этом с вами убедимся.
«Доля изымаемой чистой прибыли». В этом показателе зада-
ется доля чистой прибыли каждого года прогнозного периода, ко-

Рисунок 9. Планирование бонусов сотрудников

Рисунок 10. Планирование налогов на фонд оплаты труда

Рисунок 11. Планирование прочих расходов на персонал

130 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_114-143_G3-3.indd 130 6/30/15 7:58 PM


БЮД ЖЕТНА Я МОДЕ ЛЬ КОМПАНИИ

торая изымается из компании и распределяется среди акционеров.


Как мы видим из рис. 14, в течение первых четырех лет в нашем слу-
чае изымать прибыль не планируется, зато начиная с пятого года она
изымается почти полностью – с 70 процентов в 2019 году до 100 про-
центов в 2024-м.
«Сумма чистой прибыли». Данный показатель извлекает сум-
му чистой прибыли из соответствующих ячеек отчета о прибылях
и убытках (лист PL, о котором мы будем говорить далее), затем он ис-
пользуется для определения суммы изъятий денежных средств.
«Сумма начисленного изъятия». Показатель проверяет факт
наличия прибыли в определенном месяце (то есть положительное
значение прибыли в строке «Сумма чистой прибыли»), и если при-
быль имеется, вычисляет сумму изъятия путем умножения суммы
чистой прибыли на долю изымаемой чистой прибыли соответствую-
щего года. Если прибыли нет, показатель равен нулю.
«Сумма фактического изъятия». Mы не можем изымать при-
быль каждый месяц, поэтому данный показатель суммирует вели-
чину изъятия прибыли за некоторый период времени и относит на
месяц, в котором будет осуществляться фактическое изъятие. На-
пример, если мы планируем изымать прибыль ежеквартально и вы-
давать ее в месяце, следующем за отчетным кварталом, нужно на-
строить этот показатель таким образом, чтобы он суммировал суммы
изъятий по истечении каждого квартала, и поставить данную форму-
лу в месяце, следующем за каждым кварталом. Тогда в апреле будут
выплачиваться дивиденды за январь–март, в июле – за апрель–июнь
и т.д. В месяцы, когда выплата дивидендов не планируется, следует
поставить нули.
Строка «Сумма фактического изъятия» является результатом ра-
боты этой подмодели. Ее данные используются в отчете о движении
денежных средств. Именно поэтому мы смогли задействовать в под-
модели показатели отчета о прибылях и убытках: данные этой строки
в нем не используются. Иначе с высокой долей вероятности мы полу-
чили бы циклические ссылки, и пришлось бы организовать эту под-
модель другим способом.

Модель кредитования
Важной частью функционирования бизнеса является привлечение
банковских кредитов для финансирования операционной деятель-
ности и инвестиционного процесса. Предусмотрим в нашей модели
подмодель кредитования и заполним ее таким образом, как это пока-
зано на рис. 15 на стр. 137. Состоит данная подмодель из двух основных
блоков: описания кредитов, которые компания планирует привлечь,
а также раскладки связанных с ними денежных потоков с разбивкой
по месяцам.

131

BookFD15_114-143_G3-3.indd 131 6/30/15 7:59 PM


ГЛАВА 3. ФИНАНСОВОЕ МОДЕ ЛИРОВАНИЕ И ИНВЕСТИЦИОННЫЙ АНА ЛИЗ В E XCEL

В первой таблице по каждому кредиту, который планируется при-


влечь, указывается следующая информация:
• сумма кредита;
• дата получения кредита;
• срок кредита в месяцах;
• процентная ставка по кредитам.

На основе этих данных во второй таблице автоматически рассчи-


тываются денежные потоки, связанные:
• с получением кредитов;
• начислением и уплатой процентов;
• погашением тела кредита.

Добавим в таблицу раздел «Остаток долга по кредиту». Это дей-


ствие поможет нам упростить расчет процентов по кредиту. Такая

Рисунок 12. Модель операционных расходов

132 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_114-143_G3-3.indd 132 6/30/15 7:59 PM


БЮД ЖЕТНА Я МОДЕ ЛЬ КОМПАНИИ

организация модели (когда ключевые параметры кредитов указыва-


ются в одной таблице, а расчеты ведутся в другой) позволяет очень
гибко регулировать существенные параметры кредитов без передел-
ки формул и таблиц.

Модель инвестиций
Данная модель описывает направления инвестирования денежных
средств компании во внеоборотные активы. Структура модели пред-
ставлена на рис. 16 на стр. 137. Аналогично модели кредитования она
состоит из двух таблиц: в первой из них описываются объекты основ-
ных средств (с указанием их стоимости, даты приобретения и срока
амортизации), а во второй таблице формируется ежемесячная раз-
бивка денежных потоков по оплате основных средств и затрат на
амортизацию.

133

BookFD15_114-143_G3-3.indd 133 6/30/15 7:59 PM


ГЛАВА 3. ФИНАНСОВОЕ МОДЕ ЛИРОВАНИЕ И ИНВЕСТИЦИОННЫЙ АНА ЛИЗ В E XCEL

Отчeты верхнего уровня


Все подмодели созданы, и теперь мы можем приступить к отчeтам
верхнего уровня. Сформировать их очень просто: из каждой подмо-
дели нужно извлечь результирующую информацию (она обычно идет
в последних строках каждой подмодели) и разместить ее в виде ссы-
лок на ячейки соответствующих подмоделей в том или ином отчете
верхнего уровня.
Отчет о прибылях и убытках должен выглядеть так, как показано
на рис. 17 на стр. 138. Рассмотрим алгоритм формирования каждой
строки данного отчета:
• 1100 «Операционные доходы» формируется суммированием
значения строк 1001 и 1002;
• 1001 «Поступления от продаж» представляет собой ссылку на
соответствующие ячейки строки «Итоги. Поступления от про-
даж» листа «Модель продаж»;
• 1002 «Прочие поступления» в нашей модели равно нулю (так
как мы не закладывали соответствующие поступления ни
в одну из подмоделей), но в реальной модели должно ссылать-
ся на ту или иную подмодель;
• 2000 «Прямые затраты» формируется суммированием значе-
ния строк 2001 и 2002;

Рисунок 13. Модель налогов

Рисунок 14. Модель изъятия прибыли

134 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_114-143_G3-3.indd 134 6/30/15 7:59 PM


БЮД ЖЕТНА Я МОДЕ ЛЬ КОМПАНИИ

• 2001 «Услуги по размещению» представляет собой ссылку на


соответствующие ячейки строки «Итоги. Услуги по размеще-
нию» листа «Модель закупок»;
• 2002 «Прочие прямые затраты» в нашей модели равно нулю;
• 3000 «Маржинальный доход» рассчитывается вычитанием зна-
чения строки 2000 из значения строки 1000;
• 3001 «Рентабельность по маржинальной прибыли» рассчиты-
вается делением значения строки 3000 на значение строки
1000;
• 4000 «Операционные доходы» суммирует значения строк
4010, 4030, 4040, 4050, 4060;
• 4010 «Расчеты с персоналом» суммирует значения строк
4011–4021;
• 4011, 4012, 4013, 4021 представляют собой ссылки на соответ-
ствующие ячейки строк «Итого фонд оплаты труда», «Итого
сумма бонусов», «Итого сумма налогов на ФОТ» и «Сумма про-
чих расходов на персонал» соответственно;
• 4030, 4040, 4050 суммируют значения строк 4031–4035,
4041–4045 и 4051–4059 соответственно;
• 4031–4035, 4041–4045 и 4051–4059 представляют собой ссылки
на ячейки листа «Модель операционных доходов»;

135

BookFD15_114-143_G3-3.indd 135 6/30/15 7:59 PM


ГЛАВА 3. ФИНАНСОВОЕ МОДЕ ЛИРОВАНИЕ И ИНВЕСТИЦИОННЫЙ АНА ЛИЗ В E XCEL

• 4060 «НДС к уплате» представляет собой ссылки на соответ-


ствующие ячейки строки «Начисление НДС» листа «Модель
налогов»;
• 5000 «Операционная прибыль» рассчитывается вычитанием
строки 4000 из строки 3000;
• 6000 «Амортизация» представляет собой ссылки на соответ-
ствующие ячейки строки «Начисление амортизации» листа
«Модель инвестиций»;
• 7000 «Налог на прибыль» представляет собой формулу:

= ЕСЛИ(C42-C44<0;0;(C42-C44)*0,2)

По смыслу формулы, если величина операционной прибыли


за вычетом амортизации отрицательна, показатель равен нулю,
в противном случае он равен 20 процентам от величины этой раз-
ницы. Желательно не рассчитывать существенные показатели
(кроме служебных строк типа «Маржинальный доход», «Операци-
онные расходы» и т.д.) непосредственно в отчете верхнего уровня,
в данном случае мы сделали это для демонстрации того, что это
в принципе возможно и для корректной работы модели абсолютно
не критично;
• 8000 «Чистая прибыль» рассчитывается вычитанием строк
6000 и 7000 из строки 5000;
• 8001 «Рентабельность по чистой прибыли» рассчитывается
делением строки 8000 на строку 1000.

Отчeт о движении денежных средств должен выглядеть так, как


показано на рис. 18 на стр. 141. Строится он по тому же принципу, что
и отчeт о прибылях и убытках. Ячейки, выделенные жeлтой залив-
кой или жирным шрифтом (а также результирующие показатели
в строках 99991, 99992, 99993), являются служебными и рассчиты-
ваются на основе других ячеек отчeта, остальные ячейки извлекают
информацию из соответствующих показателей подмоделей.
Балансовый отчет построить еще проще: он, как мы уже убежда-
лись, не нуждается в информации из подмоделей, черпая все необхо-
димые данные из двух других отчетов верхнего уровня (см. рис. 19 на
стр. 142). Попробуйте разобраться с алгоритмом построения данного
отчета самостоятельно.
Итак, мы получили три отчета верхнего уровня на основе подмоде-
лей. Это означает, что наша модель полностью построена: вся цепочка
взаимосвязей между любым показателем любого уровня и отчетами
«управленческой триады» корректно прописана, и мы можем анали-
зировать влияние любых показателей на результаты работы компа-
нии. Значит ли это, что модель организована оптимально? Увы, нет,
поскольку исходные и результирующие данные находятся на разных

136 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_114-143_G3-3.indd 136 6/30/15 7:59 PM


БЮД ЖЕТНА Я МОДЕ ЛЬ КОМПАНИИ

Рисунок 15. Модель кредитования

Рисунок 16. Модель инвестиций

137

BookFD15_114-143_G3-3.indd 137 6/30/15 7:59 PM


ГЛАВА 3. ФИНАНСОВОЕ МОДЕ ЛИРОВАНИЕ И ИНВЕСТИЦИОННЫЙ АНА ЛИЗ В E XCEL

Рисунок 17. Отчет о прибылях и убытках

138 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_114-143_G3-3.indd 138 6/30/15 7:59 PM


БЮД ЖЕТНА Я МОДЕ ЛЬ КОМПАНИИ

139

BookFD15_114-143_G3-3.indd 139 6/30/15 7:59 PM


ГЛАВА 3. ФИНАНСОВОЕ МОДЕ ЛИРОВАНИЕ И ИНВЕСТИЦИОННЫЙ АНА ЛИЗ В E XCEL

листах книги Excel, для анализа их взаимосвязей придется постоянно


переключаться между листами, что не очень удобно.
Создадим еще один лист нашей модели, на котором объединим ис-
ходные и результирующие данные, как показано на рис. 20 на стр. 142.
Называется он «Свод», поскольку сводит воедино всю важную инфор-
мацию из отчетов верхнего уровня (в нашем случае – ежегодную при-
быль и остатки денежных средств), а также ключевые исходные пока-
затели: динамику роста трафика, параметры кредитов и инвестиций
и т.д. Данные показатели продублированы из соответствующих ли-
стов модели (показатели продаж – из листа «Модель продаж», показа-
тели кредитов – из листа «Модель кредитования» и т.д.), а на этих ли-
стах они заменены ссылками на лист «Свод», который превращается
в некий «пульт управления» моделью: при изменении любых показа-
телей на нем модель автоматически пересчитывается, и результаты
мы видим на этом же листе.
Покажем, как это работает. Исправим показатель «Годовой темп
роста расходов» с 20 до 50 процентов и посмотрим, как изменится
информация на листе «Свод» (см. рис. 21 на стр. 143). Как мы видим,
резко испортились показатели прибыли (график «Сумма годовой
прибыли») и остатки денежных средств (график «Динамика остат-
ков денежных средств»). Данный пример хорошо иллюстрирует, что
визуальные средства представления информации позволяют лучше
оценить динамику изменений финансово-экономических показате-
лей, чем таблицы или ряды данных.

140 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_114-143_G3-3.indd 140 6/30/15 7:59 PM


БЮД ЖЕТНА Я МОДЕ ЛЬ КОМПАНИИ

Рисунок 18. Отчет о движении денежных средств

141

BookFD15_114-143_G3-3.indd 141 6/30/15 7:59 PM


ГЛАВА 3. ФИНАНСОВОЕ МОДЕ ЛИРОВАНИЕ И ИНВЕСТИЦИОННЫЙ АНА ЛИЗ В E XCEL

Рисунок 19. Балансовый отчет

Рисунок 20. Свод модели

142 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_114-143_G3-3.indd 142 6/30/15 7:59 PM


БЮД ЖЕТНА Я МОДЕ ЛЬ КОМПАНИИ

Рисунок 21. Пересчитанный свод модели

143

BookFD15_114-143_G3-3.indd 143 6/30/15 7:59 PM


ГЛАВА 3. ФИНАНСОВОЕ МОДЕ ЛИРОВАНИЕ И ИНВЕСТИЦИОННЫЙ АНА ЛИЗ В E XCEL

Модель инвестиционного
проекта

Р ешение об инвестициях невозможно принять без пред-


варительного анализа экономической целесообразности
вложения средств в конкретный проект. Модель инвестиционного
проекта является инструментом, с помощью которого такой анализ
осуществляется. Эта модель имеет много общего с бюджетной мо-
делью, но в большинстве случаев значительно проще ее: инвестици-
онные проекты обычно являются частью компании, пусть зачастую
и достаточно большой, но тем не менее ограниченной тематически-
ми границами. Поэтому в инвестмоделях требуется создавать мень-
ше подмоделей и только один отчет верхнего уровня – о движении де-
нежных средств.
Как организованы модели инвестиционных проектов, рассмо-
трим на примере ООО «Одуванчик», которое планирует организовать
площадку по производству неких продуктов. Необходимо создать мо-
дель, которая позволит нам оценить, насколько экономически целе-
сообразно инвестировать денежные средства в данный проект.
В модели ООО «Одуванчик» будет всего три подмодели:
• модель инвестиций;
• модель продаж;
• модель накладных расходов.

Модель инвестиций представлена на рис. 1. Как мы видим, она


аналогична подмодели инвестиций бюджетной модели, которую мы
рассматривали в предыдущем разделе. Подмодель состоит из двух
разделов: в первом задаются объекты инвестиций с указанием стои-
мости и даты их приобретения, a во втором эта информация раскла-
дывается на ежемесячные денежные потоки.
Модель продаж является ключевой, так как определяет доход-
ную часть проекта и целесообразность его реализации (см. рис. 2).
В ее первом разделе по каждому из продуктов, которые планируется
производить, задается такая информация.
1. Наименование продукта.
2. Стоимость сырья, необходимого для производства единицы про-
дукции.

144 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_144-149_G3-4.indd 144 6/30/15 8:00 PM


МОДЕ ЛЬ ИНВЕСТИЦИОННОГО ПРОЕКТА

Рисунок 1. Модель инвестиций

Рисунок 2. Модель продаж

Рисунок 3. Модель накладных расходов

145

BookFD15_144-149_G3-4.indd 145 6/30/15 8:00 PM


ГЛАВА 3. ФИНАНСОВОЕ МОДЕ ЛИРОВАНИЕ И ИНВЕСТИЦИОННЫЙ АНА ЛИЗ В E XCEL

3. Стоимость трудовых ресурсов, требуемых для производства


единицы продукта.
4. Полная себестоимость единицы продукта (сумма стоимости сы-
рья и трудовых ресурсов).
5. Торговая наценка при продаже единицы продукции (отношение
продажной цены к себестоимости).
6. Цена продажи (полная себестоимость, умноженная на торговую
наценку).
7. Момент начала продаж (месяц, начиная с которого происходит
(стартует) фактическая реализация произведенной продукции).
8. Объем продаж в первый месяц в натуральном выражении.
9. Ежемесячный прирост объема продаж (для упрощения предпо-
ложим, что продажи будут расти равномерно).
10. Максимальный объем продаж, по достижении которого рост
продаж в натуральном выражении прекращается.
Этой информации вполне достаточно, чтобы рассчитать и разло-
жить по месяцам все аспекты процесса производства и сбыта готовой
продукции каждого вида, что осуществляется в разделах подмодели
«Динамика натурального объема продаж», «Динамика денежного объ-
ема продаж» и «Динамика прямых затрат».
Результатами работы нашей подмодели являются графы «Итого»
разделов «Динамика денежного объема продаж» и «Динамика прямых
затрат».
Модель накладных расходов представлена на рис. 3 на стр. 145.
Для простоты все расходы разделили на однотипные группы (обще-
производственные, общехозяйственные, коммерческие и т.д.) и для
каждой из них задали величину расходов в месяц и темп годового
роста. В реальных моделях расходы обычно раскладываются более
тщательно.
«Свод денежных потоков» является результирующим отчетом
нашей модели инвестиционного проекта (см. рис. 4 на стр. 149). Это
некий аналог отчета о движении денежных средств в бюджетной мо-
дели. Остановимся на структуре данного отчета подробнее:
• строка «Инвестиции» содержит денежные потоки, связанные
с инвестированием денежных средств в проект. Данные в этой
строке берутся из модели инвестиций;
• строка «Продажи» содержит денежные потоки, связанные
с реализацией готовой продукции покупателям. Данные
в этой строке берутся из модели продаж;
• строка «Прямые затраты» содержит денежные потоки, связан-
ные с осуществлением затрат на сырье и трудовые ресурсы.
Данные берутся из модели продаж;
• строка «Накладные расходы» содержит денежные потоки,
связанные с осуществлением накладных расходов. Данные
берутся из модели накладных расходов;

146 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_144-149_G3-4.indd 146 6/30/15 8:00 PM


МОДЕ ЛЬ ИНВЕСТИЦИОННОГО ПРОЕКТА

• строка «Cash Flow» суммирует значения строк «Инвестиции»,


«Продажи», «Прямые затраты» и «Накладные расходы», форми-
руя общий денежный поток инвестиционного проекта;
• строка «Кумулятивный Cash Flow» накапливает значение
денежных потоков, формируя денежный поток нарастающим
итогом (то есть на каждый месяц прогнозного периода рассчи-
тывается суммарный денежный поток с первого дня реализа-
ции проекта до конца данного месяца);
• строка «Дисконт» рассчитывает ставку дисконта для каж-
дого месяца. Для первого месяца ставка рассчитывается по
формуле:

Месячная ставка дисконта = (1 + Годовая ставка дисконта)(1/12) – 1

Для каждого последующего месяца ставка дисконта рассчитыва-


ется по формуле:

Ставка месяца n = Месячная ставка дисконта n

Годовая ставка в нашем примере задана на уровне 20 процентов,


более подробно о ней мы поговорим далее;
• строка «DCF» (Discounted Cash Flow) преобразует обычные де-
нежные потоки в дисконтированные путем деления значения
строки «Cash Flow» на значение строки «Дисконт»;
• строка «Кумулятивный DCF» работает аналогично строке «Ку-
мулятивный Cash Flow», то есть формирует денежный поток
нарастающим итогом, однако на основе не обычных, а дискон-
тированных денежных потоков (из строки «DCF»).

Лист «Аналитические показатели». В работе можно использо-


вать результаты модели накладных расходов. Однако, как и в бюджет-
ной модели, гораздо удобнее вывести все основные рычаги и прибо-
ры на отдельный лист «Аналитические показатели», как изображено
на рис. 5 на стр. 149. На этом листе представлена информация трех
видов: ключевые исходные данные, результирующие показатели эф-
фективности инвестиционного проекта и графики, более наглядно
демонстрирующие результаты работы модели. Представление о том,
насколько эффективен проект, нам дают данные раздела «Показате-
ли». А именно:
• ставка дисконта – важнейший показатель, поскольку инвести-
ции связаны с отвлечением крупных сумм денег на длитель-
ный срок, и скорость их обесценения напрямую определяет
эффективность вложений, так как высокая ставка дисконта
девальвирует даже потоки, во много раз превышающие ис-
ходные вложения. Данный показатель задается пользователем

147

BookFD15_144-149_G3-4.indd 147 6/30/15 8:00 PM


ГЛАВА 3. ФИНАНСОВОЕ МОДЕ ЛИРОВАНИЕ И ИНВЕСТИЦИОННЫЙ АНА ЛИЗ В E XCEL

и участвует в формировании дисконтированных денежных


потоков на листе «Свод CF»;
• Net Present Value (чистая приведeнная стоимость) определяет
разницу между оттоками и притоками денежных средств,
пересчитанную на сегодняшний день. Фактически данный по-
казатель равен значению «Кумулятивного DCF» на последний
месяц проекта, но его также можно рассчитать с помощью
функции Excel ЧПС(). Данный показатель должен быть поло-
жительным, чтобы проект был признан целесообразным;
• Internal Rate of Return (внутренняя ставка доходности) по-
казывает, какой ставке доходности (в процентах годовых)
соответствует инвестирование денежных средств в проект.
Например, при IRR на уровне 48,61 процента инвестирование
денежных средств в наш проект соответствует доходности
в 48,61 процента годовых, что является весьма высоким пока-
зателем. Для расчета показателя можно использовать функ-
цию Excel ВСД();
• период окупаемости – количество месяцев, по истечении ко-
торых сумма денежных притоков сравняется с суммой денеж-
ных оттоков. Рассчитывается на основе строки «Кумулятив-
ный Cash Flow» листа «Свод CF»;
• дисконтированный период окупаемости – количество месяцев,
по истечении которых сумма дисконтированных денежных
притоков сравняется с суммой дисконтированных денежных
оттоков. Рассчитывается на основе строки «Кумулятивный
DCF» листа «Свод CF».

Наш проект демонстрирует весьма высокие показатели эффек-


тивности. При ставке дисконта 20 процентов его чистая приведен-
ная стоимость составит почти 260 млн рублей, внутренняя норма
доходности – 48,61 процента, а период окупаемости – менее четырех
лет. Более наглядно эта информация представлена на графиках NPV
и «Динамика накопленного сальдо денежных потоков», которые пред-
ставлены на листе «Аналитические показатели».
Чтобы убедиться в том, что модель автоматически пересчитывает-
ся при корректировке исходных данных, изменим величину торговой
наценки с 30 до 20 процентов. Результат этих действий представлен
на рис. 6. Как можно увидеть, снижение торговой наценки всего на
10 процентов привело к тому, что NPV и IRR приняли отрицательное
значение, окупаемость проекта на недисконтированных потоках со-
ставила 60 месяцев, а на дисконтированных – целых 120 месяцев (а это
фактически означает, что проект не окупится никогда). Графики NPV
и «Динамика накопленного сальдо денежных потоков» тоже автома-
тически перерисовались, более наглядно иллюстрируя негативные
тенденции.

148 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_144-149_G3-4.indd 148 6/30/15 8:00 PM


МОДЕ ЛЬ ИНВЕСТИЦИОННОГО ПРОЕКТА

Рисунок 4. Свод денежных потоков

Рисунок 5. Свод аналитических показателей

Рисунок 6. Результаты пересчета модели инвестиционного проекта

149

BookFD15_144-149_G3-4.indd 149 6/30/15 8:00 PM


ГЛАВА 3. ФИНАНСОВОЕ МОДЕ ЛИРОВАНИЕ И ИНВЕСТИЦИОННЫЙ АНА ЛИЗ В E XCEL

Модель оценки стоимости


компании

Э ту модель с бюджетной роднит то, что она охватывает все


аспекты деятельности компании и на выходе формирует
три управленческих отчета: баланс, отчет о прибылях и убытках и от-
чет о движении денежных средств. С моделью оценки инвестицион-
ных проектов она схожа в том, что данная модель рассматривает ком-
панию как инвестпроект и определяет эффективность инвестиций
в нее. Рассмотрим процесс построения модели оценки стоимости
ООО «Ромашка» на основе его бюджетной модели. Фактически надо
в бюджетную модель вставить лист, как на рисунке.
Модель оценки стоимости компании предназначена для того,
чтобы дать потенциальным инвесторам возможность понять следу-
ющие две вещи.
1. Какую прибыль сгенерирует компания в перспективе 5–10 лет.
2. Сколько денег готовы заплатить за компанию с такими показате-
лями прибыльности.
На первый вопрос отвечает отчет о прибылях и убытках, формиру-
емый по тем же принципам, что и в бюджетной модели. Единственное
его отличие в данной модели в том, что, поскольку мы заинтересова-
ны продать компанию подороже, показатели в модели для инвесторов
обычно несколько завышены, и величина прибыли больше.
На второй вопрос отвечает лист, представленный на рисунке. На
нем стоимость компании рассчитывается тремя методами:
• методом дисконтированных денежных потоков;
• мультипликативным методом;
• методом доходности инвестиций.

На основе данных из адаптированной для инвесторов бюджетной


модели рассчитываем стоимость компании (одним или несколькими
способами), после чего выходим на финальную оценку. В нашем при-
мере эту задачу решает подраздел «Итоговая оценка», в котором пред-
ставлена оценка компании каждым из трех методов и рассчитана
финальная оценка как средневзвешенная всех трех оценок (вес каж-
дой – 33%). Стоимость компании, рассчитанная по такому алгоритму,
составила 816 638 087 рублей.

150 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_150-151_G3-5.indd 150 6/30/15 8:00 PM


МОДЕ ЛЬ ОЦЕНКИ СТОИМОСТИ КОМПАНИИ

Процесс переговоров с инвесторами на основе модели оценки


стоимости компании строится обычно следующим образом.
1. Формируется модель с исходными параметрами, которые вы-
годны компании и представляют ее в благоприятном свете.
2. Модель презентуется инвесторам, озвучиваются им все исход-
ные параметры и алгоритм определения финальной цены.
3. Инвесторы выдвигают возражения против заложенных в модель
предпосылок. Например, если мы заложили в модель продаж ежегод-
ный рост на 50 процентов, инвесторы могут настоять на том, что он
не превысит 30 процентов. В результате имплементации предложе-
ний инвесторов в модель будет рассчитана новая, более низкая стои-
мость компании.
4. В ходе переговоров будут вестись поиски компромисса, и итого-
вая оценка стоимости компании будет находиться между ее оценкой
и оценкой инвесторов.

Рисунок. Модель расчета стоимости компании

151

BookFD15_150-151_G3-5.indd 151 6/30/15 8:00 PM


BookFD15_152-153_ShmG4.indd 152 6/30/15 8:01 PM
Глава 4. Решение
типовых задач в Excel

BookFD15_152-153_ShmG4.indd 153 6/30/15 8:01 PM


ГЛАВА 4. РЕШЕНИЕ ТИПОВЫХ ЗА Д АЧ В E XCEL

Создание типовых
документов

Ч асто перед финансовой службой, да и перед другими


службами тоже, встает задача создания множества доку-
ментов, которые очень схожи между собой. Один из примеров таких
документов – типовые договоры с клиентами на продажу товаров или
оказание услуг. Все эти договоры, как правило, абсолютно идентичны
между собой и отличаются лишь наименованием и банковскими рек-
визитами покупателя и фамилией его генерального директора. Excel
может помочь ускорить формирование подобных типовых докумен-
тов за счет его интеграции с программой Word, которая, как и Excel,
входит в пакет Microsoft Office. Вообще все программы из этого паке-
та хорошо работают вместе, и мы с вами еще не раз в этом убедимся
в данной главе.
Предположим, у нас есть ряд дебиторов, допустивших просрочку
в оплате выставленных компанией счетов. Нам необходимо отпра-
вить им письма с напоминанием о необходимости погасить задол-
женность.
Откроем Excel и создадим таблицу дебиторов, представленную на
рис. 1. Как из нее видно, у нас есть девять дебиторов, каждому из ко-
торых надо выслать персональное напоминание. Для этого откроем
Word и создадим в нем шаблон напоминания, как показано на рис. 2.
В нем отсутствует следующая информация:
• имя получателя письма, которое должно находиться после
слова «Уважаемый»;
• наименование компании-дебитора после слова «задолжен-
ность»;
• сумма задолженности после слова «составляет».

В несколько этапов организуем автоматическую подстановку этой


информации из нашей таблицы Excel.
Этап 1. Вызываем панель «Слияние». Сохраним нашу табли-
цу на диске, после чего вызовем команду Word «Рассылки» – «Начать
слияние» – «Пошаговый мастер слияния». В правой части окна Word
откроется панель «Слияние», как показано на рис. 3. Мы должны
определиться с тем, какого вида документ мы хотели бы получить на

154 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_154-161_G4-1.indd 154 6/30/15 8:02 PM


СОЗД АНИЕ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Рисунок 1. Список дебиторов

Рисунок 2. Шаблон письма дебиторам

Рисунок 3. Панель «Слияние»

155

BookFD15_154-161_G4-1.indd 155 6/30/15 8:02 PM


ГЛАВА 4. РЕШЕНИЕ ТИПОВЫХ ЗА Д АЧ В E XCEL

выходе. Имеются такие варианты: письма, электронные сообщения,


конверты, наклейки и каталог. Допустим, нас интересуют обычные
письма в формате Word. Оставляем предложенный по умолчанию ва-
риант «Письма».
Этап 2. Определяем шаблон писем. Необходимо указать, на базе
какого документа мы будем формировать нашу рассылку, то есть ка-
кой документ послужит шаблоном для писем нашим дебиторам. По-
скольку шаблон письма содержится в текущем документе, нам следу-
ет оставить вариант «Текущий документ» (см. рис. 4 ).
Этап 3. Выбираем источник информации. Мы должны указать
источник, из которого Word будет извлекать информацию о наших де-
биторах и подставлять в шаблон письма (см. рис. 5).
Оставляем в разделе «Выбор получателей» вариант «Использова-
ние списка» и нажимаем кнопку «Обзор», после чего выбираем наш
файл Excel со списком дебиторов. Word откроет файл Excel и отобра-
зит перечень всех найденных в нем таблиц, из которых необходимо
выбрать таблицу с данными для слияния, как показано на рис. 6. В на-
шем файле присутствует всего одна таблица, поэтому мучительный
выбор перед нами не стоит – можем с чистой совестью нажать кнопку
«ОК». Откроется диалоговое окно, как на рис. 7 на стр. 158. В нем нам
необходимо будет определиться с теми дебиторами из нашего списка,
которым реально нужно отправить письмо с напоминанием.
Допустим, с первыми двумя дебиторами, ООО «Венера» и ЗАО
«Марс», мы уже договорились о закрытии задолженности по телефо-
ну или каким-то другим способом (например, от них только что по-
ступили денежные средства). Снимаем галочки с соответствующих
строк таблицы и нажимаем кнопку «ОК». Окно «Получатели слияния»
закроется, после чего нам следует нажать на ссылку «Далее. Создание
письма».
Этап 4. Создаем письмо. На этом этапе нам необходимо указать,
какие поля таблицы дебиторов в какие места письма должны быть
вставлены. Допустим, сначала мы хотим, чтобы в строке обращения
после слова «Уважаемый» отображалось имя компании-дебитора. По-
ставим курсор перед восклицательным знаком в первой строке пись-
ма (после слова «Уважаемый» и пробела) и нажмем на ссылку «Дру-
гие элементы» на панели «Слияние» (см. рис. 8 на стр. 158). Откроется
окно «Вставка поля слияния» (см. рис 9 на стр. 159). Как мы видим из
рис. 9, в данном окне перечислены все графы нашей таблицы деби-
торов. Выберем вариант «Контактное лицо» и нажмем «Вставить»,
а затем «Закрыть». В текст нашего письма будет вставлено поле, как
показано на рис. 10 на стр. 159.
На то, что вставлено именно поле, а не просто текстовая строка,
указывает серый цвет заливки строки с названием поля, который
возникает при перемещении курсора на это название. Вставим ана-
логичным образом в наш текст информацию о названии компании-

156 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_154-161_G4-1.indd 156 6/30/15 8:02 PM


СОЗД АНИЕ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Рисунок 4. Выбор документа-основы для слияния

Рисунок 5. Выбор списка получателей

Рисунок 6. Выбор таблицы с данными

157

BookFD15_154-161_G4-1.indd 157 6/30/15 8:02 PM


ГЛАВА 4. РЕШЕНИЕ ТИПОВЫХ ЗА Д АЧ В E XCEL

дебитора и сумме задолженности. Полученный результат должен


выглядеть, как на рис. 11 на стр. 159. Нажмем на ссылку «Далее. Про-
смотр писем».
Этап 5. Убедимся, что письмо составлено верно. На данном
этапе Word отобразит нам результаты слияния, то есть письма, ко-
торые получились в результате объединения нашего письма в Word
с таблицей в Excel. Первое письмо будет адресовано ИП «Нептун», так
как оно шло третьим по списку, а первого и второго дебитора мы ис-
ключили из рассылки (см. рис. 12).
Нажимая стрелки влево и вправо в секции меню «Просмотр ре-
зультатов» или в разделе «Просмотр писем» в панели «Слияние», мы
можем увидеть, как будет выглядеть письмо для каждого дебитора.
Затем нажмем на ссылку «Далее. Завершение слияния».
Этап 6. Решим, что будем делать с полученными письмами.
Нам доступно два варианта (см. рис. 13).
1. Печать писем на принтере – ссылка «Печать».
2. Создание нового файла Word, содержащего все письма деби-
торам (каждое письмо на отдельной странице) – ссылка «Изменить
часть писем».
Второй вариант выглядит более гибким, так как полученный
файл Word будет доступен для редактирования и мы можем для
каждого дебитора скорректировать текст, сделав его более персони-
фицированным.
Таким образом, как мы увидели на этом простом примере, меха-
низм слияния позволяет легко формировать типовые документы,
причем возможность последующей корректировки полученных до-
кументов делает этот механизм еще более гибким и универсальным.
Данный механизм можно использовать не только для рассылки пи-
сем, но и для создания договоров с покупателями, поставщиками, со-
трудниками, подготовки маркетинговых материалов и т.д.

158 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_154-161_G4-1.indd 158 6/30/15 8:02 PM


СОЗД АНИЕ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Рисунок 7. Выбор получателей рассылки

Рисунок 8. Создание письма

Рисунок 9. Выбор поля слияния

159

BookFD15_154-161_G4-1.indd 159 6/30/15 8:02 PM


ГЛАВА 4. РЕШЕНИЕ ТИПОВЫХ ЗА Д АЧ В E XCEL

Рисунок 10. Вставка поля «Контактное лицо»

Рисунок 11. Вставка полей «Наименование» и «Сумма задолженности»

160 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_154-161_G4-1.indd 160 6/30/15 8:02 PM


СОЗД АНИЕ ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

Рисунок 12. Просмотр писем

Рисунок 13. Завершение слияния

161

BookFD15_154-161_G4-1.indd 161 6/30/15 8:02 PM


ГЛАВА 4. РЕШЕНИЕ ТИПОВЫХ ЗА Д АЧ В E XCEL

Автоматическая генерация
сообщений электронной почты

Р азберемся, какие возможности в части рассылки электрон-


ных писем представляет Excel. Дополним наш список деби-
торов двумя графами (рис. 1): в графе «e-mail» содержатся адреса элек-
тронной почты, а графа «Письмо» содержит формулу:

=ГИПЕРССЫЛКА("mailto:"&E2&"&subject=Просрочка!&body=
Уважаемый "&C2&"!%0A%0AСообщаю Вам о том, что "&B2&"
имеет просроченную задолженность перед ООО "Ромашка"
в размере "&D2&" руб. Просим срочно погасить
долг.%0A%0AПушкин А.С.";"Отправить")

Функция ГИПЕРССЫЛКА предназначена для вставки в Excel ссы-


лок на веб-сайты. Ее первый параметр – адрес веб-сайта, второй –
текст. В качестве адреса мы указали строку, начинающуюся со слова
«mailto:». Оно говорит о том, что адрес является адресом электронной
почты, и при щелчке на ячейку будет открываться почтовая програм-
ма с открытым окном создания нового письма. Но мы пошли дальше.
Параметр subject содержит строку, которая должна быть вставлена
в поле «Тема» письма, а параметр body – текст письма, который ре-
ализован в виде формулы. В результате первый параметр функции
ГИПЕРССЫЛКА для первого дебитора фактически выглядит так:

Уважаемый Сергеев Сергей Сергеевич!

Сообщаю Вам о том, что ООО «Юпитер» имеет просроченную задолженность перед
ООО «Ромашка» в размере 9823423 руб. Просим срочно погасить долг.

Пушкин А.С.

Текст сформирован из нескольких ячеек и разбит на абзацы. Этот


эффект достигнут за счет использования спецсимволов %0A%0A, ко-
торые по таблице ASCII-кодов означают перевод строки. Так, мы вме-
стили в один параметр полноценное письмо из трех абзацев. Теперь
посмотрим, как работает наша функция. Щелкнем на строку «Отпра-

162 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_162-163_G4-2.indd 162 6/30/15 8:03 PM


АВТОМАТИЧЕСК А Я ГЕНЕРАЦИЯ СООБЩЕНИЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ

Рисунок 1. Доработанный список дебиторов

Рисунок 2. Электронное письмо о просрочке

вить», расположенную напротив дебитора ООО «Юпитер». В резуль-


тате откроется окно создания нового письма в Outlook (разумеется,
если он установлен на вашем компьютере и является почтовой про-
граммой по умолчанию) и заполнится так, как показано на рис. 2.
Нам остается лишь внести какие-либо правки в текст письма (если это
необходимо) и отправить его нажатием кнопки «Отправить».
Данный механизм позволяет гибко управлять темой, текстом
письма, составом его получателей и т.д. Единственный его недоста-
ток в том, что длина первого параметра функции ГИПЕРССЫЛКА
не может превышать 255 символов, что вносит ограничения в наши
возможности по донесению наших мыслей до контрагентов. Соответ-
ственно, механизм идеально подходит для коротких писем, но в более
сложных случаях надо искать какие-то другие решения.

163

BookFD15_162-163_G4-2.indd 163 6/30/15 8:03 PM


ГЛАВА 4. РЕШЕНИЕ ТИПОВЫХ ЗА Д АЧ В E XCEL

Рассылка расчетных листков

Р асчетный листок – достаточно сложный по своей структу-


ре документ, в котором указываются суммы начислений,
удержаний, фактических выплат сотрудникам и т.д. Лимит в 255 сим-
волов для подобных документов вряд ли является приемлемым. Кро-
ме того, в компаниях с большой численностью сотрудников (сотни
и тысячи человек) необходимо иметь такой механизм, который бы
с помощью всего лишь одного действия генерировал и отправлял
нужное количество писем. А поэтому функция ГИПЕРССЫЛКА, кото-
рая создает только одно письмо, нам в данном случае уже не подхо-
дит. Самым удобным, простым и технологичным способом решения
задачи рассылки расчетных листков является создание специализи-
рованного макроса.
Сформируем расчетную ведомость, как показано на рис. 1.

Рисунок 1. Зарплатная ведомость

164 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_164-173_G4-3.indd 164 6/30/15 8:04 PM


РАССЫЛК А РАСЧЕТНЫХ ЛИСТКОВ

Нам необходимо создать макрос, который для каждого сотрудни-


ка из этого списка создаст расчетный листок на основе имеющейся
в таблице информации и вышлет на адрес электронной почты, ука-
занный в графе e-mail. Текст этого макроса представлен ниже.

Private Function FForm(Num)


If (Num = "") Or (Num = "0") Then FForm = "0 руб." Else FForm =
Format(Num, "# ###.00") & "руб."
End Function

Public Sub MakeTextReg()


Dim SheetTable As Worksheet
Dim Line As Integer

Set SheetTable = ActiveWorkbook.Worksheets("Ведомость")


Open "d:\textreg.txt" For Output As #1
Line = 4
Do While SheetTable.Cells(Line, 1).Value <> ""
Print #1, "start"
Print #1, SheetTable.Cells(Line, 2).Value
Print #1, SheetTable.Cells(Line, 3).Value
Print #1, "Расчётный листок за" & SheetTable.Cells
(1, 9).Value
Print #1, "<b>Оклад: </b>" & FForm(SheetTable.Cells
(Line, 5).Value)

165

BookFD15_164-173_G4-3.indd 165 6/30/15 8:04 PM


ГЛАВА 4. РЕШЕНИЕ ТИПОВЫХ ЗА Д АЧ В E XCEL

Print #1, "<b>Бонусы: </b>" & FForm(SheetTable.Cells


(Line, 6).Value)
Print #1, "<b>Итого начислено: </b>" & FForm(SheetTable.
Cells(Line, 7).Value)
Print #1, "<b>Удержан НДФЛ: </b>" & FForm(SheetTable.
Cells(Line, 8).Value)
Print #1, "<b>К выдаче: </b>" & FForm(SheetTable.Cells
(Line, 9).Value)
Print #1, "stop"
Print #1, ""
Line = Line + 1
Loop
Close #1
MsgBox ("Формирование текстового файла с данными для
расчётных листков" & "завершено.")
End Sub

Макрос организован достаточно просто: он проходит в цикле


по всем строкам зарплатной ведомости и по каждому сотруднику
формирует текст расчетного листка на основе данных, находящих-
ся в графах «Оклад», «Бонусы», «Итого начислено» и т.д. Результаты
работы макроса сохраняются в текстовом файле d:\textreg.txt, при-
чем данные по каждому сотруднику компании отделены служеб-
ными словами start и stop.
Откроем этот текстовый файл и посмотрим на результаты ра-
боты макроса (см. рис. 2). Обратите внимание на использование
HTML-тэгов <b> и </b>. Применять их необязательно (так как пись-
ма можно рассылать в формате Plain Text, а не HTML), но это добав-
ляет привлекательности и профессионализма полученным пись-
мам, что мы увидим чуть позже.
Теперь нам необходимо каким-то образом передать эту инфор-
мацию в Outlook для того, чтобы он сформировал и отправил со-
трудникам письма с этими расчетными листками.
Потрясающей особенностью пакета приложений Microsoft Office
является то, что все они поддерживают язык VBA и, соответствен-
но, макросы на этом языке. Не является исключением и Outlook,
поэтому для формирования писем с расчетными листками мы
создадим еще один макрос, на этот раз в среде Outlook, и исполь-
зуем его для осуществления рассылки. Текст макроса представлен
ниже.

Public Sub SendHTMLEmails()


Dim EName, EMail, ETitle, S, MsgText As String
Dim Msg As MailItem
Dim C As Integer

166 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_164-173_G4-3.indd 166 6/30/15 8:04 PM


РАССЫЛК А РАСЧЕТНЫХ ЛИСТКОВ

C=0
Open "d:\textreg.txt" For Input As #1
Do Until EOF(1)
Line Input #1, S
C=C+1
If S <> "start" Then
MsgBox ("Ожидается слово start в строке" & C)
Exit Do
End If
Line Input #1, EName: C = C + 1
Line Input #1, EMail: C = C + 1
Line Input #1, ETitle: C = C + 1

Рисунок 2. Текстовый файл с данными для расчетных листков сотрудников

167

BookFD15_164-173_G4-3.indd 167 6/30/15 8:04 PM


ГЛАВА 4. РЕШЕНИЕ ТИПОВЫХ ЗА Д АЧ В E XCEL

MsgText = "<p><b>" & EName & "</b></p><p><b><u>" &


ETitle & "</u></b></p>"
Line Input #1, S: C = C + 1
Do While S <> "stop"
MsgText = MsgText & "<p>" & S & "</p>"
Line Input #1, S
C=C+1
Loop

Line Input #1, S


C=C+1
Set Msg = CreateItem(olMailItem)
Msg.BodyFormat = olFormatHTML
Msg.To = EMail
Msg.Subject = EName & "-" & ETitle
Msg.HTMLBody = "<HTML><BODY>" & MsgText & "</BODY>
</HTML>"
Msg.Save
Msg.Send
Loop
Close #1
End Sub

Макрос выполняет в некотором смысле обратную работу по от-


ношению к предыдущему: загружает данные из файла d:\textreg.txt
и формирует на их основе электронные письма, которые отправля-
ет получателям. На рис. 3 представлен пример электронного письма,
сформированного данным макросом.
С помощью такого простого механизма можно организовывать по-
чтовые рассылки абсолютно любых масштабов, ограниченных лишь
вашей фантазией и производственной необходимостью. Он удобен
для компаний, которые осуществляют расчет заработной платы со-
трудников в Excel, однако не очень подходит для компаний, использу-
ющих программу «1С: Зарплата и управление персоналом» («1С: ЗУП»)
и нуждающихся в удобном механизме рассылки расчетных листков,
формируемых этой программой. Так что теперь посмотрим, как
Excel может нам помочь в решении этой задачи.
Выгрузим расчетные листки сотрудников из «1С: ЗУП» единым
списком в файл Excel и разместим их на отдельном листе нашего
файла, как показано на рис. 4. Как мы видим, в нашей книге теперь
два листа: «Ведомость» (который мы обсуждали ранее) и «Листки» (ко-
торый выгружен из «1С»). Лист «Ведомость» нам будет необходим для
решения нашей задачи, так как в расчетных листках из «1С» нет адре-
сов электронной почты сотрудников, поэтому их мы будем брать из
листа «Ведомость».

168 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_164-173_G4-3.indd 168 6/30/15 8:04 PM


РАССЫЛК А РАСЧЕТНЫХ ЛИСТКОВ

Рисунок 3. Расчетный листок сотрудника в виде электронного письма в Outlook

Рисунок 4. Расчетные листки из «1С» в файле Excel

169

BookFD15_164-173_G4-3.indd 169 6/30/15 8:04 PM


ГЛАВА 4. РЕШЕНИЕ ТИПОВЫХ ЗА Д АЧ В E XCEL

Код макроса, который будет формировать расчетные листки по


формату «1С», представлен ниже.

Private Function FForm(Num)


If (Num = "") Or (Num = "0") Then FForm = "0 руб." Else FForm =
Format(Num, "# ###.00") & "руб."
End Function

Public Sub MakeTextReg()


Dim SheetTable, SheetList As Worksheet
Dim Line, LineList, LineBlock As Integer
Dim Name, ViaCash As String
Dim Found As Boolean

Set SheetTable = ActiveWorkbook.Worksheets("Ведомость")


Set SheetList = ActiveWorkbook.Worksheets("Листки")
Open "d:\textreg2.txt" For Output As #1

Line = 4
Do While SheetTable.Cells(Line, 1).Value <> ""
Name = SheetTable.Cells(Line, 2).Value
LineList = 1
Found = False
Do While SheetList.Cells(LineList, 1).Value <> "stop"
If (SheetList.Cells(LineList, 1).Value = Name) And(SheetList.
Cells(LineList + 10, 1).Value = "1.Начислено") Then
Found = True
Exit Do
Else
LineList = LineList + 1
End If
Loop
If Found And (SheetTable.Cells(Line, 4).Value <> "") Then
Print #1, "start"
Print #1, Name
Print #1, SheetTable.Cells(Line, 3).Value
Print #1, "Расчётный листок за" & SheetTable.Cells
(1, 9).Value
Print #1, "<b>" & "1. Начислено для выплаты на карточку"
& "</b>"
LineBlock = LineList + 11
Do While SheetList.Cells(LineBlock - 1, 1).Value <> "Всего
начислено"
Print #1, SheetList.Cells(LineBlock, 1).Value & ":" &
FForm(SheetList.Cells(LineBlock, 25).Value)

170 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_164-173_G4-3.indd 170 6/30/15 8:04 PM


РАССЫЛК А РАСЧЕТНЫХ ЛИСТКОВ

LineBlock = LineBlock + 1
Loop
Print #1, ""
Print #1, "<b>" & "2. Удержан налог на доходы физических
лиц" & "</b>"
LineBlock = LineList + 11
Do While SheetList.Cells(LineBlock – 1, 37).Value <>
"Всего удержано"
If SheetList.Cells(LineBlock, 37).Value <>
"" Then Print #1, SheetList.Cells(LineBlock, 37).Value & ":"
& FForm(SheetList.Cells(LineBlock, 48).Value)
LineBlock = LineBlock + 1
Loop
LineBlock = LineBlock + 1
Print #1, ""
Print #1, "<b>" & "3. Перечислены деньги на банковскую
карту" & "</b>"
Do While SheetList.Cells(LineBlock - 1, 37).Value <>
"Всего выплат”
If Right(SheetList.Cells(LineBlock, 37).Value, 13) =
"(через кассу)"
Then
ViaCash = Left(SheetList.Cells(LineBlock, 37).Value,
Len(SheetList.Cells(LineBlock, 37).Value) - 14)
Else
ViaCash = SheetList.Cells(LineBlock, 37).Value
End If
Print #1, ViaCash & ":" & FForm(SheetList.
Cells(LineBlock, 48).Value)
LineBlock = LineBlock + 1
Loop

Print #1, "stop"


Print #1, ""
End If

Line = Line + 1
Loop
Close #1

End Sub

Макрос организован сложнее, чем предыдущий. Он сканирует


в цикле зарплатную ведомость на листе «Ведомость», для каждого со-
трудника, указанного в ведомости, ищет расчетный листок на листе

171

BookFD15_164-173_G4-3.indd 171 6/30/15 8:04 PM


ГЛАВА 4. РЕШЕНИЕ ТИПОВЫХ ЗА Д АЧ В E XCEL

«Листки», производит синтаксический разбор листков и выгружает


результаты в текстовый файл d:\textreg2.txt.
Структура полученного текстового файла представлена на рис. 5.
Как мы видим, она чуть более сложная, чем в предыдущем примере,
но суть та же самая: по каждому сотруднику указывается расчетная
информация (тут она сгруппирована в блоки «1. Начислено для вы-
платы на карточку», «2. Удержан налог на доходы физических лиц»
и «3. Перечислены деньги на банковскую карту»), заключенная в логи-
ческие рамки start и stop.
Для отправки расчетных листков мы можем воспользоваться тем
же макросом в Outlook, который мы использовали в прошлый раз. Как

Рисунок 5. Текстовый файл с данными для расчетных листков сотрудников


из «1С: ЗУП»

172 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_164-173_G4-3.indd 172 6/30/15 8:04 PM


РАССЫЛК А РАСЧЕТНЫХ ЛИСТКОВ

выглядит электронное письмо с расчетным листком, выгруженным


из «1С», можно посмотреть на рис. 6.
Предложенные подходы (расчетные листки на основе ведомо-
стей по собственной форме и расчетные листки на основе выгрузок
из «1С: ЗУП») можно комбинировать, формируя детальные листки
с указанием начислений и удержаний, достигнутых показателей KPI
и прочих составных частей системы мотивации, принятой в каждой
конкретной компании. Преимущество данного механизма – в его
гибкости и универсальности, а также возможности использования
всего арсенала инструментов Excel при подготовке и осуществлении
рассылок.

Рисунок 6. Расчетный листок сотрудника из «1С» в виде электронного


письма в Outlook

173

BookFD15_164-173_G4-3.indd 173 6/30/15 8:04 PM


ГЛАВА 4. РЕШЕНИЕ ТИПОВЫХ ЗА Д АЧ В E XCEL

Организация веб-опросов

В сеобщий тренд интеграции программного обеспечения


с интернетом коснулся и пакета Microsoft Office. В настоя-
щее время он распространяется как в офлайн-версии (традиционный
десктопный Office), так и в онлайн-версии (Office 365), когда все при-
ложения, в том числе и Excel, реализованы в виде веб-приложений,
а файлы пользователя сохраняются в облачном сервисе OneDrive.
Благодаря интеграции Excel с этим облачным сервисом появляется
возможность с легкостью проводить веб-опросы большого количе-
ства людей на какую-либо тему.
Причем Excel в связке с OneDrive блестяще справляется не толь-
ко со сбором многочисленных ответов, но и с обработкой получен-
ных результатов, а также их представлением в удобном и наглядном
виде.
1. Установите OneDrive на компьютер. После этого в Проводни-
ке Windows появится новая папка – OneDrive. Она уже связана с обла-
ком OneDrive, и все размещенные в ней файлы автоматически копи-
руются в облако.
2. Зайдите на сайт onedrive.live.com под своим логином и па-
ролем. Oткроется стартовое окно сервиса (см. рис. 1).
3. Вызовите команду «Опрос Excel» в меню «Создать». Откро-
ется окно редактора опроса (см. рис. 2).
4. Заполните поля опроса. Допустим, мы организуем опрос со-
трудников насчет того, какого числа они хотели бы получать заработ-
ную плату. Тогда в поле «Название опроса» напишем «Опрос о заработ-
ной плате», в поле «Описание опроса» – «Принятие решения о сроках
выплаты зарплаты сотрудникам». После этого перейдем к полю пер-
вого вопроса. В правой части окна откроется раздел ввода вопроса,
как показано на рис. 3 на стр. 176.
Каждый вопрос характеризуется следующими параметрами:
• текст вопроса – именно на содержимое данного поля должен
ответить пользователь;
• подзаголовок вопроса – здесь размещается дополнительная
информация, конкретизирующая вопрос или дающая какие-то
пояснения;

174 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_174-181_G4-4.indd 174 6/30/15 8:05 PM


ОРГАНИЗАЦИЯ ВЕБ-ОПРОСОВ

Рисунок 1. Стартовое окно сервиса OneDrive

Рисунок 2. Окно редактора опроса

175

BookFD15_174-181_G4-4.indd 175 6/30/15 8:05 PM


ГЛАВА 4. РЕШЕНИЕ ТИПОВЫХ ЗА Д АЧ В E XCEL

Рисунок 3. Раздел ввода вопроса

Рисунок 4. Ввод имени и фамилии сотрудника

176 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_174-181_G4-4.indd 176 6/30/15 8:05 PM


ОРГАНИЗАЦИЯ ВЕБ-ОПРОСОВ

Рисунок 5. Выбор даты выплаты заработной платы

Рисунок 6. Выбор способа получения денег

177

BookFD15_174-181_G4-4.indd 177 6/30/15 8:05 PM


ГЛАВА 4. РЕШЕНИЕ ТИПОВЫХ ЗА Д АЧ В E XCEL

• тип отклика – задается тип ответа: текст, числовое значение,


дата и т.п.;
• обязательно – данный признак указывает на то, что оставить
вопрос без ответа нельзя;
• ответ по умолчанию – вариант ответа, который предлагается
по умолчанию, то есть если пользователь не укажет свой ответ,
то будет принят ответ, предложенный системой.

Первый вопрос будет касаться фамилии и имени сотрудника. За-


прос будет выглядеть так, как показано на рис. 4 на стр. 176.
Сразу после ввода первого вопроса появляется возможность вве-
сти второй вопрос, для этого надо кликнуть на строку «Добавление
нового элемента».
Предложим сотруднику выбрать удобную для него дату выплаты
заработной платы из выпадающего списка, то есть сотрудникам не
нужно вбивать ответ вручную (см. рис. 5 на стр. 177). Из перечислен-
ных вариантов ответа: 5-го числа, 10-го числа, 15-го числа, последний
вариант указан в качестве ответа по умолчанию.
Третий вопрос будет иллюстрировать использование типа откли-
ка (да/нет). Спросим сотрудников, удобно ли им получать зарплату на
карточку, а не наличными из кассы (см. рис. 6 на стр. 177).
5. Опубликуйте опрос. Завершив создание опроса, нажмите
кнопку «Опубликовать опрос». OneDrive предложит вам создать ссыл-
ку на опрос, которую необходимо будет передать сотрудникам, чтобы
они могли принять участие в опросе (см. рис. 7). Нажав кнопку «Соз-
дать ссылку», мы даем команду OneDrive сгенерировать ссылку. Спу-
стя несколько секунд она будет отображена в этом же окне вот в та-
ком виде:

https://onedrive.live.com/redir?page=survey&resid=44145588E6
7CC2F7!2524&authkey=!APCx_9vhYuvYFTo&ithint=file%2cxlsx

Однако отправлять сотрудникам такую длинную ссылку не очень


удобно. Нажав кнопку «Сократить ссылку», мы сможем ужать ссылку
до следующего вида: http://1drv.ms/1MLNlHw. Теперь с ней работать
гораздо проще.
После создания ссылки в браузере откроется окно Excel Online,
в котором отобразится таблица с нашими вопросами так, как это по-
казано на рис. 8. Именно в эту таблицу будут заноситься ответы всех
сотрудников – каждая строчка будет соответствовать одному вопро-
су. Кроме того, в папке OneDrive на нашем компьютере будет автома-
тически создан файл Опрос1.xlsx, куда также будут аккумулировать-
ся ответы на вопросы, так что результаты опроса всегда будут у вас
под рукой. То есть чтобы их увидеть, вам даже не придется открывать
браузер.

178 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_174-181_G4-4.indd 178 6/30/15 8:05 PM


ОРГАНИЗАЦИЯ ВЕБ-ОПРОСОВ

Рисунок 7. Создание ссылки на опрос

Рисунок 8. Таблица с вопросами в Excel Online

179

BookFD15_174-181_G4-4.indd 179 6/30/15 8:05 PM


ГЛАВА 4. РЕШЕНИЕ ТИПОВЫХ ЗА Д АЧ В E XCEL

Теперь покажем, что произойдет, когда сотрудники пройдут по


ссылке опроса. Перед ними откроется страница, как показано на
рис. 9. После ответа на вопросы данного опроса им нужно нажать
кнопку «Отправить». Система подтвердит получение ответов так,
как показано на рис. 10. Сразу после получения ответа он добавит-
ся в наш опрос, в чем можно убедиться, например, открыв файл
Опрос1.xlsx в папке OneDrive на своем компьютере (см. рис. 11).
Важно, что непосредственно в данном файле можно обрабаты-
вать результаты опроса, строить графики и т.п. Таким образом, мы
можем совместить механизм сбора информации через интернет
с аналитическими и визуальными возможностями Excel.

180 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_174-181_G4-4.indd 180 6/30/15 8:05 PM


ОРГАНИЗАЦИЯ ВЕБ-ОПРОСОВ

Рисунок 9. Опрос в действии

Рисунок 10. Подтверждение получения ответа

Рисунок 11. Файл Excel с результатами опроса

181

BookFD15_174-181_G4-4.indd 181 6/30/15 8:05 PM


ГЛАВА 4. РЕШЕНИЕ ТИПОВЫХ ЗА Д АЧ В E XCEL

Контроль дебиторской
задолженности

Б ез всяких сомнений, дебиторская задолженность является


важной статьей баланса большинства компаний. Особенно
это утверждение актуально для торговых и сервисных предприятий,
у которых дебиторская задолженность зачастую составляет бóльшую
часть актива и отвлекает из оборота существенные средства. Имен-
но поэтому постоянный контроль состояния дебиторской задолжен-
ности является одной из ключевых задач финансового директора.
Посмотрим, как Excel может помочь нам в этом. А именно разберем
наиболее простой подход к мониторингу дебиторской задолженности
на базе таблиц Excel, который я активно использовал во время работы
в группе компаний «Интернест» и благодаря которому мне удалось
в течение полутора месяцев сократить величину дебиторской задол-
женности в два раза.
Итак, клиентская задолженность отражается на счете 62 бухгал-
терского учета. Для эффективной работы описываемого механизма
важно регулярно (в идеале – ежедневно) отражать по бухгалтерским
счетам операции отгрузки и оплаты товаров и услуг. И если с отраже-
нием поступления денежных средств от клиентов обычно проблем не
возникает (банковская выписка загружается из системы клиент-банк
и разносится ежедневно), то отгрузки во многих компаниях разносят-
ся в бухгалтерской системе значительно реже. Если организацион-
ным путем решить проблему не удастся, информацию об отгрузках
можно извлекать из корпоративной CRM-системы или других источ-
ников информации.
Суть подхода состоит в том, что мы регулярно (к примеру, еже-
недельно) загружаем информацию о дебиторской задолженности
клиентов из бухгалтерской системы в Excel, насыщаем ее всей необ-
ходимой аналитикой (наименование контрагента, номер, дата и сум-
ма счета, по которому была произведена отгрузка, количество дней,
прошедших с момента отгрузки по дату формирования реестра и пр.)
и формируем на ее основе аналитические отчеты для руководства
компании, сбытовых подразделений и других заинтересованных в ис-
пользовании данной информации пользователей. Отмечу, что очень
важно соблюдать регулярность в осуществлении этой деятельности,

182 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_182-189_G4-5.indd 182 6/30/15 8:06 PM


КОНТРОЛЬ ДЕБИТОРСКОЙ ЗА ДОЛЖЕННОСТИ

Рисунок 1. Реестр счетов дебиторов

Рисунок 2. Сводный отчет по состоянию на отчетную дату

183

BookFD15_182-189_G4-5.indd 183 6/30/15 8:06 PM


ГЛАВА 4. РЕШЕНИЕ ТИПОВЫХ ЗА Д АЧ В E XCEL

так как данные о состоянии дебиторской задолженности особенно по-


лезны именно в динамике.
Допустим, наше ООО «Ромашка» состоит из двух юридических
лиц (ЮЛ1 и ЮЛ2) и трех центров финансовой ответственности (ЦФО1,
ЦФО2 и ЦФО3). Рассмотрим на его примере, как сформировать отчет
о дебиторской задолженности.
Для загрузки информации из «1С» необходимо сформировать обо-
ротно-сальдовую ведомость по счету 62 в разрезе контрагентов и от-
дельных первичных документов. Данную ведомость следует загру-
зить в Excel и сформировать реестр счетов дебиторов, как показано
на рис. 1 на стр. 183.
Самое сложное при подготовке такого реестра – обеспечить при-
сутствие в нем всей необходимой аналитики (по ЦФО, продуктам
и т.п.). В идеале такую аналитику следует иметь непосредственно на
счете 62, чтобы уже на этапе ввода документов в «1С» она заносилась
в систему и затем выгружалась без каких-либо корректировок в Excel.
Если же в «1С» такой аналитики нет (что весьма вероятно, так как бух-
галтерия обычно поддерживает только ту аналитику, которая нужна
ей для работы), ее необходимо будет внести в реестр на стадии его
формирования в Excel.
Как видно из рис. 1, реестр счетов дебиторов очень похож на ре-
естр хозяйственных операций из первой главы, только каждая стро-
ка в нем соответствует не транзакции, а задолженности отдельного

Рисунок 3. Сводный отчет по состоянию на предыдущую отчетную дату

184 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_182-189_G4-5.indd 184 6/30/15 8:06 PM


КОНТРОЛЬ ДЕБИТОРСКОЙ ЗА ДОЛЖЕННОСТИ

клиента по отдельной отгрузке. То есть единицей учета дебиторской


задолженности является отдельная отгрузка со всей сопутствующей
аналитикой. Для каждой отгрузки мы фиксируем в реестре следую-
щую информацию:
• наименование контрагента;
• номер счета, по которому была произведена отгрузка;
• дата счета;
• сумма счета;
• количество дней, прошедших с момента отгрузки по дату фор-
мирования реестра;
• наименование юрлица, от которого была произведена отгрузка;
• наименование ЦФО, которое произвело отгрузку;
• наименование отгруженного продукта;
• комментарии.

Такой реестр оптимально формировать по понедельникам, сразу


после того, как будет разнесена банковская выписка за предыдущую
пятницу. Это позволит формировать все отчеты о дебиторской задол-
женности понедельно.
Посмотрим, какие отчеты можно получить на основе данного рее-
стра и как правильно организовать работу с ними.
Сводный отчет о дебиторской задолженности по состоянию на от-
четную дату (15 июня 2015 года) является основным и представлен

Рисунок 4. Сводный отчет о динамике дебиторской задолженности

185

BookFD15_182-189_G4-5.indd 185 6/30/15 8:06 PM


ГЛАВА 4. РЕШЕНИЕ ТИПОВЫХ ЗА Д АЧ В E XCEL

на рис. 2 на стр. 183. Как видно из структуры этого отчeта, он легко


формируется из реестра счетов дебиторов с помощью функций СУМ-
МЕСЛИМН, СЧЕТЕСЛИМН и аналогичных. В отчете представлена ин-
формация о величине дебиторской задолженности (как в целом, так
и в разбивке по срокам возникновения) в двух разрезах: по юридиче-
ским лицам и по ЦФО, а также такие аналитические показатели, как:
• количество дебиторов;
• количество счетов;
• средний долг дебитора;
• средняя сумма счета.

Сводный отчет о дебиторской задолженности по состоянию на


предыдущую отчетную дату, то есть на 8 июня 2015 года, необходи-
мо разместить на следующем листе нашей книги Excel (см. рис. 3 на
стр. 184). Дело в том, что первый отчет зафиксирован на конкретную
дату, поэтому он дает нам достаточно мало информации о качестве
имеющейся дебиторской задолженности компании, так как это мож-
но понять только в динамике. Для этого нам и понадобится такой же
сводный отчет, но на предыдущую отчетную дату. Так, у нас появляет-
ся возможность сравнить данные текущей недели с данными неделей
ранее, что уже повышает качество понимания ситуации с дебитор-
ской задолженностью.
Отчет с отклонениями текущей недели от предыдущей (а не аб-
солютными значениями показателей) необходим для создания еще
более прозрачной картины. Его тоже добавим на отдельном листе
Excel с такой же структурой, как у предыдущих отчетов (см. рис. 4 на
стр. 185). Ведь наиболее интересны не абсолютные значения показа-
телей, а их динамика. И именно данный отчет дает нам много пищи
для размышлений. Так, мы видим, что сумма дебиторской задолжен-
ности сократилась на 9 млн рублей, причем наибольший вклад в это
внес ЦФО3, а наименьший – ЦФО2. Количество неоплаченных счетов
сократилось на 115, количество должников – на 17, а в структуре задол-
женности наиболее существенно сократилась задолженность сроком
менее 1 месяца, а больше всего выросла задолженность сроком от 5 до
6 месяцев.
Важным преимуществом подхода, основанного на реестрах (как
и в случае с другими рассмотренными нами ранее реестрами), явля-
ется возможность быстрого анализа любой цифры сводного отчета.
Например, чтобы понять, какие дебиторы сформировали задолжен-
ность ЦФО1 со сроком возникновения более 6 месяцев, достаточно
перейти в реестр и наложить необходимые фильтры на соответству-
ющие графы реестра.
Для анализа динамики задолженности на более продолжительном
горизонте необходимо сохранять данные на начало каждой недели
на отдельном листе отчета, как показано на рис. 5. Для большей на-

186 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_182-189_G4-5.indd 186 6/30/15 8:06 PM


КОНТРОЛЬ ДЕБИТОРСКОЙ ЗА ДОЛЖЕННОСТИ

Рисунок 5. Отчет о задолженности на начало каждой недели

Рисунок 6. Динамика задолженности

187

BookFD15_182-189_G4-5.indd 187 6/30/15 8:06 PM


ГЛАВА 4. РЕШЕНИЕ ТИПОВЫХ ЗА Д АЧ В E XCEL

глядности данные этого отчета можно представить в виде графика


(см. рис. 6 на стр. 187). Аналогично можно контролировать динамику
задолженности в разрезе ЦФО и формировать соответствующий гра-
фик. Помимо динамики задолженности можно более наглядно ото-
бражать и ее структуру (см. рис. 7).
Также в нашем отчете можно использовать такой удобный и мощ-
ный инструмент, как сводные таблицы. Ранее мы незаслуженно мало
его использовали, но это было связано с тем, что функция СУММЕС-
ЛИМН справлялась с задачей лучше. В данном же случае сводные та-
блицы могут оказаться весьма полезны, например, при формирова-
нии отчета о крупнейших дебиторах, который приведен на рис. 8.
Механизм формирования отчета можно усовершенствовать, если
выгружать в него не данные о дебиторской задолженности, а отдельно
информацию обо всех отгрузках клиентам и отдельно информацию
об оплатах, затем формировать сумму задолженности путем сравне-
ния отгрузок и оплат. Это даст больше аналитической информации
о динамике сбытовой деятельности и позволит построить более глу-
бокие отчеты, правда, для этого может понадобиться подготовка спе-
циализированных макросов.

188 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_182-189_G4-5.indd 188 6/30/15 8:06 PM


КОНТРОЛЬ ДЕБИТОРСКОЙ ЗА ДОЛЖЕННОСТИ

Рисунок 7. Структура задолженности в графическом представлении

Рисунок 8. Сводная таблица с крупнейшими дебиторами

189

BookFD15_182-189_G4-5.indd 189 6/30/15 8:06 PM


ЗАК ЛЮЧЕНИЕ

И так, мы рассмотрели с вами способы решения в Excel


ряда важных задач, стоящих практически перед любым
финансовым директором: построение системы управленческого
учета и отчетности, организация бюджетирования, создание разно-
образных финансовых моделей. Думаю, теперь вы согласитесь со
мной в том, что Excel действительно мощная система. Вместе с тем
эффективность Excel напрямую зависит от того, насколько верно вы
организуете данные в системе, пропишете взаимосвязи. Никакая,
даже самая лучшая, программа не в силах выполнить работу, кото-
рую должен делать управленец, аналитик, профессионал.
Есть другое решение, которое избавляет вас от необходимости
продумывать структуру модели и дает готовый шаблон – специали-
зированные учетные системы. Их преимущество состоит в том, что
структура данных уже присутствует, основные механизмы работы
с ними – тоже, то есть риск совершить ошибку на стадии проектиро-
вания архитектуры системы гораздо ниже. Но за это приходится пла-
тить гибкостью и универсальностью полученного решения.
Если сравнивать Excel и самую распространенную специализиро-
ванную систему «1С», то Excel, конечно же, обладает рядом неоспори-
мых преимуществ, среди которых можно выделить следующие.
• Excel – по-настоящему массовый продукт. В Excel умеет
работать большинство пользователей ПК (по крайней мере,
бизнес-пользователей), так как это универсальная система,
установленная на большинстве компьютеров и используемая
для самых различных целей. Соответственно, если в «1С» хоро-
шо ориентируются, главным образом, сотрудники финансо-
вых служб, то Excel – это язык, понятный всем.
• Excel – универсальная программа. В ней можно реализовать
любой функционал: систему управленческого учета, финан-
совую модель компании, ипотечный калькулятор, производ-
ственный календарь и т.д. При большом желании из Excel мож-
но даже сделать вторую «1С». Правда, смысла в этом немного.
• Excel удобна. Интерфейс Excel за 30 лет эволюции отточен до
совершенства. Справочная система содержит просто фанта-

190 E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_190-192_zakluchenie.indd 190 6/30/15 8:07 PM


ЗАК ЛЮЧЕНИЕ

стическое количество информации. В продаже можно найти


сотни книг по использованию Excel для пользователей с лю-
бым уровнем подготовки – от «чайников» до «навороченных
кухонных комбайнов». Поэтому практически любую учетную
задачу, которую вы перед собой поставите, вы сможете решить
в Excel в разумные сроки и без чрезмерных усилий.
• В Excel вся логика модели – перед глазами. Когда вы вводите
данные в «1С», вы можете только догадываться, как они отра-
жаются в учетных регистрах и влияют на результаты отчетов.
Конечно, вы можете залезть в конфигуратор и посмотреть на
исходный код в модулях метаданных, но вряд ли вы, находясь
в здравом уме, решитесь на столь опрометчивый шаг. С Excel
все гораздо проще. Каждая ячейка таблицы представляет собой
либо значение, либо формулу (значение которой также сразу
видно). Отследить взаимосвязь ячеек и понять, каким образом
получился результат, проще простого. Значительно упрощает
понимание логики работы модели и тот факт, что все ячейки
автоматически пересчитываются при изменении значения
любой из них – с помощью варьирования исходных параметров
можно разобраться даже в самых сложных расчетных моделях.
• Excel – кроссплатформенная система. Она работает и под
Windows, и под MacOS. Файлы открываются для чтения и ре-
дактирования даже на смартфонах под управлением iOS
и Android, причем не только с помощью самой Excel, но и по-
средством продуктов сторонних разработчиков.
• Excel обладает развитыми средствами визуализации
информации. Сотни различных видов диаграмм, сводные
таблицы, условное форматирование ячеек с помощью цвето-
вых шкал, гистограмм, значков – это лишь самые известные
средства визуализации в Excel. Учетные модели, построенные
в Excel, не просто функциональны – они красивы и с ними про-
сто приятно работать.
• Функционал Excel можно легко наращивать с помощью
надстроек и макросов. «1С» тоже можно дорабатывать, но
собственными силами сделать это финансовому директору
практически нереально – требуются специальные программи-
сты «1С», взаимодействие с которыми – это вообще особая пес-
ня. А в Excel при наличии соответствующих навыков и практики
написать макрос в 10–20 строк – вопрос считаных минут.

Вместе с тем у «1С» тоже есть ряд козырей в рукаве. Это функцио-
нальное прикладное решение. То есть, в отличие от Excel, «1C» с са-
мого начала, сразу после установки умеет вести управленческий,
бухгалтерский и налоговый учет, формировать отчетность, давать
разнообразную аналитику и т.д. Excel на этом фоне – просто белый

191

BookFD15_190-192_zakluchenie.indd 191 6/30/15 8:07 PM


ЗАК ЛЮЧЕНИЕ

лист бумаги, на котором, конечно, можно написать что угодно, одна-


ко этот процесс во многих случаях будет сродни изобретению велоси-
педа. Но у Excel есть своя ниша, в которой у нее нет конкурентов. Эту
программу оптимально использовать в следующих случаях.
• Постановка управленческого учета с нуля. Данная задача
ставится перед многими финансистами при найме их на работу
(что меня, кстати, всегда ставило в тупик: бывает, компания
много лет на рынке, добилась впечатляющей численности
персонала и объема продаж и все равно ищет человека, который
поставит ей управленческий учет с нуля – спрашивается, как
они обходились без него раньше?). В этом случае гибкость Excel
позволяет в процессе разработки учетной политики по управ-
ленческому учету произвольно менять формы отчетов, наборы
аналитических признаков и прочие существенные аспекты
и в итоге находить наиболее оптимальные решения.
• Осуществление произвольных вычислений. Хотите ли
вы рассчитать сумму аннуитетного платежа по банковскому
кредиту или внутреннюю норму доходности инвестиционного
проекта – Excel выступит в роли простого и гибкого решения.
Я часто использую Excel в качестве продвинутого калькулято-
ра, когда, например, надо быстро сложить десять чисел. «1С»
такой гибкостью не обладает, хотя считать, конечно же, тоже
умеет.
• Построение финансовых моделей. Особенностью финансо-
вых моделей является большое число переменных и сложные
взаимосвязи между ними. Концепция электронных таблиц,
состоящих из множества функционально взаимосвязанных
между собой ячеек, в этом плане выглядит более привлекатель-
но, чем концепция большой базы данных, состоящих из гигант-
ских информационных массивов однотипной структуры.
• Проведение анализа и визуальное представление данных.
В данном случае то богатство возможностей, которое предо-
ставляет Excel в вычислительном и изобразительном плане (раз-
нообразные формулы, сводные таблицы, OLAP-кубы, диаграм-
мы и т.д.), будет задействовано в полной мере.

Таким образом, грамотный финансовый директор в каждой кон-


кретной ситуации будет задействовать именно тот продукт, который
подходит для него лучше всего. Во многих случаях это будет Excel,
в каких-то случаях это будут другие продукты, но в любом случае
главная цель, к которой нужно стремиться, – это максимальная эф-
фективность, прозрачность и конкурентоспособность компании.
Собственно говоря, это все, что я хотел рассказать вам про Excel.
А если у вас возникли вопросы, вы можете написать мне по адресу:
findirector@findirector.com.

E XCEL Д ЛЯ ФИНАНСОВОГО ДИРЕКТОРА

BookFD15_190-192_zakluchenie.indd 192 6/30/15 8:07 PM

Оценить