Procedimiento de Compras PDF

ÍNDICE
1. OBJETIVO ........................................................................................ 3
2. ALCANCE ........................................................................................ 3
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS 3. DEFINICIONES ................................................................................. 3
MOLITALIA S.A. 4. RESPONSABILIDADES...................................................................... 5
5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS. .................................................... 14
6. RESUMEN ....................................................................................... 24
7. HOJA DE ACTUALIZACIONES ...................................................... 26
8. ANEXOS......................................................................................... 26
Junio 2017
1
4.18. MESA DE PARTES ...................................................................... 13
ÍNDICE DETALLADO
4.19. CONTABILIDAD ........................................................................ 13
1. OBJETIVO......................................................................................... 3 4.20. TESORERÍA ................................................................................. 13
2. ALCANCE ........................................................................................ 3 5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS. .................................................... 14
3. DEFINICIONES ................................................................................. 3 5.1. DE LOS REQUERIMIENTOS. ....................................................... 14
4. RESPONSABILIDADES. ..................................................................... 5 5.2. DE LA GENERACIÓN DE LA OC. ............................................. 16
4.1. SOLICITANTES VARIOS. .............................................................. 5 5.3. DE LAS LIBERACIONES. ............................................................ 19
4.2. PLANIFICADORES ....................................................................... 7 5.4. DE LA ENTREGA DEL MATERIAL. .............................................. 20
4.3. COMPRADORES ......................................................................... 8 5.5. DE LA CONFORMIDAD DE UN SERVICIO. .............................. 21
4.4. JEFE DE COMPRAS ..................................................................... 9 5.6. DEL RECLAMO A PROVEEDORES. ........................................... 21
4.5. JEFATURAS Y GERENCIAS. ......................................................... 9 5.7. DE LA APROBACIÓN DE LOS ARTES, PROTOTIPOS Y
ELABORACIÓN DE LAS FICHAS TÉCNICAS. ........................................ 21
4.6. ALMACÉN ................................................................................... 9
5.8. DEL PAGO A PROVEEDORES. .................................................. 22
4.7. PLANTAS DE PRODUCCIÓN..................................................... 10
5.9. DE LAS AUDITORÍAS. ................................................................ 22
4.8. MARKETING............................................................................... 10
5.10. DE LA RECEPCIÓN DE FACTURAS. .......................................... 23
4.9. TRADE MARKETING................................................................... 10
5.11. DE LOS INDICADORES DE COMPRA. ...................................... 23
4.10. FOOD SERVICES ....................................................................... 10
5.12. DEL DESARROLLO DE PROVEEDORES Y PRODUCTOS. .......... 23
4.11. DESARROLLO. ........................................................................... 11
6. RESUMEN ....................................................................................... 24
4.12. CALIDAD. .................................................................................. 11
7. HOJA DE ACTUALIZACIONES ............................................................. 26
4.13. SEGURIDAD ............................................................................... 11
8. ANEXOS......................................................................................... 26
4.14. SERVICIOS GENERALES ............................................................ 12
4.15. RRHH .......................................................................................... 12
4.16. SISTEMAS ................................................................................... 12
4.17. MANTENIMIENTO ...................................................................... 12
2
1. OBJETIVO 3. DEFINICIONES
o Acta de Conformidad de Servicios: Documento emitido
Sistematizar las actividades correspondientes al
por el usuario y autorizado por su jefe para aceptar un
abastecimiento de los productos y servicios locales e
servicio, detallando su fecha de finalización, proveedor,
importados necesarios para la continuidad de la
orden de compra (OC), hoja de entrada y el informe de
operación de MOLITALIA S.A. garantizando eficiencia la conformidad. Los fletes o cualquier otro servicio que
en costos, confiabilidad y transparencia en la tenga una guía de transporte no requiere esta acta.
gestión de compras.
o Cotización: Documento en PDF o correo electrónico que
contenga la cotización del proveedor. Este documento
2. ALCANCE
como mínimo debe detallar precio, condición de pago,
Este procedimiento es aplicable al abastecimiento de: descripción del material, vigencia de la oferta, lugar de
entrega y fecha de despacho.
✓ Insumos y materiales directos para producción:

Materia prima, insumos, empaques y embalajes. o Cuadro Comparativo: Documento en Excel que analiza
✓ Materiales indirectos: Misceláneos, Trade Marketing, las alternativas cotizadas de forma cuantitativa (precio) y
maquinarias, activos fijos y materiales de cualitativa (condición de pago, tiempo de ejecución o
mantenimiento. entrega y cumplimiento de requerimientos técnicos).
✓ Productos terminados: Productos elaborados por

Carozzi (Intercompany) o empresas terceras listos o Formato de Proveedor Preferido: Documento en PDF
para su distribución (conservas, frunas, chupetes, etc) firmado por el jefe del área usuaria y el jefe de compras,
✓ Servicios: Transporte, inspecciones, etiquetados, que sustenta por qué se selecciona a un proveedor a
barnizados, maquila de productos, etc. pesar de no contar con un comparativo o ser ganador.
3
o Formato Consumo Directo: Formato en Excel completado o Misceláneos: Corresponde a economatos, limpieza,
por el usuario cuando requiere un material urgente que uniformes, productos publicitarios, gift cards, Trade
no tiene código SAP, que no requiere ser almacenado y Marketing y EPPs (Elementos de Protección Personal).
que se adquirirá por única vez.
o Orden de Compra (OC): Documento generado en SAP
o Indicador de Urgencia: Determina la urgencia de un por los compradores con la transacción ME21N (Compra
requerimiento y que el solicitante debe adicionar al estándar) o ME31K (Compra con contrato marco) que se
realizar la solicitud de pedido en SAP en la transacción dirige al proveedor vía e-mail especificando las
ME51N o ME54N. características y cantidad de los productos que se desea
- 01: Urgente por riesgo de personal adquirir; así como la contratación de servicios
- 02: Urgente por pérdida de venta/parada planta. previamente negociada con el proveedor.
- 03: Urgente por riesgo calidad.
- 05: Compra de rutina o Productos corporativos: Aquellas que se coordinan en
conjunto con el equipo de materia prima de Carozzi,
o Licitación: Proceso de concurso por el cual el comprador consolidando volúmenes y licitando de forma conjunta.
recibe propuestas económicas de los proveedores
invitados a participar cumpliendo las especificaciones o Productos de campaña: Productos que se adquieren de
técnicas requeridas, para luego realizar un análisis acuerdo a la temporada de abundancia o disponibilidad
cuantitativo y cualitativo seleccionando al proveedor del mercado. Dentro de esta categoría se encuentran:
que tenga mayor calificación en el cuadro comparativo. Conservas de frutas, pescados y panetones.
o Maquila de productos: Fabricación de productos o Productos intercompany: Insumos que Molitalia compra
terminados o semi-terminados para Molitalia por un directamente a Carozzi.
proveedor tercero.
4
o Reserva: Documento generado en SAP en la transacción o Tabla de Lead Time: Detalla los tiempos de entrega por
MB21 para solicitar materiales del almacén que no estén cada categoría de compra, incluyendo el tiempo de
formulados en la receta de materiales (BOM) y que se generación de OC, su liberación; así como el tiempo de
imputan a un centro de costos y cuenta mayor. ingreso de almacén y liberación de calidad del material.
o Reposición automática (MRP): Proceso que permite

4. RESPONSABILIDADES.
generar Solicitudes de pedido automáticamente para
que los compradores repongan el stock. La habilitación 4.1. SOLICITANTES VARIOS.
para que un material tenga MRP debe ser acordada
• Los colaboradores de Molitalia S.A. cuando requieran un
entre el jefe del usuario y el jefe de compras.
material deben solicitarlo a través de UNA RESERVA al
almacén generándola en SAP con la MB21.
o Reporte de Evaluación de Proveedores: Reporte obtenido
de SAP con la transacción ME6H, que detalla el nivel de
• Los requerimientos deben hacerse teniendo en cuenta la
servicio brindado por el proveedor. Los puntos de
Tabla de Lead Time de Compras1.
evaluación que considera son:
- Cumplimiento de plazos de entrega. • En caso el almacén, no cuente con stock y el material no
- Cumplimiento de cantidades. tenga una reposición automática o una OC anual, debe
- Cumplimiento de normas de envío y seguridad. contactar a compras en cualquiera de estas formas
- Cumplimiento de normas de calidad. según sea el caso:
o Solicitud de Pedido (SOLPED): Documento generado en

SAP por los solicitantes con la transacción ME51N a través
del cual se detalla el requerimiento de compra, fecha de
entrega e indicador de urgencia.
1
Ver Anexo VI: T006-Lead time según categoría de compras.
5
El sistema • De continuar vigente el requerimiento, debe crearse una
Tipos de Permite Debe tener Requiere
Caso genera
Requerimiento almacenar código SAP
solicitud
aprobación nueva solicitud, ya que SAP eliminará automáticamente las
Con solicitud solicitudes con más de 2 meses de antigüedad.
de pedido SI SI NO SI
(1) Materiales
manual • Los responsables para realizar las solicitudes de pedido son:
de consumo
Con solicitud
frecuente Área Responsable
de pedido SI SI SI NO
automático Almacén Insumos Jefe de Almacén Insumos
(2) Material que Almacén PT Supervisor Central Almacén
se compra por Almacén Provincias Jefe de Almacenes PT Provincias
única vez Con Formato Calidad Supervisores o Jefes de Calidad
(3) Material que de Consumo NO NO NO SI Contabilidad Asistente de Contabilidad
se compra por Directo Desarrollo Ingenieros de desarrollo
primera vez y
Finanzas-Tesorería Jefe de Tesorería
urgente
Food Service Supervisor de Visibilidad
Mantenimiento Planificadores de Mantenimiento
• Si el solicitante, desea que sus solicitudes sean Marketing Jefe de Administrativo de Marketing
automáticas, debe coordinar con su jefatura directa y la Plantas Planificadores de Mantenimiento
Trade Marketing Supervisor de Visibilidad
de Compras según el punto 5.1. de este procedimiento. RRHH Secretaria RRHH
• Es responsabilidad del solicitante, tramitar la liberación de Seguridad y SSGG Planificadores de Mantenimiento
Sistemas – TI Técnicos de Soporte
la solicitud del pedido en SAP o la autorización vía correo Insumos Plantas Planificadores de Materiales
electrónico de su jefe inmediato del Formato de Consumo Insumos Hawas Planificadores de la Demanda
Gerencia Olivos Secretaria Operaciones
Directo2.
Gerencia Venezuela Asistente de Gerencia
• A fin de mes, los solicitantes deben eliminar las solicitudes • En caso se requiera únicamente información de mercado
con antigüedad mayor a 2 meses que no fueron atendidas o investigación de precios, el solicitante debe enviar a
por falta de información del usuario. compras el Formato de Cotización3, ya que no es una
compra en firme.
2 Ver Anexo I: F001-Formato de Consumo Directo. 3

Ver Anexo II: F002-Formato de Cotización.
6
Actualmente, para requerimiento de servicios, cada área a. Planificadores de la Demanda
solicitante es responsable de la gestión. El área de compras
• Responsables de generar las solicitudes de pedido de
no gestiona la compra de servicios.
los productos HAWA.
• Asimismo, deben informar a nivel de Producto
4.2. PLANIFICADORES
Terminado las estimaciones de venta cargando los
Los planificadores deben estimar las cantidades a producir o móviles de al menos los cuatro próximos meses.
comprar, generar las solicitudes de pedido en SAP y
mantener los parámetros de planificación actualizados en b. Planificadores de Materiales
SAP, según la siguiente distribución:
• Responsables de explosionar las estimaciones de
Tipo de Descripción Responsable de
Materiales la Planificación Planificación de la Demanda, generando solicitudes
ROH, LEER, Materia Prima, envases, Planificadores de de pedido en SAP con la cantidad de insumos a
VERP embalaje Materiales.
comprar.
ERSA Piezas de recambio Jefe de Compras
HAWA Productos terminados que Planificadores de • Asimismo, pueden solicitar a los compradores vía e-
se compran para vender la Demanda.
mail postergaciones de entrega de las OCs, en
en el mismo estado.
FERT Productos fabricados por Planificadores de función al programa de producción y al espacio de
Molitalia S.A. Producción.
almacén con 1 semana de anticipación; y adelantos
HIBE Materiales Generales
(EPPs, Uniforme, Limpieza, Jefe de Almacén según la urgencia.
Economato, etc) de Insumos. • Finalmente, alertan respecto a las obsolescencias de
WERB Medios de Publicidad, Jefe Administrat.
varios de trade marketing de Marketing y insumos, solicitando a compras sus revalidaciones o
o marketing Supervisor de venta.
Visibilidad.
Asimismo, deben realizar la liberación de las solicitudes o en
su defecto hacer el seguimiento a la liberación para que
pueda iniciarse la compra.
7
c. Planificadores de la Producción. • Además, deben realizar el seguimiento a la liberación de
la OC para el envío al proveedor antes del ingreso a
• Responsables de la planificación de los productos a
almacén en la fecha solicitada por planificación.
fabricar en Molitalia y de elaborar el programa de
• Diariamente, debe actualizar las fechas de las OCs que
producción.
no hayan sido atendidas o en su defecto cerrar la OC, si
d. Planificadores de Mantenimiento. es que el proveedor ya no entregaría los saldos.

• Deben homologar proveedores y desarrollar productos
• Responsables de la generación de solicitudes de
alternativos.
repuestos, seguridad, proyectos y servicios generales.
• Asimismo, deben revalidar la vida útil y buscar opciones
de venta para los insumos con obsolescencia.
4.3. COMPRADORES
• Deben mantener carpetas compartidas con las fichas
• Son los responsables de cumplir con la Matriz de técnicas de los materiales que no gestiona desarrollo.
Metodología de Compra4 para generar la orden de • De requerir algún Material General (EPPs, Uniforme,
compra garantizando eficiencia en costos, transparencia Limpieza, Economato, etc) deben hacerlo a través de
y la continuidad de la operación de Molitalia. una reserva en SAP a almacén.
• Deben convertir las solicitudes de pedido en OC en un • Si el requerimiento es una compra puntual diferente a un
plazo máximo de 7 días a menos que por la naturaleza material general, el usuario debe seguir este
del producto y del mercado no sea conveniente enviar la procedimiento según el punto 4.1.
compra dentro de ese periodo de tiempo. • Para el caso de las OC que requieran un pago
• Para el caso de los compradores de importación, anticipado, el comprador debe gestionarlo en SAP y en
adicionalmente son responsables del costeo del coordinación con el área contable y tesorería. Asimismo,
producto incluyendo los gastos de importación y aduana. debe realizar el seguimiento su compensación.
• Finalmente, deben coordinar la reposición dentro del mes
en curso de los materiales bloqueados.
4
Ver Página 16: T002- Matriz de Metodología de Compra
8
4.4. JEFE DE COMPRAS Economato, etc) según la necesidad de reposición de la
bodega.
• Responsable del cumplimiento de este procedimiento.
• Asimismo, deben coordinar con el proveedor los ingresos
• Genera en SAP las compras con contrato marco.
a almacén de acuerdo a las existencias utilizando las OC
• Generará los indicadores de evaluación de desempeño
anuales.
de los compradores trimestralmente.
• Son los responsables de confirmar las citas de atención al
• Mantendrá actualizados los parámetros de planificación
proveedor con al menos 24 horas de anticipación vía
de los repuestos de mantenimiento, previa validación del
correo electrónico.
jefe de mantenimiento.
• Deben atender al proveedor según la cita pactada, con
• Eliminará a cada cierre de mes las solicitudes de pedido
una tolerancia de 30minutos a máximo 1 hora.
con mayor a 2 meses de antigüedad que no hayan sido
• Deben realizar el ingreso del stock a SAP durante el día
atendidas por falta de información del usuario.
de la entrega registrando correctamente el número de
guía de remisión.
4.5. JEFATURAS Y GERENCIAS.
• Realizar la evaluación de las normas de envío en SAP
Las jefaturas y gerencias son responsables de la efectiva según cumplimiento del proveedor en MIGO y la ML81N.
aplicación de este procedimiento. Asimismo, deben liberar • El jefe de almacén deberá eliminar las reservas con
las solicitudes de pedido, las OCs y las Hojas de entrada de antigüedad mayor o igual a 1 año; o aquellas que ya no
servicio en un plazo no mayor a 48 horas, a menos que haya sean requeridas por el usuario.
una observación en la OC. • De requerir algún Material General (EPPs, Uniforme,
Limpieza, Economato, etc) deben hacerlo a través de
4.6. ALMACÉN una reserva en SAP a almacén.
• Son los responsables de generar las solicitudes de pedido • Si el requerimiento es una compra puntual diferente a un
de Materiales Generales (EPPs, Uniforme, Limpieza, material general, el usuario debe seguir este
procedimiento según el punto 4.1.
9
4.7. PLANTAS DE PRODUCCIÓN. • Si el requerimiento es una compra puntual diferente a un
material general, el usuario debe seguir este
• De requerir algún Material General (EPPs, Uniforme,
una reserva en SAP a almacén.
4.9. TRADE MARKETING.
• Si el requerimiento es una compra puntual diferente a un
material general, el usuario debe seguir este • Actualizar mensualmente el forecast anual de campañas
procedimiento según el punto 4.1. promocionales y enviarla al comprador de la categoría.

4.8. MARKETING. Limpieza, Economato, etc) deben hacerlo a través de
• Responsable de enviar los artes en CD al proveedor
aprobado por compras.
• Debe validar y aprobar el matchprint de ser el caso.
• Responsable de validar el material en la prueba en
máquina o prueba industrial.
• Debe asumir el costo del clissé si el cambio ha sido 4.10. FOOD SERVICES
realizado a su solicitud.
• Actualizar mensualmente el forecast anual de campañas • Actualizar mensualmente el forecast anual de campañas
promocionales y enviarla al comprador de la categoría. promocionales y enviarla al comprador de la categoría.
• De requerir algún Material General (EPPs, Uniforme, • De requerir algún Material General (EPPs, Uniforme,
Limpieza, Economato, etc) deben hacerlo a través de Limpieza, Economato, etc) deben hacerlo a través de
una reserva en SAP a almacén. una reserva en SAP a almacén.
10
• Si el requerimiento es una compra puntual diferente a un 4.12. CALIDAD.
• Son los responsables de inspeccionar las instalaciones de
los proveedores según el Programa Anual de Auditoría,
para certificación externa, elaborando la lista de
4.11. DESARROLLO.
proveedores aprobados para compra.
• Son los responsables de mantener las fichas técnicas • Deben validar y autorizar el ingreso del stock al almacén
actualizadas, así como de la aprobación de los artes y de disponibles en un plazo máximo de 48 horas,
prototipos. calificando al proveedor en SAP.
• Debe asumir el costo del clissé si el cambio ha sido • De requerir algún Material General (EPPs, Uniforme,
realizado a su solicitud. Limpieza, Economato, etc) deben hacerlo a través de
• Es responsable de validar y aprobar productos y/o una reserva en SAP a almacén.
proveedores alternativos en coordinación con el área de • Si el requerimiento es una compra puntual diferente a un
compras. material general, el usuario debe seguir este
• Son los responsables de informar los proyectos de procedimiento según el punto 4.1.
reingeniería o lanzamiento a las áreas de planificación de
la demanda, planificación de materiales y compras con 4.13. SEGURIDAD
al menos 60 días de anticipación.
• Responsables de determinar las fichas técnicas a utilizar
para los EPPs (Elementos de Protección Personal) y los
materiales necesarios para mantener los niveles de
seguridad de la planta y equipos.
11
• De requerir algún Material General (EPPs, Uniforme, • Si el requerimiento es una compra puntual diferente a un
Limpieza, Economato, etc) deben hacerlo a través de material general, el usuario debe seguir este
una reserva en SAP a almacén. procedimiento según el punto 4.1.
material general, el usuario debe seguir este 4.16. SISTEMAS
4.14. SERVICIOS GENERALES
• De requerir algún Material General (EPPs, Uniforme, • Si el requerimiento es una compra puntual diferente a un
Limpieza, Economato, etc) deben hacerlo a través de material general, el usuario debe seguir este
una reserva en SAP a almacén. procedimiento según el punto 4.1.
4.17. MANTENIMIENTO
El jefe de mantenimiento debe:
• Enviar al cierre de cada trimestre, el listado de los
4.15. RRHH materiales obsoletos con un plan de acción para
• Responsables de enviar los listados de personal que liberación del almacén.

• Validar el listado de materiales que tendrán MRP.
ingresarán a laborar, con 21 días de anticipación al
• Enviar el forecast anual de mantenimiento de las plantas
almacén para que pueda reponer el stock.
a nivel de material y enviarla a los planificadores para
que tramiten las solicitudes de pedido.
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• De requerir algún Material General (EPPs, Uniforme, • De requerir algún Material General (EPPs, Uniforme,
Limpieza, Economato, etc) deben hacerlo a través de Limpieza, Economato, etc) deben hacerlo a través de
una reserva en SAP a almacén. una reserva en SAP a almacén.
• Si el requerimiento es una compra puntual diferente a un • Si el requerimiento es una compra puntual diferente a un
material general, el usuario debe seguir este material general, el usuario debe seguir este
procedimiento según el punto 4.1. procedimiento según el punto 4.1.
4.18. MESA DE PARTES 4.20. TESORERÍA
• Son los responsables de recibir la factura adjunta a la OC, • Son los responsables de realizar el pago al proveedor
guía de remisión y/o acta de conformidad de servicio según la condición de pago de la OC.
según corresponda; previa validación del documento en • De requerir algún Material General (EPPs, Uniforme,
SAP. Limpieza, Economato, etc) deben hacerlo a través de
• Deben detallar con claridad el motivo de rechazo del una reserva en SAP a almacén.
documento en el Formato de Rechazo de Factura para • Si el requerimiento es una compra puntual diferente a un
que el proveedor pueda resolver las observaciones con material general, el usuario debe seguir este
los contactos correspondientes. procedimiento según el punto 4.1.
4.19. CONTABILIDAD
• Son los responsables de realizar el registro de facturas

dentro de los 5 días de haber sido recibido el documento
en mesa de partes.
13
5. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS. 5.1.3. Tipos de requerimientos que puede solicitar al área de
compras.
5.1. DE LOS REQUERIMIENTOS. El sistema
Tipos de Permite Debe tener Requiere
Caso genera
Requerimiento almacenar código SAP aprobación
El primer paso de todo solicitante es haber validado el solicitud
Con solicitud
stock con el almacén, para definir si es necesario de pedido SI SI NO SI
(a) Materiales
manual
tramitar un requerimiento de compra nuevo. de consumo
Con solicitud
frecuente
de pedido SI SI SI NO
automático
5.1.1. Horarios de atención. - Los solicitantes pueden enviar (b) Material que
se compra por
sus requerimientos de lunes a viernes antes de las 2pm. Las única vez Con Formato
solicitudes luego de este horario comenzarán a ser trabajadas (c) Material que de Consumo NO NO NO SI
se compra por Directo
el día siguiente. Únicamente, son excepción de este horario primera vez y
urgente
los requerimientos urgentes.
a) Solicitud de pedido manual: El usuario en cumplimiento

5.1.2. Fechas de entrega. - Deben considerar la tabla de
del punto 4.1. de este procedimiento deberá generar la
lead times5. De requerir una fecha anterior, se debe
solicitud de pedido en la transacción SAP ME51N.
considerar la solicitud como un urgente, detallando el
indicador de urgencia y alertar al comprador vía e-mail.
Asimismo, según la estrategia de liberación asignada en
SAP, los liberadores deben aprobar la solicitud en la
Actualmente la compra de servicios aún no es transacción ME55.
gestionada por el área de compras.
5
Ver Anexo I: A007-Lead time según categoría de compras.
14
b) Solicitud de pedido automática (MRP): Para que un T001- INFORMACIÓN MÍNIMA REQUERIDA POR CATEGORÍA
material tenga este tipo de reposición, el jefe del
Categoría de material Especificaciones mínimas enviadas
solicitante debe indicar al jefe de compras: Materias Primas e Insumos - Fichas Técnicas
- Cantidad
- Código SAP del material. - Fecha de entrega en planta
- Solicitud de Pedido
- Consumo promedio mensual del material. Empaques, Embalajes - Prototipos, artes aprobados en
(Displays, cajas, stickers) CD y/o fichas Técnicas
- Frecuencia de consumo del material. - Cantidad
- Fecha de entrega en planta
- Stock de seguridad mínimo que requiere. Misceláneos - Marca, Modelo y Descripción
- Cantidad
Con esta información el jefe de compras configurará el Trigo - Factura del Embarque
Productos Intercompany - Cuadro de Pedidos a Carozzi.
material en SAP y ya no habrá necesidad de generar Insumos Intercompany - Solicitud de Pedido
Maquinarias, activos fijos y - Part Number y plano técnico.
solicitudes manuales. materiales de mantenimiento. - Marca, Modelo y Descripción
- Cantidad
- Requerimiento de Inversión
c) Formato de Consumo Directo6: El solicitante debe enviar únicamente para Activos Fijos.
Productos Corporativos - Cuadro de Compras
el formato Excel, vía correo electrónico al comprador Corporativo.
con el historial de aprobación del jefe del usuario - Contrato de Licitación.
Productos Terminados (HAWA) - Cuadro de Pedidos a
solicitante. Proveedor.
Productos de campaña - Fichas Técnicas
- Cantidad
5.1.4. Información mínima requerida para cotizar o realizar una Servicios directos - Fichas Técnicas
(Transporte, Inspecciones, - Cantidad
compra por primera vez, de un material que no cuente etiquetados y maquila de - Fecha de ejecución
prod.) - Lugar de entrega
con ficha técnica.
6
Ver Anexo I: F001-Formato de Consumo Directo.
15
5.2. DE LA GENERACIÓN DE LA OC. T002 – MATRIZ DE METODOLOGÍA DE COMPRA
5.1.5. Proceso de generación de OC.- El comprador debe Tipo de Compra Selección de Adjuntar en OC
Proveedor por
ejecutar diariamente la transacción ME5A para conocer el Compras con reposición Licitación Anual y Número de Licitación o
automática o compra convenio convenio
listado de solicitudes a trabajar. Luego debe utilizar la frecuente y que tengan
estabilidad en precios**
transacción ME21N para generar el pedido de compra y Trigos Licitación por Factura de Embarque y
temporada /o contrato
adjuntar los sustentos correspondientes. En caso fuera una Compras Intercompany Proveedor Factura de Embarque y
Intercompany /o contrato
compra de importación, adicionalmente debe incluir los Compras de productos de Licitación Anual y Licitación o Factura
campaña o HAWA. contrato Proforma
gastos de transporte internacional y aduanas.
Compras spot o de Matriz de Monto y Cuadro Comparativo y
productos con variabilidad Vigencia de cotizaciones
en precios. Cotizaciones
5.1.6. Tiempo de generación de OC: El tiempo para Compras con proveedor
seleccionado por usuario y Formato de Formato de proveedor
convertirse una solped a OC es de 8 días calendario, los que no tenga comparativo Proveedor Preferido preferido y cotización
o el comparativo no lo
cuales se consideran desde la fecha de la liberación de la favorezca.
Compras menores a S/. 500 1 sola cotización Adjuntar cotización
solicitud de pedido hasta el envío de la OC al proveedor. soles y no recurrente.
Compras a proveedor Número de proveedor
único, representante de 1 sola cotización único y cotización
5.1.7. Selección de proveedores: El proveedor será marca o distribuidor anual
exclusivo
definido en función al tipo de compra, teniendo en cuenta Compras de proyectos o Cuadro Comparativo,
de activos fijos. Matriz de Monto y cotizaciones y
la siguiente Matriz de Metodología de Compra. Para el caso
Vigencia de Requerimiento de
de materias primas, envases y embalajes el proveedor Cotizaciones Inversión firmado
Compras de Servicios Matriz de Monto y Cuadro Comparativo y
además debe ser aprobado por las áreas de desarrollo y Vigencia de cotizaciones.
Cotizaciones *Para consultoría es
control de calidad. obligatorio un contrato.
Cotización y correo
Compras urgentes o de Cotización del autorizado por jefatura
regularización. usuario de usuario
** Únicamente, aquellos materiales que no convengan licitar por estrategia de

compra en función a coyuntura de mercado, podrán mantener su historial de
precio sin cotización actualizada.
16
T003- MATRIZ DE COTIZACIONES POR VIGENCIA Y MONTO Facilidades forma de pago 5 4 3
Calificación Comercial 5 4 3
Limite Inferior Límite Superior Regla Mínima Validez
S/.0 S/.500 1 cotización 1 año
Precio
S/.500 S/.6,000 2 cotizaciones 1 año
Descripción Postor 1 Postor 2 Postor 3
S/.6,000 S/.15,000 2 cotizaciones 1 año
Calificación Precio 5 4 3
S/.15,000 S/.50,000 3 cotizaciones 2 años
S/.50,000 4 cotizaciones 2 años
Criterios de Decisión
F003 - CUADROS COMPARATIVOS Calificación Técnica 35%
Calificación Comercial 25%
Comparativo Simple: Para commodities o productos que no presentan Calificación Precio 40.0%
diferenciación técnica. 100%
Postor 1 Postor 2 Postor 3
Precio Evaluación Final Proveedores
Comparativo Completo: Para productos que puedan diferenciarse por Valor Final 5 4 3
Aspectos técnicos u otros adicionales al precio.
Cuadro Comparativo Técnico
Descripción Postor 1 Postor 2 Postor 3 Justificación a la falta de oferentes
Aspecto Técnico 1
Aspecto Técnico 2 ( ) Oferentes no atendieron cotizaciones para las razones explicadas.
Aspecto Técnico 3 ( ) Proveedor único garantizado y probado.
Calificación Técnica 5 4 3
Comentarios adicionales:
Condiciones Comerciales
Tiempo de ejecución 5 4 3
17
F004 - FORMATO DE PROVEEDOR PREFERIDO 5.1.8. Generación de Contratos.
La generación de un contrato en Molitalia al menos debe
DATOS DEL PROVEEDOR PREFERIDO considerar los siguientes puntos:
Nombre
RUC-DNI • Principales cláusulas:
Código SAP - Definiciones de los términos utilizados en la compra.
Dirección Fiscal Antecedentes de los participantes del contrato.
Dirección para - Objeto del contrato.
notificaciones - Términos y condiciones de la entrega del producto o
Teléfono servicio.
E-mail - Obligaciones de las partes.
Persona de Contacto - Precio y vigencia del contrato.
A continuación se detallan las razones por las cuales EL - Confidencialidad.
PROVEEDOR PREFERIDO es necesario para MOLITALIA S.A.: - Titularidad de las marcas, diseños y símbolos.
• - - Independencia de las partes
- Cesión
• -
- Resolución del contrato.
• - - Notificaciones y Ley Aplicable.
Fecha de Inicio • Información necesaria del proveedor:

Fecha de Fin - Ficha RUC
- Poderes de los representantes legales que firmarán.
Este proveedor será considerado como PROVEEDOR PREFERIDO - Encabezado de la cuenta bancaria de la empresa,
por 12 meses, teniendo como cláusula la no renovación de donde se compruebe la propiedad de la misma.
compra a menos que se demuestre a través de un cuadro - Formato para la creación de proveedores.
comparativo que es la mejor opción para Molitalia.
• Responsables de la revisión y firma del contrato:
Las partes dan conformidad al presente formato, el día, mes y - Jefe de Asesoría Legal
año. - Jefe de Compras
- Gerente de Logística
- Gerente de Finanzas
- Gerente General
- Gerente del área solicitante
JEFE DE COMPRAS JEFE DEL SOLICITANTE IMPORTANTE: Para el caso de los servicios de consultoría, es
obligatorio especificar los entregables en el contrato.
18
5.1.9. Generación de Convenios. 5.3. DE LAS LIBERACIONES.
La generación de un convenio en Molitalia al menos
debe considerar los siguientes puntos: Cada liberador debe aprobar según corresponda: la
• Principales cláusulas: solicitud de pedido, la orden de compra y/o la hoja de
- Antecedentes de los participantes del contrato.
- Objeto del Convenio.
entada, en un máximo de 48 horas para que pueda
- Términos y condiciones de la entrega del producto o gestionarse una compra.
servicio.
- Obligaciones de las partes.
- Precio y vigencia del contrato. 5.1.10. Liberación de la solicitud de pedido.
- Confidencialidad.
Según la estrategia de liberación establecida en SAP, las
- Cesión
- Resolución del contrato. solicitudes de pedido manuales deben ser aprobadas por al
- Ley Aplicable.
menos dos jefaturas en la transacción ME55.
• Información necesaria del proveedor:
- Ficha RUC
- Encabezado de la cuenta bancaria de la empresa, 5.1.11. Liberación de la orden de compra.
donde se compruebe la propiedad de la misma. Una OC tiene como mínimo 02 liberadores y un máximo de
- Formato para la creación de proveedores.
05 liberadores, cada uno de los cuales debe realizar la
• Responsables de la revisión y firma del contrato: liberación en un plazo máximo de 48 horas. Para esto utilizan
- Jefe de Asesoría Legal
- Jefe de Compras la transacción ME28.
- Jefe del área solicitante
- Subgerente de Compras
5.1.12. Liberación de la hoja de entrega de servicio.
Una OC de Servicio, a diferencia de la de materiales que
tiene una entrada de mercadería; tiene una conformidad
de servicio. Esta aprobación a la conformidad de servicio
está determinada en la estrategia de liberación de SAP, y
debe ser aprobadas por las jefaturas en la transacción ML85.
19
5.4. DE LA ENTREGA DEL MATERIAL. 5.1.16. Programación de adelantos y retrasos en la
entrega: En caso se requiera adelantar o retrasar un pedido,
5.1.13. Programación de entregas en Lima de compras
el área de planeamiento debe enviar un correo detallando
locales: Es responsabilidad del almacén confirmar la cita
en el asunto que es urgente y usando el siguiente formato.
para la entrega de mercadería con 24 horas de
anticipación copiando al proveedor y al comprador para F005 – FORMATO DE REPROGRAMACIONES
que programe la fecha de entrega en SAP en la transacción Nueva
Fecha
fecha
ME22N. Planificador Urgente
Código
Descripción
#OC + solicitada de
Motivo confirmada
Material Posición adelanto o
por
postergación
compras
5.1.14. Programación de entregas en Lima de compras
importadas: El comprador debe informar la llegada con 2
días de anticipación como mínimo al almacén. Se indica la 5.1.17. Tolerancia en la cantidad de entrega del material:
OC, empresa de transportes y la agencia de aduana que Para los productos con lotes corridos de producción, se
realiza del despacha. Asimismo, se adjunta los certificados permite una tolerancia en la cantidad de entrega. Esta
de calidad en la carpeta M:\Acac_Insumos. debe ser coordinada previamente entre el proveedor y el

comprador. Por defecto, el sistema otorga un 10% de
5.1.15. Programación de entregas en Provincia: El tolerancia máxima en las categorías de embalaje, envases y
encargado de almacén de provincia coordina con el materias primas.
comprador vía correo electrónico y/o con copia al jefe de

almacén de lima, la entrega y/o traslado de materiales que
se requieran.
20
5.5. DE LA CONFORMIDAD DE UN SERVICIO. • En caso, el producto haya sido recibido y el rechazo
se genere una vez ingresado, el área que realice el
La conformidad del servicio debe realizarse con la firma del
hallazgo debe informar al comprador con copia al
Acta de Conformidad del Servicio7 por el usuario solicitante y
Jefe de Compras para que solicite el reemplazo del
su jefe. Como sustentos, se debe detallar el informe del
proveedor y el plan de acción. El plazo de
servicio realizado con registros fotográficos y/o documentos
formalización de este reclamo es de máximo 6 meses
que evidencien esta ejecución. Los fletes o cualquier otro
desde que se recibió el producto.
servicio que pueda ser sustentado por una guía de
transporte, no requiere de esta acta de conformidad. Para
• Semanalmente, el analista de existencias se encarga
todos los demás servicios, el usuario debe adjuntar esta acta
de pasar un reporte de materiales bloqueados
al momento de dar la conformidad en SAP por la ML81N.
pendientes de devolución, el cual debe ser
5.6. DEL RECLAMO A PROVEEDORES. gestionado por los compradores para conseguir la
reposición del material como máximo en un plazo de
• La conformidad en cuanto a cantidad y descripción
30 días.
según orden de compra debe ser dada por almacén.
Adicionalmente balanza da la conformidad cuando la 5.7. DE LA APROBACIÓN DE LOS ARTES, PROTOTIPOS Y
unidad de medida está relacionada al peso. ELABORACIÓN DE LAS FICHAS TÉCNICAS.
• La conformidad en cuanto a modelo, serie y operatividad
• La elaboración y aprobación de las especificaciones
de un repuesto, debe ser dada por el técnico y/o jefe de
técnicas, artes y prototipos son responsabilidad del
mantenimiento.
área de desarrollo, quien debe tener actualizados
• Adicionalmente, aquellos productos que en el muestreo
estos documentos en SAP.
no cumplan con la ficha técnica, serán rechazados por
• Para productos nuevos o reingenierías, el área de
calidad impidiendo su ingreso.
desarrollo debe enviar con al menos 60 días de
7
Ver Anexo III: F006- Acta de Conformidad de Servicio. anticipación los artes, prototipos y fichas técnicas.
21
5.8. DEL PAGO A PROVEEDORES. 5.9. DE LAS AUDITORÍAS.
• La gestión del pago a los proveedores es responsabilidad • BRC – British Retail Consortium. Exclusivamente para la
del área de tesorería, según la condición pactada en la planta Caramelos. Esta auditoría exige que el área de
orden de compra. compras tenga los siguientes documentos:
1. Organigrama y funciones de Compras.
• Para el caso de los proveedores que requieren un pago 2. Lista de proveedores aprobados por Calidad.
adelantado, el comprador debe tramitar el anticipo en la 3. Procedimiento para manejo de compras en SAP.
transacción SAP F-47 y enviar el formato de anticipo
adjuntando la factura proforma. • Seguridad – Esta auditoría exige que el área de compras
tenga las Hojas de Seguridad (MSDS) de los productos
• Los anticipos deben ser aprobados por las gerencias
químicos y compre los EPPs y mobiliarios del personal
correspondientes y son válidas para las compras
siguiendo la ficha técnica aprobada por el Área de
importadas. Las únicas excepciones son aquellas
Seguridad, Salud y Medio Ambiente.
compras locales que no tengan un proveedor o producto
alternativo.
• Disney– Esta auditoría tiene que ser aprobada por
Molitalia y por los proveedores de envases, embalajes y
• El comprador debe negociar en lo posible el pago a
aquellos que maquilan algún producto con diseños de
través de transferencias bancarias con las entidades que
Disney para campaña. Debe tramitarse a partir de Marzo.
estén afiliadas a Molitalia (BCP, BBVA y SCOTIABANK) y
evitar el uso de facturas negociables.
• Certificación Externa para Proveedores. - Anualmente en
coordinación con calidad, el área de compras valida
qué proveedores deben aprobar esta certificación con
una entidad externa. El costo es asumido por el
proveedor.
22
5.10. DE LA RECEPCIÓN DE FACTURAS. 5.12. DEL DESARROLLO DE PROVEEDORES Y
PRODUCTOS.
• Mesa de partes, debe recibir la factura adjunta a la OC,
guía de remisión y/o acta de conformidad de servicio • El comprador en coordinación con las áreas de calidad y
según corresponda; previa validación en SAP. desarrollo debe solicitar muestras que cumplan con la
• Deben detallar con claridad el motivo de rechazo del ficha técnica de Molitalia.
documento en el Formato de Rechazo de Factura para • Desarrollo debe confirmar que a nivel económico
que el proveedor pueda resolver las observaciones con representa una oportunidad para Molitalia.
los contactos correspondientes. • Luego, calidad procede a realizar el anáisis físico-químico
• Si el motivo del rechazo es atribuible a Molitalia, se debe y realiza una inspección documentaria y en planta del
recibir el documento y entregar al área responsable de la proveedor para validarlo.
observación. • Desarrollo realizará una prueba de laboratorio y de ser
• La tolerancia máxima para la diferencia entre el monto positiva, tramita un nuevo pedido con compras para la
de factura y la orden de compra es de $1.5 o S/5.10 por prueba industrial.
documento. Para documentos con mayor diferencia • Finalmente, Si Desarrollo valida la prueba industrial, se
deben venir aprobados por el Jefe de Compras. procede a homologar el producto y/o el proveedor,
generando el RAI para que compras pueda generar
5.11. DE LOS INDICADORES DE COMPRA. pedidos de este nuevo insumo o proveedor.
• La gestión de los compradores se mide trimestralmente,

según la Matriz de Indicadores de Gestión De Compras8,
elaborada por el Jefe de Compras.
8
Ver Anexo II: T004 – Matriz de Indicadores de Gestión de Compras.
23
6. RESUMEN • PRINCIPALES RESPONSABILIDADES PARA LA GESTIÓN DE
COMPRA:
• OBJETIVO: Sistema de trabajo, eficiencia en costos, RESPONSABLE FUNCIÓN ACCESO
SAP
confiabilidad y transparencia para la gestión de compras. Solicitantes* Generar solicitud de pedido o Formato de
consumo directo con información completa ME51N
• ALCANCE: Todas las compras de Molitalia: productos y Planificadores y hacer seguimiento a liberación.
Compradores Cotizar, generar la OC acorde al
servicios. Incluso para las que no gestiona compras. procedimiento y hacer seguimiento a la ME21N
liberación.
• DEFINICIONES NOVEDOSAS:
Jefes y Realizar la liberación en max. 48 horas de la ME55,
a) Formato de Proveedor Preferido: Utilizado para sustentar la Gerencias solicitud, OC y hoja de entrada de servicio. ME28,
ML85
selección de un proveedor que no ganó en un comparativo Almacén Confirmar las citas y realizar el ingreso del
stock en fecha. MIGO
o no fue evaluado. Ver página 18. Marketing Enviar artes, aprobar matchprint y asistir a la
prueba en máquina. -
b) Formato de Consumo Directo: Utilizado cuando no se puede Trade Mkt y Actualizar mensualmente el forecast anual
Food Service de las campañas y enviar a compras
generar requerimiento por SAP por no contar con código o Desarrollo Mantener actualizadas las fichas técnicas y
apoyar en la validación de productos y -
por ser la primera y/o única compra. Ver Anexo I
proveedores alternativos.
c) Indicador de Urgencia: Indica si la urgencia se debe a riesgo Calidad Liberar los productos en SAP y realizar las
auditorías a los proveedores. -
de personal (01), parada de planta (02) o calidad (03). Seguridad Enviar las fichas técnicas de los materiales
de seguridad para la compra. -
d) SOLPED (Solicitud de Pedido): Solicitud que genera el RRHH Enviar el listado de personal nuevo con 3
semanas de anticipación a almacén. -
responsable según área en la ME51N de SAP. Mantenimiento Actualizar mensualmente el forecast anual
de los mantenimientos y enviar a compras
e) MRP (Reposición automática): Materiales que no necesitan Mesa de Partes Validar oportunamente las facturas de los
solicitud de pedido porque el SAP las genera en automático. proveedores y derivar correctamente al -
solucionador de las observaciones.
f) Reserva: En la MB21 de SAP se solicita materiales a almacén Contabilidad Realizar el registro de facturas en fecha. MIRO
Tesorería Realizar el pago de los proveedores en -
asignando un centro de costo y cuenta mayor. fecha.
Plantas Enviar listado de EPPs y uniformes para las -
g) Tabla Lead Time: Tiempos de entrega de cada material. entregas anual en Noviembre.
*El área de sistemas está consideradas dentro de Solicitantes.
h) Módulo de Evaluación de proveedores: Reporte de
calificación de proveedores en SAP.
24
• DISPOSICIONES ESPECÍFICAS. 7. Los requisitos mínimos para que el área de compras
1. Antes de requerir una compra, validar que no hay stock cotice o atienda un pedido por primera vez están en la
en almacén. página 14.
2. Si el material no tiene reposición automática ni OC anual, 8. Los compradores deben cumplir la metodología de
tiene 3 formas de pedir un requerimiento a compras: compras para la selección del proveedor y generar la
a. Con solicitud de pedido manual; si no se almacenará y no OC en un plazo de 7 días máximo, a menos que la
tiene código SAP. Necesita Aprobación. coyuntura de mercado no lo permita. La metodología
b. Con solicitud de pedido automático; no necesita está en la página 15.
aprobación y debe contar con planificación en SAP. 9. Los liberadores tienen un plazo de 48hras máximo para
c. Con formato de consumo directo; si se compra por liberar solicitudes de pedido, OC y hojas de entrada.
primera y única vez, no tiene código SAP y no requiere 10. Las tolerancias en los montos de factura deben ser de un
almacenarse. Necesita autorización. máximo de $1.5. A nivel de cantidad, el máximo
3. Los responsables de hacer la solicitud de pedido o el permitido es un 10% para materia prima, embalaje y
formato de consumo directo están definidos según el envases.
área. La tabla con los responsables está en la página 6. 11. Los productos que no cumplen con la ficha técnica serán
4. Los solicitantes deben actualizar las SOLPEDs con bloqueados. Es responsabilidad del comprador coordinar
antigüedad mayor a 2 meses o se borrarán la reposición con el proveedor en un 1 mes máximo.
automáticamente. 12. Los anticipos deben ser gestionados por el comprador
5. La responsabilidad de los planificadores según tipo de hasta su compensación. Para las compras locales solo
material se encuentra en la página 7. está permitido si no tiene proveedor alternativo.
6. El área de compras no gestiona servicios. Debe hacerlo 13. Los indicadores de compras son monitoreados por el Jefe
cada área directamente. de compras trimestralmente.
25
7. HOJA DE ACTUALIZACIONES 8. ANEXOS
Elaborado Revisado por / Aprobado por /
N° Fecha
por/cargo cargo Cargo
Claudia Fabián: Rafael Angulo:
Junio Ricardo Venegas:
1 Jefe de Gerente de
2017 Gerente General
Compras Logística
26
ANEXO I: F001-FORMATO DE CONSUMO DIRECTO.
FORMATO DE SOLICITUD DE REQUERIMIENTO URGENTE DE MATERIALES
SOLICITANTE: ARTURO SILVA ÁREA: MTTO FECHA DE SOLICITUD: 02/11/16
MOTIVO DE COMPRA (*) MANTENIMIENTO SEMESTRAL - COMPRA SIN CÓDIGO POR URGENCIA
CENTRO
UNIDAD DE ESPECIFICAC. MÁQUINA O NÚMERO FECHA LUGAR DE
ÍTEM COMPRADOR CANTIDAD DESCRIPCIÓN DE OBSERVACIONES
MEDIDA TÉCNICAS EQUIPO DE PARTE SOL ENTREGA
COSTO
VALVULA DE 2" DE SE RECOMIENDA

461-WILSON ENVASADORA 4104 - PLANTA LOS
Ejemplo 10 UN - UNIDAD MARIPOSA TIPO ACERO 5678 4-Nov PROVEEDOR
M. RICCIARELLI OLIVOS
WAFER INOXIDABLE FESTO
1 SELECCIONAR SELECCIONAR SELECCIONAR
27
ANEXO II: F002 - FORMATO DE COTIZACIÓN.
Formato de Solicitud de cotización
FECHA DE
SOLICITANTE: ÁREA:
SOLICITUD:
MOTIVO DE COTIZACIÓN(*)
UNIDAD DE ESPECIFICACIONES NÚMERO DE PARTE

ÍTEM COMPRADOR CANTIDAD DESCRIPCIÓN MÁQUINA O EQUIPO MARCA IMAGEN PROVEEDOR SUGERIDO
MEDIDA TÉCNICAS O MODELO
1 SELECCIONAR SELECCIONAR
28
ANEXO III: F006-FORMATO DE ACTA DE CONFORMIDAD DE SERVICIO
29
ANEXO IV: T004 – MATRIZ DE INDICADORES DE GESTIÓN DE COMPRAS.
PUNTAJE
1 2 3 4
Objetivo Significativamente por debajo Por debajo de las
Indicador Cumple con las expectativas Supera las expectativas
Compras de las expectativas expectativas
Más del 50% de los bloqueados Entre 21% y 49% de los Entre 1% y 20% de los
0% de los bloqueados tiene
Bloqueados tiene más de 1 mes de bloqueados tiene más de 1 bloqueados tienen más de 1
más de 1 mes de antigüedad.
antigüedad mes de antigüedad mes de antigüedad.
Incrementar el
PBIT
Ahorró menos del 50% del Ahorró Entre 51% y 85% del Ahorró entre 86% y 100% del Ahorró entre 1% y 20% más
Ahorros
objetivo establecido objetivo establecido objetivo establecido del objetivo establecido
Menos del 50% de las OC se han Entre el 51% y 85% de las OC Entre el 86% y 95% de las OC Entre el 96% y 100% de las OC
Pedidos OTIF (On
entregado completas dentro del se han entregado completas se ha entregado completas se han entregado completas
Time - In Full)
Mejorar el Nivel LT dentro del LT dentro del LT dentro del LT
de Servicio
Menos del 50% de las solpeds se Entre 51% y 85% de las Entre 86% y 100% de las 100% de las solpeds fueron
Tiempo de
convirtieron en OC dentro de 8 solpeds fueron convertidas a solpeds fueron convertidas a convertidas a OC en menos
atención días OC dentro de 8 días OC dentro de 8 días de 8 días
Mejora
Proyecto Anual Ningún proyecto finalizado 1 proyecto finalizado 2 proyectos finalizados 3 proyectos finalizados
Continua
30
ANEXO V: T005 - FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE COMPRA
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Acciones a Seguir Responsable Registro
1. Generación del requerimiento:

La generación de la solicitud de pedido puede haberse originado por:
1.1. Requerimientos con código:

Proceso de planificación: Planificador MD04
✓ El sistema genera una orden previsional proponiendo una cantidad a
abastecer.
✓ El planificador debe analizar las necesidades de material, parámetros del
material (lote mínimo y lead time del proveedor), entregas pendientes.
✓ Transformar la orden previsional en una solicitud de pedido con las
cantidades necesarias.
Proceso de reposición automática:

✓ El planificador previamente ha configurado el material en SAP para que, al Planificador No Requiere
llegar a un punto de pedido, automáticamente genere una solicitud de
pedido.
Manual: Usuario/ ME51N

✓ Generar la solicitud de pedido después de analizar las necesidades de Comprador/
material. Planificador
1.2. Requerimientos sin código:

Usuario Formato de
Manual: Requerimiento
✓ Enviar formato de requerimiento urgente. Urgente
31
2. Liberación del requerimiento(solped):
Liberadores ME55
✓ Los liberadores responsables autorizan el requerimiento de compra
liberándolo en SAP
3. Generación de pedidos de compra

✓ Diariamente el comprador visualizará el listado de los requerimientos Comprador ME5A
pendientes de atención.
✓ Previo a la generación del pedido el comprador deberá verificar:

• Si el proveedor existe en el maestro de proveedores, en caso no fuera
así deberá solicitarse su creación al área de contabilidad con Maruja Contabilidad XK01
Allcca.
• Si el código de material se encuentre activo, caso contrario solicitar la Desarrollo o MM01

creación del material al área de desarrollo (si es un insumo directo9) o al Mantenimiento
área de mantenimiento (si es un material indirecto10)
✓ Al crear la orden de compra se debe indicar lo siguiente:

a. Clase de pedido: NB (orden de compra de local).
b. Proveedor
c. Grupo de compra. Comprador ME21N
d. N° de la solicitud de pedido.
e. Precio en la unidad de medida
f. Plazo de entrega
g. Nota de cabecera: Resume la razón de la adjudicación.
9
Materias primas, material de envase, embalaje o insumos directos.
10
Materias indirectas como EPPs, economatos, repuestos, uniformes, etc.
32
✓ De existir alguna diferencia en precio mayor o menor al 2.5% el comprador Gerencia De ZM92
deberá solicitar autorización a la gerencia de logística con copia al jefe de Logística
compras para emitir la orden de compra.
Cotizaciones,
✓ Para la selección del proveedor, el comprador debe guiarse de la Matriz de la Comprador Licitaciones y/o
Metodología de Compra y del Monto y Validez de Cotizaciones. Formato de
Proveedor Preferido
✓ Para la generación de una orden de compra con contrato marco, se debe
adjuntar los sustentos de la licitación y valorizar la compra total por el monto Jefe de Compras ME31K
total de la vigencia del contrato.
4. Liberación de pedidos de compra

✓ La liberación del pedido de compra se realizará en base a la estrategia de Liberadores ME28/ ME35K
liberación autorizada para el grupo de compra.
✓ Cuando se ha efectuado la última liberación, se envía la orden de compra al Comprador E-mail / ME9F
proveedor vía correo electrónico o vía SAP.
5. Generación de Anticipos
✓ De ser necesario emitir un anticipo, el comprador generará el anticipo
indicando la orden de compra que se ha generado, así como el importe del Comprador F-47
anticipo y adjuntará la factura proforma y los datos bancarios para la
transferencia. (Solicitud de pago)
✓ Impresión del anticipo ZF27
✓ El anticipo debe ser aprobado por la gerencias respectivas.
✓ El área de finanzas realizará el pago del anticipo. Finanzas Transferencia
✓ El solicitante se encarga de compensar el pago, adjuntando la factura con el bancaria o cheque
n° de la OC y el n° del anticipo.
33
6. Seguimiento de pedidos de compra
✓ Se realiza un seguimiento al pedido de compra para verificar se cumpla las
condiciones pactadas. Comprador ME22N
✓ En caso de existir alguna reprogramación del pedido a solicitud del
planificador (adelantos o postergaciones), el comprador debe coordinar el
cambio con el proveedor. .
7. Proceso de Nacionalización para compras importadas.

Comprador de F-47
✓ Para el pago de la DUA se genera un anticipo por cada importación. Importación
8. Recepción de materiales y servicios.
✓ Para el ingreso de la unidad de transporte el área de vigilancia solicita los

siguientes documentos: Vigilancia Ticket de Balanza
• SCTR – Seguro contra todo riesgo.
• EPP – Equipos Protección Personal
• Licencia de Conducir y placa.
• Certificado de Fumigación
✓ Balanza toma el pesaje de la unidad al ingreso y salida de los transportes. Balanza

Reporte de
✓ El área de calidad realiza un muestreo para liberar el ingreso del material. Calidad Bloqueos
✓ Almacén realiza conteo y verificación del material para ingreso a SAP. Almacén MIGO
✓ En el caso de los repuestos, los técnicos de mantenimiento deben realizar la Mantenimiento

validación del material para que el almacén pueda realizar el ingreso a SAP.
✓ En el caso de servicios, el usuario y el jefe del usuario deben generar la hoja de Usuario/Jefe del ML81N
entrada del servicio en SAP como conformidad adjuntando los sustentos y el Usuario
acta de conformidad del servicio.
34
9. Recepción y Registro de Facturas.
✓ Proveedor debe entregar documentación correspondiente en mesa de partes: Proveedor
• Si es un producto.- Guía de remisión, orden de compra y factura.
• Si es un servicio.- Acta de conformidad de servicio, orden de compra y
factura. Mesa de partes
✓ Mesa de partes envía facturas a contabilidad para su registro. & Contabilidad
10. Pago a Proveedor

✓ Tesorería paga a los proveedores los días lunes por transferencia y coordina Tesorería
recojo de cheques para los que no tienen cuenta BCP o Continental.
Reporte de
11. Gestión de Indicadores de Compras. indicadores de
✓ El jefe de compras mensualmente genera el reporte de indicadores de Jefe de Compras compras
compras para compartir con las principales gerencias.
35
36
37
38
ANEXO VI: TABLA LEAD TIME ANEXO VII: FORMATO DE CREACIÓN DE PROVEEDOR
Categoría de material Lead Time (Com pletar con Letra Mayuscula)
Materias Primas e Insumos - 30 días a 60 días según

18/07/2017
el origen.
Empaques, Embalajes - Displays: 20 días. 1 DATOS SOLICITANTE
- Cajas: 20 días.
NOMBRE :
- Flexibles: 45 días
CARGO / GRUPO DE COMPRA:
- Stickers y cintas: 15 días
GERENCIA :
Misceláneos - Economatos: 15 días
- Formatos: 15 días
- Limpieza: 15 días 2 DATOS PROVEEDOR
- Uniformes: 30 días
- Mobiliarios: 15 días SOCIEDAD 4100
10 Nacional 20 Extranjero
Trigo - 30 días GRUPO DE CUENTA Pais : PERU
Empresa Señor Señora Señorita
Productos Intercompany - 30 días TRATAMIENTO
NOMBRE O RAZON SOCIAL
Insumos Intercompany - 30 días a 60 días según
APELLIDO PATERNO
el origen.
APELLIDO MATERNO
Maquinarias, activos fijos y materiales - Local: 15 días NOMBRE
de mantenimiento. - Importado: 30 a 60 días. CONCEPTO DE BUSQUEDA
Productos Terminados (HAWA) - 30 días a 60 días según DIRECCION
el origen. CIUDAD
Productos de campaña - 20 días DEPARTAMENTO
Servicios directos - 15 días TELÉFONO
(Transporte, Inspecciones, FAX
etiquetados y maquila de prod.) E-MAIL ( Solo Logistíca )
CONTACTO
CONTROL DE CUENTAS Proveedor / Cliente Código / Nombre:
RUC
CODIGO RAMO
DOCUMENTO QUE EMITE m Factura x Factura Exonerada Boleta Recibo por Honorario
GRUPO DE ESQUEMA 40 Nacional 41 Extranjero 42 con contrato
BANCO BCP Continental Otro / Detallar
CUENTA BANCARIA
CUENTA CONTABLE ASOCIADA 3401 Nacional 3511 Extranjero
SWIFT (Solo Proveedor Extranjero)
ABA (Solo Proveedor Extranjero)
DATOS DE REFERENCIA Cuenta anterior Número:
CONDICION DE PAGO
RETENCIÓN DE IMPUESTO Vinculado al Agte. de Aduana No Vinculado al Agte. de Aduana
TIPO MONEDA
ULTIMA FACTURA EMITIDA N°
39
CARTA DE COMPROMISO DEL PROCEDIMIENTO
DE COMPRAS PARA COLABORADORES DE
MOLITALIA S.A.
Hago constar que he leído el Procedimiento de Compras de

Molitalia S.A. y que comprendo la importancia y el contexto de
las reglas aquí contenidas. Entiendo que su cumplimiento es
obligatorio para todos los trabajadores de Molitalia S.A. y que al
Lugar y fecha: _________________________________________
cumplir con el Procedimiento de Compras, estoy contribuyendo
a mejorar la competitividad de la empresa y a asegurar la
Nombre: ______________________________________________
cadena de abastecimiento.
Firma: ______________________________________________
Finalmente, manifiesto que estoy en cumplimiento con las
disposiciones aquí establecidos, comprometiéndome a
mantenerla con transparencia y eficiencia ante cualquier
auditoría interna o externa.
40

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ÍNDICE

✓ Insumos y materiales directos para producción:

maquinarias, activos fijos y materiales de cualitativa (condición de pago, tiempo de ejecución o

mantenimiento. entrega y cumplimiento de requerimientos técnicos).

✓ Productos terminados: Productos elaborados por

o Reposición automática (MRP): Proceso que permite

o Solicitud de Pedido (SOLPED): Documento generado en

2 Ver Anexo I: F001-Formato de Consumo Directo. 3

d. Planificadores de Mantenimiento. es que el proveedor ya no entregaría los saldos.

y la continuidad de la operación de Molitalia. una reserva en SAP a almacén.

procedimiento según el punto 4.1. promocionales y enviarla al comprador de la categoría.

promocionales y enviarla al comprador de la categoría. promocionales y enviarla al comprador de la categoría.

una reserva en SAP a almacén. una reserva en SAP a almacén.

• Responsables de enviar los listados de personal que liberación del almacén.

4.18. MESA DE PARTES 4.20. TESORERÍA

SAP. Limpieza, Economato, etc) deben hacerlo a través de

los contactos correspondientes. procedimiento según el punto 4.1.

• Son los responsables de realizar el registro de facturas

a) Solicitud de pedido manual: El usuario en cumplimiento

** Únicamente, aquellos materiales que no convengan licitar por estrategia de

Fecha de Inicio • Información necesaria del proveedor:

de calidad en la carpeta M:\Acac_Insumos. debe ser coordinada previamente entre el proveedor y el

encargado de almacén de provincia coordina con el materias primas.

comprador vía correo electrónico y/o con copia al jefe de

• La gestión de los compradores se mide trimestralmente,

FORMATO DE SOLICITUD DE REQUERIMIENTO URGENTE DE MATERIALES

SOLICITANTE: ARTURO SILVA ÁREA: MTTO FECHA DE SOLICITUD: 02/11/16

VALVULA DE 2" DE SE RECOMIENDA

Formato de Solicitud de cotización

UNIDAD DE ESPECIFICACIONES NÚMERO DE PARTE

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1. Generación del requerimiento:

1.1. Requerimientos con código:

Proceso de reposición automática:

Manual: Usuario/ ME51N

1.2. Requerimientos sin código:

3. Generación de pedidos de compra

✓ Previo a la generación del pedido el comprador deberá verificar:

• Si el código de material se encuentre activo, caso contrario solicitar la Desarrollo o MM01

✓ Al crear la orden de compra se debe indicar lo siguiente:

4. Liberación de pedidos de compra

7. Proceso de Nacionalización para compras importadas.

8. Recepción de materiales y servicios.

✓ Para el ingreso de la unidad de transporte el área de vigilancia solicita los

✓ Balanza toma el pesaje de la unidad al ingreso y salida de los transportes. Balanza

✓ En el caso de los repuestos, los técnicos de mantenimiento deben realizar la Mantenimiento

10. Pago a Proveedor

Categoría de material Lead Time (Com pletar con Letra Mayuscula)

Materias Primas e Insumos - 30 días a 60 días según

GRUPO DE ESQUEMA 40 Nacional 41 Extranjero 42 con contrato

BANCO BCP Continental Otro / Detallar

ULTIMA FACTURA EMITIDA N°

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