EVIDENCIA 3

INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

PRESENTADO POR:

JOHANNA PATERNINA MARTÍNEZ

APRENDIZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

OCTUBRE DE 2019
El artículo 21 del título quinto de la ley general de archivos de Colombia señala
que las entidades deberán elaborar programas de gestión de documentos
pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes en cuyas
aplicaciones deberán observarse los principios y los procesos archivísticos.

Es por ello que se realiza este informe Administración Documental para

mostrar paso a paso la recepción o radicación, registro, distribución o embalaje
de documentos de diferente contexto de las comunicaciones que entran y salen
de la empresa, para las que es conveniente establecer un registro, ya que;
permite mayor rapidez en su localización; los escritos pueden extraviarse en el
envío de una sección a otra; constituye un control interno de las comunicaciones
recibidas y emitidas.
Existen tres tipos de registros: Registro de entrada - Registro de salida -
Correspondencia interna (comunicación interna).

DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de

verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica.

Al radicar se asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o

producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío.

Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas de datos como:

Remitente o destinatario, Nombre o código de la dependencia competente,
nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.
Actividades del registro de documentos:

Definición de medios de recepción

Recibo de documentos oficiales
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo
Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)
Asignación consecutivo de envíos

Actividades de la radicación de documentos:

Asignación de consecutivo, fecha y hora

Impresión de rótulo de radicación
Relación entre los documentos recibidos y enviados
Registro impreso de planillas de radicación y control
Elaboración de estadísticas

Ejemplos

1. carta:

Cuando una carta llega, se registrarán y archivarán aquellas que guarden

relación con la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores,

organismos públicos, entidades financieras; es decir, aquellas que ofrecen

información a la empresa.

A estas se las asigna un número, el cual servirá como referencia y será anotado

en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.

A continuación, se muestra un ejemplo un formato del libro de registro de

entrada de correspondencia.

REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA

ENTRADA

Nº Fecha de
orden entrada Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos
de Día Mes
entrada

Luego de esto, la empresa grava un sello donde se le asigna un consecutivo,

fecha y hora similar al que se muestra en la siguiente imagen.
Registro de salida carta:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y

prepararla para su emisión.
Operación: mínimo un original y una copia, ambos deben de estar registrados y
estampados con el mismo sello.

En el sello debe aparecer:

 el número de registro
 a fecha
 el destinatario
Original: se envía al correo
Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente
comunicación
A continuación, se muestra el formato del registro de salida

REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA

SALIDA

Referencia Fecha Nº orden Clase Anexos Destinatario Asunto

de salida
2. Cuentas de cobro

Cuando un oficio o cuenta de cobro llega, se realiza la recepción revisando los

datos más importantes como fecha, número de documento, anexos y también
las copias (si se trata de una cuenta de cobro son dos copias, una que reposará
en el archivo de la oficina y una dirigida a la Secretaría de Hacienda del distrito).

Una vez realizada la revisión se procede a recepcionar el documento a través de

un formato donde se registran los datos más relevantes como la fecha de
recepción, tipo de documento, nombre y firma de la persona que entrega el
documento.

Luego se entrega la carta de recibido a la persona que entrego el documento. La

persona encargada de la recepción de la documentación que en este caso es la
asistente en ventanilla procede a guardar la documentación y anexos si fuera el
caso en una carpeta (si se trata de una cuenta de cobro los documentos se
trasladan a otras dependencias de la secretaría de Hacienda para hacer efectivo
el pago de la misma).

3. Correspondencia

Este procedimiento consiste en la recepción y envío de correspondencia ya sea

carta, formularios, correspondencia interna, entre otros y el registro posterior en
el sistema de administración de correspondencia en ambiente WEB desarrollado
para el efecto.

Correspondencia recibida

cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del centro de Sistemas de

información, será recibida siguiendo los siguientes pasos.

 Verificar que la correspondencia esté dirigida al centro de Sistemas de

información.
 Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
  Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
 firmar el cuaderno de correspondencia (en caso que el departamento de
origen no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento
manual.
 Entregar al coordinador del centro de Sistemas de información para su
conocimiento, registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema

El coordinador del centro de sistemas de información registrará la

correspondencia recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará
en el sistema el o los responsables de la ejecución del requerimiento. El número
correlativo de correspondencia recibida será anotado en el documento para su
posterior seguimiento.

Correspondencia enviada

Elaboración

cada funcionario del centro de Sistemas de información elabora sus propias

cartas, hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el
departamento no tiene una secretaria asignada.

Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones, envío de

facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el visto bueno del
coordinador del centro de Sistemas de información. Las cartas deben seguir una
numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble
ejemplar.

Entrega

la entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada

funcionario del centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio
tiempo asignado al departamento, quien entregará el documento original en el
departamento de destino y hará sellar la copia del mismo.

Registro en el sistema

una vez que es entregada la correspondencia, el coordinador del centro de

Sistemas de información registrará en el Sistema de administración de c
correspondencia, el documento el número correlativo que emite el sistema en
la copia de la correspondencia enviada.

Archivo de la correspondencia

una vez registrada la correspondencia enviada, el coordinador del sistema

devolverá la copia al asistente para que la guarde en el archivador
correspondiente.

4. Radicación de fax

Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán teniendo

en cuenta la información que forma parte integral de las series establecidas en
las tablas de retención documental, para su radicación en la Ventanilla Única.

Cuando se recibe un fax en la Ventanilla Única dirigido a un funcionario de la

Institución, se escanea, se imprime para garantizar su permanencia, durabilidad
y conservación y se continúa el procedimiento de registro y radicación, igual que
para las comunicaciones oficiales, posteriormente se distribuye a la
Dependencia respectiva.

5. Comunicaciones oficiales internas y externas

Para todas las comunicaciones oficiales tanto internas como externas, y

académicas, su recepción, radicación y distribución, se hará únicamente a través
de la ventanilla única.
Todas las comunicaciones académicas presentadas por los docentes y
estudiantes tales como peticiones, quejas, y reclamos (PQRSFs), sin excepción,
dirigidas a los Decanos y/o Consejos de Facultad, deberán radicarse en la
Ventanilla Única Institucional. Para su trámite hay dos formas de realizar el
proceso. La primera es a través del Link de la Institución donde existe el formato
PQRSFs, el cual se puede diligenciar de manera presencial o vía Web; o a
través de un oficio, el cual se radica en Ventanilla única de lunes a viernes en el
horario de 8:00 a 12:00 y de 2:30 a 6:30 p.m.

Las PQRSFs que lleguen a los correos electrónicos a cualquiera de las

Facultades y que por su importancia ameritan ser tramitados, deberán
imprimirse y llevarse a la Ventanilla Única de la Institución para la
correspondiente radicación.

La radicación debe contener la siguiente información: Fecha y hora de recibo,

número de anexos, el nombre completo y claro de quien recibe el documento.

Se exceptúan las solicitudes de supletorios, las cuales se tramitarán en las

respectivas Facultades.

Teniendo en cuenta que la oficina de Educación Virtual a Distancia labora fines

de semana, las solicitudes que sean presentadas por estudiantes y docentes el
día sábado, se recibirán en esta oficina y serán enviadas el primer día hábil de la
semana siguiente a la Ventanilla Única para su radicación y respectivo trámite.