GAB-I-202 Orden de Trabajo Menor

Gerencia Abastecimiento Código: GCAB-I-202
INSTRUCTIVO Revisión: 2
Fecha de entrada en
ORDEN DE TRABAJO MENOR vigencia: 01/01/2012
Página: 1 de 11
INSTRUCTIVO
ORDEN DE TRABAJO MENOR
UNIDAD AFECTADA: AREA COORDINADORA:

Usuario o emisor de una OTM Dirección de Abastecimiento Operaciones
Área de Abastecimiento Divisional
Área divisional responsable del Control Laboral
MATERIA PROCESO ASOCIADO:

Ordenes de Trabajo para contratación de Servicios Contratación de servicios menores
Menores
El presente documento puede tener información de propiedad exclusiva y/o confidencial. Ejemplar controlado es mantenido
electrónicamente en la Biblioteca Electrónica de Documentos. Toda copia impresa es documento no controlado.
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ELABORACION DEL DOCUMENTO

Elaborado por Área Fecha Firma
Daniela Jones D. Dirección Abastecimiento
03-11-2011
Operaciones
Dirección Abastecimiento
Danitza Núñez A. 03-11-2011
Operaciones
REVISION DEL DOCUMENTO

Revisado por Área Fecha Firma
Pablo Arteaga R. Consejería Jurídica 04-11-2011
APROBACION DEL DOCUMENTO

Aprobado por Cargo Fecha Firma
Cristián Donoso H. Director Abastecimiento
07-11-2011
Operaciones
AUTORIZACION DEL DOCUMENTO

Autorizado por Cargo Fecha Firma
Fernando
Gerente de Abastecimiento 28-12-2011
Marchant B.
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CONTENIDO
1 OBJETIVO ...................................................................................................................................... 4
2 ALCANCE ....................................................................................................................................... 4
3 TERMINOLOGIA ............................................................................................................................. 4
4 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES.................................................................................................. 5
5 RESPONSABILIDADES ................................................................................................................. 9
6 DOCUMENTOS RELACIONADOS ................................................................................................ 10
7 CONTROL DE REGISTROS ......................................................................................................... 10
8 CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO .............................................................................. 11
9 ANEXOS ....................................................................................................................................... 11
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1 OBJETIVO
 Definir los lineamientos que permitan contratar la ejecución de servicios menores en

forma expedita y oportuna, de acuerdo a lo establecido en la NCC 14.
 Establecer responsabilidades particulares para cada división en lo que respecta a las

áreas de Abastecimiento y Usuarias.
2 ALCANCE
 Este documento es aplicable a todas las contrataciones de servicios menores que se

realicen para las áreas operativas y de proyectos en las diferentes divisiones de la
Corporación.
 Permite la gestión de contratación de servicios mediante Ordenes de Trabajo Menor

(OTM) por montos hasta KUS$ 100 en las siguientes divisiones:
 División Chuquicamata
 División Mina Ministro Hales
 División Mina Radomiro Tomic
 División El Teniente
 División Andina
 División Salvador
 División Ventanas
 Casa Matriz
 Es prerrogativa de la Dirección de Abastecimiento Divisional definir si la OTM será

gestionada por el usuario o por Abastecimiento, así como el monto hasta el cual
podrá gestionar el usuario.
3 TERMINOLOGIA
La definición de los conceptos ocupados en este documento se encuentra en el Glosario

de Términos de Abastecimiento, publicado en la Biblioteca Normativa de
Abastecimiento, en el Portal Codelco (Intranet).
Para efectos del presente instructivo se incluye la siguiente definición:
Orden de Trabajo Menor (OTM): Documento que formaliza la contratación de servicios

por montos inferiores a KUS$ 100. Su elaboración se rige por los procedimientos de
contratación establecidos en la normativa vigente de Abastecimiento.
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4 DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
4.1 Disposiciones Generales
a) En general, los precios deben ser convenidos en pesos chilenos.

b) El precio pactado no estará sujeto a reajustes.
c) En aquellos casos que los servicios a contratar sean repetitivos y sistemáticos, se
deberá privilegiar la generación de contratos de largo plazo, a través del Área de
Abastecimiento Divisional, entregando toda la información asociada al negocio para
su tramitación formal.
d) La adjudicación de toda OTM debe ser autorizada por quien tenga la facultad
delegada formalmente en el Manual de Alcance de Facultades de la Dirección
Superior (MAF) y sus correspondientes subdelegaciones.
e) En todas las contrataciones efectuadas bajo esta modalidad (OTM), independiente
del tipo de asignación que se trate, se deberá requerir la Declaración Jurada de
Persona Natural o de Persona Jurídica establecidas en la NCC 18.
4.2 Restricciones
a) No deberá utilizarse este tipo de orden para la contratación de servicios transitorios,

mano de obra, o de servicios profesionales a honorario y/o bajo la condición de
supervisión directa de la División, generando vínculo laboral (se exceptúan los
cursos de capacitación dictados por monitores o profesionales personas naturales).
b) No deberá utilizarse una OTM para efectuar acuerdos de colaboración con
compromisos de aporte.
c) No deberá utilizarse una OTM para las contrataciones que importen transferencia o
disposición de sustancias peligrosas de acuerdo con la ley.
d) El usuario no podrá emitir una OTM si el servicio a contratar está considerado en el
alcance y condiciones de un contrato vigente.
e) El nivel facultado deberá abstenerse de aprobar OTM’s que signifiquen parcializar
trabajos o servicios cuyas características sean similares entre ellos y que, en
consecuencia, puedan ser incluidos en el alcance de un solo Contrato.
f) Los servicios no podrán iniciarse, en tanto no haya sido suscrita por ambas partes la
OTM respectiva.
g) Estas instrucciones no facultan para la adquisición de materiales o suministros cuyos
requerimientos deben necesariamente canalizarse a través del área de
Abastecimiento correspondiente.
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4.3 Formalidades para la Obtención de Ofertas
a) El usuario efectuará la petición de ofertas para la contratación de trabajos o servicios

por medio de una OTM, previa autorización del nivel facultado según MAF materia
“Requerimiento de Suministro de Bienes y Servicios”.
b) El usuario, previo a la selección de los oferentes, deberá tener presente la naturaleza
de los servicios a contratar y por tanto, deberá recurrir a contratistas debidamente
instalados como empresas y que dispongan de capacidad acorde al servicio tanto en
recursos materiales como los recursos humanos. Lo anterior, con el objeto de
asegurar un adecuado nivel de competencia entre los oferentes.
c) Para la selección de invitados se privilegiará el uso del REGIC, de modo que la
selección se realice utilizando todos los criterios disponibles en el sistema,
escogiendo los que se estimen adecuados a la naturaleza del servicio. Solamente
en los casos en que por esta vía no se encuentre el número suficiente de empresas,
de acuerdo a la naturaleza de la licitación, se podrá completar la nómina de invitados
obtenida de REGIC con otros participantes que cumplan los mismos criterios que
fueron considerados para la selección en el REGIC, a fin de mantener condiciones
de selección idénticas para todos los invitados a la licitación.
d) Cuando los oferentes invitados a cotizar no estén inscritos en el Registro de
Contratistas de la Corporación, al momento de emitir la OTM y si corresponde, debe
estar gestionando su inscripción en REGIC, ya que al ingresar la OTM a SAP debe
estar inscrito.
e) Las bases de cotización deberán contener en forma precisa, clara y suficiente el
alcance, especificaciones y plazo del servicio u obra a cotizar, así como las
condiciones que las rigen. Aplicará la normativa señalada en el anexo N° 2, cuando
corresponda. Además de toda otra normativa que considere necesaria para la
ejecución del servicio.
f) Cuando se trate de obras o servicios que se desarrollen en los recintos de alguna
División, las bases de cotización deberán mencionar la normativa de seguridad que
le es aplicable (por ejemplo: NEO's, NECC's, NEL's, etc.).
g) En materia de indicadores de seguridad (Tasa de frecuencia y Tasa de gravedad)1,
cada División determinará los estándares que deberán cumplir las empresas de
acuerdo a sus políticas y normas internas. Estos estándares no podrán de ningún
modo ser menos exigentes de aquellos establecidos por las normas o lineamientos
corporativos vigentes.
h) Para cualquier servicio a contratar, se debe exigir que los oferentes se encuentren
adscritos a algún organismo de seguridad.
i) Todo proceso de decisión de una OTM deberá contar a lo menos con tres (3) ofertas
válidas y evaluables y el proveedor adjudicado sólo podrá iniciar el servicio una vez
que la OTM ha sido debidamente suscrita (firmado por ambas partes). En aquellos
1
Instructivo GCAB-I-203 “Precalificación de Empresas Contratistas, para Procesos de Contratación, en Materia de Riesgos
Profesionales, Ambiente y Calidad”
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casos en que se reciban menos de 3 ofertas, se deberá obtener la autorización del

nivel facultado, ver instructivo GAB-I-301.
j) No será obligatorio exigir garantías de seriedad de ofertas, fiel cumplimiento,
retenciones, multas ni seguros. Sin perjuicio de lo anterior, atendidas las
características y naturaleza del servicio a contratar, se podrá exigir Boletas de fiel
cumplimiento, establecer retenciones y multas. En tal caso, estas condiciones
deberán estar expresamente consignadas en las Bases de Licitación o petición de
ofertas.
k) Para mantener la confidencialidad de las ofertas, para la recepción de cotizaciones
se debe utilizar medios idóneos, de modo tal, que en la entrega de ofertas se
asegure que su contenido sea conocido en la oportunidad que corresponda, de
acuerdo a lo estipulado en las Bases y en forma simultánea por quienes evaluarán la
propuesta, y no antes. Entre los medios de cotización a utilizar se pueden mencionar
los siguientes: sobre cerrado, cotización electrónica a través de las plataformas
electrónicas disponibles en Abastecimiento, entre otros. Se deberá privilegiar el uso
de plataforma electrónica. En la Apertura, de carácter Privado, deberán estar al
menos presente 2 personas de la División, de distintas áreas funcionales.
l) Todas las ofertas deben solicitarse en forma simultánea, otorgando a todos los
proponentes el mismo plazo para responder y entregar su oferta.
m) Efectuada la Evaluación Técnica, la adjudicación de la OTM se realizará al
proveedor que ofrezca el menor precio. En los casos en que las adjudicaciones
estén sujetas a consideraciones especiales como, por ejemplo, plazo relevante,
éstas deben estar definidas previo a la apertura de ofertas, autorizadas por el nivel
facultado y estar expresamente señaladas en las Bases.
n) Para la autorización de Asignación Directa de una OTM, el usuario deberá tener
presente lo dispuesto en el Manual de Alcance de Facultades, específicamente en el
punto 3.5.4.
o) En aquellos casos en que se proponga adjudicar a una empresa relacionada, según
la NCC 18, se deberá requerir las autorizaciones previas establecidas en dicha
norma y en el MAF.
4.4 Formalidades para la Emisión de una OTM
a) El alcance del trabajo (definido por el usuario) y su monto (según la oferta evaluada y
aprobada) deberán estar definidos en el documento contractual suscrito por ambas
partes, formulario de anexo N° 2.
b) El proceso de licitación, la emisión y suscripción de una OTM, es de responsabilidad
y atribución exclusiva de quien tenga la facultad, de conformidad a los montos y
niveles de delegación establecidos en el Manual de Facultades de la División que lo
esté gestionando.
c) En los casos que la prestación de servicios se desarrolle dentro de los recintos de la
División y con trabajadores asociados a la OTM, deberá señalarlo expresamente al
emitir el documento, indicando si se requiere Control Laboral (a fin de cumplir con la
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normativa y legislación vigente). También, para OTM’s que lo ameriten deberán

incluir lo relativo a las obligaciones laborales, previsionales, de seguridad, medio
ambiente y de subcontratación.
d) En las modificaciones que signifiquen ampliar la cantidad de trabajo, se podrá
incrementar hasta el 30% del monto originalmente comprometido, las que deberán
ser autorizadas por el nivel facultado y no sobrepasar el monto máximo autorizado
para una OTM por división. Esta modificación deberá ser gestionada por
Abastecimiento para ingreso a SAP y liberación del contrato.
e) El Administrador de Contrato será responsable de efectuar los cierres y recepciones
que correspondan, así como de poner término a cada OTM, de acuerdo a lo
establecido en los documentos contractuales y normativa vigente. Cada OTM podrá
considerar la emisión de un Informe de Evaluación de Desempeño del Proveedor.
f) En aquellos casos en que se proponga adjudicar a una empresa relacionada, se
deberá enviar además, el formulario Informe Condición de Relacionado que exige la
NCC N°18 (anexo N° 4 de la misma disponible en la Biblioteca Normativa de
Abastecimiento en intranet), solicitando la autorización previa del nivel facultado para
aprobar este tipo de operaciones.
g) Una vez emitida la OTM, Abastecimiento debe verificar la existencia de toda la
documentación de la misma, de acuerdo al formulario GAB-R-009 (anexo 1).
4.5 Control y Término de una OTM
4.5.1 Control de las OTM
Las áreas clientes responsables de cada OTM deberán hacer un seguimiento y control
periódico respecto del estado en que se encuentran las actividades bajo su
responsabilidad, verificando el cumplimiento de los avances físico, valores
comprometidos y valores pagados.
4.5.2 Término de los Servicios y Cierre de las Órdenes
Asimismo, el Administrador de Contrato deberá preocuparse de que la carpeta de cada

OTM contenga toda la documentación de respaldo.
Será responsabilidad de cada Área Cliente disponer que la documentación física
relacionada con la contratación de servicios sea archivada y almacenada en un lugar
centralizado y de fácil acceso para futuras consultas, además deberá ser cargada en el
repositorio documental que dispone Abastecimiento2.
2
A abril de 2011 el repositorio documental vigente es Redoc.
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5 RESPONSABILIDADES
5.1 Del Emisor de una OTM
a) Realizar el proceso relacionado con la cotización, evaluación, adjudicación y

suscripción de una OTM, de acuerdo a la normativa vigente aplicable a la
contratación de servicios (a lo menos lo planteado en los documentos GAB-M-002 y
GAB-I-301).
b) Verificar que la contratación de servicios se ajusta a los presupuestos previamente
aprobados. Además, para cualquier trabajo que tenga carácter de Inversión, verificar
que está previa y debidamente autorizado el API correspondiente.
c) Obtener las firmas de la OTM por ambas partes (Proveedor y Codelco), distribuyendo
una copia para el Proveedor y la otra para el Administrador de la OTM.
d) Dejar una copia de la OTM firmada por las partes, al Área de Abastecimiento
(Subgerencia, Superintendencia, Dirección o Departamento que corresponda a la
División), adjuntando la documentación del proceso (Solp, Bases, Ofertas,
Evaluación, Declaración Empresa Relacionada, OTM) y cualquier otro documento
con información del mismo, en un plazo máximo de 5 días posterior a la emisión y
firma de la OTM. Para estos efectos se puede utilizar, como lista de verificación, el
formulario de anexo 1, mismo que Abastecimiento utilizará para el chequeo cuando
reciba dicha documentación.
5.2 Del Administrador de la OTM
a) Procesar los estados de pago de la OTM, emitiendo las Hojas de Servicios (HES) en
SAP.
b) Informar al Área de Abastecimiento cuando el desempeño de los contratistas no ha
sido satisfactorio. Preferentemente deberá utilizar las herramientas de evaluación
que Abastecimiento ponga a su disposición, para el caso de servicios corresponde
utilizar EDIC3.
5.3 Del Área de Abastecimiento Divisional
a) Verificar que la gestión de cada OTM se ajuste a lo dispuesto en la normativa

vigente aplicable, referenciada en este documento, solicitando además los
complementos necesarios para los respaldos del mismo, verificar la situación de
Empresa o persona relacionada, previo el ingreso a SAP de la OTM .
3
EDIC: Sistema para la Evaluación de Desempeño de Contratistas
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Página: 10 de 11
b) La verificación debe hacerse con el formulario GAB-R-009 que se muestra en anexo

1 y se encuentra disponible en Biblioteca Normativa de Abastecimiento.
c) Ingresar a SAP todas las OTM, a objeto que el usuario procese los estados de pago
a través del sistema SAP, en un plazo máximo de 2 días hábiles posterior a la
emisión y firma de la OTM.
d) Ingresar y mantener la documentación asociada al proceso en REDOC u otro sistema
definido por Abastecimiento (ref.5.1, d)
Corresponderá a la Gerencia de Abastecimiento resolver los aspectos específicos que

no estuvieren contemplados en este documento, generando las modificaciones o
documentos complementarios que se requiera, ajustando éstos a la Normativa
Corporativa y sometiéndolos a la aprobación correspondiente.
5.4 Del Área divisional responsable del Control Laboral
a) Gestionar el control laboral del personal de contratistas que labora en los recintos de
la División con el Departamento Contraloría si corresponde.
6 DOCUMENTOS RELACIONADOS
 Manual de Alcance de Facultades de la Dirección Superior

 Manual de Alcance de Facultades de cada División
 NCC 12 Normas aplicables a contratos pagaderos en pesos con base de precios o
valores expresados en otras monedas
 NCC 14 Normas para la Compra o Contratación de Bienes y Servicios.
 NCC 15 Normas financieras aplicables a las adquisiciones y a los contratos con
terceros
 NCC 18 Negocios con personas relacionadas.
 GCAB-M-002 Contratación de Servicios
 GCAB-I-203 Precalificación de Empresas Contratistas en aspectos de Riesgo
Profesional, Ambiente y Calidad
 GCAB-I-301 Formalidades y Autorizaciones en procesos de compra de bienes y
contratación de servicios
7 CONTROL DE REGISTROS
Tiempo
Código Nombre del Nivel de
Almacenamiento Recuperación retención y
Formulario Registro Acceso
disposición
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Tiempo
Código Nombre del Nivel de
Almacenamiento Recuperación retención y
Formulario Registro Acceso
disposición
Área
ORDEN DE Biblioteca Normativa
IT-VAF-202 Público responsable de Indefinido
TRABAJO MENOR de Abastecimiento
Normativa
FORMULARIO DE Área
GCAB-R - Biblioteca Normativa
REGISTRO DE Público responsable de Indefinido
009 de Abastecimiento
OTM Normativa
FORMULARIO
Área
SIN ESTÁNDAR Biblioteca Normativa
Público responsable de Indefinido
CÓDIGO “ORDEN DE de Abastecimiento
Normativa
TRABAJO MENOR”
8 CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO
Rev Nº Fecha Modif. Item Modificado Descripción de la Modificación
3.- ALCANCE:
Se incorporan nuevas divisiones
Se aumenta y homologa monto
máximo autorizado de OTM
Se cambia nombre de Instructivo de 7.2.a Restricciones:
Contratos de Trabajos Menores Se agrega contratos transitorios,
(CTM) a Orden de Trabajo Menor acuerdos de colaboración y
(OTM) contratación de sustancias
2 07-11-2011 3.- ALCANCE: peligrosas.
7.2.a Restricciones: 7.4 Formalidades para la emisión
7.4 Formalidades para la Emisión de de un OTM:
un OTM Se cambia letra d.
Se elimina letra l.
En anexo 2 Formulario Estándar
para aplicación de OTM
Ítem del documento que fue
modificado
9 ANEXOS
Nº Código Nombre
1 GAB-R-009 formulario GAB-R-009

2 S/N Formulario estándar Orden de Trabajo Menor

GAB-I-202 Orden de Trabajo Menor

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Gerencia Abastecimiento Código: GCAB-I-202

UNIDAD AFECTADA: AREA COORDINADORA:

MATERIA PROCESO ASOCIADO:

ELABORACION DEL DOCUMENTO

REVISION DEL DOCUMENTO

Pablo Arteaga R. Consejería Jurídica 04-11-2011

APROBACION DEL DOCUMENTO

AUTORIZACION DEL DOCUMENTO

 Definir los lineamientos que permitan contratar la ejecución de servicios menores en

 Establecer responsabilidades particulares para cada división en lo que respecta a las

 Este documento es aplicable a todas las contrataciones de servicios menores que se

 Permite la gestión de contratación de servicios mediante Ordenes de Trabajo Menor

 Es prerrogativa de la Dirección de Abastecimiento Divisional definir si la OTM será

La definición de los conceptos ocupados en este documento se encuentra en el Glosario

Para efectos del presente instructivo se incluye la siguiente definición:

Orden de Trabajo Menor (OTM): Documento que formaliza la contratación de servicios

4.1 Disposiciones Generales

a) En general, los precios deben ser convenidos en pesos chilenos.

a) No deberá utilizarse este tipo de orden para la contratación de servicios transitorios,

4.3 Formalidades para la Obtención de Ofertas

a) El usuario efectuará la petición de ofertas para la contratación de trabajos o servicios

casos en que se reciban menos de 3 ofertas, se deberá obtener la autorización del

4.4 Formalidades para la Emisión de una OTM

normativa y legislación vigente). También, para OTM’s que lo ameriten deberán

4.5 Control y Término de una OTM

4.5.1 Control de las OTM

4.5.2 Término de los Servicios y Cierre de las Órdenes

Asimismo, el Administrador de Contrato deberá preocuparse de que la carpeta de cada

5.1 Del Emisor de una OTM

a) Realizar el proceso relacionado con la cotización, evaluación, adjudicación y

5.2 Del Administrador de la OTM

5.3 Del Área de Abastecimiento Divisional

a) Verificar que la gestión de cada OTM se ajuste a lo dispuesto en la normativa

b) La verificación debe hacerse con el formulario GAB-R-009 que se muestra en anexo

Corresponderá a la Gerencia de Abastecimiento resolver los aspectos específicos que

5.4 Del Área divisional responsable del Control Laboral

 Manual de Alcance de Facultades de la Dirección Superior

8 CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO

Rev Nº Fecha Modif. Item Modificado Descripción de la Modificación

1 GAB-R-009 formulario GAB-R-009

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