ACTIVIDAD: ENSAYO: APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL.

PRESENTADO POR
JOHN ALEJANDRO SOTO CARDOSO

DOCENTE
RONALD ANDRES TELLEZ VIVANCO

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE
MEDELLÍN ANTIOQUIA
2019
 ENSAYO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Mi concepto de Tablas de Retención Documental (T.R.D.) es el listado de series con sus

correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades
administrativas de una entidad o institución, en cumplimiento de sus funciones, a las cuales
se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

ARCHIVO DE GESTIÓN, ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO - ARCHIVO HISTÓRICO

O PERMANENTE
La TRD permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la
producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en los
archivos de gestión, central, e histórico de las entidades. Según la Ley General de Archivos
(Ley 594-2000) en su artículo 24 expresa:
Obligatoriedad de las tablas de retención: Será obligatorio para las entidades del Estado
elaborar y adoptar

 Las respectivas tablas de retención documental.

 La administración Central: Presidencia, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías.
 Los Entes descentralizados ya sea por servicios como:
 Establecimientos Públicos - * Empresas Social del Estado –* Industriales y
comerciales del Estado
 Empresas de Economía Mixta - * Entidades descentralizadas indirectas - *
Unidades administrativas especiales
 E igualmente los entes descentralizados por administración territorial tales como: *
Comunas -* Corregimientos
 Los cuerpos o instituciones Legislativos: * Senado de la República - * Cámara de
Representantes
 Asambleas Departamentales - * Concejos municipales - Los Organismos de
Control: * Personería
 Contraloría - * Procuraduría - * Veedurías - Los Órganos de administración
de Justicia: * Cortes
 Consejo de la Adjuticatura - * Fiscalía * Juzgados.
Las T.R.D. se basan en: La estructura orgánico-funcional de la entidad productora para
identificar
Las series y subseries. Los períodos de retención en cada fase de archivo. La presentación,
aprobación,
Difusión, aplicación y actualización. Tiene sus ventajas; Facilitan el manejo de la
información.
Racionalizan la producción documental, permiten brindar un servicio eficaz y eficiente
Facilitan el control y acceso a los documentos, Garantizan conservación de documentos
históricos.
Regulan transferencias primarias y secundarias, Racionalizan procesos administrativos
Archivísticamente facilitan todos los procesos.

El Archivo General de la Nación ha definido 5 etapas así:

1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

2. Análisis e interpretación de la información recolectada
3. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.
4. Aplicación
5. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.

Los procesos técnicos en la elaboración de las Tablas de Retención documental se

estipulan en el mini/manual no 4 tablas de retención y transferencias documentales.
Directrices básicas e instructivos para su elaboración.